UNIVERSIDAD DE CASTILLA-LA MANCHA

UNIVERSIDAD DE CASTILLA-LA MANCHA ESCUELA SUPERIOR DE INFORMÁTICA Planificación y Gestión de Sistemas de Información Entregable Primero Tobías Díaz - Antonio Gómez Manuel Abaldea - Jose Domingo López 4 de Marzo de 2009

Ficha del trabajo Código: Fecha: 4 de Marzo de 2009 Título: Plan de Sistemas de Información para la clínica dental Dra. Cristina Marín Cuadro 1: Ficha de proyecto Equipo n o 5 Apellidos y Nombre Firma Puntos Tobías Díaz 10 Antonio Gómez 10 Manuel Abaldea 10 Jose Domingo López 10 Cuadro 2: Valoraciones 2

Índice ESI Ciudad Real Índice 1. Introducción 5 2. Plan de integración 6 2.1. Inicio del plan de sistemas de información.................. 6 2.1.1. Análisis de la necesidad del PSI.................... 6 2.1.2. Identificación del alcance del PSI................... 7 2.1.3. Determinación de responsables..................... 8 2.2. Definición y organización del PSI....................... 8 2.2.1. Especificación del ámbito y alcance.................. 8 2.2.2. Organización del PSI.......................... 10 2.2.3. Definición del plan de trabajo..................... 10 2.2.4. Comunicación del Plan de trabajo................... 12 2.3. Estudio de la información relevante...................... 13 2.3.1. Selección y análisis de antecedentes.................. 13 2.3.2. Valoración de antecedentes....................... 13 2.4. Identificación de requisitos........................... 14 2.4.1. Estudio de los procesos del PSI.................... 14 2.4.2. Análisis de las necesidades de la información............. 16 2.4.3. Catalogación de requisitos....................... 18 2.5. Estudio de los SI actuales........................... 22 2.6. Diseño del modelo de SI............................ 23 2.7. Diseño de la arquitectura tecnológica..................... 24 2.8. Definición del plan de acción.......................... 26 2.8.1. Definición de Proyectos a Realizar................... 26 2.8.2. Elaboración del Plan de Mantenimiento del PSI........... 27 2.9. Revisión y aprobación del PSI......................... 27 2.9.1. Convocatoria de la Presentación.................... 28 2.9.2. Elaboración y Mejora de la Propuesta................. 28 2008/2009 3 Planificación y Gestión de SI

Índice ESI Ciudad Real 2.9.3. Aprobación del PSI........................... 28 3. Conclusiones 29 A. Documentación previa 30 A.1. Fichas de pacientes............................... 30 A.2. Facturación................................... 32 A.3. Imagen de empresa............................... 36 2008/2009 4 Planificación y Gestión de SI

1 Introducción ESI Ciudad Real 1. Introducción El caso de estudio de esta primera práctica se abordará desde el punto de vista de una empresa de consultoría independiente. La empresa con cuyo caso se va ha trabajar, Clínica Doctora Cristina Marín, se analizará de modo completamente externo y se le realizará un Plan de Sistemas de Información. Este plan tendrá como objetivo el obtener un marco de referencia para el desarrollo de un sistema de información que responda a las expectativa notificadas por la directora en una carta particular. Los datos e información de esta clínica serán proporcionados por personal de la misma, concretamente por su directora Cristina Marín. El papel de los alumnos -Tobías Díaz, Jose Domingo López, Antonio Gómez y Manuel J. Abaldea- se adaptará a cada punto y necesidad del PSI abarcando todos los roles posibles: desde usuarios hasta comité de dirección. Si en algún apartado del proyecto se considera oportuno que alguno o varios de los alumnos jugaran un rol distinto al de algún otro compañero, en beneficio de la calidad del proyecto, se notificará e indicará en dicho apartado. Partimos de la idea de ser una empresa de consultoría joven, pero con cierta experiencia (por dar confianza al cliente por los trabajos realizados con anterioridad) a la cual llega una carta de solicitud de la clínica de la Doctora Marín, escrita por ella misma. La doctora Marín supo de la existencia de nuestra empresa debido a ser pariente de uno de nuestros directivos. Actualmente, la clínica no tiene ni la mas mínima implantación de tecnologías de información y dado que todo el tratamiento de la información es manual, los datos se toman, guardan y modifican en papel. El objetivo del PSI será que la organización en cuestión llegue a alcanzar la fase de control a pesar de la nula mecanización de actividades. Se considera que al existir pocos departamentos dentro de la empresa, ésta no se se verá afectada por las fases de expansión y contagio. Se utilizará como guía para la realización del PSI la planificación propuesta por Métrica 3. 2008/2009 5 Planificación y Gestión de SI

2. Plan de integración 2.1. Inicio del plan de sistemas de información En esta actividad determinaremos la necesidad real del PSI para inicializar de modo formal el mismo. Se obtendrá una descripción general de PSI que nos proporcionará una definición inicial del mismo, identificará los objetivos estratégicos a los que apoya y el ámbito general de la empresa estudiada. Se identificarán los factores críticos de éxito y los participantes en el PSI. En toda esta labor se verá involucrado comité de dirección. 2.1.1. Análisis de la necesidad del PSI Se procede al análisis de los objetivos deseados en las áreas en las cuales existe la necesidad del PSI. Una vez estudiadas las necesidades de la organización que deben ser cubiertas con el PSI, se tomará la decisión de su inicio. Se producen los siguientes eventos: Se recibe una carta de la organización Clínica Doctora Cristina Marín con el siguiente cuerpo: Actualmente se tienen los datos personales de los pacientes y sus historiales clínicos en fichas de papel, archivadas por orden alfabético y éstos, a su vez, en un armario bajo llave. Además, se tiene una agenda donde se apuntan las citas de los pacientes indicando el día y hora de éstas, junto con el motivo o dolencia. También se tienen archivadas en papel las facturas emitidas a los clientes. Como es de suponer, debido a la gran cantidad de datos que manejamos en papel, estamos teniendo problemas de espacio y cada vez es más difícil organizar toda la información. Por ello, se desea algún medio para informatizar la información con la que trabajamos y, de este modo, que ésta ocupe menos espacio físico y sea de un acceso más rápido y eficiente. Tras recibir la solicitud de la Clínica Doctora Cristina Marín para informatizar los datos personales de sus pacientes y sus historiales clínicos así como la gestión de citas y facturación de clientes, se le propone a la cliente un sistema de información más completo que no solo digitalice las necesidades expuestas, si no que también automatice otros aspectos internos. Inicialmente, el sistema de información constará de las siguientes partes: 2008/2009 6 Planificación y Gestión de SI

Una base de datos centralizada con toda la información de la empresa. Un sistema para la gestión de pacientes que incluya gestión de historiales clínicos y gestión de citas. Un sistema de facturación integrado con el gestor de pacientes. Un sistema de inventariado de instrumental y material clínico que incluya la gestión de proveedores. Una página Web para publicitar la clínica que pueda incluir servicios añadidos a los clientes. Tras el estudio de su solicitud hemos decidido que el sistema que más se adapta a sus necesidades es un sistema informático que centralizará en una base de datos toda la información actual de su organización y le permitirá automatizar la gestión de citas y facturación de clientes, tal y como nos demandaba en su solicitud. El sistema propuesto le servirá además para gestionar de forma automática aspectos internos de la clínica tales como control de almacén y gestión de proveedores. 2.1.2. Identificación del alcance del PSI Se determinarán los objetivos estratégicos de la organización que serán considerados en el PSI junto con los posibles factores críticos de éxito para el PSI. Todo esto en términos de procesos de la clínica odontológica que se vean afectados y por tanto de las direcciones de las áreas implicadas. Ámbitos y objetivos del PSI: El ámbito general de este sistema de información implica toda la gestión de datos de información de la clínica, que actualmente se hacen manualmente, así como los empleados que los manejan, que serán los futuros usuarios. El objetivo es automatizar todos esos procesos manuales para un trabajo más rápido y eficiente. Objetivos estratégicos relacionados con el PSI: Mejorar la imagen de la clínica ante los clientes, mostrando renovación y compromiso, para destacar en el sector. Factores críticos de éxito: Programas amigables y de fácil manejo ante los empleados actuales de la clínica. Para abordar este problema se proponen cursos de formación en las herramientas que se vayan a implantar. Dar a los clientes una impresión de renovación y modernidad y compromiso ante nuevas necesidades. 2008/2009 7 Planificación y Gestión de SI

2.1.3. Determinación de responsables Para la realización de este proyecto contaremos con la ayuda de la propietaria de la clínica y su auxiliar, quienes nos ayudarán en el estudio de requisitos y necesidades del sistema de información. Tras reunirse el Comité de Dirección y recabando información de todos los procesos afectados, se han determinado los principales responsables del PSI en división de responsables por área. Estos responsables serán los encargados de coordinarán el trabajo a realizar. Tras la comunicación de sus nombramientos y la aceptación de los cargos las responsabilidades quedan distribuidas del siguiente modo: Diseño del sistema de la base de datos: Tobías Díaz Díaz-Chirón. Sistema para la gestión de pacientes e historiales clínicos: Cristina Marín Díaz y Antonio Gómez Poblete. Sistema para la gestión de citas: Cristina Marín Díaz y Manuel Abaldea. Sistema de facturación: Antonio Gómez Poblete. Sistema de inventariado de instrumental y material clínico: Asunción Díaz Díaz y Manuel Abaldea. Página Web: Jose Domingo López López y Mariano López Toribio. 2.2. Definición y organización del PSI En esta actividad se detalla el alcance del plan, se organiza el equipo de personal que lo va a llevar a cabo y se elabora un calendario de ejecución. Todos los resultados o productos de esta actividad constituirán el marco de actuación del proyecto más detallado que en el Inicio del plan de sistemas de información en cuanto a objetivos, procesos afectados, participantes, fechas de entega y resultados. 2.2.1. Especificación del ámbito y alcance En esta tarea se describe de manera más concreta el ámbito de los procesos de la organización a considerar.del mismo modo, se definirá el alcance, es decir, los objetivos específicos del Plan de Sistemas de Información. Es posible que haya que determinar distintos objetivos para cada proceso del proyecto. Los responsables de los distintos procesos de la organización afectados por el PSI participarán de forma activa en la definición de los objetivos sin perder de vista los resultados de las tareas anteriores. 2008/2009 8 Planificación y Gestión de SI

1. Diseño del sistema de la base de datos: Actualmente los datos pacientes y sus historiales clínicos se encuentran en fichas de papel, archivados por orden alfabético y en un armario con llave. Esto último se hace de acuerdo con la LOPD 15/1999 de 13 de diciembre. Para los procesos de facturación y citas se sigue la misma técnica. Esta información es manejada por todo el personal de la clínica, es decir, la doctora y la auxiliar. El equipo de desarrollo ha asignado un responsable para el diseño del sistema de la base de datos de modo que toda la información que actualmente tiene la clínica quede reflejada electrónicamente. Además, se tendrán en cuenta las nuevas necesidades que pueda tener esta información, como por ejemplo la de facturación y citas. Este responsable se encargará de la comunicación con los otros jefes de proyecto, puesto que es evidente que para el diseño de la base de datos se deberá tener en cuenta los requisitos del resto de proyectos. El objetivo principal de este proyecto es la centralización de la información para un acceso rápido y eficaz. 2. Sistema para la gestión de pacientes, historiales clínicos y citas: El objetivo principal de este proyecto es proporcionar un medio para digitalizar la información perteneciente a los pacientes y sus historiales clínicos y citas. Actualmente este proceso se lleva a cabo manualmente por la doctora y el auxiliar de clínica por medio de una agenda y fichas de papel. 3. Sistema de facturación: Dado que actualmente la facturación se realiza a mano, las mejoras que se pueden realizar son a corto, medio y largo plazo, permitiendo desde la elaboración de estadísticas, informes contables y agilizar la recopilación de información para la declaración de la renta. 4. Sistema de inventariado de instrumental y material clínico: Este proceso no es por petición de la organización, si no que es un añadido propuesto por el Comité de Dirección dado que el desarrollo de otros proyectos obliga a crear una infraestructura que se puede reutilizar por otros servicio, como es el caso de este. Actualmente el proceso de inventariado es llevado a cabo por la auxiliar de clínica siendo, al ser un control manual, propenso a errores pudiéndose detectar tarde la falta de determinado material. El objetivo de este proyecto es, entre otros, mantener una lista de las herramientas y materiales en stock así como sus precios y proveedores. 5. Página Web: Actualmente no se tiene ningún sistema de publicidad ni servicios de valor añadido a los clientes. Se propone la realización de un proyecto a largo plazo consistente en una página Web de modo que la organización pueda ofrecer servicios en línea así como publicitar ofertas. 2008/2009 9 Planificación y Gestión de SI

2.2.2. Organización del PSI En esta sección se tratan cuestiones relacionadas con la organización del trabajo para llevar a cabo el PSI. Se seleccionan los participantes, valorando el número y perfil de profesionales de Sistemas y Tecnologías de la Información y Comunicaciones (STIC) necesarios en función de los objetivos esperados. Del mismo modo, se determinan las funciones de los distintos responsables de la dirección y seguimiento del PSI. Adicionalmente, se concretan aspectos logísticos relacionados con el material, salas de reuniones, estándares de documentación, etc. 1. Catálogo de usuarios: Doctora de la clínica: creación de fichas de los usuarios y mantiene sus historiales clínicos. Auxiliar de clínica: creación de fichas de usuarios, gestión de las citas y facturación. Usuarios de la página Web: consulta del contenido Web y acceso a servicios en línea. 2. El equipo de trabajo del proyecto estará dividido en tres grupos: Database Development Team (DDT). Que contará con al menos un diseñador de bases de datos y un administrador de sistemas. Software Development Team (SDT). Como mínimo estará formado por un analista, un diseñador de interfaces y programadores. Web Development Team (WDT). Se estima necesario un analista, un diseñador gráfico y, al menos un programador. 2.2.3. Definición del plan de trabajo En esta tarea será donde determinaremos todos los productos finales del Plan de Sistemas de Información, así como la fecha prevista de obtención y entrega de los mismos. Es necesario planificar las distintas actividades y estimar los tiempos requeridos para llevarlas a cabo, teniendo en cuenta la disponibilidad de los usuarios del Plan de Sistemas de Información. Se deben considerar también los factores críticos de éxito, identificados en la descripción general de procesos de la organización afectados, ya que pueden condicionar la elaboración del plan de trabajo. A continuación se resumen los distintos proyectos del plan de trabajo, así como sus fechas y factores críticos de éxito: 2008/2009 10 Planificación y Gestión de SI

1. Sistema Gestor BBDD Responsable: Tobías Díaz Alzance: corto plazo Fecha de inicio: 1 de abril de 2009 Fecha de finalización: 1 de mayo de 2009 Fecha de entrega: 1 de junio de 2009 Factores críticos de éxito: la BBDD debe estar disponible 24h al día. 2. Gestión de clientes e historiales médicos: Responsable: Antonio Gómez Alzance: corto plazo Fecha de inicio: 15 de abril de 2009 Fecha de finalización: 1 de julio de 2009 Fecha de entrega: 1 de julio de 2009 Factores críticos de éxito: ofrecer al menos la misma funcionalidad que tiene actualmente la organización. 3. Sistema de citas: Responsable: Manuel Abaldea Alzance: corto plazo Fecha de inicio: 1 de mayo de 2009 Fecha de finalización: 1 de junio de 2009 Fecha de entrega: 1 de junio de 2009 Factores críticos de éxito: ofrecer la misma funcionalidad que tiene actualmente la organización. Notificar a los clientes sus citas próximas. 4. Gestor de facturación: Responsable: Antonio Gómez Alzance: medio plazo Fecha de inicio: 1 de septiembre de 2009 Fecha de finalización: 1 de diciembre de 2009 Fecha de entrega: 1 de diciembre de 2009 Factores críticos de éxito: realizar la gestión de nóminas y el pago de los clientes. 2008/2009 11 Planificación y Gestión de SI

5. Gestor de inventario: 6. Sitio web: Responsable: Manuel Abaldea Alzance: medio plazo Fecha de inicio: 1 de diciembre de 2009 Fecha de finalización: 1 de febrero de 2010 Fecha de entrega: 1 de febrero de 2010 Factores críticos de éxito: alertas al usuario acerca de stocks bajos. Responsable: José Domingo López Alzance: largo plazo Fecha de inicio: 1 de marzo de 2010 Fecha de finalización: 1 de julio de 2010 Fecha de entrega: 1 de julio de 2010 Factores críticos de éxito: alcanzar un mínimo de visitas ofreciendo un portal cómodo y sencillo de usar. La selección de fechas no es arbitraria sino que se han seleccionado en función de su prioridad. Por ejemplo, el diseño de la base de datos es el proyecto más urgente ya que de ello depende el desarrollo de todo el programa. Una vez que la base de datos sea completamente funcional, se iniciarán inmediatamente los proyectos del sistema gestor de clientes e historiales clínicos y del gestor de citas, ya que estos dos proyectos constituyen las funcionalidades básicas que hay que cubrir del sistema de información. Una vez que se han cubierto todos los requisitos iniciales demandados por la clínica dental, se iniciarán los proyectos pertenecientes a los gestores de facturación e inventariado, que son proyectos añadidos propuestos por el Comité de Dirección. En último lugar, se llevará a cabo el desarrollo de la página Web, ya que se considera como un plan estratégico a largo plazo, dando así prioridad a los proyectos anteriormente nombrados. 2.2.4. Comunicación del Plan de trabajo Una vez que hemos definido el plan de trabajo se comunica a los usuarios del Plan de Sistemas de Información con el fin de que sea aceptado. Esto permite conocer el método de trabajo a seguir por los usuarios, los resultados a obtener y la dedicación necesaria por su parte. 2008/2009 12 Planificación y Gestión de SI

Después de haber comunicado el Plan de Trabajo a los responsables de cada uno de los equipos y de haber recibido la oportuna aceptación por parte de éstos, se ha dejado la estimación de horas de trabajo de cada miembro a los Jefes de Proyecto, según lo consideren oportuno y teniendo en cuenta los periodos de entrega. 2.3. Estudio de la información relevante Se recogerá toda la información existente hasta el momento de la empresa referente a anteriores estudios así como otros antecedentes generales, nos centraremos en aquella información que pueda afectar a los procesos, a las unidades organizativas implicadas en el PSI y a los resultados del PSI. 2.3.1. Selección y análisis de antecedentes Se ha seleccionado la única fuente de información y documentación existente anteriormente, teniendo en cuenta las funciones que deberá realizar el SI. Se procurará facilitar al equipo de trabajo el desarrollo de esta actividad orientándola hacia los datos ya existentes. Además de la documentación, han tenido lugar entrevistas con personas de la organización que han aportado información adicional sobre los antecedentes que deben de ser considerados en el PSI. El sistema de información actual de la organización se basa en fichas de pacientes, historiales clínicos y una agenda de citas, todo ello en papel. La gestión de todo esto se realiza de forma manual, por tanto el estudio del sistema de información actual sólo puede realizarse mediante consultas a los usuarios expertos para que el sistema que estamos diseñando trabaje de un modo similar. Pueden consultarse los anexos para examinar los formularios y plantillas previos a la implantación del SI. 2.3.2. Valoración de antecedentes Para ayudar a establecer términos de referencia se ha realizado la valoración de los antecedentes analizados. Éstos no siguen ningún estándar ni normativa relativa a la gestión de datos, seguridad o calidad. Únicamente se asegura el cumplimiento de la ley de protección de datos. Dado que actualmente no se sigue ningún estándar, el equipo de desarrollo tiene total libertad para estudiar alguna de las normas disponibles, asegurando que se cumpla en todo momento la ley de protección de datos. 2008/2009 13 Planificación y Gestión de SI

2.4. Identificación de requisitos El objetivo final de esta actividad va a ser la especificación de los requisitos de información de la organización, así como obtener un modelo de información que los complemente. Para conseguir este objetivo, estudiaremos el proceso o procesos de la organización incluidos en el ámbito del PSI. Para ello es necesario llevar a cabo sesiones de trabajo con los usuarios, analizando cada proceso tal y como debería ser, y no según su situación actual, ya que ésta puede estar condicionada por los sistemas de información existentes. Del mismo modo, se identifican los requisitos de información, y se elabora un modelo de información que represente las distintas entidades implicadas en el proceso, así como las relaciones entre ellas. Por último, se clasifican los requisitos identificados según su prioridad, con el objetivo de incorporarlos al catálogo de requisitos del Plan de Sistemas de Información. 2.4.1. Estudio de los procesos del PSI A continuación se explicarán de una forma más detallada los procesos que se llevarán a cabo: 1. Diseño del sistema de la base de datos: El sistema gestor de bases de datos debe correr en un sistema fiable, robusto y de alta disponibilidad. Para ello, no solo se debe seleccionar el sistema operativo adecuado, sino que también un equipo hardware con las prestaciones necesarias. Se ha estudiado el mercado de sistemas gestores de bases de datos y se va a optar por una solución comercial dado que ofrecen las características de fiabilidad, robusted, seguridad, escalabilidad y mantenibilidad que el proyecto requiere. Las bases de datos que tendrá el sistema gestor de bases de datos tiene que permitir manejar toda la información de las fichas que actualmente tiene la clínica, toda la información de los historiales, toda la información de facturación y toda la información del almacén, relacionando toda esta información de manera adecuada y evitando inconsistencias. Así mismo, deben crearse distintas vistas para facilitar el acceso de los programas gestores a la base de datos. Entradas: modelo de datos previo y requisitos de datos de el resto de sistemas. Salidas: estructura de las bases de datos y vistas para el resto de aplicaciones gestoras del SI. Unidades organizativas: DDT al completo y el resto de jefes de proyecto. 2008/2009 14 Planificación y Gestión de SI

2. Sistema gestor de pacientes e historiales clínicos: Se pretende diseñar una aplicación con una interfaz sencilla para no generar repulsión por parte de los usuarios expertos. Los formularios de la aplicación deben ser tan sencillos de usar como las fichas de papel que actualmente utiliza la organización. Este proyecto debe almacenar toda la información relativa a los pacientes y sus historiales clínicos así como sus datos personales, alergias, tratamientos finalizados, tratamientos en curso, etc. Además, sería recomendable que el sistema pudiera alertar de posibles contraindicaciones de medicamentos teniendo en cuenta el historial médico del paciente. Entradas: vistas relativas al proceso en cuestión. Fichas de pacientes previas a la integración del SI. Salidas: aplicación de gestión final relativa a pacientes e historiales. Unidades organizativas: SDT al completo. 3. Sistema de citas: Este sistema debe permitir asignar de manera automática el día y la hora de una cita a un determinado paciente en función de la urgencia de la dolencia. Además, debe tener un sistema de aviso para notificar al paciente sobre la proximidad de su cita vía sms o e-mail. En caso de cancelación de una cita, el sistema podrá reasignar una cita en la nueva hora no asignada y notificar el cambio al paciente afectado. Por último, se debe permitir al personal de administración de la organización la posibilidad de marcar periodos de vacaciones o asuntos propios en los cuales el sistema no asignará ninguna cita. Entradas: vistas relativas a la gestión de citas. Salidas: aplicación de administración y recordatorios de citas. Unidades organizativas: SDT al completo. 4. Sistema de facturación: El sistema de facturación administrará la contabilidad de la clínica: tendrá una lista de precios de los servicios que ofrece la clínica, mantendrá al día los pagos recibidos de los clientes, los pagos a proveedores y la información relativa a acuerdos con bancos y cajas para realizar financiaciones a los clientes que lo deseen. Además deberá integrar un sistema de nóminas. Entradas: vistas relativas a la facturación. Libros de contabilidad previos a la integración del SI. Salidas: aplicación gestora de nóminas. Aplicación gestora de pagos y gastos. Unidades organizativas: SDT al completo y el equipo directivo de la clínica. 5. Sistema de inventariado de instrumental y material clínico: Este sistema deberá mantener un inventario de todo el material del que disponga la clínica tanto inventariable 2008/2009 15 Planificación y Gestión de SI

como fungible, alertando cuando la cantidad de un determinado fungible esté por debajo de un límite. Así mismo, debe facilitar la petición de nuevo material manteniendo para ello una relación de proveedores. Entradas: vistas relacionadas con el inventario. Informes previos de inventario y proveedores. Salidas: gestor de almacén y pedidos a proveedores. Unidades organizativas: SDT al completo y usuario experto de la clínica. 6. Página Web: La página web tendrá la información de contacto de la clínica, los tratamientos que ofrece, ofertas, y un área de acceso a clientes para que puedan beneficiarse de los servicios de valor añadido que en ésta se ofrecen tales como consulta de historial, petición o cancelación de citas online, etc. Entradas: imagen de empresa y vistas relativas a citas y pacientes. Salidas: portal web. Aplicaciones on-lines para peticiones y cancelaciones de citas, así como la consulta de una vista de los expedientes. Unidades organizativas: WDT al completo. 2.4.2. Análisis de las necesidades de la información Mediante sesiones de trabajo, se identifican las necesidades de información de cada uno de los procesos analizados en la actividad anterior. Ya que la base de datos es la encargada de satisfacer los requisitos de información del resto de sistema, consideramos oportuno analizar uno a uno los requisitos de cada uno de los sistemas para finalmente describir las aportaciones de la propia base de datos. El modelo Entidad-Relación de la base de datos a un nivel general sería el de la figura 1. Gestión de pacientes e historiales clínicos. Para conocer los datos que necesitará este sistema, estudiaremos los datos que se manejan actualmente, que son las fichas de pacientes. Tras el estudio de estas fichas se elabora un modelo de vista que deberá satisfacer la base de datos. Sistema de citas. Actualmente el sistema de citas se lleva mediante una agenda clásica, por tanto los datos que debe manejar este sistema es un calendario automático y listas de fechas. Sistema de facturación. Como en el resto de casos, la información que actualmente se maneja consiste en una lista impresa en que se anota la caja diaria. Para el desarrollo de un sistema de facturación completo es insuficiente, por tanto, se ha estudiado qué información es necesaria. Como resultado de ello se han obtenido un 2008/2009 16 Planificación y Gestión de SI

(1,1) (1,1) Cliente Tiene un Historial (1,1) Genera Proveedor (1,N) Suministra Factura (0,N) Consume (1,1) (0,N) (1,N) Producto Figura 1: Diagrama E/R global determinado número de modelos de vistas para la manipulación de estos datos en cuestión. Sistema de inventariado clínico. Actualmente no existe ningún sistema que gestione este aspecto, de modo que han sido necesarias varias reuniones con expertos de la clínica para determinar la información que debe manejar este sistema. El resultado final han sido las vistas propias de la base de datos para este proceso. Portal Web. La entrada para el diseño del portal web ha sido la imagen de empresa extraída de la cartelería actual. Como salida se obtienen hojas de estilo web y vistas de la base de datos para los servicios ofertados. Sistema de base de datos. Para el diseño de este sistema se utilizarán todos los modelos de vistas obtenidos de los anteriores procesos. Además de diversas entrevistas con la dirección de la clínica para elaborar un modelo de interrelaciones de datos actualmente inexistente. Como resultado de este trabajo se obtiene un modelo de entidad-relación completo que permitirá implementar la base de datos final. El resultado de todo el análisis se puede obtener un modelo global de modelo de información para todo el SI. Como se muestra en la figura 1 un cliente de la clínica 2008/2009 17 Planificación y Gestión de SI

tendrá un y solo un historial clínico, en el cual se irán incluyendo las actualizaciones pertinentes. Así mismo un cliente no tiene por qué generar siempre una factura, es decir, puede acudir a una revisión o a una consulta, las cuales son gratuitas, sin embargo una factura se referirá a un solo cliente. Cuando se genera una factura, los productos utilizados en la atención del cliente se quedan registrado en el almacén. La información de los productos existentes también está enlazada al proveedor que lo suministra. 2.4.3. Catalogación de requisitos En esta tarea se ha analizado la información recogida en las tareas Estudio de los Procesos del PSI y Análisis de las Necesidades de Información. Se han definido los requisitos incorporándolos al catálogo que se había comenzado a elaborar en la actividad Estudio de la Información Relevante y se les asignan prioridades. Los criterios para asignar dichas prioridades deben de ser definidos al comienzo de esta tarea, considerando la opinión de los usuarios sobre los procesos de la organización, así como los objetivos del Plan de Sistemas de Información. Gestor de base de datos. A partir de los requisitos analizados anteriormente, el equipo de diseño consideró que lo más apropiado es emplear una base de datos relacional, pudiendo utilizar cualquiera de las existentes en el mercado que cumplan los requisitos. Una vez seleccionada la tecnología de base de datos a emplear, también se ha diseñado una serie de tablas que representen y relacionen todos los datos que va a manejar el SI. Para la información de los clientes las tablas necesarias serían: Información personal. Alergias. Enfermedades. Medicamentos. Tratamientos. Tablas necesarias para citaciones: Periodos de excepción. Citas. Para la gestión de contabilidad se requerirán las siguientes tablas: Nóminas. Gastos. 2008/2009 18 Planificación y Gestión de SI

Ingresos. Cobros pendientes. Pagos pendientes. En la gestión de almacén se utilizarán las siguientes tablas: Productos. Proveedores. Gestor de pacientes e historial. Los requisitos de este gestor son los especificados anteriormente, se insisten en ello por no ser reiterativos. Se proponen prototipos de interfaces a modo de orientación para el desarrollo de la aplicación final. Sistema de citas. Al igual que en el punto anterior las especificaciones funcionales están plenamente descritas. También se propondrá una interfaz prototipo a modo de orientación. Sistema de facturación. Este sistema está dividido en dos subsistemas: sistema de nóminas y el sistema de facturación general. El subsistema de nóminas emitirá las órdenes de pago mensualmente teniendo en cuenta, pagas extra, pluses, etc. El subsistema de facturación general se encargará del cobro a los clientes, pagos a proveedores, así como el control de cobros y pagos pendientes. Toda la tramitación bancaria se efectuará de modo automático. Permitirá el acceso de la aplicación web a determinada información de facturación para que sea posible la consulta por parte de los clientes de pagos pendientes y realizados. Al igual que para otros procesos, se ha propuesto una interfaz que pueda servir de modelo al equipo de desarrollo, estas interfaces pueden verse en las figuras 2 y 3. Sistema de inventario clínico. Se automatizará la petición de productos sin stock a los proveedores mediante una plantilla que será enviada de forma automática al detectar el sistema la carencia de dicho producto y al confirmarse el pedido. Como en los casos anteriores, el resto de requisitos han sido descrito con anterioridad. Portal Web Por mediación del portal web los clientes tendrán acceso a su historial clínico, a los procesos de facturación (consultas de pagos realizados, pendientes, etc.), así como pedir cita o consultar cita solicitada. Aparte de todas estas funciones la web ofrece los típicos servicios de publicidad de la misma. Para una mayor claridad se adjunta el diagrama de casos de uso figura 3: 2008/2009 19 Planificación y Gestión de SI

Figura 2: Pantalla principal del sistema de facturación Figura 3: Vista de cargos 2008/2009 20 Planificación y Gestión de SI

Sistema Consultar y modificar historiales clínicos Doctora Consultar y modificar datos personales de clientes Cosulta web Servicios Añadidos Usuario autenticado Gestionar nómias Pedir cita online Usuario web Auxiliar Gestionar Facturación Consulta web Usuario No Autenticado Consultar Stock Realizar Pedídos Cuadro 3: Diagrama de casos de uso para gestión de clientes 2008/2009 21 Planificación y Gestión de SI

2.5. Estudio de los SI actuales El objetivo de esta actividad es obtener una valoración de la situación actual al margen de los requisitos del catálogo, apoyándose en criterios relativos a facilidad de mantenimiento, documentación, flexibilidad, facilidad de uso, etc. En esta actividad se debe tener en cuenta la opinión de los usuarios, ya que aportarán elementos de valoración, como por ejemplo, su nivel de satisfacción con cada sistema de información. Se seleccionan los sistemas de información actuales que son objeto del análisis y se lleva a cabo el estudio de los mismos con la profundidad y el detalle que se determine conveniente en función de los objetivos definidos para el Plan de Sistemas de Información. Este estudio permite, para cada sistema, determinar sus carencias y valorarlos. Esta valoración se utilizará en la actividad Diseño del Modelo de Sistemas de Información (PSI 6), donde se analizará la cobertura de los sistemas de información actuales con respecto a los requisitos. Se han analizado SI para clínicas generales, como Salus de QSoft y el la herramienta Dasi de DasiSoft. Estas herramientas son demasiado generales y no dan soporte a muchos de los requisitos especificados anteriormente, por tanto pasamos al estudio de SI para clínicas dentales en concreto. Una de las herramientas analizadas y que más satisfactoriamente cumple con los requisitos es Dentawin, de la empresa Qüentin Informática. El Colegío de Odontólogos español proporciona una herramienta que integra todos los procesos estudiados de nuestro SI, sin embargo el equipo de consultores aún no ha recibido la documentación necesaria para el correcto estudio de este SI, por tanto esta herramienta no aparecerá en el estudio. DentaWin DentaWin es un programa de gestión integral para dentistas, con capacidad de conexión con cualquier software de radiografía digital. Las necesidades de nuestro SI abarcaban: Agenda. Parte Diario. Ficha Paciente. Fin de Día y Caja. Presupuestos Los siguientes aspectos siguen pendientes para nuestro equipo de desarrollo: 2008/2009 22 Planificación y Gestión de SI

Gestión de stock y segmentariado. Gestión de facturación (nóminas). Portal Web. El uso de Dentawin añade funcionalidades adicionales no contempladas tales como gŕaficas y fotografía digital. 2.6. Diseño del modelo de SI El objetivo de esta actividad es identificar y definir los sistemas de información que van a dar soporte a los procesos de la organización afectados por el Plan de Sistemas de Información. Para ello, en primer lugar, se analiza la cobertura que los sistemas de información actuales dan a los requisitos recogidos en el catálogo elaborado en las actividades Estudio de la Información Relevante (PSI 3) e Identificación de Requisitos (PSI 4). Esto permitirá efectuar un diagnóstico de la situación actual, a partir del cual se seleccionan los sistemas de información actuales considerados válidos, identificando las mejoras a realizar en los mismos. Por último, se definen los nuevos sistemas de información necesarios para cubrir los requisitos y funciones de los procesos no soportados por los sistemas actuales seleccionados. Teniendo en cuenta los resultados anteriores, se elabora el modelo de sistemas de información válido para dar soporte a los procesos de la organización incluidos en el ámbito del Plan de Sistemas de Información. Tras analizar los SI actuales en el punto anterior y el catálogo de requisitos, el modelo del SI popuesto para la clínica quedaría de la situiente manera: 1. Diseño del sistema de la base de datos: Se opta por una solución comercial ya que es perféctamente compatible con el SI elegido. Las bases de datos que tendrá el sistema gestor de bases de datos permitirá manejar toda la información de las fichas de los clientes que actualmente tiene la clínica (nombre, apellids, fecha de nacimiento, dirección teléfono, alergias), toda la información de los historiales (empastes, reconstrucciones, endodoncias, exodoncias, limpiezas, curetajes, prótesis, cirugía, gráficos, fotografía digital), toda la información de facturación(dni cliente, concepto, cantidad, modo de pago, pendiente) y toda la información del almacén (productos, cantidades, proveedores, precios), relacionando toda esta información de manera adecauda y evitando incosistencias entre los datos utilizados con DentaWin y las aplicaciones propias que desarrollará nuestra empresa. 2008/2009 23 Planificación y Gestión de SI

2. Sistema gestor de pacientes e historiales clínicos: La aplicación de los historiales clínicos será plenamente gestionada por DentaWin, que nos proporciona una interfaz muy amigable e incluye todos los requisitos deseados e incluso ampliándolos, como por ejemplo con el almacenamiento y visualización de gráficos dentáles muy ilustrativos, inclusión de fotografía digital y radiografías al historial. 3. Sistema de citas: El sistema de citas está casi completamente cubierto por DentaWin, faltaría la funcinalidad encargada de automatizar el aviso mediante sms o e-mail. Las otras funciones como determinar día y hora de una cita a un determinado paciente en función de la urgencia, ya cancelación de cita, periodos de trabajo de los empleados, etc están consideradas. 4. Sistema de facturación: La parte de este sistema que deberá ser diseñada, es la parte interna de la clínica, es decir, el mantenimiento de los pagos pendientes de realizar a los proveedores, pedidos, gestión de productos y la gestión de nóminas. Todo esto, añadido a la gestión de cobro de los clientes existente en DentaWin se quedan completamente cubiertas los requisitos deseados. 5. Sistema de inventariado de instrumental y material clínico: Este sistema deberá mantener un inventario de todo el material del que disponga la clínica tanto inventariable como fungible, alertando cuando la cantidad de un determinado fungible esté por debajo de un límite. Así mismo, debe facilitar la petición de nuevo material manteniendo para ello una relación de proveedores. DentaWin no cubre ninguno de estos campos, de modo que se mantendrá el mismo modelo de acción. 6. Página Web: Se mantienen los requisitos y descripciones descritos anteriormente ya que esta parte del sistema será completamente desarrollada por nuestra empresa. De modo que la web mostrará toda la información de la clínica para que cualquier usuario pueda entrar en contacto con ella, con área especia de acceso a clientes registrados donde se beneficiarán de mas detallada y dedicada información respecto a ellos, historial odontológico, petición o cancelación de citas, consulta y cambio de datos personales. 2.7. Diseño de la arquitectura tecnológica En esta actividad se propone una arquitectura tecnológica que de soporte al modelo de información y de sistemas de información incluyendo, si es necesario, opciones. Para esta actividad se tienen en cuenta especialmente los requisitos de carácter tecnológico, aunque es necesario considerar el catálogo completo de requisitos para entender las necesidades de los procesos y proponer los entornos tecnológicos que mejor se adapten a las mismas. 2008/2009 24 Planificación y Gestión de SI

Tras una visita a la clínica, la arquitectura tecnológica relevante al SI es un PC empotrado en el sillón dental. Este PC puede emplearse como terminal para acceder a la ficha de pacientes y sus historiales clínicos así como mantener la funcionalidad actual. De modo que se plantean dos alternativas: Adquirir un servidor que tendrá todo el sistema gestor de base de datos y todas las aplicaciones del SI. Además este servidor tendrá conectado una terminal tonta que será el puesto de trabajo de la auxiliar de clínica. Esta arquitectura permite ahorrar costes en la instalación de equipos y de red. Adquirir un servidor que tendrá todo el sistema gestor de base de datos y un equipo adicional que tendrá todas las aplicaciones del SI, que será el puesto de trabajo de la auxiliar de clínica. Esta arquitectura supone un coste mayor dado que hay que instalar una infraestructura de red y la compra de un equipo adicional, pero es la configuración recomendada para no poner en peligro los requisitos de disponibilidad y de seguridad, ya que el sistema que aloja el SGBD debe manipularse en la menor medida posible. En cuanto a la arquitectura de red que conectará los equipos, se estudia la posibilidad de una red inalámbrica, pero ésta presenta problemas adicionales de seguridad y fiabilidad. Además, el local de la clínica ya presenta una instalación de cables RJ-45 CAT-5E, por lo que los costes de una instalación cableadan se reduce a la adquisición de un switch. El switch elegido será un Cisco Catalyst 2950-12. La elección del switch está fundamentada en la cantidad de premios de asociaciones de consumidores que ha tenido este producto. Por último, se contrará un servicio de acceso a Internet con el operador que actualmente da servicio de telefonía a la clínica para así no tener que gestionar contratos con distintas empresas. En el apartado de software, diferenciaremos entre el equipo servidor y las estaciones de trabajo de la doctora de la clínica y la auxiliar de clínica: El servidor contará con un sistema basado en UNIX dadas sus características de robusted, fiabilidad, seguridad, mantenibilidad, administración remota, etc. De entre la amplia gama de este tipo de sistemas hemos optado por un sistema Debian GNU/Linux sobre el que se instarlán MySQL y Apache como sistema gestor de bases de datos y servidor web. Esto permitirá ahorrar costes en cuanto adquisición de licencias, ya que éstas son gratuitas. Este sistema no será administrado por la organización por lo que sus integrantes no necesitarán una formación previa. Las estaciones de trabajo, dado que se instalará DentaWin, es obligatorio instalar Windows XP en estos equipos. Esto simplificará la formación de los usuarios ya que están familiarizados con el sistema. 2008/2009 25 Planificación y Gestión de SI

2.8. Definición del plan de acción En el Plan de Acción, que se elabora en esta actividad, se definen los proyectos y acciones a llevar a cabo para la implantación de los modelos de información y de sistemas de información, determinados en las actividades Identificación de Requisitos (PSI 4) y Diseño del Modelo de Sistemas de Información (PSI 6), con la arquitectura tecnológica propuesta en la actividad Definición de la Arquitectura Tecnológica (PSI 7). El conjunto de estos tres modelos constituye la arquitectura de información. Dentro del Plan de Acción se incluye un calendario de proyectos, con posibles alternativas, y una estimación de recursos, cuyo detalle será mayor para los más inmediatos. Para la elaboración del calendario se tienen que analizar las distintas variables que afecten a la prioridad de cada proyecto y sistema de información. El orden definitivo de los proyectos y acciones debe pactarse con los usuarios, para llegar a una solución de compromiso que resulte la mejor posible para la organización. Por último, se propone un plan de mantenimiento para el control y seguimiento de la ejecución de los proyectos, así como para la actualización de los productos finales del Plan de Sistemas de Información. 2.8.1. Definición de Proyectos a Realizar 1. Como primera acción, se contactará con el proveedor del servicio de telefonía de la clínica para contratar el acceso a Internet. 2. A continuación, se realizará la compra de dos PCs al proveedor de equipos informáticos Dell España, ya que tiene un compromiso de tres días de plazo de entrega máximo, y la compra de un switch Cisco Catalyst 2950-12 en www.optize.es. 3. Mientras se espera la recepción de los equipos y del switch, se buscará y acondicionará un lugar para los mismos dentro de la clínica. Dicho lugar debe estar en un lugar privado, fresco y seco, y debe contar con toma de corriente. 4. Una vez que se ha recibido el hardware necesario, se procederá a la preparación de los equipos y la conexión del cableado de red: a) Preparación del sistema gestor de bases de datos: el equipo de X personas disponen de 1 mes para llevar a cabo este proyecto, que es el más prioritario, ya que sin él no se pueden comenzar el resto de proyectos. 1) Se comenzará por la instalación física del equipo y la carga de software. Para esto último la conexión a Internet debe estar operativa. Se instalará el sistema Debian GNU/Linux con los servicios de MySQL y Apache. Hasta aquí deben haber transcurrido como máximo cuatro días. 2008/2009 26 Planificación y Gestión de SI

2) Durante estos cuatro días y de forma paralela, el equipo de desarrollo del sistema de bases de datos ha debido estar trabajando en el diseño físico de la base de datos. 3) En el sexto día la base de datos será cargada en el sistema. 4) El séptimo día se dedicará a la ejecución de pruebas para verificar que todo el sistema del servidor funciona correctamente. b) Preparación de las estaciones de trabajo: este proyecto es necesario ya que da soporte a los proyectos incluidos en el plan. Es necesario tener en cuenta que ya existe un ordenador empotrado en el sillón dental y que solo es necesaria la adquisición de un equipo para el auxiliar clínico. 1) Se adquirirán las licencias necesarias de Windows XP que se emplearán para instalar el sistema operativo en el PC empotrado y la estación de trabajo. 2) Se realizará la instalación de los sistemas operativos y de la aplicación DentaWin en ambos equipos. El tiempo estimado para esta operación es de un día. 3) Se probará la aplicación junto con el sistema gestor de bases de datos durante un día. 5. En este momento el sistema de información ya está operativo, aunque todavía faltan tres subsistemas: facturación, inventariado y Web. Estos sistemas serán instalados y probados una vez que estén finalizados. 2.8.2. Elaboración del Plan de Mantenimiento del PSI En cuanto al mantenimiento del sistema de información, será necesario digitalizar toda información que maneja la clínica actualmente. Este trabajo lo realizará el axiliar de clínica durante el curso de formación junto con la ayuda de alguna persona capacitada. El almacenamiento, modificación y eliminación de la información de la base de datos únicamente podrá ser llevado a cabo por medio de las aplicaciones con las que se provee el sistema de información, de este modo se evitan errores humanos que puedan ser cometidos por el personal de la organización. 2.9. Revisión y aprobación del PSI En este último punto contrastaremos con el equipo de dirección del PGSI el plan de acción obtenido en puntos anteriores, para detectar posibles mejoras necesarias. Si se diera ese caso, volveríamos a puntos anteriores de manera iterativa según la necesidad 2008/2009 27 Planificación y Gestión de SI

del cambio. En caso de no ser necesaria ninguna mejora, se obtendría directamente la aprobación del PSI ante el equipo de dirección. 2.9.1. Convocatoria de la Presentación Al ser la nuestra una pequeña empresa, no ha sido muy complicado en convocar a toda la dirección en una fecha en concreto para que evalúe el catálogo de requisitos y el catálogo de objetivos del PSI desarrollado sobre la Clínica Dental Dra. Cristina Marín. 2.9.2. Elaboración y Mejora de la Propuesta Durante la reunión con los jefes de proyecto, consultores y los usuarios expertos de la clínica, se ha expuesto todo el PSI a la espera de alguna diferencia o mejora, ante todo con lo miembros de la clínica. Finalmente no se indican mejoras o cambios necesarios, por lo cual se decide presentar la actual propuesta al comité de dirección para su aprobación definitiva. 2.9.3. Aprobación del PSI Tras entregar la propuesta final, e informar de las anteriores reuniones al comité de dirección se aprueba el PSI por unanimidad. En último lugar se informa del resultado a todas las unidades organizativas. 2008/2009 28 Planificación y Gestión de SI