1 HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO Falta de registros auxiliares de las transferencias de capital del Ministerio de Finanzas Públicas (Hallazgo de Control Interno No.1) Se estableció que la Tesorería Municipal no cuenta con registros auxiliares (cuenta corriente), de las operaciones para el control de las transferencias de capital del Ministerio de Finanzas Públicas y su aplicación se hizo en forma global en las cajas fiscales. El Acuerdo Interno No. 09-03, Marco Conceptual de las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, aprobadas por del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, en el Numeral 13. Literal d. preceptúa: Registros Contables. La existencia de registros contables para controlar e informar de la ejecución y resultado de las operaciones, debe responder a las necesidades de control e información dentro del contexto institucional y los distintos niveles de consolidación sectorial y nacional, bajo los criterios técnicos del Sistema Integrado de Administración Financiera. Falta de supervisión de parte del Concejo Municipal en las actividades administrativas de la Municipalidad. Falta de información e integración confiable sobre la utilización de los fondos para inversión. Que las Autoridades Superiores ordenen a la Tesorería Municipal, la implementación de cuentas corrientes en cada una de las fuentes de financiamiento. La Administración Municipal no emitió comentario alguno, por tanto se confirma el hallazgo. Contraloría General de Cuentas, Artículo 39 numeral 20, para, Alcalde Municipal y Tesorero Municipal, por la cantidad de Q10,000.00 para cada uno.
2 El archivo de expedientes de obras desordenado e incompleto (Hallazgo de Control Interno No.2) Los expedientes de obras ejecutas se encontraron en desorden e incompletos debido a que en los mismos no figuran las fotocopias de facturas canceladas por cada estimación de trabajo; los documentos no llevan un orden congruente, así mismo se estableció que la oficina de planificación de obras no tiene ningún control de los expedientes que traslada a la tesorería municipal. El Acuerdo Interno No. 09-03, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, aprobadas por del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, numeral 1.11 ARCHIVOS. Preceptúa: Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, emitir, con base en las regulaciones legales respectivas, las políticas administrativas para que en todas las unidades administrativas de la organización, crean y mantengan archivos ordenados en forma lógica, definiendo su contenido, de manera que sea fácil localizar la información. La documentación de respaldo de las operaciones financieras y administrativas que realice la entidad, deberá estar archivada en las unidades establecidas por los órganos rectores, siguiendo un orden lógico de fácil acceso y consulta, de tal manera que facilite la rendición de cuentas. Negligencia de partes de las Autoridades Municipales. Riesgo de pérdida o extravío de documentos, lo que dificultad la comprobación del gasto. Que el Alcade Municipal gire instrucciones a quien corresponda a efecto de que se proceda a organizar adecuadamente los expedientes de las diferentes obras, archivándolos en forma ordenada, agregándoles fotocopias de las facturas canceladas por las estimaciones presentadas por los contratistas. Contraloría General de Cuentas, Artículo 39 numeral 22, para Alcalde Municipal, Tesorero Municipal y Encargado de Planificación de Obras, por valor de Q8,000.00 para cada uno.
3 La Municipalidad no cuenta con plan operativo anual (Hallazgo de Control Interno No.3) Se estableció que la Municipalidad no cuenta con los planes operativos anuales de los ejercicios fiscales 2004, 2005 y 2006. El Acuerdo Interno No. 09-03, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, aprobadas por el Jefe de la Contraloría General de Cuentas en el numeral 4.2 preceptúa: La máxima autoridad de cada ente público, debe promover la elaboración técnica y objetiva de los planes operativos anuales. El Plan Operativo Anual, constituye la base técnica para una adecuada formulación presupuestaria por lo tanto, las unidades especializadas de cada entidad deben elaborar anualmente en forma técnica y objetiva, sus respectivos planes operativos, reflejando los alcances y las metas según su finalidad, a fin de que en su anteproyecto de presupuesto sean contemplados los recursos financieros que harán posible alcanzar las metas propuestas, por lo que deberá existir interrelación entre ambos. Copia de dicho Plan debe se enviado a la Contraloría General de Cuentas, una semana después de haber sido aprobado su presupuesto, para efectos de la evaluación de la calidad el gasto y su impacto en la gestión pública". Incumplimiento a las disposiciones legales de control interno gubernamental. Gestiones administrativas sin orientación técnica para el logro de la objetividad e incumplimiento de metas. Que se elaboren los respectivos Planes Operativos Anuales como una herramienta para una administración eficiente y eficaz de los recursos para el cumplimiento de metas y objetivos. la Contraloría General de Cuentas, Artículo 39 numeral 18, para Alcalde, Tesorero y Coordinador de Oficina Municipal de Planificacion, por la cantidad de Q10,000.00 para cada uno.
4 No se cuenta con registro de obras por administración. (Hallazgo de Control Interno No.4) Se estableció que la Tesorería Municipal y la Unidad de Planificación de Obras no cuentan con los registros de las operaciones derivadas de las obras ejecutadas por administración. El Acuerdo Interno No. 09-03, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, aprobadas por del Jefe de la Contraloría General de Cuentas en el numeral 1.3 preceptúa: Rectoría del Control Interno....En el contexto institucional, la máxima autoridad es la responsables del control interno, quien delegará en funcionarios o unidades administrativas para el diseño, implementación seguimiento y actualización del ambiente y estructura de control interno, observando y aplicando las normas emitidas por el órgano rector"... Es debido a que el Alcalde Municipal y el Concejo Municipal no velan porque el Tesorero Municipal cumpla con sus atribuciones inherentes a su cargo. Falta de información contable veraz, oportuna y confiable. El Concejo Municipal debe evaluar el rendimiento del personal que tiene a su cargo el manejo de los fondos y girar instrucciones precisas, a efecto que en un plazo de 30 días hábiles contados a partir de la notificación del informe oficial, deben elaborar las ejecuciones presupuestarias de los ejercicios fiscales 2004, 2005 y 2006, de las actuaciones deberán informar a la Dirección de Auditoría de Municipalidades. Contraloría General de Cuentas, Artículo 39 numeral 20 para el Concejo Municipal y Tesorero Municipal, por la cantidad de Q15,000.00 para cada uno.
5 HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO Falta de Auditor Interno (Hallazgo de Cumplimiento No.1) Se estableció que la Municipalidad no ha contratado al Auditor Interno como lo requiere el Código Municipal. El Decreto No. 12-2002 del Congreso de la República, Código Municipal, Artículo 88 establece: que las municipalidades deberán contratar un auditor interno colegiado activo, quién, además de velar por la correcta ejecución presupuestaria, deberá implantar un sistema eficiente y ágil de seguimiento y ejecución presupuestaria, siendo responsable de sus actuaciones ante el Concejo Municipal. Incumplimiento a la ley que regula la contratación de un Auditor Interno. Deficiencias en el control interno por no contar con un Auditor Interno. Que las Autoridades Municipales cumplan con las disposiciones legales nombrando a un auditor interno, con la finalidad de fortalecer el control interno contable y administrativo. Contraloría General de Cuentas, Artículo 39 numeral 18, para el Alcalde Municipal, por la cantidad de Q20,000.00.
6 Incumplimiento de fiscalización de parte del Concejo Municipal (Hallazgo de Cumplimiento No.2) Se determinó que el Concejo Municipal no fiscaliza las actividades que competen al área de Tesorería y a la Oficina de Planificación de Obras. El Decreto No. 12-2002 del Congreso de la República, Código Municipal, en su Artículo 54. Inciso f) preceptúa: Fiscalizar la acción administrativa del alcalde y exigir el cumplimiento de los acuerdos y resoluciones del Concejo Municipal. El Decreto No. 89-2002 del Congreso de la República, Ley de Probidad y Responsabilidades de Funcionarios y Empleados Públicos, en su Artículo 8 preceptúa: Responsabilidad administrativa. La responsabilidad es administrativa cuando la acción u omisión contraviene el ordenamiento jurídico administrativo y las normas que regulan la conducta del funcionario público, asimismo, cuando se incurriere en negligencia, imprudencia o impericia o bien incumpliendo leyes, reglamentos, contratos y demás disposiciones legales a la institución estatal ante la cual están obligados a prestar sus servicios..." Incumplimiento de la Comisión de Finanzas a la fiscalización de conformidad con lo que preceptúa el Código Municipal. Se provocan situaciones que dificultan el funcionamiento correcto de la Tesorería Municipal y de la Oficina de Planificación, en consecuencia no existe eficiencia y eficacia en las actividades que les corresponde. Que el Concejo Municipal ejerza la función de fiscalización que le corresponde de conformidad con el Código Municipal, en las áreas de Tesorería y de Planificación de Obras, con la finalidad de mejorar el control interno en esas unidades. No se pronunciaron al respecto. Contraloría General de Cuentas, Artículo 39 numeral 18, para el consejo municipal, por la cantidad de Q15,000.00 para cada uno.
7 Falta de bitácoras (Hallazgo de Cumplimiento No.3) Se determinó que en el proceso de fiscalización a la infraestructura física, no se tuvo a la vista las bitácoras para los proyectos Mejoramiento Calle Regino Juárez Hacia Barrio La Esperanza, Contrato 04-2006, Construcción Instituto Básico, Caserío Los Cerritos, Aldea El Jícaro, Contrato 10-2005 y Planta de Tratamiento de Aguas Negras, Barrio Abajo, Contrato 06-2005. El Acuerdo Gubernativo Número 318-2003 Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas en su Artículo 38 inciso a) preceptúa Autorizar bitácoras para obras públicas previo a su ejecución y efectuar su fiscalización... El Acuerdo 09-2003, emitidas por el Contralor General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno, en el numeral 2.6 Documentos de Respaldo, establece: Toda operación que realice las entidades públicas, cualesquiera sea su naturaleza, debe contar con la documentación necesaria y suficiente que la respalde. La documentación de respaldo promueve la transparencia y debe demostrar que se ha cumplido con los requisitos legales, administrativos, de registro y control de la entidad; por tanto contendrá la información adecuada, por cualquier medio que se produzca, para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operación para facilitar su análisis. La inobservancia de lo dispuesto en normas de control interno y disposiciones legales que se rigen para la ejecución de obras públicas. No se tiene buen control interno en la ejecución de los proyectos. Que las autoridades municipales, luego de la suscripción de contratos, delegue a quien corresponda el efectuar el procedimiento de habilitación de bitácoras y autorización de éstas, previo al inicio de las obras. No se obtuvo comentario alguno. Se confirma el hallazgo en virtud que las autoridades municipales no emitieron comentario alguno Sanción Económica en base al Decreto No.31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 39 numeral 18, para el Alcalde por valor de Q10,000.00.
8 No se presentan estimaciones de trabajo (Hallazgo de Cumplimiento No.4) En el proceso de ejecución de los proyectos Planta de Tratamiento de Aguas Negras, Barrio Abajo, Contrato 06-2005, por un monto de Q677,480.88 y Construcción Instituto Básico, Caserío Los Cerritos, Aldea El Jícaro, Contrato 10-2005, por un monto de Q477,380.34, se estableció que la municipalidad no requirió estimaciones de trabajo para efectuar los pagos parciales. De conformidad al Decreto No. 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, el Artículo 59. Estimaciones para pago establece: La entidad contratante podrá hacer pagos parciales al contratista contra estimaciones periódicas de trabajo ejecutado y aceptado, las que podrán efectuarse mensualmente de acuerdo con las estipulaciones pactadas, así mismo el Acuerdo Gubernativo No. 1056-92 Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, el artículo 35. Estimaciones para pago, establece: La entidad, dependencia o unidad ejecutora contratante podrá hacer pagos parciales a cuenta del contrato, contra estimaciones periódicas de trabajo ejecutado por el contratista y aceptado por el supervisor o su equivalente; el supervisor, deberá revisar y aprobar la estimación conciliando cualquier diferencia con el contratista. El efectuar pagos a las empresas constructoras, sin contar con las estimaciones de trabajo aceptadas por el supervisor. Pago por renglones de trabajo no concluidos o realmente ejecutados, lo que causa el menos cabo de los intereses del Estado. Que el Alcalde Municipal gire instrucciones al Tesorero Municipal, para que no se efectúe ningún pago a contratistas sino se presentan estimaciones para pago aceptadas por el supervisor municipal. No se obtuvo comentario alguno. Se confirma el hallazgo, en virtud que las autoridades municipales no hicieron comentario alguno. Sanción económica de conformidad con el Decreto 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 83 y el Acuerdo Gubernativo Número 1026-92 Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 56, para el Alcalde y Tesorero Municipal por un valor Q16,360.19, para cada uno.