Indice 01 GUIA e INICIO al introducir la aplicación 1 GUIA...... 5 02 ARCHIVOS 9 GENERACION DE TALLAS-COLORES...... 11 GRUPOS DE CAJA...... 13 DEPENDIENTES...... 14 03 CAJA 15 APERTURA...... 17 CIERRE DE CAJA...... 18 MOVIMIENTOS CAJA...... 19 04 GENERAL 21 GENERAL...... 23 PERIFERICOS...... 26 ENLACE CONTABLE...... 27 CONFIGURACION CONTABLE...... 28 REGISTRAR APLICACION...... 29 05 VENTAS 31 VENTAS...... 33 TICKETS...... 38 VALES...... 39 1
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01 GUIA e INICIO al introducir la aplicación 3
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GUIA En este capítulo se explican los procedimientos a seguir para una fácil y práctica utilización de la aplicación. 1. Ante todo, el TPV Táctil que ha adquirido, no precisa de un teclado convencional. Para poder introducir o modificar datos, utilizaremos una pantalla a modo de teclado estándar, que aparecerá desde cualquier punto del programa si usted pulsa la tecla "ACCION" de la pantalla correspondiente. Su funcionamiento, será el mismo que el de un teclado físico. En determinados campos, observará un botón a la derecha del mismo, si lo pulsa, obtendrá una lista con valores relativos a ese campo, pulsar este botón es equivalente a pulsar el F4 en un teclado tradicional. Para que un campo en concreto pueda editarse, bastará pulsar encima de él. Para acceder a las funcionalidades de la botonera inferior o elegir una opción de menú, como grabar, nuevo, imprimir etc..., bastará también con una pulsación sobre ellos. Con el fin de agilizar la venta, el programa obliga a asociar cada artículo con una familia, con lo cual por lo menos deberá tener una familia creada. La descripción de la familia y de los artículos que se muestre en la pantalla de ventas, tendrá un máximo de 32 caractéres distribuídos en dos líneas. 2. Deberá crearse una Empresa como mínimo en Geco5 (ARCHIVOS-Empresas), que será con la que trabajaremos. 3. Dentro de la empresa en Geco5, crearemos artículos, almacenes, y clientes. Los artículos pueden generarse también en la aplicación TPV, desde la pantalla de "Generacion de artículos con talla y color" del capítulo ARCHIVOS, en el caso de que el artículo tenga talla y color. Previamente a vender cualquier artículo debe tenerse en cuenta que el artículo esté en existencias, si no fuese asi tiene que efectuarse la compra de dicho articulo y añadirlo al stock. 4. Si el artículo tiene tallas y colores, deberán crearse tallajes y temporadas en Geco5 (TABLAS-Tallajes / Temporadas). 5. Al entrar en la aplicación TPV por primera vez, se debe crear la caja de ese puesto. Esta operación, sólo se efectuará una vez. 6. Una vez creada la caja, cambiar la empresa del supervisor. Por defecto, aparece la empresa 1000. Si no lo hace, el programa utilizará dicha empresa. 5
7. Crear el resto de usuarios (Dependientes) si procede, en TPV- Archivos-Dependientes. 8. Crear los grupos de movimientos de caja si procede, en TPV-Caja- Movimientos de caja. 9. Configurar general y periféricos en TPV-General. Es muy importante informar al programa en la pantalla de configuración, del almacén que queremos por defecto (casilla 16). Dicho almacén será el utilizado al efectuar una venta de artículo. 10. Comenzar trabajo abriendo la caja en TPV-Caja-Apertura. Teclado Tactil El uso del teclado es mediante pulsación sobre la tecla excepto algunas de ellas que al igual que un teclado tradicional, aparecen con una pulsación previa de otra tecla, como por ejemplo SHIFT y ALT GR. Si se quiere obtener un carácter que aparezca como consecuencia de la aprevia pulsación de SHIFT, se deberá pulsar previamente SHIFT y después pulsar la tecla correspondiente. Al hacer esta última pulsación, tanto en el caso de SHIFT como ALT GR, se desactivarán estas funciones. 6
Procedimientos al inicio Cuando usted inicie la aplicación TPV, aparecerá la siguiente pantalla que se utiliza para crear la Caja de este puesto. Una vez realizada esta operación, ya no volverá a efectuarse. Código: 2 N Informar el número que queremos dar a la Caja. 11 Descripción: 20 A Dar un nombre a la Caja. Una vez registrada la caja, aparecerá la siguiente pantalla. Elegir en ella el operador (dependiente) que utilizará esta caja. 7
Seguidamente aparecerá el Menú Total lanzador, y a partir de este punto, ya podrá operar normalmente. 8
02 ARCHIVOS 9
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GENERACION DE TALLAS-COLORES Nº Título Ayuda Long. Tipo Valores/...Explicación OPCION DISPONIBLE SOLO EN LA VERSION PROFESIONAL. En esta pantalla se puede efectuar la generación masiva de un artículo con tallas y colores sin tener que efectuar el alta individualmente desde la opción 17 (mantenimiento de Artículos del programa MEGAfactura). Cuando se seleccione un artículo (referencia, talla y color) ya existente, la aplicación solamente incrementará el stock y no lo dará de alta nuevamente. Referencia: F4 9 A Indicar el código del artículo a generar. La función F4 servirá en este caso, para seleccionar un artículo previamente generado.). Cuando se seleccione un artículo (referencia, talla y color) ya existente, la aplicación solamente incrementará el stock y no lo dará de alta nuevamente. 31 Tipo código de barras: Señalar el tipo de código de barras que se usa. EAN 13 ó EAN 8. 32 Generación etiquetas: Señalar si queremos generar etiquetas con el código de barras para su posterior impresión. 33 Descripción: 30 A Informar la descripción del artículo. Común a todas las tallas y colores. 11
34 Tallaje: F4 2 A Informar el tallaje del artículo. Común a todas las tallas y colores. 35 Temporada: F4 5 A Informar la temporada del artículo. Común a todas las tallas y colores. 36 Almacén: F4 3 A Informar el código del almacén en el que se alojará el artículo. Común a todas las tallas y colores. 37 Tarifa Venta: F4 1 A Informar la tarifa que se usará en el artículo (distribuidor, mayorista o público). Los precios siempre serán sin IVA. Común a todas las tallas y colores. Seguidamente en la media parte inferior de la pantalla (líneas 11 a 21), se procederá a introducir cada uno de los artículos de la referencia con su talla, color, cantidad, unidades, P.Venta, P.Coste y código de barras (este último no obligatorio, pero si se informa, hay que introducir los 8 ó 13 dígitos). Con la tecla Insertar, iremos creando nuevas líneas de artículo. 12
GRUPOS DE CAJA Nº Título Ayuda Long. Tipo Valores/...Explicación En esta pantalla se procede al mantenimiento de grupos de caja. Por ejemplo: Gastos de transportista, gastos atípicos, ingresos atípicos etc., que posteriormente se introducirán en movimientos de caja. Su misión es ordenar los movimientos de caja. Código: F4 2 A Informar el código del grupo de caja. 11 Descripción: 20 A Informar el nombre del grupo de caja. 12 Entrada/Salida: 1 A E/S Indicar si este grupo de caja es de <E>ntrada o <S>alida. 13 Subcuenta: 20 A Indicar la subcuenta de contabilidad a la que asignamos este grupo de caja. 13
DEPENDIENTES Nº Título Ayuda Long. Tipo Valores/...Explicación En esta pantalla se procede al mantenimiento de los dependientes. Se pueden dar de alta, baja o modificar. NOTA: SOLO al utilizar el programa por primera vez, aparecerá la siguiente la pantalla: Siga sus instrucciones. Código: F4 3 N Informar el código del operador. 12 Nombre: 10 A Nombre del operador. 12 Empresa: F4 4 N Empresa del operador. Siempre saldrá una por defecto. 13 Password: 10 A Informar la password del usuario (palabra clave). 14 Password a verificar: 10 A Verificar la password del usuario. 14
03 CAJA 15
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APERTURA Nº Título Ayuda Long. Tipo Valores/...Explicación En esta pantalla se procede a la apertura de la caja. Las fechas de apertura de Caja y Cierre, deberán ser siempre consecutivas. 11 Fecha: 10 D DD/MM/AAAA Indicar la fecha de apertura. 12 Hora: 5 A HH:MM Indicar la hora de apertura. 13 Saldo inicial: 10 N E(8),DD Indicar el saldo inicial de apertura de la caja. 17
CIERRE DE CAJA Nº Título Ayuda Long. Tipo Valores/...Explicación En esta pantalla se procede al cierre de la caja. Las fechas de apertura de Caja y Cierre, deberán ser siempre consecutivas. Selección 11 Fecha: 10 D DD/MM/AAAA Indicar la fecha del cierre 12 Hora: 5 A HH:MM Indicar la hora del cierre. 13 Saldo inicial: 10 N E(8),DD Indicar el saldo final al cierre. Formas de Pago Se visualizan solo a título informativo el desglose de las diferentes formas de pago. Secuencia de caja En esta parte inferior de la pantalla se van reflejando todos los movimientos que se efectúan en la caja a lo largo de todo el tiempo en que permancece abierta, ordenados por fecha y hora de forma descente y ventas. 18
MOVIMIENTOS CAJA Nº Título Ayuda Long. Tipo Valores/...Explicación En esta pantalla se registran todos los movimientos de caja. 11 Código: En esta casilla indicaremos si es un movimiento nuevo o si se trata de modificar uno ya efectuado. Pulsar este botón para efectuar un movimiento nuevo. Pulsar este botón para poder elegir un movimiento ya existente. 12 Serie: 1 A Indicar si es un movimiento de serie A ó B. 13 Grupo: 3 A Indicar el grupo de caja al que pertenece el movimiento. 14 Fecha: 10 D DD/MM/AAAA Indicar la fecha del movimiento. 15 Hora: 5 A HH:MM Indicar la hora del movimiento. 16 Concepto: 40 A Indicar el concepto del movimiento. 17 Importe: 13 A E(10),DD Indicar el importe del movimiento. 19
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04 GENERAL 21
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GENERAL Nº Título Ayuda Long. Tipo Valores/...Explicación En esta pantalla se introducen todos los datos necesarios para la configuración del TPV. 11 Pedir password al elegir Nuevo usuario: Puntear esta casilla si se desea que pida la password cada vez que cambie de usuario en la pantalla de venta. 12 Proponer cantidad uno al realizar la venta: Puntear esta casilla si se desea que proponga una unidad al iniciar la venta y salte a la siguiente linea. Contadores 13 Venta: Contador automático para las ventas. Se puede modificar. 14 Ticket: Contador automático para los tickets. Se puede modificar. 15 Vale: Contador automático para los vales. Se puede modificar. 16 Almacén por defecto: F4 3 A Indicar el almacén de donde por defecto retraerá el stock en la pantalla de ventas. 23
Configuración del ticket 17 Total columnas: 2 N Indicar las columnas máximas que tiene la impresora de tickets. 18 Columnas en Referencia: 2 N Indicar el máximo de caracteres que queremos que tenga la referencia en el ticket, 0 si no queremos que salga. 19 Mostrar IVA: 2 N Indicar el máximo de caracteres que queremos que tenga el IVA en el ticket, 0 si no queremos que salga. 20 Mostrar Unidades: 2 N Indicar el máximo de caracteres que queremos que tenga las unidades en el ticket, 0 si no queremos que salga. 21 Mostrar Precio: 2 N Indicar el máximo de caracteres que queremos que tenga el precio en el ticket, 0 si no queremos que salga. 22 Mostrar Dto.: 2 N Indicar el máximo de caracteres que queremos que tenga el descuento en el ticket, 0 si no queremos que salga. 23 Mostrar Neto: 2 N Indicar el máximo de caracteres que queremos que tenga el importe neto en el ticket, 0 si no queremos que salga. 24 Saltos al finalizar ticket: 2 N Indicar el total de saltos que queremos que efectúe la impresora al finalizar el ticket, para ajustar su impresión. Cabecera de Ticket 25 a 29 Líneas 1 a 5: 50 A Informar el texto que queremos que salga en cada una de las líneas 1 a 5 de la cabecera del ticket. Pié de Ticket 30 a 34 Líneas 1 a 5: 50 A Informar el texto que queremos que salga en cada una de las líneas 1 a 5 del pié del ticket. 24
Configuración del Vale 35 Línea 1 Cabecera: 50 A Informar el texto de la primera línea de la cabecera del vale. 36 Línea 2 Cabecera: 50 A Informar el texto de la segunda línea de la cabecera del vale. 37 Línea 1 Pié: 50 A Informar el texto de la primera línea del pié del vale. 38 Línea 2 Pié: 50 A Informar el texto de la segunda línea del pié del vale. 39 Saltos al finalizar el vale: 2 N Indicar el total de saltos que queremos que efectúe la impresora al finalizar el vale, para ajustar su impresión. 25
PERIFERICOS Nº Título Ayuda Long. Tipo Valores/...Explicación En esta pantalla se introducen los datos necesarios para proceder a la activación de un periférico. Cajón 11 Puerto: 4 A Informar el puerto que usa el cajón. Dejar en blanco si no se usa. 12 Secuencia Apertura: 40 A Indicar la secuencia de apertura del cajón. 13 Secuencia Cierre: 40 A Indicar la secuencia de cierre del cajón. Impresora Ticket 14 Puerto: 4 A Informar el puerto de la impresora del ticket. Visor Totales 15 Puerto: 4 A Informar el puerto del visor de totales. Dejar en blanco si no se usa. Pulsar este botón para abrir el periférico. 26
ENLACE CONTABLE Nº Título Ayuda Long. Tipo Valores/...Explicación En esta pantalla se procede al traspaso de todos los movimientos generados en el TPV, y no traspasados todavía al programa de contabilidad, dentro de unas fechas que debemos informar. Si algún movimiento ya ha sido traspasado por otra vía (Megafactur), no se volverá a traspasar. Proceso actual 11 Fecha Inicial: 10 D DD/MM/AAAA Informar la fecha del inicio del enlace. 11 Fecha Final: 10 D DD/MM/AAAA Informar la fecha del final del enlace. Pulsar este botón para iniciar el proceso de traspaso. Los apartados de Proceso anterior, Destino del enlace contable y Seguimiento de esta pantalla, solo aparecen a título informativo. 27
CONFIGURACION CONTABLE Nº Título Ayuda Long. Tipo Valores/...Explicación En esta pantalla se informan las cuentas contables a las que traspasaremos el importe de los cobros efectuados, según sea mediante Efectivo, Tarjeta, Aplazado o vale. Cuentas de contabilidad 11 Caja (Efectivo): 4 A Informar.la cuenta contable para el ingreso de los pagos en efectivo. 12 Tarjeta: 4 A Informar.la cuenta contable para el ingreso de los pagos con tarjeta. 13 Aplazado: 4 A Informar.la cuenta contable para el ingreso de los pagos aplazados. 14 Vale: 4 A Informar.la cuenta contable para el ingreso de los pagos mediante vales. 28
REGISTRAR APLICACION Nº Título Ayuda Long. Tipo Valores/...Explicación En esta pantalla se introducen los datos necesarios para proceder a la activación del programa TPV que se ha adquirido. Datos del Cliente 11 Programa licenciado a: 40 A Informar el nombre de la empresa con el que se registra la aplicación. Clave de activación 21 Clave: 10 A Informar la clave que le proporcionará el Departamento de Teleasistencia para validar el registro. 29
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05 VENTAS 31
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VENTAS Nº Título Ayuda Long. Tipo Valores/...Explicación En esta pantalla se realiza una venta o devolución. Si se trata de una devolución, solamente debe informar la cantidad de unidades en signo negativo pulsando la tecla de cambio de signo. Si se cambia de Dependiente, y está activado la opción de pedir pasword, la pedirá, y cambiará de empresa, si es que el nuevo Dependiente pertenece a diferente empresa. Dependiente: 3 N Indicar el operador que efectúa la venta. Cliente: 6 N Indicar el código del cliente. Serie: 1 A A/B Informar si la venta pertenece a la serie A ó B. Fecha: 10 D DD/MM/AAAA Informar la fecha de la venta. Hora: 5 A HH:MM Informar la hora de la venta. Para obtener los valores asociados a Dependiente y Cliente, deberá pulsar el botón situado a la derecha del campo. 33
Descripción de la pantalla Zona superior derecha: En esta zona, están situados los datos generales de la venta. Zona superior izquierda: En esta zona, figuran dos líneas de teclas, en las que están situadas las familias de artículos. Puede haber un número indeterminado de familias. Para ir visualizándolas todas, deben pulsarse las teclas "Scroll atrás ó Scroll delante" de esta zona. Zona izquierda inferior: En esta zona, aparecerán todos los artículos de la familia que se ha seleccionado anteriormente Para ir visualizándolos todos, deben pulsarse las teclas "Scroll atrás ó Scroll delante" de esta zona. Al elegir una familia, se cargan todos sus artículos en la parte inferior. Zona derecha media: En esta zona se va previsualizando el ticket conforme se realiza la venta. Zona derecha inferior: En esta zona se encuentra un teclado numérico, teclas de funciones varias y formas de pago. Secuencia de la venta En la pantalla siempre tendremos el cursor en la zona de introducción de artículos vendidos, primera columna, primera fila, dispuesta para introducir la venta, bien por lector de código de barras, o pulsando primero la tecla de la familia a la que pertenece el artículo y seguidamente la tecla del artículo. Por defecto, el programa leerá los datos del artículo aplicándole el IVA correspondiente, y será lo que saldrá visualizado. El usuario podrá en todo momento modificar los datos del mismo, pudiéndose mover por las líneas con las teclas [Arriba] y [Abajo] destinadas a este fin, y para desplazarse por la línea, con la tecla [Enter]. Una vez informada la línea del artículo, el cursor pasa automáticamente a la siguiente línea, cuando sobrepasa el campo de descuento. También se pueden introducir artículos sin referencia (extravío de etiqueta, artículos atípicos etc.). En este caso, no se actualizará ningún stock. En cualquier momento durante la venta, y antes de grabar, puede buscarse una venta anterior pulsando: [Buscar] + [Enter] Una vez finalizada la introducción de los artículos vendidos, deberá saldarla pulsando las formas de pago que se detallan a continuación: 34
[Efectivo] + [Enter] si el pago es en efectivo. [Tarjeta] + [Enter] si el pago se efectúa con tarjeta. [Aplazado] + [Enter] si el pago se desea aplazar. [Vale] + [Enter] si en ventas positivas desea aceptar un vale o en negativas desea generarlo. Una vez finalizada esta fase de aceptacion de formas de pago, y si coincide el total cobrado con el facturado, debe pulsarse la tecla [Grabar]. En ese momento la venta pasa de "EN CURSO" a "GRABADA", y las opciones de las que dispone a continuación son las siguientes: [Nueva] + [Enter] Iniciar una Nueva venta. [Ticket] + [Enter] Imprimir Ticket de la venta recien hecha. [Buscar] + [Enter] Buscar una venta anterior. [Albarán] + [Enter] Generar un Albarán para que después pueda ser impreso desde el programa de facturación, etc [Salir] + [Enter] Salir de la pantalla y regresar al Menú Total. Pulsar este botón para ascender por la zona de introducción de artículos vendidos. Pulsar este botón para descender por la zona de introducción de artículos vendidos. Pulsaremos este botón para iniciar otra venta. Pulsaremos este botón para finalizar una venta después de haber sido cobrada. Pulsaremos este botón para obtener un ticket. 35
Con la tecla Insertar, iremos creando nuevas líneas dentro de la misma venta. Con la tecla Quitar, podremos eliminar las líneas en las que esté posicionado el cursor dentro de la misma venta. Con la tecla Dto. Línea, podremos aplicar un descuento en la línea donde se encuentre el cursor. Pulsar este botón para buscar la referencia de una venta dentro del fichero. Se utilizará esta opción en el caso de crear albaranes a un cliente posponiendo su cobro y no emitir una factura hasta un período determinado (pactado entre cliente/proveedor). Debe tenerse en cuenta que se utilizarán todas las condiciones específicas que el cliente tenga en nuestra base de datos. Para efectuar la impresión, debe acceder al programa de FACTURACION Albaranes, e imprimirlo. Pulsar este botón para salir de la pantalla y regresar al Menú Total. Pulsar este botón para borrar el texto seleccionado previamente mediante pulsación de un campo. 36
Pulsar este botón para cambiar el signo de las unidades de la última línea añadida. Pulsar este botón para incrementar en 1 las unidades de la última línea añadida. Pulsar este botón para desplazar el cursor hacia la izquierda del campo en el que estemos posicionados. Pulsar este botón para desplazar el cursor hacia la derecha del campo en el que estemos posicionados. Pulsar este botón para ir pasando al siguiente campo. Pulsar este botón si el importe de la venta se cobra en efectivo. Pulsar este botón si el importe de la venta se cobra mediante tarjeta de crédito. Pulsar este botón si el importe de la venta se cobra en parte o en su totalidad, con un vale que se genera o bien en el mantenimiento de vales, o bien en una devolución de mercancía. Pulsar este botón para indicar el importe que se aplaza. Para ir saldando la deuda, debe acceder al programa de FACTURACION Clientes (acceder al cliente), pestaña 03, Condiciones Casilla 63 Total impagos, y actualizar la cantidad. 37
TICKETS Nº Título Ayuda Long. Tipo Valores/...Explicación En esta pantalla se podrá consultar el estado de los tickets, en su totalidad o en parte, y se podrá optar a la impresión del listado. Nº Ticket: F4 8 N Indicar el número de ticket que queremos visualizar. Impresión de tickets 11 Todos/Desde/Entre: La opción DESDE y ENTRE, sólo están disponibles para la versión profesional. Puntear el que proceda. Las casillas 12 a 15 siguientes, solo funcionan con la opción ENTRE de la casilla 11. 12 Desde Fecha: 10 D DD/MM/AAAA Fecha de inicio de la impresión. 14 Desde Hora: 5 A HH:MM Hora de inicio de la impresión. 13 Hasta Fecha: 10 D DD/MM/AAAA Fecha final de la impresión. 15 Hasta Hora: 5 A HH:MM Hora final de la impresión. 38
VALES Nº Título Ayuda Long. Tipo Valores/...Explicación OPCION DISPONIBLE SOLO EN LA VERSION PROFESIONAL. En esta pantalla se visualiza el detalle del vale. Puede procederse a dar de alta, eliminarlo o imprimirlo. Nº de vale: F4 8 N Indicar el número del vale que queremos. A continuación, aparecerá el detalle de dicho vale si está en fichero. 11 Importe del vale: 10 N E(8),DD Informar el importe del vale. 39