MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CUMPLIMIENTO NORMATIVO Oficina de Marzo 2014
Pág. N 1 de 13 ÍNDICE PÁG. I. INTRODUCCIÓN 2 II. OBJETIVO 3 III. ALCANCE 3 IV. BASE LEGAL 3 V. RESPONSABLES 4 VI. VIGENCIA 4 VII. GLOSARIO DE TÉRMINOS 4 VIII. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO 6 IX. FLUJOGRAMA 11
Pág. N 2 de 13 I. INTRODUCCIÓN El Manual de Procedimientos para el Cumplimiento Normativo se constituye en un instrumento para la gestión de la Oficina de (), que hará viable el cumplimiento de los objetivos del Programa a desarrollarse y ejecutarse anualmente en el Fondo MIVIVIENDA S.A. (FMV), en cumplimiento a la Resolución de la SBS N 8754-2011 que modifica el Reglamento de la Integral de Riesgos, aprobado por Resolución SBS N 37-2008. El FMV se encuentra bajo la supervisión de la Superintendencia de Banca Seguros y AFP (SBS) en sus actividades financieras, de acuerdo a lo dispuesto por la Resolución SBS N 980-2006, y por la Comisión Nacional Supervisora de Empresas y Valores del Perú- CONASEV (hoy Superintendencia de Mercado de Valores - SMV), en sus actividades dentro del mercado de valores, de acuerdo a lo dispuesto por la Resolución CONASEV N 059-2007- EF/94.01.1, y debe cumplir con las leyes y regulaciones que se emitan, debiendo centrar los esfuerzos en: Determinar si los controles y programas para el cumplimiento normativo, son realmente efectivos a la hora de someter los casos de incumplimiento normativo. Advertir los riesgos por incumplimiento normativo que pueden menoscabar los objetivos del FMV. Desarrollar controles para prevenir, detectar y responder de forma apropiada ante los casos de incumplimiento normativo. Reducir la exposición frente a responsabilidades, sanciones, litigios que puedan surgir a raíz de incumplimiento normativo de leyes y otra normativa. Hacer un seguimiento y elaborar programas anuales de cumplimiento normativo emitiendo los respectivos informes. Realizar un proceso continuo de seguimiento, control y evaluación de cumplimiento normativo. Alcanzar altos niveles de integridad mediante sólidas prácticas de gobierno corporativo, sistema de control interno, código de conducta y transparencia. El sector financiero al cual pertenece el FMV, está regulado mediante circulares normativas sobre administración de riesgos, control interno, prevención de lavado de dinero, seguridad física, información contable, etc.; prevaleciendo una preocupación real sobre el nivel de cumplimiento sobre su regulación, respecto de la cual todo el personal de las unidades organizativas del FMV deben estar comprometidas, para lo cual resulta necesario su capacitación de manera periódica.
Pág. N 3 de 13 En este contexto el presente Manual establece los mecanismos, procedimientos, instancias, responsabilidades y normas que deben seguirse para la ejecución del Programa anual de cumplimiento normativo, porque su cumplimiento evitará pérdidas por multas, sanciones, demandas de clientes, y entre otros, el riesgo reputacional. II. OBJETIVO Establecer los mecanismos, procedimientos, instancias, responsabilidades y normas que deben seguirse para la ejecución del Programa anual de cumplimiento normativo, orientando la labor de la Oficina de (). III. ALCANCE Las disposiciones contenidas en el presente Manual son de cumplimiento obligatorio para todo el personal del FMV, y se aplican en el desarrollo de las labores de gestión de cada colaborador. IV. BASE LEGAL Ley de Conversión del Fondo Hipotecario de la Vivienda-Fondo MIVIVIENDA a Fondo MIVIVIENDA S.A., Ley Nº 28579 de fecha 08.Jul.2005. Ley General del Sistema Financiero y del Sistema de Seguros y Orgánica de la Superintendencia de Banca y Seguros, Ley Nº 26702 de fecha 06.Dic.1996 y modificatorias. Reglamento del Fondo MIVIVIENDA S.A, aprobado por Resolución SBS Nº 980-2006 de fecha 04.Ago.2006. Resolución SBS N 2116-2009 Reglamento para la de Riesgo Operacional. Reglamento de Auditoria Interna aprobado por Resolución SBS Nº 11699-2008 de fecha 30.Nov.2008. Reglamento de la Integral de Riesgos aprobado por Resolución SBS N 037-2008 de fecha 10.Ene.2008. Resolución SBS N 8754-2011 de fecha 03.Ago 2011 que modifica el Reglamento de la Integral de Riesgos aprobado por Resolución N 037-2008. Manual de de Riesgo Operacional del FMV S.A., aprobado mediante Acuerdo de Directorio N 02-07D-2013 adoptado en su Sesión N 07-2013 de fecha 23.03.2013.
Pág. N 4 de 13 Resolución de Contraloría N 320-2006-CG-Normas de Control Interno V. RESPONSABLES El, los Gerentes y los Jefes de las unidades orgánicas del FMV son responsables de asegurar el adecuado cumplimiento de la normativa que le es aplicable. El es responsable de vigilar el cumplimiento normativo aplicable al FMV. Los colaboradores son responsables de tener conocimiento de la normativa y de su aplicación, dentro de su ámbito. La Unidad de Auditoria Interna, o quien haga sus veces, es responsable de revisar de manera periódica el cumplimiento normativo. VI. VIGENCIA Este manual entrará en vigencia a partir del día siguiente de su publicación en la intranet del FMV. Los procedimientos se actualizaran en función de la modificación de la legislación pertinente y cuando sea necesario implementar nuevos procedimientos. VII. GLOSARIO DE TÉRMINOS 1. Agenda de compromisos de la Entidad.- Documento en el que se encuentran registradas las obligaciones que deben cumplirse en la Entidad, por cada una de las Unidades Orgánicas, de acuerdo a los plazos señalados por normas expresas. 2. Conducta irregular.- acción cometida intencionalmente, referida a incumplimientos de leyes, regulaciones, políticas internas y otras normas. 3. Cumplimiento Normativo.- Es una función independiente que identifica, asesora, alerta, monitorea y reporta los riesgos de cumplimiento en la organización. 4. Control interno.- Proceso continuo realizado por el personal de la Entidad; orientado a proporcionar seguridad razonable de que se está logrando los objetivos siguientes: a) Promover la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones y, la calidad en los servicios que debe brindar la Entidad;
Pág. N 5 de 13 b) Proteger y conservar los recursos de la Entidad contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal; c) Cumplir las leyes, reglamentos y otras normas; d) Elaborar información financiera válida, confiable, presentada con oportunidad; e) Promover una cultura de integridad, transparencia y rendición de cuentas. 5. Detección.- estrategia de gestión, para descubrir las conductas irregulares cuando se produzcan por incumplimiento normativo 6. Exposición ante el incumplimiento.- Es la mejor estimación de la exposición cuando ocurra el evento de incumplimiento. Esta definición concierne tanto a las posiciones directas como a las contingencias. 7. pública.- Conjunto de acciones a cargo de la Entidad tendentes al logro de sus fines, objetivos y metas, enmarcados por las políticas gubernamentales. 8. Pérdida dado el incumplimiento.- Estimación del porcentaje de la exposición ante el incumplimiento que no será recuperado producido el evento de incumplimiento. Es la pérdida económica tomando en consideración todos los factores relevantes, incluyendo efectos de descuentos importantes y costos directos e indirectos sustanciales relacionados con el cobro de la exposición 9. Prevención.- estrategia de gestión, para reducir las probabilidades de conductas irregulares por incumplimiento normativo. 10. Probabilidad de incumplimiento.- Probabilidad de ocurrencia del evento de incumplimiento. 11. Respuesta.- estrategia de gestión, para adoptar medidas correctivas y reparar los daños provocados por la conducta irregular. 12. Riesgo.- Posibilidad de ocurrencia de un evento que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la entidad y afecte el logro de sus objetivos. 13. Riesgo Legal.- Posibilidad de ocurrencia de pérdidas financieras debido a la falla en la ejecución de contratos o acuerdos, al incumplimiento no intencional de las normas, así como a factores externos, tales como cambios regulatorios, procesos judiciales, entre otros. 14. Riesgo de Incumplimiento.-Riesgo de recibir sanciones por incumplimientos legales o regulatorios, sufrir pérdidas financieras, o pérdida de reputación por fallas de cumplimiento de las leyes aplicables, las regulaciones, los códigos de conducta, los estándares de buenas prácticas ( leyes, reglas y estándares ). 15. Riesgo Operacional.- Posibilidad de ocurrencia de pérdidas debido a procesos inadecuados, fallas de personal, de tecnologías de información o eventos externos. Se considera también el riesgo legal, pero se excluye el riesgo estratégico y de reputación. 16. SBS.- Superintendencia de Banca y Seguros y AFP. 17. Titular de la Entidad.- Es la más alta autoridad ejecutiva de la Entidad.
Pág. N 6 de 13 VIII. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE 1 2 3 4 Inicio del Procedimiento Solicita a los usuarios de cada unidad orgánica, informen la Agenda de Compromiso de su Unidad: a) El cumplimiento normativo aplicable a su unidad. b) Normas emitidas aplicables a su unidad, que derogan o modifican las vigentes. c) Normas sujetas a amonestación, penalidad o multa por incumplimiento. Reciben la solicitud y la derivan al responsable designado en su unidad. Recibe el encargo y coordina al interior de su unidad para dar atención a la solicitud de la. Consolida la información de su unidad, registra la data en la Agenda de Compromiso y la entrega a su jefe inmediato. Recibe Agenda de Compromiso, revisa y remite a, de manera física y virtual. Gerente/ Jefe de la Unidad Orgánica Unidad Orgánica Responsable Designado de la Unidad Orgánica 5 Registra la data en la Agenda de Compromiso y la entrega a su Jefe 6 7 8 Recibe la Agenda de Compromiso, revisa la información y la remite de manera físico y virtual a : Recepciona Agenda de Compromiso y según tipo de información dispone su tratamiento. Si deviene del literal a), continúa Paso 8. Si deviene del literal b), continúa Paso 13. Si deviene del literal c), continúa Paso 25. Verifica cumplimiento de la normativa por parte de las unidades orgánicas. De haber incumplimiento solicita a las unidades orgánicas informen las causas de su inobservancia. Determina Brechas y prepara comunicación para ser suscrita por la GG y ser remitidas a las Unidades Orgánicas. Gerente/ Jefe de la Unidad Orgánica Jefe de la Unidad de
Pág. N 7 de 13 PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE 9 10 11 12 13 Suscribe las comunicaciones invocando a las unidades operativas cumplan con la normativa En caso de incumplimiento? Si: Continua con la actividad N 10 No: Continua con la actividad N 11 De estar sujeta a multa, amonestación administrativa por incumplimiento, se comunica a RRHH y/o GL para las acciones correspondientes según RIT. Prosigue con la actividad N 11 Elabora Informe Mensual, y Resumen Ejecutivo para ser presentado al Directorio sobre: Unidades Orgánicas que han cumplido e incumplido con la normativa. Toma conocimiento y dispone acciones, derivando a la GG para su aplicación. Fin del Procedimiento Recibe la información y Verifica las nuevas normas externas emitidas. GG GG Directorio 14 Actualiza el consolidado de normas. 15 16 17 Solicita a la GL y a la unidad orgánica que reportó la nueva normativa, para su difusión interna e incidencia de la misma. Solicita a la Unidad Orgánica que reportó la nueva normativa aplicable a su unidad, que coordine con la OPPD y GL para la implementación de una nueva normativa interna o modificación de la vigente, de corresponder. Solicita a la OPPD la revisión de la normativa interna aplicable en su Unidad, y si ésta se ve afectada por la norma externa proceder a: Modificar y actualizar la norma interna Derogar la norma interna Unidad Orgánica Gerente/Jefe de Unidad Orgánica
Pág. N 8 de 13 PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE 18 19 Recibe el proyecto de comunicación de la unidad orgánica, revisa, evalúa, y según lo que corresponda procede a : Modificar la norma interna, manteniendo actualizada la misma. Derogar la norma interna Deriva a la Unidad Orgánica solicitante y a Gerencia Legal el proyecto para su revisión. Recibe el proyecto de norma interna, revisa y coordina con Gerencia Legal. OPPD Jefe de la OPPD Unidad Orgánica Gerente/Jefe de Unidad Orgánica 20 Recibe el proyecto de norma interna y da cumplimiento al Manual de Procedimientos para la emisión de la normativa Interna del FMV para su posterior aprobación. GL 21 22 23 24 Luego de aprobada la norma, la OPPD, efectúa la publicación de la norma en el portal intranet. Verifica la difusión de la nueva normativa al interior de la Entidad y que las unidades orgánicas tomen conocimiento de la misma. Cada trimestre, elabora Informe y Resumen Ejecutivo para ser presentado al Directorio sobre: Consolidado de normativa nueva externa emitida y aplicable al FMV S.A y su incidencia. Situación de cumplimiento de actualizar la norma interna en concordancia con la normativa externa aplicable. Situación de cumplimiento de la difusión al interior de la Entidad. Toma conocimiento y dispone acciones, derivando a la GG para su aplicación. Fin del Procedimiento OPPD Jefe de la OPPD Directorio
Pág. N 9 de 13 PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE 25 26 Recibe la información y coordina con la GR para que elabore la matriz de riesgo e identifique el riesgo operacional y riesgo legal, por aquellas normas sujetas a amonestación, multa y penalidad por incumplimiento. Elabora la matriz de riesgo como herramienta de control y gestión, identifica el nivel de riesgo, que permita evaluar la efectividad de una adecuada gestión y administración de los riesgos. GR Gerente de Riesgos 27 Toma conocimiento de la matriz de riesgo, y de los riesgos identificados, se miden las brechas si hubieran, se comunica a las Unidades Orgánicas y se diseña campañas de sensibilización de cumplimiento normativo como acciones preventivas. 28 Diseña campañas 29 30 31 32 Toman conocimiento de los Riesgos operacional y legal, por incumplimiento normativo para que adopten las acciones preventivas y correctivas. Recepciona Agenda de Compromiso y según tipo de información dispone su tratamiento. Se verifica la implementación, de acciones preventivas y correctivas, de comprobarse incumplimiento se prepara comunicación para ser suscrita por la GG y ser remitidas a las Unidades Orgánicas. Existe incumplimiento? Si: Continua con la actividad N 32 No: Continua con la actividad N 35 Prepara comunicación para ser suscrita por la GG y remitida a la Unidad Orgánica. Gerente/ Jefe de la Unidad Orgánica
Pág. N 10 de 13 PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE 33 34 35 36 Suscribe las comunicaciones invocando a las unidades operativas cumplan con la normativa, de estar sujeta a multa, amonestación administrativa por incumplimiento, se comunica a RRHH para las acciones correspondientes y aplicación de las sanciones respectivas. En caso de incumplimiento? Si: Continua con la actividad N 34 No: Continua con la actividad N 35 Comunica a RRHH las acciones correspondientes y aplicación de las sanciones respectivas. Elabora Informe y Resumen Ejecutivo para ser presentado al Directorio cada vez que se presente situaciones sobre: Normativa con Alto, mediano y bajo Riesgo por incumplimiento. Sanciones aplicadas por Organismos externos por incumplimiento normativo Acciones preventivas y correctivas al interior del FMV. Toma conocimiento y dispone acciones, derivando a la GG para su aplicación. Fin del Procedimiento GG Directorio
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