FLÓREZ Y CÍA. S.A.S Página 1 de 7 1. OBJETIVO Determinar la eficacia del Sistema de Gestión Integral a través de la verificación programada y periódica de los procesos con el fin de identificar oportunidades de mejora y establecer planes de acción. 2. ALCANCE El Sistema de Gestión Integral contempla las Normas ISO 9001:2008, OHSAS 18001:2007 y HACCP NTC 5830. La programación abarca todos los procesos, los cuales deben ser auditados dentro del ciclo de auditoria estipulado por la Empresa, cubriendo los procesos de apoyo y el proceso productivo tanto la modalidad centralizada como descentralizada, incluyendo centros de distribución. Este procedimiento incluye la programación y ejecución de las auditorias y el seguimiento a las acciones implementadas. 3. DEFINICIONES 3.1. AUDITORIA Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoria. 3.2. AUDITADO Organización que es auditada. 3.3. AUDITOR Persona que lleva a cabo una auditoria. REVISÓ: Kelly Estrada Castañeda Jefe de Calidad APROBÓ: Marcela Franco Alzate Gerencia Fecha: 2 de Noviembre del 2016 Fecha: 2 de Noviembre del 2016 Versión N 8
Página 2 de 7 3.4. AUDITOR LIDER Es un auditor designado para dirigir la auditoría. 3.5. AUDITOR EN FORMACIÓN Es un auditor con participación pasiva en la auditoria, considerando este proceso, como parte del desarrollo de su competencia como auditor. 3.6. ALCANCE DE LA AUDITORIA Extensión y límites de una auditoria. El alcance generalmente incluye una descripción de las ubicaciones, las unidades de la organización, las es y los procesos, así como el periodo de tiempo cubierto. 3.7. CICLO DE AUDITORIA Periodo en el cual se auditan todos los procesos y/o servicios de alimentación de la Empresa. Para Industrial de Alimentos se ha definido un ciclo de auditoria de 3 años. 3.8. CONFORMIDAD Cumplimiento de un requisito. 3.9. CRITERIOS DE AUDITORIA Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos usados como referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoria. 3.10. CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA Resultado de una auditoria, tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de la auditoria. 3.11. EVIDENCIA DE LA AUDITORIA Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que es pertinente para los criterios de auditoria y que es verificable.
Página 3 de 7 3.12. HALLAZGOS DE LA AUDITORIA Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de auditoria. Estos hallazgos pueden indicar conformidad, no conformidad, oportunidad de mejora o el registro de buenas prácticas. 3.13. NO CONFORMIDAD Incumplimiento de un requisito. 3.14. OBSERVACIÓN Una declaración hecha durante la auditoria sobre una posible no conformidad, pero que no ha sido confirmada. 3.15. PLAN DE AUDITORIA Descripción de las es y de los detalles acordados de una auditoria. 3.16. PROGRAMA DE AUDITORIA Detalles acordados para un conjunto de una o más auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas para un propósito específico. 3.17. RIESGO Efecto de la incertidumbre sobre los objetivos. 4. AUTORIDAD El responsable de establecer, mantener y actualizar este documento es el Jefe de Calidad. Son responsables de su cumplimiento todas las personas calificadas como auditores internos y auditados.
Página 4 de 7 5. DESARROLLO 1. Asignar equipo auditor Las auditorías internas pueden ser realizadas por personal externo calificado para tal fin, o por personal interno que certifique formación en auditorías internas. Jefe de Calidad Hojas de vida 2. Definir, difundir y distribuir programa de auditoría La auditoría debe ser realizada bajo los siguientes principios: - Integridad: imparcialidad y objetividad - Presentación imparcial: Información veraz - Cuidado profesional: Juicio razonado - Confidencialidad: protección de la información - Independencia: Ajeno del proceso a auditar - Enfoque basado en la evidencia: evidencia verificable y disponibles de comprobación Elaborar anualmente el Programa de auditoria aprobado por la gerencia, teniendo en cuenta el ciclo de auditoria el cual se desarrolla durante todo el año en curso. Una vez aprobado el programa de auditoria, se planea y difunde (vía e-mail agendando al responsable auditado), de tal manera que su ejecución no interfiera en el normal desarrollo de las es del proceso, por lo que se debe contactar al líder del proceso o Servicio de Alimentación. Jefe de Calidad Programación de auditorias internas AC-F- 017 Se deben tener en cuenta los siguientes criterios para priorizar el desarrollo de la auditoría en relación a los riesgos: - Desviación frente a la normatividad - Procedimientos documentados - ACPM de carácter correctivo durante el periodo - Complejidad del proceso o servicio - Riesgos de inocuidad generados por modalidad de servicio e infraestructura - Criticidad del cliente
Página 5 de 7 3. Elaborar planificación de la auditoría El auditor líder junto con su equipo auditor diligencia la Planificación y ejecución de auditoria interna AC-F-011, el cual es presentado junto con la lista de chequeo con un mes de anticipación al desarrollo de la auditoría. Este plan sirve de guía para el manejo del tiempo y el desarrollo de la misma. Auditor líder Planificación y ejecución de auditoria interna AC-F-011 En esta planificación se consideran los siguientes recursos para la ejecución de la auditoría: - Normatividad aplicable - Procedimientos documentados del SGI con los registros generados - ACPM - Informes de ICONTEC - Recursos económicos (transporte) 4. Diligenciar lista de verificación para auditorias NOTA: La selección de los auditores Integrales se realiza de acuerdo al cumplimiento del perfil. La competencia en conocimiento de la normatividad vigente se puede ir adquiriendo en el transcurso de su formación mediante capacitaciones programadas. El equipo auditor prepara la Planificación y ejecución de auditoria interna AC-F-011, formato que funciona también como lista de chequeo empleando el enfoque PHVA (Planear, Hacer, Verificar, Actuar), especificando cada una de las preguntas que se van a realizar dentro de la auditoría y las posibles evidencias a solicitar de acuerdo con la pregunta realizada. Las preguntas se preparan referidas a los criterios de auditoria: Los requisitos de la Norma ISO 9001, OHSAS 18001, Decreto 3075 de 1997, Resolución 2674 del 2013, Decreto 60 de 2002. Los documentos de la empresa que se relacionen con el proceso a auditar. Los indicadores de gestión de las áreas o procesos a auditar. La auditoría puede ser de suficiencia, es decir para verificar que los documentos dan cumplimiento a los requisitos de la normas ISO 9001, OHSAS 18001, HACCP (Decreto 3075 de 1997, Resolución 2674 del 2013 y Decreto 60 de 2002) o auditoría de cumplimiento, para verificar en campo, evidencias y registros en la ejecución de los procedimientos. También puede presentarse que se programe una auditoría que sea de suficiencia y de campo simultáneamente. Equipo Auditor Planificación y ejecución de auditoria interna AC-F-011
Página 6 de 7 NOTA: el equipo auditor debe enfocar los requerimientos (preguntas) con base en cumplimientos, incumplimientos y riesgos existentes o potenciales. 5. Realizar la auditoría REUNIÓN DE APERTURA Se reúnen el auditor líder, el grupo de auditores y los representantes de las áreas a auditar, con el fin de dar iniciada la auditoria y se presenta el plan específico de la auditoria interna AC-F-011. Auditor líder Planificación y ejecución de auditoria interna AC-F-011 EJECUCIÓN Desarrollar la auditoria utilizando las técnicas para la recolección de información: observación, entrevista y revisión documental. Equipo Auditor Registrar la información obtenida en la planificación y ejecución de auditoria interna AC-F- 011, consignando los hallazgos que se presenten. 6. Elaborar y enviar Informe de auditoría REUNIÓN DE CIERRE Se retroalimenta al personal sobre los resultados generales de la auditoria y el auditor líder se compromete a entregar el respectivo informe. Se diligencia el AC-F-013 Informe de auditoria interna y se entrega a Calidad. Nota: La redacción de hallazgos deben contener: descripción de la situación por mejorar, nombre y cargo del responsable o personal implicado, ubicación locativa, referenciar registros (cuando sea aplicable) y fecha del evento. Auditor líder Auditor líder Informe de auditoría interna AC-F-013 7. Comunicación del informe Una vez recibido el AC-F-013 Informe de auditoria interna se envía al líder del servicio de alimentación o proceso respectivo, y se solicita el diligenciamiento de AC-F-005 Acciones correctivas, preventivas y de mejora y AC-F-010 Evaluación de auditores internos. Calidad Se difunde los resultados de las auditorias entre los jefes de procesos y jefes de producción.
Página 7 de 7 8. Evaluación del auditor interno 9. Realizar seguimiento y verificación de las acciones tomadas Realizar la evaluación de auditores internos en el AC-F-010 y remitirlo a Calidad. Auditado Evaluación de Auditores Internos AC-F- Se realiza seguimiento a la implementación y eficacia de Acciones correctivas, preventivas y de mejora con el fin de garantizar el mejoramiento continuo de los procesos (Ver AC-P-002 ACPM). Auditado Líder del proceso Calidad 010 Acciones correctivas, preventivas y de mejora AC-F-005 6. NORMAS O DE REFERENCIA - Norma ISO 19011:2012 - Norma ISO 9001:2008 - NTC OHSAS 18001:2007 - Resolución 2674 del 2013 - Decreto 60 de 2002 7. ÚLTIMO CAMBIO DEL DOCUMENTO - Se amplía el alcance de las auditorías internas, la cual también aplicarían para los centros de distribución, pues estos servicios también son auditados por el ente certificador; además que de igual manera deben cumplir con el SGI. - Se incluye en la 1 los principios de la auditoría a tener en cuenta antes de la programación del ciclo. - Se incluye en la 2 los criterios para priorizar el desarrollo de las auditorías. - Se incluye en la 3 los recursos a planificar previo a la auditoría interna. - Se incluye en la 6 el contenido de la redacción de los hallazgos.