Julio de 2014 Oficina de Control Interno Informe de Control Interno Contable Correspondiente al Primer Cuatrimestre 2014 (Enero, Febrero, Marzo y Abril)
INTRODUCCIÓN El presente informe tiene como finalidad evaluar el desarrollo del control interno contable del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, teniendo como base de evaluación los controles existentes en las actividades de identificación, clasificación, registro y ajuste que conforman la etapa de reconocimiento, así como las actividades de elaboración de estados contables y demás informes, análisis e interpretación de la información de la etapa de revelación y las demás acciones de control que se hayan implementado para el mejoramiento continuo del proceso contable. Es importante anotar, que los informes se elaboran una vez se encuentra disponible la información fuente. 1
ALCANCE. El presente informe corresponde al período comprendido entre el 01 de enero y el 30 de abril de 2014 y analiza el control interno contable del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República. OBJETIVO. Evaluar el sistema de control interno contable del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, con el propósito de determinar su estado, el nivel de confiabilidad que existe en la presentación de la información que se genera a diario y si las actividades de control que se ejercen actualmente son eficaces y eficientes en las prevención y neutralización del riesgo inherente en la gestión contable y financiera en la Entidad para el mejoramiento continuo del proceso contable. 2
DESARROLLO DE LA AUDITORIA 1. Libros de contabilidad. De acuerdo con la revisión realizada por la OCI al Sistema Integrado de Información Financiera SIIF, se estableció que los siguientes libros están a disposición, con corte a 30 de abril de 2014: Libro Mayor de Saldos y Movimientos. Libro Diario Consolidado. Libro Auxiliar Detallado. Adicionalmente que la Entidad cuenta con los libros de contabilidad, principales (Libros Oficiales) Diario y Mayor y Balance, impresos a abril 30 de 2014, que están debidamente actualizados y registrados de acuerdo con el Acta de Apertura del 29 de Septiembre de 2011, dando cumplimiento a la Carta Circular N 009 de 1996, emitida por la Contaduría General de la Nación. Estos reposan en medio físico y se encuentran numerados y firmados, para el trimestre enero a marzo de 2013 los folios del Libro Mayor y Balance van del Número 1.360 al 01428 y del Libro Diario del 016393 al 017767, los auxiliares se encuentran en medio magnético, a través del SIIF, las cuentas auxiliares que se manejan son las establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública. 2- Registro de la totalidad de las operaciones. Se evidencio que el Proceso de Gestión Financiera - contabilidad incorpora todas sus operaciones en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF, adicionalmente cuenta con un sistema complementario, Aladino a través del cual maneja los inventarios y la depreciación en forma individual y el sistema Hominis para el manejo de Nómina, lo anterior debido a que el SIIF no desarrolla estas tareas. 3- Soportes documentales. Se verificó que los soportes contables, reposan en las carpetas correspondientes, debidamente custodiados por el Grupo de Financiera Contabilidad, los cuales físicamente se encuentran en buen estado de conservación. Los soportes contables, se hallan adjuntos al comprobante de contabilidad, y están debidamente registrados en 3
SIIF, el cual es el sistema oficial establecido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, el último comprobante manual a abril 30 de 2014 es el Nro. 15835. La totalidad de las operaciones realizadas por el DAPRE están respaldadas en documentos idóneos, de tal manera que la información registrada es susceptible de verificación y comprobación exhaustiva o aleatoria. 4- Actualización de los valores. Los avalúos de los bienes muebles e inmuebles de la Entidad se efectúan atendiendo lo dispuesto en el procedimiento contable para el Reconocimiento y Revelación de Hechos Relacionados con las Propiedades, Planta y Equipo, de acuerdo al Régimen de Contabilidad Pública y el lineamiento para el Manejo y Control Administrativo de los Bienes de propiedad del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y su Fondo Cuenta. La Entidad cada tres años avalúa sus bienes de acuerdo con las Normas establecidas por la Contaduría General de la Nación y lo concerniente en el lineamiento para el Manejo y control Administrativo de los bienes de propiedad del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.- DAPRE y su Fondo Cuenta. El último Avalúo que realizó la Entidad fue el 15 de diciembre de 2011, efectuado por El Instituto Agustín Codazzi. Cuadro Nro. 01 DESCRIPCION EDIFICACIONES COSTO DE ADQUISICION OBRAS Y MEJORAS AJUSTES POR INFLACION VALOR TOTAL PALACIO DE NARIÑO 6.629.100.000,00 3.233.475.881,72 4.089.283.531,00 13.951.859.412,72 EDIFICIO GALAN 1.627.000.000,00 625.507.399,20 1.003.645.187,00 3.256.152.586,20 HACIENDA HATO GRANDE 217.720.000,00 176.541.919,01 134.304.631,00 528.566.550,01 EDIFICIO DAPRE CALLE 7 NRO. 6-54. 2.128.640.999,00 745.623.295,82 1.254.884.487,41 4.129.148.782,23 EDIFICIO EQUIDAD MUJER 445.209.085,48 21.837.928,00 90.819.714,52 557.866.728,00 VICEPRESIDENCIA 5.133.471.858,79 659.922.962,96 0 5.793.394.821,75 CASA REPUBLICANA II CALLE 8 Nro. 6-63 258.701.452,00 70.646.671,13 0 329.348.123,13 CASA REPUBLICANA I CALLE 8 Nro. 6-77/79 263.391.395,00 352.176.776,21 0 615.568.171,21 CASA VICEPRESIDENCIA 123.814.000,00 0 0 123.814.000,00 TOTAL EDIFICACIONES 16.827.048.790,27 5.885.732.834,05 6.572.937.550,93 29.285.719.175,25 Fuente: Estados Financieros DAPRE. 4
Al realizar seguimiento a esta subcuenta y tomando como base el saldo a 31 de diciembre de 2013, cuyo valor asciende a $29.285.719.175,25, Vs. Abril 30 de 2014 por valor de $29.285.719.175,25, se observa que no presenta incremento. 5- Depuración contable permanente y sostenibilidad. Se evidencio que el Grupo de Contabilidad, periódicamente efectúa análisis a las cuentas contables, con el fin de depurar la información. La Presidencia de la República a través del Proceso de Gestión Financiera - Contabilidad para efectuar la depuración a que haya lugar cuenta con el Comité de sostenibilidad contable que fue creado mediante resolución 2880 del 16 de diciembre de 2010, el cual se reunirá cuando los estime conveniente, el comité de baja de bienes creado mediante resolución 2968 del 23 de diciembre de 2010 y el Comité de Conciliación creado mediante resolución 2186 del 27 de septiembre de 2010. 6- Conciliaciones de información. La Presidencia de la República a través del Proceso de Gestión Financiera - Contabilidad estableció en el SIGEPRE la Estrategia No 3. Elaborar Estados Financieros confiables, comprensibles y relevantes y enviarlos oportunamente a los órganos de control, paro lo cual se estableció la tarea - Conciliar los saldos de las cuentas del balance general frente a la información reportada por las diferentes dependencias. La Oficina de Control Interno, verificó que la información entre las áreas de presupuesto, Tesorería y contabilidad se encuentran en línea con el Sistema SIIF, por lo cual la información registrada es la misma para las tres áreas, sin embargo el grupo de contabilidad no ha obviado las conciliaciones, entre éstas áreas, las cuales se hacen con base en los saldos que arroja el balance del SIIF II, lo que genera un control por parte de la Entidad, que durante el mes de Abril de 2014, se trabajó en la preparación y elaboración de los Estados Financieros del mes de Febrero y Marzo de 2014, y se conciliaron los saldos de todas las cuentas contables. 5
Así mismo se verificó que se tienen las conciliaciones bancarias a abril 30 de 2014, de las Cuentas Corrientes que tiene el DAPRE, con los bancos: Popular, Davivienda, las cuales se les realiza conciliación mensual y no presentan partidas antiguas pendientes de a la fecha. Estas conciliaciones reposan en Contabilidad y Pagaduría. 7- Actualización permanente y continuada. Los responsables directos de la identificación, clasificación y registro de los hechos económicos, financieros, sociales y ambientales que realiza el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica tienen la formación necesaria, de tal manera que garantizan la debida identificación, clasificación, medición, registro y ajustes, elaboración, análisis, interpretación y comunicación de la información, para ello los funcionarios del proceso contable solicitan conceptos técnicos contables a la Contaduría General de la Nación, de acuerdo con las dudas que surgen en el desarrollo del proceso, las consultas se realizan a través de oficios, correos electrónicos y telefónicamente, igualmente se consultan los conceptos emitidos por la Contaduría General de la Nación, los cuales son publicados en la página Web de ésta Entidad. Los funcionarios del Proceso en el cuatrimestre han asistido a las siguientes capacitaciones: Capacitación Información Exógena. 9- Estructura del área contable y gestión por procesos. Se puede determinar que la estructura del Área Financiera es pertinente con la responsabilidad y estructura de la Entidad, y que mediante resolución Nro. 0718 del 01 de febrero de 2011, se crean los grupos de trabajo, resolución que fue derogada con la Resolución 3830 del 5 de Agosto de 2013; el área financiera cuenta con los siguientes grupos de trabajo: Grupo de Presupuesto. Grupo de Contabilidad. Grupo de Central de Cuentas. Grupo de Pagaduría. 6
Estableciendo para cada uno de ellos las funciones que deben cumplir. Se pudo evidenciar que el Grupo de Contabilidad cuenta con seis (6) funcionarios de los cuales tres (3) son Contadores Públicos, Un (1) Administrador de Empresas, un (1) Técnicos de Contabilidad del Sena y una Secretaria, que cada uno se ellos tiene definidas sus funciones, establecidas en el Manual de Funciones de la Entidad. 10- Políticas Contables. En procura de lograr una información confiable, relevante y comprensible, se definen las políticas y prácticas contables que se han establecido en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República-DAPRE. La Entidad cuanta con un Sistema Integrado de Gestión de Calidad., denominado SIGEPRE en el cual se encuentran documentadas las políticas y demás prácticas contables que aplica el DAPRE para su operación, normas técnicas, procedimientos, método de depreciación entre otros. Entre las políticas tenemos: Aplicación de las medidas y controles de seguridad establecidos por los sistemas de información. Seguimiento permanente a los registros presupuestales, contables y de pagaduría. Aplicar los procedimientos establecidos para la sostenibilidad de la información contable. El reconocimiento, registro y revelación de las obligaciones derivadas de las sentencias y conciliaciones judiciales se hará de acuerdo con el estado de cada uno de los procesos. La Entidad efectuará el avalúo de sus bienes cada tres años, de acuerdo con la metodología establecida en el Manual para el manejo y control administrativo de los bienes de propiedad del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República. Aplicación del Régimen de Contabilidad Pública en cuanto a sus principios, normas, técnicas y procedimientos. Así mismo, la Entidad aplica los criterios de causación para sus operaciones contables. 7
Con relación a las fechas de cierre estas son establecidas por la Contaduría General de la Nación y el Administrador del Sistema Integrado de Información Financiera- SIIF del (Ministerio de Hacienda y Crédito Público), el cual para la vigencia 2014, según Circular Externa 019 del 06 de marzo de 2014, estableció cierres trimestrales: Definiendo como fecha límite para hacer registros del primer trimestre el 28 de abril de 2014 y para el segundo trimestre el 29 de julio de 2014, de otra parte la OCI pudo evidenciar que el Coordinador del Grupo de Contabilidad establece sus fechas internas de cierre de manera mensual las cuales para el cuatrimestre de enero a abril de 2014, fueron las siguientes: FECHAS DE CIERRES ESTABLECIDAS CONTABIBLIDAD DAPRE VS. SIIF Cuadro Nro. 02 MES Enero 2013 FECHA LIMITE PARA REGISTROS CONTABLES S/CONTABILIDAD 17 de marzo Febrero 2013 14 de abril Marzo 2013 24 de abril 28 de abril FECHA LIMITE PARA REGISTROS CONTABLES S/SIIF. 23 de mayo Abril 2013 Fuente: Grupo de Contabilidad/SIIF II. 29 de julio De acuerdo con el párrafo 23 del Marco Conceptual contenido en el Plan General de Contabilidad Pública del Régimen de Contabilidad Pública, el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República-DAPRE, sus Políticas por algunos rubros son: 10.1.- Efectivo: Cajas Menores: Políticas para la administración de cajas menores: 8
El dinero que se entregue para el manejo de las Cajas Menores debe ser utilizado para sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto General de la Nación que tengan el carácter de urgente. El responsable para el manejo de la caja menor deberá actuar de conformidad con la ley y responderá por la legalización oportuna y el manejo del dinero que se encuentre a su cargo, sin perjuicio de las demás acciones legales y disciplinarias a que hubiere lugar. El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República para tal fin tiene constituidas siete (7) Cajas Menores así: Cuadro Nro. 03. BANCO Nº CUENTA Banco Popular 05025283-2 SR. PRESIDENTE CAJAS MENORES CONSTITUIDAS A ABRIL 30 DE 2014 CONCEPTO RESPONSABLE RESOLUCION JOHN ALEXANDER ROMERO ROZO Banco Popular 23000232-1 CARTAGENA FEDRA JULIO BERMUDEZ Banco Popular Banco Popular 05000109-8 Banco Popular 05025290-7 05000134-6 ADMINISTRATIVA VIATICOS AL INTERIOR VIATICOS AL EXTERIOR Banco Popular 02600141-2 FONDO PAZ JOSE DEL CARMEN PARDO GARCIA MARTHA ELIZABETH GALVEZ PARDO EFRAIN JULIO MARTINEZ JOSE CARLOS CELEDON HOLGUIN 085 DEL 07 DE ENERO DE 2014. 0197 DEL 14 DE ENERO DE 2014. 032 DEL 02 DE ENERO DE 2014. 036 DEL 02 DE ENERO DE 2014. 048 DEL 02 DE ENERO DE 2014. 094 DEL 08 DE ENERO DE 2014. MONTO APROBADO A 30 DE ABRIL/14. 88.000.000,00 10.400.000,00 152.200.000,00 369.100.000,00 607.500.000,00 500.000.000,00 TOTAL SALDO 1.727.200.000,00 Fuente: SIIF II. La Oficina de Control Interno estableció, que el Grupo de Contabilidad, ha realizado entre enero y abril de 2014, un (1) arqueo cada una de las siguientes cajas menores: Caja Menor de Administrativa. Caja Menor Fondo Paz. Se resalta que las Cajas Menores se encuentran debidamente incorporadas a las pólizas de seguro tomadas por la entidad. 9
Cuentas Corrientes: Se realizan conciliaciones bancarias mensualmente, a las Cuentas Corrientes que tiene el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica, con los bancos: Popular, Davivienda y Bancolombia, Banco Agrario, las cuales se encuentran debidamente conciliadas y no presentan partidas antiguas pendientes de depurar a 30 de Abril de 2014. Para verificar lo anteriormente dicho, se solicitaron y revisaron las Conciliaciones de las Cuentas Bancarias del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República- DAPRE, y se evidenció que se encuentran debidamente conciliadas a 30 de Abril de 2014, fecha de corte de este informe, se cuenta con Cinco (5) Cuentas Corrientes así: Cuadro Nro. 04. SALDOS EN BANCOS A ABRIL 30 DE 2014 BANCO Nº CUENTA CONCEPTO SALDO A ABRIL 30/14. Banco Popular 04000075-4 Gastos de Personal 1.377.473,00 Banco Popular 05000094-2 Gastos Generales 85.008,67 Banco Popular 05000128-8 Acreedores Varios 8.878.400,00 Banco Davivienda 01899267-7 Transferencias 0,00 Banco Davivienda 01899268-5 Inversión 0 TOTAL SALDO BANCOS 10.340.881,67 Fuente: SIIF II. 10.2.- Deudores. Los deudores del DAPRE, no son objeto de provisión, dado que no se generan por la producción de bienes o la prestación de servicios individualizables, por lo cual cuando se extinga el derecho por una causa diferente al pago se afectará directamente el patrimonio de conformidad con lo establecido en el párrafo 156 del Marco Conceptual contenido en el Plan General de Contabilidad Pública del Régimen de Contabilidad Pública. 10.3.- Propiedades, planta y equipo. 10
Los bienes muebles e inmuebles de propiedad del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República se encuentran debidamente identificados e inventariados y asegurados en forma individual su control y administración está a cargo de Área Administrativa-Grupo de Recursos Físicos, quien cuenta con el aplicativo Aladino para la administración y gestión de los mismos dado que el SIIF II, no cuenta con el módulo de inventarios. El Método de depreciación utilizado es el de línea recta. En la Entidad se tiene establecido que quien realiza la depreciación es el Grupo de Contabilidad, en el Numeral 2, del Proceso P-GF-07-Elaboración y Presentación de los Estados Financieros del DAPRE. La depreciación se registra como un menor valor del patrimonio, dado que corresponde a una Entidad de gobierno general que no produce bienes ni presta servicios individualizables, de conformidad con el numeral 16 del Procedimiento Contable para el Reconocimiento y Revelación de los Hechos Relacionados con las Propiedades, Planta y Equipo. Cuando un activo se retira temporalmente del servicio, por mantenimiento u otras razones no se suspenderán su depreciación. Los bienes recibidos para el uso permanente sin contraprestación se registrarán de conformidad con lo establecido en el Procedimiento Contable para el Reconocimiento y Revelación de los Hechos Relacionados con las Propiedades, Planta y Equipo del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública, el documento soporte idóneo para el registro corresponderá al acto administrativo que se expida para estos fines. La actualización de los bienes se realiza cada tres años como lo establece el Procedimiento Contable para el Reconocimiento y Revelación de los Hechos Relacionados con las Propiedades, Planta y Equipo. (En caso de que para estos efectos se empleen avalúos se debe tener en cuenta que para efectos contables estos avalúos se pueden elaborar con personal de la entidad o con el apoyo de otras entidades públicas como es el Agustín Codazzi, universidades públicas o catastro distrital.) De acuerdo con lo aprobado por el Comité Evaluador de Baja de Bienes se hace el retiro de bienes inservibles, destruidos total o parcialmente de conformidad con el numeral 23 del Procedimiento Contable para el Reconocimiento y Revelación de los 11
Hechos Relacionados con las Propiedades, Planta y Equipo. Para definir el destino de los bienes que el DAPRE y sus Fondos Cuenta quiera dar de baja, podrán utilizarse cualquiera de los mecanismos siguientes: La enajenación, la donación, la transferencia, la destrucción o la exoneración de responsabilidad. De acuerdo a la consulta realizada en SIIF II, los saldos a 30 de abril de 2014 son los siguientes: PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO SALDOS AL 30 DE ABRIL DE 2013 CODIGO DESCRIPCION SALDO FINAL 1.6 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 61.496.434.817,06 1.6.05 TERRENOS 7.824.172.647,00 1.6.10 SEMOVIENTES 50.408.535,00 1.6.15 CONSTRUCCIONES EN CURSO 1.681.609.876,00 1.6.35 BIENES MUEBLES EN BODEGA 1.238.520.460,65 1.6.37 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO NO EXPLOTADOS 2.374.535.243,70 1.6.40 EDIFICACIONES 31.442.298.921,25 1.6.50 REDES, LÍNEAS Y CABLES 7.921.354,00 1.6.55 MAQUINARIA Y EQUIPO 2.373.174.038,50 1.6.60 EQUIPO MEDICO Y CIENTÍFICO 64.074.466,88 1.6.65 MUEBLES, ENSERES Y EQUIPOS DE OFICINA 5.068.918.321,12 1.6.70 EQUIPOS DE COMUNICACION Y COMPUTACION 27.016.515.564,63 1.6.75 EQUIPO DE TRANSPORTE, TRACCION Y ELEVACION 24.286.399.171,62 1.6.80 EQUIPOS DE COMEDOR, COCINA, DESPENSA Y HOTELERIA 898.280.004,40 1.6.85 DEPRECIACION ACUMULADA (CR) -42.580.947.686,95 1.6.95 PROVISIONES PARA PROTECCION DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO (CR) -249.446.100,74 Fuente: SIIF II. 10.4.- Litigios y demandas. En esta cuenta se registra el valor de las demandas en contra de la Entidad, con base en la información reportada por la Secretaria Jurídica así: Los fallos en primera instancia con sentencia condenatoria se contabilizan por el valor indicado por el juez en la cuenta de la provisión. 12
El valor de los fallos definitivos, condenando a la Entidad se contabiliza como pasivo real y se retiran de la provisión. Los saldos de esta cuenta a 30 de abril de 2014 son los siguientes. DEMANDAS PROVISIONADAS A ABRIL 31 DE 2014 Cuadro Nro. 06. AÑO EXPEDIENTE No. DEMANDANTE SALDO A ABRIL 30/14 1.999 50001233100019990028601 BARBOSA HERNÁNDEZ NUMAEL 418.639.461,58 2002 50001233100020020025101 DITTERICH DE VEGA EDELMIRA 3.349.907.928,00 2003 18001233100020020003401 CASIMIRO SULVARÁ MARTINEZ 11.741.827,00 2006 25000232600020050146001 RODRÍGUEZ RUIZ MARÍA CAROLINA 351.355.713,00 2009 76001233100020040084301 VIVAS ÁVILA JOSÉ ANTONIO 1.519.864.945,00 2011 41001233100020050004400 GÓMEZ MANCHOLA RICARDO Y OTROS 1.034.620.147,00 2012 50001233100020070032200 CLAUDIA PATRICIA ARBOLEDA AGUIRRE Y OTROS 943.828.826,43 2012 27001333100020100032800 MAROLINA ROMAÑA PALACIOS 23.939.709,41 2013 25000232600020040151401 HECTOR JAIME BELTRAN PARRA Y OTROS 58.950.000,00 2013 50001233100120060083500 LUIS JAIME BERMUDEZ Y OTROS 57.500.206,67 2013 13001333100120100011400 EDGAR LEON BARRIOS 18.447.675,66 TOTAL CUENTA 7.788.796.439,75 Fuente: SIIF II. La oficina de Control Interno pudo evidenciar que se realiza conciliación entre los saldos contables y los que reporta la Secretaría Jurídica. Eficiencia de los sistemas de información. Los registros de la información financiera, económica, social y ambiental de la Entidad, se efectúan en forma segura y efectiva en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación, el cual está reglamentado en el Decreto 2674 del 21 de diciembre de 2012, emitido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Adicionalmente la información que por falencia de éste sistema no es Registrada en el mismo, se registra en los Sistemas complementarios, utilizados por la Entidad. 13
Elaboración de estados, informes y reportes contables. La Presidencia de la República, ha transmitido trimestralmente a la Contaduría General de la Nación a través del sistema CHIP, los Estados Financieros de manera oportuna, como se ha evidenciado mediante consulta en el CHIP, a la fecha el último informe fue enviado el 08 de mayo de 2014, correspondiente al primer trimestre de 2014. Como se pudo evidenciar por parte de esta oficina, mediante consulta hecha el día 08 de mayo de 2014: 14
Consulta: Mayo 08 de 2014-03:45 p.m. Es de aclarar que de acuerdo a la resolución 375 de 2007, esta información debió remitirse el 30 de abril de 2014, sin embargo mediante resolución 154 del 30 de abril de 2014, expedida por la Contaduría General de la Nación, se prorroga el plazo de presentación de la información financiera, económica, social y ambiental a través del CHIP, hasta el nueve (09) de mayo de 2014, dado que algunas Entidades que hacen parte del ámbito SIIF Nación, han manifestado dificultades operativas y técnicas que les impide culminar el proceso de cierre de dicho periodo (enero - marzo de 2014). De otra parte, los Estados Financieros son publicados, en la página y cartelera del DAPRE, mensualmente cumpliendo lo establecido en el numeral 7 del Capítulo II. Procedimiento para la estructuración y presentación de los Estados Contables Básicos del Régimen de Contabilidad Pública que dice: Sin perjuicio de que las Entidades contables públicas, de acuerdo con las disposiciones legales, deben publicar mensualmente estados contables, a la fecha se está publicados con corte a Marzo 31 de 2014. Al analizar y comparar el Informe Contable presentado por el DAPRE a marzo 31 de 2014, se verifica que es el mismo presentada en el CHIP, y la información contable consultada por la OCI en el SIIF II. 15
Cierre contable. La Oficina de Control Interno pudo evidenciar que la Entidad dio cumplimiento a lo establecido en el Numeral 2- Aspectos relacionados con el reporte de la información a la Contaduría General de la Nación, del Instructivo 002 del 13 de diciembre de 2013, emitido por la Contaduría General de la Nación; Literal 2.1. Plazos y Requisitos: La información con corte a 31 de diciembre de 2013 deberá transmitirse según lo establecido en la norma básica de plazos y requisitos, contenida en la Resolución 248 de 2007, modificada por la resolución 375 de 2007, la cual en su Artículo 10, fija las fechas límite para presentación de información financiera, económica, social y ambiental: FECHA DE CORTE FECHA LIMITE DE PRESENTACION dic-31 15 DE FEBRERO DEL AÑO SIGUIENTE ALPERIODO CONTABLE Evidencia de la consulta hecha por ésta Oficina, para el reporte de los informes con corte a diciembre 31 de 2013: CONSULTA: Fecha 18 de Febrero de 2014; Hora: 4:45 P.M. 16
La presentación de la Información Financiera, Económica, Social y Ambiental a través del CHIP, para el corte Octubre-Diciembre de 2013, fue prorrogada según resolución 056 del 14 de febrero de 2014, expedida por la Contaduría General de la Nación hasta el 18 de febrero de 2014, la cual en su Artículo Primero resuelve Prorrogar el plazo de presentación de la información financiera, económica, social y ambiental a través del CHIP, indicada en la resolución 375 de 2007, de la entidades que hacen parte del ámbito de aplicación del SIIF Nación de que trata el artículo 3 del Decreto 2674 del 21/12/2012, para el corte septiembre-diciembre de 2013, hasta el día dieciocho (18) de febrero de 2014. 17
Análisis, interpretación y comunicación de información. Se evidencia que la información contable de la Entidad, es clara, ordenada y permite verificar el cumplimiento de obligaciones, cálculos de provisiones, depreciaciones, amortizaciones y agotamiento. INFORMACIÓN PRESUPUESTAL. El área de presupuesto desarrolló sus actividades de acuerdo con las normas y procedimientos previstos por El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República. Por lo anterior se puede afirmar que el proceso presupuestal y sus registros son confiables, lo cual conduce a tener certeza del cumplimiento normativo y la idoneidad de los procedimientos presupuestales en cada una de sus etapas. A continuación se expone la información Contenida en los reportes de Ejecución Presupuestal con corte a abril 30 de 2014, presentados por el Grupo de Presupuesto del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República: Cuadro Nro. 07. MILES DE PESOS DESCRIPCION GASTOS DE PERSONAL GASTOS GENERALES TRANSFERENCI AS CORRIENTES TOTAL FUNCIONAMIENTO INFORME EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS ACUMULADO A ABRIL DE 2014 COMPRO MISOS ACUM/AP ROP DEF. OBLIGAC IONES ACUM/AP ROP DEF. PAGOS ACUM/AP ROP DEF. APROPIACION C.D.P. COMPROMISOS OBLIGACIONES PAGOS SALDO POR CDP ACUMULADOS ACUMULADAS DEFINITIVA ACUMULADOS ACUMULADOS PAGAR ACUM/AP ROP DEF. 86.583.000 83.813.026 83.641.366 22.310.049 22.300.347 61.341.019 96,80% 96,60% 26,67% 99,96% 43.040.000 28.277.769 22.842.808 10.559.773 10.559.198 12.283.610 65,70% 53,07% 46,23% 99,99% 30.127.000 19.526.926 17.811.396 8.554.666 8.545.179 9.266.217 64,82% 59,12% 48,03% 99,89% 159.750.000 131.617.721 124.295.570 41.424.489 41.404.724 82.890.846 82,39% 77,81% 33,33% 99,95% INVERSION 118.094.870 51.848.016 24.341.492 2.591.137 2.591.137 21.750.355 43,90% 20,61% 10,64% 100,00% TOTAL GENERAL 277.844.870 183.465.737 148.637.062 44.015.625 43.995.861 104.641.201 66,03% 53,50% 29,61% 99,96% Fuente: Grupo de Presupuesto 18
Del total de la apropiación definitiva para la vigencia 2014 ($277.844.870 Miles), el 57.50% corresponde a Gastos de Funcionamiento ($159.750.000 Miles) y el 42.50% corresponde a Inversión ($118.094.870 Miles). De una apropiación total de $159.750.000 Miles para funcionamiento a abril de 2014, se comprometió un total de $124.295.570 Miles, correspondiente al 77.81% del total de la apropiación para funcionamiento; se obligó un total de $41.424.489 Miles (el 33.33%), de lo comprometido y se pagaron $41.404.724 Miles, el 99.95%, de lo obligado (Cuadro 07). En lo que respecta a los compromisos, se destacan aquellos adquiridos por concepto de Gastos de Personal, que ascienden a $83.641.366 Miles, representando el 67.29% del total de los compromisos para funcionamiento. Le siguen en orden descendente los gastos Generales por $22.842.808 Miles o el 18.38%, y las transferencias corrientes por $17.811.396 Miles el 14.33% del total de compromisos en gastos de funcionamiento. Así mismo, y al igual que los compromisos, las obligaciones están concentradas en el rubro de Gastos de Personal, las cuales ascendieron a $22.310.049 Miles y corresponden al 53.86% del total de obligaciones por concepto de gastos de funcionamiento. Le siguen las obligaciones correspondientes a gastos generales ($10.559.773 Miles), y transferencias corrientes ($8.554.666 Miles). En lo que respecta a los pagos de funcionamiento, en el acumulado a abril se realizaron pagos por $41.404.724 Miles, correspondientes al 25.92% del total de la apropiación para funcionamiento y al 99.95% del total de las obligaciones adquiridas. De una apropiación total de $118.094.870 Miles para Inversión a abril de 2014 se comprometió un total de $24.341.492 Miles, correspondiente al 20.61% del total de la apropiación para Inversión; se obligó un total de $2.591.137 Miles (el 2.19%) y se pagaron $2.591.137 Miles, el 2.19% (Cuadro 07). En relación a las Cuentas por pagar constituidas a 31 de diciembre de 2013, se expone la información Contenida en los reportes de Ejecución Presupuestal con corte a abril 30 de 2014: 19
Cuadro: 08 EJECUCIÓN DE CUENTAS POR PAGAR A ABRIL 30 DE 2014 DESCRIPCIÓN CUENTAS POR PAGAR CONSTITUIDAD A DIC 31/13. REINTEGROS CUENTAS POR PAGAR PAGOS DEL 01 ENERO AL 30 DE ABRIL DE 2014 SALDO A ABRIL 30 DE 2014 GASTOS DE PERSONAL 318.729.466,29 0,00 318.729.466,29 0,00 GASTOS GENERALES 2.477.042.912,45 0,00 2.477.042.912,45 0,00 TRANSFERENCIAS CORRIENTES 428.832.760,18 7.589.205,16 421.243.555,02 0,00 TOTAL FUNCIONAMIENTO 3.224.605.138,92 7.589.205,16 3.217.015.933,76 0,00 INVERSION 10.545.317.368,38 1.430.657,11 10.543.886.711,27 0,00 TOTAL GENERAL 13.769.922.507,30 9.019.862,27 13.760.902.645,03 0,00 Fuente: SIIF II El cuadro anterior nos muestra que las Cuentas por pagar constituidas a diciembre 31 de 2013, durante el periodo enero a abril de 2014, se pagó $13.760.902.645,03 correspondiente al 99,93% y se reintegró $9.019.832,27 correspondiente al 0,07%. Estos reintegros correspondieron a: DESCRIPCIÓN REINTEGROS CUENTAS POR PAGAR THE FRATELLI GROUP INC CTA 3319 2.742.979,54 NEWSCOMTV CTA 3401 2,00 THE FRATELLI GROUP INC CTA 3437 4.846.225,62 ALVAREZ GONZALEZ ESTHER CTA 3409 281.472,70 ASOCIACION CAMPAÑA COLOMBIANA CONTRA MINAS CCCM CTA 3412, 469.693,08 CENTRO INTERNACIONAL DE TOLEDO PARA LA PAZ CTA 3423 529.187,54 FUNDACION ANTONIO RESTREPO CTA 3463 150.301,79 9.019.862,27 20
Las Reservas Presupuéstales constituidas a 31 de diciembre de 2013, se encuentran Contenidas en los reportes de Ejecución Presupuestal con corte a abril 30 de 2014: EJECUCION RESERVA PRESUPUESTAL ENERO A ABRIL DE 2014 DESCRIPCION RESERVA CONSTITUIDA CANCELACION RESERVA PRESUPUESTAL RESERVA PRESUPUESTAL DEFINITIVA TOTAL PAGOS ACUMULADOS SALDO PENDIENTE POR EJECUTAR % POR EJECUTAR GASTOS DE PERSONAL 74.078.665,00 0,00 74.078.665,00 1.585.712,00 72.492.953,00 97,86% GASTOS GENERALES 668.306.977,78 0,00 668.306.977,78 508.109.114,66 160.197.863,12 23,97% TRANSFERENCIAS CORRIENTES 1.204.935.666,49 510.540.626,00 694.395.040,49 193.548.893,81 500.846.146,68 72,13% TOTAL FUNCIONAMIENTO 1.947.321.309,27 510.540.626,00 1.436.780.683,27 703.243.720,47 733.536.962,80 51,05% INVERSION 4.515.608.858,61 9.097.051,00 4.506.511.807,61 1.628.463.826,79 2.878.047.980,82 63,86% TOTAL GENERAL 6.462.930.167,88 519.637.677,00 5.943.292.490,88 2.331.707.547,26 3.611.584.943,62 60,77% De un total de $6.462.930.167,88, constituidos a diciembre 31 de 2013, como Reserva Presupuestal, se han cancelado $519.637.677,00, equivalente al 8,04% y se han pagado un total de $2.331.707.547,26; equivalente al 36,08% quedando a abril 30 de 2014, un saldo por ejecutar de $3.611.584.943,62, equivalente al 60,77%. Se pudo evidenciar que el Área Financiera dentro de la Estrategia 1. Monitorear la ejecución presupuestal de la vigencia 2014 y la reserva presupuestal- presenta una tarea de enviar comunicación a los supervisores de los contratos, informando los saldos sin ejecutar de la reserva presupuestal, la cual se hace mediante seguimiento semanal efectuado por la subdirección de Operaciones, sobre los saldos por ejecutar y se envía correo informando a los supervisores de estos contratos. CONTROLES ASOCIADOS A LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO FINANCIERO: A continuación se relacionan controles relacionados con cada una de las actividades del proceso Financiero: Revisión de la solicitud de CDP acorde con el plan de compras 21
Revisión por parte de la Coordinadora de Presupuesto de todos los CDPs y Registros Presupuestales expedidos Revisión de los documentos soportes de pago. Confrontación de la información del sistema SIIF contra documentos físicos. Cumplir con las medidas de seguridad establecidas en el sistema SIIF Definición del responsable de la caja menor. Aplicación de las normas establecidas para el manejo de cajas menores. Aplicación de los controles de seguridad informática establecidos por las Entidades financieras. Revisión de la documentación para la legalización de los gastos efectuados por caja menor. Constitución de pólizas de seguros. Definición del responsable de la caja menor. Arqueos periódicos a las cajas menores. Asignación de Cajas Fuertes con claves personalizadas. Amparar los recursos con pólizas de seguros. Transporte de valores con las medidas de seguridad exigidas por las compañías de seguros. Control y verificación del archivo ordenando la transferencia de recursos a las entidades financieras. 22
Definición de funciones para cada uno de los funcionarios responsables en las actividades criticas de control establecido. Socialización de las fechas establecidas por la Contaduría General de la Nación, la DIAN y la Secretaría de Hacienda Distrital. Programación de fechas para entregar la información por parte de los responsables para su elaboración y consolidación. Revisión de la información entre lo causado y lo pagado. Revisión de la Información contable. MAPA DE RIESGOS. La Oficina de Control Interno efectúo seguimiento al Mapa de riesgos del Proceso de Gestión Financiera, pudo establecer que a abril 30 de 2014, se tienen identificados cinco (5) riesgos así: Decisiones erróneas en el momento de efectuar los registros presupuestales (RC). Decisiones erróneas al momento de efectuar un pago a una persona natural o jurídica que no corresponda por vacíos de información (RC). Fraude electrónico, Fraude en la documentación soporte de gastos por Caja Menor. Hurto de dinero en efectivo o cheques. Incumplimiento legal en la presentación de la Información Exógena, las declaraciones de retenciones y los Estados Financieros. Los cuales se encuentran en la etapa de Monitoreo y su próxima revisión está prevista para el 31 de agosto de 2014. 23
INDICADORES. Los indicadores del Proceso de Gestión Financiera son cinco (5): Presupuesto Ejecutado. Oportunidad en el trámite de cuentas para pago. Eficacia en los registros contables. Eficacia en la ejecución del PAC. Índice de Pro actividad de la mejora en la dependencia AF Los cuales tienen el análisis de datos y se encuentran soportados, cumpliendo así con las metas establecidas. FORTALEZAS: Se cuenta con un sistema integrado el cual permite que a través de los diferentes módulos (Contabilidad, Presupuesto y Tesorería), se consolide y se procese información contable; los servidores públicos del Proceso Financiero, cuentan con el perfil definido para accesar a cada uno de los módulos en el SIIF, estableciendo de esta manera autocontroles, lo que los hace responsables por el control y la calidad de la información. Se da aplicación con del Plan General de Cuentas y se transmite periódicamente y oportunamente la información contable a través del CHIP de la Contaduría. Se presenta un alto grado de subsanabilidad de los errores en la clasificación contable, puesto que se adelanta una revisión permanente de la información registrada y de igual forma se elaboran y se revisan oportunamente las conciliaciones bancarias. 24
La generación de información financiera se realiza mensualmente y de igual forma es dada a conocer a terceros y la ciudadanía, a través de la Pagina Web Institucional y de la cartelera, donde se encuentran el Balance General, el Estado de la Situación Financiera Económica y Social debidamente certificados, y los informes de ejecución presupuestal, de conformidad con la ley y en especial lo establecido en el Estatuto Anticorrupción. Las personas responsables del proceso contable conocen y están al tanto del Régimen de Contabilidad Pública aplicable a la Entidad, igualmente las inquietudes surgidas son formuladas oportunamente a la Contaduría General de la Nación. El Proceso Financiero cuenta con personal profesional y técnicos con experiencia, de igual forma con líderes en las diferentes fuentes de información contable, lo que hace que el proceso sea más eficiente. Tienen identificados los procesos y procedimientos, los cuales forman parte del Sistema de Gestión de la Calidad. DEBILIDADES: Se encontraron las siguientes debilidades: El Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación II, sigue presentando debilidades. Los comprobantes automáticos generados por el SIIF II, no permiten escribir concepto. Los Libros Auxiliares no muestran el concepto del registro. El módulo de contabilidad del SIIF II, aunque genera la información de los Estados Financieros, y los reportes CGN, requeridos por la Contaduría General de la Nación, estos se generan pesos y no en miles de pesos como lo requiere le Contaduría, lo que obliga a la Entidad, a hacer esta conversión (de pesos a miles de pesos) en forma manual, sin embargo la Coordinadora del Grupo de Contabilidad ha hecho el requerimiento para que se genere este reporte, sin que a la fecha esto sea posible. 25
OPINIÓN: En términos generales se conceptúa que, el Sistema de Control Interno Contable del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica, garantiza que la información financiera, económica y social, reúna los postulados de confiabilidad y oportunidad, teniendo en cuenta la autoevaluación de los elementos del sistema de control interno contable realizada por el Grupo Financiero y a la verificación realizada por la Oficina de Control Interno. La responsabilidad de la Oficina de Control Interno consiste en expresar una opinión sobre la efectividad de dicho control interno contable. El examen consistió y se realizó con base, en pruebas selectivas, verificación de las operaciones y la preparación oportuna de la información financiera, obtenida a través del SIIF II, correspondiente al primer cuatrimestre de la vigencia 2014, las cuales determinan los saldos de algunas cuentas con corte a 30 de abril de 2014. Se cuenta con un proceso contable sólido, que incluye controles es sus diferentes etapas que garantizan la generación de información oportuna y confiable, existe un manejo apropiado en la clasificación y el registro de las operaciones, cumplimiento de las Normas y principios de contabilidad, los cuales proporcionan una seguridad razonable con respecto a la efectividad y eficacia de las operaciones. MARIA ELISA MORÓN BAUTE Jefe Oficina de Control Interno Elaboró: Nubia Yalile López Salamanca Control Interno Julio 30 de 2014 26
27