ACTA DE REUNIÓN hoja 1 de 13 UNIDAD: Facultad de Ingeniería en Electricidad y Computación FIEC X CONVOCATORIA ACTA DE REUNIÓN REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN FECHA: Miércoles, 14 de Mayo del 2008 HORA DE INICIO / FINALIZACIÓN REUNIÓN: 9h00 Ing. Gustavo Bermúdez Flores, Ing. Holger Cevallos Ulloa, Ing. Guido Caicedo Rossi, Ing. Cristina Abad, Ing. Juan Carlos Avilés, Ing. Lenín Freire Cobo, Ing. Alberto Manzur, Ing. Alberto Hanze Bello, ASISTENTES Decano. Sub-Decano. Coordinador Académico de la carrera Ingeniería En Computación, especialización Sistemas Multimedia. Coordinador Académica de la carrera Ingeniería En Computación, especialización Sistemas Tecnológicos. Coordinador Académico de la Carrera de Telecomunicaciones Coordinador de la Licenciatura en Sistemas de Información Coordinador de Ingeniería en Electricidad Especialización Electrónica y Automatización Industrial Coordinador Académico de la carrera de Ingeniería en Electricidad, especialización Potencia. FIRMA Ing. Albert Espinal, Ing. Rebeca Estrada Ing. Ana Tapia Srta. Estefania Mantilla Coordinador de la Licenciatura en Redes y Sistemas Operativos. Coordinadora de la carrera de telemática. Coordinadora de la carrera de Sistemas de Información Primer Representante Estudiantil ante el Consejo Directivo
ACTA DE REUNIÓN hoja 2 de 13 ORDEN DEL DÍA: 1. Resultado de auditorias. 2. Información recibida de los clientes. 3. Funcionamiento de los procesos y conformidad del servicio. 4. Planificación del Sistema de Gestión de la Calidad. 5. Situación de las acciones correctivas y preventivas. 6. Seguimiento de las acciones derivadas de las revisiones anteriores de la dirección. 7. Cambios que podrían afectar el Sistema de Gestión de la Calidad. 8. Recomendaciones para la mejora. ACUERDOS ADOPTADOS / COMENTARIOS: 1. Resultado de auditorias. En Enero 29 se realizo la auditoria de Re certificación por parte de COTECNA, en su informe encontraron las siguientes observaciones y no conformidades: Oportunidades de Mejora: Mejorar la disponibilidad de horario y cupos de participantes en cursos de la academia CISCO ESPOL. Promover la generación de textos de consulta por parte de los docentes en materias de interés general para los estudiantes. Considerar experiencias positivas de otras unidades académicas para el cumplimiento de indicadores. Promover la optimización del SGC y la integración de herramientas actuales (BSC, 6 Sigma) para alcanzar la mejora continua de la organización. Considerar la posibilidad de formalizar esquemas de gestión de proyectos de mejora.
ACTA DE REUNIÓN hoja 3 de 13 Observaciones: Se pudo evidenciar que el horario materia Teoría Electromagnética dictada por el Ing. Alberto Tama planificada en el horario 11:30 13:30 ha sido modificado debido a cambios en las actividades del docente, la información en el sistema académico está pendiente de actualizar. Existen seminarios del programa de formación en que la eficacia se realiza únicamente mediante certificados de asistencia. Por ejemplo Taller de Automatización de Subestaciones Eléctricas. Falta comunicación escrita de la planificación para el 2do termino 2007 de parte del Coordinador de la Carrera Automatización. El método de control de cumplimiento del programa académico no se le da seguimiento clase por clase sino antes de cada aporte. Se evidencia software de control académico que hace seguimiento a la asistencia, programa académico y más no el seguimiento que hace el coordinador del desempeño del profesor. Las observaciones antes mencionadas no fueron dadas a conocer al término de la auditoría externa realizada al sistema de gestión de la calidad de la FIEC. Con respecto a la tercera observación el Ingeniero Alberto Manzur, Coordinador de la carrera de Electrónica y Automatización Industrial manifiesta que él presentó la planificación académica escrita para el 2do término 2007. Con respecto a la cuarta observación, revisado el manual de Funciones que describe las funciones del Coordinador de Carrera no se encontró alguna que indique debe realizar el seguimiento del desempeño del profesor. Tampoco está indicado en el Manual Operativo de Calidad de la FIEC. Se sugirió revisar el Reglamento respectivo para determinar si es competencia del Coordinador realizar el seguimiento del desempeño del profesor.
ACTA DE REUNIÓN hoja 4 de 13 No Conformidades: Se evidencian 2 materias en las que lo programas académicos usados para dictar clases y los generados por la FIEC son diferentes: 1. Programas Utilitarios II IG1002-1 visado por Decano, Secretario Académico y STA con vigencia con la Resolución académica CAc-2005-561, con el siguiente contenido: -Microsoft Access - Project 2003 - Excel - Integración de utilitarios Sin embargo la profesora que dicta la materia dispone de un programa de estudios enviado vía mail por el Coordinador de la materia Ing. Néstor Arreaga el 9-03-07 que incluye: - Visio - Project - Almacenamiento y manipulación de datos Para el cual se dispone de Control de dictado de clases con el seguimiento correspondiente a la fecha, temas tratados y firma. 2. Matemáticas I dictado por el Ing. Carlos Villafuerte. Programa FIEC consta de 9 capítulos, el docente usa uno que consta de 6 dando énfasis en el refuerzo de conocimientos del Nivel 0.
ACTA DE REUNIÓN hoja 5 de 13 2. Información recibida de los Clientes. CENACAD.- Se dio lectura a los comentarios recibidos a través de la encuesta de Satisfacción del Estudiante FIEC II termino 2007-2008. Los más importantes se redactan a continuación: El Campus Peñas posee muchas deficiencias en cuanto infraestructuras facilidades para el estudiante, parece estar olvidado por autoridades de la ESPOL a diferencia del campus de la Prosperina. Faltan laboratorios, computadores, limpieza, mantenimiento; ni siquiera el campus es tomado muy en cuenta en las actividades de la ESPOL. El servicio del Polimático siempre está dañado. Se resuelve que se oficie al Administrador de FUNDESPOL para que el Polimático preste un buen servicio. Además se resolvió hacer llegar los Comentarios a los Coordinadores de Carrera. 3. Funcionamiento de los procesos y conformidad del servicio. SEGUIMIENTO DE INDICADORES Proceso de PREGRADO PRO0801 Con respecto al indicador % de Estudiantes graduados en la carrera vs. Estudiantes que ingresaron en la carrera por promoción, la medición se presenta a continuación:
ACTA DE REUNIÓN hoja 6 de 13 CARRERA META I Termino No se cumple con la meta en las carreras de Ingeniería en Electrónica y Telecomunicaciones y en la Licenciatura en Sistemas de Información, por consiguiente seguiremos manteniendo abierta la No Conformidad. Sobre el indicador Índice de Satisfacción del cliente, la medición correspondiente al 2do. Término 2007 es 8.06%. La meta es >=7. Proceso de ADMISIÓN PRO080101 Respecto al Indicador Variación del promedio de los estudiantes en el nivel cero con respecto a su primer año de estudios. Por unidad por carrera, El decano solicitó a la Oficina de Calidad y Evaluación el cambio de este indicador, por otros ya propuestos. La FIEC no ha establecido metas para este indicador. La Medición se presenta a continuación: II Termino INGENIERIA EN ELECTRICIDAD >=2,5% 0,00% 5,05% INGENIERIA EN ELECTRONICA Y >=1% 3,84% 0,00% TELECOMUNICACIONES INGENIERIA EN COMPUTACION >=3,5% 2,94% 5,44% LICENCIATURA EN SISTEMAS DE >=5,5% 0,00% - INFORMACION CARRERA I Termino II Termino INGENIERIA EN ELECTRICIDAD 7,11% 6,96% INGENIERIA EN TELEMATICA 7,15% 7,01% INGENIERIA EN ELECTRONICA Y 7,25% 6,95% TELECOMUNICACIONES INGENIERIA EN COMPUTACION 6,88% 6,86% LICENCIATURA EN REDES Y SISTEMAS 7,31% 6,77% OPERATIVOS
ACTA DE REUNIÓN hoja 7 de 13 Proceso DISEÑO Y DESARROLLO CURRICULAR PRO080102 Respecto al indicador Índice de satisfacción de la formación recibida en la ESPOL, la medición es anual y es de 7,70 (meta es 7). Cumple con la meta. El indicador % de estudiantes que consideran que su formación sirvió para realizar las prácticas vacacionales vs. El # de estudiantes que realizaron prácticas, la medición es anual y es 100%, cumple con la meta. (>= 70%) Proceso PLANIFICACIÓN ACADÉMICA PRO080103 El indicador % de cambios en aulas planificadas del I termino es 9,24%, II Termino es 9,84%. Cumple con la meta (<=15%) El indicador % de cambios por Planificación Académica del I termino es 13,04%, II Termino es 8,44%. Cumple con la meta (<=20%). El indicador % de las planificaciones académicas aprobadas en la Unidad Académica dentro del tiempo establecido es 100% en el Primer y Segundo Término. Cumple con la meta (>=60%). Proceso REGISTRO ACADÉMICO PRO080104 El valor del indicador % de estudiantes registrados desde el inicio del periodo de registros hasta el inicio de clases es de 90.95% para el I Termino y 91.01% para el II Termino. Cumple con la meta (>=70%). El valor del indicador Índice de satisfacción del proceso de Registro, es de 7,96% para el I Término, y 8.17% para el II Término. Cumple con la meta (>=7%). Proceso ENSEÑANZA APRENDIZAJE PRO080105 Con respecto al indicador % de cumplimiento con el programa de la materia, la medición es 97,31% para el I Termino. Cumple con la meta (Meta es de 90%). El valor del II Termino es para el mes de Febrero 2008. (falta el II termino)
ACTA DE REUNIÓN hoja 8 de 13 El valor del Indicador % de asistencia a clase de profesores de la Unidad Académica para el I Termino es 96,63%. Cumple con la meta (Meta > 90%). La medición para el II Termino para el mes de Marzo 2008. (falta el II termino) Con respecto al indicador % de estudiantes cuyo promedio es superior al promedio de la carrera, se cumple con la meta. El resultado de la medición es para cada una de las carreras: CARRERA META I Termino Con respecto al indicador % de estudiantes cuyo promedio es superior al promedio de la carrera, se sugirió que se lo revise con el propósito de subir la meta. Con respecto al indicador % promedio de estudiantes que reprueban al menos una materia por carrera, el resultado de la medición es para cada una de las carreras son: II Termino INGENIERIA EN ELECTRICIDAD >=25% 47,99% 39,85% INGENIERIA EN TELEMATICA >=25% 40,00% 40,00% INGENIERIA EN ELECTRONICA Y >=25% 41,07% 50,00% TELECOMUNICACIONES INGENIERIA EN COMPUTACION >=25% 40,89% 40,50% LICENCIATURA EN SISTEMAS DE >=25% 44,44% 43,45% INFORMACION LICENCIATURA EN REDES Y SISTEMAS >=25% 45,45% 41,07% OPERATIVOS CARRERA META I II Termino Termino INGENIERIA EN ELECTRICIDAD <=70% 64,31% 63,58% INGENIERIA EN TELEMATICA <=70% 54,84% 58,39% INGENIERIA EN ELECTRONICA Y <=70% 52,25% 53,23% TELECOMUNICACIONES INGENIERIA EN COMPUTACION <=70% 64,12% 56,13% LICENCIATURA EN SISTEMAS DE <=70% 34,34% 34,65% INFORMACION LICENCIATURA EN REDES Y SISTEMAS <=70% 38,02% 40,28% OPERATIVOS C
ACTA DE REUNIÓN hoja 9 de 13 Con lo cual cumplimos con la meta. Proceso GRADUACIÓN PRO080106 En el indicador % de Graduados vs. Egresados de la carrera por año, cumplimos con la meta. La medición para cada una de las carreras es la siguiente: CARRERA META I Termino II Termino INGENIERIA EN ELECTRICIDAD >=10% 34,29% 33,33% INGENIERIA EN ELECTRONICA Y >=10% 12,50% 11,54% TELECOMUNICACIONES INGENIERIA EN COMPUTACION >=10% 25,56% 12,50% LICENCIATURA EN SISTEMAS DE >=10% 45,83% 68,42% INFORMACION LICENCIATURA EN REDES Y SISTEMAS >=10% 100,00% -- OPERATIVOS La Ing. Rebeca Estrada Coordinadora de Telemática manifiesta que en dicha carrera existe un graduado. La persona logró esto porque convalidó materias que había cursado en otra carrera. El Subdecano convocará a una reunión con los Coordinadores para revisar la malla curricular y el proceso de graduación. Además se revisará el informe para mejorar el Sistema de Graduación en la ESPOL que debe presentar la Dra. Katherine Chiluiza. El indicador % de incremento del número de egresados no graduados de cada carrera de años anteriores, la información de la medición es anual y es de:
ACTA DE REUNIÓN hoja 10 de 13 CARRERA META MEDIDAS INGENIERIA EN ELECTRICIDAD <=10% -60,80% INGENIERIA EN TELEMATICA <=10% 100% INGENIERIA EN ELECTRONICA Y <=10% -117,30% TELECOMUNICACIONES INGENIERIA EN COMPUTACION <=10% -30,40% LICENCIATURA EN SISTEMAS DE <=10% 53,80% INFORMACION LICENCIATURA EN REDES Y SISTEMAS <=10% 0,00% OPERATIVOS Para este indicador la Licenciatura de Sistemas de Información no cumple con el Indicador. Proceso PERSONAL ACADÉMICO PRO080107 El indicador % de profesores con formación de postgrados (Maestrías o Doctorados) de la Unidad Académica del I Termino es de 77%, II Termino 74,51%, cumple con la meta establecida (>=70%). El indicador % de horas de nombramiento de profesores titulares de la Unidad Académica que se están dedicando a actividades de la unidad vs. Total de horas de nombramiento de profesores titulares de la Unidad Académica del I Termino es de 83.17%, II Termino es de 80,90%, cumple con la meta propuesta (>=70%). El indicador Promedio general de la evaluación de profesores de la Unidad Académica vs. Promedio general de la evaluación de profesores de ESPOL, del I Termino es de 1 y para el II Termino es de 1. Cumplen con la meta ( >=0,80). 4. Planificación del Sistema de Gestión de la Calidad. La Comisión de Revisión por la Dirección conoció el Informe de Avance de la Planificación del Sistema de Gestión de la Calidad de la FIEC. Se revisaron los objetivos del 2008, los mismos que se cumplieron en el siguiente porcentaje:
ACTA DE REUNIÓN hoja 11 de 13 OBJETIVOS % CUMPLIMIENTO Objetivo 1. Reorientar el sistema de admisión 0% Objetivo 2. Obtener y mantener la acreditación institucional y por carreras de pre grado y programas de postgrado a nivel nacional e internacional. Objetivo 4. Incrementar la oferta de los programas de tecnología y carreras de tercer nivel con la actual estructura y crear nuevas opciones de graduación Objetivo 7. Incrementar y diversificar las estrategias para formar e incorporar Ph.D. a la vida académica de la ESPOL Objetivo 8 (10%) Indicador 1. Modernizar la infraestructura tecnológica y acreditar varios laboratorios. Objetivo 8 (90%) Indicador 2. Modernizar la infraestructura tecnológica y acreditar varios laboratorios Objetivo 11. Diseñar y ejecutar el plan de perfeccionamiento docente. Objetivo 12 (80%) Indicador 1. Incrementar la oferta de programas de postgrado en Ciencias e Ingenierías. Objetivo 12 (20%) Indicador 2. Se inició el dictado de la Maestría en Sistema de Información en convenio con la Universidad Técnica de Machala. Objetivo 14. Publicar libros para la educación media y superior y otros ligados a la investigación y desarrollo en la ESPOL. Objetivo 16. Proporcionar, desarrollar y fortalecer las capacidades de investigación científica y tecnológica, y su gestión en la ESPOL. Objetivo 18. Establecer estrategias de vinculación y/o trabajo entre los programas de cuarto nivel de la ESPOL y el CICYT. Objetivo 19. Publicar en revistas indexadas artículos de avances y resultados de proyectos de investigación y desarrollo. 75% 67% 0% 20% 0% 73% 50% 0% 33% 0% 50% 100%
ACTA DE REUNIÓN hoja 12 de 13 Objetivo 20. Difundir en el país el conocimiento científico 0% generado en la ESPOL y ser un referente sobre los temas fundamentales del país relacionados con nuestras áreas de competencia. Objetivo 26. Propiciar el desarrollo de aplicaciones y ambientes que faciliten la gestión de gobierno electrónico, y mejoren la comunicación interna. 100% Objetivo 27. Desarrollar ESPOL Virtual 12.5% Objetivo 29. Establecer un programa de apoyo a la 0% investigación en el área de las TICs, alineado con la reorientación del CTI y dirigido a los estudiantes en proceso de graduación. Objetivo 32. Establecer y fomentar un nivel de competencia 67% apropiado en el uso de las TICs, en la planta de empleados de la ESPOL Objetivo 38. Fortalecer la cultura de liderazgo, 100% emprendimiento e innovación en la ESPOL y el país Objetivo 39 (33%). Liderar la prestación de servicios 100% científico técnicos y la capacitación de recursos humanos que requieren los sectores productivos y los organismos públicos del Ecuador Objetivo 39 (33%). Liderar la prestación de servicios 0% científico técnicos y la capacitación de recursos humanos que requieren los sectores productivos y los organismos públicos del Ecuador. Objetivo 39 (34%). Liderar la prestación de servicios científico técnicos y la capacitación de recursos humanos que requieren los sectores productivos y los organismos públicos del Ecuador Objetivo 52 (70%). Mantener y mejorar continuamente el 20% Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) de la ESPOL. Objetivo 52 (30%). Mantener y mejorar continuamente el 12.5% Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) de la ESPOL. 0% 5. Situación de las acciones correctivas y preventivas.
ACTA DE REUNIÓN hoja 13 de 13 Acciones preventivas IAP-FIE/004-07. Faltan licencias de uso para Matlab instalados actualmente en los laboratorios de la FIEC. Se recibió una carta de parte del Ing. Juan Moreno indicando que la ESPOL ya se encuentra licenciado en el uso de los programas Autocad y Matlab, lo que permitirá cerrar esta acción preventiva.
ACTA DE REUNIÓN hoja 14 de 13 Acciones correctivas INC-FIE-010-06: Sobre el incumplimiento del Indicador % de estudiantes graduados en la carrera vs. estudiantes que ingresaron en la carrera por promoción Esta no conformidad aun permanecerá abierta. INC-FIE/001-08: Sobre 2 materias en las que los programas académicos usados para dictar clases y los generados por la FIEC son diferentes (Programas Utilitarios II y Matemáticas I). Se está por finalizar las acciones correctoras que fueron propuestas, el Subdecano informa que está poniendo el plan de estudios vigente en cada una de las carpetas de los profesores de la FIEC como último paso de la acción correctora para el cierre de esta INC-FIE/001-08. 6. Seguimiento de las acciones derivadas de las revisiones anteriores de la dirección. Instalar buzones de sugerencias en las áreas de laboratorios, aulas y en el edificio nuevo. Se están haciendo las gestiones para instalar los buzones, lo que ocurrirá al comienzo de este primer término académico 2008-2009. Comunicar al vicerrectorado general la posibilidad de activar el registro en línea en el período vacacional. El Decano habló con el Vicerrector General para ver la posibilidad de que se active el registro en línea en el periodo vacacional. No se tiene una respuesta oficial al respecto. La nueva propuesta de graduación, luego de ser aprobada por el Consejo Directivo de la FIEC, será enviada a la comisión académica para ser analizada junto a las demás propuestas de las diferentes unidades requeridas según resolución cac-2007-677 numeral 4 Solicitar propuestas a las Unidades Académicas para mejorar el Sistema de Graduación en la ESPOL, para incluirlas en el Reglamento respectivo. Dicha propuesta deberá ser presentada por la Dra. Chiluiza al Sub-decano quince días después del 9 de enero (fecha de esta revisión por la dirección) El Subdecano insistirá en solicitar a la Dra. Chiluiza que presente el informe de las propuestas para mejorar el Sistema de Graduación en la ESPOL.
ACTA DE REUNIÓN hoja 15 de 13 Como observación: Si no se cumple con un objetivo planificado, se lo traspasará para el nuevo año o se lo eliminará con un informe al Rector. El objetivo 37 se eliminará, por lo que se enviará un informe al Rector justificando su eliminación. Se eliminó el objetivo 37. 7. Cambios que podrían afectar el Sistema de Gestión de la Calidad. Actualización de indicadores por parte del Departamento de Calidad y Evaluación de la ESPOL. Estos indicadores están siendo analizados por la Comisión Académica. 8. Recomendaciones para la mejora. Dar a conocer al Vicerrector General el uso de las herramientas computacionales (SATT y CONTROLAC) utilizadas en la FIEC. Debido a las quejas que se presentaron por parte de los estudiantes en la encuesta del CENACAD la comisión por la Revisión resolvió que se oficie al Administrador de FUNDESPOL para que el Polimático preste un buen servicio. Se resolvió hacer llegar los Comentarios que hicieron los estudiantes en la encuesta del CENACAD, a los Coordinadores de Carrera de la Facultad. Con respecto al indicador % de estudiantes cuyo promedio es superior al promedio de la carrera, se sugirió que se lo revise con el propósito de subir la meta. El Subdecano convocará a una reunión con los Coordinadores para revisar la malla curricular y el proceso de graduación (Tiene relación con el indicador % de Graduados vs. Egresados de la carrera por año ). Además se revisará la propuesta para mejorar el Sistema de Graduación que debió ser presentada por la Dra. Katherine Chiluiza, conforme a la resolución de la anterior Reunión de Revisión por la Dirección.
ACTA DE REUNIÓN hoja 16 de 13 Oportunidades de Mejora presentada en la Auditoría Externa: Mejorar la disponibilidad de horario y cupos de participantes en cursos de la academia CISCO ESPOL. Promover la generación de textos de consulta por parte de los docentes en materias de interés general para los estudiantes. Considerar experiencias positivas de otras unidades académicas para el cumplimiento de indicadores. Promover la optimización del SGC y la integración de herramientas actuales (BSC, 6 Sigma) para alcanzar la mejora continua de la organización. Considerar la posibilidad de formalizar esquemas de gestión de proyectos de mejora.