Conceptes bàsics de bases de dades

Conceptes bàsics de bases de dades Una base de dades és un conjunt d informació homogènia organitzada de forma sistemàtica. El contingut d una base de dades engloba la informació de tal manera que les dades estiguin disponibles per a qualsevol tipus de consulta. Tota la informació inclosa en una base de dades s organitza en camps i està constituïda per registres. Així, en Excel cada columna representa un camp i cada fila un registre. Si necessitem treballar amb dades relacionades en forma de llistes (llistes de clients, llistes d alumnes, un llistat telefònic, directori de proveïdors, etc.), Excel es mostrarà com una eina molt eficaç quant a la seva funcionalitat i fàcil aprenentatge, ja que permet buscar, ordenar i fins i tot filtrar informació. Pautes per crear una base de dades amb Excel: És necessari deixar una fila i/o una columna d espai entre la base de dades i qualsevol altra informació del full de càlcul. És recomanable crear capçaleres per a les columnes a la primera fila de la base de dades. És important donar un format diferent a les capçaleres de camp respecte la resta de la informació de la base de dades. Es poden utilitzar tant majúscules com minúscules, ja que Excel permet distingir entre ambdós formats. És molt recomanable no deixar cap fila en blanc dins la base de dades, ni per separar les capçaleres de la resta de la informació. Dins d aquest tema veurem com crear una base de dades i com afegir registres nous a través del corresponent formulari d Excel; a més de crear, editar, afegir, eliminar, seleccionar i modificar la informació emmagatzemada a la base de dades. Aprendrem també a establir criteris per filtrar la informació de forma automàtica (és a dir, sobre la pròpia base de dades) i a crear filtres avançats, fet que implica establir criteris de 2 o més condicions alhora. Per finalitzar, en l últim apartat d aquest bloc veurem com ordenar alfabèticament els registres d una base de dades pels camps que més ens convinguin. Recorda que per poder aplicar tots els passos que se t indicaran en aquest capítol has de tenir obert el full de càlcul AI02_TEOL1_practica_teoria.xls i d aquesta forma podràs anar practicant tot allò que se t indiqui. Recorda que aquest arxiu és un dels arxius que has hagut de descarregar-te abans de començar el curs. Crear una Base de Dades Per crear una base de dades necessitem un full en blanc. En aquest full hi col locarem les dades corresponents, sempre tenint en compte que han d estar continguts en un sol full de càlcul. Per començar, situarem el cursor a una cel la determinada i teclejarem els noms dels camps que formaran la base de dades a la mateixa fila, però en diferents cel les; a continuació, escriurem, a sota de cada camp, la informació relativa a cada registre. Per crear una base de dades: 1. Fer clic al full Bases de dades del llibre AI02_TEOL1_practica_teoria.xls 2. Situar el cursor a la cel la A1 i escriure el primer nom de camp: NOM. 1/8

3. Prémer la fletxa cap a la dreta i teclejar COGNOM1. 4. Repetir el procés anterior per escriure com a noms de camps: COGNOM2, MUNICIPI i DATA CONTRACTE a la mateixa fila. Donar un format qualsevol a aquesta llista de camps per poder-ho diferenciar de la resta d informació de la base de dades. 5. A continuació, situar el cursor a A2 i teclejar la primera dada: Carme. 6. Prémer la fletxa cap a la dreta i teclejar Pérez. 7. Prémer la fletxa cap a la dreta i teclejar Gómez. 8. Prémer la fletxa cap a la dreta i teclejar Barcelona. 9. Prémer la fletxa cap a la dreta i teclejar 01/02/2000. 10. Repetir el procés anterior per omplir la resta d informació amb altres dades, per exemple les següents. Ordenar dades Quan treballem amb una base de dades és important poder tenir les dades ordenades segons un determinat criteri (ja sigui alfabètic, numèric, cronològic...). Quan Excel ordena una llista, reorganitza les files segons el contingut de la columna seleccionada i que conté el primer criteri d ordenació (Excel pot treballar amb tres criteris d ordenació com a màxim). Mètodes d Ordenació Utilitzant la Barra d Eines Podem ordenar les dades a partir d una columna i fer-ho ràpidament utilitzant els botons Orden Ascendente i Orden Descendente de la barra d eines Estàndard. Per ordenar utilitzant la Barra d Eines: Ordenar ascendentment. Ordenar descendentment. 1. Seleccionar la cel la A2 de la base de dades creada anteriorment. 2. Fer clic a la icona Orden ascendente de la barra d eines estàndard. El resultat és una llista de dades ordenada pel camp Nom de la A-Z. 3. Fer clic a la icona Orden descendente de la barra d eines estàndard. El resultat és una llista de dades ordenada pel camp Nom de la Z-A. Tant si realitzem una ordenació del tipus ascendent com descendent...... les cel les buides s ordenaran les últimes. 2/8

Utilitzant la Barra de Menús Per ordenar un camp a través del menú: 1. Situar el cursor a qualsevol cel la de la base de dades. 2. Anar al menú Datos i activar l opció Ordenar. 3. Desplegar el quadre combinat Ordenar por i seleccionar el camp NOM. 4. Activar el botó d opció Ascendente. 5. Comprovar que l opció La lista tiene fila de encabezamiento tingui activat el botó d opció Sí (en cas contrari, no reconeixeria la primera fila de la llista de dades com a Camps de la base de dades i els ordenaria com a dades del llistat). 6. Fer clic sobre el botó Aceptar i observar que els registres queden ordenats alfabèticament pel camp Nom. Per ordenar la llista de dades per més d un camp (fins a tres camps d ordenació) es repetirien els passos 3, 4 i 5. Per exemple, si ordenem primer per Nom, després per Cognom1 i finalment per Municipi, si existeix algun Nom repetit Excel ordenarà les dades pel Cognom1 i si aquest es repeteix, ho farà pel Municipi. A continuació, ordenarem pel camp COGNOM1 i si en troba alguns que siguin iguals, que ordeni pel camp MUNICIPI i, si tot i així, en troba de repetits, que ordeni per un tercer camp, el de DATA CONTRACTE. Vegem com fer-ho. Per ordenar diversos camps a través del menú: 1. Situar el cursor a qualsevol cel la de la base de dades. 2. Anar al menú Datos i activar l opció Ordenar. 3. Desplegar el quadre combinat Ordenar por i seleccionar el camp COGNOM1. 4. Activar el botó d opció Ascendente. 5. Desplegar el quadre combinat Luego por i seleccionar el camp MUNICIPI. 6. Activar el botó d opció Ascendente. 7. Desplegar el tercer quadre combinat Luego por i seleccionar el camp DATA CONTRACTE. 8. Activar el botó d opció Ascendente. 9. Fer clic a Aceptar i observar el resultat. Opcions d Ordenació Quan ordenem dades podem definir el tipus d ordre que aplicarem al criteri seleccionat; és a dir, si han de coincidir majúscules i minúscules, o si s han d ordenar les files o les columnes (la orientació). 3/8

Per establir opcions d ordenació: 1. Situar el cursor a qualsevol cel la de la base de dades. 2. Seleccionar del menú Datos l opció Ordenar i, des d allà, fer clic al botó Opciones. 3. Seleccionar l opció Ordenar de izquierda a derecha. 4. Fer clic a Aceptar. 5. Al quadre Ordenar por indicar Fila 3. 6. Validar fent clic a Aceptar i observar el resultat. Per desfer l última ordenació que s hagi realitzat......es poden prémer les tecles Ctrl+Z. Autofiltres Un cop creada la Base de Dades, es pot filtrar la informació que aquesta conté segons un criteri determinat, fet que ens permetrà mostrar un subconjunt complet de registres alhora. Per poder dur a terme aquesta tasca, cal utilitzar els Filtros. Entenem per filtre un conjunt de paràmetres o condicions que Excel utilitzarà per mostrar la informació que compleix els criteris exigits. Amb Excel es poden aplicar Autofiltros o bé Filtros Avanzados. Vegem aquesta primera opció. Activar l Autofiltre Per activar l autofiltre: 1. Situar el cursor a qualsevol cel la de la base de dades creada anteriorment al full Bases de dades. 2. Del menú Datos, activar l opció Filtro i fer clic sobre la subopció Autofiltro. 3. Observar com, un cop activada la subopció, apareix un botó a la dreta de cadascun dels camps, el qual permetrà desplegar les diferents opcions per treballar amb els filtres. 4/8

Aplicar un Autofiltro Senzill Al fer clic a la icona que apareix a la dreta, en qualsevol dels noms de camp, apareixen una sèrie d opcions que són les que ens permetran establir les condicions per veure uns registres o uns altres. Aquestes opcions són: L opció... Todas Las 10 más... Personalizar Vacías No Vacías Serveix per... Mostrar totes les files o registres de la base de dades. Presentar tots els registres de valor superior o inferior, ja sigui per element o per percentatge. Només per a camps numèrics o de tipus data i hora. Aplicar un filtre amb dos valors com a criteri i combinar diferents opcions de recerca mitjançant els nexes Y i O. Presentar només les files que contenen una cel la buida a la columna. Presentar només les files que contenen un valor a la columna. Atenció: les opcions Vacías i No vacías només estan disponibles si la columna que es vol filtrar conté una cel la buida. Per aplicar filtres senzills: 1. Un cop activat l autofiltre, tal com s ha indicat anteriorment, fer clic sobre el botó de la llista desplegable corresponent al camp COGNOM1. 2. Seleccionar el criteri Pérez. 3. Automàticament, es mostra el resultat a la pròpia base de dades. 4. Per tornar a visualitzar tots els registres, fer clic al mateix botó dins del mateix camp i activar l opció Todas. Aplicar Filtres: Las 10 más... Aquest tipus de filtre només s activa en aquells camps en què el seu contingut és de tipus numèric o de tipus data i hora. Per aplicar el filtre las 10 más: 1. Visualitzar tots els registres, si és que encara no ho estan. 2. Fer clic sobre el botó de la llista desplegable corresponent al camp DATA CONTRACTE. 3. Seleccionar l opció Las 10 más... i establir com a criteri Mostrar los 3 elementos inferiors del camp DATA CONTRACTE, tal com s indica a la imatge següent. 4. Fer clic al botó Aceptar. 5. Automàticament, apareixen els tres registres amb DATA CONTRACTE més antics. 6. Visualitzar de nou tots els registres, seleccionant Todas de l autofiltre aplicat a DATA CONTRACTE. 5/8

Aplicar Filtre: Personalitzar... Utilitzant els autofiltres personalitzats, podem establir una gran varietat de criteris per filtrar la informació d una base de dades. A l exemple següent, es pretén trobar tots aquells registres que viuen a Barcelona o bé a Madrid. Per aplicar filtres personalitzats: 1. Visualitzar tots els registres. 2. Fer clic sobre el botó de la llista desplegable corresponent al camp MUNICIPI. 3. Seleccionar l opció Personalitzar... 4. Al quadre superior esquerre, escollir es igual a. 5. Al quadre superior dret, desplegar el triangle de la dreta i seleccionar Barcelona. 6. Al quadre inferior esquerre, seleccionar l opció es igual a. 7. Al quadre inferior dret, desplegar el triangle de la dreta i seleccionar Madrid. 8. Per últim, escollir l opció O per visualitzar aquells registres que compleixen la primera o la segona opció donada. 9. Fer clic al botó Aceptar i observar el resultat. Desactivar l autofiltre Per desactivar l autofiltre: 1. Del menú Datos, activar l opció Filtro. 2. Fer clic sobre la subopció Autofiltro, veurem com la base de dades queda de nou completament restaurada i en el seu estat original. Filtres avançats Els filtres avançats són un altre dels tipus de filtre amb els quals treballa Excel. Aquest tipus de filtre permet definir criteris de recerca més complexos que els anteriors (els Autolfiltres), sense que es puguin definir les condicions al mateix quadre de diàleg, sinó que s hauran que definir en un rang apart. Els paràmetres que es poden utilitzar per establir els filtres són: 6/8

Utilitzar Per filtrar > Tots aquells valors que siguin superiors a un en concret. Per exemple: >50 buscarà tots aquells valors que siguin superiors a la quantitat de 50. ~< Tots aquells valors que siguin inferiors a un en concret. Per exemple: ~<150 buscarà tots aquells valors que siguin inferiors a la quantitat de 150. = Tots aquells valors que siguin iguals a un en concret. Per exemple: =123 buscarà tots aquells valors que siguin iguals a 123. >= Tots aquells valors que siguin superiors o iguals a un en concret. Per exemple: >=01/01/02 buscarà tots aquells valors que siguin majors o iguals al valor 01/01/02. ~<= Tots aquells valors que siguin inferiors o iguales a un en concret. Per exemple: ~<=452 buscarà tots aquells valors que siguin inferiors o iguals a la quantitat de 452 ~<> Tots aquells valors o paraules que siguin diferents a un/a en concret. Per exemple: ~<>Tarragona buscarà totes aquelles paraules que siguin diferents a Tarragona. Per poder utilitzar els filtres avançats, s han de definir prèviament tres parts: El rango de criterios: lloc on s establiran les condicions dels filtres. El rango de salida: lloc on es veuran els resultats del filtre aplicat (o bé a la base de dades o bé en un altre rang qualsevol). La base de datos: lloc del qual s extreuen les dades que compleixen la condició especificada. Crear el Rang de Criteris Per poder establir els criteris de filtre avançat, haurem d establir, en primer lloc, els criteris de comparació en un rang de criteris. Cal copiar, al lloc on es definirà el rang de criteris de recerca, el rètol o rètols dels camps en què es realitzarà el filtre, amb el mateix tipus de format, estil, lletra... que el rètol original (el de la base de dades). Una manera de fer-ho és seleccionar els rètols i fer Copiar i Enganxar. Per establir el rang de criteris: 1. Seleccionar el rang que ocupen els camps de la base de dades activa (A1:E1). 2. Activar Edición/Copiar. 3. Situar el cursor a la cel la A16. 4. Activar Edición/Pegar. Establir Criteris de Filtre Avançat Un cop s ha definit el rang de criteris, s ha d indicar quina informació és la que es vol filtrar de la base de dades. En el nostre cas, establirem que es mostrin tots aquells registres que visquin a Badalona (o una altra població) i la data de contracte dels quals sigui major o igual a 01/01/90. Per establir criteris de filtre avançat: 1. Un cop creat el rang de criteris (tal com s ha indicat anteriorment), situar el cursor a la cel la D17 i teclejar Badalona (o la població desitjada). 2. Situar el cursor a sota de DATA CONTRACTE i teclejar >=01/01/90. 3. D aquesta manera estem indicant que els registres que se ns mostrin han de complir ambdues condicions. Activar els Filtres Avançats 7/8

Per activar els filtres avançats: 1. Situar el cursor a qualsevol cel la de la base de dades. 2. Activar l opció Filtro del menú Datos i fer clic sobre la subopció Filtro avanzado. 3. A continuació, apareix la finestra del filtre avançat, on s ofereix l opció de presentar el resultat a la mateixa taula (opció Filtrar la lista sin moverla a otro lugar) o en una altra (opció Copiar a otro lugar). En aquest cas, activar la segona opció. 4. Al requadre Rango de la lista, comprovar que el rang de cel les correspon a la nostra base de dades. En cas contrari, tornar a seleccionar el rang de la llista, incloent sempre els rètols dels noms de camp. En el nostre cas seleccionar o escriure el rang A16:E17. 5. Al requadre Rango de Criterios, escriure o seleccionar el rang de criteri que hem establert anteriorment. 6. Fer clic al quadre Copiar a: i teclejar la cel la on volem que aparegui el resultat, per exemple A22 o una altra cel la. 7. Fer clic sobre Aceptar i observar el resultat. Per excloure files amb el mateix contingut...... seleccionar la casella de verificació Sólo registros únicos de la finestra Filtro Avanzado. 8/8