MANUAL PARA LA INTEGRACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE CALIDAD EN FONATUR-BMO Noviembre, 2004
Í N D I C E PÁGINA 1. PRESENTACIÓN 3 2. OBJETIVOS 4 3. MARCO JURÍDICO 5 4. NORMAS Y POLÍTICAS DE OPERACIÓN 6 4.1. DISPOSICIONES GENERALES 6 4.2. DE LA INTEGRACIÓN DEL COMITÉ 6 4.3. DE LAS FUNCIONES DEL COMITÉ 7 4.4. DE LAS SESIONES DEL COMITÉ 8 4.5. DE LAS FACULTADES Y RESPONSABILIDADES DE LOS MIEMBROS 8 5. DEL PROGRAMA ANUAL DE ACTIVIDADES PARA EL SEGUIMIENTO Y MEJORA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 11 6. FIRMAS DE AUTORIZACIÓN 13 Página 2 de13
1. PRESENTACIÓN En un entorno caracterizado por la intensa competencia, los turistas nacionales e internacionales demandan servicios de calidad y el contar con esta condición en los desarrollos turísticos se convierte, de hecho, en una ventaja o desventaja para la captación de los visitantes. A partir de esta premisa, la Presidencia de la República y la Secretaría de Turismo a través del Plan Nacional de Desarrollo 2001-2006 y el Programa Nacional de Turismo 2001-2006 respectivamente, han planteado la necesidad de incrementar los niveles de competitividad y calidad dentro de las entidades y dependencias integrantes del Gobierno Federal. Es por esto que en FONATUR-BMO S.A. de C.V. se ha implementado un sistema de gestión de la calidad, enfocado a mejorar la eficacia y productividad de los procesos de trabajo y prestación de servicios desarrollados por la entidad. El Comité de Calidad de FONATUR-BMO es el órgano colegiado encargado de normar y verificar el mantenimiento y mejora de este sistema en la organización, además de revisar y evaluar los resultados obtenidos en su aplicación para mejorar la competitividad de la organización e incrementar la productividad en el desarrollo de las actividades. Página 3 de13
2. OBJETIVOS Normar el funcionamiento del Comité de Calidad de FONATUR-BMO S.A. de C.V. el cual está enfocado a dictar y verificar el mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión de la Calidad. Controlar el desarrollo de las actividades referentes al SGC en FONATUR- BMO. Evaluar los resultados obtenidos de su implantación y seguimiento, buscando la mejora continua de FONATUR-BMO. Página 4 de13
3. MARCO JURÍDICO Ley Orgánica de la Administración Pública Federal Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal Ley Federal de las Entidades Paraestatales Ley Federal de Turismo Ley de Información Estadística y Geográfica Ley de Planeación Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales Reglamento de la Ley de Información Estadística y Geográfica Sistemas de gestión de la calidad - Fundamentos y Vocabulario NMX-CC-9000-IMNC-2000 Sistemas de gestión de la calidad - Requisitos NMX-CC-9001-IMNC-2000 Acta Constitutiva No. 46403 de Baja Mantenimiento y Operación, S.A. de C.V., de fecha 21 de julio de 1976. Acta Constitutiva No. 24646 de fecha 16 de octubre de 1985, en la que cambia su situación jurídica a Sociedad Anónima de Capital Variable. Acta Constitutiva No. 10572 de fecha 26 de marzo de 1992, en la que se modificó la cláusula vigésimo quinta de los estatutos. Acta Constitutiva No. 73170 de fecha 28 de agosto de 1995, en la que se modificó la cláusula quinta de los estatutos. (Inclusión de la Administración Portuaria Integral). Página 5 de13
4. NORMAS Y POLÍTICAS DE OPERACIÓN 4.1 DISPOSICIONES GENERALES ARTÍCULO 1. Para los efectos de estas Normas y Políticas se denominará: I. "FONATUR-BMO", a FON ATUR-BMO, S.A. de C.V. I IV. Comité, al Comité de Calidad de FONATUR-BMO, S.A. de C.V. SGC, al Sistema de Gestión de la Calidad de FONATUR-BMO, S.A. de C.V. Programa, al programa anual de actividades para el seguimiento y mejora del Sistema de Gestión de la Calidad en FONATUR-BMO S.A. de C.V. 4.2 DE LA INTEGRACIÓN DEL COMITÉ ARTÍCULO 2. El Comité estará integrado por: Presidente.- El Director General de FONATUR-BMO y como Suplente el Coordinador del Programa de Calidad. Secretario Ejecutivo.- El Subdirector de Comercialización y Control de Calidad. Vocales.- El Subdirector de Operaciones, Subdirector de Administración y Finanzas, Gerente General de Comercialización, Gerente General de la Sucursal Cuenca de México, Gerente de Administración, Gerente de Control Financiero y Gerente de Control de Obra. Invitados Permanentes.- El Órgano de Control Interno, el Comisario Público Suplente de la SFP, el Director General de Desarrollo Institucional y Coordinación Sectorial de SECTUR y el Director General Adjunto de Procesos de Calidad SECTUR. Invitados.- Los Gerentes Generales de las Sucursales y Gerentes de Administraciones Portuarias cuando estos se encuentren en las Oficinas del Corporativo en la Cd. De México y coincidan con una reunión ordinaria o extraordinaria del Comité. Página 6 de13
ARTÍCULO 3. Los Vocales no podrán nombrar un representante que los supla en su ausencia. 4.3 DE LAS FUNCIONES DEL COMITÉ ARTÍCULO 4. El Comité tendrá las siguientes funciones: I. Dictar la Política de Calidad y los Objetivos de la Calidad en referencia al SGC. Asegurar que se establezcan, implementen y mantengan los procesos necesarios para el SGC. I Informar a la Dirección General sobre el desempeño del SGC y de cualquier necesidad de mejora. IV. Asegurar que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la organización. V. Revisar el SGC a intervalos planificados para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia continuas. La revisión debe incluir la evaluación de las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el SGC, incluyendo la Política y los Objetivos de la Calidad. VI. Implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua. V Revisar el Programa y, en su caso, aprobarlo. VI Las demás que le encomiende el Director General de FONATUR-BMO. Página 7 de13
4.4 DE LAS SESIONES DEL COMITÉ ARTÍCULO 5. El Comité se reunirá en sesiones ordinarias cada tres meses y en sesiones extraordinarias cuando las convoque su Presidente o a solicitud de por lo menos la mitad más uno de sus miembros. ARTÍCULO 6. En la última sesión del ejercicio que efectúe el Comité, se deberá presentar el calendario anual de reuniones ordinarias para el siguiente año, para ser aprobado por el comité. ARTÍCULO 7. Las convocatorias y Orden del Día de las sesiones ordinarias se comunicarán con tres días de anticipación mediante comunicación escrita del Presidente o del Presidente Suplente; en caso de sesiones extraordinarias se podrá convocar con un plazo de 24 horas antes de la reunión. ARTÍCULO 8º. Las convocatorias se harán por escrito y/o correo electrónico y contendrán la indicación de la fecha, hora y lugar donde se llevará a cabo la sesión, así como una propuesta del Orden del Día. ARTÍCULO 9º. Las minutas de las sesiones serán firmadas por el Presidente Suplente y el Secretario Ejecutivo. 4.5 DE LAS FACULTADES Y RESPONSABILIDADES DE LOS MIEMBROS ARTÍCULO 10º. El Presidente tendrá las siguientes atribuciones: I. Presidir el Comité. Emitir el voto de calidad en caso de empate. I Asegurar que se establezcan, implementen y mantengan los procesos necesarios para el SGC. Página 8 de13
IV. Revisar los informes sobre el desempeño del SGC y de cualquier necesidad de mejora. V. Asegurar que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la organización. VI. Convocar a las sesiones del Comité. V Autorizar el Orden del día que se propondrá en cada reunión. VI Vetar o modificar cualquier acuerdo tomado en sesión del Comité en caso de que modifique o altere el Programa o el desempeño del SGC. IX. Las demás que se deriven de la naturaleza de su cargo. ARTÍCULO 11º. El Presidente Suplente tendrá las siguientes atribuciones. I. Asistir a las sesiones de Comité con derecho a voz y voto, así como emitir el voto de calidad en caso de empate y cuando no se encuentre presente el Presidente del Comité. Suplir al Presidente del Comité en sus ausencias. I Convocar a las sesiones ordinarias y extraordinarias del Comité, por instrucciones del Presidente. IV. Preparar el Orden del Día de las sesiones del Comité. V. Levantar las minutas de las sesiones del Comité. Página 9 de13
VI. Informar al Comité sobre el desempeño del SGC. V Llevar a cabo el seguimiento de la ejecución de los acuerdos por parte de las Gerencia Generales. VI Someter para aprobación del Comité las acciones necesarias para alcanzar los objetivos planificados del SGC. IX. Verificar en todas las áreas de FONATUR-BMO la implementación de acciones, el desarrollo de los resultados y el estado de seguimiento del SGC. X. Elaborar el Programa y ponerlo a consideración del Comité para su autorización. XI. Las demás que se deriven de la naturaleza de su cargo y aquéllas que le sean señaladas por el Presidente del Comité. ARTÍCULO 12. El Secretario Ejecutivo tendrá las siguientes atribuciones: I. Asistir a las sesiones del Comité con derecho a voz y voto. Entregar al Presidente los informes semestrales de los avances del Programa. I Formular informes que permitan conocer el estado operativo del Comité. IV. Las demás que se deriven de la naturaleza de su cargo y aquéllas que le sean señaladas por el Presidente. ARTÍCULO 13º. Los Vocales tendrán las siguientes atribuciones: Página 10 de13
I. Asistir a las sesiones del Comité con derecho a voz y voto. Participar en el análisis y discusión de los asuntos a tratar en las sesiones. I Proponer asuntos a tratar en el seno del Comité en materia de efectividad del SGC. IV. Participar activamente, así como realizar las tareas que el Comité les encomiende. V. Informar del desarrollo y avance de las comisiones que les hayan sido conferidas. VI. Analizar con anticipación los asuntos y documentos que serán tratados en las sesiones. V Las demás que determine el Comité. ARTICULO 14º. Los Invitados Permanentes e Invitados tendrán las siguientes atribuciones: I. Asistir a las reuniones del Comité. Participar con voz, pero sin voto, en el análisis y discusión de los asuntos a tratar en las sesiones, emitir su opinión técnica. 5. DEL PROGRAMA ANUAL DE ACTIVIDADES PARA EL SEGUIMIENTO Y MEJORA DEL SGC ARTÍCULO 15. El Programa será elaborado por el Coordinador del Programa de Calidad y sometido a la aprobación del Comité en la última sesión ordinaria anual del ejercicio anterior al citado programa. Página 11 de13
ARTÍCULO 16. El objetivo general del Programa será establecer una adecuada planificación en el seguimiento y mejora del SGC. ARTÍCULO 17. Para la elaboración y aprobación del Programa, deberán tomarse en consideración los siguientes aspectos: I. Los requisitos establecidos por la norma ISO 9001:2000 para los SGC. El universo de las actividades desarrolladas por FONATUR-BMO. I El estado de seguimiento del SGC. IV. Las observaciones de mejora detectadas en la aplicación del SGC. ARTÍCULO 18. Las modificaciones al Programa aprobado por el Comité podrán ser discutidas en sesión ordinaria o extraordinaria. Página 12 de13