IDENTIFICACIÓN VERSIÓN PI.GC.7 1.9.215 1 POR DEFINIR 1 de 6 Procedimiento Incorporación y Actualización del Registro de Contratistas Elaborado por: Jefe Departamento Soporte Administrativo Aprobado por: Gerente Comercial Corporativo Fecha: 1.9.215 Fecha: 1.9.215 Firmas Firma 1.- Objetivo. Establecer un protocolo de calificación y mantención para los contratistas nuevos y antiguos evaluando sus aspectos operacionales, financieros, legales y económicos de tal forma de seleccionar aquellos que brinden una mayor confiabilidad y seguridad a la Organización. 2.- Aplicación. Este procedimiento aplica para todas las incorporaciones y mantenciones de contratistas con características operacionales que postulan a generar contratos con PAIS o con EEPA. 3.- Definiciones. 3.1 Abreviaturas. GO: Gerente de Operaciones GCC: Gerente Comercial Corporativo JDSA: Jefe Departamento Soporte Administrativo AFyP: Administrativo de Facturación y Procesos JPRYMA: Jefe Departamento Prevención de Riesgos y Medido Ambiente. 3.2 Términos. Contratista Operacional: Empresa u organización que PAIS o EEPA contrata para ejecutar diversas obras y/o servicios, cuyas características se asocian directamente con la operación. 1 de 6
IDENTIFICACIÓN VERSIÓN PI.GC.7 1.9.215 1 POR DEFINIR 2 de 6 4.- Método o Descripción del Proceso. 4.1 Inscripción al Registro de Contratistas. El proceso comienza cuando, con la visación del Gerente de Operaciones correspondiente, se solicita a través de un correo electrónico dirigido a soporteadministrativo@ipais.cl la incorporación de un nuevo Contratista que postula a ofrecer servicios a la respectiva empresa mandante. Junto con esta solicitud, debe adjuntar los siguientes antecedentes: RUT, nombre completo y nacionalidad del representante legal que actuará como interlocutor con la respectiva empresa mandante. Dirección comercial de contratista y representante legal. Teléfonos y correo electrónico del representante legal. Fotocopia de la escritura pública de constitución de la sociedad y sus eventuales modificaciones. Certificado de Inscripción y Vigencia de la Sociedad actualizado y emitido por el Conservador de Bienes Raíces. Certificado de Adhesión a Mutualidad. Certificado de Siniestralidad. Certificado de Cotizaciones de la Mutualidad. Certificado de Antecedentes Laborales y Previsionales vigente (F 3). Certificado de Cumplimiento de Obligaciones Laborales y Previsionales de los últimos 6 meses (F 3-1). Carpeta tributaria Electrónica para acreditar tamaño de la Empresa. Informe Comercial Platinum Equifax vigente. Certificado vigente de Seguro de Responsabilidad Civil. Certificado vigente de Seguro de Accidentes Personales. Certificado vigente de Seguro de Vehículos Motorizados. Formulario de evaluación de contratistas (Anexo 6) debidamente firmado por las 3 partes que indica. 2 de 6
IDENTIFICACIÓN VERSIÓN PI.GC.7 1.9.215 1 POR DEFINIR 3 de 6 Recibido estos antecedentes el Jefe Departamento Soporte Administrativo procede a calificar al contratista, para ello utiliza la siguiente Tabla de Ponderaciones: ITEM EVALUADO PONDERACIÓN Seguridad Laboral 15% Experiencia dentro de la Especialidad 1% Infraestructura 1% Calidad de los Trabajos 2% Cumplimiento de Plazos 15% Cumplimiento de las leyes laborales y previsionales 15% Capacidad Económica 15% Una vez obtenido el puntaje del contratista, el JDSA procede a clasificarlo en una de las siguientes categorías: Categoría A: Si obtiene con un puntaje superior a un 8%. Categoría B: Si el puntaje es superior al 6% y menor o igual a 8%. Categoría C: Si el puntaje es superior a 4% y menor o igual a 6%. Con puntajes ponderados menores al 4%, el Contratista no califica para ser incorporado al Registro de Contratistas. Una vez que se ha definido la categoría del contratista se asigna la clase, la cual tiene por objeto clasificar desde el punto de vista económico, la capacidad o respaldo financiero que tiene un contratista para la ejecución de una obra. Esta clasificación la otorga el JDSA conforme a los antecedentes presentados por el solicitante y de acuerdo a la siguiente tabla: Patrimonio sobre los $4,, Clase 1 Ejecución de cualquier tipo de obras $2,,1 y $ 4,, Clase 2 Contratos hasta UF 1..- + IVA CAPACIDAD ECONÓMICA $5,,1 y $ 2,, Clase 3 Contratos hasta UF 5..- + IVA $11,,1 y $ 5,, $3,, y $ 11,, Clase 4 Clase 5 Contratos hasta UF 2.- + IVA Contratos hasta UF 5.- + IVA 3 de 6
IDENTIFICACIÓN VERSIÓN PI.GC.7 1.9.215 1 POR DEFINIR 4 de 6 4.2 Actualización del Registro de Contratistas. Cada vez que un contratista cumple años a partir de su fecha de incorporación al Registro de Contratistas, el JDSA coordinará una nueva evaluación en base a antecedentes actualizados del contratista. De esta manera se determina si el contratista cambia de categoría o bien se elimina del Registro de Contratistas. 5.- Responsabilidades y Obligaciones. Jefe Departamento Soporte Administrativo (JDSA): Mantiene Actualizado el Registro de Contratistas en base al presente Procedimiento. Jefe Departamento Prevención de Riesgos y Medio Ambiente (JPRYMA): Evalúa al Contratista de acuerdo a su Seguridad Laboral. Gerente de Operaciones (GO): Evalúa Técnicamente al Contratista. 4 de 6
IDENTIFICACIÓN VERSIÓN PI.GC.7 1.9.215 1 POR DEFINIR 5 de 6 6.- Anexo. Razón Social: Rut: FORMULARIO DE EVALUACIÓN DE CONTRATISTAS Especialidad: ITEM ASPECTO PUNTAJE MARCA RESPONSABLE SEGURIDAD LABORAL EXPERIENCIA DENTRO DE LA ESPECIALIDAD INFRAESTRUCTURA CALIDAD DE LOS TRABAJOS CUMPLIMIENTO DE PLAZOS Está inscrito en una Mutualidad; tasa de Accidentabilidad, cotización adicional igual a No ha tenido Accidentes. Está inscrito en una Mutualidad; tasa de Accidentabilidad, cotización adicional sobre el.34%; Ha tenido Accidentes. Está inscrito en una Mutualidad; tasa de Accidentabilidad, cotización adicional sobre el 1.7%; Ha tenido Accidentes. No está inscrito en una Mutualidad; tasa de Accidentabilidad, cotización adicional bajo el 1.7%; Ha tenido Accidentes. No está inscrito en una Mutualidad; tasa de Accidentabilidad, cotización adicional sobre el 3.4%; Ha tenido Accidentes. >de 2 Años de Experiencia > de 1 Años de Experiencia > de 5 Años de Experiencia Entre 1 y 5 Años de Experiencia Posee oficinas y bodegas establecidas de su propiedad; Posee camión Grúa y más de 5 vehículos del año; Posee varios computadores; Posee Software Técnico; Posee Equipamiento Técnico Especializado. Posee oficinas y bodegas establecidas arrendadas; Posee camión Grúa y vehículos de Transporte de personal con a lo más 5 años de antigüedad; Posee varios computadores; Posee Software Técnico; Posee Equipamiento Técnico Especializado de segunda mano. No posee oficinas y bodegas; No posee Camión Grúa y sólo un vehículo de Transporte de personal con a lo más 5 años de antigüedad; Posee un Computador; Posee Software Técnico; No posee Equipamiento Técnico Especializado. No posee oficinas y bodegas; No posee Camión Grúa y tampoco vehículo de Transporte de personal; Posee un Computador; Posee Software Técnico; No posee Equipamiento Técnico Especializado. No comete errores; Sus trabajos demuestran siempre un cuidado excepcional; Se puede confiar plenamente en la calidad y limpieza de sus trabajos. Rara vez comete errores; Sus trabajos siempre son bien efectuados, ajustándose al cumplimiento de las normas y especificaciones establecidas con una supervisión media. Comete pocos errores; En general realiza un buen trabajo bajo estricta supervisión. Con frecuencia comete errores; Sus trabajos son relativamente confiables. Siempre comete errores, demostrando negligencia y falta de cuidado en el desarrollo y terminaciones de sus trabajos. Siempre entrega todos sus trabajos dentro de los plazos convenidos. Frecuentemente entrega sus trabajos a tiempo. Rara vez entrega sus trabajos a tiempo. Nunca ha entregado un trabajo a tiempo. Siempre paga sus cotizaciones previsionales al día; No presenta Certificados de la Inspección del Trabajo con observaciones. Frecuentemente paga sus cotizaciones previsionales al día; No presenta CUMPLIMIENTO DE Certificados de la Inspección del Trabajo con observaciones. LEYES LABORALES Y Paga sus cotizaciones previsionales atrasadas; Presenta Certificados de PREVISIONALES la Inspección del Trabajo con observaciones. Posee cotizaciones previsionales impagas; Presenta Certificado de la Inspección del Trabajo con multas. 8 6 5 8 6 4 7 5 8 6 5 7 4 7 4 DEPARTAMENTO DE PREVENCIÓN DE RIESGOS Y MEDIO AMBIENTE DEPARTAMENTO SOPORTE ADMINISTRATIVO GERENTE NOMBRE FIRMA FECHA JEFE PRYMA NOMBRE FIRMA FECHA JEFE DSA NOMBRE FIRMA FECHA 5 de 6
IDENTIFICACIÓN VERSIÓN PI.GC.7 1.9.215 1 POR DEFINIR 6 de 6 7.- Registros. Código e Identificación Ordenamiento Acceso Archivo Almacenamiento Disposición Responsable Registro de Contratistas Por RUT - JDSA - AFyP Directorio compartido. Digital Eliminar Jefe Departamento Soporte Administrativo 8.- Bitácora de Actualizaciones. Número Ítem alterado Fecha Creación del Documento 2.8.214 1 4.1 Inscripción al Registro de Contratistas. 1.9.215 6 de 6