Manual de Usuarios Registro de Actividades Ilícitas Centro de Tecnología de Información Dirección Nacional de Espacios Acuáticos Diciembre, 2008
Histórico de revisión Responsabilidad Nombre Fecha Firma Jefe Departamento de Operaciones Ingeniero de Proyectos Informáticos CPCB-IM Diego 18/12/2008 Rodríguez Arciniega. Ing. Camilo Robayo 18/12/2008 Manual de Usuario Página 2
Manual de Usuario Documento de Autorización He revisado cuidadosamente el manual para el modulo de Actividades Ilícitas. Este documento ha sido completado de acuerdo a los requerimientos de la Metodología de Documentación del Centro de Tecnología de Información de la Dirección Nacional de Espacios Acuáticos. GESTIÓN DE LA CERTIFICACIÓN- Por favor, compruebe cada declaración El documento es aceptado. El documento es aceptado en espera de los cambios solicitados. El documento no es aceptado. Estamos aceptando la documentación descrita respecto a la funcionalidad del modulo para su difusión a todos los usuarios del sistema. Basados en nuestra aprobación, es posible proceder a la difusión del documento. Ing. Camilo Robayo Jefe de Proyectos FECHA TNT-NV Omar LLerena Jefe del CETEIN FECHA Manual de Usuario Página 3
MANUAL DE USUARIO TABLA DE CONTENIDOS 1.0 INFORMACIÓN GENERAL... 5 1.0 INFORMACIÓN GENERAL... 6 1.1 INTRODUCCIÓN... 6 1.2 DESCRIPCIÓN GENERAL... 6 1.2.1 PROPÓSITO DE LA APLICACIÓN... 6 1.2.2 DATOS GENERALES DE LA APLICACIÓN... 6 1.3 REFERENCIAS PARA EL MÓDULO... 7 1.4 PUNTOS DE CONTACTOS... 7 1.4.1 INFORMACIÓN... 7 1.4.2 COORDINACIÓN... 8 1.4.3 AYUDA... 8 1.5 ORGANIZACIÓN DEL MANUAL... 8 1.6 ACRÓNIMOS Y ABREVIATURAS... 9 2.0 SÍNTESIS DEL SISTEMA... 10 2.0 SÍNTESIS DEL SISTEMA... 11 2.1 CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA... 11 2.2 PANTALLAS PRINCIPALES... 12 2.3 NIVELES DE ACCESO A LOS USUARIOS... 14 2.4 IMPREVISTOS Y MODOS ALTERNATIVOS DE OPERACIÓN... 15 3.0 PARA EMPEZAR... 16 3.0 PARA EMPEZAR... 17 3.1 INGRESO AL SISTEMA... 17 3.2 CAMBIANDO EL USUARIO Y/O CLAVE... 19 3.3 SALIR DEL SISTEMA... 19 4.0 USANDO EL SISTEMA... 21 4.0 USANDO EL SISTEMA... 22 4.1 REGISTRO DE ACTIVIDADES ILÍCITAS... 22 4.2 PROCESO DE REGISTRO... 22 4.2.1 ESTADOS DEL REGISTRO... 23 4.2.2 CONSULTA DE ACTIVIDADES ILÍCITA... 23 4.2.3 REGISTRO DE NAVES RELACIONADAS... 28 3.2.4 REGISTRO DE PERSONAS RELACIONADAS... 30 3.2.5 REGISTRO DE ROBO DE MOTORES... 32 3.3 CIERRE DE SESIÓN DEL SISTEMA... 34 Manual de Usuario Página 4
1.0 INFORMACIÓN GENERAL Manual de Usuario Página 5
1.0 INFORMACIÓN GENERAL 1.1 Introducción El presente manual de usuario de Registro de Actividades Ilícitas fue elaborado por el Centro de Tecnologías de la Información y Telecomunicaciones, el cual representa una guía para los usuarios de esta aplicación del Sistema Integrado de Gestión Marítima y Portuaria (SIGMAP), involucrados en el proceso registro de actividades ilícitas. El SIGMAP como sistema GERENCIAL de información marítima y portuaria que interactúa con un conjunto de aplicaciones informáticas y permite desplegar gráficamente la información contenida en la Base de Datos de la DIRNEA con el fin de obtener una visión dinámica del panorama de superficie, información para control de puertos, concesiones marítimas, reportes estadísticos y emisión de los diferentes documentos que requieren los actores de la marina mercante. La aplicación Registro de Actividades Ilícitas, automatiza el proceso de registro de las actividades ilícitas así como el registro de entes relacionados con el ilícito como son: - Registro de naves relacionadas. - Registro de personas relacionadas. - Registro de motores robados. 1.2 Descripción General La aplicación consiste de dos módulos que son Registro y Consulta: Registro.- este módulo permite manejar el proceso registro de actividades ilícitas así como el resto entidades relacionadas. Consulta.- este módulo permite consultar las actividades ilícitas registradas. 1.2.1 Propósito De la Aplicación La aplicación tiene como propósito la automatización del proceso de registro de las actividades ilícitas y servir de base para los procesos estadísticos de la DIRNEA, así como también para el correcto registro de naves, personas y motores robados para que sean puestos en el estado correcto en el sistema. 1.2.2 Datos Generales De la Aplicación Al ser una aplicación de dos módulos los actores que tienen que intervenir tienen roles específicos en el proceso: Operaciones.- Persona designada por el capitán de puerto para que registre las actividades ilícitas en el sistema. Manual de Usuario Página 6
Usuario de consulta.- Persona designada por el jefe de operaciones para hacer consultas estadísticas de las actividades ilícitas. Cada usuario es responsable del buen o mal uso del sistema, y de divulgar o no a terceros su contraseña, considerando la reserva que debe mantener en el manejo de la información del sistema. 1.3 Referencias para el módulo Para el desarrollo de este módulo, es importante revisar las siguientes referencias: Rad. DIRNEA-OPE-091545Z;DIC08. Permiso de uso autorizado El uso indebido del sistema SIGMAP, en especial del módulo de Atención a Usuarios, hacer copias no autorizadas de datos, entregar a personas no autorizadas información o este tipo documentos, usar el usuario de otra persona o proporcionar su usuario a otro, es motivo de sanción a cargo de la Autoridad Marítima. 1.4 Puntos de contactos 1.4.1 Información Para solicitar cualquier tipo de información o realizar consultas respecto a reglamentos y procedimientos relacionados a valores de servicios y datos generales de naves y personal mercante, deberá contactarse al respectivo departamento para recibir la adecuada asesoría. Departamento de Operaciones EXTENSION ÁREA DEL DEPARTAMENTO 37221 CPCB-IM DIEGO RODRIGUEZ Para solicitar soporte técnico por algún problema presentado al usar el módulo puede contactarse al Centro de Tecnología de Información. Centro de Tecnologías de Información EXTENSION ÁREA DEL DEPARTAMENTO 37131 SECRETARIA DEL CENTRO DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN 37132 SOPORTE A USUARIOS Manual de Usuario Página 7
1.4.2 Coordinación Para realizar actualizaciones al sistema, modificación de datos, asignación de claves de acceso o roles a usuarios o instalación del sistema, tenga en cuenta lo siguiente: SITUACION Nuevos requerimientos al Sistema Creación de Usuarios o asignación de nuevos roles, Instalación del Sistema Modificación o corrección de información mal ingresada ACCION A SEGUIR Previo a la entrega al CETEIN, los requerimientos deben ser debidamente documentados y aprobados por el Departamento de Atención a Usuarios. Debe enviarse un radiograma por escrito al CETEIN con la respectiva firma de autorización del Capitán de Puerto Debe coordinarse por escrito con el Departamento Correspondiente. 1.4.3 Ayuda Para resolver cualquier inconveniente técnico urgente que se presente con el sistema debe comunicarse al teléfono 2320400, ext. 37132, en horarios de oficina, caso contrario pueden comunicarse al teléfono de la guardia. 1.5 Organización del manual El presente manual está formado por las siguientes secciones: Información General: En esta sección se presenta un enfoque general del modulo de Personal Mercante, las principales funcionalidades, los canales de soporte y servicio, las referencias y una descripción de abreviaturas y acrónimos utilizados. Síntesis del Sistema: En esta sección se presenta la configuración que debe tenerse para hacer uso del módulo, una presentación de las principales pantallas del módulo, los niveles de acceso de los usuarios y aquellos imprevistos o alternativas de operación. Para Empezar: En esta sección se hace una explicación detallada de cómo el Usuario hace su ingreso al Sistema, un cambio de clave y el cierre de la sesión luego de haber ingresado al Sistema Usando el Sistema: En esta sección se presenta las funcionalidades del módulo y se explica paso a paso cómo se realiza cada trámite. Adicionalmente se dan algunas instrucciones para corregir errores que se presenten y algunas salvedades y excepciones. Manual de Usuario Página 8
Consultas: En esta sección se presenta las consultas que se pueden hacer en la aplicación. Reportes: En esta sección se presenta los reportes que se pueden generar con la aplicación. 1.6 Acrónimos y Abreviaturas [DIRNEA]. Dirección Nacional de Espacios Acuáticos [SIGMAP]. Sistema Integrado de Gestión Marítima y Portuaria [CETEIN]. Centro de Tecnologías de Información Manual de Usuario Página 9
2.0 SÍNTESIS DEL SISTEMA Manual de Usuario Página 10
2.0 SÍNTESIS DEL SISTEMA 2.1 Configuración Del Sistema Para el uso del sistema es requerido un computador con una conexión a Internet o a la red soportada por la DIRNEA a través del CETEIN. Una vez que se tienen este requisito basta usar un navegador o explorador de Internet que se encuentra instalado en el equipo. INTERNET o RED [IMG-01]. Conexión de un computador a la red de DIRNEA o al Internet [IMG-02]. Interfaz del navegador Firefox [IMG-03]. Interfaz del navegador Internet Explorer Manual de Usuario Página 11
2.2 Pantallas principales A continuación se explica una breve representación gráfica de las diferentes interfaces que utilizan los Usuarios de la aplicación para el módulo de Atención a Usuarios. [IMG-04]. Pantalla del portal de la DIRNEA y enlace de acceso al SIGMAP Manual de Usuario Página 12
[IMG-05]. Pantalla inicial del SIGMAP [IMG-06]. Pantalla para ingresar usuario y clave Manual de Usuario Página 13
[IMG-07]. Pantalla inicial una vez que se ha ingresado al sistema con el usuario y clave y algunos de los menús del módulo 2.3 Niveles de acceso a los usuarios Para el uso de la funcionalidad implementada en este modulo, dependiendo del rol que tenga el usuario y sus funciones se permitirán acceso a facturar los diferentes servicios. Cada usuario del sistema tiene su propio usuario y clave para manejarlo y dependiendo de los roles que asigne cada responsable de un departamento, capitanía o reparto, se asignarán los roles a cada uno. Finalmente, y como se mencionó en la sección 1, en el tema: Permiso de uso autorizado, cada transacción que realizan los usuarios es guardada en la base de datos como registro de las cosas que se han realizado, para que en cualquier momento sea posible tener el dato de quien ingresó y modificó la información. Manual de Usuario Página 14
2.4 Imprevistos y modos alternativos de operación Si por algún motivo llegase a tener problemas de conexión a Internet, otra vía para tener acceso al SIGMAP es escribiendo en el explorador la ruta: http://oracleapp.digmer.org:8888/sigmap, cabe recalcar que esta ruta funcionará solamente si usted se encuentra conectado a la red de DIRNEA. Manual de Usuario Página 15
3.0 PARA EMPEZAR Manual de Usuario Página 16
3.0 PARA EMPEZAR 3.1 Ingreso al Sistema Para ingresar al sistema debemos escribir en el explorer de Internet la ruta para acceso al portal de la DIRNEA [IMG-8]. URL que debe ingresarse para acceder al portal de la DIRNEA Luego se debe seleccionar el enlace que lleva al SIGMAP [IMG-9]. Portal de la DIRNEA, acceso al Sistema SIGMAP Al seleccionar el enlace del SIGMAP se debe dar inicio a la aplicación para ingresar el usuario y la clave. [IMG-10]. Pantalla del SIGMAP previo al ingreso de la clave de acceso Manual de Usuario Página 17
La siguiente pantalla que se muestra es un formulario para hacer el ingreso del usuario y clave asignado. El sistema hace una validación para asegurar que los datos se ingresen correctamente y no cualquier persona haga uso de las funcionalidades del módulo sin previa autorización. [IMG-11]. Pantalla para el ingreso del usuario y clave [IMG-12]. Mensaje de error cuando no hay un ingreso correcto de la clave de acceso Finalmente, cuando el usuario y clave son correctamente ingresados se mostrará la siguiente pantalla y en la parte izquierda dependiendo de los roles asignados al usuario se mostrarán diferentes menús. Datos del Usuario que ingresó Menús disponibles dependiendo de los roles de cada Usuario Acceso a todos los manuales de Usuarios disponibles [IMG-13]. Pantalla principal del SIGMAP con todas sus opciones Manual de Usuario Página 18
3.2 Cambiando el usuario y/o clave Para hacer un cambio en el Usuario, se debe realizar una petición por escrito al CETEIN, firmada por el respectivo jefe del departamento o Capitán de Puerto o División. Para realizar el cambio de clave, el usuario debe primero ingresar con el usuario y clave actual al sistema, revisar punto 3.1 de este manual, y seleccionar el menú Cambio de clave. [IMG-14]. Opción del Sistema para realizar un cambio de clave Una vez seleccionada la opción, el sistema mostrará las indicaciones para actualizar la clave y un formulario donde debe ingresar los datos respectivos. Mínimo 6 caracteres Máximo 16 caracteres No incluir el nombre de usuario en su clave La nueva clave debe incluir al menos uno de los siguientes símbolos: 0-9, a-z, A-Z. Usuario [IMG-15]. Pantalla que muestra el formulario para actualizar la clave del 3.3 Salir del Sistema Para salir del sistema, el usuario solamente deberá seleccionar la opción Cerrar Sesión. El sistema mostrará un mensaje de advertencia y una vez que de clic en Aceptar el Sistema cerrará la sesión del Usuario. [IMG-16]. Opción del Sistema SIGMAP para cerrar la sesión y salir del sistema Manual de Usuario Página 19
[IMG-17]. Mensaje de confirmación para salir del Sistema Manual de Usuario Página 20
4.0 USANDO EL SISTEMA Manual de Usuario Página 21
4.0 USANDO EL SISTEMA 4.1 Registro de Actividades Ilícitas El Registro de Actividades Ilícitas es un módulo que permite hacer el registro de las actividades ilícitas de: Robo de Motores Narcotráfico Coyoterismo Contrabando de Mercadería Robo de Naves Este registro está orientado al personal de operaciones de capitanías. 4.2 Proceso de Registro Para el registro de una actividad Ilícita el personal designado por el capitán de puerto ingresara al grupo Actividades Ilícitas, menú Registro de Actividades Ilícitas, tal como lo muestra la imagen 18. [IMG-18]. Registro de Actividades Ilícitas Manual de Usuario Página 22
4.2.1 Estados del Registro Las solicitudes se manejarán por los siguientes estados: Criterios de Búsqueda Registrado Son todas aquellos registros que se han ingresado y no se ha proseguido a marcar como EN INVESTIGACIÓN o CERRADO. En Investigación Cerrado Significa que el registro de la actividad ilícita está en una etapa de investigación Significa que el registro ha sido finalizado y no se podrá hacer modificaciones en el registro. 4.2.2 Consulta de Actividades Ilícita Esta aplicación le permite consultar las actividades ilícitas ingresadas. Los criterios de búsquedas de esta ventana son: Criterios de Búsqueda Nombre Permite buscar un ilícito por su nombre de referencia o utilizando algún patrón de búsqueda. Tipo Ilícito Permite buscar un ilícito utilizando el tipo de ilícito. Estado de Ilícito Fecha de Inicio Fecha de Termino Permite buscar un ilícito por el estado de Ilícito que puede ser: REGISTRADO EN INVESTIGACIÓN CERRADO Permite buscar los ilícitos que fueron registradas con una fecha mayor o igual. Permite buscar los ilícitos que fueron registradas con una fecha menor o igual. Una vez seleccionados los criterios de búsqueda por el usuario y presionado el botón Consultar, como se aprecia en la imagen 19 se obtiene los siguientes resultados. Manual de Usuario Página 23
[IMG-19]. Resultado de la Consulta de Actividades Ilícitas Las columnas de la tabla de resultados se explican a continuación: Número: representa el numero de caso Nombre: Representa el nombre de referencia de la actividad ilícita. Estado: Muestra el estado del proceso en que se encuentra la actividad ilícita, como lo muestra la imagen 20. Fecha: Es la fecha en la que ocurrió el ilícito. Tipo: Es el tipo de ilícito indicado en la sección 2.1.4. [IMG-20]. Estados de Ilícitos Manual de Usuario Página 24
Para las actividades ilícitas que estén en estado cerrado, no está permitido hacer modificaciones. Adicionalmente, para acceder al registro de la actividad ilícita se hace clic en el nombre de referencia para ver toda la información de la actividad Ilícita, como se muestra en la imagen 21. [IMG-21]. Resultado de Consultar Solicitudes Manual de Usuario Página 25
[IMG-22]. Resumen de la Actividad Ilícita A continuación, como se indica en la imagen 22 se le abrirá una nueva ventana con la información de Datos del Ilícito, Datos del Operativo y Datos de la Denuncia, según el detalle siguiente: - Datos del Ilícito: Contiene datos del referentes al ilícito en sí, como son: Nombre de referencia del Ilícito. Descripción. Fecha en el que ocurrió el ilícito. Reparto que es responsable del registro. Tipo de Ilícito. Latitud y Longitud. Estado de acuerdo al ítem 2.1.5.1. - Datos del Operativo: Contiene datos del referentes al operativo relacionado con la actividad ilícita, como son: Tipo de Operativo que puedes ser: COGUAR, CAPITANIA o COORDINADA (Entre diferentes fuerzas). Jefe de Operativo, comandante de la unidad. Manual de Usuario Página 26
Detalle de Operativo. Fecha. - Datos de la Denuncia: En este grupo se detalla todo lo que es fecha del operativo, datos del denunciante. Denunciante, persona que hace la denuncia. Detalle de la denuncia. Fecha. Grabar el registro.- Para actualizar o grabar una actividad ilícita nueva, se debe presionar el botón grabar en la parte superior del registro de la actividad ilícita. [IMG-23]. Grabar la Actividad Ilícita Al guardar los cambios de la solicitud saldrá una ventana que le indica que la operación fue exitosa acepte y pase a revisar los cambios. [IMG-24]. Mensaje de resultado exitoso Adicionalmente, se puede registrar los documentos relacionados como son imágenes, escaneos de documentos, videos, etc. de la actividad ilícita como lo muestra la imagen 23 en el botón de Archivos Adjuntos. De esta manera, el sistema provee de dos ventanas adicionales como lo muestra la imagen 25, la primera es para listar archivos adjuntos y en la otra ventana se muestra el formulario donde se agrega o modifica los archivos adjuntos. Manual de Usuario Página 27
[IMG-25]. Adjuntar Archivos 4.2.3 Registro de Naves Relacionadas Adicionalmente, se puede debe hacer el registro de naves relacionadas con la actividad Ilícita como lo muesta.la imagen 26, las mismas que quedan marcadas como inoperativas luego del registro. Cuando las naves se relacionan con el ilícito automáticamente pasan a un estado en el sistema en el cual se impide la facturación y cualquier trámite en el sistema. En la imagen 26 se muestra un ejemplo de la información de cómo se ve el formulario de registro de actividades ilícitas, en la que se muestra: Nombre de la nave. Matrícula de la nave. Relación con el ilícito. Estado de la relación. Adicionalmente, al imagen 26 muestra que para agregar o quitar naves relacionadas se debe presionar el botón Agregar o el botón Quitar. Manual de Usuario Página 28
[IMG-26]. Registro de Naves Relacionadas A continuación, se muestra la ventana de registro de una nave relacionada, esta nave puede tener una relación como lo indica la siguiente lista. 1. INFRACTOR.- Esto significa que la nave será marcada como no operativa y con el tipo que da el ilícito. 2. RESCATE.- No causa efectos en el registro de la nave, solo es informativo. 3. ROBADA.- Marca la nave como no operativa y robada. Cuando se presiona el botón Agregar aparecen las ventanas que se muestran en la imagen 26, la primera muestra el formulario para registrar el Ilícito Nave, en la que se debe de registrar la relación con el ilícito como se indica en el párrafo anterior y en la segunda se escoge la nave en una ventana de consulta. Manual de Usuario Página 29
[IMG-27]. Registro de una Nave Relacionada Una vez escogida la relación y la nave relacionada se presiona grabar, esto causa que se cierre la ventana actual y se actualice la ventana de Edición de Actividades Ilícitas. 3.2.4 Registro de Personas Relacionadas Adicionalmente se puede hacer el registro de personas relacionadas con la actividad Ilícita como lo muesta.la imagen 25, las mismas que quedan marcadas como inactivas luego del registro. Manual de Usuario Página 30
[IMG-28]. Registro de Personas Relacionadas A continuación, se muestra la ventana de registro de una persona relacionada, esta nave puede tener una relación como lo indica la siguiente lista. 1. MIGRANTE.- Esto significa la persona será marcada como migrante. 2. TRIPULACION.- Significa la persona es registrada como parte de la tripulación. 3. COYOTE.- Significa que las personas serán marcadas como coyotes 4. INFRACTOR.- Este tipo de relación es para casos como el robo de motores, en el que se marca a la persona solamente como infractor. Manual de Usuario Página 31
[IMG-29]. Registro de Personas Relacionadas 3.2.5 Registro de Robo de Motores Adicionalmente se puede hacer el registro de motores robados con la actividad Ilícita como lo muesta.la imagen 30, las mismas que quedan marcadas como inactivas luego del registro. Manual de Usuario Página 32
[IMG-30]. Registro de Motores Robados A continuación, se muestra la ventana de registro de un motor robado, esta nave puede tener una relación como lo indica la siguiente lista. 1. DESTRUIDA.- Esto significa que el motor será marcado como inactivo. 2. DEVUELTA.- Significa el motor será marcado como activo. 3. ROBADO.- Significa que el motor será marcado como robado. Manual de Usuario Página 33
[IMG-31]. Registro de Motores Robados 3.3 Cierre de Sesión del Sistema Cuando haya terminado de trabajar en el sistema y quiera cerrar su sesión de clic en la pestaña cierre sesión de la parte izquierda, aparecerá un cuadro de diálogo que le pregunta si está seguro de terminar su sesión en SIGMAP, de clic en aceptar y habrá cerrado su sesión de forma segura. Manual de Usuario Página 34