Oficina Central de Registros Académicos y Centro de Cómputo

Transcripción

1 INSTRUCTIVO PARA EL PROCESO DE MATRICULA 2012 (ALUMNOS REGULARES) Alcance: Decanos, Directores de Escuela Profesionales, Jefes de Oficina de Servicios Académicos (OSA), Profesores Consejeros y Coordinadores del Proceso de Matrícula Base legal: Ley Universitaria Nº23733, Estatuto UNFV, Calendario Académico 2012, Compendio Académico, Registro de Tarifas de la Universidad y Reglamento de Actas y Notas. Objetivo: se genere. Unificar criterios sobre el Proceso de Matrícula 2012 y del manejo de información que de ella Consideración General: La Oficina Central de Registros Académicos (OCRACC) considera a un alumno apto para la Matrícula del Año Académico 2012, sólo si: 1. En el Año Académico 2011, se matriculó del primer hasta el penúltimo año de su Carrera Profesional y haya cumplido con aprobar el 10% de créditos requeridos de su plan de estudios. 2. Cuenta con Resolución de Reactualización de Matrícula para el Año Académico Cuenta con Resolución de Reserva de Matrícula para el Año Académico Otras Consideraciones: 1. La OCRACC remitirá conjuntamente con las carpetas de alumnos aptos para la matrícula 2012, las carpetas de los alumnos con Matrícula Condicional para el año 2012, por no haber aprobado el mínimo del 10% de créditos de su plan curricular, en el Año Académico Cuenta con Resolución de Facultad de Suspensión de Matrícula para años anteriores, que no se hayan matriculado en su año de suspensión. 3. Es preciso señalar que la entrega de la carpeta, NO AUTORIZA LA MATRÍCULA DEL ALUMNO, debiendo la Facultad solicitar los documentos necesarios a los alumnos que se encuentren con problemas académicos, al haber incumplido lo establecido en las normas y/o reglamentos académicos vigentes. A.- DE LOS MATERIALES DE MATRÍCULA. 1. Los materiales necesarios para el Proceso de Matrícula 2012, son: a) La Carpeta de Matrícula, el Récord Académico para la Matrícula 2012 b) Reporte de Obligaciones de Pago (emitido por la Oficina Central de Económico Financiera- OCEF) c) Ficha de Solicitud de Matrícula Estos materiales serán entregados a los representantes de las Oficinas de Servicios Académicos de las Facultades, por la Oficina Central de Registros Académicos (OCRACC) del 20 al 24 de Febrero del Siendo las Facultades las responsables de su entrega a los alumnos. 2. La elaboración y entrega de los Materiales de Matrícula de la OCRACC a las Facultades, dependerá de que la OCRACC cuente con: (a) (b) El total de los materiales solicitados a la Oficina Central de Logística y Servicios Auxiliares. Tener al 100% registradas y archivadas las Actas Definitivas correspondientes al Año Académico De no contar con algunos de los requisitos antes señalados, las fechas establecidas para la entrega de las carpetas de matrícula podrán ser modificadas por la OCRACC. Excepcionalmente, se podrán entregar los materiales de matrícula por Escuela Profesional, siempre que hayan cumplido con lo arriba señalado. Página 1 de 6

2 B.- Oficina Central de Registros Académicos DE LA MATRÍCULA REGULAR 1. Se llevará a cabo del 12 al 24 de marzo, según cronograma elaborado por la Facultad, de acuerdo al Calendario Académico 2012 de la UNFV. Cualquier modificación de las fechas debe ser autorizado por el Vice-Rectorado Académico. 2. El alumno para matricularse debe contar con su Carpeta de Matrícula, conteniendo los siguientes documentos: a) Ficha de Solicitud de Matrícula debidamente llenada, la cual contendrá el nombre, código y firma del profesor consejero (no debe tener borrones ni enmendaduras). Debiendo quedarse el alumno con una copia de la ficha de solicitud, la misma que debe ser sellada y firmada por el responsable de la matrícula, con constancia de la información que recibe. b) Récord Académico para la Matrícula 2012, emitido por la Oficina Central de Registros Académicos (OCRACC), en papel bond tamaño A4. c) Recibos cancelados en las agencias del Banco de Comercio de acuerdo a las tasas establecidas para la matrícula en el Formato de Obligaciones de Pago, emitido por la OCEF (OBLIGATORIO). De ningún modo se aceptarán los recibos que no hayan sido cancelados en el Banco de Comercio. d) Carné Universitario vigente (si es alumno regular) o Documento Nacional de Identidad. 3. Adicionalmente, de acuerdo a su condición académica y/o económica debe contar con los documentos siguientes: a) Boleta de notas, sellada y firmada por el responsable en la Facultad (si el alumno se ha matriculado en el último Ciclo Vacacional). b) Resolución de Facultad de Reactualización de Matrícula (alumnos que han discontinuado sus hasta por 10 años) Artículos 30º y 33º Reglamento General de Matrícula. c) Resolución Rectoral de Regularización Académica (alumnos ingresantes por cobertura que recientemente hayan regularizado su situación). d) Resolución de la Dirección General de Administración de exoneración de pago de tasas académicas, para los alumnos que: Ocupen los primeros puestos en su Facultad o Precaria situación económica comprobada Según Resolución Rectoral Nº UNFV sólo se exonerará el pago de la tasa por concepto de matrícula hasta por el valor de S/ a los alumnos que ocupen los primeros puestos. e) Resolución de Facultad de ampliación de créditos (alumnos con promedio ponderado no menor a trece (13) y condición de invicto en el último año o ciclo académico, los alumnos del último año podrán llevar hasta 02 asignaturas) Artículo 64º Reglamento General de Matrícula. Los alumnos que cumplan con los requisitos señalados en el párrafo anterior, podrán presentar sus solicitudes para ampliaciones de créditos del 12 al 24 de marzo. f) Resolución de Facultad, amonestando al alumno que no ha aprobado el mínimo de créditos requeridos, en el último año académico Artículo 65º Reglamento General de Matrícula (Matrícula Condicional para el Año Académico 2012). g) Resolución de Facultad, suspendiendo al alumno durante el Año Académico 2011, por no haber aprobado el mínimo de créditos requeridos, en sus dos últimos años académicos (inciso j del artículo 44º del Estatuto de la UNFV) y que haya hecho efectiva su suspensión. h) Resolución de Reserva de Matrícula para el año académico i) Resolución Rectoral de reincorporación (alumnos separados de la UNFV). 4. Para registrar su matrícula, el alumno debe tener en cuenta lo siguiente: a) Escribir claramente sus datos personales (código y nombre del estudiante, facultad, escuela, especialidad, plan y nivel de estudios), así como el código, nombre, turno y sección de la asignatura a matricularse. b) Tener en cuenta los pre-requisitos de cada asignatura y el creditaje permitido según el nivel de estudios del plan en el que se matricula. Página 2 de 6

3 c) El alumno desaprobado hasta en tres asignaturas se matricula en primer lugar en las que desaprobó, luego en las asignaturas abandonadas (00) y finalmente en las asignaturas de su plan curricular que le corresponda de acuerdo a su nivel de estudios, hasta completar el número máximo permitido de créditos. No existen asignaturas de cargo Artículo 18º Reglamento General de Matrícula. d) El alumno que desaprobó cuatro o más asignaturas en el Ciclo Académico anterior se matrícula en el próximo ciclo académico sólo en las que desaprobó, incluyendo aquellas en las que no se presentó. El alumno que desapruebe menos de cuatro (04) asignaturas en cada semestre y estos acumulen en el año cuatro o más asignaturas desaprobadas; podrán matricularse en el primer semestre en las asignaturas desaprobadas que corresponda y en aquellas cuyos pre-requisitos han sido aprobados. Lo mismo se aplicará en el segundo semestre Artículo 17º Reglamento General de Matrícula. e) Si el alumno tiene asignaturas en las que no presentó, se matricula primero en ellas. f) En relación a los alumnos que han discontinuado sus estudios y han realizado el proceso de Reactualización de Matrícula, debemos mencionar que el artículo 28º del Reglamento General de Matrícula del Pre-Grado, establece que: el alumno se adecua al plan curricular vigente, previa equivalencia de asignaturas, asimismo, en el artículo 32º del reglamento, señala que: Todo alumno reingresante debe cumplir CON EL PLAN CURRICULAR VIGENTE AL TIEMPO DE SU INGRESO. Debe entenderse que ADECUACIÓN no significa CAMBIO DEL PLAN CURRICULAR. g) Se debe tener en cuenta lo señalado en la primera Disposiciones Complementarias y Finales del Reglamento del Régimen Académico de Pre Grado, en donde se establece que: Cuando se realice cambio del Plan de Estudios en una Facultad, este deberá aplicarse a partir de los ingresantes del año académico próximo, y los alumnos de los ciclos superiores seguirán con su plan de estudios respectivos hasta su finalización. h) El alumno es el único responsable de la información contenida en la ficha de solicitud de matrícula, la misma que debe estar sujeta a las normas académicas vigentes. i) De no cumplir con lo señalado, el alumno podrá ser sancionado con la anulación de las asignaturas matrículas irregularmente, sin derecho a apelación de la acción tomada. 5. El responsable de registrar la Matrícula, debe consignar en el SUM-OCRACC, la siguiente información: a) Código del Alumno b) Nivel Académico del alumno (Año que cursa) c) Plan de estudios al que pertenecen el alumno d) Asignaturas (incluyendo su turno y sección). e) Nombres y código del Profesor Consejero 6. Si el personal de la Oficina de Servicios Académicos de la Facultad encuentra alguna ficha de solicitud llenada incorrectamente, deberá rechazar la matrícula, informando de inmediato al alumno y/o devolviendo la carpeta para su rectificación. 7. Tener en cuenta que el alumno debe pagar el íntegro de la cuota correspondiente al concepto de matrícula, cuyo vencimiento abarca el periodo de matrícula regular. 8. Durante el proceso de ingreso de registros al Sistema Unificado de Matrícula (SUM-OCRACC), este le informará de cualquier situación irregular de los datos del alumno. Si el alumno no demuestra haber salvado estas observaciones se debe rechazar la matrícula e informar a su Decano las razones por las que no procede su registro. Si un alumno no ha aprobado el mínimo de créditos requeridos, en los 02 últimos años académicos, se le suspenderá por un año académico (artículo 44º Estatuto 2001). Si un alumno ha desaprobado tres veces la misma asignatura o no ha cumplido con aprobar por tercera vez el mínimo de créditos requeridos, se le cancelará la matrícula (artículo 44 Estatuto 2001, artículo 109º del Régimen Académico y artículo 50º del Reglamento General de Matrícula). 9. En caso se haya salvado cualquier observación a la matrícula, debe registrarse el documento que levanta la observación en el sistema y remitir el documento sustentatorio a la OCRACC. 10. La OSA de la Facultad debe emitir la Boleta de Matrícula correspondiente,. Página 3 de 6

4 11. La Boleta de Matrícula se emite sólo la primera vez que se matrícula el alumno. Cualquier modificación o rectificación de la misma se emitirá en papel simple. El original de la Boleta se entrega al alumno, una de las copias debe reservarse para la OCRACC y otra para la Facultad. 12. La Boleta de Matrícula 2012, es el único documento que acredita al alumno su condición de Matriculado. Con él reclamará su Carné Universitario Cualquier situación irregular que se detecte, durante el registro de la matrícula, deberá ser informado al Decano de su Facultad a fin de que se tomen las acciones que sean pertinentes. 14. Una vez culminado el proceso de Matrícula. La Facultad debe remitir a la OCRACC (primera semana de abril), la información referente a: a) Programación de asignaturas a dictarse en el presente año académico (Definitivo). b) Alumnos matriculados y Número de Boleta de Matrícula emitidos c) Asignaturas Matriculadas. d) Documentos físicos sustentatorios de la Matrícula (Boletas de Matrícula, y documentos que autoricen la matrícula del estudiante) ordenados alfabéticamente por especialidad. e) Además, esta información debe ser remitida en CD. 15. Sobre la información enviada por la Facultad, la OCRACC podrá realizar observaciones y anulará de oficio las Matrículas registradas indebidamente, informando al Decano de Facultad y al Vice- Rector Académico de las acciones tomadas. 16. Es responsabilidad de los Decanos y encargados del proceso de matrícula cumplir y hacer cumplir las normas y reglamentos que rigen este proceso. C.- D.- E.- DE LA MATRÍCULA EXTEMPORÁNEA 1. Se lleva a cabo del 26 de marzo al 07 de abril. 2. El alumno debe cancelar la tasa respectiva, establecida por la Dirección General de Administración y 3. Procede a su matrícula de la misma manera que en el punto B. DE LA RECTIFICACION DE MATRÍCULA 1. Para los alumnos de régimen anual y del 1er semestre del régimen semestral se lleva a cabo del 23 al 27 de abril y para los alumnos del 2do. semestre se llevará a cabo del 27 al 31 de agosto. 2. El alumno debe cancelar la tasa respectiva, establecida por la Dirección General de Administración. 3. Presentará una solicitud simple al Decano de Facultad señalando y sustentando las razones del retiro o cambio de una o más asignatura y/o turno y/o sección. 4. La rectificación de la matrícula sólo procederá si hay vacante disponible. 5. El encargado de matrícula emitirá la Boleta de rectificación de matrícula por triplicado y en papel simple. 6. Culminado el proceso de Rectificación de Matrícula, la Facultad remitirá a la OCRACC la información de lo ejecutado, consignando: a) Los cambios en las asignaturas matriculadas. b) Copia de la Ficha de Rectificación de Matrícula c) La información de este proceso debe ser remitida en CD a la OCRACC 7. La OCRACC informará de las rectificaciones de matrícula indebidas o de alteraciones no sustentadas en los registros de matrícula a la Facultad y al Vice Rectorado Académico. 8. Culminado el proceso de matrícula la OSA (Oficina de Servicios Académicos) procederá a emitir el reporte definitivo de matrícula y los reportes de aula definitivos. DE LA RESERVA DE MATRÍCULA 1. El alumno puede solicitar reserva de matrícula por dos semestres o un año académico, como máximo, no siendo requisito matricularse previamente. Página 4 de 6

5 2. La reserva de matrícula se solicita previo pago de la tasa correspondiente y es autorizada por la respectiva Facultad. La aprobación debe comunicarse al Vice Rectorado y a la Oficina Central de Registros Académicos y Centro de cómputo para su ejecución. 3. Para los alumnos del régimen anual y los del 1er. Semestre pueden realizar este trámite del 02 al 27 de abril, y para los alumnos matriculados en el 2do. Semestre del 01 al 27 de agosto. F.- G.- H.- I.- J.- DEL RETIRO DEL AÑO ACADEMICO 1. El retiro de matrícula, cancela el conjunto de asignaturas matriculadas, es autorizado por Resolución Decanal, previa evaluación y es solicitada antes de haber trascurrido el 51% del periodo académico. No procede el retiro de la matrícula si el estudiante no tiene un rendimiento académico satisfactorio. 2. La Facultad mediante resolución acepta el retiro del ciclo académico o de la(s) asignatura(s) correspondientes, la cual debe ser procesada por la OSA de la Facultad y luego debe ser remitida a la OCRACC para su ejecución. 3. Para los alumnos del régimen anual pueden realizar este trámite del 06 al 10 de agosto, los del 1er semestre 28 de mayo al 01 de junio; y para los alumnos matriculados en el 2do. Semestre del 01 al 05 de octubre. 4. Procesada la Resolución de Facultad de retiro por la OSA, estas deben ser remitidas a la OCRACC para el Trámite respectivo. De ser el caso se debe adjuntar las Fichas de Rectificación de Matrícula. DE LA CANCELACION DE MATRÍCULA 1. La cancelación de la matrícula es la acción mediante la cual el estudiante pierde el derecho a continuar estudios en la Universidad, se formaliza con Resolución Rectoral y se genera por la siguiente causales Artículo 50º Reglamento General de Matrícula, Artículo 109º Reglamento General y Artículo 44º del Estatuto: a. Desaprobar tres veces la misma asignatura. b. No cumplir con aprobar el mínimo de créditos requeridos en sus últimos tres años de estudio. DE LA SUSPENSIÓN DE LA MATRÍCULA 1. Los alumnos que durante sus últimos dos años académicos, no cumplan con aprobar en número de créditos requeridos son suspendidos por un año académico, no debiendo la Facultad procesar su matrícula (Artículo 44º del Estatuto), se formaliza con Resolución de Facultad. DE LA PÉRDIDA DE GRATUIDAD DE LA ENSEÑANZA 1. La gratuidad se pierde cuando un alumno es desaprobado en una asignatura, debiendo abonar un derecho por cada crédito del curso desaprobado de acuerdo a la tasa establecida, y que será simple para la segunda matrícula y doble para la tercera Artículo 56º Reglamento General de Matrícula. 2. También, pierde la gratuidad el alumno que obtiene el calificativo de cero (00) por haber hecho abandono de la asignatura Artículo 24º Reglamento General de Evaluación. 3. Los alumnos ingresantes por la modalidad de segunda profesión, traslados y convenios abonarán la pensión correspondiente. DEL USO DEL SOFTWARE a) SISTEMA UNIFICADO DE MATRÍCULA (SUM-OCRACC) (1) La matrícula debe ser registrada en el SUM-OCRACC instalado en todas las Oficinas de Servicios Académicos de las Facultades de la Universidad. (2) El uso indebido de este software generará las acciones administrativas correspondientes (3) Cualquier consulta o problema surgido en el uso del Sistema Unificado de Matrícula SUM OCRACC debe ser realizada a la OCRACC. Página 5 de 6

6 K.- Oficina Central de Registros Académicos DE LA INFORMACION REMITIDA EN ARCHIVOS MAGNÉTICOS 1. La Facultad es responsable por la concordancia entre la documentación enviada y la contenida en los archivos magnéticos (CD). 2. Cualquier modificación de la información debe ser comunicada a la OCRACC con la aprobación del Vice-Rectorado Académico. De ser el caso, acompañando las Resoluciones Rectorales o de Facultad correspondientes. 3. La información en los archivos magnéticos debe ser enviada en los formatos establecidos en el Sistema Unificado de Matrícula SUM OCRACC (dos copias para mayor seguridad). Página 6 de 6