Soluciones y Servicios Enfocados al Rendimiento del Negocio

Transcripción

1 CENTRO DE CONOCIMIENTO EN CA PPM Soluciones y Servicios Enfocados al Rendimiento del Negocio JasperSoft: 8 Pasos Para Crear un Informe de Proyectos Activos

2 Índice Paso 1: Definir los Componentes del Informe Paso 2: Elimine los Proyectos Inactivos Paso 3: Filtro por Fecha en Proyectos Paso 4: Seleccione Opciones de Exportación Paso 5: Crear un Campo Calculado para un Informe Favorable al Usuario Paso 6: Organizar el Informe por Gestor del Proyecto Paso 7: Añada un Indicador de Estado para un fácil Seguimiento de los Riesgos Paso 8: Guardar y Especificar el Acceso

3 1. Paso 1: Definir los Componentes del Informe Para crear una tabla, primero debe definir sus componentes. Vamos a crear un informe que incluya: o o o o o o o o o Proyectos Activos con ID Nombre Gestor del Proyecto Fecha de Inicio Fecha de Finalización Horas Coste Real Costes de Imputación Indicador de disponibilidad para entradas de tiempo. Después debemos seleccionar el Dominio de la Gestión de Proyectos y elegir la información: o o Página principal > Generación de Informes Avanzada > Crear Vista Ad Hoc. Tras esto, una nueva Vista Ad Hoc está preparada para ser configurada.

4 Paso 1: Definir los Componentes del Informe (cont.) Como no seleccionamos nada, la parte derecha de la pantalla es un gran campo en blanco. No por mucho tiempo. Elija el tipo de informe que le gustaría crear: o o o Tabla. Gráfico. Tabla Cruzada.

5 Paso 1: Definir los Componentes del Informe (cont.) Seleccionaremos Tabla y, para que la información se genere rápidamente mientras diseñamos el informe, elegiremos Datos de Muestra. Y ahora, arrastraremos y soltaremos. Empecemos con algunos campos: o Nombre del Proyecto, ID del Proyecto, Gestor del Proyecto, Fecha de Inicio, Fecha de Finalización Resalte los campos que quiera arrastrar al Informe

6 Paso 1: Definir los Componentes del Informe (cont.) A medida que arrastra los campos al panel, o a su fila de columnas, la tabla recoge los datos. Nuevo Informe de Tabla arrastrando y soltando, Dominio de la Gestión de Proyectos

7 Paso 1: Definir los Componentes del Informe (cont.) Haciendo clic en el encabezado de la tabla, podemos cambiar el título a, por ejemplo, Lista de Proyectos. Para ver el coste busque los Totales del Resumen del Proyecto en los Indicadores. Elija el Total de Horas Reales y el Total de imputación de Horas. Total de Horas Reales está disponible a través de Totales del Resumen > Proyecto > Horas Totales

8 Paso 1: Definir los Componentes del Informe (cont.) Verá como cuando arrastra un elemento sobre la tabla, una línea vertical (en este caso) nos permite elegir la ubicación en la que queremos que aparezca el indicador. La línea vertical oscura muestra la ubicación de los nuevos Indicadores

9 2. Paso 2: Elimine los Proyectos Inactivos Después de arrastrar las nuevas selecciones al informe, podemos limitar nuestra selección y eliminar los proyectos inactivos. Solo hay que volver a Campos > General > Activo > y clic derecho para seleccionar Crear Filtro. Crear Filtro para mostrar solo los proyectos activos a través de Campos > General > Activo > Clic Derecho

10 Paso 2: Elimine los Proyectos Inactivos (cont.) Esto añadirá Activo a sus opciones de filtrado, disponibles ahora en el extremo derecho de su creciente informe. Cree el Filtro Activo de su informe a través de Campos > General > Activo > Clic Derecho > Crear Filtro

11 Paso 2: Elimine los Proyectos Inactivos (cont.) Puede elegir si lo quiere Activo añadiendo un 1 en el campo de texto. En Filtros, 1 significa SÍ y 0 significa NO Probablemente tampoco quiera ver ninguna plantilla en el informe. Podemos arrastrar Plantilla sobre los Filtros y elegir que no queremos plantillas añadiendo un 0 en el campo de texto.

12 3. Paso 3: Filtro por Fecha en Proyectos Para filtrar los proyectos que empiezan en el año en curso, vaya de nuevo a Campos y arrastre Fecha de Inicio a su área de Filtros. Cada uno de estos atributos filtrados tiene diferentes opciones. Puede ver estas opciones haciendo clic en la flecha de es igual a. Escriba AÑO en la Fecha de Inicio

13 Paso 3: Filtro por Fecha en Proyectos (cont.) En la Fecha de Inicio, podemos escribir YEAR (AÑO) en el campo de texto o podemos indicar un rango de fechas, por ejemplo, del 1 de enero al 1 de diciembre. Una vez hemos acabado con nuestros filtros, hacemos clic en Aplicar. Esto actualiza la información del informe. Haga clic en Aplicar para actualizar el Informe

14 Paso 3: Filtro por Fecha en Proyectos (cont.) Ahora se nos mostrará el Total de Horas Reales, el Total de Imputación de Horas y aún podemos añadir otros indicadores que podamos haber olvidado, como el Coste Total de las Imputaciones, el Coste Total de las Horas Reales y Abierto para el Registro de Tiempo, arrastrando y soltando, como hemos hecho anteriormente. También se puede cambiar el orden de las columnas desde la fila de Columnas arriba del Informe. Arrastre y Suelte hasta la ubicación deseada (la líneas violeta indican la ubicación)

15 4. Paso 4: Seleccione Opciones de Exportación Se puede estar preguntando si esta nueva tabla se puede exportar a un documento Excel o PowerPoint desde esta vista. La respuesta es sí. Todos los informes que cree se pueden exportar directamente desde esta vista de muchas maneras, las cuales puede ver haciendo clic en el icono que aparece un documento con una flecha. Seleccione las opciones de exportación desde el icono del documento con la flecha

16 Paso 4: Seleccione Opciones de Exportación (cont.) Las opciones de exportación incluyen Excel (Paginado), Excel, CSV, DOCX; RTF, ODT, ODS, XLSX (Paginado), XLSX y PPTX. Puede enviarlo a un PowerPoint o a un archivo separado por comas. El informe que estamos creando ahora sería perfecto para un documento Excel porque cada columna y celda se corresponderían con las columnas y celdas del documento. Puede exportar y enviar este informe desde esta vista o puede programar un informe para exportarlo y enviarlo automáticamente.

17 5. Paso 5: Crear un Campo Calculado para un Informe Favorable al Usuario Notará que en Abierto para el Registro de Tiempos son valores representados por números del 1 al 10, los cuales no significan mucho para los usuarios. Podemos transformar estos valores en lenguaje creando un Campo Calculado. Haga clic en el icono del papel con la flecha hacia abajo. Nuevas opciones del campo calculado

18 Paso 5: Crear un Campo Calculado para un Informe Favorable al Usuario (cont.) Se abrirá una ventana del Nuevo Campo Calculado y cambiaremos el nombre del campo a ART, Abierto para el Registro de Tiempos. Como puede ver, hay bastantes Funciones disponibles, que son similares a Excel. En este caso, seleccionaremos Si haciendo doble clic. Primero seleccione Si y después elija los Campos y los Indicadores

19 Paso 5: Crear un Campo Calculado para un Informe Favorable al Usuario (cont.) Ahora hay que elegir los Campos y los Indicadores, en la parte izquierda. Una de las cosas que puede ver en esta lista es que a veces hay tres elementos de cada atributo. La razón es porque uno puede ser a nivel de proyecto, otro a nivel de equipo y otro a nivel de tarea. En el peor de los casos tendrá que hacer tres intentos para elegir el número correcto. Aún así es muy útil y se puede utilizar Google para conseguir un montón fórmulas y funciones. Tres opciones idénticas indican que los Campos y los Indicadores están disponibles a nivel del proyecto, del equipo y de la tarea.

20 Paso 5: Crear un Campo Calculado para un Informe Favorable al Usuario (cont.) Ahora, también en la parte izquierda, seleccionamos Abierto para el Registro de Tiempos en la lista de Campos e Indicadores. La lista está organizada alfabéticamente y encontrará esta selección en la I, para la categoría is (está), no en la O de abierto (open). Rellene la casilla de la Fórmula seleccionando Campos e Indicadores y Funciones

21 Paso 5: Crear un Campo Calculado para un Informe Favorable al Usuario (cont.) Ahora rescribiremos la fórmula para que en el informe aparezca un Sí si es un 1 y está abierto para el registro de tiempos, o un No si es un 0 y no está abierto para el registro de tiempos. La fórmula es la siguiente: Sí y No deben de ir entre comillas simples para la validación Asegúrese de utilizar las comillas simples para que cuando pulse el botón de Validar, la validación se realice con éxito.

22 Paso 5: Crear un Campo Calculado para un Informe Favorable al Usuario (cont.) Valide la fórmula antes de elegir Crear Campo

23 Paso 5: Crear un Campo Calculado para un Informe Favorable al Usuario (cont.) Después de la validación, haga clic en el botón Crear Campo. Ahora puede ver botón del nuevo campo al final de la lista de Campos. Encuentre el Nuevo Campo al final de su lista de Campos

24 Paso 5: Crear un Campo Calculado para un Informe Favorable al Usuario (cont.) Ahora tenemos que arrastrar y soltar el Nuevo Campo en su informe para que pueda ver si los proyectos están abiertos para el registro de tiempos o no. Arrastre el Nuevo Campo al Informe

25 Paso 5: Crear un Campo Calculado para un Informe Favorable al Usuario (cont.) Para cambiar el nombre del Nuevo Campo, haga clic derecho, elija Editar Etiqueta y llámelo Abierto para el Registro de Tiempos. Podríamos haber hecho también esto en la pantalla en la que creamos el campo calculado. Nombre su Nuevo Campo como Abierto para el Registro de Tiempos haciendo clic derecho sobre el mismo

26 Paso 5: Crear un Campo Calculado para un Informe Favorable al Usuario (cont.) El informe muestra ahora los totales por Nombre del Proyecto

27 6. Paso 6: Organizar el Informe por Gestor del Proyecto Nuestro informe muestra los totales por Nombre de Proyecto, e incluye el Gestor del Proyecto, pero vamos a suponer que quiere organizar su nuevo informe por Gestor del Proyecto y ver el Estado, la Fase y el Portfolio. Esto es muy fácil. En la parte superior de su informe puede ver una fila titulada Columnas en la que hay una lista cada una de sus columnas. Debajo hay un campo vacío llamado Grupos. Pruebe arrastrar y soltar el campo Gestor de Proyecto en la fila Grupos. Desde la fila Columnas, seleccione Gestor del Proyecto y arrástrelo en la fila Grupos

28 Paso 6: Organizar el Informe por Gestor del Proyecto (cont.) El resultado es instantáneo. Ahora puede ver el Coste Real Total y los otros campos agrupados por Gestor del Proyecto. El informe se organiza para mostrar los campos agrupados por Gestor del Proyecto

29 Paso 6: Organizar el Informe por Gestor del Proyecto (cont.) Muchos resultados en la captura de pantalla de arriba muestran el valor 0.00, esto es porque estamos utilizando una demostración. Tiene más opciones dentro de esta vista. Haga clic en el icono de la lupa y elija mostrar el informe con todos los detalles, con los datos o ambos. Haga clic en el icono de la lupa para mostrar el informe con todos los detalles, con los datos totales o ambos.

30 Paso 6: Organizar el Informe por Gestor del Proyecto (cont.) Elija Datos Totales para una visión general por Gestor del Proyecto. Datos Totales por Gestos del Proyecto

31 Paso 6: Organizar el Informe por Gestor del Proyecto (cont.) Ahora puede ver como varios proyectos están dirigidos por varias personas, así como el total de horas y costes; o puede cambiar la vista para incluir los detalles con los totales eligiendo la opción Detalles y Totales. Detalles y Totales por Gestor del Proyecto

32 7. Paso 7: Añada un Indicador de Estado para un fácil Seguimiento de los Riesgos Para resaltar los proyectos que tienen problemas y así no tener que buscar en todo el informe, puede añadir un Indicador de Estado en Campos. Lo arrastraremos desde la sección Campos Generales al informe. Añada el Indicador de Estado para hacer un seguimiento de los Riesgos del Proyecto

33 Paso 7: Añada un Indicador de Estado para un fácil Seguimiento de los Riesgos (cont.) El Indicador de Estado se basa en el último estado del proyecto. Normalmente los proyectos están Al Día o En Riesgo. Lo que no verá será serán los símbolos mayor que/menor que, o los iconos. Puede añadir un color para indicar el estado guardando esto como un informe añadiendo un formato condicional. Después añadiremos dos elementos a nuestras opciones de filtrado. Desde Campos Generales en la parte izquierda de la pantalla, añada el filtro Estado, arrastrando y soltando, en su casilla de filtros en la parte derecha de la pantalla. Añada la Fase y la ID del Portfolio a Filtros

34 Paso 7: Añada un Indicador de Estado para un fácil Seguimiento de los Riesgos (cont.) También le será útil añadir la ID del Portfolio desde el Campo Portfolio. Cambiaremos la flecha de es igual a a es uno de en los nuevos filtros. Elija la flecha es uno de para la Fase y la ID del Portfolio Ahora cuando pulsemos el botón Aplicar, nuestros filtros se aplican inmediatamente a la vista Ad Hoc del Nuevo Informe.

35 8. Paso 8: Guardar y Especificar el Acceso Ahora que hemos acabado con los preliminares, vamos a Guardar los Cambios. Puede guardar y crear una vista ad hoc o guardar y crear un informe. Elegiremos esta última opción. Tres opciones para guardar un informe

36 Paso 8: Guardar y Especificar el Acceso (cont.) Uno de los beneficios de guardar el informe es que puede dar acceso al mismo a otros usuarios. Vamos a cambiar el Nombre de la Vista de la Información y de la Vista del Informe a WB Lista de Proyectos Activos, WB indica que este informe es para nuestro tutorial de la web. La Visión de la Información del informe es más interactiva, como un portlet. El mismo informe es como una copia en papel que puede ver, imprimir y programar, aunque hay algunas diferencias que veremos en otro momento.

37 Paso 8: Guardar y Especificar el Acceso (cont.) Si quiere guardar una copia personal, hágalo en su carpeta de Usuarios. Si quiere que todos tengan derechos de acceso, guárdela en la carpeta Compartido. Vista de la Información vs. Vista del Informe

38 Paso 8: Guardar y Especificar el Acceso (cont.) No debe guardar el informe en la carpeta CA PPM ya que es donde se hacen las actualizaciones y no se debe personalizar el trabajo guardado ahí. Por eso, utilizaremos la carpeta Compartido para la Vista de la Información y la Vista de Informe. Ahora puede ir al informe y ver el formato condicional, en el que puede cambiar los colores de los indicadores de estado.

39 CENTRO DE CONOCIMIENTO EN CA PPM Suscríbase gratuitamente a nuestra VERSION FREE en: Pruebe, sin compromiso, nuestra VERSIÓN PRO escribiendo a: odpeplus@odpe.com Síguenos en:

40 Soluciones y Servicios Enfocados al Rendimiento del Negocio... Contacte con nosotros para saber cómo podemos ayudarle! Este documento pertenece a OdPe Business Solutions y su contenido es confidencial. Este documento no puede ser copiado, ya sea en su totalidad o parcialmente, ni puede ser mostrado a terceros o utilizado para fines distintos de los acordados sin la previa autorización por escrito de OdPe Business Solutions. Si este documento se proporciona bajo contrato, su uso se limitará a lo que el contrato autoriza expresamente. OdPe no será considerado responsable por eventuales errores u omisiones en la publicación del documento. OdPe Business Solutions es una marca europea que pertenece a Oficina de Proyectos Empresariales SL Su uso y reproducción está prohibida sin autorización. OdPe Business Solutions Todos los derechos reservados