MANUAL DE USUARIO Facturación en línea
CONTENIDO INTRODUCCIÓN... 1 DESCRIPCIÓN DE LA APLICACIÓN... 2 OBJETIVOS... 2 MANUAL DE USUARIO... 3 1. Acceso al Sistema.... 3 1.1. Registro.... 4 1.2. Ingresar.... 6 1.3. Restablecer contraseña.... 7 2. Facturación.... 9 2.1. Agregar Ticket.... 10 2.2. Eliminar Ticket.... 12 2.3. Facturar Ticket.... 12 3. Consultar.... 14 3.1 Consultar facturas recientes.... 14 3.2 Consultar histórico de facturas.... 15 4. Mi cuenta.... 17 5. Ayuda.... 18 6. Salir.... 18
INTRODUCCIÓN El documento de manual de usuario tiene como objetivo detallar la funcionalidad y características operativas del sistema de facturación en línea, para facilitarle la interacción dinámica con la aplicación. El manual de usuario le ayudará a seguir de manera sencilla paso por paso lo necesario para lograr facturar en línea, también lo irá guiando desde el registro en la aplicación, acceso al mismo, actualización de sus datos, así como agregar los ticket que desea facturar hasta que cuente con el CFDI generado. Esperamos de antemano que sea una herramienta útil para la generación de las facturas en línea y obtenga de manera sencilla los CFDI. 1
DESCRIPCIÓN DE LA APLICACIÓN Es una aplicación diseñada especialmente para permitirle a generar CFDI a través de sus tickets en línea de una manera sencilla y rápida. Puesto que su diseño le permite descubrir su funcionamiento de manera intuitiva lo cual le facilitara mucho más el uso que le dé a la aplicación. Cada uno de los módulos que le brinda el sistema se muestra y opera de forma muy similar para que no existan impedimentos de generar sus facturas por falta de capacitación. OBJETIVOS Emitir facturas en línea. Mantener la información histórica de las facturas generadas. 2
Facturación en Línea MANUAL DE USUARIO 1. Acceso al Sistema. Para acceder al sistema deberá ingresar la siguiente dirección electrónica <www.portalwebgana.com> en su navegador, posteriormente seleccionará la opción de Ingresar en "Facturación en Línea". 3
Facturación en Línea 1.1. Registro. Cuando existan nuevos usuarios de facturación en línea se deberá previamente al uso de la aplicación registrarse. Podrá acceder a llenar sus datos al dar clic en el botón Registro de usuarios. 4
Al seleccionar la opción se desplegará un formulario donde podrá ingresar sus datos. Los campos Obligatorios están identificados con un *, por lo que no podrá terminar el registro si dichos campos no cuentan con captura correcta. Una vez que se haya capturado la información del formulario deberá Ver el aviso de privacidad y aceptarlo, dando clic dentro de la caja de verificación. Al aceptar el aviso de privacidad, deberá dar clic en el botón registrar. NOTA: Los datos podrán se editados en el módulo de Mi cuenta, excepto el RFC que usted ingrese. 5
1.2. Ingresar. Para poder ingresar al sistema deberá estar previamente registrado. Deberá capturar los datos solicitados los cuales son: RFC, Email y Contraseña establecida por el usuario. Una vez ingresados los datos correctamente deberá dar clic el botón Ingresar. Al ingresar al sistema se mostrará en pantalla el módulo de facturación. 6
1.3. Restablecer contraseña. Cuando se presente la situación de olvidar la contraseña que había registrado para su cuenta, el sistema cuenta con la opción de recuperar contraseña. En el registro de usuario, en la parte inferior se encuentra la opción de reestablecer contraseña, deberá seleccionarla por medio de un clic. Al seleccionar Reestablecer contraseña desplegará el siguiente formulario, en el cual deberá capturar los datos de la cuenta que desea restablecer la contraseña. Posteriormente deberá dar clic a Restablecer contraseña. Si los datos ingresados son correctos le mostrará el siguiente mensaje. En el cual deberá dar clic en el botón aceptar. Deberá revisar su bandeja de correo, puesto que en él se envió un enlace para restablecer la contraseña. 7
Al dar clic al enlace Restablecer ahora recibido en el correo, este lo direccionara a una ventana en la que deberá introducir la nueva contraseña para su cuenta. Una vez introducidas ambas contraseñas correctamente, cumpliendo con las políticas de privacidad, dará clic en el botón Actualizar. 8
2. Facturación. Al ingresar al módulo de facturación mostrará la siguiente pantalla. En esta opción se podrá emitir la factura, también tendrá a disposición lo siguiente: Agregar tickets para facturar. Visualizar la lista de los tickets con el estatus que presenta. Opción para eliminar tickets y facturar tickets válidos. 9
Facturación en Línea 2.1. Agregar Ticket. Para agregar los tickets que desea facturar deberá capturar los datos correctamente, se puede apoyar dando clic sobre el bóton Ejemplo datos de Captura: Te desplegará una imagén de un ticket donde te ayudara a identificar los datos de entrada a ingresar. Folio de Ticket, Fecha, Plaza de Cobro, Carril y Categoria. Para regresar a la pantalla de captura solo deberá dar clic sobre el botón Aceptar, ubicado el parte inferior derecha. 10
Al regresar podrá localizar en la parte superior izquierda del módulo de facturación, el área de captura, como se muestra en la siguiente imagen: Deberá: Capturar Folio de Ticket Seleccionar Fecha Seleccionar Horas - Minutos - Segundos Capturar Plaza de cobro Capturar Carril Capturar Categoría Una vez ingresados los datos necesarios del ticket deberá dar un clic al botón. Cuando el ticket es agregado, se verá reflejado en la lista de ingresados. 11
2.2. Eliminar Ticket. Cuando se presente la situación de eliminar un ticket lo podrá realizar de la siguiente manera: Seleccionar la casilla del registro que desea quitar. Dar clic en el botón Eliminar Tickets. 2.3. Facturar Ticket. Una vez que el sistema ha validado que los tickets cumplen con los requisitos para facturación podrá generar la factura, lo cual será mediante los siguientes pasos: Seleccionar uno o más tickets (Dependerá de los que desea generar), dará clic al registro en. Dar clic en Facturar tickets válidos. Posteriormente los tickets seleccionados se verán reflejados en el Resumen de facturación ubicada en la parte inferior de la pantalla. La cual le permitirá corroborar la información antes que se mande a generar el CFDI. 12
En caso de encontrar algún error o falta de información en los datos verificados, podrá volver a la selección de ticket dando clic al botón Cancelar. En caso de que la información a capturar sea correcta deberá dar clic al botón Generar CFDI, y se habrá generado la factura la cual podrá consultar en el módulo de consulta en la sección del listado de CFDI. 13
3. Consultar. En este apartado podrá consultar el listado de facturas emitidas, las cuales podrá ordenar por fecha emitida. Es importante mencionar que las facturas que tienen un periodo de tiempo mayor a dos meses se eliminarán automáticamente de está lista, sin embargo también tendrá la opción de recuperarlas. 3.1 Consultar facturas recientes. En esta sección podrá encontrar un listado de las facturas generadas recientemente, las cuales podrá descargar en formato PDF y XML o si lo requiere enviarlas al correo electrónico. Para descargar la factura en formato PDF deberá dar un clic en el folio que requiere la factura en y se descargará en su computadora o dispositivo móvil. Para descargar la factura en formato XML deberá dar un clic en el folio que requiere la factura en y se descargará en su computadora o dispositivo móvil. Para que la factura sea enviada al correo electrónico que registro en su cuenta, deberá dar un clic en el folio que requiere la factura en y será enviada a la dirección proporcionada. Posteriormente deberá revisar su bandeja de entrada. 14
3.2 Consultar histórico de facturas. En esta sección podrá revisar el historial de facturas generadas que cuentan con un periodo de más de dos meses. Para poder acceder a él solo tendrá que seleccionar VER FACTURAS MAYORES A 2 MESES localizada en la parte superior de la pantalla. Le mostrará la siguiente pantalla: Para recuperar la factura deberá dar clic al registro que desea en el botón Recuperar archivos. 15
Posteriormente se regenerará el registro y lo mostrará para poder realizar la descarga de la factura, ya sea en PDF, XML o enviarla al correo electrónico. Podrá volver al listado de facturas recientes dando un clic al botón Regresar. 16
4. Mi cuenta. En esta sección podrá visualizar y editar la información que registró al dar de alta la cuenta. Los datos que podrá editar son los siguientes: Razón social Nombre corto Email Contraseña Calle Número exterior Número interior Colonia Delegación / Municipio C.P. Estado Una vez ingresados los nuevos datos en las casillas que desea editar deberá dar clic al botón Actualizar. NOTA: El registro de R.F.C. No podrá editarse por lo que es de suma importancia que al registrar la cuenta se asegure que sea el correcto. 17
5. Ayuda. En caso de presentar alguna complicación sobre el uso de la aplicación de facturación en línea, usted podrá consultar el manual de usuario, en la sección de Ayuda. 6. Salir. Una vez que haya concluido sus actividades de facturación en línea deberá salir de la aplicación dando un clic en el botón Salir, el cual está ubicado en la parte superior derecha del menú principal. 18