Código Módulo SOPO Instrucciones DOCUMENTO INFORMATIVO PARA LOS CENTROS QUE REALIZAN SERVICIOS DE PRESTACIÓN SANITARIA PARA EL SCS SOBRE CÓMO OBTENER EN EL SISTEMA SICH EL NÚMERO DE PEDIDO CREADO EN EL SISTEMA SEFLOGIC 1. Introducción Desde el año 2009 los Sistemas SICH y SEFLOGIC (antes TARO) están integrados informáticamente permitiendo el trasvase automático de información sobre prestaciones realizadas por Centros Sanitarios externos al SCS, generando un circuito logístico que permite clasificar y cuantificar los servicios prestados a través de un pedido de servicios, generar la conformidad con la recepción de los servicios y conciliar estos datos con la factura presentada. La entrada en vigor de la norma sobre facturación electrónica en el año 2015 ha supuesto un avance en la gestión administrativa de los documentos, facilitando su tratamiento y acortando el proceso de tramitación del pago. Sin embargo, también requiere de estándares en la cumplimentación de datos, tal y como establece el formato Factura-e autorizado por la norma. Entre estos items, el campo 3.1.6.1.7 (ReceiverTransactionReference) que identifica el nº de pedido del receptor de factura es fundamental en nuestro proceso documental del circuito logístico, puesto que relaciona la actividad traspasada por el aplicativo SICH al sistema SEFLOGIC, con la factura que se recibe en el Registro de Facturas a través de circuito electrónico. Este documento pretende ser una breve introducción a la gestión que se hace en SICH de los pedidos que se envían a SEFLOGIC, a la vez que un pequeño manual de cómo los centros concertados podrían acceder a la información contenida en los mismos. Teniendo en cuenta lo indicado, se hace necesario que las facturas presentadas por Servicios Prestados por Asistencia Sanitaria a los Centros Gestores del Servicio Canario de la Salud incorporen la identificación del número de pedido en cada factura que se presente. 2. Facturas de SICH En SICH, diariamente, se lanza un proceso que se encarga de generar las líneas de factura que corresponderían a cada una de las solicitudes susceptibles de ser facturadas que se localicen en el sistema. Por así decirlo, SICH genera información de las cuantías que se deberían facturar. A este respecto aclarar, que las líneas de factura de SICH no pretenden ser las mismas que la incluidas por el centro concertado en la factura que va a tramitar ante al Servicio Canario de la Salud. Estas líneas de factura, son las que permiten a las direcciones de área verificar lo que debería facturarles un centro concertado, según la documentación aportada por el mismo. Página 1 de 6
Normalmente, a finales o principios de mes, cada centro concertado entrega la documentación junto con listados de SICH que detallan las líneas de factura, cotejando qué entradas son correctas, cuales no dan a lugar y cuales faltarían. Una vez la dirección de área comprueba que todo está correcto, realiza el cierre del mes, provocando que ese mismo día, mediante un proceso nocturno se envíe un pedido, generado a partir de las líneas de factura, a SEFLOGIC. 3. En qué consiste un pedido de SICH a SEFLOGIC? SICH envía, por cada centro concertado, una serie de pedidos. El número de pedidos dependerá sobretodo de las prestaciones para las que haya solicitudes autorizadas al centro, así como del tipo de factura (abono, normal 1 o complementaria), del presupuesto disponible para el documento contable asociado,en el caso de que exista, y si la solicitudes son o no concertadas. Las líneas que componen un pedido se construyen básicamente englobando las líneas de factura de tal forma que en una línea de pedido se incluyen todas aquellas líneas de factura que tienen la misma prestación, el mismo tipo de prestación (primera consulta, consulta sucesiva,..), el mismo procedimiento (en el caso de intervenciones quirúrgicas), el mismo grupo (en el caso de tratamientos por grupo) y el mismo importe. Por ejemplo, si existen 8 líneas de factura correspondiente a tratamiento por grupo, de las cuales 4 son del grupo 19 con un importe cada una 80 euros, 2 del mismo grupo pero con importe cada una de 60 euros y 2 más del grupo 12 por 90 euros, se creará un pedido con 3 líneas, una que englobará las 4 primeras líneas de factura, otra que contendrá las 2 líneas de factura del grupo 19 con importe de 60 euros y una última con las dos líneas de factura del grupo 12. El pedido, tendrá en sí dos partes, una cabecera con los datos del proveedor y un detalle en el que se incluye cada una de las líneas del pedido. Una vez enviado a SEFLOGIC, este le asigna un número de pedido que es devuelto a SICH indicando que el proceso se ha realizado correctamente. 4. Cómo saber a qué pedido corresponde una parte de la facturación? En SICH existe la posibilidad de ver el detalle de las líneas de facturación. Para ello se puede acceder a la opción facturación dentro de los listados disponibles en el aplicativo. 1 En SICH las líneas de factura se dividen en tres tipos: abono, se corresponde con las facturas con un importe negativo (p.e. Si una petición se finaliza un mes y al siguiente se vuelve a activar por alguna circunstancia, se genera un abono sobre el importe facturado el primer mes), normal se corresponde con las facturas positivas de las peticiones finalizadas en el mismo mes en el que se genera la factura, y complementaria, que se genera cuando la factura corresponde a un mes anterior al mes en curso y dicho mes ya ha sido cerrado definitivamente por la dirección de área. Página 2 de 6
Ilustración 1: Cómo acceder al listado de líneas de factura? Una vez seleccionado el listado se muestra un filtro que permite indicar que tipos de línea de factura se desea consultar. Ilustración 2: Filtro de listado de líneas de factura. Al pulsar el botón Aceptar se generará un documento pdf en el que se detallan cada una de las líneas de factura que cumplen el filtro seleccionado. Página 3 de 6
Las líneas se dividirán en bloques diferenciados por tipo de factura, si es o no concertada, si es o no nacional, si es o no de cupo, y por tipo de prestación en el caso de que no se haya seleccionado una en concreto. Cada uno de esos bloques es susceptible de haber sido incluido en un pedido de SEFLOGIC, por lo que al final de cada uno de los bloques, además de los totales, se mostrará el número del pedido en el que se incluyen las líneas de factura del bloque en cuestión. Además de esto, hay que tener en cuenta que más de de dos bloques pueden estar asociados a el mismo pedido, como ocurre con las líneas de factura normales y complementarias. Ilustración 3: Apartado del listado de facturación en el que se encuentra el número de pedido. El centro concertado podrá tener en cuenta este número a la hora de generar su propia factura, es decir, aquella que va a hacer llegar a la entidad que se encargue de recibir las mismas, ya sea en formato electrónico o cualquier otro. 5. Cómo saber qué contiene un pedido? En SICH se dispondrá de un listado que permite comprobar el contenido de un pedido enviado a SEFLOGIC, para ello habrá que seleccionar la opción Detalle de pedido que se localiza entre los listados. Página 4 de 6
Ilustración 4: Cómo acceder al detalle de un pedido? Al seleccionar esta opción, se mostrará un formulario en el que se podrá filtrar por año, mes para ver los pedidos asociados al mismo. Ilustración 5: Filtro de pedidos Una vez indicado un determinado año y mes, se actualizará el desplegable inferior con los pedidos que SICH ha enviado a SEFLOGIC. Al abrir el desplegable se podrá ver la lista de pedidos, junto con la prestación a la que están asociados. Al seleccionar uno de estos pedidos se cargará un pequeño de talle del pedido, en el que se indicará la prestación, el tipo de facturación a la que está asociado (normal y complementaria, o abono), si entra dentro de presupuesto o no y el importe del mismo. Hay que tener en cuenta que el importe se muestra en valor absoluto y no con el signo que le correspondería. Si se pulsa el botón Aceptar se generará un documento pdf en el que se mostrará información extra del pedido y las líneas que lo componen. Página 5 de 6
Ilustración 6: Detalle de pedido Las líneas se dividen por materiales, cada uno de los cuales se corresponde con un tipo de prestación en SICH (en el caso de pruebas diagnósticas, consultas), con un procedimiento (en el caso de intervenciones quirúrgicas), con un grupo en el caso de tratamiento por grupos... Hay que tener en cuenta que un material puede aparecer en más de una línea, debido a que el importe asociado a cada una de ellas difiere. Por ejemplo, cuando tenemos un mismo proceso que ha sido facturado a un precio por ser el procedimiento principal y a otro por ser procedimiento secundario, o cuando tenemos un grupo que para unas solicitudes es principal y para otras secundario, habiéndose facturado el precio completo en el primer caso y un porcentaje en el segundo. Factura electrónica. Origen del cambio Página 6 de 6