Página: 1 de 23 APROBACIONES Elaborado por: Olga Nieto / Cargo: Administradora de Pruebas Aprobado por: Alberto Quevedo Barragán / Revisado por: Olga Nieto / Cargo: Administradora de Cargo: Jefe de procesos funcionales Pruebas CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha de Elaboración Descripción de las Modificaciones Numeral del documento modificado 1 10-10-2011 Elaboración inicial del documento NA 1 SG.I. 05 Modificar mi Perfil Uso Público
Página: 2 de 23 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO 3 2. ALCANCE 3 3. DESCRIPCIÓN 3 4. MODIFICAR MI PERFIL 5 2 SG.I. 05 Modificar mi Perfil Uso Público
Página: 3 de 23 1. Objetivo Proporcionar una guía detallada a los usuarios autorizados del sistema HQ-, para realizar la actualización de la información del usuario que ingresó al aplicativo HQ-. 2. Alcance Inicia con la selección de la funcionalidad en el aplicativo HQ- para registrar el trámite de y termina con el mensaje que informa que el proceso ha sido exitoso. 3. Descripción A continuación se detallan cada uno de los pasos para realizar la actualización, de manera adecuada, de los datos del usuario que ingresó al aplicativo HQ_. Es importante tener en cuenta que: La presentación de los procedimientos está en el mismo orden en el cual el menú se visualiza dentro de la aplicación HQ-. Los campos de color salmón que aparecen dentro de cada una de las pantallas, son obligatorios, el no ingresó o de información en los mismos, genera un mensaje informativo y no permite continuar con el proceso. La descripción de este proceso inicia después que el usuario del sistema, que se encargará de la realización del trámite o solicitud, se encuentra autenticado, es decir ha registrado su usuario, contraseña y huella digital (Instructivo Ingreso Aplicativo HQ-). El símbolo antepuesto a un campo indica que el campo es de doble digitación. Si el campo no coincide, luego de digitar la información dos veces, cambia a color rosado 3 SG.I. 05 Modificar mi Perfil Uso Público
Página: 4 de 23 Si las dos digitaciones coinciden, el campo cambia a color verde En los campos de fecha, se presenta el ícono que permite buscar una fecha. Dé clic sobre este ícono y el sistema despliega una ventana con el mes actual. Con los botones y puede desplazarse un mes adelante y atrás. Con los botones y puede desplazarse un año adelante y atrás. Al dar clic sobre la fecha deseada, el sistema transfiere la información al campo desde el cual se hizo el llamado. 4 SG.I. 05 Modificar mi Perfil Uso Público
Página: 5 de 23 4. Modificar mi perfil Todo usuario que interactúe con el aplicativo HQ-, tiene la posibilidad de actualizar sus datos y cambiar la contraseña. Es importante tener en cuenta que la descripción de este proceso inicia después de que el actor que se encargará de la inscripción o registro, se encuentra enrolado en la aplicación HQ-. Realice los siguientes pasos: Paso 1 Para iniciar el proceso de inscripción o registro, el usuario del sistema deberá seleccionar la opción Mi Usuario del menú principal. 5 SG.I. 05 Modificar mi Perfil Uso Público
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Página: 7 de 23 De las opciones que se despliegan elija, como se muestra a continuación. 7 SG.I. 05 Modificar mi Perfil Uso Público
Página: 8 de 23 Dé clic en, el sistema despliega el siguiente formulario: Paso 2 El usuario puede actualizar la totalidad de la información del formulario en cuanto a: Modificar mi perfil Datos biométricos Direcciones de correo Cambiar pregunta 8 SG.I. 05 Modificar mi Perfil Uso Público
Página: 9 de 23 Cambiar contraseña Tipo documento: Campo no editable, que trae el tipo de documento del usuario que ingresó o al aplicativo HQ-. Nro. documento: Campo no editable que trae el número del documento del usuario que ingresó al aplicativo HQ-. Nombres: Campo editable que trae los nombres del usuario que ingresó o al aplicativo HQ-, se puede actualizar esta información. Apellidos: Campo editable que trae los apellidos del usuario que ingresó o al aplicativo HQ-, se puede actualizar esta información. Dirección: Campo editable que trae la dirección del usuario que ingresó o al aplicativo HQ-, se puede actualizar esta información. Teléfono: Campo editable que trae el teléfono del usuario que ingresó o al aplicativo HQ-, se puede actualizar esta información. Sexo: Campo editable que trae el sexo del usuario que ingresó o al aplicativo HQ-, se puede actualizar esta información de acuerdo con la lista desplegable asociada. Fecha de Nacimiento: En este campo cuando se selecciona la fecha, en el calendario que se despliega cuando se da clic al ícono de calendario, o en su defecto se digita la información con formato 9 SG.I. 05 Modificar mi Perfil Uso Público
Página: 10 de 23 (dd/mm/aaaa), correspondiente a la fecha de nacimiento del usuario que ingresó al aplicativo HQ-. Entidad a la que pertenece: Campo no editable que trae el nombre de la entidad a la que pertenece el usuario que ingresó o al aplicativo HQ-. Nombre usuario: Campo no editable que trae el nombre de usuario, que utiliza la persona para el ingresó al aplicativo HQ-. Datos biométricos Paso 3 Al dar clic en el sistema muestra el siguiente mensaje, en el cual le solicita al usuario que permita la activación del biométrico, captura de huella. En el caso de dar clic en el botón el siguiente mensaje: el sistema no activa los biométricos y presenta El sistema regresa a la pantalla de Modificar mi perfil. 10 SG.I. 05 Modificar mi Perfil Uso Público
Página: 11 de 23 Al dar clic al botón se inicia el proceso de captura de huella. En esta nueva pantalla, el usuario elige la opción. El sistema despliega al usuario una ventana, para que confirme la iniciación del proceso de captura de huellas. Cuando se presiona el botón Aceptar, el sistema muestra la ventana que aparece a continuación, en la cual el usuario elige la manera cómo va a realizarse el proceso de captura de huella. El usuario puede elegir conforme a la situación específica, una de las 11 SG.I. 05 Modificar mi Perfil Uso Público
Página: 12 de 23 siguientes opciones: 1) huellas completas, sin excepciones, 2) sólo de la mano derecha ó 3) sólo de la mano izquierda. Cuando se selecciona la opción deseada, se da clic al botón Aceptar. El sistema despliega una pantalla en la que el usuario selecciona los dedos a los cuales se les va a capturar la huella digital. Dé clic sobre el cuadro al lado de cada uno de los dedos del cual desea capturar la huella. Si se selecciona la opción huellas completas sin excepciones, aparecerá la imagen de las dos manos. Sólo se podrá registrar un (1) dedo por cada mano. Existe la posibilidad de capturar la huella digital de un dedo distinto al que presenta por defecto la aplicación (índice derecho, índice izquierdo), para lo anterior se hace necesario desmarcar el índice de la mano en la cual se quiere realizar el cambio y marcar o seleccionar el dedo del cual se desea capturar la huella. 12 SG.I. 05 Modificar mi Perfil Uso Público
Página: 13 de 23 Al oprimir Aceptar el sistema muestra un mensaje que le indica al usuario, cuál huella debe ingresar. El usuario debe ingresar cada huella tres (3) veces, utilizando el dispositivo biométrico. Una vez ingresadas las huellas de las dos manos, el sistema muestra al usuario la siguiente pantalla. 13 SG.I. 05 Modificar mi Perfil Uso Público
Página: 14 de 23 Al dar Aceptar en el botón anterior, se muestran las huellas capturadas de la siguiente manera: Al dar clic en el botón, queda terminado el proceso de captura de la huella y el proceso general de captura de la información biométrica, regresando nuevamente al formulario general de modificar mi perfil. Al dar clic en el botón se cancela el proceso de captura de la huella 14 SG.I. 05 Modificar mi Perfil Uso Público
Página: 15 de 23 Direcciones de correo Paso 4 Al dar clic en el botón, se despliega la siguiente ventana emergente: Se ingresa la dirección de correo del usuario que ingresó o al aplicativo HQ-. Se debe dar clic en para que la información se transfiera a la pantalla principal. Se pueden agregar varias direcciones de correo. Para finalizar este proceso se debe dar clic en la que se encuentra en la parte superior derecha de la ventana, luego se despliega la información en la pantalla principal. Al dar clic en el botón el sistema presenta una ventana emergente correspondiente a la información de correo seleccionada y se puede modificar dicha información. 15 SG.I. 05 Modificar mi Perfil Uso Público
Página: 16 de 23 Dé clic en el link para que la información se transfiera a la pantalla principal. Se pueden agregar varias direcciones de correo. Para finalizar este proceso dé clic en la que se encuentra en la parte superior derecha de la ventana, luego se despliega la información en la pantalla principal. Dé clic al botón correspondiente. el sistema elimina la dirección de correo del registro Cambiar pregunta Paso 5 Al dar clic en se despliega la siguiente ventana emergente: 16 SG.I. 05 Modificar mi Perfil Uso Público
Página: 17 de 23 Se ingresa la información de la pregunta y la respuesta, de acuerdo con las observaciones. Dé clic en el link para que la información sea transferida a la pantalla principal. Para finalizar este proceso se debe dar clic en la que se encuentra en la parte superior derecha de la ventana, luego se muestra la información en la pantalla principal. Al dar clic en el botón el sistema despliega una ventana emergente correspondiente a la información de correo seleccionada, se puede modificar dicha información. 17 SG.I. 05 Modificar mi Perfil Uso Público
Página: 18 de 23 Se debe dar clic en el link para que la información se transfiera a la pantalla principal. Para finalizar este proceso se debe dar clic en la que se encuentra en la parte superior derecha de la ventana, luego se muestra la información en la pantalla principal Al dar clic al botón el sistema elimina el registro correspondiente. Nota: Sólo se requiere de una pregunta y una respuesta, la cual debe tener dos o más palabras. Cambiar contraseña Paso 6 Al dar clic en el link se despliega la siguiente ventana: 18 SG.I. 05 Modificar mi Perfil Uso Público
Página: 19 de 23 Al diligenciar la información, los campos no permiten visualizar los datos Al dar clic en el botón a la pantalla principal. el sistema actualiza la información y regresa Al dar clic en el botón pantalla principal. el sistema descarta los cambios y regresa a la 19 SG.I. 05 Modificar mi Perfil Uso Público
Página: 20 de 23 Paso 7 Dé clic en el botón el sistema solicita la firma digital y despliega una ventana indicando que Se firmará digitalmente la información enviada, Haga clic sobre el botón Aceptar. Al seleccionar Aceptar, el sistema presenta una alerta de seguridad informando que el proceso queda con firma digital. Paso 8 20 SG.I. 05 Modificar mi Perfil Uso Público
Página: 21 de 23 Si el usuario da clic al botón de la pantalla Security Alert, el sistema presenta un mensaje indicando que se ha cancelado el proceso de selección de la firma digital. Dé clic en Aceptar y el sistema genera una advertencia indicando que no se permite enviar la información sin firmar digitalmente. El sistema retorna a la pantalla principal del registro de información, para continuar con el proceso se debe enviar nuevamente la actualización. Dé clic al botón, con lo cual se está permitiendo la activación de la firma digital, el sistema despliega una ventana para el registro de la clave privada del certificado digital. 21 SG.I. 05 Modificar mi Perfil Uso Público
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Página: 23 de 23 Paso 9 Digite la clave del certificado digital y dé clic al botón certificado es único e intransferible.. Recuerde que el Nota: Cuando se firma la solicitud, lo que se está haciendo es utilizar la firma digital de la persona que la está registrando, para tener la trazabilidad del trámite y asegurar que la transacción es realizada por un usuario autorizado en el sistema, el cual se hace responsable por la información enviada en dicha solicitud o transacción. De forma inmediata se despliega un mensaje en color verde, en el cual se informa que el proceso ha sido exitoso. 23 SG.I. 05 Modificar mi Perfil Uso Público