MANUAL DE ORGANIZACIÓN JUNTA LOCAL DE CONCILIACIÓN Y ARBITRAJE DEL DISTRITO FEDERAL COORDINACIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES OBJETIVO: Planear coordinar y controlar la adquisición y suministro de los bienes muebles y servicios necesarios para el cumplimiento de los programas de trabajo encomendados a las diferentes Áreas de la Junta. De acuerdo al artículo 117 del Reglamento Interior de la Junta, a la Coordinación de Recursos Materiales y Servicios Generales le corresponden las siguientes atribuciones: I. Participar en la elaboración e integración del anteproyecto de presupuesto en los aspectos materiales y suministros, servicios generales y bienes muebles e inmuebles vigilando su vinculación con las funciones, objetivos y metas institucionales; II. III. IV. Coordinar la elaboración, integración y operación del programa anual de adquisiciones arrendamientos y servicios, a fin de enviarlo de manera oportuna a las instancias correspondientes. Emitir y difundir las normas, políticas y procedimientos para regular los sistemas de adquisición, arrendamiento, almacenamiento, distribución y prestación de servicios relacionados con bienes muebles de activo fijo y material de consumo; Vigilar el cumplimiento de los ordenamientos legales que regulen a la administración pública de los recursos materiales de la Junta, y expedir las normas que deben de observar las distintas unidades administrativas en la materia; Planear, dirigir y verificar las adquisiciones de los bienes y servicios para cubrir las necesidades de la Junta; V. Coordinar y supervisar que los servidores del mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes muebles e inmuebles de la Junta, se realicen de manera oportuna. Asignar contratos de bienes y servicios a los proveedores que ofrezcan las mejores condiciones de precio, calidad y oportunidad a la dependencia contando siempre con la disponibilidad presupuestal; VI. Elaborar y tramitar los convenios y contratos para la prestación de los servicios complementarios requeridos por la Junta, y someterlos a la autorización del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación Servicios, con sujeción al presupuesto autorizado y a las disposiciones legales aplicables; VII. Fungir, por conducto de su titular, como Secretario Ejecutivo del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación Servicios de la Junta, así lo establezcan las disposiciones aplicables. VIII. Participar en las sesiones del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación Servicios proporcionando de conformidad con la normatividad vigente en la materia, la información, documentación necesaria en los procesos de licitación, evaluación, adjudicación y contratación de los bienes y servicios necesarios para el buen funcionamiento de la Junta.
IX. Supervisar que la administración de los almacenes de la Junta se efectúe por medio de un sistema adecuado de control de inventarios, así como de vigilar la distribución de bienes e insumos, se realice de acuerdo con los procedimientos establecidos; X. Vigilar que se mantenga actualizado el padrón inventarial de la institución y el registro de resguardo de los bienes asignados a los servidores públicos; XI. XII. XIII. Vigilar que la administración de los recursos materiales se efectúe conforme a las normas, políticas y lineamientos autorizados y aplicar las medidas correctivas cuando se detecten desviaciones en su cumplimiento; Atender los requerimientos de información de las actividades que demanden las dependencias de la Oficialía Mayor y de la Contraloría General del Gobierno del Distrito Federal; y Rendir un informe mensual y pormenorizado al Presidente Titular de la Junta y a la Coordinación General de Administración, de sus actividades. FUNCIONES: Participar en la elaboración e integración del anteproyecto de presupuesto en los aspectos materiales y suministros, servicios generales y bienes muebles e inmuebles vigilando su vinculación con las funciones, objetivos y metas institucionales; Coordinar la elaboración, integración y operación del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios con base a los requerimientos y necesidades de las diferentes áreas que integran la Junta Local; Vigilar el cumplimiento de los ordenamientos legales que regulen la administración de los recursos materiales y servicios generales de la Junta Local; Coordinar la elaboración del calendario de concursos y licitaciones públicas para la adquisición de bienes, arrendamientos y prestación de servicios, de acuerdo con las solicitudes elaboradas por las diferentes áreas y periodos en que se requieran; Coordinar y supervisar que las actividades de servicios generales se lleven a cabo en forma oportuna, de acuerdo a la contratación de los servicios de limpieza y mantenimiento preventivo y correctivo a instalaciones, equipo y mobiliario, así como del parque vehicular de la Junta Local; Elaborar y distribuir oportunamente el cuadernillo que se presentará en el Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación Servicios; Convocar y participar en el Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación Servicios; Formular las bases, emitir las convocatorias y preparar todos los documentos necesarios para la celebración de las licitaciones públicas; Organizar los concursos para la adquisición de bienes y servicios mediante licitaciones públicas, con base en la aprobación del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación Servicios de la Junta Local;
Elaborar y tramitar los pedidos o contratos para la adquisición de bienes y contratación de servicios con base en el fallo emitido en el proceso respecto a las licitaciones públicas realizadas; Desarrollar los controles necesarios para la expedición, registro y autorización de los pedidos fincados de acuerdo con las disposiciones legales y normatividad que estén vigentes; Establecer los mecanismos que permitan el control interno del ejercicio del gasto de acuerdo al programa anual de adquisiciones y a la calendarización de recursos presupuestales autorizados a la Junta, conciliando mensualmente el ejercicio presupuestal con la Coordinación de Recursos Financieros; Supervisar que la administración del almacén de la Junta se efectúe por medio de un sistema adecuado de control de inventarios y vigilar que la distribución de los bienes e insumos se realice con eficacia y puntualidad, de acuerdo con los procedimientos establecidos; Vigilar que se mantenga actualizado el control de inventarios de la Junta, así como el registro y control de los resguardos de mobiliario y equipo asignados a cada servidor público; Coordinar la elaboración de políticas y programas a las que se sujetará el suministro de los recursos y servicios; Coordinar los servicios de mantenimiento preventivo y correctivo del parque vehicular, así como del mobiliario y equipo; Llevar a cabo las licitaciones públicas, así como la supervisión de los concursos por invitación restringida y asignaciones directas; Dirigir y coordinar los servicios generales de la Junta; Las demás que ordena la Coordinación General de Administración. JEFATURA DE UNIDAD DEPARTAMENTAL DE ADQUISICIONES Y SUMINISTROS OBJETIVO: Adquirir en las mejores condiciones de precio, calidad, tiempo de entrega y forma de pago, los bienes y servicios requeridos por las distintas áreas de la Junta, así como contribuir a mantener la continuidad en la operación de este Tribunal, a través de mecanismos orientados a proporcionar y controlar los materiales y equipos requeridos por las diversas áreas. De acuerdo al artículo 118 del Reglamento interior de la Junta, la jefatura de Unidad Departamental de Adquisiciones y Suministros, auxiliará en el ejercicio de las siguientes atribuciones:
I. Participar en la elaboración e integración del anteproyecto de presupuesto en los aspectos referentes a materiales y suministros, vigilando su vinculación con las funciones, objetivos y metas institucionales; II. III. IV. Elaborar el programa anual de adquisiciones, arrendamientos y servicios, basado en los requerimientos de todas las áreas que integran la Junta; Difundir y vigilar el cumplimiento de las políticas internas y disposiciones legales que regulan el proceso de adquisición de bienes y servicios; Coordinar el envío de la documentación relativa a los pedidos fincados por la Junta a las dependencias que así lo requieran, de conformidad con las disposiciones legales en vigor; V. Determinar los proveedores idóneos para el abastecimiento de los bienes y servicios requeridos por la institución, que ofrezcan las mejores condiciones de precio, calidad, tiempo de entrega y forma de pago; VI. VII. VIII. IX. Preparar las bases de las convocatorias para los concursos, y someterlas a la autorización del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación Servicios de la Junta Local; Efectuar aquellas adquisiciones que con carácter de urgente requieran las diversas áreas de la Junta, de acuerdo a las normas y disposiciones vigentes; Elaborar el programa anual de licitaciones públicas, restringidas, nacionales e internacionales que, de conformidad a lo establecido en la normatividad vigente en la materia, se requieran efectuar para la adquisición de los bienes y servicios autorizados en el presupuesto de egresos autorizado; Verificar que los bienes y servicios adquiridos, cumplan con las condiciones de calidad especificadas en los pedidos fincados a los proveedores o en los contratos celebrados con los mismos; X. Operar los mecanismos necesarios para la detección de necesidades de bienes de las áreas y efectuar el abastecimiento de los mismos en la calidad, cantidad y oportunidad requeridas; XI. XII. XIII. XIV. XV. Participar en las sesiones del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación Servicios de conformidad con la normatividad vigente en la materia; Coordinar y supervisar la ejecución del levantamiento de inventarios físicos de los bienes bajo la custodia del almacén; Administrar los almacenes de la Junta por medio de un sistema adecuado de control de inventarios, así como de realizar la distribución de bienes e insumos, de acuerdo con los establecimientos establecidos; Rendir un informe mensual pormenorizado a la Coordinación de Recursos Materiales y Servicios Generales, de sus actividades; y Las demás que, de acuerdo a su área de responsabilidad, le requieran las autoridades superiores.
FUNCIONES: Participar en la formulación del Programa Anual de Adquisiciones de la Junta Local de Conciliación y Arbitraje; Programar la adquisición y suministro de materiales y bienes muebles, con base a las necesidades prioritarias de este tribunal Laboral; Efectuar un estricto control de los pedidos generados, así como revisar que cumplan con la normatividad vigente, llevando un seguimiento de los mismos, hasta ser surtidos en su totalidad; Tramitar conforme a la normatividad correspondiente, la adquisición de los recursos necesarios para el funcionamiento de la Junta Local de Conciliación y Arbitraje; Recibir, registrar y analizar las requisiciones de compra, así como de efectuar su cotización respectiva; Formular los pedidos o contratos de compra detallados basándose en los fallos del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación Servicios; Informar al Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación Servicios, sobre los pedidos y contratos fincados, con base a la periodicidad establecida; Llevar a cabo una evaluación de las ofertas de los proveedores, seleccionando aquella que satisfaga los requerimientos de calidad y oportunidad; Respetar los montos de actuación vigentes en la celebración de proceso de adjudicación; Llevar a cabo la programación y ejecución de Licitaciones Públicas de Adquisiciones de bienes, servicios y materiales, que requieran las áreas de la Junta Local de Conciliación y Arbitraje; Realizar los estudios estadísticos necesarios a fin de consolidar los artículos y arrendamientos de bienes de uso repetitivo, para su programación y adquisición oportuna ejerciendo eficazmente el poder de compra de la Junta; Informar trimestralmente al Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación Servicios de la Junta, las operaciones realizadas mediante los diversos procedimientos de Adjudicación de bienes, servicios y arrendamientos. OBJETIVO: JEFATURA DE UNIDAD DEPARTAMENTAL DE SERVICIOS GENERALES Contribuir a mantener la continuidad de la operación de las diferentes áreas de la Junta a través de la programación y ejecución de acciones tendientes a proporcionar el apoyo administrativo y de servicios que estás requieran para el desarrollo de sus actividades.
De acuerdo al artículo 119 del Reglamento Interior de la Junta, la jefatura de Unidad Departamental de Servicios Generales auxiliará en el ejercicio de las siguientes atribuciones: I. Participar en la elaboración e integración del anteproyecto de presupuesto en los aspectos referentes a materiales y suministros, vigilando su vinculación con las funciones, objetivos y metas institucionales; II. III. IV. Programar, presupuestar y supervisar el abastecimiento de los materiales necesarios para la operación de los equipos de reproducción instalados en la Junta; Supervisar los trabajos de conservación y limpieza del mobiliario y equipo de oficina, de transporte y en general de las instalaciones de la dependencia. Proporcionar mantenimiento o reparación a las máquinas de escribir y calculadoras propiedad de la Junta, ya sea de manera interna o por contratación externa del servicio; V. Mantener actualizado el inventario de activo fijo, así como los resguardos correspondientes y coadyuvar en el control del estacionamiento, mediante la elaboración de tarjetas para la asignación de lugares; VI. VII. VIII. IX. Controlar y mantener en óptimas condiciones de funcionamiento los vehículos propiedad de la Junta, así como realizar el trámite de la documentación necesaria para su circulación, pago del impuesto de tenencia y derechos, así como las verificaciones de contaminantes; Proporcionar el servicio de fotocopiado a todas las áreas, así como llevar un adecuado control del mismo; Controlar la asignación de vehículos para el transporte del personal de la Junta, de mobiliario y de mensajería, así como los recursos necesarios para la dotación de combustible y lubricantes; Elaborar el programa anual de mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes muebles e inmuebles asignados a este Tribunal; X. Coordinar, supervisar y evaluar el funcionamiento de los diferentes sistemas de mantenimiento, intendencia y transporte que debe proporcionar esta unidad administrativa; XI. XII. XIII. XIV. Tramitar ante Teléfonos de México, todo lo relacionado con la operación y mantenimiento de las líneas telefónicas contratadas por la Junta, manteniendo actualizado el inventario correspondiente; Recibir, inspeccionar, clasificar, identificar y marcar los bienes del activo fijo adquiridos por la Junta, elaborando la documentación necesaria para su control; Recabar y custodiar las formas de resguardo para la asignación de bienes muebles de activo fijo, una vez que han sido firmados por el respectivo resguardatario; Levantar inventarios físicos de los bienes de activo fijo, en base a las disposiciones legales en la materia;
XV. XVI. XVII. XVIII. XIX. XX. XXI. XXII. XXIII. XXIV. Gestionar ante las autoridades competentes, la baja y destino final de los bienes muebles de activo fijo, inoperables para el servicio; Conciliar periódicamente con las autoridades competentes los registros de los movimientos de altas y bajas de activo fijo realizados por la Junta; Determinar en coordinación con las demás áreas de la Junta Local, los bienes muebles de activo fijo que ya no sean de utilidad para el servicio de las mismas, almacenándolas y custodiándolas, hasta que se defina su destino final; Determinar las licitaciones públicas, venta directa, destrucción o donación de los bienes muebles de activo fijo inútiles o inaplicables para el servicio de la Junta, conforme a las normas y procedimientos vigentes; Informar periódicamente a las dependencias externas que corresponda, sobre la enajenación, destrucción o donación de los bienes muebles de activo fijo dados de baja; Supervisar los trabajos de conservación y limpieza del mobiliario y equipo de oficina, de transporte y en general de las instalaciones de la Junta. Participar en la elaboración del programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios, basados en los requerimientos de la Junta. Preparar las bases de la convocatoria para los concursos de enajenación de bienes de activo fijo, conforme a las normas y procedimientos vigentes; Participar en las sesiones del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de servicios, de conformidad con la normatividad vigente en la materia; y Rendir un informe mensual en la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales de sus actividades. FUNCIONES: Llevara a cabo el mantenimiento a instalaciones con la finalidad de proporcionar un ambiente favorable para un mejor desempeño del personal que labora en las áreas, en forma calendarizada. Se proporcionarán los siguientes servicios: pintura, cerrajería, carpintería, herrería, telefonía, plomería, electricidad, entre otros. Realizará de forma permanente la reparación de mobiliario con base en las órdenes de servicio que emitan las diversas áreas de la Junta Local de Conciliación y Arbitraje y de acuerdo a las disponibilidades presupuéstales. Supervisará de forma permanente, tanto por el personal de base de la Junta Local de Conciliación y Arbitraje como por la empresa contratada, el servicio de limpieza en las oficinas y áreas de uso general. Efectuará las revisiones a los contratos establecidos con los prestadores de servicios.
Controlar y mantener el uso racional de las llamadas de Larga Distancia Oficiales y No Oficiales dentro de las áreas que integran la Junta Local de Conciliación y Arbitraje. Elabora e implementará los programas de operación y control en materia de mantenimiento de mobiliario y equipo de oficina, intendencia y vigilancia. Coordinar y controlar el suministro de combustible y lubricantes necesarios para la operación del Parque Vehicular de la Junta. Mantener actualizada la Plantilla Vehicular. Gestionar ante la compañía de seguros, el trámite de los bienes, siniestrados y la recuperación de su valor. Supervisar las reparaciones de los vehículos en los talleres designados para tal fin. Elaborar y llevar al día las bitácoras de cada uno de los vehículos. Realizar periódicamente inventarios físicos de activos fijos propiedad de la Junta Local de Conciliación y Arbitraje del Distrito Federal. Vigilar la existencia y cumplimiento de las medidas de seguridad y protección del personal. Elaborar informes semanales, mensuales, trimestrales y anuales de las actividades que se lleven a cabo.