JUNTA DE ADMINISTRACIÓN PORTUARIA Y DESARROLLO ECONÓMICO DE LA VERTIENTE ATLÁNTICA JAPDEVA PLAN DE MEJORA REGULATORIA 2017 COMISIÓN DE MEJORA REGULATORIA INTITUCIONAL JULIO 2017 1
INDICE PÁGINA i. ÍNDICE 2 ii. INTRODUCCIÓN 3 1. INFORMACIÓN GENERAL DE LA INSTITUCIÓN 4 a. Visión 4 b. Misión 4 2. TIPO DE SERVICIOS O PRODUCTOS ESTRATÉGICOS QUE BRINDA LA INSTITUCIÓN 4 3. OBJETIVO DEL PLAN 5 SELECCIÓN DE TRÁMITES 6 Criterios trámites 7 Trámites seleccionados 8 A. Trámite 1: Centro manejo de correspondencia externa. 8 a) Matriz de información del trámite o servicio 8 B. Trámite 2: Recepción de manifiesto de carga general. 9 a) Matriz de información del trámite o servicio 9 b) Diagrama de flujo 10 LA PROPUESTA 11 1. Trámite 1: Centro manejo de correspondencia externa. 12 a) Propuesta de mejora 12 b) Tipo de mejora 12 c) Objetivo 12 d) Meta 12 e) Indicador 12 f) Matriz Hoja de Ruta 13 g) Cronograma de actividades 14 2. Trámite 2: Recepción de manifiesto de carga general. 15 a) Propuesta de mejora 15 b) Tipo de mejora 15 c) Objetivo 15 d) Meta 15 e) Indicador 15 f) Matriz Hoja de Ruta 16 g) Diagrama de flujo 17 h) Cronograma de actividades 18 2
INTRODUCCION La mejora regulatoria, representa una herramienta para lograr el cambio de paradigma administrativo, necesario a nivel del estado, en consonancia con los procesos de globalización y modernización. En busca de un nuevo enfoque administrativo en favor de los administrados y en cumplimiento de la ley 8220 y su reforma, reglamento a la ley artículos 19, 20 y 21, directrices emanadas por el Consejo de Gobierno en este sentido, como lineamiento procedente de nuestra Presidenta Ejecutiva, el cual busca mejorar la calidad del servicio que se les brinda a las personas usuarias, se presenta el siguiente Plan de Mejora Regulatoria, el cual constituye una propuesta de mejora para 2 trámites: 1. Centro de manejo de correspondencia externa. 2. Recepción de manifiesto de carga general. Se pretende el ofrecer a las personas usuarias una mejor atención, transparencia y reducción de tiempo en la gestión de estos servicios, mediante la implementación de la oficina de manejo de correspondencia externa, con la ayuda de un módulo computarizado, la cual busca que la persona usuaria no deba de andar por más de una oficina realizando gestiones y el mejoramiento en el trámite recepción de manifiesto de carga, los cuales ya no se harían en forma manual, sino digital, mediante el uso de correo electrónico. Los siguientes cambios de mejora, buscan cumplir con los lineamientos de nuestra Presidenta Ejecutiva, en la mejora de los servicios que brinda la institución. 3
1. INFORMACIÓN GENERAL DE LA INSTITUCIÓN La JUNTA DE ADMINISTRACION PORTUARIA Y DE DESARROLLO ECONOMICO DE LA VERTIENTE ATLÁNTICA denominada (JAPDEVA), fue creada mediante la Ley Nº 3091 del 18 de febrero de 1963, reformada en la Ley Nº.5337 del 9 de agosto de 1973.es un ente autónomo del Estado, con carácter de empresa de utilidad pública, asume las prerrogativas y funciones de Autoridad Portuaria; y se le encarga construir, administrar, conservar y operar el puerto actual de Limón, así como otros puertos marítimos y fluviales de la Vertiente Atlántica (Caribe) de Costa Rica, en forma rápida y eficiente. Además le corresponde el promover el desarrollo socio-económico integral rápido y eficiente de la Vertiente Atlántica. Para el cumplimiento de sus funciones, se encuentra organizada en 2 administraciones: Portuaria y Desarrollo. a. VISIÓN: Ser una autoridad portuaria líder en servicios portuarios a nivel latinoamericano y promotora del desarrollo socioeconómico del caribe costarricense. b. MISIÓN: Somos una empresa de servicios portuarios con prerrogativas de autoridad portuaria, facilitadora del comercio exterior, que promueve el desarrollo socioeconómico del caribe costarricense. 2. TIPO DE SERVICIOS O PRODUCTOS ESTRATÉGICOS QUE BRINDA LA INSTITUCIÓN: a. Realizar la planificación específica de las obras e instalaciones portuarias que requiera el país en la costa caribeña, de conformidad con la planificación general y la política de desarrollo portuario que determina el Poder Ejecutivo. b. Construir las obras que se requieran para un eficiente servicio portuario, así como dirigir, administrar, explotar, conservar y mejorar los servicios, las terminales e instalaciones que estén a su cargo. c. Recibir y controlar directamente, las naves que entren o salgan de los puertos de la costa caribeña de Costa Rica. d. Organizar los servicios de embarque, desembarque, movilización y almacenamiento de la carga, así también prestar los servicios adicionales tales como: pilotaje, alquiler de equipo y todos aquellos, propios de la operación. 4
e. Administrar la canalización del Atlántico y las tierras y bienes que esta misma ley le otorga. f. De conformidad con el Plan Regional de Desarrollo, se deberá velar por el desarrollo de la región. 3. OBJETIVO DEL PLAN Promover la transparencia en la elaboración y la aplicación de las regulaciones y los procedimientos que rigen su accionar, mejor atención y reducción de tiempos; previendo que estas generen beneficios superiores a sus costos, tanto para la administración como para el administrado. 5
SELECCIÓN DE TRÁMITES 6
CRITERIOS TRÁMITES Criterios Trámite/ Servicio Inter. Inst. Satisfacción Pertinencia Cobertura Tiempos de Resolución Total Jerarquización Trámite 1 Otorgamiento de permisos para actividades privadas dentro del área portuaria Trámite 2 Liquidación de servicios Trámite 3 Centro de manejo de correspondencia externa Trámite 4 Despacho o ingreso de contenedores al recinto portuario Trámite 5 Recepción de manifiesto de carga general. 3 4 2 3 2 14 3 2 1 3 2 5 13 4 5 5 5 5 3 23 1 5 1 1 1 9 5 4 2 4 3 4 17 1 2 7
TRÁMITES SELECCIONADOS A. TRÁMITE 1: CENTRO DE MANEJO DE CORRESPONDENCIA EXTERNA Dado que este servicio es nuevo, no se presenta la matriz de información del trámite o servicio y el flujograma respectivo. 8
B. TRÁMITE 2: ENTREGA DE MANIFIESTOS a) MATRIZ DE INFORMACIÓN DEL TRÁMITE O SERVICIO 5) INFORMACION SOBRE EL TRÁMITE O SERVICIO Nombre del trámite o servicio: Institución: Dependencia: Dirección de la dependencia, sus sucursales y horarios: Licencia, autorización o permiso que se obtiene en el trámite o servicio: Requisitos -Presentarse con 48 horas mínimo de anticipación a la llegada del buque a puerto. Recepción de manifiesto de carga general. Junta de Administración Portuaria y de Desarrollo Económico de la Vertiente Atlántica (JAPDEVA) Oficina de Documentación de Carga General (Nuevo Acceso, Puesto 4 y Puesto3), puerto Hernán Garrón Salazar. Horario de servicio: Lunes a sábado de 8 a.m. a 10 p.m. NOTA: No genera lo antes indicado, es Información básica respecto a la demanda operacional del buque en puerto. Fundamento Legal - Art. 49 del reglamento de Operaciones Portuarias. Si desea revisar leyes y decretos los puede encontrar en la página de la Procuraduría General de la República http://www.pgr.go.cr/scij/index pgr.asp o si es alguna otra disposición o manual lo puede hacer en la página del Diario Oficial La Gaceta http://www.gaceta.go.cr Plazo de resolución: Vigencia: Antes del inicio de la operación de la nave. Costo del trámite o servicio: No tiene costo. Formulario(s) que se debe(n) presentar: Funcionario contacto: Lic. Jaime Cole, Lic. Fernando Abdelnour. Oficina o sucursal: Oficina de Documentación de Carga General (Nuevo Acceso, Puesto 4 y Puesto3) Puerto Hernán Garrón Salazar. Correo electrónico: jcole@japdeva.go.cr; fabdelnour@japdeva.go.cr; Telef. 2799-0122, 2799-0107 Horario de servicio: Lunes a sábado de 8 a.m. a 10 p.m. Nombre: Email: Teléfono: Fax: 9
b) DIAGRAMA DE FLUJO DEL TRÁMITE O SERVICIO RECEPCIÓN DE MANIFIESTO DE CARGA GENERAL PROCESO PERSONA USUARIA ENTREGA DOCUMENTACIÓN (MANIFIESTOS DE CARGA) (Representante línea naviera ) JAPDEVA RECIBE DOCUMENTACIÓN, MANIFIESTOS DE CARGA (Oficina de Documentación Carga General) COMENTARIOS La persona usuaria (representante de línea naviera), presenta documentación (manifiesto de carga) con 24 horas antes de la llegada (arribo) de la nave a puerto. La documentación debe de ser entregada a la Oficina de Documentación de Carga General. Manifiesto (manifiesto de carga) Es el documento extendido por la compañía naviera o el agente naviero en el puerto o puertos de carga, el cual será entregado a la autoridad portuaria y que contiene un resumen de la información de los conocimientos del embarque TIEMPO Presentación Contestación (usuarios) (JAPDEVA) 24 Hrs. Documento oficial y formal con carácter internacional, establecido en el transporte marítimo. Este es entregado a las autoridades del país (aduana, representante naviero, MAG, otros) al cual se destina las mercancías o cargas transportadas por los buques. Este se remite a la aduana en forma electrónica, con 48 horas de antelación, acorde a lo establecido en el Plan de Seguridad de buques e Instalaciones Portuarias. (P.B.I.P.) 10
LA PROPUESTA 11
1. TRÁMITE 1: OFICINA DE MANEJO DE CORRESPONDENCIA EXTERNA a. PROPUESTA DE MEJORA Este es un nuevo servicio que se brinda a las personas usuarias tanto externas como internas, que deban de entregar correspondencia en las instalaciones del puerto Hernán Garrón Salazar. Busca el evitar que deban de andar por las diferentes oficinas entregando correspondencia, inclusive dentro de las instalaciones portuarias, para lo cual, quien lo vaya a realizar debe de tener casco y chaleco refractario, a la vez de tomar una microbús para ir a realizar dicha entrega. b. TIPO DE MEJORA Con la mejora, la persona usuaria ya no debe de ingresar a las instalaciones, sino que entregaría la correspondencia en una oficina que será creada para este fin, reduciendo el tiempo que normalmente ocupan para realizar dichas gestiones. c. OBJETIVO Crear un centro de manejo de correspondencia externa, con el fin de facilitar a la persona usuaria la entrega de la misma, y de esta manera no tengan que ingresar a las instalaciones portuarias para tal efecto. d. META Crear durante el 2017, una oficina para el recibo de correspondencia externa, tanto del usuario externo como interno, con la ayuda de un módulo computarizado mediante el cual se recibiría la correspondencia que va para las diferentes oficinas ubicadas en las instalaciones del puerto Hernán Garrón Salazar. e. INDICADOR - Número de correspondencia recibidas. - Tiempo para la atención de recibo de la correspondencia. - Tiempo para el retiro de la correspondencia, por parte de las diferentes unidades en la oficina de manejo de correspondencia externa. 12
f. MATRIZ HOJA DE RUTA HOJA DE RUTA TRÁMITE O SERVICIO: Centro de manejo de correspondencia externa. DESCRIPCIÓN DE LA REFORMA: Crear a la entrada de las instalaciones del puerto Hernán Garrón Salazar, una oficina para el recibo de correspondencia externa con la ayuda de un módulo computarizado; esta puede ser de personas usuarias externas como interna a la institución, de tal forma no deban de ingresar a las instalaciones portuarias para hacer entrega de la misma. FUENTE: La propuesta es parte del Plan estratégico existente para la mejora de gestión Institucional. Representa una mejora en el manejo de documentos. BENEFICIOS: Facilidad para la persona usuaria en el manejo de documentos, ya que no tendrán que andar por las diferentes oficinas a nivel de las instalaciones portuarias, en la entrega de estos. PLAZO DE IMPLEMENTACION: IMPACTO: INICIO FINAL DURACIÓN Se espera una mayor satisfacción de la persona usuaria al poder realizar la entrega de documentos en un solo lugar, y no andar de oficina en oficina, más aún, dentro de las instalaciones del puerto Hernán Garrón Salazar. 10/07/2017 08/12/2017 107 días LIDER: Jefatura departamento de Servicios Generales, licenciada Rita Myrie Barnes. EQUIPO QUE ACOMPAÑA/PARTICIPA: Comisión de Mejora Regulatoria. PRÓXIMOS PASOS: -Conformar grupo de trabajo para definir: los alcances de la oficina, puntualizar las funciones y establecer el flujograma respectivo. -definir los recursos necesarios -Desarrollar el programa. - Realizar las pruebas. -capacitar al personal que estará a cargo de la oficina. -Comunicar a las personas usuarias. REQUERIMIENTO EN RECURSOS: -El recurso financiero corresponderá al presupuesto de cada dependencia. 13
g. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DEL CENTRO DE MANEJO DE CORRESPONDENCIA EXTERNA Error! Vínculo no válido. N Actividad Responsable Formar grupo de trabajo entre los miembros de la Comisión de Mejora Regulatoria y las Oficial de 1 personas responsables de: la Simplificación de oficina a crearse para el manejo Trámites de documentos, y de la Sección de Informática. Definir los alcances del centro 2 de manejo de correspondencia externa (tipo documentos aceptar-marco legal). Puntualizar las funciones de la 3 oficina de manejo de correspondencia externa. Fecha de inicio Fecha final Duración* 10/07/2017 11/07/2017 2 días Grupo de Trabajo 12/07/2017 14/07/2017 3 días Grupo de Trabajo 17/07/2017 19/07/2017 3 días 4 Establecer el flujograma. Grupo de Trabajo 20/07/2017 21/07/2017 2 días 5 6 7 8 Definir los recursos necesarios. -Recurso humano. -Infraestructura (ubicación y necesidades de remodelación). -Equipo de oficina. Definir e implementar programa informático. Capacitar personal que va a trabajar en la oficina. Realizar pruebas del personal en el uso de la aplicación, para la implementación de la oficina de manejo de correspondencia externa. Informar a las personas usuarias. Grupo de Trabajo 24/07/2017 26/07/2017 3 días Departamento de Informática Departamento de Informática TOTAL DÍAS (10/07 AL 08/12/2017) *Se contabilizan días laborados. 27/07/2017 17/11/2017 79 días 20/11/2017 24/11/2017 5 días Grupo de trabajo 27/11/2017 30/11/2017 4 días Grupo de trabajo 01/12/2017 08/12/2017 6 días 107 DÍAS Porcentaje de avance 14
2. TRÁMITE 2: RECEPCIÓN DE MANIFIESTO DE CARGA GENERAL a. PROPUESTA DE MEJORA La simplificación del trámite se basa en la entrega por parte de la persona usuaria (representante de línea naviera) de los documentos de manifiesto de carga, en forma física, a realizarse en forma digital. b. TIPO DE MEJORA Pasar de un trámite el cual se realiza mediante la entrega de los documentos de manifiesto de carga en forma física, a realizarse en forma digital la recepción de los documentos de manifiesto de carga por medio de correo electrónico. c. OBJETIVO Modificar el recibo de manifiestos de carga general de forma física, a correo electrónico. d. META Agilizar el procedimiento del trámite de recepción de manifiestos de carga en forma física, utilizando el medio de correo electrónico, para el recibo de estos, a partir del 2017. e. INDICADOR Cantidad de manifiestos recibidos vía electrónica Vs. tiempo de procesamiento de la información. 15
f. MATRIZ HOJA DE RUTA HOJA DE RUTA TRÁMITE O SERVICIO: RECEPCIÓN DEL MANIFIESTO DE CARGA GENERAL. DESCRIPCIÓN DE LA REFORMA: Pasar de un trámite el cual se realiza mediante la entrega de los documentos de manifiesto de carga en forma física, a realizarse en forma digital la recepción de los documentos de manifiesto de carga por medio de correo electrónico. FUENTE: La propuesta es parte del Plan estratégico existente para la mejora de gestión Institucional. BENEFICIOS: Agilidad al pasar el trámite de recibo en forma física a realizarlo mediante el uso de correo electrónico. PLAZO DE IMPLEMENTACION: IMPACTO: INICIO FINAL DURACIÓN Se espera una mayor satisfacción de la persona usuaria al reducirse el tiempo de trámite al 17/07/ 2017 22/09/ 2017 46 días pasar de modo físico a correo electrónico. LIDER: Licda. Guillermina Parkinson Parkinson-Oficina de Facturación. EQUIPO QUE ACOMPAÑA/PARTICIPA: Comisión de Mejora Regulatoria. PRÓXIMOS PASOS: Formar grupo de trabajo. -Definir recursos necesarios. -Establecer lugar de ubicación. REQUERIMIENTO EN RECURSOS: Los recursos financieros están incorporados en el presupuesto de cada dependencia. 16
g. DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO PERSONA USUARIA [Envía documentación (manifiesto de carga) mediante correo electrónico] (Representante línea naviera ) COMENTARIOS La persona usuaria (representante de línea naviera), presenta documentación (manifiesto de carga) con 24 horas antes de la llegada (arribo) de la nave a puerto. La documentación debe de ser entregada mediante correo electrónico a JAPDEVA - Oficina de Facturación. TIEMPO Presentación Contestación (usuarios) (JAPDEVA) 24 Hrs. JAPDEVA (recibe documentación ( manifiesto de carga) (Oficina de Facturación) 17
3. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DE LA RECEPCIÓN DE MANIFIESTO DE CARGA GENERAL N Actividad Responsable Formar grupo de trabajo entre los miembros de la Comisión de Oficial de 1 Mejora Regulatoria y las Simplificación de personas responsables del Trámites trámite. Definir los recursos necesarios: 2 -Recurso humano (responsables de recibir la información. -Equipo de oficina. Establecer el lugar donde estarán las personas encargadas de recibir la información, de tal 3 forma sea un lugar accesible en caso de fuerza mayor (contingencia), deban de recibirla en forma física. Reestructurar el lugar donde 4 estarán las personas encargadas de recibir la información. Informar a las personas usuarias 5 (representantes de líneas navieras) sobre la mejora. -Tiempo de prueba para determinar si el uso del correo 6 electrónico cumple con las necesidades mínimas para la tramitación de la información. NOTA: En caso de no funcionar se volverá a la manera física hasta tanto no se tenga algún tipo de aplicación que pueda garantizar la tramitación de la información en forma expedita y acorde a lo establecido. TOTAL DÍAS (17/07 AL 22/09/2017) Fecha de inicio Fecha final Duración* 17/07/2017 21/07/2017 5 días Grupo de Trabajo 24/07/2017 28/07/2017 4 días Grupo de Trabajo 31/07/2017 04/08/2017 4 días Ingeniería 07/08/2017 08/09/2017 24 días Grupo de Trabajo 11/09/2017 14/09/2017 4 días Grupo de Trabajo 18/09/2017 22/09/2017 5 días 46 DÍAS Porcentaje de avance 18