INTRUCTIVO PARA PRESENTAR EL INFORME ANUAL PARA PRESTADORES DE SERVICIOS DE SEGURIDAD PRIVADA El presente documento define los criterios para estandarizar los datos requeridos por la Dirección General de Servicios de Seguridad Privada, con el fin de tener una estructura de datos bien definida que permita obtener información actualizada y que a todos los prestadores de servicios de seguridad privada les facilite la presentación de información y llenado de formatos. I. INFORMACIÓN DE LA NÓMINA DEL PERSONAL OPERATIVO ADMINISTRATIVO y DE BAJA a) Llenar 'FORMATO DE PERSONAL' Y FORMATO DE PERSONAL DE BAJA Instructivo para llenar archivo de Excel FORMATO DE PERSONAL Y FORMATO DE PERSONAL DE BAJA El archivo requiere el llenado de 22 variables por persona, todos son obligatorios a excepción de: fecha de baja y motivo de baja si la persona se encuentra de alta; y, si la nacionalidad no es guatemalteca se dejan vacíos departamento y municipio de nacimiento, deben de ser llenados con letra mayúscula cuando se requiera, tomando en cuenta que para el llenado de algunas variables se adjuntan catálogos debiendo usar los códigos (números). Cada variable es de vital importancia para una correcta clasificación del personal que labora o presta servicios en las Empresas de Seguridad Privada. Por lo que un formato con catálogos estandarizados refleja un orden y establece controles en la información que obtienen de cada uno de sus empleados.
1. No. En esta columna que es la primera, el usuario debe de colocar el correlativo de su personal. Colocar el correlativo de 1 hasta llegar a la totalidad del personal, insertar las filas necesarias sin dejar fuera a No. ninguna persona (Ejemplo si son 20 personas, el correlativo será de 1 al 20) 2. Nombres: Aquí se deberán colocar los nombres de las personas separados por espacios. NOMBRE Nombre completo, todo en mayúsculas, con las tildes que correspondan. Ejemplo JUAN JOSÉ 3. Apellidos: aquí se deberán colocar los apellidos de las personas separados por espacios. APELLIDO Apellido completo, todo en mayúsculas, con las tildes que correspondan. Ejemplo PÉREZ LÓPEZ 4. DPI: Debe de escribir el Código Único de Identificación (CUI) del Documento Único de Identificación DPI emitido por el RENAP, el CUI está conformado por 13 dígitos. DPI Escribir el CUI completo sin espacios 5. Nacionalidad: Indicar el país de nacionalidad de la persona de acuerdo al código que corresponde. NACIONALIDAD Colocar el código del país de nacionalidad de la persona según el catálogo que se adjunta en archivo Excel 6. Departamento de Nacimiento: En el caso de que la nacionalidad sea guatemalteca (código 85), colocar el código del departamento donde nació la persona DEPARTAMENTO DE NACIMIENTO Colocar el código del departamento según el catálogo geográfico que se adjunta en archivo Excel
7. Municipio de Nacimiento: En el caso de que la nacionalidad sea Guatemalteca código (85), colocar el código del municipio donde nació la persona MUNICIPIO DE Colocar el código del municipio según el catálogo NACIMIENTO geográfico que se adjunta en archivo Excel 8. Dirección de domicilio: Indicar la dirección del domicilio de residencia de la persona. Colocar números y letras, debe de ir todos en DIRECCIÓN DE mayúsculas (numero o nombre de la calle o avenida, DOMICILIO numero de casa, Apto. o similar, zona, colonia, barrio aldea u otro) 9. Sexo: Indicar género de la persona, se debe escribir según las opciones disponibles para esta variable. SEXO Colocar 1 si es Femenino, 2 si es Masculino 10. Pueblo: Indicar el pueblo (pertenencia cultural) al que pertenece. Colocar el código del pueblo al que pertenece la persona, según el catálogo de pueblos que adjunta en archivo PUEBLO Excel. Si la persona no es de origen Guatemalteco utilizar el código de Extranjero. 11. Comunidad Lingüística: Indicar el idioma (pertenencia cultural) al que pertenece la persona. Aplica solo a personal Guatemalteco Colocar el código de la Comunidad Lingüística con que la COMUNIDAD persona se identifique, según el catálogo de Comunidad LINGÜÍSTICA Lingüística que se adjunta en archivo Excel. 12. Escolaridad: Indicar el nivel de escolaridad de la persona, según la clasificación del Ministerio de Educación. Colocar el código de nivel de escolaridad de la persona ESCOLARIDAD según el catálogo de escolaridad que se adjunta en archivo Excel.
13. Fecha de Nacimiento: Indicar fecha de nacimiento de la persona FECHA DE NACIMIENTO Colocar la fecha en el orden de día, mes y año con números de dos dígitos, exceptuando el año que sería de cuatro dígitos, separado por: /. Ejemplo: 1 de enero 1975, se escribe: 01/01/1975 14. Fecha de Alta: Indicar la fecha en que inicio labores en la empresa Colocar la fecha en el orden de día, mes y año con números de dos dígitos, exceptuando el año que sería de FECHA DE ALTA cuatro dígitos, separado por: /. Ejemplo: 1 de enero 1975, se escribe: 01/01/1975 15. Fecha de Baja: Indicar la fecha en que dejo de laborar para la empresa (SOLO PARA FORMATO DE PERSONAL DE BAJA) Colocar la fecha en el orden de día, mes y año con números de dos dígitos, exceptuando el año que sería de FECHA DE BAJA cuatro dígitos, separado por: /. Ejemplo: 1 de enero 1975, se escribe: 01/01/1975, (solo debe de ser llenado si la persona ya ha sido retirada de la empresa) 16. Motivo de Baja: Indicar el motivo por el cual la persona dejo de laborar para la empresa (SOLO PARA FORMATO DE PERSONAL DE BAJA) Colocar el código de baja según el catálogo Motivo de MOTIVO DE BAJA Baja que se adjunta en archivo Excel, (solo debe de ser llenado si la persona ya ha sido retirada de la empresa) 17. Departamento de ubicación del puesto: Indicar el departamento donde actualmente la persona se encuentra prestando el servicio DEPARTAMENTO Colocar el código del departamento según el catálogo DE UBICACIÓN geográfico que se adjunta en archivo Excel. DEL PUESTO
18. Municipio de ubicación del puesto: Indicar el municipio donde actualmente la persona se encuentra prestando el servicio MUNICIPIO DE Colocar el código del municipio según el catálogo UBICACIÓN geográfico que se adjunta en archivo Excel 19. Dirección de ubicación del puesto: Indicar la dirección de ubicación actualmente la persona se encuentra prestando el servicio Colocar números y letras, debe de ir todo en mayúsculas DIRECCIÓN DE (numero o nombre de la calle o avenida, numero de casa, UBICACIÓN Apto. o similar, zona, colonia, barrio aldea u otro) 20. Clasificación Puesto: Colocar clasificación de puesto al que pertenece la persona según la clasificación dentro de la empresa. Colocar el código de clasificación de puesto según el CLASIFICACIÓN catálogo que se adjunta en archivo Excel (puede ser PUESTO Directivo-Administrativo = 1 u Operativo = 2). 21. Puesto: Colocar puesto al que pertenece la persona. El puesto es un subcatalogo que se deriva de la clasificación, es decir que para colocar un código de puesto antes debemos colocar el código de la clasificación. Colocar el código de puesto según el catálogo que se PUESTO adjunta en archivo Excel (Tiene que seleccionar el catalogo puesto 1 ó 2, según clasificación del puesto). 22. Empresa: Colocar el código de la empresa de seguridad para la cual labora la persona según el catálogo adjunto; este listado se refiere a un control establecido por la DIGESSP para el ordenamiento de las empresas de seguridad. EMPRESA Colocar el código de empresa de seguridad según el catálogo que se adjunta en archivo Excel
b) Adjuntar documentos escaneados del personal administrativo y operativo, se solicita crear un archivo en formato PDF por cada persona con el nombre que corresponde, o crear una carpeta que contenga la información siguiente: a) Documento Personal de Identificación -DPIb) Certificados de estudio c) Certificación de nacimiento d) Carencia de antecedentes penales y policíacos vigentes Ejemplo: a II. INFORMACIÓN DE ARMAS Y MUNICIONES Llenar 'FORMATO ARMAS y FORMATO DE MUNICIÓN'
Instructivo para llenar archivo de Excel FORMATO ARMAS' Y 'FORMATO MUNICIÓN : 1. No. En esta columna que es la primera, el usuario debe de colocar el correlativo de armas. No. Colocar el correlativo de 1 hasta llegar a la totalidad del armas, insertar las filas necesarias sin dejar fuera a ninguna arma (se proporciona ejemplo de llenado) 2. TIPO ARMA: Aquí se deberán colocar el tipo de arma. TIPO ARMA Tipo de arma, para ello se proporciona un catálogo de tipo de arma, por lo que debe de seleccionar el tipo de arma proporcionado en archivo Excel colocando el código que corresponda 3. CALIBRE: aquí se deberá colocar el calibre del arma. CALIBRE Calibre, para ello se proporciona un catálogo de calibre del arma, por lo que debe de seleccionar el tipo de calibre proporcionado en archivo Excel colocando el código que corresponda 4. No. DE REGISTRO: Debe de escribir el número de registro del arma. No. de Registro Escribir el número de registro del arma, este es un numero troquelado por el DIGECAM 5. MARCA: Colocar la marca del arma. Marca Colocar la marca del arma, se proporciona catálogo de marcas de arma, por lo que debe de seleccionar la marca proporcionada en archivo Excel colocando el código que corresponda 6. TENENCIA: Colocar el número de la tenencia. Tenencia Colocar el número de tenencia del arma, se debe de colocar el número que posee la tenencia.
7. No. CARNÉ DE PORTACIÓN: Colocar el número de carné de portación. No. Carné de Colocar el número de carne de portación del arma, se Portación debe de colocar el número del carne de portación del arma. 8. FECHA DE VENCIMIENTO PORTACION: Colocar la fecha de vencimiento de la portación. Fecha de Colocar la fecha en el orden de día, mes y año con Vencimiento de la números de dos dígitos, exceptuando el año que sería de Portación cuatro dígitos, separado por: /. Ejemplo: 1 de enero 1975, se escribe: 01/01/1975 9. ESTATUS: Colocar el estatus en que se encuentra el arma. Estatus Colocar en estatus en que se encuentra el arma utilizando el catálogo de estatus proporcionado en archivo Excel. (colocar código) 10. UBICACIÓN: Colocar la ubicación donde se encuentra el arma. Ubicación Colocar la ubicación de donde se encuentra el arma, donde está siendo utilizada.
c) Adjuntar documentos escaneados de las tenencias de armas, se solicita crear un archivo PDF con un máximo de 1 tenencia por hoja, y ésta debe estar escaneada de ambos lados, asignar el nombre del archivo según orden de correlativo. Ejemplo: Además deberá adjuntar el archivo en Excel DETALLE TENENCIAS que contendrá el listado de los documentos contenidos de cada archivo PDF. III. a INFORMACIÓN DE VEHÍCULOS Llenar 'FORMATO VEHICULOS'
Instructivo para llenar archivo de Excel FORMATO VEHÍCULOS: 1. No. En esta columna que es la primera, el usuario debe de colocar el correlativo de los vehículos. No. Colocar el correlativo de 1 hasta llegar a la totalidad de vehículos, insertar las filas necesarias sin dejar fuera a ningún vehículos (se proporciona ejemplo de llenado) 2. TIPODE VEHÍCULOS: Aquí se deberán colocar el tipo de vehículo. TIPO DE Tipo de vehículo, para ello se proporciona un catálogo de VEHÍCULO tipo de vehículo, por lo que debe de seleccionar el tipo de vehículo proporcionado en archivo Excel colocando el código que corresponda 3. MODELO: aquí se deberá colocar el modelo del vehículo el modelo debe de coincidir con el que aparece en la tarjeta de circulación emitida por la Superintendencia de Administración Tributaria. MODELO El modelo del vehículo lo determina el año de fabricación por lo que debe colocar el año en cuatro dígitos, por ejemplo si el vehículo el modelo es modelo dos mil catorce debe colocar 2014. 4. MARCA: En esta variable deberá colocar la marca del vehículo la cual debe coincidir con la marca descrita en la tarjeta de circulación. MARCA Debe de seleccionar del catálogo de marcas la que corresponda al vehículo que está ingresando al formato de acuerdo al catálogo de marcas incluido en el archivo Excel, colocando el código que corresponde a la marca indicada. 5. LINEA: En esta variable deberá colocar la línea del vehículo la cual debe coincidir con la marca descrita en la tarjeta de circulación. LINEA Debe escribir la línea del vehículo que corresponde de acuerdo a lo que indica la tarjeta de circulación.
6. TIPO DE PLACA: En esta variable deberá colocar según el catalogo el tipo de placa según clasificación de la Superintendencia de Administración Tributaria SAT. TIPO DE PLACA Debe seleccionar el número según la clasificación de tipos de placa, por ejemplo si es tipo particular debe seleccionar el código 1 del catálogo proporcionado en el archivo Excel. 7. NÚMERO DE PLACA: En esta variable deberá colocar el número de placa asignado por la Superintendencia de Administración Tributaria SAT. NUMERO DE Debe escribir el número de placa asignado al vehículo el PLACA número es alfanumérico por lo que debe escribir los número y letras del que se compone. Por ejemplo 322GHN 8. COLOR: En esta variable deberá colocar el color del vehículo según lo clasificó la Superintendencia de Administración Tributaria SAT. COLOR Debe escribir el color del vehículo según la tarjeta de circulación por ejemplo ROJO METALICO. 9. NÚMERO DE TARJETA DE CIRCULACION: Deberá escribir el número de tarjeta de circulación ubicado en la parte superior derecha con número rojos de la tarjeta de circulación del vehículo. NUMERO DE TARJETA DE CIRCULACION Debe escribir el número asignado a la tarjeta de circulación del vehículo. d) Deberá adjuntar fotografías de cada tipo de vehículo, con logotipos, denominación social y nombre comercial VISIBLES. Se solicita crear una carpeta que contenga todas las fotografías solicitadas en formato JPG.
IV. INFORMACIÓN DE RADIOS a Llenar 'FORMATO RADIOS' Instructivo para llenar archivo de Excel FORMATO RADIOS: 1. No. En esta columna que es la primera, el usuario debe de colocar el correlativo de los vehículos. No. Colocar el correlativo de 1 hasta llegar a la totalidad de vehículos, insertar las filas necesarias sin dejar fuera a ningún vehículos (se proporciona ejemplo de llenado) 2. MARCA: Debe seleccionar la marca de los radios utilizados por su estado de fuerza. MARCA Marca, para ello se proporciona un catálogo de marcas más conocidas de radios, por lo que debe de seleccionar una marca en el archivo Excel colocando el código que corresponda. 3. MODELO: Aquí se deberá colocar el modelo según el proveedor de radios. MODELO El modelo de los radios lo determina el fabricante por lo que deben escribir el modelo según la marca de radios utilizados.
4. SERIE: En esta variable deberá colocar la serie según el número asignado por el fabricante. SERIE Debe escribir el número de serie asignado por el fabricante según la marca de radios que utilizan. 5. DIRECCION DE UBICACION: Indicar la dirección de ubicación actualmente del radio en donde está siendo utilizado. Colocar números y letras, debe de ir todo en mayúsculas DIRECCIÓN DE (numero o nombre de la calle o avenida, numero de casa, UBICACIÓN Apto. o similar, zona, colonia, barrio aldea u otro) b c V. OTROS REQUERIMIENTOS Deberá crear una carpeta con fotografías de: uniformes, monogramas, distintivos y chapas (placas de identificación) Listado de equipo de Geo posicionamiento (GPS) NOTA: 1. Todos los formatos están adjuntos. 2. Todos los formatos contienen instrucciones de llenado y un ejemplo, se solicita proporcionar los datos únicamente en la forma indicada. 3. Los formatos llenos deben ser enviados en el mismo formato de Excel y aplicar formato a cada tipo de dato, por ejemplo: fechas con formato de fecha corta y números con formato de número. 4. Toda la información deberá ser enviada en CD o DVD no regrabable. Si tiene dudas en el llenado de formatos o presentación de información solicitada puede comunicarse al 2291-0500.