Unidad 10: Esquema 10.0 Introducción La cantidad de datos puede ser a veces abrumadora. Así que a veces es útil poder reducir el número de filas y columnas en su pantalla. Nuestra recomendación para hacer esto es agrupar las filas y las columnas. Otro método es esconderlas. Preferimos agruparlas porque esto retiene los anchos de las columnas y las alturas de las filas, y porque Excel hace más obvio el reagrupamiento, por lo que es más probable que usted (y otros) reconozcan cuándo ha sucedido esto. Agrupar columnas y filas puede ser útil de forma temporal para permitirle comparar dos columnas, la una al lado de la otra. O puede ser utilizada como una función más permanente que tenga una función deliberada y específica, tanto si se contraen como si se despliegan las filas/columnas. No confunda este agrupamiento y desagrupamiento con el agrupamiento y desagrupamiento de objetos (una técnica de formato) que se utiliza más a menudo en PowerPoint pero que también se puede llevar a cabo en Excel 2007: El agrupamiento (y desagrupamiento) descrito en esta Unidad será solamente de filas y columnas. 10.1 Cómo hacerlo Columnas Suponga que usted tiene una base de datos en la que actualmente solo está interesado en comparar las poblaciones de los países en 1999 y 2009 (columnas B y L): 2010 Excel with Business 1 Unidad 10: Esquema
Seleccione las columnas que están entre ellas Cinta de opciones > Datos > Esquema > Agrupar Para obtener: Entonces puede lograr el cambio deseado haciendo clic en la línea negra horizontal o en el signo menos a la derecha de ella para obtener: A B Después puede desplegar de nuevo las columnas agrupadas haciendo clic en el signo + rodeado con un círculo arriba y etiquetado como B. O puede utilizar los botones cuadrados 1 y 2, también con un círculo (a la izquierda y etiquetados como A ). Aquí, 1 significa contraído y 2 significa desplegado. Filas Las filas se agrupan exactamente del mismo modo. Simplemente comience el proceso seleccionando las filas que desee: 2010 Excel with Business 2 Unidad 10: Esquema
20.2 Agrupar capas Podría suceder que sus datos permanezcan a una jerarquía y a veces querrá mostrar solamente los datos más importantes, a veces absolutamente todo y a veces algo entre medias. Puede hacerlo agrupando filas/columnas entre filas/columnas ya agrupadas. Fíjese en esta lista genérica jerárquica de personal: Hacer un uso adecuado de la función Agrupar de Excel le permitirá ver el nivel de la jerarquía que desee en un par de clics. El nivel superior de la jerarquía (CEO, Consejero Delegado) no tiene que ser agrupado. Así que las primeras filas a agrupar son aquellas por debajo del CEO, es decir, todo lo demás: 2010 Excel with Business 3 Unidad 10: Esquema
Después, agrupe todas las filas bajo el siguiente nivel, es decir, todas aquellas filas bajo el Director de Ventas (Sales Director): Luego haga lo mismo para todas las demás filas a este nivel, p. ej.: 2010 Excel with Business 4 Unidad 10: Esquema
Y continúe hasta obtener: Entonces bajamos al siguiente nivel realizando el mismo proceso: 2010 Excel with Business 5 Unidad 10: Esquema
Ahora puede controlar lo que su hoja de cálculo muestra en cualquier nivel de jerarquía haciendo clic en uno de los números rodeados arriba con un círculo. Hacer clic en 1 da como resultado el nivel superior: Hacer clic en 2 resulta: Hacer clic en 3 resulta: Finalmente, hacer clic en 4 muestra todo el conjunto: 2010 Excel with Business 6 Unidad 10: Esquema
10.3 Subtotales Si usted tiene datos con valores y categorías, puede pedir a Excel que agrupe automáticamente las categorías y sume los subtotales de los valores correspondientes: Fíjese en el siguiente ejemplo, una lista de la compra: Quizá le gustaría agrupar las diferentes categorías y conocer los subtotales de cada una. Y esto lo podría hacer mediante el método de arriba, insertando filas e introduciendo la función SUMA donde corresponda. Sin embargo, si hay muchas filas, este proceso manual no es una opción. O usted podría: Hacer clic en una de las celdas de la tabla Datos > Subtotal: 2010 Excel with Business 7 Unidad 10: Esquema
En la ventana que aparece: Seleccione cuándo le gustaría que aparecieran los subtotales eligiendo la columna con el nivel apropiado de detalles. Aquí, esta sería Categoría. Si elige Item (objeto), tendría una nueva fila con subtotales (porque no hay repeticiones) tras cada fila, lo que no sería muy útil. En el segundo cuadro desearemos la función SUMA, aunque hay también otras funciones estadísticas (promedio, cuenta, etc.) 2010 Excel with Business 8 Unidad 10: Esquema
En Agregar subtotal a: usted casi siempre elegirá la columna con los valores que está sumando (en este ejemplo, o la Columna C). Las siguientes opciones hablan por sí mismas; las opciones por defecto son normalmente la elección correcta. Atención Integridad de los datos. La función Subtotal no depende solamente de la integridad de sus datos (tenga en cuenta que se crearán nuevos subtotales para espacios en blanco o errores de escritura), sino también del orden correcto de sus datos. Si usted tiene algunos objetos de tocador en la parte superior y luego algunos más al final, tendrá dos subtotales para estos, en lugar de uno, que probablemente no es lo que quiere. Por eso Ordenar datos (ver Unidad 13: Ordenar y Filtrar) encaja muy bien con Subtotal. Añadir filas. Subtotales añade filas a su hoja de cálculo. Si tiene algunos datos más debajo de la tabla a la que está añadiendo subtotales, Excel no los sobrescribirá. Pero agrandará su conjunto de datos. 10.4 Nueva función AGREGAR() Esta es una nueva función en 2010 que extiende las posibilidades de la función SUBTOTALES() ya existente. AGREGAR() incluye opciones adicionales para el tipo de agregado, incluyendo percentiles y cuartiles y también 8 opciones de exclusión para tratar con otras funciones de SUBTOTALES() y AGREGAR() al igual que filas escondidas y valores de error. 2010 Excel with Business 9 Unidad 10: Esquema