REPÚBLICA DE COLOMBIA SUPERINTENDENCIA DEL SUBSIDIO FAMILIAR 1 SUBASTA INVERSA PRESENCIAL No. SI- 003 DE 2015 PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO Objeto: Contratar los servicios de certificación digital abierta para el aseguramiento jurídico y técnico de las comunicaciones electrónicas emanadas por la Superintendencia de Subsidio Familiar. Bogotá, D.C., Mayo de 2015
RECOMENDACIONES Se recomienda a los oferentes que antes de elaborar y presentar sus propuestas, tengan en cuenta lo siguiente: a) Verificar que no se encuentren incursos en alguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad o prohibiciones, constitucionales y legalmente establecidas para participar en el proceso de selección. b) Examinar rigurosamente el contenido del pliego de condiciones, de los documentos que hacen parte del mismo y de las normas que regulan la contratación administrativa con entidades (ley 80 de 1993, ley 1150 de 2007, decreto 1510 de 2013 y demás normas reglamentarias y complementarias). 2 c) Adelantar oportunamente los trámites tendientes a la obtención de los documentos que deben llegar con las propuestas y verificar que contienen la información completa que acredita el cumplimiento de los requisitos exigidos, en la ley y en el presente pliego de condiciones. d) Examinar que las fechas de expedición de los documentos, se encuentren dentro de los plazos exigidos en el pliego de condiciones. e) Suministrar toda la información requerida a través de este pliego. f) Analizar en su integridad, detenidamente el contenido del pliego de condiciones, antes de la fecha de la celebración de la audiencia prevista para precisar el contenido y alcance del mismo y de asignación y distribución de riesgos, diligencia que se llevará a cabo por parte de la superintendencia del subsidio familiar, para que en ella se formulen de manera clara y precisa las aclaraciones o precisiones que requiera este documento. g) Diligenciar de manera clara y precisa los anexos y formatos contenidos en este pliego. h) Elaborar los aspectos y económicos de la propuesta en estricto acatamiento de lo dispuesto en el presente pliego, verificando la integridad y coherencia de los ofrecimientos.
CAPITULO I 1.1. OBJETO INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO Contratar los servicios de certificación digital abierta para el aseguramiento jurídico y técnico de las comunicaciones electrónicas emanadas por la Superintendencia de Subsidio Familiar. 1.2. PRESUPUESTO OFICIAL 3 Hasta la suma de CIEN MILLONES DE PESOS M/L ($100.000.000) INCLUIDO IVA Para lo anterior, la SUPERINTENDENCIA cuenta con la correspondiente disponibilidad presupuestal, según consta en el CDP No. 5715 del 15 de abril de 2015, expedido por el Coordinador Grupo de Gestión Financiera de LA SUPERINTENDENCIA, con cargo al presupuesto por funcionamiento asignado a la entidad. 1.3. PLAZO El plazo de ejecución del contrato será a partir de la suscripción del acta de inicio, previo registro presupuestal y aprobación de la póliza, sin exceder del 31 de diciembre de 2015. La vigencia de certificados será de 36 meses contados a partir de su entrega. 1.4. FORMA DE PARTICIPACIÓN Bajo los parámetros establecidos en las Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, 1450 de 2011, el Decreto 1510 de 2013 y demás decretos reglamentarios, podrán participar en el presente proceso, todas las personas naturales o jurídicas, de manera independiente, o en forma conjunta a través de Consorcios o Uniones Temporales o promesa de asociación futura, que tengan representación en Colombia, o constituyan un apoderado domiciliado en el país que cumplan las condiciones previstas en este Pliego de Condiciones y la ley. Dentro de las personas jurídicas, podrán participar MIPYMES de conformidad con lo dispuesto en las Leyes 590 de 2000, 905 de 2004 y 1150 de 2007, con el fin de promover el desarrollo de las mismas, siempre y cuando, dentro de su actividad principal, se encuentre el objeto del presente Proceso y cumplan con todos los requisitos exigidos en este Pliego de Condiciones. Las personas jurídicas nacionales y extranjeras deberán acreditar que su duración no será inferior a la del plazo del contrato y un año más. 1.5. APLICACIÓN DE ACUERDOS COMERCIALES Y TRATO NACIONAL En cumplimiento de lo dispuesto en el numeral 10 del artículo 22 del Decreto 1510 de 2013 y en atención al Manual para el manejo de los Acuerdos Comerciales en Procesos de Contratación, expedido por la Agencia Nacional de Contratación, la Superintendencia informa que para la presente contratación NO se aplican tratados de Libre Comercio en virtud de la excepción consagrada en el numeral 14) del anexo 4 del mismo manual, Las convocatorias limitadas a Mipyme Lo anterior conforme al presupuesto asignado para el presente proceso; el cual no supera el umbral establecido para el beneficio de las Mipyme suministrado por el Ministerio de Comercio, Industria y Comercio. 1.6. RECIPROCIDAD A efectos de lo establecido en el parágrafo 2 del artículo 20 de la Ley 80 de 1993 y el parágrafo del artículo 1º de la Ley 816 de 2003 modificado por el artículo 51 del Decreto-ley 019 de 2012, se otorgará tratamiento de bienes y servicios nacionales a aquellos de origen extranjero en procesos de selección nacionales, siempre que cumplan con alguna de estas condiciones (ANEXO 02): a. Que Colombia haya negociado trato nacional en materia de compras estatales con dicho país, o b. Que en el país del proponente extranjero, con el que no se hubiere negociado trato nacional, las ofertas de bienes y servicios colombianas, reciban el mismo tratamiento otorgado a sus bienes y servicios nacionales. La acreditación del trato nacional otorgado a bienes y servicios nacionales en países con los cuales Colombia ha negociado trato nacional en materia de compras públicas se realizará mediante certificación expedida por el Director de Asuntos Jurídicos Internacionales del Ministerio de Relaciones Exteriores, la cual contendrá lo siguiente: (i) Lugar y fecha de expedición de la certificación;
(ii) (iii) (iv) (v) Número y fecha del tratado; Objeto del tratado; Vigencia del tratado, Proceso de selección al cual va dirigido. En ausencia de negociación de trato nacional, la certificación deberá indicar si existe trato nacional en virtud del principio de reciprocidad. En el último caso, el Ministerio de Relaciones Exteriores solicitará la publicación en el SECOP de las certificaciones referidas y de mantener dicha información actualizada coordinadamente con la Agencia Nacional de Contratación Pública, Colombia Compra Eficiente. 4 Artículo 150 del Decreto 1510 de 2013: Existencia de trato nacional: La entidad estatal debe conceder trato nacional a: (a) los oferentes, bienes y servicios provenientes de estados con los cuales Colombia tenga acuerdos comerciales, en los términos establecidos en tales acuerdos comerciales; (b) a los bienes y servicios provenientes de estados con los cuales no exista un acuerdo comercial pero respecto de los cuales el gobierno nacional haya certificado que los oferentes de bienes y servicios nacionales gozan de trato nacional, con base en la revisión y comparación de la normativa en materia de compras y contratación pública de dicho estado; y (c) a los servicios prestados por oferentes miembros de la Comunidad Andina de Naciones teniendo en cuenta la regulación andina aplicable a la materia. El Ministerio de Relaciones Exteriores debe expedir el certificado por medio del cual se acredite la situación mencionada en el literal (b) anterior en relación con un estado en particular, lo cual no es requerido para acreditar las situaciones a las que se refieren los literales (a) y (c) anteriores. Para constatar que los oferentes de bienes y servicios nacionales gozan de trato nacional en un Estado, el Ministerio de Relaciones Exteriores debe revisar y comparar la normativa en materia de compras y contratación pública del respectivo Estado para lo cual puede solicitar el apoyo técnico del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo y de Colombia Compra Eficiente, dentro de sus competencias legales. Los certificados para acreditar la condición a la que se refiere el literal (b) anterior deben ser publicados en la forma y oportunidad que para el efecto disponga Colombia Compra Eficiente. La vigencia de los certificados será de dos años contados a partir de la fecha de su expedición, sin perjuicio de que el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo o Colombia Compra Eficiente soliciten al Ministerio de Relaciones Exteriores su revisión con ocasión de la expedición de nueva normativa en el Estado sobre el cual se expide el certificado. Colombia Compra Eficiente puede determinar vía circular la forma como el Ministerio de Relaciones Exteriores debe constatar que los oferentes de bienes y servicios nacionales gozan de trato nacional y de revisar y comparar la normativa en materia de compras y contratación pública para la expedición del certificado. 1.7. IDIOMA La oferta, las comunicaciones y todos los documentos que se produzcan en desarrollo del presente proceso, serán en idioma castellano, salvo los folletos, catálogos y términos técnicos que se utilicen en idioma distinto, los cuales deberá aportarse la respectiva traducción al castellano. 1.8. COMPROMISO ANTICORRUPCIÓN Toda persona que conozca casos de corrupción con ocasión del proceso, debe reportar el hecho al Programa Presidencial de Lucha contra la Corrupción a los números telefónicos: (1) 560 10 95, (1) 565 76 49, (1) 562 41 28; vía fax al número telefónico: (1) 565 8671; la línea transparente del programa, a los números telefónicos: 9800 913 040 o (1) 286 48 10; correo electrónico, en la dirección: webmaster@anticorrupción.gov.co; al sitio de denuncias del programa, en la página web: www.anticorrupción.gov.co; correspondencia o personalmente, en la dirección Carrera 8ª Nº 7 27 Bogotá D.C. En todas las actuaciones derivadas de las estipulaciones del presente pliego de condiciones y del contrato que forma parte del mismo, el proponente obrará con la transparencia y la moralidad que la Constitución Política y las leyes consagran. 1.9. CONVOCATORIAS A VEEDURÍAS
En cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 66 de la Ley 80 de 1993, la SUPERINTENDENCIA convoca a las veedurías ciudadanas establecidas de conformidad con la Ley, interesadas en realizar el control social al presente proceso de contratación, para que de considerar pertinente formulen sus recomendaciones escritas que a su juicio sean necesarias para la eficiencia institucional y la probidad en la actuación de los funcionarios, quienes podrán intervenir en todas las audiencias que se realicen durante el proceso, en las etapas precontractual, contractual y pos contractual. 1.10. DOCUMENTOS DEL PROCESO DE SELECCIÓN Forman parte integral del proceso: 5 a. Estudios Previos b. Estudios del Sector c. El Proyecto de pliego de condiciones d. Observaciones al proyecto de pliego de condiciones, si las hubiere e. Respuestas a las observaciones presentadas al proyecto de pliego de condiciones. f. Acto de Apertura del proceso de selección g. El Pliego de condiciones definitivo, sus formatos y las adendas h. Las propuestas presentadas i. Informe de verificación j. Observaciones al mismo k. Respuestas a las observaciones l. Informe de verificación definitivo m. Acto de Adjudicación. 1.11. RÉGIMEN JURÍDICO Al presente proceso de contratación le son aplicables la Constitución Política, la Ley 80 de 1993 (Estatuto general de contratación de la administración pública), la Ley 1150 de 2007, el Decreto 1510 de 2013 y las demás normas concordantes y complementarias sobre la materia. De conformidad con el artículo 2 numeral 2 de la Ley 1150 de 2007, esta modalidad de selección de contratista posee varias causales que apuntan a ella, sin embargo y para el caso concreto se hace necesario transcribir el literal a), numeral 2º, artículo 2º de la Ley 1150 de 2007 a) La adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización por parte de las entidades, que corresponden a aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos. Para la adquisición de estos bienes y servicios las entidades deberán, siempre que el reglamento así lo señale, hacer uso de procedimientos de subasta inversa o de instrumentos de compra por catálogo derivados de la celebración de acuerdos marco de precios o de procedimientos de adquisición en bolsas de productos; De igual modo el artículo 3º en el inciso 6º del Decreto 1510 de 2013, trae la siguiente definición: Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes son los bienes y servicios de común utilización con especificaciones técnicas y patrones de desempeño y calidad iguales o similares, que en consecuencia pueden ser agrupados como bienes y servicios homogéneos para su adquisición, y a los que se refiere el literal (a) del numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007. Por tratarse de servicios de Características Técnicas Uniformes, con especificaciones técnicas y patrones de desempeño y calidad iguales o similares, que en consecuencia pueden ser agrupados como bienes y servicios homogéneos para su adquisición, de acuerdo a las definiciones contempladas tanto en el literal a) del numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 3º del Decreto 1510 de 2013, la Entidad puede optar por los siguientes procedimientos para su adquisición: Subasta Inversa, adquisición a través de bolsas de productos ó por acuerdo marco de precios. El presente proceso de selección se ceñirá a lo contemplado para la subasta inversa presencial en los artículos 40 a 45 del Decreto 1510 de 2013 y demás normas complementarias, siendo el único factor de selección objetiva el menor precio ofertado. Así mismo, se aplicará lo establecido en el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, que establece el deber de la selección objetiva, los de la función pública contenidos en el artículo 209 de la Constitución Política, en el de Procedimiento Administrativo y de lo Código Contencioso Administrativo, en la Ley 489 de 1998, las disposiciones del Código Civil y de Comercio que le sean aplicables. Adicionalmente adopta como principios particulares del presente proceso de selección la calidad, planeación y responsabilidad integral. 1.12. SOBRE LAS COMUNICACIONES
LA SUPERINTENDENCIA, en cumplimiento de lo previsto en el numeral 1º del parágrafo 2 del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, en concordancia con el numeral 2º del artículo 21 del Decreto 1510 de 2013 y con el fin de facilitar la comunicación con los proponentes durante el desarrollo del presente proceso de selección, ha dispuesto la dirección electrónica contratos@ssf.gov.co a través de la cual los proponentes podrán enviar sus observaciones o solicitudes de aclaraciones electrónicamente y en físico dirigidas al Grupo de Gestión Contractual de la Superintendencia ubicado en la Calle 45 A No. 9-46 Piso 5 de Bogotá, D.C. Así mismo, se podrán consultar todos los actos de la administración relacionados con el proceso, en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP) a través del Portal Único de Contratación www.colombiacompra.gov.co, así como en la sede administrativa de la Superintendencia ubicada en la Calle 45 A No. 9-46 de Bogotá, D.C., Grupo de Gestión Contractual, en donde siempre estará disponible toda la información del proceso para los oferentes, a fin de garantizar la transparencia del mismo. 6 En cuanto a las aclaraciones y envío de documentos requeridos con ocasión de la verificación y evaluación de las propuestas, sólo serán tenidas en cuenta aquellas que se entreguen en tiempo, identifiquen el proceso de selección al que se refieren, indiquen el nombre y firma de la persona natural y/o del representante legal de la persona jurídica que la remite, indiquen la dirección física, fax y de correo electrónico del remitente y dirigidas al Grupo de Gestión Contractual o se remitan a la dirección física o de Internet indicadas anteriormente. La SUPERINTENDENCIA, por su parte, publicará en el SECOP las respuestas a las observaciones así como cualquier otra comunicación oficial. Las horas señaladas en el presente pliego de condiciones para la expedición de documentos por parte de la Superintendencia y/o para la recepción de aquellos que deben ser presentados por los interesados o proponentes, se sujetarán a la hora legal de la República de Colombia señalada por la División de Metrología de la Superintendencia de Industria y Comercio. Los términos fijados en el presente pliego de condiciones, se entenderán en días y horas hábiles, salvo que se indique textualmente que son calendario. Entiéndase por hora hábil, la comprendida entre las 08:00 A.M. hasta las 05:00 P.M. de lunes a viernes, excepto festivos, por lo tanto, cualquier comunicación, documento, etc., recibido o radicado en un horario posterior, se tendrá como recibido en el día hábil siguiente. Las comunicaciones por medio electrónico podrán remitirse durante el término del día, salvo que este pliego indique lo contrario para la respectiva actuación. La SUPERINTENDENCIA atenderá oportunamente todas las peticiones que se reciban según lo establecido en este pliego de condiciones. La correspondencia entregada en oficina, dependencia de la entidad o cualquier otra dirección de correo diferentes a las señaladas anteriormente, no será considerada para efectos del presente proceso, a menos que se radique en el Grupo de Gestión Contractual dentro de los términos señalados para la etapa o trámite respectivo, por consiguiente será responsabilidad de los interesados y proponentes verificar que la dirección o lugar sean los indicados en el presente pliego de condiciones. Ninguna aclaración verbal por parte de personal de la Superintendencia podrá afectar el alcance y condiciones del pliego de condiciones y sus adendas si las hubiere. Para estos efectos sólo se tendrán como válidas las comunicaciones escritas por parte de los funcionarios competentes. 1.13. DOCUMENTOS OTORGADOS EN EL EXTRANJERO Los documentos otorgados en el extranjero que no estén en idioma castellano deberán cumplir con los requisitos previstos en los artículos 251, del Código de Procedimiento Civil Colombiano y 480 del Código de Comercio Colombiano y en la Resolución 4300 del 24 de julio de 2012 proferida por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia o con el requisito de la apostille contemplado en la Ley 455 de 1998, según sea el caso, siempre que de conformidad con dichas disposiciones así se requiera. CONSULARIZACIÓN (Documentos privados) De conformidad con lo previsto por el artículo 480 del Código de Comercio, los documentos otorgados en el exterior se autenticarán por los funcionarios competentes para ello en el respectivo país y la firma de tales funcionarios lo será a su vez por el Cónsul colombiano o a falta de éste por el de una nación amiga, sin perjuicio de lo establecido en los convenios internacionales sobre el régimen de poderes.
Tratándose de sociedades, de conformidad con el citado artículo, al autenticar los documentos referidos, los cónsules harán constar que existe la sociedad y ejerce su objeto conforme a las leyes del respectivo país (art. 65 C.P.C.). Surtido este trámite estos documentos deberán ser presentados ante el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia (Oficina de legalizaciones, Av. 19 No. 98-03 Edificio TORRE 100, interior 2, Bogotá, D.C.) para la correspondiente legalización de la firma del Cónsul y demás pertinentes. APOSTILLA (Documentos Públicos) Cuando se trate de documentos de naturaleza pública otorgados en el exterior, de conformidad con lo previsto en la Ley 455 de 1998, no se requerirá del trámite de Consularización señalado en este numeral, siempre que provenga de uno de los países signatarios de la Convención de La Haya del 5 de octubre de 1961, sobre abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros, aprobada por la Ley 455 de 1998. En este caso solo será exigible la apostille, trámite que consiste en el certificado mediante el cual se avala la autenticidad de la firma y el título a que ha actuado la persona firmante del documento y que se surte ante la autoridad competente en el país de origen. 7 Lo documentos otorgados en el exterior que no estén en idioma Español proveniente de países signatarios de la Convención de La Haya, deberán ser presentados acompañados de una traducción a este idioma, la cual podrá ser oficial en los términos del artículo 251 del Código General del Proceso o efectuada por traductor o intérprete no oficial pero cumpliendo el trámite del Apostille. Los documentos otorgados en el exterior que no estén en idioma español y que provengan de países NO signatarios de la Convención de La Haya deberán presentarse acompañados de una traducción oficial a este idioma, en los términos del artículo 251 del Código General del Proceso. Nota: En el evento en que los documentos otorgados en el exterior que no cumplan con lo señalado en el presente numeral, no serán tenidos en cuenta. 1.14. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES, PROHIBICIONES O CONFLICTO DE INTERESES PARA PROPONER Y/O CONTRATAR Los proponentes no deben encontrarse incursos en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad o prohibiciones o conflicto de intereses consagrados en los artículos 8º y 9º de la Ley 80 de 1993, artículo 40 de la Ley 734 de 2002, artículo 60 de la Ley 610 de 2000, artículo 18 de la Ley 1150 de 2007, en el artículo 29 del Decreto 1510 de 2013 y en las demás disposiciones constitucionales y legales vigentes sobre la materia. Cuando la inhabilidad o incompatibilidad en un proponente sobrevenga dentro del proceso de selección o durante la ejecución del contrato o sobre alguno de los miembros de un consorcio o unión temporal, se dará aplicación al artículo 9 de la Ley 80 de 1993 y normas concordantes y complementarias. Acerca de las excepciones a las inhabilidades e incompatibilidades, se observarán las indicadas en el artículo 10 de la Ley 80 de 1993 y disposiciones concordantes y complementarias. Igualmente, los interesados en participar en este proceso deberán tener en cuenta el contenido del artículo 5o. de la Ley 828 de 2003 "Sanciones Administrativas", en cuyo tercer inciso se establece: "El no pago de las multas aquí señaladas inhabilitará a la persona natural o jurídica para contratar con el Estado mientras persista tal deuda, salvo que se trate de procesos concursales y existan acuerdos de pago según la Ley 550 de 1999". El proponente o cada uno de sus integrantes, cuando el mismo sea un consorcio o una unión temporal, no deben estar relacionado(s) en el Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la Republica, a no ser que se acredite la cancelación de las obligaciones contraídas o la vigencia de un acuerdo de pago. El proponente deberá efectuar la manifestación en tal sentido en la carta de presentación de la propuesta, por lo tanto, se entenderá hecha con la presentación de la propuesta. 1.15. ANÁLISIS DE RIESGO Y FORMA DE MITIGARLO De acuerdo con las disposiciones del artículo 4 de la Ley 1150 de 2007 y de los artículos 3, 15, 17 y el numeral 2 del artículo 159 del Decreto 1510 de 2013 y con base en la Metodología para identificar y clasificar los riesgos elaborado por Colombia Compra Eficiente, la Superintendencia procede a tipificar, estimar y asignar los riesgos de la presente contratación. Seguidamente, se identifican y describen los riesgos, según el tipo y la etapa del proceso de contratación en la que ocurre. Luego, se evalúan los riegos teniendo en cuenta su impacto y su probabilidad de ocurrencia y finalmente, se establece un orden de prioridad teniendo en cuenta los controles existentes y el contexto de los mismos, así:
En el siguiente cuadro se incluye la estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato: N Clase Fuente Etapa Tipo Descripción (qué puede pasar y, cómo puede ocurrir) Consecuencia de la ocurrencia del evento Probabilidad Impacto Valoración del riesgo Categoría A quién se le asigna? Tratamiento/Cont roles a ser implementados Impacto después del tratamie nto Persona responsabl e por implementa r el tratamiento Afecta la ejecución del contrato? Fecha estimada en que se inicia el tratamiento Fecha estimada en que se completa el tratamient o Monitoreo y revisión 8 Probabilidad Impacto Valoración del riesgo Categoría Cómo se realiza el monitoreo? Periodicidad Cuándo? 1 2 3 4 General General Específico General Externo Externo Interno Externo Contratación Ejecución Ejecución Ejecución Operacional Operacionales Operacionales Regulatorio Cuando el CONTRATISTA seleccionado no firma en el plazo establecido y/o se retrasa en la constitución y presentación de las garantías que amparan el cumplimiento del contrato. Retraso o incumplimiento en la entrega de los productos o servicios a cargo del CONTRATISTA Demoras por parte de la entidad en las aprobaciones de los servicios desarrollados por el CONTRATISTA Expedición de normas que impongan nuevos tributos, impuestos o cargas parafiscales, que pueden afectar el equilibrio económico del contrato Retraso en el inicio de la ejecución del contrato y afectación en el logro de los objetivos y necesidad de la satisfacción de la propuesta Afecta el cumplimiento de las obligaciones del contratante a cargo del Supervisor el contrato, relacionadas con la aprobación de productos y/o informes desarrollados por el CONTRATIST A. Afecta el cumplimiento de las obligaciones del contratante a cargo del supervisor del contrato, relacionadas con la aprobación productos, y genera retraso en el trámite de pago a favor del CONTRATIST A Genera una carga adicional a las previstas, que puede afectar a cualquiera de las dos partes del contrato. 2 2 2 1 1 3 2 1 3 5 4 2 Riesgo bajo Riesgo medio Riesgo medio Riesgo bajo Contratist a SSF Contratist a SSF- Contratist a Se establecen plazos perentorios para el perfeccionamie nto y ejecución del contrato. Seguimiento y verificación de las obligaciones pactadas en el contrato Revisión y aprobación oportuna de la documentación inherente a los informes del contrato. Aplicación inmediata de las disposiciones legales y ajuste de los procesos internos de la entidad. 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 Riesgo bajo Riesgo bajo Riesgo bajo Riesgo bajo No Si No No Grupo de contratación y CONTRATI STA El superviso r del contrato Supervisor La Entidad y el Contratist a En el proceso de contratación Una vez perfeccion ado el contrato. Inicio del contrato Inicio del proceso contractu al. Perfecciona miento del contrato Al terminar el contrato. Al terminar el contrato. Al terminar el contrato Verificando el cumplimiento de los plazos establecidos. A través de la verificación de cumplimiento de las obligaciones del CONTRATIST A en los plazos establecidos en el contrato. Revisión previa de los informes del CONTRATIST A. Permanente consulta y actualización normativa. Permanente semanal semanal Permanente
Pliego de Condiciones Definitivo Subasta Inversa Presencial No. SI-003 de 2015 CAPÍTULO II ETAPAS DEL PROCESO DE SELECCIÓN 2.1. CRONOGRAMA Y TRÁMITE DEL PROCESO Actividad Fecha Lugar Respuestas a las observaciones al proyecto de pliego de condiciones Publicación de la resolución de apertura, publicación de pliego de condiciones definitivo y de los estudios previos 21 de mayo de 2015 Páginas web: SECOP www.colombiacompra.gov.co 21 de mayo de 2015 Página web: SECOP www.colombiacompra.gov.co 9 Plazo para realizar observaciones al pliego de condiciones definitivo Hasta el 25 de mayo de 2015 contratos@ssf.gov.co Plazo para responder las observaciones efectuadas al pliego de condiciones definitivo y expedir adendas 27 de mayo de 2015 Página web: SECOP www.colombiacompra.gov.co Cierre del proceso y recibo de ofertas Verificación de las propuestas y conformación de lista de oferentes habilitados. 29 de mayo de 2015 hasta las 11:00 a.m. Del 01al 03 de junio de 2015 Grupo de Gestión Administrativa y Documental de la superintendencia ubicado en la calle 45 A No. 9-46 de Bogotá, D.C. Publicación informe de verificación de las propuestas y conformación de lista de oferentes habilitados. 05 de junio de 2015 Página web: SECOP www.colombiacompra.gov.co Plazo para que los proponentes presenten observaciones al informe de verificación de las propuestas y subsanen la ausencia de requisitos habilitantes Publicación de observaciones recibidas al informe de verificación y de las respuestas a las mismas presentadas por los oferentes Publicación del consolidado definitivo del informe de evaluación y ofertas habilitadas Subasta Inversa Presencial Suscripción del Contrato Desde el 05 al 10 de junio de 2015 12 de junio de 2015 16 de junio de 2015 a partir de las 03:00 p.m. Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la publicación del acto de adjudicación Mediante correo electrónico contratos@ssf.gov.coo por escrito al Grupo de Gestión Administrativa y Documental de la superintendencia Calle 45 A No. 9-46 de Bogotá, D.C. Páginas web: SECOPwww.colombiacompra.gov.co Auditorio de la Superintendencia Calle 45 A No. 9-46 de Bogotá, D.C. En el Grupo de Gestión Contractual de la Superintendencia, Calle 45 A No. 9-46 de Bogotá, D.C.
2.2. AVISO DE CONVOCATORIA PÚBLICA De conformidad con lo dispuesto por el artículo 21 del Decreto 1510 de 2013, la SUPERINTENDENCIA publicará en la página web de la Superintendencia y en el SECOP: www.contratos.gov.co, el aviso de convocatoria del proceso de selección, con sus particularidades. 2.3. EXPEDICIÓN DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE ORDENA LA APERTURA DEL PROCESO DE SELECCIÓN 10 Vencido el término de publicación del proyecto de pliego de condiciones, terminados y completados los estudios previos (jurídicos, técnicos y financieros, y de distribución de riesgos); así como realizados los ajustes al pliego de condiciones definitivo y resueltas las observaciones, el ordenador del gasto expedirá el acto administrativo que ordena la apertura del proceso, el cual debe contener toda la información indicada en el artículo 24 del Decreto 1510 de 2013. 2.4. PUBLICACIÓN DEL PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO Y DEL ACTO ADMINISTRATIVO DE APERTURA De conformidad con lo señalado por el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013, el Pliego de Condiciones Definitivo se publicará en la página web del SECOP: www.colombiacompra.gov.co al momento de la apertura del proceso de selección. 2.5. ACLARACIONES O MODIFICACIONES AL CONTENIDO DEL PLIEGO DE CONDICIONES Y RESPUESTAS Las observaciones deberán ser presentadas durante el término establecido en el cronograma y trámite del proceso, los interesados podrán solicitar aclaraciones o realizar observaciones al correo electrónico contratos@ssf.gov.co y /o dirigirlas por escrito al Grupo de Gestión Contractual y podrán ser radicadas en el Centro de Documentación e Información de la Superintendencia del Subsidio Familiar, ubicada en la Calle 45 A No. 9-45 piso 1 de la ciudad de Bogotá, D.C., en el horario de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. de lunes a viernes. La Superintendencia dará respuesta a las observaciones o aclaraciones dentro del plazo establecido en el cronograma del proceso; de igual manera podrá acoger las sugerencias y/o observaciones al pliego de condiciones, que será de público conocimiento mediante la publicación del documento de respuestas, el pliego definitivo y demás documentos que la entidad considere en la página del SECOP: www.colombiacompra.gov.co En todo caso, los interesados podrán formular consultas hasta un (1) día hábil antes del cierre del proceso, mediante escrito dirigido a la dependencia citada en el presente numeral. 2.6. MODIFICACIONES Y ADENDAS AL PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO La Superintendencia de conformidad con lo señalado en el artículo 25 del Decreto 1510 de 2013, podrá expedir adendas, mediante las cuales podrá modificar el Pliego de Condiciones ates del vencimiento del plazo para presentar ofertas. Toda adición o modificación a los plazos previstos en el presente proceso se harán mediante ADENDAS, numeradas en forma consecutiva, que serán publicadas en la página del SECOP: www.colombiacompra.gov.co, las cuales formarán parte integral del mismo. Los oferentes deberán estar atentos a los documentos que se expidan en el presente proceso de selección y todos los demás que hacen parte del mismo e informarse de todas las circunstancias que puedan afectar en alguna forma el objeto, el valor o el plazo requerido para su cumplimiento. Todas las adendas que publique la SUPERINTENDENCIA en relación con el pliego de condiciones, pasarán a formar parte integrante del proceso y serán de obligatorio cumplimiento por parte de los proponentes. El pliego y las adendas deben ser interpretados como un todo y sus disposiciones no deben ser entendidas de manera separada de lo que se indica en su contexto general. La SUPERINTENDENCIA se reserva el derecho de expedir adendas al pliego de condiciones, las cuales adicionarán o aclararán las disposiciones presentadas en éste documento, la(s) misma(s) será(n) publicada(s) oportunamente de manera obligatoria en la página web: SECOP hoy www.colombiacompra.gov.co, razón por la cual es responsabilidad del proponente conocer toda la información que se publique, referente al presente proceso de selección.
Ninguna aclaración verbal podrá afectar el pliego de condiciones ni sus adendas y no se atenderán solicitudes por fuera del término establecido, ni se absolverán consultas efectuadas telefónicamente o en forma personal. 2.7. RECEPCIÓN DE OFERTAS Y ACTA DE CIERRE Los funcionarios de LA SUPERINTENDENCIA el día y hora señalada para el cierre del proceso, en acto público, abrirán los sobres que contienen las propuestas que se llegaren a presentar, en las dependencias de la Superintendencia del Subsidio Familiar ubicada en la Calle 45 A No. 9-46 Bogotá. La Superintendencia verificará en la página oficial de la Superintendencia de Industria y Comercio, www.sic.gov.co, o en su defecto en la línea telefónica 117, la hora legal Colombiana, para dar inicio al acto de apertura de sobres. 11 Las propuestas que lleguen después de la hora prevista para el cierre del proceso, no serán tenidas en cuenta y serán devueltas mediante correo certificado. De esta diligencia se levantará un acta que se suscribirá por los funcionarios encargados y en la cual se relacionarán sucintamente las propuestas presentadas donde consten los siguientes datos básicos de cada oferta: - Nombre del OFERENTE. - Número de folios de la oferta. - Datos básicos de la garantía de Seriedad de la oferta (número de póliza, vigencia y nombre de la aseguradora) - Especificación frente a la congruencia entre la copia magnética de la oferta y la original En el evento que la propuesta se encuentre sin foliar, la entidad procederá a foliarla, dejando constancia de esta circunstancia en la respectiva acta. Las PROPUESTAS presentadas en una hora posterior a la indicada o en un lugar distinto al establecido en el cronograma, se devolverá(n) en el estado en que fue (ron) presentada(s) por los PROPONENTES. 2.8. COMITÉ EVALUADOR De conformidad con lo establecido en el artículo 5º de la Ley 1150 de 2007 que estipula del deber de selección objetiva y el artículo 27 del Decreto 1510 de 2013, la Superintendencia conformará el Comité Evaluador, el cual verificará, evaluará y calificará las ofertas presentadas conforme a los criterios establecidos en el pliego definitivo de condiciones o adendas. El Comité Evaluador se reserva el derecho a establecer la veracidad de la información suministrada por los proponentes en los documentos solicitados en el presente proceso de selección. 2.9. TRASLADO DEL INFORME DE VERIFICACIÓN DE REQUISITOS HABILITANTES, FORMULACIÓN DE OBSERVACIONES AL INFORME Y TÉRMINO PARA SUBSANAR Se dará traslado del informe de verificación de los requisitos habilitantes de las propuestas, durante tres (3) días hábiles; a través de la página del SECOP: www.colombiacompra.gov.co, el cual permanecerá simultáneamente a disposición de los proponentes en el Grupo de Gestión Contractual, para que los proponentes presenten las observaciones que estimen pertinentes, las cuales serán resueltas por la entidad conforme el cronograma y tramite del proceso. Los interesados en formular observaciones deberán enviarlas, dentro del término de traslado del informe de verificación de requisitos habilitantes, al correo electrónico: contratos@ssf.gov.co con la identificación, del número del proceso de selección y el texto en documento de Word. Adicionalmente podrán enviarlas en medio físico dirigido al Grupo de Gestión Contractual de la Superintendencia, en la Calle 45 A No. 9-46, piso 5 de Bogotá, D.C., de lunes a viernes en el horario de 08:00 A.M. a 05: 00 P.M. El término para que los proponentes subsanen inconsistencias o errores, será de tres (3) días hábiles contados a partir de la publicación del informe de verificación. Para efectos de subsanar la falta de presentación de alguno de los documentos habilitantes exigidos, o para la corrección de los presentados, el proponente podrá enviarlos al correo electrónico contratos@ssf.gov.co o en físico dirigido al físico dirigido al Grupo de Gestión Contractual de la Superintendencia, en la Calle 45 A No. 9-46, piso 5 de Bogotá, D.C., de lunes a viernes en el horario de 08.A.M. a 05:00 P.M.
El Comité Evaluador se reserva el derecho a establecer la veracidad de la información suministrada por los proponentes en los documentos solicitados en el presente proceso de selección. Es importante tener en cuenta que la aclaración, complementación o corrección debe hacerse antes de la fecha prevista en el Cronograma para la adjudicación. La ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes a la futura contratación o al proponente, no necesarios para la comparación de las propuestas no servirán de título suficiente para el rechazo de los ofrecimientos hechos. En consecuencia, todos aquellos requisitos de la propuesta que no afecten la asignación de puntaje, podrán ser solicitados por las entidades en cualquier momento, hasta la adjudicación. No obstante lo anterior, en aquellos procesos de selección en los que se utilice el mecanismo de subasta, deberán ser solicitados hasta el momento previo a su realización. 12 2.10. PRECIOS ARTIFICIALMENTE BAJOS Si de acuerdo con la información obtenida por la Superintendencia en su deber de análisis de que trata el artículo 15 del Decreto 1510 de 2013, el valor de una oferta parece artificialmente bajo, la Superintendencia debe requerir al oferente para que explique las razones que sustentan el valor ofrecido. Analizadas las explicaciones, el comité evaluador, debe recomendar rechazar la oferta o continuar con el análisis de la misma en la evaluación de las ofertas. Cuando el valor de la oferta sobre la cual la Superintendencia tuvo dudas sobre su valor, responde a circunstancias objetivas del oferente y de su oferta que no ponen en riesgo el cumplimiento del contrato si este es adjudicado a tal oferente, la Superintendencia debe continuar con su análisis en el proceso de evaluación de ofertas. 2.11. SUBASTA INVERSA PRESENCIAL La subasta se desarrollará bajo las disposiciones del Artículo 41 del Decreto 1510 de 2013, de la siguiente manera: 2.11.1. PROCEDIMIENTO Y REGLAS Además de las reglas establecidas en el Artículo 41 del Decreto 1510 de 2013, la Entidad señala las siguientes: a. La hora de inicio de la subasta inversa presencial se verificará con la Hora Legal Colombiana, señalada por la División de Metrología de la Superintendencia de Industria y Comercio a través de la página web www.sic.gov.co. b. LA SUPERINTENDENCIA deberá verificar, antes de iniciar la subasta, la capacidad legal del asistente para participar en la misma, mediante la revisión del Certificado de Existencia y Representación Legal que fue aportado con la propuesta o las condiciones del poder que en tal sentido haya sido otorgado, según el caso. c. A cada proponente, de manera previa al inicio de la subasta, se le asignará de forma aleatoria, una contraseña con la cual se identificará a lo largo de la misma. d. A los proponentes se les distribuirán sobres y formularios suministrados por LA SUPERINTENDENCIA, según el formato que se encuentra en el ANEXO 9 del presente pliego. En dichos formularios se deberá consignar únicamente el valor del lance ofertado por el proponente o la expresión clara e inequívoca de que no se hará ningún lance de mejora de precios; en caso de diligenciar las dos (2) casillas el lance se considerará como no válido. e. LA SUPERINTENDENCIA comunicará a los participantes en la audiencia cuál fue el menor precio ofertado, de acuerdo con lo establecido en el Anexo 5 Modelo Oferta Económica, en el Cuadro Resumen de la Oferta Económica, y este será el precio base para el primer lance. f. La entidad otorgará a los proponentes un término común de cinco (5) minutos para hacer un lance que mejore la menor de las ofertas iniciales de precio a que se refiere el literal anterior; g. Los proponentes harán sus lances utilizando los sobres y los formularios suministrados; h. Un funcionario de la entidad recogerá los sobres cerrados de todos los participantes;
i. La entidad registrará los lances válidos y los ordenará descendentemente. Con base en este orden, dará a conocer únicamente el menor precio ofertado; j. Los proponentes que presentaron un lance no válido no podrán en lo sucesivo seguir presentando lances, y se tomará como su oferta definitiva al último válido, sin embargo la entidad les entregará el formulario con la calve dada en el certamen para información de los presentes. k. La entidad repetirá el procedimiento descrito en los anteriores literales, en tantas rondas como sea necesario, hasta que no se reciba ningún lance que mejore el menor precio ofertado en la ronda anterior; 13 l. Una vez adjudicado el contrato, la entidad hará público el resultado del certamen incluyendo la identidad de los proponentes. m. Cuando no haya más lances de mejora de precio y exista empate, se adjudicará el contrato al que presentó la menor propuesta inicial. De persistir el empate, se desempatará por medio de sorteo. n. De lo ocurrido en la audiencia de subasta, se levantará acta la cual contendrá el resultado del certamen indicando la identidad de los proponentes, y será publicada en la respectiva Página WEB. 2.12. REGLAS a. Para poder participar de manera válida en la subasta, por parte del oferente deberá asistir quien presentó la oferta o la persona que el Representante Legal designe mediante otorgamiento de poder, precisando que goza de amplias facultades para decidir y comprometer a la sociedad, a la unión temporal o al consorcio según sea el caso, en las condiciones resultantes de la audiencia. b. En caso de no presentarse ninguno de los proponentes habilitados para la subasta, la oferta inicial de menor precio ofrecido, incluido IVA, será la favorecida. c. En caso que al inicio de la subasta no se presente el Representante Legal o el Apoderado de algún Oferente, se entiende que su primer lance es la oferta inicial. d. El valor que resulte de las correcciones que haya tenido que efectuar LA SUPERINTENDENCIA a la propuesta económica, por discrepancias entre los precios unitarios y el total ofertado, será el tenido en cuenta para la subasta inversa. e. Si al momento de recoger los sobres para el segundo lance el proponente definitivamente no se hizo presente en el lugar de realización de la subasta NO podrá seguir participando en ella. f. Los proponentes que no participen en el segundo lance, no podrán seguir presentando lances durante la subasta, por consiguiente su última postura de precio será tenida en cuenta en el orden de elegibilidad. g. El margen mínimo de mejora de ofertas para la presente subasta será el valor equivalente al 1% del precio base para cada ronda (lance válido). h. Los proponentes que presentaron un lance no válido no podrán en lo sucesivo seguir presentando lances, y se tomará como su oferta definitiva al último válido, sin embargo la entidad les entregará el formulario con la calve dada en el certamen para información de los presentes. i. En los formularios de lance se deberá consignar únicamente el valor ofertado por el proponente para el respectivo lance o la expresión clara e inequívoca de que no se hará ningún lance de mejora de precios. En caso de diligenciar las dos (2) casillas el lance se considerará como no válido. j. De conformidad con lo dispuesto en el numeral 9 del artículo 41 del Decreto 1510 de 2013, Si al terminar la subasta inversa hay empate, la entidad estatal debe seleccionar al oferente que presentó el menor precio inicial. En caso de persistir el empate la entidad estatal debe aplicar las reglas del numeral 1 al 5 del artículo 33 del presente Decreto. 2.13. UN SOLO OFERENTE HÁBIL Si en el proceso de contratación se presenta un único oferente cuyos bienes o servicios cumplen con la ficha técnica y está habilitado, la Superintendencia podrá adjudicarle el contrato al único oferente si el valor de la
oferta es igual o inferior a la disponibilidad presupuestal para el contrato, caso en el cual no habrá lugar a la subasta inversa. 2.14. VERIFICACIÓN DE LA OFERTA ECONÓMICA El proponente deberá incluir en el sobre Nº 2, únicamente la Oferta Económica según formato del Anexo No. 5 del presente pliego, para lo cual deberá tener en cuenta los siguientes aspectos: a) La oferta deberá presentarse en moneda legal colombiana y no podrá superar el valor del presupuesto oficial. b) Se deberá ofertar el valor total incluido IVA y demás impuestos a que haya lugar. Este valor deberá también incluir la totalidad de los costos directos e indirectos que genere el contrato, los cuales por ningún motivo se considerarán costos adicionales. c) La oferta económica debe coincidir con lo ofertado técnica y materialmente; en caso contrario será RECHAZADA la propuesta. d) Si el proponente no discrimina el impuesto al valor agregado (IVA), la Superintendencia lo considerará incluido en el valor total de la oferta. e) Los proponentes no podrán en ningún caso modificar las cantidades y/o especificaciones contenidas en el Anexo 5 del pliego de condiciones. f) Si la oferta económica no está firmada por el representante legal del proponente, será descalificada para participar en la Subasta. 14 La escogencia de la propuesta recaerá sobre aquella que dentro del trámite de la Audiencia Pública de Subasta Inversa Presencial, presente el MENOR VALOR, una vez surtidos los lances correspondientes, y que ésta se encuentre en condiciones del mercado y satisfaga las necesidades de la Superintendencia, de conformidad con lo establecido en el inciso 2º del literal a) del numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, y el artículo 43 del Decreto 1510 de 2013. En todo caso el valor adjudicado, incluirá el mencionado IVA. Si solo un oferente resultare habilitado para participar en la Subasta, la Superintendencia adjudicará el contrato a éste, siempre y cuando su oferta económica no exceda el valor de la disponibilidad presupuestal para el contrato. 2.15. REVISIÓN Y CORRECCIÓN ARITMÉTICA Las ofertas económicas serán analizadas para determinar si en los cálculos se han cometido errores en las operaciones aritméticas, en cuyo caso y para efectos de evaluación y selección la Superintendencia realizará las correcciones necesarias, las cuales serán puestas a consideración de los interesados dentro del desarrollo de la Audiencias Publica de Subasta Inversa Presencial y quedará constancia de la misma en la respectiva acta que se suscriba. En caso de presentarse cualquier discrepancia entre los valores unitarios por servicio presentados en la oferta económica, la Superintendencia podrá hacer correcciones y tomará para ello el valor que resulte de la aplicación de los valores unitarios de estos incluidos en el formato económico correspondiente de la propuesta. Este valor se tendrá en cuenta, tanto para la evaluación, como para la adjudicación. En caso de discrepancia entre el precio unitario por servicio y el total, regirá el primero. La descripción del ítem de la oferta económica debe coincidir con lo ofertado técnicamente, en caso contrario SERÁ RECHAZADA LA PROPUESTA. La oferta debe presentarse con precios proyectados al plazo de ejecución del contrato. Nota: En ningún caso, se aceptarán reajustes a los valores de la propuesta final, una vez adjudicado el contrato. 2.16. REVOCATORIA DEL ACTO ADMINISTRATIVO DE ADJUDICACIÓN Por regla general, el acto administrativo de adjudicación es irrevocable y obliga a la entidad y al adjudicatario. No obstante, dentro del plazo comprendido entre la adjudicación del contrato y la firma del mismo, el acto podrá ser revocado de conformidad con lo previsto por el artículo 9 de la Ley 1150 de 2007, en los siguientes casos: Cuando una vez adjudicado el contrato sobreviene inhabilidad o incompatibilidad del proponente adjudicatario.
Cuando se demuestre que el acto administrativo de adjudicación se obtuvo por medios ilegales. En este caso la SUPERINTENDENCIA podrá revocar el acto administrativo y adjudicar al proponente calificado en segundo lugar, siempre y cuando su propuesta sea igualmente favorable para la entidad (inciso final del numeral 12 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993). 2.17. CAUSALES PARA DECLARAR DESIERTA LA CONTRATACIÓN La superintendencia declarará desierta la contratación en los siguientes casos: 1. Cuando no se presente ninguna Oferta. 2. Cuando ninguna de las ofertas cumpla con los requisitos exigidos. 3. Al igual que por lo señalado en el numeral 18 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993: La declaratoria de desierta de la licitación o concurso únicamente procederá por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva y se declarará en acto administrativo en el que se señalarán en forma expresa y detallada las razones que han conducido a esa decisión. 4. Cuando se considere que la oferta es artificialmente baja y las explicaciones del oferente no son objetivas y la oferta pone en riesgo la ejecución del contrato. 15 2.18. EL CONTRATO Y SU PERFECCIONAMIENTO Efectuada la publicación del acto administrativo de adjudicación del proceso, la Superintendencia suscribirá el contrato con el oferente seleccionado, dentro del término establecido en el cronograma y tramite del proceso. Para su perfeccionamiento requiere la suscripción y para su ejecución del registro presupuestal aprobación de la garantía única constituida por el contratista. y la Así mismo, la notificación de la supervisión al funcionario responsable y la suscripción del acta de inicio. Si el adjudicatario no suscribe el contrato dentro del término citado, quedará a favor de la entidad, en calidad de sanción, el valor de la garantía constituida para responder por la seriedad de la propuesta, sin menoscabo de las acciones legales conducentes al reconocimiento de perjuicios causados y no cubiertos por el valor de la garantía. En este evento, la Superintendencia, mediante acto administrativo debidamente motivado, podrá adjudicar el contrato, dentro de los quince (15) días calendario siguiente, al proponente que haya ocupado el segundo lugar, siempre y cuando su propuesta sea igualmente favorable para la entidad. Nota: Si el proponente sin justa causa se abstuviere de suscribir el contrato adjudicado quedara inhabilitado para contratar con el Estado por un término de cinco (5) años de conformidad con el literal e) del numeral 1) del artículo 8 de la Ley 80 de 1993. 2.19. DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA LA SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO El Contratista seleccionado deberá al momento de la suscripción del contrato allegar los siguientes documentos: a. Formato de hoja de vida de persona jurídica y/o natural del Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP. b. Formato de declaración juramentada de bienes y rentas y actividad económica privada, solo para personas naturales. c. Fotocopia de la libreta militar solo para persona naturales (los mayores de 50 años están exentos). d. Fotocopia del RUT. e. Certificación bancaria donde se consignarán los pagos del contrato. f. Formato de ética pública sino lo adjuntó con la propuesta. En caso de ofertas conjuntas, cada uno de los integrantes del consorcio o unión temporal deberá cumplir con este requisito. 2.20. SUPERVISIÓN La superintendencia designará para ejercer la vigilancia y control del contrato resultante del presente proceso de selección, al Jefe de Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones o a quien designe el ordenador del gasto.
2.21. LUGAR DE EJECUCIÓN La prestación del servicio objeto del contrato se efectuará en la ciudad de Bogotá, sede administrativa de la Superintendencia del Subsidio Familiar ubicada en la calle 45 A No. 9-46 o donde se llegare a situar. 2.22. FORMA DE PAGO El valor del contrato que se llegara a suscribir con el oferente seleccionado, se pagará así: 1. Los certificados y el servicio ilimitado de estampado cronológico de documentos, se cancelarán en un solo pago, previo recibo a satisfacción expedida por parte del supervisor del contrato, de conformidad con la oferta económica seleccionada. 16 2. Los 20.000 correos certificados y cifrados, se cancelará por mensualidades vencidas correspondientes al monto de la facturación del consumo del mes inmediatamente anterior, previa presentación del informe respectivo y recibo a satisfacción expedida por el supervisor del contrato. REQUISITOS PARA EL PAGO: a) El contratista deberá entregar al supervisor del contrato los siguientes soportes: - Informes de los servicios o bienes recibidos y/o mensualmente, para el recibo a satisfacción. - Relación de bienes tangibles o intangibles (licencias o software), cuando se trate de entrega de bienes con su identificación y su correspondiente valor unitario y valor total. - Constancia de encontrarse al día en el pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y parafiscales, así: Persona jurídica: Certificación expedida por el revisor fiscal, si está obligado a tenerlo, o por el representante legal y el contador público, en caso de no estar obligado a tener revisor fiscal. b) El supervisor del contrato deberá: - Cuando se trate de bienes (tangibles o intangibles), el supervisor del contrato deberá solicitar al almacenista de la entidad, el ingreso de los bienes al almacén. De este ingreso quedará constancia en la certificación de cumplimiento para tramite de pago expedida por el supervisor y anexar copia del acta de ingreso, expedida por la persona encargada del almacén. - Expedir la certificación de cumplimiento, previa revisión de los documentos indicados en el literal a) anterior y entregar al contratista. - Remitir al Grupo de Gestión Contractual, para que obren en la carpeta del contrato, fotocopia de la certificación de cumplimiento, junto con la fotocopia del formato de ingreso de los bienes al almacén (cuando se trate de bienes),y los documentos suministrados por el contratista, relacionados en el literal a), según aplique para cada pago. - Elaborar el acta de liquidación del contrato, si esta se requiere, para tramitar el pago final, y adjuntar el certificado de pagos y saldos expedida por el Coordinador del Grupo de Gestión Financiera. c) Para solicitar el pago, el contratista deberá radicar en el Grupo de Gestión Financiera: - Factura original, si aplica - Fotocopia de la correspondiente certificación de cumplimiento expedida por el supervisor del contrato, junto con el formato de ingreso de los bienes al almacén, cuando se trate de bienes. Nota: La factura deberá cumplir los requisitos establecidos en el Estatuto Tributario y demás normas que lo modifiquen, adicionen o aclaren. El término para el pago sólo podrá contarse desde el momento en que los documentos que soportan dicho pago estén completos y correctamente elaborados. Las demoras que se presenten en los pagos, por causas imputables al contratista, serán responsabilidad del contratista. d) Programación del pago en el Plan Anual Mensualizado de Caja PAC
Pliego de Condiciones Definitivo Subasta Inversa Presencial No. SI-003 de 2015 - El Grupo de Gestión Financiera programará el pago en el P.A.C., de acuerdo con el calendario fijado para cada vigencia, por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. El PAC se programará con las cuentas que hayan sido radicadas hasta el último día hábil de cada mes. - Pago: el pago se realizará dentro del mes siguiente al de su programación en el PAC. El comprobante de la realización del pago, debe ser remitida al Grupo de Gestión Contractual para que obre en la carpeta del contrato 2.23. LIQUIDACIÓN 17 El presente contrato será objeto de liquidación, de mutuo acuerdo, de conformidad con el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 217 del Decreto 019 de 2012, dentro de los cuatro (4) meses siguientes a su terminación. 2.24. OBLIGACIONES ESPECÍFICAS Además de las que surjan de la naturaleza del contrato, el contratista deberá cumplir con las obligaciones que se desprendan del Anexo No. 1 ESPECIFICACIONES TECNICAS MÍNIMAS Y ACEPTACION DE CONIDICIONES MÍNIMAS, objeto de evaluación del presente pliego de condiciones. 2.25. GARANTÍA DEL CONTRATO Una vez analizada la complejidad del proyecto y las condiciones generales para la ejecución del contrato producto de este procedimiento, la SUPERINTENDENCIA determinó que el proponente favorecido con la adjudicación del contrato, constituirá a favor de la Entidad una garantía de las señaladas en el artículo 111 del Decreto 1510 de 2013, otorgada por un banco o una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia así: Garantía Porcentaje (%) Plazo Cumplimiento 20 Pago de salarios y prestaciones sociales e indemnizaciones laborales. Calidad del servicio 20 Calidad y correcto funcionamiento de los bienes suministrados Responsabilidad civil Extracontractual El término de vigencia de los certificados (36 meses) y seis (6) meses más. 5 Plazo del contrato y tres (3) años más. 20 200 SMMLV El término de vigencia de los certificados (36 meses) y seis (6) meses más El término de vigencia de los certificados (36 meses) y seis (6) meses más El término de ejecución del contrato y seis (6) meses más
Pliego de Condiciones Definitivo Subasta Inversa Presencial No. SI-003 de 2015 CAPITULO III PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Y DOCUMENTOS QUE LA COMPONEN 1.1 PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS La OFERTA debe ser presentada en dos (2) sobres de conformidad con lo dispuesto en el presente proyecto de pliego de condiciones, en escrito original y una (1) copia en medio magnético del mismo tenor. Contenido del sobre No. 1: Se deben incluir los documentos legibles que pretende acreditar, como son los documentos de carácter jurídico, financiero, experiencia, organizacional y técnico 18 Contenido sobre No. 2: Se debe incluir la oferta económica. La oferta deberá estar foliada, en estricto orden numérico consecutivo ascendente (no se podrán utilizar letras), POR UNA SOLA CARA, de forma independiente, debidamente separados. Deberá presentarse en sobres cerrados, debidamente rotulados en su parte exterior. En caso de discrepancia entre el original y la copia magnética, regirá la información contenida en el escrito original. El Rotulo irá así: SUPERINTENDENCIA DEL SUBSIDIO FAMILIAR Calle 45 A No. 9-46. Grupo de Gestión Contractual Subasta Inversa Presencial No. SI- 00_ de 2015 Objeto:. Nombre o Razón Social del OFERENTE. Número de folios de que consta Dirección del OFERENTE. Teléfono del OFERENTE. Fax del OFERENTE. Correo electrónico del OFERENTE. SOBRE No. 1 Original SOBRE No. 2 Oferta Económica 1.2 RETIRO DE LAS PROPUESTAS El proponente podrá solicitar por escrito, con anterioridad al inicio de la diligencia del cierre del proceso de selección, la no consideración de su propuesta y la devolución de la misma. El sobre con su contenido será entregado sin abrir y de ello se dejará constancia en el acta de cierre de la convocatoria. 1.3 SOBRE LA OBLIGATORIEDAD DE LAS PROPUESTAS El sólo hecho de la presentación de las propuestas no obliga en forma alguna a la Superintendencia a aceptarlas, ni confiere ningún derecho para celebrar contrato con quienes las presentan. 1.4 PUBLICIDAD DE LAS PROPUESTAS Después de efectuada la evaluación de las propuestas, y publicado el informe de verificación de los requisitos habilitantes, las mismas podrán ser consultadas por las personas que lo soliciten. Cuando el proponente manifieste (indicando la norma) que sus documentos tienen carácter reservado de conformidad con la ley y la Superintendencia así lo constate, no se expedirá copia de dichos documentos. 1.5 VIGENCIA DE LA OFERTA Las ofertas deberán tener una vigencia mínima de noventa (90) días calendario, contados a partir de la primera fecha de cierre del plazo para presentar ofertas dentro de este proceso. En caso de no expresar en la propuesta el término de validez de la misma, se entenderá como tal el término de vigencia de la garantía de seriedad de la propuesta. Durante este período la propuesta será irrevocable, de tal manera que el proponente no podrá retirarla ni modificar los términos o condiciones de la misma, so pena de dar aplicación a lo previsto frente a la efectividad de la garantía de seriedad de la propuesta, hasta tanto no se haya legalizado y cumplido los requisitos de ejecución del respectivo contrato.
Después de entregadas las propuestas y cerrado el proceso no se permitirá el retiro total o parcial de los documentos que las componen, hasta tanto no se haya legalizado y cumplido los requisitos de ejecución del respectivo contrato. 1.6 CONTENIDO DE LAS PROPUESTAS La propuesta debe contener los documentos habilitantes del proponente y de la oferta que son objeto de verificación como son: los jurídicos, técnicos, financieros y económicos que determine la capacidad del proponente y su calificación y la propuesta económica. No habrá exenciones en la responsabilidad de los datos, informes, documentos y resultados que se suministren, tanto en el proceso de selección, como en el desarrollo del contrato. 19 1.7 CAUSALES DE RECHAZO DE LAS OFERTAS Serán rechazadas las propuestas que se encuentren en las siguientes causales: 1) La comprobación de que el proponente se halla incurso en alguna o algunas de las prohibiciones, inhabilidades e incompatibilidades o conflicto de intereses para contratar o proponer, establecidas sobre la materia en la legislación colombiana vigente. 2) Las propuestas que contengan enmendaduras graves o presenten alteraciones e irregularidades que no permitan determinar los aspectos substanciales de la propuesta o la evaluación y calificación de las mismas, no convalidadas, aclaradas o certificadas con la firma del proponente. 3) La inclusión en la propuesta de textos cuyo contenido contradiga, modifique o condicione los requerimientos y especificaciones previstas en este pliego de condiciones. 4) No acreditar o no cumplir las calidades técnicas, jurídicas y financieras habilitantes del proponente y de la propuesta, previstas en el Pliego de condiciones, de conformidad con lo señalado en el parágrafo 1 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 en concordancia con el artículo 10 del Decreto 1510 de 2013. 5) Cuando el valor de la propuesta resulte artificialmente bajo y analizadas las explicaciones del proponente el área respectiva y/o el Comité Evaluador consideren con fundamentos objetivos y razonables que esa propuesta económica pone en riesgo el proceso y el cumplimiento de las obligaciones contractuales en caso de resultar favorecida con la adjudicación. 6) Las propuestas que superen el presupuesto oficial estimado para la presente contratación o los valores no sean expresados en pesos colombianos. 7) Cuando se compruebe inexactitud en la información suministrada por el proponente o en la contenida en los documentos y certificados anexos a la propuesta y las explicaciones del proponente no aclaren la situación o esta aclaración implica modificación o mejoramiento de la propuesta. 8) La presentación de varias propuestas, directamente o por interpuesta persona, por parte de una misma persona o la participación del proponente en más de una propuesta para este proceso de selección. En tal caso, solamente podrá participar la oferta que se haya recibido en primer lugar según el registro de ofertas. 9) Cuando del estudio financiero se determine que las pérdidas del proponente disminuyan en el cincuenta por ciento (50%) o más su patrimonio, de conformidad con la legislación comercial vigente; o se encuentre en alguna de las causales de disolución previstas en los artículos 218, 342, 351, 370, y 457 del Co. Co. 10) Cuando el proponente o uno de sus integrantes haya sido condenado por lavado de activos o financiación a grupos armados o terrorismo. 11) Cuando el objeto social de la persona jurídica del oferente o de cualquier integrante de la unión temporal o consorcio no comprenda la actividad objeto del presente proceso. 12) Cuando el proponente, una vez requerido por la Superintendencia, no allegue los documentos, las aclaraciones y/o explicaciones, en el término concedido para tal evento. 13) Cuando el oferente se encuentre reportado en el boletín de responsables fiscales de la Contraloría General de la República, de conformidad con el artículo 60 de la Ley 610 de 2000.
14) Cuando el oferente se encuentre reportado con antecedes en el reporte del SIRI de la Procuraduría General de la Nación. 15) Cuando la propuesta se presente con condicionamientos para la adjudicación del presente proceso de selección. 16) Cuando el proponente se encuentre en mora en el pago de aportes al sistema integral de seguridad social y parafiscales, de acuerdo con lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002. 17) En el caso en que se comprobare que el proponente esté en situaciones que conlleven a presentar un conflicto de interés frente a la Superintendencia ó que pueda obtener algún beneficio para sí o para un tercero de la información a la que va a tener acceso a través de la suscripción del contrato. 20 18) Cuando a la fecha de cierre del presente proceso, el proponente no se encuentre previa y debidamente inscrito, calificado ó clasificado en la actividad, especialidad y grupo exigido y/o si la inscripción no se halla vigente en el RUP. 19) Las demás contempladas en la Constitución Nacional, en las leyes y en este pliego de condiciones. 1.8 INFORMACIÓN INEXACTA La Superintendencia se reserva el derecho de verificar integralmente la autenticidad, exactitud y coherencia de la información aportada por el proponente, pudiendo acudir para ello a las personas, empresas o entidades respectivas. Cuando exista inconsistencia definitiva entre la información suministrada por el proponente y la efectivamente obtenida o suministrada a la entidad por la fuente de donde proviene la información que se pretende acreditar en el proceso, el documento que la contenga se entenderá como no presentado. Sin perjuicio de hacer conocer el hecho a las autoridades competentes. 1.9 RESPONSABILIDAD DE LOS PROPONENTES Será responsabilidad de los proponentes realizar todas las evaluaciones y estimaciones que sean necesarias para presentar su propuesta sobre la base de un examen cuidadoso de sus características, incluyendo los estudios, evaluaciones y verificaciones que consideren necesarios para formular la misma con base en su propia información y que han leído y analizado íntegramente todos los documentos del proceso de selección publicados en el SECOP, para que formulen sus observaciones e inquietudes y contribuyan a dar claridad y precisión al proceso. El adjudicatario asume los riesgos previsibles asignados en los estudios y documentos previos, así como los del contrato, sobrellevando sus efectos sin que las consecuencias derivadas del acaecimiento de tales riesgos constituyan un eventual desequilibrio económico del contrato, o den lugar a reclamación alguna. Lo anterior, puesto que la asunción de riesgos debe ser tenida en cuenta por los proponentes en la valoración de la propuesta económica y será remunerada de conformidad con dicha propuesta económica y con lo establecido en el contrato. El proponente que resulte adjudicatario de este proceso y que no haya obtenido, evaluado o considerado adecuadamente toda la información que pueda influir en la determinación de los costos, no se eximirá de su responsabilidad por la ejecución completa de las obligaciones a su cargo, asumidas por este en virtud del contrato, ni ello le dará derecho a reembolso de costos, ni reclamaciones o reconocimientos adicionales de ninguna naturaleza. Por la sola presentación de la propuesta se considera que los proponentes han considerado la viabilidad financiera del contrato, bajo las condiciones contenidas en su propuesta, y que han hecho un cuidadoso examen de las condiciones de trabajo, los riesgos y, en general, todos los factores determinantes de los costos de ejecución del contrato, los cuales se incluyen en los términos de su propuesta. 1.10 DILIGENCIAMIENTO DE LOS ANEXOS La información requerida que deba estar consignada en los anexos indicados en el pliego de condiciones deberá ser la diligenciada y presentada en forma impresa. Si el proponente considera que es conveniente para complementar su propuesta, anexar información adicional a la solicitada por la Superintendencia en los anexos establecidos, podrá allegarla haciendo referencia al formulario que complementa.