GUÍA PARA LA REALIZACIÓN DE KLEINE ALUMNI SEMINARE (KAS) Última actualización: abril de 2018 Esperamos que esta Guía les apoye en la realización de sus eventos y les dé una perspectiva sobre las responsabilidades y función que desempeña cada uno de los involucrados: Organizadores (se refiere al ex becario responsable de la organización del evento y quien fungirá como Responsible contact person en el Formulario de solicitud*) Oficina del DAAD en México. Pasos a seguir para la realización de un KAS: 1. Entregar la solicitud oficial en tiempo y forma: a) Formulario de solicitud* b) Planeación presupuestal* c) Borrador de programa d) Justificación del proyecto e) Lista de posibles participantes* 2. Definir detalles del evento: a) Fecha b) Lugar c) Idioma oficial d) Número de participantes estimado e) Ponentes y programa preliminar. 3. Logística del evento a) Definir hospedaje, viáticos, comida, material, equipo técnico, etc. de acuerdo a los lineamientos del DAAD (ver Anexo 1). b) Invitar a los interesados c) Registrar y dar seguimiento a los participantes d) Difusión del evento en distintos medios e) El día del evento 4. Entrega de documentos para reembolso y clausura a) Lista de comprobantes* b) Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) en formato pfd y xlm. c) Informe breve d) Listado de participantes firmado en original e) Lista de todos los DAAD Alumni participantes en el formato Excel del DAAD* f) Programa final del evento 1
Descripción detallada de los pasos a seguir: Pasos 1. Entregar la solicitud oficial en tiempo y forma Descripción y detalles de las tareas Los siguientes documentos deberán ser entregados a la Oficina Regional del DAAD en original y escaneados, en idioma alemán o inglés: a) Antrag/Formulario de solicitud* completamente llenado y firmado (en PDF) b) Finanzkalkulation/Planeación presupuestal* c) Borrador del programa (en PDF) d) Motivation letter/justificación del proyecto breve y concisa (aproximadamente 2 páginas, en formato libre) (en PDF) e) Liste möglicher Teilnehmer/ Lista de posibles participantes: Alumni con correo electrónico, institución de trabajo y PKZ (Personalkennziffer) en el formato Excel del DAAD*. Los documentos señalados con asterisco se pueden descargar de la página del DAAD México: https://www.daad.mx/es/servicios-para-alumni/seminarios-de-ex-becarios-2018/ En caso de que los Alumni interesados en participar no conozcan su PKZ, este se puede solicitar de manera personal al correo cadena@daadmx.org. El DAAD no puede proporcionar datos personales a terceros, incluyendo nombre, correo electrónico, teléfono, dirección o, en este caso, PKZ. Sobre el proceso de solicitud: La solicitud se presenta generalmente durante las primeras semanas de enero. Una vez que el proyecto ha sido autorizado, se recibe por parte de la Central la notificación correspondiente acompañada de 4 anexos. Se deben firmar y enviar los anexos 1 y 2 para confirmar la aceptación de los fondos y proceder a su liberación. Únicamente se pueden hacer pagos hasta tener la confirmación por parte de la Oficina del DAAD México de que los fondos ya han sido liberados. 2. Definir detalles del evento: a) Definir fecha del evento: La fecha debe estar entre el 15 de enero y el 15 de noviembre del año en el que se solicitan los recursos. Acordar con los ponentes e instituciones involucradas. b) Elegir lugar del evento: Revisar que el lugar sede del evento (Universidad, Hotel) cuente con las instalaciones necesarias y adecuadas c) Definir idioma oficial del evento: Por ejemplo: español y ponencias de alemanes en inglés. No es posible solicitar fondos para un traductor. d) Estimar número de participantes 2
El otorgamiento del apoyo financiero para un KAS se realiza con base en el número de participantes especificados en la solicitud que cuentan con PKZ. Los gastos, por tanto, deberán estar en función de este dato. La Central del DAAD podría solicitarle la reintegración de los costos no justificables. IMPORTANTE: Para poder ser apoyado por el DAAD, mínimo 50% de los participantes del Seminario deberán ser DAAD-Alumni. e) Definir los ponentes y elaborar un programa preliminar Para asegurar la participación de un representante del DAAD en la inauguración de su seminario, le pedimos mandar su invitación con antelación. Materiales del DAAD: Se puede solicitar a la Oficina Regional del DAAD materiales informativos y posters para el seminario. Esto se deberá hacer máximo con 4 semanas de anticipación. 3. A) Logística del evento a) Especificar, de acuerdo a los lineamientos del DAAD (ver Anexo 1), las características de: HOSPEDAJE: Elegir un hotel de entre 3 y 4 estrellas que sea cercano al lugar del evento y de preferencia con desayuno incluido El DAAD no paga gastos adicionales del hotel (teléfono, internet, bebidas, desayunos no incluidos, etc.) El DAAD únicamente cubre los gastos de alojamiento para el/la ponente o ex becaria/ex becario. En caso de viajar acompañados, la diferencia por el costo de la segunda persona deberá ser cubierto por cuenta propia. VÍATICOS Y PARTICIPANTES: Importante definir y dar a conocer a los participantes el monto máximo de viáticos (de transporte principalmente) a financiar. La Oficina Regional del DAAD no recibirá comprobantes originales de los asistentes a seminarios de manera individual. Deberá ser el organizador quien recolecte dichos documentos para ordenarlos y enviarlos a la Coordinación de Programas para Alumni. Ponentes alemanes: Reservar los vuelos de ponentes alemanes a través de una agencia de viajes para poder obtener un CFDI válido para la contabilidad mexicana. El DAAD puede cubrir los gastos por emisión de boleto, pero por ninguna causa reembolsará boletos de avión sin documento fiscal válido. Informar a los ponentes sobre el transporte a su llegada a México y, en caso necesario, designar a una persona que los reciba en el aeropuerto. El personal del DAAD no puede realizar esta actividad. COMIDA: Se permite un coffee break que cubra la duración del evento y una comida en el lugar del evento.
En caso de que el DAAD financie dos comidas (comida y cena) el mismo día del evento, no se pagaran comidas adicionales a los DAAD-Alumni ni a los ponentes. Se recomienda el uso de servicio de banquetes o caterings. Es necesario que el CFDI especifique Servicio de Banquete. Asimismo, será necesario presentar copia de la lista de asistentes para respaldar el gasto. IMPORTANTE: En las comidas no se pagarán bebidas alcohólicas. MATERIAL Y EQUIPO TÉCNICO: Organizar y revisar equipo técnico: Laptops, proyector, pantalla, rotafolio, micrófonos para el pódium y micrófono inalámbrico para el público, equipo de sonido, etc. El DAAD puede dar apoyo para la renta de este equipo, en función del número de participantes. Sin embargo, el DAAD no puede pagar la reposición de los mismos en caso de extravío o descompostura. 3. B) Invitación y evento b) Invitar a los interesados En la invitación se deberán incluir los datos de contacto del organizador, al cual los invitados deben mandar sus confirmaciones y dudas. La invitación deberá especificar: nombre, lugar, fecha, hora, y demás información relevante antes mencionada. La invitación, así como todos los documentos e imágenes relacionadas con el evento, deberán incluir el logo oficial del DAAD. Para ello, deberá solicitarlo al coordinador(a) de Alumni en la Oficina Regional del DAAD en México. Adjuntar programa (preliminar) Invitar a: DAAD-Alumni especialistas o interesados del área Instituciones o redes existentes en esta área (no necesariamente DAAD-Alumni) VIPs (en su caso): Representantes de instituciones mexicanas en las áreas de educación superior, economía y/o política (no necesariamente DAAD-Alumni) Publicar el evento en la página web del Alumniportal Deutschland (www.alumniportaldeutschland.org) La Oficina Regional del DAAD podrá distribuir la invitación y el programa del evento a través de su boletín informativo, siempre y cuando se hagan llegar con mínimo un mes de antelación. c) Registrar y dar seguimiento a los participantes Establecer una fecha límite para el registro Recomendación: Incluir una cuota de registro con la cual los organizadores estarían en la posibilidad de cubrir gastos por cancelación que se generen de participantes confirmados. En ningún caso pagará el DAAD los gastos por cancelaciones o no shows. 4
d) El día del evento Revisar que se cuente con la papelería necesaria, así como agua para el pódium. Tener una lista de contactos importantes (número telefónico): ponentes, organizador, Oficina Regional del DAAD en México, taxis, emergencias, etc.) Adornar con arreglos florales. Registrar a los participantes en la lista de participantes en el formato Excel del DAAD*, en donde cada participante debe firmar y anotar su correo electrónico. Entrega de gafetes, programa de mano, etc. Palabras de bienvenida (organizador, representante DAAD, instituciones patrocinadoras, etc.) Documentar el evento con fotos. FAVOR DE INDICAR A LOS PARTICIPANTES QUE LAS FOTOGRAFÍAS DEL EVENTO PUEDEN SER USADAS POR EL DAAD SIN FINES DE LUCRO, TANTO EN PUBLICACIONES COMO EN INTERNET - INCLUYENDO REDES SOCIALES. LA PARTICIPACIÓN EN EL KAS INDICA LA ACEPTACIÓN DE ESTA CLÁUSULA. 4. Entrega de documentos para reembolso y clausura Entregar los siguientes documentos a más tardar hasta tres semanas después del evento: a) Lista de comprobantes* con justificación del gasto (en alemán o inglés). Los documentos fiscales deben ir numerados y categorizados en los rubros que se estipularon desde el inicio del seminario. b) Listado de participantes original* y su función dentro del evento, con firma y correo electrónico. En el listado se tiene que detallar si el participante es DAAD Alumni, Deutschland-Alumni u Otro. c) Informe breve del evento en el cual se debe especificar las actividades previstas en el futuro y las conclusiones (en alemán o inglés). d) Programa final del evento e) Los Anexos (Anlage) 3-4 deben ser llenados una vez que se concluyeron los pagos y estos fueron capturados en el sistema de la contabilidad por el responsable del DAAD México. f) Fotografías: se agradecerá proporcionar entre 3 y 5 fotografías de buena calidad del seminario. Publicar los resultados y las fotos del evento en la página del Alumniportal Deutschland (www.alumniportal-deutschland.org)
Anexo 1. Lineamientos por parte del DAAD: Financiamiento de hospedaje y viáticos ponentes Se permite 1 ponente alemán cuando se alcanza la participación mínima de 10 DAAD-Alumni Se permiten 2 ponentes mexicanos cuando se alcanza una cantidad mínima de 10 DAAD-Alumni A los ponentes se les pagará el transporte (aéreo, autobús y/o peaje). En el caso de los ponentes mexicanos, estos deben radicar en México para poder recibir este apoyo. El DAAD paga máximo 3 noches de hospedaje por ponente foráneo a la ciudad en donde se lleva a cabo el evento. Se recomienda a los organizadores considerar el uso de una agencia de viaje para el pago de los viajes internacionales o pagarlos a través de páginas web mexicanas que puedan expedir CFDI. De no ser así, el DAAD no podrá reembolsar los gastos. Si los ponentes alemanes tienen planeadas actividades en México antes o después del KAS, su estancia no podrá extenderse más de 5 días hábiles adicionales (sin incluir fines de semana). Si la estancia es mayor, la o el ponente deberá cubrir por completo el costo del transporte aéreo. El DAAD cubre únicamente el costo de viajes realizados en clase turista/económica. Financiamiento de hospedaje y viáticos DAAD-Alumni (si aplica) DAAD-Alumni: El DAAD paga máximo 1 noche de hospedaje por DAAD-Alumni foráneo a la ciudad en donde se lleva a cabo el evento. En ningún caso es posible reembolsar noches adicionales. NOTA: La mayoría de los DAAD- Alumni (participantes) deben proceder del lugar del evento y/o de los alrededores. A los DAAD-Alumni procedentes del interior de la República se les pagará el transporte, sea aéreo o autobús. En ningún caso se podrá pagar el costo de gasolina. No se pagarán viáticos para personas que viven en el lugar sede del evento, ni personas que pueden realizar su llegada y partida el mismo día del evento. Montos máximos para alojamiento y alimentos: Por persona (ya sea ponente o ex becario) se podrá pagar máximo 95 Euros por noche de alojamiento (con desayuno incluido). Asimismo, se pueden pagar máximo 30 Euros por día por concepto de alimentos a los ponentes. Liquidación de costos de parte del DAAD Todos los gastos del evento deberán ser comprobados con un CFDI a nombre de: Servicio Alemán de Intercambio Académico, A.C. RFC: SAI010104RT5 Dirección: Calle Kepler No. 157 Col. Anzures Del. Miguel Hidalgo 11590 México, D.F. El CFDI deberá ser enviado por correo electrónico en formato PDF, junto con su correspondiente archivo XML, al Coordinador(a) de Alumni en la Oficina Regional del DAAD. No se aceptan escaneos de facturas. El pago de los gastos realizados se liquidará en cuanto la Oficina Regional del DAAD en México tenga el CFDI correspondiente. Sin importar el monto, no se pueden liquidar gastos sin CFDI, eso incluye taxis, tarifas de estacionamiento y casetas. Los pagos por montos mayores (por ejemplo: a hoteles, agencias de viajes, imprentas, etc.) que se deben realizar por parte del DAAD se tienen que anunciar por lo menos dos semanas antes de la fecha de pago, anexando los datos bancarios del proveedor: Nombre o razón social, RFC, banco, número de cuenta, CLABE Interbancaria, persona de contacto (en caso de ser persona moral), teléfono y correo electrónico. Para las transferencias bancarias, se deberá entregar a la Oficina Regional del DAAD en México, el Formato de datos bancarios para reembolso*. Datos incompletos retrasan el trámite en el portal bancario. Es obligación del organizador revisar que estén completos antes de solicitar una transferencia. Eventos a finales del año: 6
Se pide tomar en cuenta que la Oficina Regional del DAAD en México solo podrá liquidar los pagos que se presenten antes del 15 de noviembre. IMPORTANTE: En ningún caso se depositará a las cuentas privadas de los organizadores el total de la suma autorizada por el DAAD. La liquidación se realizará sin excepción después de la comprobación de gastos.
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