UNIVERSIDAD DON BOSCO FACULTAD DE ESTUDIOS TECNOLÓGICOS

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1 UNIVERSIDAD DON BOSCO FACULTAD DE ESTUDIOS TECNOLÓGICOS CICLO: 01/ 2014 Nombre de la Practica: Lugar de Ejecución: Tiempo Estimado: Materia: Docentes: GUIA DE LABORATORIO #09 Tablas Dinámicas (PivotTables). Centro de Computo 3 horas clase Herramientas Informáticas. Felipe Acosta Santiago Campos. I. OBJETIVOS Que el estudiante: Sea capaz de crear tablas dinámicas para presentar informes por medio de Excel. Identifique las secciones que conforman una tabla dinámica. Cree gráficos dinámicos a partir de tablas dinámicas y utilice segmentación de datos para filtrar información. II. INTRODUCCION TEORICA TABLAS DINÁMICAS. Una tabla dinámica (PivotTable) es una herramienta de MS Excel para obtener un reporte agrupado de distintas maneras basado en datos incluidos en una tabla o base de datos. Es dinámica porque, una vez armada, permite agregar, mover, o eliminar campos en ella hasta lograr el reporte deseado. PARTES DE UNA TABLA DINÁMICA. Filtro (Opcional). Los campos que coloques en esta área crearán filtros para la tabla dinámica a través de los cuales podrás restringir la información que ves en pantalla. Estos filtros son adicionales a los que se pueden hacer entre las columnas y filas especificadas. Columnas. Esta área contiene los campos que se mostrarán como columnas de la tabla dinámica. Filas. Contiene los campos que determinan las filas de la tabla dinámica. Valores. Son los campos que se colocarán como las celdas de la tabla dinámica y que serán totalizados para cada columna y fila. Estos datos deben ser Numéricos. 1

2 III. MATERIALES Y EQUIPO Para la realización de la guía de práctica se requerirá lo siguiente: No. Requerimiento Cantidad 1 Guía de Laboratorio # Microsoft Office Excel Memoria USB 1 IV. PROCEDIMIENTO TABLAS DINÁMICAS. Las tablas dinámicas nos servirán para crear reportes de una forma gráfica y con datos que pueden ser filtrados en el momento de manera instantánea. Para esta práctica comenzaremos por digitar la siguiente tabla de datos: Esta tabla será el origen de nuestra tabla dinámica. Procederemos ahora a crearla, nos situamos en una celda que pertenezca a nuestra tabla y nos dirigimos a la ficha Insertar, en el grupo Tablas encontramos la opción Tabla Dinámica: Herramientas Informáticas 2

3 Al hacer clic en la opción, nos aparecerá un cuadro de diálogo como el siguiente: Guía #09: Tablas Dinámicas (PivotTables). Lo más importante de este cuadro de diálogo es el origen de datos (tabla a analizar). Para ello debemos verificar que nuestro rango o tabla coincidan con los datos que necesitamos convertir a tabla dinámica, luego elegimos el destino de nuestra Tabla Dinámica, escogeremos Nueva hoja de cálculo. El resultado será una nueva hoja de cálculo como esta: Herramientas Informáticas 3

4 Al lado derecho se despliega un panel lateral que es la parte fundamental para crear una tabla dinámica. En ella se muestran los campos que pertenecen a la tabla que elegimos como tabla origen, y más abajo aparecen las partes que conforman la tabla dinámica: Filtro. Los campos que se coloquen en esta área crearán filtros para la tabla dinámica a través de los cuales se podrá restringir la información que se muestra en pantalla. Estos filtros son adicionales a los que se pueden hacer entre las columnas y filas especificadas. Columnas. Esta área contiene los campos que se mostrarán como columnas de la tabla dinámica. Filas. Contiene los campos que determinan las filas de la tabla dinámica. Valores. Son los campos que se colocarán como las celdas de la tabla dinámica y que serán totalizados para cada columna y fila. Estos datos deben ser Numéricos. Para colocar los campos en cada sección de la Tabla Dinámica bastará con arrastrar el campo hacia la sección en donde lo deseamos colocar y automáticamente la tabla irá cobrando vida: Termine la formación de la Tabla dinámica: Herramientas Informáticas 4

5 El resultado será el siguiente: Guía #09: Tablas Dinámicas (PivotTables). Por defecto, se agrega una última fila con la suma de los datos, sin embargo esto se puede cambiar y calcular un promedio, conteo, entre otras funciones. Como puede ver, en las filas algunos registros tienen un signo lo cual quiere decir que son categorías de datos, los datos que se encuentren con una mayor tabulación son subelementos del dato con tabulación menor. Así por ejemplo, Medellín es un subelemento de Antioquía; y Antioquía es un subelemento de Colombia. Si hace un clic en el signo - se transformará a + y los subelementos de este se contraerán. Estos símbolos no son imprimibles y puede fácilmente enviar el documento a impresión. SEGMENTACIÓN DE DATOS. Excel nos proporciona la herramienta de Segmentación de Datos, que es una forma alterna de crear filtros por más de un campo. Para insertar una segmentación de datos situamos el cursor en una celda de la Tabla Dinámica, y nos dirigimos al menú Herramientas de Tabla Dinámica, luego a la pestaña Analizar. Veremos un grupo llamado Filtrar y seleccionamos la opción Insertar Segmentación de Datos. Herramientas Informáticas 5

6 Al hacer clic en la opción se nos desplegará un menú para seleccionar los campos que deseamos incluir en la segmentación de datos: Podemos seleccionar uno o más, seleccionaremos: Producto, País y Mes. En Excel se insertaran tres cuadros flotantes (uno por cada campo seleccionado) que nos permitirán filtrar datos con hacer clic en cada elemento del cuadro: Para volver a mostrar los datos damos clic en el botón que se encuentra en la esquina superior derecha de la segmentación de datos. La segmentación de datos también tiene una pestaña nueva de Opciones con algunas configuraciones de estilo. Herramientas Informáticas 6

7 GRÁFICO DINÁMICO. En Excel también se puede crear un gráfico dinámico a partir de una tabla dinámica. Para ello nos dirigimos a la pestaña Analizar de las Herramientas de Tabla Dinámica. Ahí encontraremos un grupo llamado Herramientas donde tendremos dos opciones: Tablas Dinámicas Recomendadas y Gráfico Dinámico. Hacemos clic en Gráfico Dinámico y veremos una ventana conocida: Seleccionamos el tipo de gráfico que queramos y damos clic en Aceptar. Automáticamente se insertará el gráfico flotante en la misma hoja de Excel con los datos de la tabla dinámica. Herramientas Informáticas 7

8 Si volvemos a utilizar el filtro de la Segmentación de datos observaremos que el gráfico también se actualiza a medida que la tabla dinámica lo hace: El gráfico también posee herramientas de gráfico dinámico con tres opciones: Analizar, Diseño y Formato. La primera es la misma pestaña Analizar que la que posee la Tabla Dinámica, y las otras dos son iguales a las que tiene un gráfico normal en Excel. DISEÑO DE TABLA DINÁMICA. En la pestaña Diseño de las Herramientas de Tabla Dinámica se encuentran algunas opciones para aplicar estilos predeterminados a nuestras tablas dinámicas tal como con tablas comunes. Sin embargo hay una característica nueva y es el grupo Diseño. En él se encuentran opciones de diseño propias de una tabla dinámica: Nota: Algunos diseños no representarán mayor cambio en la Tabla Dinámica, eso dependerá de los datos que tenga dicha tabla. TABLAS DINÁMICAS Recuerdas los gráficos recomendados de Microsoft Excel? Pues esta opción es muy similar a ella. Excel nos proporciona una serie de Tablas Dinámicas recomendadas según nuestra tabla de datos. El procedimiento inicial para insertar una tabla dinámica recomendada es igual que con una tabla dinámica desde cero: 1. Clic en una celda de nuestra tabla de datos. 2. Ir a la ficha Inicio, en el grupo Tablas. 3. Dar clic en el ícono Tablas Dinámicas. Herramientas Informáticas 8

9 Entonces, nos dirigimos a nuestra hoja de cálculo donde tenemos la tabla de datos y procedemos a insertar una tabla dinámica recomendada. Nos mostrará una ventana como la siguiente: La ventana se divide básicamente en dos secciones: Diseños (al lado izquierdo) y Vista previa (al derecho). Es posible seleccionar cualquier diseño predeterminado que aparezca al lado izquierdo o bien dar clic en el botón que dice Tabla dinámica en blanco para llenarla tal como hicimos anteriormente. Así mismo es posible seleccionar los datos de origen, pues al elegir esta opción Excel elige predeterminadamente la tabla de datos y puede o no ser el rango de datos correcto. Elijamos una tabla de entre las que aparecen al lado izquierdo y damos clic en Aceptar. Automáticamente se insertará una nueva hoja de cálculo que contiene la tabla dinámica que seleccionamos y al lado derecho de la pantalla se muestra el panel con los campos que conforman la tabla dinámica. Herramientas Informáticas 9

10 V. INVESTIGACION COMPLEMENTARIA Una empresa que vende artículos en centros comerciales de El Salvador reporta sus ventas de la siguiente forma: Herramientas Informáticas 10

11 De la tabla anterior deberá crear los siguientes reportes (en hojas diferentes debidamente rotuladas): 1. Un reporte que muestre los totales de precios según tipo de artículo y artículo y que se pueda filtrar por Mes, Cliente y Cantidad (Deberá utilizar Segmentación de datos). Deberá crear un gráfico en una hoja de cálculo especial para el gráfico. 2. Un reporte que muestre los totales de precios por artículo, agrupados por centro comercial y tipo de artículo. Podrá ser filtrado por Mes, Cliente y Cantidad (Deberá utilizar Segmentación de datos). Deberá crear un gráfico como objeto flotante en la misma hoja de cálculo. Nota: la columna TOTAL deberá calcularse multiplicando CANTIDAD por PRECIO y tendrá que colocarle formato de moneda a precio y a total, tanto en la tabla de datos como en los reportes. VI. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Y ELECTRÓNICAS Curtis D. Frye. Plain & Simple Microsoft Excel O Reilly Media, Inc. Chapter 11 Sorting and filtering worksheet data. Mark Dodge Microsoft Office + Excel expert, Craig Stinson Microsoft Excel + Windows expert. Inside Out Microsoft Excel Published by Microsoft Press A Division of Microsoft Corporation. One Microsoft Way. Chapter 23: Analyzing data with PivotTable reports. Tablas dinámicas en Excel. Herramientas Informáticas 11