Al contestar refiérase al oficio Nº 00636 15 de enero del 2016 DCA-0118 Señora Antonieta Solís Mata Subgerente Área Administrativa INSTITUTO NACIONAL DE SEGUROS (INS) Estimada señora: Asunto: Se otorga autorización al Instituto Nacional de Seguros para que contrate en forma directa los servicios de lavandería de ropa hospitalaria de uso en el Complejo INS Salud, Consultorio de los Servicios Médicos y Seguridad en el Trabajo del INS, Hospital del Trauma, Centros Médicos Regionales de Guadalupe y Desamparados, con la empresa Lavanderías Asociadas Ramaya S.A., bajo la modalidad según demanda, por un plazo comprendido entre el 23 de enero del 2016 y hasta el 23 de marzo del 2016 como máximo, y por un monto unitario de 785 por kilogramo de ropa procesada y un monto mensual máximo de 60.000.000. Nos referimos a su oficio SGA-00378-2015 presentado en esta Contraloría General el 01 de diciembre de 2015, mediante el cual solicita la autorización descrita en el asunto. Mediante los oficios N 18044 (DCA-3263) del 09 de diciembre y N 18820 (DCA-3384) del 17 de diciembre, ambos del 2015, esta División le solicitó aportar una serie de información adicional, la cual fue remitida mediante los oficios PROV-06143-2015 del 11 de diciembre, PROV-06250-2015 del 16 de diciembre y SGA-00002-2016 de 04 de enero de 2016. I. Justificación de la solicitud Como razones dadas para justificar la solicitud, esa Institución indica lo siguiente: Que mediante la licitación pública N 110016 denominada Servicios de lavandería de ropa hospitalaria de uso en el Complejo INS Salud y del consultorio de los servicios médicos y seguridad en el trabajo del INS (Consultorio 5 piso INS) la Junta Directiva del Instituto adjudicó dicho servicio a la empresa Lavanderías Asociadas Ramaya S.A.
2 Que dicho servicio dio inicio en julio del 2011, con una vigencia de un año y un máximo de tres prórrogas anuales, siendo su vigencia máxima hasta el mes de julio del 2015. Que la licitación pública N 110016 feneció en julio del 2015, por lo que se tramitó un contrato adicional con fundamento en el artículo 201 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, el cual fue adjudicado por el Departamento de Proveeduría bajo la contratación directa A15097. Dicho contratación tiene una vigencia de un mes a partir del 22 de julio del 2015, con posibilidad de prorrogarlo hasta un máximo de 5 renovaciones mensuales, quedando su vigencia máxima para el 22 de enero del 2016. Que en el mes de julio del 2015, el Departamento de Proveeduría efectuó la publicación en el sistema mer-link de la licitación pública 2015LN-000001-0001000001 denominada Servicios de lavandería de ropa hospitalaria de uso en el Complejo INS-Salud, Centro Médico Regional Guadalupe, Centro Médico Regional Desamparados, Consultorio de los servicios médicos y seguridad en el trabajo del INS (Consultorio piso 3 INS edificio principal) y Hospital del Trauma, bajo la modalidad de convenio marco para el Instituto Nacional de Seguros y el Hospital del Trauma S.A., cuya apertura estaba prevista para el 14 de agosto del 2015. Que producto de recurso de objeción interpuesto en contra del cartel de dicho proceso, el acto de apertura se prorrogó para el 01 de setiembre del 2015 y después para el 23 de setiembre del 2015. Que actualmente la Administración se encuentra realizando el análisis para la emisión del acto formal a fin de que la Junta Directiva apruebe dicha recomendación, documento que se estima sea de conocimiento de esa instancia el 07 o el 14 de diciembre, por lo que se presume que de resultar una adjudicación no sería posible completar su formalización y refrendo contralor antes del vencimiento del contrato directo A15097, o sea el 22 de enero del 2016. Indica que si la contratación se declara infructuosa, se vuelve más apremiante y necesaria la autorización que se solicita, tomando en consideración la posibilidad de que sea necesario promover una nueva contratación. Con respecto al plazo de la autorización, solicita que sea por un plazo máximo de doce meses o hasta que entre en ejecución la contratación resultante del procedimiento que actualmente se tramita, lo que suceda primero. Con respecto al monto de la autorización, indica que es de cuantía inestimable, en virtud de las características propias del servicio, sin embargo en forma subsidiaria solicita que sea por un monto mensual de sesenta millones de colones ( 60.000.000) con un precio por kilogramo de ropa procesada de setecientos ochenta y cinco colones ( 785), de conformidad con el precio adjudicado en la contratación directa A15097. Con respecto a la empresa contratista, solicita que se permita contratar en forma directa a la empresa Lavanderías Asociadas Ramaya S.A., que es la empresa que actualmente está prestando el servicio de lavandería en la institución.
3 Posteriormente, mediante el oficio PROV-06143-2015 del 11 de diciembre del 2015, el Instituto aportó un cronograma de actividades mediante el cual indica cuáles son las actividades que faltan por realizar para tener por finalizada la licitación 2015LN-000001-0001000001 para la contratación de estos servicios, así como el plazo requerido para la ejecución de cada una de esas actividades. Mediante el oficio PROV-06250-2015 del 15 del diciembre del 2015, el Jefe del Departamento de Proveeduría del Instituto solicitó que se incluyera dentro de la autorización los servicios de lavandería de ropa hospitalaria para los Centros médicos Regionales de Guadalupe y Desamparados. II. Criterio de la División El artículo 138 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa establece que: La Contraloría General de la República podrá autorizar, mediante resolución motivada, la contratación directa o el uso de procedimientos sustitutivos a los ordinarios en otros supuestos no previstos por las anteriores disposiciones, cuando existan razones suficientes para considerar que es la mejor forma de alcanzar la debida satisfacción del interés general, o de evitar daños o lesiones a los intereses públicos. En relación con dicha norma, el artículo 139 del mismo reglamento dispone lo siguiente: La solicitud deberá contener una justificación detallada de las circunstancias por las cuales la utilización del procedimiento licitatorio no resulta apropiado o conveniente para la satisfacción del interés general, el monto estimado del negocio, la especificación de la partida presupuestaria que ampara la erogación, el cronograma y responsable de esas actividades hasta concluir la ejecución, así como la forma en que se tiene previsto seleccionar al contratista. Ello implica que esta División puede autorizar la contratación en forma directa en aquellos casos en que la Administración así lo justifique, y para lo cual se debe realizar una valoración objetiva de todos los elementos de hecho que rodean la situación particular, a efectos de determinar si la Administración se encuentra en una situación excepcional. En el caso bajo análisis, la Administración explica que promovió la licitación pública N 110016 denominada Servicios de lavandería de ropa hospitalaria de uso en el complejo INS Salud y del Consultorio de los Servicios Médicos y Seguridad en el Trabajo del INS (Consultorio 5 piso INS), la cual dio inicio en julio del 2011 y con una vigencia máxima hasta el mes de julio del 2015. También explica que una vez fenecido dicho contrato, esa Administración tramitó un contrato adicional con base en lo estipulado en el artículo 201 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, con una vigencia a partir del 22 de julio del 2015 y hasta el 22 de enero del 2016.
4 También explica que para suplir dicho servicio de lavandería una vez vencida la actual contratación, la institución inició un nuevo concurso, o sea la licitación pública 2015LN-000001-0001000001, sin embargo dicho proceso se atrasó y aún está en proceso, razón por la cual se hace necesario contar con la autorización de esta Contraloría General para contratar los servicios mencionados mientras finaliza el procedimiento de concurso que está en trámite. Al respecto, esta División entiende la necesidad que tiene esa Institución de contratar los servicios de lavandería de ropa hospitalaria durante el plazo que dure la finalización del nuevo procedimiento de contratación, lo cual en el caso bajo análisis adquiere especial importancia ya que dicha ropa es fundamental para poder brindar una adecuada atención a los pacientes. Además, de conformidad con el cronograma de actividades aportado mediante el oficio PROV-06143-2015 del 11 de diciembre recién pasado, se observa que aún están pendientes de realizar varias actividades para finalizar el nuevo proceso de contratación y los trámites administrativos respectivos para poder dar la orden de inicio de esa contratación. Por ello, en este caso es criterio de esta División que se ha acreditado la necesidad y la importancia de contratar los servicios de lavandería de ropa hospitalaria en forma directa mientras se concluye el nuevo procedimiento de contratación, ello con el fin de que la Administración pueda contar con la ropa hospitalaria requerida, y en aras de la protección del interés público. Así las cosas, y con fundamento en el artículo 2 bis, inciso c) de la Ley de Contratación Administrativa y los artículos 138 y 139 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, esta División está anuente a autorizar al Instituto Nacional de Seguros para que contrate en forma directa los servicios de lavandería de ropa hospitalaria, mientras se concluyen los trámites relacionados con la licitación pública 2015LN-000001-0001000001. Ello, sujeto al plazo y a las condiciones que se dirán más adelante. En lo que respecta a los centros que abarca el servicio de lavandería de ropa hospitalaria, se observa que inicialmente, mediante el oficio SGA-00378-2015 del 27 de noviembre del 2015 la Subgerencia del Área Administrativa solicitó la autorización para el Complejo INS Salud, consultorio de los servicios médicos y Seguridad en el Trabajo del INS (Consultorio piso 5 INS) y Hospital del Trauma, sin embargo, posteriormente mediante el oficio PROV-06250-2015 del 16 de diciembre del 2015 el Departamento de Proveeduría solicitó también se incluyera en la autorización a los Centros Médicos Regionales de Guadalupe y Desamparados. Sin embargo, se observa que la contratación que se utiliza como fundamento de la presente solicitud es aquella producto de la licitación pública 2010LN-110016 la cual incluyó únicamente los servicios de lavandería de ropa hospitalaria en el Complejo INS-Salud y del Consultorio de los Servicios Médicos y Seguridad en el Trabajo del INS (Consultorio piso 5 INS), no así el Hospital del Trauma ni los centros médicos regionales de Guadalupe y Desamparados. Como justificación para incluir el Hospital del Trauma dentro de la presente autorización, esa Administración mediante el oficio PROV-06250-2015 del 16 de diciembre del 2015 explicó
5 que el servicio al Hospital del Trauma fue incluido al contrato original mediante Adenda N 1 suscrito el 17 de setiembre del 2013. Como justificación para incluir los Centros Médicos Regionales de Guadalupe y Desamparados dentro de la presente autorización, esa Administración mediante el oficio No. SGA-00002-2016 del 04 de enero de 2016 explicó que los servicios de lavandería de ropa hospitalaria fueron incorporados en el objeto contractual de la licitación pública 2010LN-110016- UL a partir del 22 de julio de 2014. Al respecto, hemos de indicar que en razón de la necesidad de contar con los servicios en los lugares mencionados, y no afectar la atención a los pacientes ni el fin público, esta División está anuente a otorgar la autorización incluyendo también los centros médicos mencionados, sin embargo se advierte que esta División no avala ni emite criterio con respecto a lo actuado por ese Instituto relacionado con la contratación producto de la licitación pública 2010LN- 110016 y las modificaciones realizadas a dicha contratación, lo cual es de la absoluta y exclusiva responsabilidad del propio Instituto. En lo que respecta a la contratación directa con una empresa en particular, concretamente la empresa Lavanderías Asociadas Ramaya S.A., este Despacho considera que por razones de tiempo no resulta conveniente otorgar una autorización de contratación directa concursada, además de que la Administración menciona que dicha empresa es la que actualmente brinda el servicio en forma satisfactoria. Con respecto al plazo de la autorización, esta División considera razonable otorgar la autorización a partir de la fecha en que finalice la contratación actual, o sea el 23 de enero del 2016, y hasta el 23 de marzo del 2016, plazo que de conformidad con el cronograma de actividades aportado mediante el oficio PROV-06143-2015 resulta suficiente para que la Administración pueda concluir todos los trámites relacionados con el procedimiento de licitación pública 2015LN-000001-0001000001 que actualmente tiene en trámite. Sin embargo, se advierte que esta autorización queda sin efecto en caso de que esa Administración finalice dicha licitación y pueda dar la orden de inicio de ese contrato antes de la fecha límite aquí indicada. Finalmente, en lo que respecta al trámite de refrendo del contrato que se llegue a formalizar producto de esta autorización, este Despacho considera conveniente excluirlo de tal trámite de refrendo y en su lugar disponer que el contrato cuente con la aprobación interna. III. Condiciones bajo las que se otorga la autorización 1) Se autoriza al Instituto Nacional de Seguros (INS) para que contrate en forma directa a la empresa Lavanderías Asociadas Ramaya S.A. los servicios de lavandería de ropa hospitalaria de uso en el Complejo INS Salud, Consultorio de los Servicios Médicos y Seguridad en el Trabajo del INS (Consultorio piso 5 INS), en el Hospital del Trauma, y en los Centros Médicos Regionales de Guadalupe y Desamparados. No obstante, de
6 previo a formalizar el contrato deberá quedar acreditado en el expediente, mediante documento suscrito por funcionario responsable, que el INS cuenta con la habilitación para contratar tales servicios a favor del Hospital del Trauma. 2) La autorización es bajo la modalidad de entrega según demanda. El precio máximo por kilogramo de ropa procesada que se autoriza es de setecientos ochenta y cinco colones ( 785) y hasta un monto máximo de sesenta millones de colones mensuales ( 60.000.000). 3) La Administración deberá establecer un sistema de control y fiscalización adecuado sobre la cantidad de ropa que se lave y que se reporte como recibida. 4) La Administración deberá acreditar en el expediente administrativo que cuenta con el contenido económico suficiente y disponible para atender los pagos producto de la contratación que aquí se autoriza, y además deberá verificar que los recursos pueden utilizarse válidamente para el fin propuesto. 5) La razonabilidad del precio pactado queda bajo la absoluta y exclusiva responsabilidad de la Administración. 6) El plazo de la presente autorización lo es a partir del 23 de enero del 2016 y hasta el 23 de marzo del 2016, como máximo. Sin embargo, se advierte que esta autorización queda sin efecto en caso de que esa Administración pueda dar la orden de inicio del contrato producto de la licitación pública 2015LN-000001-0001000001 antes de la fecha límite aquí indicada. 7) La Administración deberá suscribir un contrato con la empresa contratista, producto de la presente autorización, el cual deberá contar con la aprobación interna según lo regulado en el artículo 17 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública. Bajo ningún concepto esta autorización puede desplegar sus efectos antes de que el contrato cuente con la aprobación interna. 8) En cuanto al pago, debe observarse lo indicado en el artículo 195 del RLCA que entre otras cosas, dispone: Todo pago a cargo de la Administración se realizará luego de la recepción definitiva de los bienes y servicios. 9) Deberá quedar constancia en el expediente administrativo levantado al efecto, todas las actuaciones relacionadas con esta contratación, ello para efectos de control posterior. 10) Las modificaciones en fase de ejecución contractual, incluyendo aumentos y disminuciones se regirán únicamente por lo dispuesto en los artículos 12 de la Ley de Contratación Administrativa y 200 de su Reglamento, sin que para el ejercicio de esa potestad se requiera autorización de esta Contraloría General. Lo anterior en el tanto se cumplan los supuestos establecidos en el artículo 200, puesto que en caso de no ser
7 así, deberá estarse a lo indicado en el párrafo penúltimo de esa norma, a saber: Modificaciones que no se ajusten a las condiciones previstas en este artículo, sólo serán posibles con la autorización de la Contraloría General de la República ( ). 11) Al ser esta contratación un procedimiento excepcional autorizado sobre las base de las explicaciones acá brindadas, no es viable aplicar una nueva contratación al amparo del artículo 201 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. 12) Se deja bajo la exclusiva responsabilidad de esa Administración verificar que la empresa contratista no tenga prohibiciones para contratar con el Estado y que no se encuentre inhabilitada para contratar con la Administración Pública, de conformidad con lo dispuesto en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. 13) Es deber de la Administración, tanto al momento de la formalización contractual como durante la fase de ejecución, verificar que la empresa contratista se encuentra al día en el pago de las contribuciones sociales derivadas del artículo 74 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense del Seguro Social, de forma tal que previo a cualquier pago deberá corroborarse dicha situación. De igual forma se deja bajo la responsabilidad de la Administración la verificación del cumplimiento de parte de los oferentes de las obligaciones previstas por el artículo 22 de la Ley No. 5662, en cuanto a encontrarse al día con el pago de las obligaciones correspondiente al FODESAF. Se advierte que la verificación del cumplimiento de las condiciones indicadas en este oficio será responsabilidad de Antonieta Solís Mata en su condición de Subgerente Área Administrativa del Instituto Nacional de Seguros, o quien ejerza este cargo. En el caso de que tal verificación no recaiga dentro del ámbito de su competencia, será su responsabilidad instruir a la dependencia que corresponda ejercer el control sobre los condicionamientos mencionados. Atentamente, Marlene Chinchilla Carmiol Gerente Asociada Natalia López Quirós Fiscalizadora Asociada Celina Mejía Chavarría Fiscalizadora NLQ/CMCH/ksa NI: 33607, 34859, 35391 G: 2015004082-1