SECRETARIA EJECUTIVA DE VIGILANCIA Y DISCIPLINA COORDINACIÓN DE ARCHIVOS GUÍA PARA EFECTUAR EL PROCESO DE VALORACIÓN DOCUMENTAL EN LOS ARCHIVOS DEL PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE SAN LUIS POTOSÍ Elaboró: Mtro. Jorge Núñez Chávez San Luis Potosí, S. L. P., Febrero de 2011
INDICE Página. INTRODUCCION 3 OBJETIVO GENERAL 4 OBJETIVOS ESPECÍFICOS MARCO JURÍDICO 5 PROCEDIMIENTO 6 FLUJOGRAMA 7 ANEXOS
INTRODUCCIÓN El incremento del volumen documental en los archivos judiciales es un tema que ha sido abordado con preocupación por parte de los responsables de esos archivos, en diferentes foros archivísticos nacionales e internacionales. En España por ejemplo, la tendencia para disminuir el crecimiento de los archivos judiciales, es el establecimiento y funcionamiento de una Junta de Expurgo, órgano colegiado que será quien determine cuáles documentos son susceptibles de conservarse y cuáles no. En este sentido, la Junta de Andalucía a partir de los resultados que arrojaron sus diagnósticos de archivos, (efectuados entre 2007 y 2009) plantea las siguientes alternativas para resolver la saturación de los archivos de los órganos judiciales 1 : transferencia de documentación histórica a los Archivos Históricos Provinciales -que no estén saturados- o bien la fundación de un archivo histórico propio de la institución judicial; constitución de Archivos Judiciales Territoriales; depuración de expedientes judiciales validada por la Junta de Expurgo; sustitución de estanterías convencionales por estantería móvil o compacta; contratación de personal para custodiar los archivos. En Francia desde hace algunos años se lleva a cabo una política de sistematización y desmaterialización de los archivos del Ministerio de Justicia, entendiendo este proceso como la actividad de migrar a nuevos soportes los archivos electrónicos que se formaron en los años 80 y 90 sustituyendo el uso del papel para agilizar los procesos judiciales en los cuales tienen una participación directa los órganos de justicia galos, sobre todo del orden penal. En esta tarea también participan el Ministerio de Policía, el de Transportes, Finanzas, Justicia. En el marco de este proceso se están reemplazando registros, papeles viejos, ficheros entre otros. En términos prácticos, Francia está efectuando un proceso de depuración de sus archivos en papel, conservando sólo aquellos que formen parte de su patrimonio cultural y migrando sus archivos electrónicos a nuevos soportes, atendiendo en primera instancia los servicios penitenciarios franceses. 2 En México, durante la Reunión Nacional de Archivos realizada en la ciudad de Aguascalientes en el año 2003, los responsables de los archivos judiciales se pronunciaron por la necesidad de atender los procesos de valoración y selección documental. La constitución formal del Sistema Nacional de Archivos Judiciales el 24 de septiembre de 2009 propuso como parte de sus actividades elaborar la normativa que sirva de guía para la transferencia, valoración, depuración, conservación, transparencia y acceso a la información de los archivos judiciales en el país, ante la ausencia de lineamientos en este campo. 3 La Suprema Corte de Justicia de la Nación publicó en el Diario Oficial de la 1 Jorge Pérez de la Blanca Capilla, Los Archivos Judiciales de Andalucía. Situación actual y actuaciones previstas, Málaga, 29 y 30 de junio de 2009. trabajo consultado en: http://www.juntadeandalucia.es fecha de consulta: 3/11/2010 2 Louis Faivre d Arcier, Jefe del Departamento de Archivos del Ministerio de Justicia del gobierno de Francia Segundo Seminario Internacional De la Transparencia a los Archivos: el Derecho de Acceso a la Información celebrado en la ciudad de México, 2 y 3 de diciembre de 2009.
Federación el 26 de octubre de 2009 el Acuerdo General Conjunto número 1/2009 de fecha 28 de septiembre del mismo año, relativo a las normas que se deben seguir para la transferencia, digitalización, depuración y destrucción de los expedientes generados en los Juzgados de Distrito, con el objetivo de brindar una solución a la problemática que se presenta en los archivos de esos órganos jurisdiccionales, así como optimizar el uso de los espacios destinados al archivo judicial del Poder Judicial de la Federación y la conveniencia de establecer criterios de depuración y la relevancia de resguardar únicamente la documentación que tenga valor jurídico o histórico En este contexto, el Poder Judicial del Estado de San Luis Potosí, expidió el Acuerdo General Número Quincuagésimo Noveno del Pleno del Consejo de la Judicatura el 24 de septiembre del año 2009, que establece los criterios para la depuración del acervo documental del Archivo Judicial. Entre sus consideraciones este Acuerdo trata de evitar que el Archivo Judicial continúe incrementando su volumen documental con documentos y expedientes que no tienen ningún valor legal y que ocupan un espacio que se puede destinar para otros expedientes. Asimismo con el inicio del proceso de valoración documental en el Archivo Judicial ubicado en la capital del Estado, su equivalente en Ciudad Valles, y en los archivos de los órganos jurisdiccionales, el Poder Judicial logrará disminuir el volumen documental que tienen estos archivos y paralelamente seleccionará aquellos documentos con valor jurídico o histórico que deberán formar parte de la memoria institucional. Mientras tanto, los órganos jurisdiccionales al abstenerse de enviar duplicados de procesos penales al archivo judicial y eliminar duplicados de listas de acuerdos y otros documentos, en forma directa, podrán liberar espacio en los archivos a su cargo para depositar los expedientes que ingresen o se encuentren en trámite. OBJETIVO GENERAL Disminuir el crecimiento de los archivos judiciales y liberar espacio en los archivos de los órganos jurisdiccionales que permitan mejorar la conservación de los expedientes en trámite. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Evitar el crecimiento del volumen documental del Archivo Judicial en la ciudad de San Luis Potosí y en Ciudad Valles, así como en los órganos jurisdiccionales. Guardar y conservar en mejores condiciones los expedientes producidos por los órganos jurisdiccionales en los archivos judiciales. Liberar espacio en los archivos de los órganos jurisdiccionales para contener los expedientes que se encuentren en trámite. Fortalecer la organización y el funcionamiento de los archivos judiciales. 4
MARCO JURÍDICO Constituciones Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos: Artículo 6º. Constitución Política del Estado de San Luis Potosí: Artículo 17 Bis. Leyes Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de San Luis Potosí: Artículos 94, fracción XXI, 101 fracción II y, 135 a 142. Ley de Transparencia Administrativa y Acceso a la Información Pública del Estado de San Luis Potosí: Artículos 91 a 97. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios de San Luis Potosí: Artículo 56 fracción IV. Reglamentos Reglamento Interior del Consejo de la Judicatura del Poder Judicial del Estado. Reglamento del Poder Judicial para la aplicación de la Ley de Transparencia Administrativa y Acceso a la Información Pública del Estado de San Luis Potosí. Reglamento del Archivo Judicial Lineamientos para la Gestión de Archivos Administrativos y Resguardo de la Información Pública del Estado de San Luis Potosí, artículos 21y 22 Acuerdos Acuerdo General Quincuagésimo Primero del Pleno del Consejo de la Judicatura del Poder Judicial del Estado, que delega en la Secretaría Ejecutiva de Vigilancia y Disciplina la organización, coordinación, vigilancia, supervisión y control de las funciones que corresponden al Archivo Judicial, Central de Actuarios, el Servicio Médico Legal y al Coordinador de Archivos. Acuerdo General Quincuagésimo Segundo del Pleno del Consejo de la Judicatura del Poder Judicial del Estado, por el cual se dota de atribuciones al Coordinador de Archivos del Poder Judicial del Estado. Acuerdo General Número Quincuagésimo Noveno, expedido por el Pleno del Consejo de la Judicatura, que establece los criterios para la depuración del acervo documental del Archivo Judicial. Manual de Organización Archivística de las dependencias y entidades de la administración pública del Estado y Municipios 5
PROCEDIMIENTO El procedimiento que debe seguirse para la depuración de expedientes y documentos en los archivos jurisdiccionales del Poder Judicial del Estado es el siguiente: Primero.- El Juzgado deberá elaborar el formato denominado Inventario de Baja utilizando el Sistema de Información del Archivo Judicial o el formato publicado para el efecto en la página de internet del Consejo de la Judicatura en la siguiente dirección electrónica: http://www.cjslp.gob.mx/organos/sevyd/coordinacion Segundo.- Elaborar la solicitud de baja por parte del Juzgado de donde proceden los expedientes, dirigido al Coordinador de Archivos del Poder Judicial, con copia al Comité de Información, conforme al artículo cuarto del Acuerdo General Número Quincuagésimo Noveno del Consejo de la Judicatura del Poder Judicial del Estado (Anexo 1) y artículo 21 de los Lineamientos para la Gestión de Archivos Administrativos y Resguardo de la Información Pública del Estado. Deberá acompañarse a este oficio el inventario de baja en formato electrónico (en disco compacto, diskette de 3 y media pulgadas) o enviarlo por correo electrónico a la siguiente dirección: coordinacion_archivos@cjslp.gob.mx Tercero.- Una vez elaborado el Dictamen por parte del Coordinador, éste y el Comité de Información solicitarán a la Comisión Estatal de Garantía de Acceso a la Información Pública del Estado su autorización para efectuar la Baja Documental y comunicarán al juzgado solicitante la fecha en que se acudirá al lugar en donde se resguardan los expedientes que se darán de baja para levantar el acta correspondiente. Quinto.- El titular del Juzgado deberá designar al servidor judicial que deberá participar en el levantamiento del acta de baja de los expedientes propuestos. Sexto.- Elaborada el Acta de Baja Documental, el titular del área pondrá a disposición de la Secretaría Ejecutiva de Administración los documentos y expedientes que hayan sido dados de baja para que ésta determine el procedimiento a seguir para su destino final. ANEXOS Inventario de baja Solicitud de baja al Coordinador de Archivos con copia al Comité de Información Dictamen de Valoración Documental Solicitud de baja definitiva a la Comisión Estatal Garantía de Acceso a la Información 6
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE VALORACIÓN DOCUMENTAL INICIO Inventario de baja en formato electrónico Solicitud de baja del Órgano judicial Calendario de actividades depuración Coordinación de archivos/comité de Información Dictamen de Valoración/ Declaratoria de inexistencia de valores documentales. Solicitud de baja al SEDA 7
Dictamen de Baja definitiva Solicitud de Baja/ Dictamen de baja Publicación Página de Transparencia 60 días Destrucción de expedientes Fin