Unidad 27: Formato de celda 27.0 Introducción En esta unidad describimos cómo hacer que su trabajo tenga un buen aspecto. Cubrimos lo que hay dentro de la celda, en los bordes de las celdas y cuándo y cómo cruzar esos bordes. También recomendamos un estilo minimalista en toda ella, parcialmente porque este acercamiento le otorga su propio estilo y también para que pueda dar el énfasis debido a zonas específicas de su trabajo en un entorno despejado. Lo bueno en oposición a lo malo (también llamado lo feo) Seguir los consejos de esta unidad le debería permitir transformar hojas de cálculo formateadas rudimentariamente en un resultado claro y bien presentado. 2010 Excel with Business 1 Unidad 27: Formato de celdas
27.1 Copiar formato Debido a que hay tantas formas de cambiar la apariencia de una celda, podría llevar un tiempo hacerlo debidamente. Suponga que quiere que otra celda o rango de celdas tengan el mismo aspecto. Sería muy repetitivo realizar los mismos pasos una y otra vez. La solución es usar la herramienta Copiar formato que toma el formato de la celda que usted especifique y aplica ese formato a una celda o celdas en otro lugar. El proceso es: 1. Haga clic en la celda cuyo formato quiere copiar 2. Haga clic en el icono de Copiar formato (Inicio > Portapapeles > Copiar formato) 3. Haga clic en la celda o celdas a las que quiere dar formato Tenga en cuenta que este es un equivalente más sencillo de: Copiar y luego Pegado especial > Formato 27.2 Alineación El grupo de Alineación está en la pestaña Inicio de la Cinta de opciones y cubre la alineación de texto, la orientación, el ajuste, la combinación y la sangría. Es fácil crear hojas de cálculo feas haciendo un mal uso de estas opciones, pero aquí tiene alguna ayuda. Alineación vertical Ajustar la alineación vertical del texto dentro de una celda podría parecer trivial, pero puede tener un gran efecto sobre la claridad y la presentación visual de las hojas de cálculo. Por defecto, el texto está alineado a la parte inferior. Esto está bien cuando las alturas de las filas también permanecen con sus valores por defecto. Pero cuando se incrementan las alturas de las filas, podría ser raro tener el texto de algunas celdas como si estuviera centrado (A3 en el ejemplo de abajo) y otras no. 2010 Excel with Business 2 Unidad 27: Formato de celdas
Por lo tanto, recomendamos que se asegure de que el texto está centrado verticalmente por defecto. Haga esto seleccionando toda la hoja de cálculo (haga clic en el cuadrado destacado arriba) y elija el icono del medio de alineación vertical en Inicio > Alineación. Alineación horizontal El texto se puede alinear a la izquierda, centro o derecha de una celda. Por defecto, el texto se alinea a la izquierda y los números a la derecha. Puede cambiar esto seleccionando la celda o celdas a las que les gustaría dar formato y haciendo clic en uno de los siguientes iconos: También puede rellenar, justificar, centrar la selección y distribuir el texto: Formato > Formato de celdas > pestaña Alineación > Alineación horizontal Es importante la consistencia de los formatos. Estas son reglas que sugerimos aplicar: Izquierda. Utilice el ajuste por defecto la mayoría del tiempo para el texto. Centrar. Para encabezados que se extiendan a lo largo de dos subtítulos, p. ej. Derecha. Utilícelo ocasionalmente, p. ej. para asegurarse de que el texto que etiquete un valor ( Número total de horas: en la imagen) esté visible totalmente como se muestra Rellenar. Esta opción repite todo lo que haya introducido en la celda en toda la anchura de la columna (por ejemplo, convertirá una celda que contenga X en XXXXXX hasta rellenar la celda). 2010 Excel with Business 3 Unidad 27: Formato de celdas
Justificar. Rellena el texto extendido por todo el ancho de la columna, de forma similar a como aparece el texto en las columnas de los periódicos. Es raro que necesite esto en Excel. Centrar en la selección. Como Centrar, pero incluye la posibilidad de centrar en más de una celda. Esto funciona un poco como combinar celdas, pero ofrece más flexibilidad para copiar y pegar las celdas. Distribuido. El contenido de la celda se distribuye por toda la celda para que se alinee con los lados izquierdo y derecho de la celda. Tiene una aplicación muy limitada! Orientación Esto es simplemente cambiar el ángulo en el que el texto aparece en la celda. Esta característica puede ser útil cuando tiene encabezamientos largos en una tabla, p. ej. Aquí, las columnas de la C a la E tiene preguntas largas como encabezamientos, tanto que D tapa a C y E tapa a D. Una forma de mostrar los encabezamientos por completo es utilizar el botón de Orientación. Inicio > Alineación > Orientación y luego elija uno de los ajustes. Esto es lo que sucede cuando elegimos Girar texto hacia arriba para el ejemplo anterior: 2010 Excel with Business 4 Unidad 27: Formato de celdas
Hasta ahora, esto no tiene un aspecto demasiado elegante, pero al menos el texto es legible. Después, ajustando (ver debajo) y centrando horizontalmente el texto, el formato parece más limpio: Hay muchas opciones de orientación, pero EwB recomienda quedarse con la de 90 grados (ángulo derecho) y llevar el texto de abajo a arriba (como en la imagen anterior). Tenga en cuenta que cualquier cambio en la orientación es, bastante literalmente, confusa como para que valga la pena pensar en una alternativa (p. ej. fuentes más pequeñas, abreviaturas, palabras más cortas, agrandar las columnas, comentarios) que funcionen mejor. 2010 Excel with Business 5 Unidad 27: Formato de celdas
Ajustar texto A veces tiene más texto en una celda del que el ancho de la columna o altura de la fila pueden alojar. Una alternativa para ajustar el texto es pulsar Alt-Entrar al editar una celda para moverse a la siguiente línea verticalmente dentro de una celda de Excel. Ajustar el texto hace que Excel incremente la altura de la fila para mostrar ese texto: Puede hacer esto en Inicio > Alineación > Ajustar texto, usando el botón: Combinar A veces querrá abarcar dos columnas o filas con un único encabezamiento. Una forma de hacer esto es combinando celdas: Inicio > Alineación > Combinar y centrar Si no quiere que Excel centre el texto, hay una opción para combinar solamente en el menú desplegable. Combinar es una técnica común y útil de formato, pero provoca algunos problemas. Por ejemplo, no puede clasificar los datos o ejecutar tablas dinámicas en celdas combinadas, y podría encontrar problemas para copiar y pegar en hojas con celdas combinadas. Así que en general, combinar celdas debería hacerse en la fase de muestra de datos de su trabajo en lugar de cuando está realizando análisis, etc. Una advertencia final: combinar celdas puede sobrescribir datos. Sin embargo, Excel le advertirá de que esto está a punto de suceder y Deshacer (Ctrl-Z) recuperará su trabajo. Sangría La sangría, 2010 Excel with Business 6 Unidad 27: Formato de celdas
se puede utilizar para indicar jerarquía: Seleccione el texto al que quiere aplicar la sangría y luego Inicio > Alineación > Aumentar sangría Tenga en cuenta que esto solo funciona con texto alineado a la izquierda. La alternativa es usar columnas para crear la sangría: Esto es preferible a menudo porque le permite tratar de forma distinta a diferentes columnas. Por ejemplo, usted puede aplicar negrita/mayúsculas/agrupar un nivel entero de la jerarquía con un par de clics (seleccionando y dando formato a una columna completa). Aplicar la sangría mediante anchos distintos de columnas de esta forma es una característica común de archivos de Excel de paquetes de software de contabilidad. 27.3 Tablero de celdas Altura de fila y ancho de columna Las alturas de las filas tienden a ser cambiadas menos a menudo que los anchos de columna, debido a que las filas llevan normalmente una sola línea de texto, ajustándose perfectamente a la altura por defecto de la fila. Los anchos de columna, por otro lado, se alteran a menudo para acomodar los datos. El ancho de columna se muestra en un pequeño cuadro siempre que cambie el ancho haciendo clic en la separación entre encabezados de columnas. Dos consejos: 1. Al usar columnas como divisiones (p. ej. como sangrías o para separar dos conjuntos separados de datos), elija un ancho, utilice el mismo ancho para tales divisiones y 2010 Excel with Business 7 Unidad 27: Formato de celdas
aplíquelas ajustando el ancho exactamente en lugar de a simple vista. Esta consistencia tiene un gran efecto visualmente. 2. Cuando sea posible, utilice idénticos anchos de columnas también para los datos. Suponga que tiene una tabla y los encabezamientos son: Fruta, Verduras, Libros y Altura. Podría ser preferible ajustar las columnas según la anchura de los contenidos de la tabla, pero en este ejemplo, posiblemente sea mejor expandir la anchura de las columnas de Fruta, Libros y Altura para coincidir con la de la columna Verduras. Puede asegurarse de que las columnas tienen la misma anchura entre sí seleccionándolas usando el encabezamiento de columna y cambiando el ancho de una de las columnas usando el cursor sobre la separación del encabezamiento de columna: 27.4 Mejoras de Excel 2010 Los patrones de relleno que eran posible en Excel 2003 fueron eliminados de Excel 2007. Han vuelto en la versión de 2010 (Celdas > Formato > Formato de celdas): 2010 Excel with Business 8 Unidad 27: Formato de celdas
Lo que lleva a: 2010 Excel with Business 9 Unidad 27: Formato de celdas