MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTRALORÍA INTERNA MUNICIPAL
I. INTRODUCCIÓN II. MARCO JURÍDICO Y ADMINISTRATIVO III. MISIÓN, VISIÓN, OBJETIVO IV. ORGANIGRAMA V. ESTRUCTURA ORGÁNICA VI. PROCEDIMIENTOS VII. DIAGRAMAS DE FLUJO VIII. CARPETAS DE INFORMES IX. METAS (QUE SERÁN EVALUADAS AL FINAL DEL EJERCICIO)
I. INTRODUCCIÓN La contraloría tiene la responsabilidad de brindar información veraz y confiable a la administración, y en la medida en que exista un control interno eficiente, se dará un mejor resultado de transparencia. Implantar un sistema de control interno: Una de las más importantes funciones del contralor consiste en ejercer una labor de salvaguarda y vigilancia sobre los bienes de la Presidencia Municipal mediante la implantación de un control interno efectivo. En la actualidad la función de control, la vigilancia y el cumplimiento de reglas deben ser compartidos y ejercidos por todos los integrantes que manejan la operación de esta institución, mediante la aplicación y administración de normas, procedimientos, instrucciones y directrices que aseguren el buen manejo de los recursos. II. MARCO JURÍDICO Y ADMINISTRATIVO *Ley Orgánica Municipal del Estado de Hidalgo *Constitución Política de los Estados Unidos mexicanos *Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México. *Ley de Responsabilidades de los servidores Públicos *Código Electoral *Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. *Ley de Egresos *Ley de Planeación para el Desarrollo del Estado de Hidalgo *Ley De Obras Públicas del Estado de Hidalgo *Ley de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria *Código Fiscal del Estado de Hidalgo *Reglamento Interno Municipal
CAPÍTULO TERCERO DE LA CONTRALORÍA (LOM) ARTÍCULO 105.- En cada Ayuntamiento, habrá una Contraloría que tendrá por objeto la vigilancia y evaluación del desempeño de las distintas áreas de la administración municipal, para promover la productividad, eficiencia y eficacia, a través de la implantación de sistemas de control interno, adecuado a las circunstancias, así como vigilar, en su ámbito, el cumplimiento de la Ley de Responsabilidades de Servidores Públicos. ARTÍCULO 106.- La Contraloría, tendrá las siguientes facultades y obligaciones: I. Vigilar el cumplimiento de las políticas, programas y demás disposiciones legales y reglamentarias del Ayuntamiento; II. Planear, organizar y coordinar el sistema de control y evaluación municipal; III. Inspeccionar el ejercicio del gasto público municipal en congruencia con el presupuesto de Egresos; IV. Implementar las normas de control, fiscalización, contabilidad y auditoría que deben observar las dependencias, órganos, organismos municipales y municipales descentralizados, previa consulta con la Auditoria Superior del Estado y la Secretaría de Contraloría de la Administración Pública Estatal; V. Auditar a las diversas dependencias, órganos, organismos municipales y municipales descentralizados que manejen fondos y valores, verificando el destino de los que de manera directa o transferida realice el Municipio a través de los mismos; VI. Ejercer la vigilancia y el control del gasto público municipal, procurando el máximo rendimiento de los recursos y el equilibrio presupuestal; VII. Supervisar las acciones relativas a la planeación, programación, presupuestación, contratación, gasto y control de las adquisiciones y arrendamientos de bienes muebles y servicios, de cualquier naturaleza que se realicen con fondos municipales, en términos de las disposiciones aplicables en la materia; VIII. Cumplir con las obligaciones que en su caso, le impongan los convenios o acuerdos de coordinación que en materia de inspección y control suscriba el Municipio con el Estado; IX. Inspeccionar que las obras que en forma directa o en participación con otros organismos realice el Municipio y que se ajusten a las especificaciones previamente fijadas; X. Recepcionar y registrar las declaraciones patrimoniales que deban presentar los servidores públicos del gobierno municipal; verificar y practicar las investigaciones que fueren pertinentes respecto del cumplimiento de esta obligación, de acuerdo con las leyes y reglamentos; XI. Substanciar los procedimientos administrativos que resulten con motivo de la falta de presentación de las declaraciones patrimoniales a que se encuentran obligados los servidores públicos municipales, conforme a la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos para el Estado;
XII. Designar a los auditores externos y comisarios de los organismos que integran la administración pública municipal descentralizada; XIII. Informar al Presidente Municipal el resultado de las evaluaciones realizadas y proponer las medidas correctivas que procedan; XIV. Fincar las responsabilidades administrativas que previene la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos para el Estado, en contra de los servidores públicos municipales, para lo cual deberá: a) Conocer e investigar los actos, omisiones o conductas de los servidores públicos que puedan constituir responsabilidades administrativas: b) Iniciar y desahogar el procedimiento administrativo disciplinario correspondiente; c) Pronunciar si existe responsabilidad del servidor público sujeto a procedimiento; d) Someter el asunto a la decisión del Presidente Municipal, para que en su carácter de superior jerárquico, imponga la sanción que corresponda; e) Aplicar las sanciones que imponga el Presidente Municipal, en los términos que las leyes señalen; y f) Utilizar las medidas de apremio que marca la Ley de Responsabilidades, para el debido cumplimiento de las sanciones impuestas; XV. Interponer las denuncias correspondientes ante el Ministerio Público cuando, de las investigaciones realizadas, se desprenda la comisión de uno o más delitos perseguibles de oficio; XVI. Proponer e instrumentar los mecanismos necesarios en la gestión pública para el desarrollo administrativo en las dependencias y entidades, a fin de que los recursos humanos y materiales, así como los procedimientos técnicos, sean aprovechados y aplicados con criterios de eficacia, descentralización, desconcentración y simplificación administrativa. Al efecto, realizará las investigaciones, estudios y análisis sobre estas materias y aplicará las disposiciones administrativas que resulten necesarias; XVII. Verificar que se cumplan las disposiciones legales, normas, políticas y lineamientos en materia de adquisiciones, arrendamientos, desincorporación de activos, servicios y obras públicas de la administración pública municipal; XVIII. Vigilar que los recursos y aportaciones, federales y estatales asignados al Municipio, se apliquen en los términos estipulados en las leyes, reglamentos y convenios respectivos; XIX. Colaborar con la Secretaría de Contraloría del Gobierno del Estado y con la Auditoría Superior del Estado para el cumplimiento de las atribuciones que les competan; XX. Participar en la entrega-recepción de las unidades administrativas de las dependencias y entidades del Municipio, conjuntamente con el Síndico; XXI. Revisar los estados financieros de la Tesorería y verificar que los informes sean remitidos en tiempo y forma al Auditor Superior del Estado. Al efecto, podrá auxiliarse de profesionales en la materia, previa autorización del Cabildo;
XXII. Revisar los inventarios de bienes muebles e inmuebles propiedad del Ayuntamiento; y XXIII. Las demás que le atribuyan expresamente las leyes y reglamentos en la materia. ARTÍCULO 107.- Los requisitos para ser titular de la Contraloría podrán contenerse en los Reglamentos y Bandos que al efecto emita el Ayuntamiento de cada Municipio, y en caso de no contarse con esa disposición, supletoriamente, se exigirán los siguientes: I. Contar con estudios terminados en las ramas de Derecho, Contaduría Pública o equivalente; II. Tener un modo honesto de vivir; III. Ser de reconocida solvencia moral; IV. No haber sido condenado mediante sentencia ejecutoriada, por delito doloso; y V. No contar con inhabilitación vigente para desempeñar un cargo, empleo o comisión en el servicio público. III. MISIÓN, VISIÓN, OBJETIVO MISIÓN: Órgano de control interno que coadyuva al desarrollo integral de la Administración Pública del municipio de Zapotlán de Juárez, para mejorar la calidad de vida de los ciudadanos mediante el aprovechamiento óptimo en el manejo de los recursos asignados, cumpliendo con los principios legales de fiscalización y transparencia. VISIÓN: Ser la dependencia que vigila y supervisa los ingresos, egresos, bienes y recursos del municipio de Zapotlán de Juárez, a través de la eficiencia y eficacia del control interno, con apego de los mandamientos legales, dando transparencia al empleo y registro de todas las transacciones de la Administración Pública; sustentando en la búsqueda constante de la excelencia en los procesos de fiscalización, a fin de dar respuestas satisfactorias a todos los interesados. Los servidores públicos, somos parte fundamental para el desarrollo del municipio es por ello que debemos brindar un excelente servicio.
OBJETIVO: Planear, programar, organizar, coordinar las acciones de control, evaluación, vigilancia y asesoría de las diferentes áreas que integran el H. Ayuntamiento de Zapotlán de Juárez, en cuanto al ejercicio del gasto público por conducto de las dependencias y entidades, así como el desempeño u obligaciones de los servidores públicos con apego a las normas y disposiciones legales aplicables, para contribuir con la transparencia y rendición de cuentas a los ciudadanos. ESTRATEGIA PARA EL CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS: Planear,programar,organizar y coordinar el sistema de control y evaluación municipal. Aplicar las normas y criterios en materia de control y evaluación. Fiscalizar el ingreso y ejercicio del gasto público municipal y su congruencia con el presupuesto de egresos. Coadyuvar a la realización de auditorías e inspecciones Establecer y operar un sistema de atención de quejas, denuncias y sugerencias Vigilar que los ingresos municipales se enteren a la Tesorería Municipal conforme a los procedimientos contables y disposiciones legales aplicables Participar en la elaboración y actualización del inventario general de los bienes muebles e inmuebles propiedad del municipio, que expresara las características de identificación y destino de los mismos Realizar encuestas de calidad de atención a la ciudadanía con respecto a los trámites en la Presidencia Municipal Contribuir al cumplimiento del marco jurídico en el ejercicio de las funciones de los servidores públicos, para garantizar que estos observen en todo caso los principios de legibilidad, honradez, lealtad, imparcialidad y eficiencia con que se deben conducirse. Llevar acabo del seguimiento de la aplicación de las recomendaciones efectuadas, así como asesorar Investigar las quejas y denuncias presentadas ante este órgano de Control y en su caso sustanciar los procedimientos de responsabilidad administrativa que resulten Mantener actualizado al 100% el padrón de servidores públicos obligados a presentar declaraciones patrimoniales
Revisar la implantación de un inventario general de los bienes muebles propiedad del municipio, así como la asignación de estos por cada área establecida con un responsable para su resguardo Impulsar que el órgano de control interno se convierta en el instrumento que coadyuve a elevar los índices de eficiencia y eficacia de los servidores públicos municipales. IV. ORGANIGRAMA C. Erick Edgardo Islas Cruz Presidente Municipal Constitucional C. Luis Carlos Tadeo Payan Vázquez Secretario Municipal Mtro. Bernabé López Jacinto Contralor Interno Municipal Lic. Diana Berenice Jiménez Bautista Oficial Mayor
V. ESTRUCTURA ORGÁNICA CONTRALORÍA INTERNA MUNICIPAL Mtro. Bernabé López Jacinto Contralor Interno Municipal C. Mayra Meza Santillán Secretaria de Contraloría VI. PROCEDIMIENTOS 1.-Procedimiento 1: Auditorias y Revisiones de la Administración Publica 2.-Procedimiento 2: Quejas y Denuncias
VII. DIAGRAMAS DE FLUJO #1 INICIO Orden de apertura de Elaboración y firma del oficio Notificación al área o director Revisión y Análisis Informe y cedula de informes Informe Presidente Municipal Contralor Municipal Informe área o Dirección Cedula de observaciones FIN Seguimientos al cumplimiento de lo observado
PROCEDIMIENTO #2 Inicio Recepción de quejas o denuncias Admisión o improcedencia de las quejas o denuncias Solicitud de informe Fallo de responsabilidad Desahogo de pruebas Fallo de responsabilidad Se inicia procedimiento de responsabilidad Audiencia para desvirtuar los hechos de responsabilidades Fin Archivo Fallo de sanción y absolución Desahogo de pruebas
VIII. CARPETAS DE INFORMES *Se levantan actas, entrega-recepción, circunstanciadas, administrativas. *Se verifican las diferentes áreas de la administración. *Se realizan asesorías en cuanto a todas las diferentes áreas, así como a la ciudadanía dándole el seguimiento correspondiente. *Atención a quejas, denuncias y sugerencias. *Se le da seguimiento a los diferentes convenios o programas a realizar. *Asesoría jurídica. IX. METAS (QUE SERÁN EVALUADAS AL FINAL DEL EJERCICIO) Realizar eventos de contraloría. Realizar carpetas de cada área para el seguimiento y fortalecimiento de ellas. Llevar acabo buzones para la participación de la ciudadanía. Programar cursos para los titulares de las direcciones. Dar seguimiento a los oficios girados. Implantar un sistema de control interno eficaz. Subir el porcentaje de la agenda. Disminuir las quejas ante los Servidores Públicos.