INSTRUCTIVO PARA EL PROCESO DE MATRÍCULA 2013 (ALUMNOS REGULARES) Base Legal: Estatuto UNFV, Reglamento General (RG), Reglamento General para la Convalidación de Asignaturas (RGC), R.R.Nº 507-2012-CU-UNFV, modif. R.R.Nº1483 y 1490-2012-CU-UNFV, Compendio de Normas Académicas conformado por el Reglamento del Régimen Académico de Pre-Grado (RRA), Reglamento General de Matrícula del Pre-Grado (RGM), Reglamento General de Evaluaciones (RGE), R.VRAC.Nº 639-2013-UNFV (08.02.13) y el Calendario Académico 2013. Alcance: Decanos, Directores de Escuela Profesionales, Jefes de Oficina de Servicios Académicos (OSA), Coordinadores del Proceso de Matrícula 2013. Objetivo: Unificar criterios sobre el Proceso de matrícula 2013 y el manejo de información que de ella se genere. Consideración General: La Oficina Central de Registros Académicos (OCRACC) considera a un alumno apto para la Matrícula del Año Académico 2013, solo si: 1. En el año académico 2012, se matrícula del primer hasta el penúltimo año de su carrera profesional y haya cumplido con aprobar el mínimo del 10% de créditos de su plan de estudios. 2. Cuenta con Resolución de Reactualización de Matrícula para el año académico 2013. 3. Cuenta con Resolución de Reserva de Matrícula para el año académico 2012 Otras consideraciones: 1. La OCRACC remitirá conjuntamente con las carpetas de alumnos Aptos para la matrícula 2013, las carpetas de los alumnos con Matrícula Condicional para el año 2013, por no haber aprobado el mínimo del 10% de créditos de su plan curricular, en el año académico 2012. 2. Cuenta con resolución de Facultad de Suspensión de Matrícula para años anteriores que no se hayan matriculado en su año de suspensión. 3. Es preciso señalar que la entrega de la carpeta de matrícula, NO AUTORIZA LA MATRÍCULA DEL ALUMNO, debiendo la facultad solicitar los documentos necesarios a los alumnos que se encuentren con problemas académicos, al haber incumplido lo establecido en las normas y/o reglamentos académicos vigentes. A. DE LOS MATERIALES DE MATRÍCULA 1. Los materiales necesarios para el proceso de matrícula 2013, son: a. La carpeta de matrícula, el record académico para la matrícula 2013 b. Reporte de Obligaciones de Pago (emitido por la Oficina Central Económico Financiera - OCEF) c. Ficha de solicitud de Matrícula. Estos materiales serán entregados a los representantes de las Oficinas de Servicios Académicos de las facultades, por la Oficina Central de Registros Académicos y Centro de Computo (OCRACC), del 15 al 28 de febrero del 2013, siendo las facultades las responsables de su entrega a los alumnos. 2. La elaboración y entrega de los materiales de matrícula de la OCRACC a las facultades, dependerá de que la OCRACC cuente con: a. El total de los materiales solicitados a la Oficina Central de Logística y Servicios Auxiliares b. Tener el 100% registradas y archivadas las Actas Definitivas correspondientes al año académico 2012 De no contar con alguno de los requisitos antes señalados, las fechas establecidas para la entrega de carpeta de matrícula podrán ser modificadas por la OCRACC. Excepcionalmente, se podrán entregar los materiales de matrícula por escuela Profesional, siempre que hayan cumplido con lo arriba señalado. B. DE LA MATRÍCULA REGULAR 1. Se llevara a cabo del 04 al 30 de marzo, según el Cronograma elaborado por la Facultad, de acuerdo al Calendario Académico 2013 de la UNFV, cualquier modificación de las fecha debe ser autorizado por el Vicerrectorado Académico. 2. El alumno para matricularse debe contar con su Carpeta de Matrícula conteniendo los siguientes documentos: a) Ficha de Solicitud de Matrícula, debidamente llenada, la cual contendrá: El nombre, código, y firma del profesor consejero (no debe tener borrones ni enmendaduras) debiendo quedarse el alumno con una Página 1 de 5
copia de la ficha de solicitud, la misma que debe ser sellada y firmada por el responsable de la matrícula, como constancia de la información que recibe. b) Record Académico para la matrícula 2013, emitido por la Oficina Central de Registros Académicos y Centro de Computo (OCRACC), en papel bond tamaño A4. c) Recibos cancelados en las agencias del Banco de Comercio de acuerdo a las tasas establecidas para la matrícula en formato de Obligaciones de Pago, emitido por la OCEF (OBLIGATORIO). De ningún modo se aceptaran los recibos que no hayan sido cancelados en el Banco de Comercio. d) Carné Universitario vigente (si es alumno regular) o Documento Nacional de Identidad. 3. Adicionalmente, de acuerdo a su condición académica y/o económica debe contar con los siguientes documentos: a) Boleta de notas sellada y firmada por el responsable en la facultad (si el alumno se ha matriculado en el último Ciclo Vacacional). b) Resolución de Facultad de reactualización de matrícula (alumnos que han discontinuado sus estudios hasta por 10 años) Art. 30º y 33º Reglamento General de Matrícula. c) Resolución Rectoral de Regularización Académica (alumnos ingresantes por cobertura que recientemente hayan regularizado su situación). d) Resolución de la Dirección General de Administración de exoneración de pago de tasas académicas, para los alumnos que: Ocupen los primeros puestos en su facultad o Precaria situación económica comprobada e) Resolución de Facultad de ampliación de créditos (alumnos con promedio ponderado no menor a trece (13) y condición de invicto en el último año o ciclo académico, los alumnos del último año podrán llevar hasta 02 asignaturas) Art. 64º Reglamento General de Matrícula. Los alumnos que cumplan con los requisitos señalados en el párrafo anterior podrán presentar sus solicitudes para ampliación de créditos del 22 al 27 de abril. f) Resolución de Facultad, Amonestando al alumno que no ha aprobado el mínimo del 10% del total de créditos de su plan de estudios en el último ciclo académico Artículo 65º Reglamento General de Matrícula (matrícula condicional para el año académico 2013). g) Resolución de Facultad, Suspendiendo al alumno durante el año académico 2012, por no haber aprobado el mínimo del 10% del total de créditos de su plan de estudios en los dos últimos años académicos (inciso j del Art. 44º del Estatuto de la UNFV) y que haya hecho efectiva su Suspensión. h) Resolución de Reserva de Matrícula para el año académico 2012. i) Resolución Rectoral de reincorporación (alumnos separados de la UNFV). 4. Para registrar su matrícula, el alumno debe tener en cuenta lo siguiente. a) Escribir claramente sus datos personales (código, nombre del estudiante, facultad, escuela, especialidad, plan y nivel de estudios), así como el código, nombre, turno y sección de la asignatura a matricularse. b) Tener en cuenta los pre-requisitos de cada asignatura y el creditaje permitido según el nivel de estudios del plan en el que se matrícula. c) El alumno desaprobado hasta en tres asignaturas se matrícula en primer lugar en las que desaprobó, luego en las asignaturas abandonadas (00) y finalmente en las asignaturas de su plan curricular que le corresponda de acuerdo a su nivel de estudios, hasta completar el número máximo permitido de créditos. No existen asignaturas a cargo - Art. 18º Reglamento General de Matrícula. d) El alumno que desaprobó cuatro o más asignaturas en el ciclo académico anterior, se matrícula en el próximo ciclo académico solo en las que desaprobó, incluyendo aquellas en las que no se presento. El alumno que desapruebe menos de (04) asignaturas en cada semestre y estos acumulen en el año cuatro o más asignaturas desaprobadas; podrán matricularse en el primer semestre en las asignaturas desaprobadas que corresponda y en aquellas cuyos pre-requisitos han sido aprobados. Lo mismo se aplicara en el segundo semestre Art. 17º Reglamento General de Matrícula. e) Si el alumno tiene asignaturas en las que no se presento, se matrícula primero en ellas. f) En relación a los alumnos que han discontinuado sus estudios y han realizado el proceso de reactualización de matrícula, debemos mencionar que el Art. 28º del Reglamento General de Matrícula del Pre-grado, establece que: el alumno se adecúa al plan curricular vigente, previa equivalencia de asignaturas, asimismo, en el Art. 32º del reglamento, señala que: Todo alumno reingresante debe Página 2 de 5
cumplir con el PLAN CURRICULAR VIGENTE AL TIEMPO DE SU INGRESO. Debe entenderse que ADECUACION no significa CAMBIO DE PLAN CURRICULAR. g) Se debe tener en cuenta lo señalado en la Primera Disposiciones Complementarias y Finales del Reglamento del Régimen Académico del Pre grado, en donde se establece que: cuando se realice cambio del plan de estudios en una facultad, este deberá aplicarse a partir de los ingresantes del año académico próximo, y los alumnos de los ciclos superiores seguirán con su plan de estudios respectivos hasta su finalización. h) El alumno es el único responsable de la información contenida en la ficha de solicitud de matrícula, la misma que debe estar sujeta a las normas académicas vigentes. i) De no cumplir con lo señalado, el alumno podrá ser sancionado con la anulación de las asignaturas matriculadas irregularmente, si derecho a la apelación de la acción tomada. 5. El responsable de registrar la matrícula, debe consignar en el SUM_OCRACC, la siguiente información: a) Código del alumno b) Nivel académico del alumno (año que cursa) c) Plan de estudios al que pertenece el alumno d) Asignaturas (incluyendo su turno y sección) e) Nombres y código del profesor consejero 6. Si el personal de la Oficina de Servicios Académicos de la facultad encuentra alguna ficha de solicitud llenada incorrectamente, deberá rechazar la matrícula, informando de inmediato al alumno y/o devolviendo la carpeta para su rectificación. 7. Tener en cuenta que el alumno debe pagar el integro de la cuota correspondiente al concepto de matrícula, cuyo vencimiento abarca el periodo de matrícula regular. 8. Durante el proceso de ingreso de registros al Sistema Unificado de Matrícula (SUM_OCRACC), este informara de cualquier situación irregular de los datos del alumno. Si el alumno no demuestra haber salvado estas observaciones se debe rechazar la matrícula e informar a su Decano las razones por las que no procede su registro. Si un alumno no ha aprobado el mínimo de créditos requeridos en los 02 últimos años académicos, se le suspenderá por un año académico (Art. 44º Estatuto 2001). Si un alumno ha desaprobado 03 veces la misma asignatura o no ha cumplido con aprobar por tercera vez el mínimo de créditos requeridos, se le cancelara la matrícula (Art. 44º Estatuto 2001, Art. 109º del Régimen Académico y Art. 50º del reglamento General de Matrícula) 9. En caso se haya salvado cualquier observación a la matrícula, debe registrarse el documento que levanta la observación en el Sistema y remitir el documento sustentatorio a la OCRACC. 10. La OSA de la Facultad debe emitir la Boleta de Matrícula correspondiente. 11. La Boleta de Matrícula se emite solo la primera vez que se matrícula el alumno. Cualquier modificación o rectificación de la misma se emitirá en papel simple. El original de la Boleta se entrega al alumno, una de las copias debe reservarse para la OCRACC y otra para la facultad. 12. La Boleta de Matrícula 2013, es el único documento que acredita al alumno su condición de Matriculado. Con el reclamara su Carné Universitario 2013. 13. Cualquier situación irregular que se detecte durante el registro de la matrícula, deberá ser informado al Decano de su facultad a fin de que se tomen las acción es que sean pertinentes. 14. Una vez culminado el proceso de Matrícula. La facultad debe remitir a la OCRACC (primera semana de abril), la información referente a: a. Programación de asignaturas a dictarse en el presente año académico (definitivo) b. Alumnos matrículados y numero de Boleta de Matrícula emitidos. Página 3 de 5
c. Asignaturas matrículadas. d. Documentos físicos sustentatorios de la matrícula (Boletas de matrícula y documentos que autoricen la matrícula del estudiante) ordenados alfabéticamente por especialidad. e. Además, esta información debe ser remitida en CD. 15. Sobre la información enviada por la facultad, la OCRACC podrá realizar observaciones y anulará de oficio las matrículas registradas indebidamente, informando al Decano de facultad y al Vice-rector Académico de las acciones tomadas. 16. Es responsabilidad de los Decanos y encargados del proceso de matrícula cumplir y hacer cumplir las normas y reglamentos que rigen este proceso. C. DE LA MATRÍCULA EXTEMPORANEA 1. Se llevará a cabo del 01 al 14 de marzo Facultad de Odontología y del 01 al 13 de abril las otras (17) facultades. 2. El alumno debe cancelar la tasa respectiva, establecida por la Dirección General de Administración y 3. Procede a su matrícula de la misma manera que en el punto B. D. DE LA RECTIFICACION DE MATRÍCULA 1. Para los alumnos de régimen anual y del 1er semestre del régimen semestral se lleva a cabo del 22 al 27 de abril y para los alumnos del 2do semestre se llevara a cabo del 09 al 14 de setiembre. 2. El alumno debe cancelar la tasa respectiva, establecida por la Dirección General y de Administración. 3. Presentara una solicitud simple al Decano de facultad señalando y sustentando las razones del retiro o cambio de una o más asignaturas y/o turno y/o sección. 4. La rectificación de la matrícula, solo procederá si hay vacante disponible. 5. El encargado de matrícula emitirá la boleta de rectificación de matrícula por triplicado y en papel simple. 6. Culminado el proceso de rectificación de Matrícula, la facultad remitirá a la OCRACC la información de lo ejecutado, consignando: a. Los cambios en las asignaturas matriculadas. b. Copia de la Ficha de Rectificación de Matrícula. c. La información de este proceso debe ser remitida en CD a la OCRACC. 7. La OCRACC informará de las rectificaciones de matrícula indebidas o de alteraciones no sustentadas en los registros de matrícula a la facultad y al Vicerrectorado Académico. 8. Culminado el proceso de matrícula la OSA (Oficina de Servicios Académicos) procederá a emitir el reporte definitivo de matrícula y los reportes de aula definitivos. E. DE LA RESERVA DE MATRÍCULA 1. El alumno puede solicitar reserva de matrícula por 02 semestres o un año académico, como máximo, no siendo requisito matricularse previamente. 2. La Reserva de matrícula se solicita previo pago de la tasa correspondiente y es autorizada por la respectiva facultad, la aprobación debe comunicarse al Vicerrectorado y a la Oficina Central de de Registros Académicos y Centro de Computo, para su ejecución. 3. Para los alumnos del régimen anual facultad de Odontología (del 01 al 30 de marzo) las otras del régimen anual y los del 1er semestre pueden realizar este trámite del 01 al 27 de abril, y para los alumnos matriculados en el 2do semestre del 19 de agosto al 14 de setiembre. F. DEL RETIRO DEL AÑO ACADEMICO 1. El retiro de matrícula cancela el conjunto de asignaturas matriculadas, es autorizado con Resolución Decanal previa evaluación y es solicitada antes de haber transcurrido el 51% del periodo académico. No procede el retiro de la matrícula si el estudiante no tiene un rendimiento académico satisfactorio. 2. La facultad mediante resolución acepta el retiro del ciclo académico o de la(s) asignatura(s) correspondientes, la cual debe ser procesada por la OSA de la facultad y luego debe ser remitida a la OCRACC para su ejecución. 3. Para los estudiantes del régimen anual pueden realizar este trámite del 12 al 17 de agosto, los del 1er semestre del 27 de mayo al 01 de junio, y para los del 2do semestre del 14 al 19 de octubre. Página 4 de 5
4. Ejecutada la resolución de facultad de retiro por la OSA, estas deben ser remitidas a la OCRACC para el trámite respectivo. De ser el caso se debe adjuntar las fichas de Rectificación de Matrícula. G. DE LA CANCELACION DE MATRÍCULA 1. La cancelación de la matrícula es la acción mediante la cual el estudiante pierde el derecho a continuar estudios en la universidad, se formaliza con Resolución Rectoral y se genera por las siguientes causales Art. 50º Reglamento general de Matrícula, Art. 109º Reglamento general y Art. 44º del Estatuto. a. Desaprobar tres veces la misma asignatura b. No cumplir con aprobar el mínimo del 10% del total de créditos de su plan, en sus últimos tres años de estudios H. DE LA SUSPENSION DE LA MATRÍCULA 1. Los alumnos que durante sus últimos dos años de académicos no cumplan con aprobar el mínimo del 10% del total de créditos de su plan, son suspendidos por un año académico, no debiendo la facultad procesar su matrícula (Artículo 44º, inciso j Estatuto UNFV), se formaliza con Resolución de Facultad. I. DE LA PERDIDA DE GRATUIDAD DE LA ENSEÑANZA 1. La gratuidad se pierde cuando el alumno es desaprobado en una asignatura, debiendo abonar un derecho por cada crédito de la asignatura desaprobada de acuerdo a la tasa establecida, y que será simple para la segunda matrícula y doble para la tercera Art. 56º Reglamento General de Matrícula. 2. También, pierde la gratuidad el alumno que obtiene el calificativo de (00) por haber hecho abandono de la asignatura Art. 24º Reglamento general de Evaluación. 3. Los alumnos ingresantes por la modalidad de Segunda Profesión, traslados y convenios abonarán la pensión correspondiente. J. DEL USO DEL SOTFWARE 1. SISTEMAUNIFICADO DE MATRÍCULA 8SUM-OCRACC) a. La matrícula debe ser registrada en el SUM-OCRACC instalado en todas las Oficinas de Servicios Académicos de las Facultades de la Universidad. b. El uso indebido de este software generara las acciones administrativas correspondientes. c. Cualquier consulta o problema surgido en el uso del Sistema Unificado de Matrícula SUM-OCRACC, debe ser realizada a la OCRACC. K. DE LA INFORMACIÓN REMITIDA EN ARCHIVOS MAGNÉTICOS 1. La facultad es responsable por la concordancia entra la documentación enviada y la contenida en los archivos magnéticos (CD). 2. Cualquier modificación de la información debe ser comunicada a la OCRACC con la aprobación del Vicerrectorado Académico. De ser el caso acompañado las resoluciones Rectorales o de facultad correspondientes. 3. La información en los archivos magnéticos debe ser enviada en los formatos establecidos en el Sistema Unificado de Matrícula SUM-OCRACC (dos copias para mayor seguridad) Página 5 de 5