Informática Administrativa SESIÓN #10 Gestor de base de datos (Access). Parte I.
Contextualización Las bases de datos tienen el objetivo de manipular la información poderosamente mediante consultas, las cuales, permitan obtener información para ser mostradas en otros medios, tales como sistemas de compras, ventas, inventarios, nóminas, manufactura, etc. Algunas de las bases de datos más utilizadas hoy en día son las siguientes: Microsoft SQL. ORACLE. MySQL. PostgreSQL. Microsoft Access.
Introducción El paquete de ofimática de Microsoft Office incluye un gestor de base de datos llamado Access. Cuyo objetivo es el almacenaje ordenado de datos con un propósito particular. Cuenta con una alta compatibilidad con Excel y es una herramienta de gestión de datos óptima para software de desarrollo de las herramientas de programación de Microsoft (C#, Visual Basic).
Explicación Componentes de la interfaz de Microsoft Access 2003 Al igual que todas las herramientas de Microsoft Office Access también tiene un espacio de trabajo definido por barras y paneles, esta es la interfaz principal.
Las barras Barras de título y menús Barra de herramientas Barra de estado
Panel de tareas De nuevo encontraremos el panel de tareas, que como se ha visto en las herramientas anteriores nos ayudará mucho en la ejecución de tareas en las que nos encontremos trabajando.
Operaciones básicas con Access: Conceptos básicos Qué es un formulario? Los formularios son campos de texto donde se ingresa información, en Access, sirven para recopilar la información que se ingresará en la base de datos, o la información con la cual el usuario trabajará. Existen cuatro funciones básicas que los usuarios realizan a partir de los formularios. Ingresar información. Consultar información. Modificar información Eliminar información.
Crear, cerrar y abrir una base de datos Crear una nueva base de datos.- Para iniciar a trabajar con Access podemos crear una base de datos con ayuda del panel de tareas o bien dando clic en el botón nuevo de la barra de herramientas. Al dar clic en una nueva base de datos, a diferencia de los otros programas, tenemos que indicarle inmediatamente donde se guardará la base, por lo cual nos encontraremos con la ventana de guardar clásica, donde le indicaremos la ruta en la que queremos guardar nuestra base de datos, indicamos un nombre, y damos clic en crear.
Crear una nueva base de datos Esto creará el archivo de base de datos con el cual esteremos trabajando, de forma automática, Access mostrará la ventana Base de datos con el nombre con el cual fue grabada y lista para trabajar:
Cerrar base de datos.- Si se ha terminado de trabajar con la base de datos, podemos cerrarla simplemente dando clic en el botón cerrar, como en cualquier otra aplicación, así podremos trabajar con la base en otra ocasión. Abrir la base de datos.- Para abrir la base de datos con la que se ha estado trabajando, debemos primero abrir Access y escoger la opción abrir base de datos, ya sea desde el panel de tareas o desde el botón abrir de la barra de herramientas, esta acción desplegará la ventana clásica de navegación de Windows donde podremos buscar la base de datos justo donde se guardó anteriormente, selecciónala y da clic en abrir.
Tablas: operaciones básicas Crear tabla. Una vez iniciada la base de datos, en la ventana de Base de datos da clic en el objeto Tablas ubicado a la izquierda del panel y damos clic en el botón Nuevo de esa misma ventana, eso desplegará las opciones para la nueva tabla.
Campos Para este curso ocuparemos la vista diseño puesto que es fácil de utilizar y robusta a la vez. Nombre del campo. Es el nombre que recibirá la cabecera de una columna. Tipo de datos. Es el tipo de dato permitido para almacenar en este campo. Descripción: Podemos agregar información destallada en caso de necesitarla
Tipos de datos y clave principal Tipos de datos Texto: Permite almacenar hasta 255 caracteres alfanuméricos (números y letras). Memo: Permite almacenar información alfanumérica pero con una longitud mayor a 255 caracteres. Número: Permite almacenar información numérica, con este tipo de datos se pueden realizar operaciones matemáticas (texto y memo no se permite). Fecha/Hora: Permite almacenar información de tipo fecha, esto activa operaciones de conteo de días diferencia en fechas etc. Moneda: Permite almacenar valores numéricos con precisión de hasta 4 decimales.
Auto numérico: Este es un tipo de dato que no puede ser insertado manualmente, a cada registro nuevo se le asigna un valor secuencial que no se repite. Si/NO: Permite trabajar con valores lógicos y boléanos, sirven para definir mejor las búsquedas o especificar el estatus del registro. Objeto OLE: Es un objeto que se guarda en el campo, estos pueden ser hojas de cálculo completas o documentos de Word. Hipervínculo: Permite almacenar direcciones de Internet con sus descripciones. La clave principal: En las tablas es recomendable seleccionar un campo de la tabla como clave principal, esto nos ayudará a unir varias tablas que tengan alguna relación entre sí, para realizar búsquedas de información más robustas. Los campos principales se les conoce como ID (identificador) y en la mayoría de los casos es un campo auto numérico, esto nos ayuda a evitar repeticiones e incongruencia de datos.
La clave principal Para asignar un campo como clave principal selecciónalo y en la barra de herramientas superior encontrarás el icono Clave Principal al dar clic sobre él, se asignará de forma automática la llave al campo.
El asistente Existe una herramienta en Access que nos permite configurar los campos con ayuda de un asistente, para utilizarlo da clic en el botón Del lado izquierdo puedes seleccionar una tabla similar a la que estés por diseñar, al seleccionarla, el panel del lado derecho se llenará con los posibles campos que puedas utilizar.
Las relaciones Cuando se crea una base de datos, la intención es mantener un almacén de información sobre distintos rubros, esto generará varias tablas a agregar en la base de datos. Pero hay información que pertenece incumbe o afecta a otras tablas, por ejemplo, de una escuela existe la tabla PadresDeFamilia en las cuales cada padre es un ID diferente, existe otra tabla que se llama Alumnos en cuyos campos se encuentra el ID del padre, esto para identificar cuantos hijos tiene el padre en el colegio, así se podrán amarrar las dos tablas por el campo IDpadre. A eso se le conoce como relación.
Operaciones de relaciones Para agregar una relación ve al menú herramientas y selecciona la opción de Relaciones o bien busca el icono relaciones de la barra de herramientas Se muestran todas las tablas que hemos creado en nuestra base de datos, para crear las relaciones entre ellas, selecciona las que sepas que se deben unir por uno varios de sus campos y da clic en el botón agregar.
Operaciones de relaciones Al dar clic en el botón cerrar aparecerá un espacio de diseño de relaciones donde aparecerán las tablas como una especie de ventanas, en las cuales se enlistan sus respectivos campos:
Operaciones de relaciones Para crear una relación entre estas dos tablas, selecciona el campo coincidente o con el que crees que debe tener una relación, arrástralo hasta la otra tabla encima del campo a amarrar y suéltalo, se mostrará la siguiente ventana. Verifica que la información ahí marcada sea la correcta y da clic en el botón Crear.
Operaciones de relaciones Modificar y eliminar relaciones. Para modificar en la misma ventana de relaciones selecciona la relación que desees modificar y da clic con el botón secundario, ahí encontrarás la opción Modificar relación y Eliminar relación, selecciona la que desees utilizar.
Las consultas Crear una consulta: Una vez creada nuestras tablas y ya con la información almacenada en ella, podemos crear consultas que nos muestren el contenido, para crear una consulta selecciona el objeto consulta de la venta de base de datos.
Al igual que la tabla nos muestra opciones para generar la consulta, en este caso, daremos doble clic en la opción de Crear una consulta en vista diseño. La cual nos mostrará la siguiente ventana: Esto nos permitirá seleccionar las tablas sobre las que deseamos realizar la consulta. Selecciónalas y da clic en el botón agregar.
Crear una consulta Aparecerá la ventana donde diseñaremos nuestra consulta, en la parte de superior encontrarás las tablas agregadas, y en la parte de inferior, un formulario que se llenará de acuerdo a la consulta que queramos generar.
Cómo realizar una consulta? En la cuadrícula inferior se encuentran varias filas y columnas, cada columna representa una columna en la tabla, por otro lado, las filas, nos ayudarán a definir la búsqueda de acuerdo a los siguientes criterios: Campo: Nombre del campo por el cual se realizará la búsqueda. Tabla: Nombre de la tabla a la que pertenece ese campo. Orden: Forma de ordenamiento en que se mostrarán los resultados, puede ser ascendente o descendente. Mostrar: Si quieres ver el valor del campo marca la casilla, esto mostrará los resultados coincidentes que existen en ese campo. Criterios: Son las condiciones que definirás para realizar una búsqueda específica, por ejemplo, que el valor de ese campo sea mayor a 200 (> 200) o un registro cuyo nombre sea José Luis ( José Luis ) (el valor por omisión es igual que) pueden ser varios criterios anidados por los ordenadores AND y OR. O: sirve para combinar varios criterios de búsqueda, es equivalente a un operador lógico OR para la condición de búsqueda.
Para agregar campos a la cuadricula solo debes dar clic en el nombre del campo en la lista de tablas superior, este campo se agregará en la siguiente columna libre de la cuadricula. Guarda la consulta.
Ejecutar búsqueda Una vez definida la consulta, podemos ejecutarla dando clic en el botón
Consulta resumen y cruzada Las consultas resumen son aquellas que por la naturaleza de sus datos pueden ser agrupadas o contabilizadas en un solo campo, resumiendo así el total de un mismo concepto en una fila y no en varias desglosadas. En ocasiones los usuarios requerirán más de un campo de agrupación, para hacerlo necesitarán hacer una consulta cruzada, para ayudar a hacer estas consultas, Access nos brinda un asistente especial para consultas cruzadas, para abrirlo, abrimos desde la ventana Base de Datos, una nueva consulta y seleccionamos la opción de Asistente de consultas de tablas referenciadas cruzadas.
Conclusión Como pudiste ver en esta sesión, Access es una herramienta que nos permite realizar consultas sobre un gran número de datos de forma muy amigable, crear bases de datos, tablas y consultas resulta realmente fácil utilizando los asistentes que te llevan de la mano en los procesos. Las consultas sobre la información resulta una práctica de vital importancia, pues es esta información la que ayudará a decidir planes de acción, corrección de procesos y simplemente generar reportes que mantengan informados a los usuarios en cuanto a sus movimientos en el modelo de negocio.
Para aprender más Es recomendable que practiques un poco estas funciones, ya que uno de los gestores de bases de datos más implementados a nivel mundial es precisamente SQL Server, para poder ejecutar líneas de código SQL en Access sigue las siguientes instrucciones definidas por Microsoft: Microsoft (s/f). Cómo crear una consulta SQL de paso a través en Access. Información disponible en: https://support.microsoft.com/es-es/kb/303968 Para practicar un poco, a continuación en encontrarás un link a un manual básico de las sentencias de SQL para que practiques. García, E. A. (2003). Manual práctico de SQL. Documento disponible en: http://www.lawebdelprogramador.com/cursos/archivos/manualpracticosql.pdf
Bibliografía Varela, C. (2006). Microsoft Access 2003 Nociones básicas. España: Ideas propias.
Cibergrafía García, E. A. (2003). Manual práctico de SQL. Documento disponible en: http://www.lawebdelprogramador.com/cursos/archivos/manualpracticosql.pdf Microsoft (s/f). Cómo crear una consulta SQL de paso a través en Access. Información disponible en: https://support.microsoft.com/es-es/kb/303968