RESERVADO ARMADA DEL ECUADOR DIRECCIÓN GENERAL DE LA MARINA MERCANTE Y DE LITORAL

Transcripción

1 Proceso Creación de Solicitudes MAN-TIC-004 ARMADA DEL ECUADOR DIRECCIÓN GENERAL DE LA MARINA MERCANTE Y DE LITORAL MANUAL DE USUARIO Proceso Recaudación Centro de Tecnologías de la Información Noviembre del 2006 Copia Nº 14 Página 1 de 15

2 FIRMAS DE APROBACIÓN Responsabilidad Nombre Fecha Firma Jefe Departamento de Proyectos Responsable del desarrollo del documento TNNV-SU Javier Egüez E. Ing. Camilo Robayo 09/11/2006 Copia Nº 14 Página 2 de 15

3 LISTA DE DISTRIBUCIÓN EXTERNA Reparto Ejemp Responsable Firma Fecha Comentarios LISTA DE DISTRIBUCIÓN INTERNA Área Ejemp Responsable Firma Fecha Comentarios Copia Nº 14 Página 3 de 15

4 REGISTRO DE CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha Sección Pág Descripción del cambio Autor Copia Nº 14 Página 4 de 15

5 INDICE INTRODUCCIÓN DESCRIPCIÓN GENERAL DEL MODULO PROPÓSITO DEL MÓDULO DATOS GENERALES DEL SISTEMA INSTRUCCIONES DE OPERACIÓN OPERACIÓN DEL SISTEMA INGRESO AL SISTEMA INGRESAR AL SISTEMA DESDE INTRANET INGRESAR AL SISTEMA DESDE INTERNET CONSULTA DE ATENCIÓN AL USUARIO FACTURAR SOLICITUDES ASIGNAR FACTURA FACTURAR SERVICIO SOLUCIÓN DE PROBLEMAS CON EL MÓDULO Copia Nº 14 Página 5 de 15

6 INTRODUCCIÓN El presente manual de usuario del es un documento creado por el Centro de Tecnologías de la Información y Telecomunicaciones que permite al personal de Atención al Usuario realizar la recaudación correspondiente por lo servicios y trámites de facturación de la embarcación en cuestión. El SIGMAP es un sistema GERENCIAL de información marítima y portuaria que interactúa con un conjunto de aplicaciones informáticas y permite desplegar gráficamente la información contenida en la Base de Datos de la DIGMER a fin de obtener una visión dinámica del panorama de superficie, información para control de puertos, concesiones marítimas, reportes y estadísticas. SIGMAP está compuesto de aplicaciones entre las que se encuentra Atención al Usuario / Facturar solicitudes, que será una herramienta de apoyo para que en atención al usuario puedan la factura por el servicio que se solicite en la embarcación que se esté efectuando el trámite respectivo. Atención al Usuario es una aplicación informática que se compone de algunos procesos, pero solamente el presente manual se encarga de describir dos de los procesos que componen esta aplicación: - Creación de solicitudes - Recaudación Facturar solicitudes Es este caso explicaremos a continuación la facturación de solicitudes. Nuestro objetivo es orientar al personal que trabajará con esta aplicación para que puedan realizar de forma eficiente las tareas asignadas para cumplir y brindar una mejor atención a los usuarios que poseen embarcaciones. Copia Nº 14 Página 6 de 15

7 1. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL MODULO El Nuevo sistema de Facturación y Recaudaciones, es un módulo de SIGMAP y es de uso de todas las capitanías a nivel nacional, con esto la información es controlada por la DIGMER y a su vez se integrará al Sistema SIF, entregando de esta manera una herramienta de control eficiente para las recaudaciones del Sector Marina Mercante. 1.1 PROPÓSITO DEL MÓDULO Este módulo tiene como propósito consultar las solicitudes creadas para la emisión de documentos de naves y proceder a la facturación y recaudación de los mismos. 1.2 DATOS GENERALES DEL SISTEMA El sistema se compone de 3 ventanas la primera que es una ventana de consulta de tramites y la segunda es la opción de facturar las solicitudes y la última que es una ventana asignación de facturas a cada tramite de una misma solicitud. Copia Nº 14 Página 7 de 15

8 Proceso Creación de Solicitudes MAN-TIC INSTRUCCIONES DE OPERACIÓN La información que se presente en este capítulo incluye las instrucciones de operación del sistema, la que será suministrada exclusivamente por las personas que han desarrollado el proyecto a los usuarios que tengan permiso para utilizar el módulo. 2.1 OPERACIÓN DEL SISTEMA INGRESO AL SISTEMA Para tener acceso al sistema, la computadora debe tener instalado el Internet Explorer INGRESAR AL SISTEMA DESDE INTRANET Abrir el Internet Explorer e ingresar a la siguiente dirección de intranet en la barra de direcciones: a) Hacer clic en el enlace que aparece en la página inicial. b) En la página de ingreso, Registre los datos de usuario y clave personal previamente asignada. Copia Nº 14 Página 8 de 15

9 Nombre de Usuario y clave personal INGRESAR AL SISTEMA DESDE INTERNET Puede ingresar al sistema desde el Internet, para ello utilice la dirección en el Internet Explorer: en la parte lado derecho Acceso Intranet campo SIGMAP. Copia Nº 14 Página 9 de 15

10 Para acceder al sitio seguro de Internet (HTTPS), aparecerá en su pantalla un cuadro de diálogo con la descripción de un certificado de seguridad, presione la opción de Aceptar. Una vez aceptado el certificado, aparecerá el enlace de acceso a la aplicación. Al hacer clic en el enlace, se abrirá en otra ventana la pantalla con dos cajas de texto para digitar su usuario y clave personales. Los usuarios y claves serán proporcionados por CETEIN CONSULTA DE ATENCIÓN AL USUARIO 1. Para realizar la consulta, en el menú izquierdo, escoger la opción Atención a Usuarios se desplegará un submenú con otras opciones, seleccione la opción de Facturar Solicitudes FACTURAR SOLICITUDES Una vez que se ha seleccionado la opción FACTURAR SOLICITUDES, aparecerá en la ventana principal los nombres de la venta de Criterios de Búsqueda, este le permite realizar una consulta de una nave para posteriormente realizar la facturación para el servicio que solicitó el usuario. Para ello deberá Copia Nº 14 Página 10 de 15

11 escoger la nave en la que se está efectuando el trámite y dar clic en el campo Consultar. En los criterios de búsqueda se destacan dos pestañas en la que podrá realizar la consulta de todos códigos registrados del servicio a facturar. Pero si usted ya posee el número del código que va a facturar lo puede colocar en el campo Código y escribirlo en el espacio vacío. Cuando haya seleccionado el código del trámite a facturar, de un clic en el campo Asignar factura que se encuentra en la parte inferior de la ventana. Copia Nº 14 Página 11 de 15

12 ASIGNAR FACTURA Una vez que haya asignado la factura aparecerá una sub- ventana en la que le indican la información del servicio requerido y el número de la factura, en caso de no tenerlo en la pestaña buscar factura campo buscar podrá consultar el número de la misma en una nueva ventana que le indica la facturas emitidas en el lugar donde se realiza el trámite. Cuando ya tenga el número de la factura recuerde guardar los cambios que está realizando en el campo Grabar e ir directamente a la pestaña que dice Factura, en la cual se le generará automáticamente la pro forma de esta. Buscar facturas Consulta de facturas emitidas Copia Nº 14 Página 12 de 15

13 FACTURAR SERVICIO Una vez que tenga el número de la factura ya puede enviar la orden para generar la pro forma, esta puede hacerse en la pestaña Facturar opción Factura, automáticamente aparecerá una ventana llamada Calculadora de Rubros en la que se detalla información que deberá completar como: Calculadora de Rubros Concepto Permite seleccionar el servicio a facturar Ver Rubros Muestra los rubros disponibles que registra el sistema, el mismo que usted deberá seleccionar y realizar el cálculo respectivo. Factura Número de la factura Cliente Persona que está realizando el trámite del servicio Agencias Campo que especifica que el cliente es una empresa (deberá poner la información que se le solicita) Otros Listado de personas Forma de Pago Campo se deberá especificar el tipo de pago que se va a realizar, si es en efectivo, total cobrado, si es a través de débito bancario se especifica el nombre del Banco el número de la cuenta, si el pago es a través de cheque se pondrá los datos de este y finalmente el casillero del monto que deberá pagar el usuario. A continuación se muestra la venta de Calculadora de Rubros para que el usuario se familiarice con el trámite que deberá realizar. Copia Nº 14 Página 13 de 15

14 Factura Copia Nº 14 Página 14 de 15

15 Una vez completada la información de la venta de Calculadora de Rubros podrá generar la factura o imprimir la pro forma para su respectiva verificación SOLUCIÓN DE PROBLEMAS CON EL MÓDULO Cualquier inquietud con respecto a al módulo por favor comuníquese con el CETEIN DIGMER o al correo electrónico sigmap@digmer.org o al teléfono (04) ext. 131 con el Ing. Camilo Robayo. Copia Nº 14 Página 15 de 15