PLIEGOS DE PRESCIPCIONES TÉCNICAS DE LA FUNDACIÓN PÚBLICA ANDALUZA, ANDALUCÍA EMPRENDE, PARA LA CONTRATACIÓN DE LOS SERVICIOS ASOCIADOS A LA EJECUCIÓN DEL DÍA DE LA PERSONA EMPRENDEDORA Y LOS PREMIOS ANDALUCÍA EMPRENDE 2018 MEDIANTE PROCEDIMIENTO ABIERTO NO SUJETO A REGULACIÓN ARMONIZADA. Expediente: 2018/250 Título: SERVICIOS ASOCIADOS A LA EJECUCIÓN DEL DÍA DE LA PERSONA EMPRENDEDORA Y LOS PREMIOS ANDALUCÍA EMPRENDE 2018 Código CPV: 79950000-8 INDICE DE CONTENIDOS 1. OBJETO DEL CONTRATO. 2. MEMORIA JUSTIFICATIVA E INSUFICIENCIA DE MEDIOS. 3. NECESIDADES Y SERVICIOS A CONTRATAR. 3.1. Personal. Secretaría técnica y otros servicios. 3.2. Habilitación de espacios. 3.3. Difusión del evento. Gestión y actualización de web, redes sociales, e inscripciones. 3.4. Contratación de ponentes y gestión de contenidos. 3.5. Diseño, adaptación y producción de elementos. 3.6. Cláusulas particulares. 1. OBJETO DEL CONTRATO. El objeto de este pliego de condiciones técnicas es la contratación de los servicios asociados a la ejecución del Día de la Persona Emprendedora y de los Premios Andalucía Emprende 2018. Los grandes bloques en los que se agrupan dichos servicios son: 1. Personal. Secretaría Técnica, y otros servicios 2. Habilitación de espacios 3. Difusión del evento. Gestión y actualización de web, redes sociales, e inscripciones. 4. Contratación de ponentes y gestión de contenidos 5. Diseño, adaptación y producción de elementos Pág. 1 de 19
Estos servicios serán detallados en apartados posteriores del presente pliego de condiciones técnicas. El evento se ha concebido como una jornada de un día de duración en la que las personas asistentes (unas 3.000 aproximadamente) podrán participar en espacios demostrativos, actividades interactivas, y sesiones formativas tales como mesas redondas, talleres prácticos, y conferencias en las que emprendedores y expertos profesionales del mundo de la empresa ofrecerán las claves de futuro para las empresas del siglo XXI. Las temáticas de esta jornada versarán sobre: Eficiencia Energética; Innovación aplicada al medio ambiente; La movilidad en la Smart City; industria del vídeo juego y e-sports; transferencia de I+D+i Universidad Empresa; Inversión y Financiación; Internacionalización; Aeronáutica; Deportes de motor; Emprendimiento femenino en el mundo del motor; y Zonas demostrativas con últimas tendencias en diferentes sectores empresariales (Robótica; big data, ciber seguridad; impresión 3D; y otras propuestas por el licitador.). En el marco del Día de la Persona Emprendedora también se desarrollarán los Premios Andalucía Emprende. La fecha de celebración está prevista el 11 de Septiembre y el lugar de celebración será el Circuito de Velocidad de Jerez de la Frontera (Cádiz). El público objetivo de esta jornada será la sociedad andaluza en general, haciendo especial hincapié en los siguientes colectivos: A. Emprendedores/as Emprendedores/as activos Potenciales emprendedores/as Pequeñas y medianas empresas Empresas tractoras B. Dinamizadores del Emprendimiento Que tengan entre sus funciones el fomento del emprendimiento vía innovación, servicios financieros, consultoría, etc. A saber: Organismos. Instituciones. Entidades públicas y privadas. Inversores, etc. La estructura mínima del evento que deberá implementar la empresa adjudicataria, deberá estar compuesta de estos espacios con las siguientes características: Zona HOSPITALITY Se habilitará una zona para la recepción de ponentes y autoridades, que deberá estar asistida por azafatos/as y provista de catering. Pág. 2 de 19
Zona para MEDIOS DE COMUNICACIÓN Se habilitará un espacio con los recursos y medios técnicos, y con el mobiliario de oficina suficiente para que los profesionales de los distintos medios de comunicación puedan desarrollar su trabajo. Zona de ACREDITACIÓN En la entrada principal del lugar de celebración, se habilitará un punto de acreditación e información, para garantizar así la atención ordenada y acreditación fluida de los asistentes. Preferiblemente sistema QR. Esta zona estará habilitada para generar la acreditación de los asistentes de última hora que no hayan realizado el registro previo online. Imagen de zona de acreditación de la edición del DPE2017 Zona de PHOTOCALL Y ATENCIÓN A MEDIOS Se habilitará una zona de Photocall para la atención a medios. La trasera de este espacio deberá tener serigrafiados los logotipos de todos los organizadores y colaboradores del evento. Pág. 3 de 19
Imagen del Photocall de la edición del DPE2017 Zona de CORNERS Los Corners estarán ubicados en la zona de boxes del circuito, y son concebidos como espacios temáticos diseñados para favorecer la interacción y el networking entre emprendedores, entidades, y público asistente. Las temáticas de esta jornada versarán sobre: Eficiencia Energética; Innovación aplicada al medio ambiente; La movilidad en la Smart City; industria del vídeo juego y e-sports; transferencia de I+D+i Universidad Empresa; Inversión y Financiación; Internacionalización; Aeronáutica; Deportes de motor; Emprendimiento femenino en el mundo del motor; y Zonas demostrativas con últimas tendencias en diferentes sectores empresariales (Robótica; big data, ciber seguridad; impresión 3D; y otras propuestas por el licitador.). El licitador deberá proponer al menos 8 Corners, que deberán contar con puntos de luz, sistema de microfonía, iluminación, ordenador portátil conectado a monitor de 50 o más pulgadas, y asientos para unas 50 personas. Las traseras de los mismos deberán incluir una zona de logotipado e imagen corporativa. Toda el área de los corners deberá estar cubierta para proteger a ponentes y asistentes de las condiciones meteorológicas. Pág. 4 de 19
Imagen de corner expuesto en el DPE2017 Imagen de corner expuesto en el DPE2017 Zona BOOTCAMP También en la zona de boxes del circuito, se habilitarán 3 espacios que deberán dar cabida a unas 150 personas sentadas, cada uno. Dichos espacios serán utilizados para impartir charlas, ponencias, y/o mesas redondas sobre las temáticas expuestas anteriormente. La duración de Pág. 5 de 19
las sesiones formativas impartidas en estos espacios será de unos 50 minutos, y tendrán lugar en paralelo en dos franjas horarias distintas. En total darán cabida a 6 sesiones formativas. El objetivo último de este espacio es, motivar, sensibilizar y generar inquietudes para emprender. Imagen de sala de conocimiento en el DPE2017 Zona AUDITORIO / CONCIERTO: Deberá tener una capacidad para unas 3.000 personas sentadas. Dicho auditorio deberá contar con un gran escenario en las instalaciones del circuito de Jerez (preferiblemente la recta de meta, ubicando el escenario bajo la estructura denominada OVNI), y deberá estar equipado con el sonido, las pantallas, la iluminación, las sillas, y los recursos técnicos y humanos precisos para el correcto funcionamiento del mismo. En relación a las pantallas, la idea es que el efecto sea el de una pantalla envolvente de 180º o con diferentes volúmenes. Por las dimensiones del espacio del auditorio, se propone la colocación de pantallas hacia la mitad de la carpa, para favorecer la visibilidad de las últimas filas. En esta zona tendrán lugar, los premios Andalucía Emprende, un concierto de clausura a cargo de un DJ de acreditada experiencia, y las ponencias principales. En este sentido se pretende que la conferencia inaugural se componga de 6 turnos de intervención con 2 empresas innovadoras, que harán sus exposiciones y réplicas desde sendos atriles en el escenario. Los costes asociados a la implementación de una carpa o cubierta para este espacio no son objeto de esta licitación. En el escenario del auditorio se habilitará un espacio para el speach de los 16 finalistas de los Premios Andalucía Emprende, para la entrega de premios, y para los miembros del Jurado que valorarán dichas candidaturas. Se adjunta foto del OVNI bajo el que se dispondría el escenario: Pág. 6 de 19
Este es un ejemplo de escenario habilitado para los premios Andalucía Emprende de pasadas ediciones: Pág. 7 de 19
ZONA DE EXHIBICIÓN EN PIT LANE Esta zona se encuentra junto a la zona de boxes, y se destinará a exposiciones y demostraciones de diferentes tipos de vehículos tripulados y no tripulados. En esta zona se mostrará a los asistentes las diferentes posibilidades de negocio en el sector de la movilidad de las smart cities del Siglo XXI. (Vehículos eléctricos y autónomos, drones, seeways, etc.). Esta zona tendrá que ser dotada de un sistema de megafonía para lanzar mensajes sobre las diferentes actividades que tendrán lugar durante el evento. Esto requerirá el montaje de una cabina de control y un speaker profesional. ZONA FOODTRUCK Área aledaña a la zona de exhibición, donde se habilitará una zona de restauración a base de foodtrucks, y mobiliario para unos 1.000 comensales. Todas las zonas descritas en este apartado, deberán cumplir con toda la normativa vigente, y además contar con las autorizaciones expresas de la Dirección del Circuito de Jerez. La descripción y contenido mínimo de cada una de los productos y servicios a contratar se detallan en el punto 3 de este pliego de prescripciones técnicas. Las propuestas de los licitadores que no cubran todos los servicios y requisitos establecidos en este pliego de contratación serán descartadas de manera automática. 2. MEMORIA JUSTIFICATIVA E INSUFICIENCIA DE MEDIOS. La iniciativa del Día de la Persona Emprendedora es reconocida y apoyada por la Comisión Europea como una actividad de gran interés económico y social por su objetivo de hacer visible e impulsar la iniciativa emprendedora como motor de desarrollo económico, generador de innovación y creador de empleo y de cohesión social. En Andalucía viene desarrollándose consecutivamente desde el año 2006, siendo organizada en todas sus ediciones por la Junta de Andalucía a través de Andalucía Emprende, Fundación Pública Andaluza. La Consejería de Economía y Conocimiento tiene atribuidas en la Comunidad Autónoma de Andalucía, entre otras, la competencia sobre cuantas iniciativas tiendan al desarrollo de la cultura emprendedora en la Comunidad Autónoma mediante medidas de unificación, coordinación y apoyo que resulten pertinentes. En el desarrollo de las políticas generales de fomento de la cultura y actividad emprendedora, instrumenta la ejecución de estas acciones a través de Andalucía Emprende, Fundación Pública Andaluza, entidad sin ánimo de lucro, fundada por la Junta de Andalucía, y adscrita en la actualidad a dicha Consejería. En esta línea El Día de la Persona Emprendedora de Andalucía consiste en la celebración de una jornada en la que el protagonista es la persona emprendedora, con el objetivo de compartir conocimientos y experiencias, generar espacios de encuentros entre emprendedores y estimular la creatividad y búsqueda de nuevas oportunidades de negocio. La jornada está encaminada no solo a mejorar y valorar la figura de la persona emprendedora como agente del cambio y generador de empleo y riqueza, sino también a servir de plataforma de encuentro entre aquellas personas, empresas y entidades interesadas para colaborar y desarrollar Pág. 8 de 19
proyectos en común. Empresarios/as en ciernes con necesidades formativas han encontrado en el Día de la Persona Emprendedora, un lugar donde formarse, cooperar y compartir. En todos estos años, la estructura de celebración del evento ha ido cambiando constantemente al objeto de adaptarse mejor a las necesidades de las personas participantes y al presupuesto disponible. Así, desde 2006, se venía realizando un solo evento regional, dando un giro determinante en el año 2009, donde se pasó a realizar ocho eventos, uno en cada capital de provincia, aunque eso sí, convirtiendo uno de los 8 en el evento central, aquel que se erguió como el más mediático y que marcó de forma determinante el éxito de la iniciativa, repitiéndose la estructura en la edición de 2010, dados sus resultados positivos en materia de asistencia: 2008 Sevilla (solo un evento) 3.327, asistentes en 2010: 8.548 (modelo de 8 eventos). Para la edición de 2011, el diseño de modelo de jornada volvió a sufrir un nuevo cambio de concepto, generado en parte por la necesidad de aplicar preceptos en contención de gastos, en parte por la idea de concentrar los esfuerzos y recursos en las áreas donde exista una mayor demografía empresarial, así como una mayor número de emprendedores potenciales, de esta forma, la iniciativa se volvió a reinventar en un modelo de distribución territorial basado en 2 grandes eventos de igual importancia y trascendencia, centrados uno en Andalucía Oriental (Málaga) y otro en Andalucía occidental (Sevilla). En la edición de 2012, se hizo aun más palpable que nunca la necesidad de optimizar y exprimir los recursos al máximo y aprovechar las sinergias surgidas de otros años, al igual que concentrar los esfuerzos en aquellas zonas demográficas con mayor tejido empresarial y mayor número de personas emprendedoras, por lo que la iniciativa dio una nueva vuelta de tuerca a la organización, que volvió a celebrarse a nivel regional en un solo evento y que es el modelo que actualmente se desarrolla. Al igual que en las once ediciones anteriores, el evento contará con la organización de un amplio partenariado formado por entidades de prestigio que apoyan la iniciativa emprendedora en todos sus aspectos. Las actividades a desarrollar en El Día de la Persona Emprendedora, han sido diseñadas y se seguirán haciendo en pro del cumplimiento de los objetivos y fines de la Junta de Andalucía, y en concreto de la Consejería de Economía y Conocimiento en materia de emprendimiento y desarrollo social, y son las siguientes: Fomentar la iniciativa emprendedora. Mejorar y valorar la imagen social de los/as emprendedores/as, la autosuficiencia económica y el aprovechamiento de los recursos endógenos. Estimular y mantener el espíritu empresarial a lo largo de toda la vida de la empresa. Generar espacios de encuentros entre emprendedores/as y entre emprendedores/as e instituciones. Ofrecer asesoramiento y asistencia técnica a los/las emprendedores/as. Divulgación proactiva de políticas, servicios, infraestructuras e información sobre la actividad emprendedora, puestas a disposición de los/las emprendedores/as andaluces. Dar una imagen de coherencia y ausencia de solapamientos en las actuaciones desarrolladas por las diferentes administraciones públicas (estatal, autonómica y local), y de mayor eficiencia: constituye una suma de esfuerzos y trabajo conjunto Pág. 9 de 19
de todas las instituciones implicadas en la promoción de la iniciativa emprendedora. Facilitar el acceso a financiación tanto pública como privada de proyectos empresariales y empresas. Fomento del autoempleo. Promover la internacionalización. Mejorar el nivel de competitividad y uso de las nuevas tecnologías en las empresas. Promover el emprendimiento en grupos en riesgo de exclusión social. Así mismo, Andalucía Emprende ha convocado la 5º Edición de los Premios Andalucía Emprende con el objetivo de reconocer y premiar a las empresas innovadoras, en todas sus formas jurídicas, incluyendo a los autónomos y empresarios individuales, de reciente creación y aquellas ya constituidas con mayor potencial de crecimiento vinculadas a la Red Territorial e independientemente del sector al que pertenezcan. Más concretamente, estos premios pretenden: a. Identificar, reconocer y apoyar a las empresas innovadoras con mayor potencial de crecimiento de Andalucía. b. Potenciar y favorecer las relaciones entre proyectos, instituciones y organismos, tanto a nivel provincial como regional, vinculados al mundo de la creación de empresas y la innovación. Los Premios Andalucía Emprende reconocen y premian a las empresas más innovadoras y con mayor potencial de crecimiento, para ello se estructuran en 2 categorías: CREACIÓN: Destinado al reconocimiento de aquellos proyectos empresariales ya constituidos como empresa y con una trayectoria empresarial de 0 a 3 años. (Constituidas entre el 01/02/2015 y el 01/02/2018 según modelos 036 ó 037 de Hacienda). CONSOLIDACIÓN: Destinado al reconocimiento de aquellos proyectos empresariales, ya constituidos como empresa y con una trayectoria empresarial de entre 3 y 7 años. (Constituidas entre el 31/01/2011 y el 31/01/2015 según modelos 036 ó 037 de Hacienda). Así mismo, los premios Andalucía Emprende constan de una fase provincial, donde cada una de las ocho provincias andaluzas premia a su mejor empresa en cada una de las categorías, y una fase regional, que se desarrollará en el marco del Día de la Persona Emprendedora, y en la que se darán cita las 16 empresas ganadoras de la fase provincial. La organización y desarrollo de esta jornada requiere de unos medios técnicos y humanos, así como de una serie de instalaciones y equipamientos para su desarrollo no disponibles en Andalucía Emprende, por lo que se hace necesaria la contratación de estos servicios. Pág. 10 de 19
3. NECESIDADES Y SERVICIOS A CONTRATAR. A continuación, se explicitan las necesidades y los servicios a contratar en este pliego. 3.1. Personal. Secretaría técnica y otros servicios. La empresa adjudicataria se encargará de la coordinación del evento, bajo la dirección de Andalucía Emprende, Fundación Pública Andaluza, y será responsable de la dotación de recursos para la coordinación operativa del evento. Se precisará de los siguientes servicios: BLOQUE 1: Servicio de alojamiento cerca del circuito de Jerez para 60 personas de la organización (gestión y abono). Servicio de gestión de transportes para los asistentes al evento. Desde cada provincia andaluza saldrán uno o más autobuses de empresarios y emprendedores interesados en asistir al evento. El coste de estos autobuses no tendrá que ser soportado por la empresa adjudicataria, aunque ésta sí tendrá que realizar la gestión logística de coordinación con todos los autobuses. Servicio de Catering mediante foodtrucks para unos 3.000 asistentes. Los costes asociados a los menús o alimentos expedidos por los Foodtrucks serán abonados por los comensales. Servicio de Catering específico para la zona hospitality (autoridades y ponentes). Los costes asociados a catering que se ofrezca en este espacio correrán a cargo del licitador. Servicio Wifi en las instalaciones. BLOQUE 2 Servicio de Seguridad. Será necesario contratar un servicio de seguridad ajustado a la normativa vigente, a los requerimientos del espacio, y al número de aforo previsto durante toda la jornada. Servicios Médicos dimensionados al número de asistentes y al perfil de los mismos. Para determinar cuántos dispositivos/medios móviles y qué tipo de soporte deberán tener cada uno, la empresa licitadora deberá contactar con la administración que corresponda al efecto. Servicio de recogida de residuos. La empresa licitadora deberá contactar con la administración que corresponda al efecto para acometer este servicio conforme a la normativa vigente. Servicio de Limpieza. Se precisará contratación del servicio de limpieza suficiente para mantener en buen estado todas las instalaciones ocupadas del circuito durante el desarrollo del evento y a la finalización del mismo. Incluyendo baños y aseos, así como la zona de restauración habilitada. Servicio de interpretación de signos para las ponencias que se hagan en la zona de Auditorio. Pág. 11 de 19
Todos los servicios descritos en este apartado deberán cumplir con toda la normativa vigente, y además contar con las autorizaciones expresas de la Dirección del Circuito de Jerez, y administración que proceda en cada caso. Así mismo, la empresa adjudicataria deberá poner a disposición de Andalucía Emprende desde el momento de la adjudicación del servicio, el siguiente personal para la implementación del Día de la Persona Emprendedora: BLOQUE 3 Personal que acometa todas las labores propias de Secretaría Técnica. Entre otras: elaboración de bases de datos para el envío de invitaciones; gestión y control de confirmaciones de asistencia de entidades, autoridades, participantes y asistentes; búsqueda de colaboradores; supervisión general del evento; gestión de las reservas de hoteles y desplazamientos para los ponentes. Personal de apoyo necesario (personal técnico, personal de montaje y desmontaje, personal de soporte audiovisual, etc.), antes, durante, y a la finalización del evento. Se precisará también un fotógrafo profesional y un cámara profesional para cubrir el evento. Un responsable general que coordine a todo su equipo siguiendo las pautas de Andalucía Emprende. Una persona responsable de la implementación y correcto desarrollo de los premios Andalucía Emprende. Una persona responsable de la zona de Exhibición, que se encargará de buscar a posibles colaboradores que expondrán sus productos y servicios en dicha área. Este responsable se hará cargo de la implementación, gestión, dinamización, y distribución espacial de todas las actividades y empresas participantes en esta área de Exhibición, incluyendo a los Food Trucks que estarán presentes toda la jornada. Un responsable de contenidos que se encargará exclusivamente y previo visto bueno de Andalucía Emprende de: - La búsqueda, contratación y gestiones logísticas para con los ponentes y profesionales participantes. - Solicitud de reseñas curriculares y fotografías a los ponentes para la dotación de contenidos de la web. - La actualización diaria de la escaleta de contenidos, así como de su facilitación puntual en formato editable al personal de Andalucía Emprende. - La localización, acompañamiento, e información de ponentes del día del acto. - De informar puntualmente al personal de Andalucía Emprende de posibles incidencias durante el día de celebración del acto. Un responsable de web y redes sociales que se encargará exclusivamente de: - Gestionar y actualizar los contenidos de la web del evento con la información facilitada por el responsable de contenidos y por el personal de Andalucía Emprende. - Facilitar diariamente y en formato editable el dossier actualizado de contenidos de la jornada con las reseñas curriculares de los ponentes. Pág. 12 de 19
- La difusión a través de RRSS de información relevante previa y durante el evento. - La coordinación con los responsables de comunicación y de gestión del conocimiento de Andalucía Emprende. - Elaboración del informe del impacto del evento en redes sociales. BLOQUE 4 Un coordinador responsable de azafatos/as que transmita al momento las indicaciones del personal de Andalucía Emprende. Un equipo de azafatos/as formados por al menos 12 personas de acreditada experiencia que deberán desarrollar de manera proactiva las siguientes funciones: - Acreditación e información a asistentes. - Aviso a ponentes y participantes cuando excedan su tiempo de intervención. - Insistir activamente a los asistentes para que accedan a las zonas y espacios cuando comiencen las ponencias y actividades. - Emplazar a los asistentes a ocupar las primeras filas de las salas. - Conocer en profundidad el programa de actividades e informar del mismo con precisión a los asistentes (deberán llevar copia impresa de dicho programa). - Ser estrictos con la escaleta temporal de la jornada. - De los 12 azafatos/as, deberá haber un mínimo 4 que se encargarán de acompañar a ponentes y autoridades a la zona Hospitality, y de informarles y suministrarles al momento todo lo que precisen. (Se trabajará en un protocolo más detallado con la empresa adjudicataria). En este apartado la empresa adjudicataria también será la encargada de la elaboración de los cuestionarios de satisfacción de los asistentes, que se deberán ser completados online al día siguiente a la celebración del evento, y que deberán recoger al menos la siguiente información de los asistentes: perfil socio-demográfico del encuestado, satisfacción con el evento en general, con las actividades en particular y con la organización, así como, sugerencias de mejora para posteriores ediciones. El equipo de coordinación de la empresa adjudicataria también se encargará de la coordinación y seguimiento del evento y de la elaboración de informe final. - Se deberá disponer de un sistema de detección de desviaciones sobre la planificación del evento y de esta forma poder corregirlo con la mayor agilidad. Deberá elaborar un informe final, donde se recoja lo acontecido durante el proceso de implementación del evento, así como los resultados de las encuestas. 3.2. Habilitación de espacios. Los costes asociados al alquiler de las instalaciones del Circuito de Jerez no son objeto de esta licitación. La empresa adjudicataria correrá a cargo de: 1. La dotación de mobiliario en la zona de restauración para unos 1.000 comensales. 2. La instalación de un mínimo de 20 WC portátiles para los asistentes al evento. Pág. 13 de 19
3. La habilitación general de todos los espacios, que deberán estar dotados con todos los recursos técnicos, audiovisuales, ambientales, y humanos para el desempeño de las actividades para las que han sido concebidos. Esto es: Personal; escenarios; acondicionamiento; mobiliario; moquetas; atriles; iluminación; sonido; panelación para adaptar los diferentes espacios; etc. Los espacios a habilitar serán entre otros, los siguientes: - Zona de Acreditaciones. Se ubicará en la entrada principal para la acreditación e información de asistentes. Esta zona estará habilitada para generar la acreditación de los asistentes de última hora que no hayan realizado el registro previo online. - Zona de Photocall y atención a medios. Se habilitará cerca de la entrada principal un espacio donde las autoridades y ponentes podrán ser fotografiados frente al photocall y entrevistados por los medios. - Zona Auditorio / concierto. Deberá tener una capacidad para unas 3.000 personas sentadas. Dicho auditorio deberá contar con un gran escenario en las instalaciones del circuito de Jerez (preferiblemente la recta de meta, ubicando el escenario bajo la estructura denominada OVNI), y deberá estar equipado con el sonido, las pantallas, la iluminación, las sillas, y los recursos técnicos y humanos precisos para el correcto funcionamiento del mismo. En relación a las pantallas, la idea es que el efecto sea el de una pantalla envolvente de 180º o con diferentes volúmenes. Por las dimensiones del espacio del auditorio, se propone la colocación de pantallas hacia la mitad de la carpa, para favorecer la visibilidad de las últimas filas. En esta zona tendrán lugar, los premios Andalucía Emprende, un concierto de clausura a cargo de un DJ de acreditada experiencia, y las ponencias principales. En este sentido se pretende que la conferencia inaugural se componga de 6 turnos de intervención con 2 empresas innovadoras, que harán sus exposiciones y réplicas desde sendos atriles en el escenario. Los costes asociados a la implementación de una carpa o cubierta para este espacio no son objeto de esta licitación. - Zona Bootcamp. En la zona de boxes del circuito, se habilitarán 3 espacios que deberán dar cabida a unas 150 personas sentadas cada uno. Dichos espacios serán utilizados para impartir charlas de interés para emprendedores. Preferentemente sobre las temáticas abordadas en el apartado Contratación de Ponentes y Gestión de Contenidos. - Zona Corner. También en la zona de boxes, se habilitarán 8 espacios adicionales que darán cabida a unas 50 personas cada uno. Estos espacios tendrán un formato más dinámico e interactivo con los asistentes, y en ellos se impartirán talleres y charlas dirigidas a startups y emprendedores, sobre las temáticas abordadas en el apartado Contratación de Ponentes y Gestión de Contenidos. - Zona de Exhibición en Pit Lane. Esta zona se encuentra junto a la zona de boxes, y se destinará a exposiciones y demostraciones de diferentes tipos de vehículos tripulados y no tripulados. En esta zona se mostrará a los asistentes las diferentes posibilidades de negocio en el sector de la movilidad de las smart cities del Siglo XXI. (Vehículos eléctricos, drones, seeways, etc.). Esta zona tendrá que ser dotada de un sistema de megafonía para lanzar mensajes sobre las diferentes actividades que tendrán lugar durante el evento. Esto requerirá el montaje de una cabina de control y un speaker profesional. Pág. 14 de 19
- Zona Foodtruck. Área aledaña a la zona de exhibición, donde se habilitará una zona de restauración a base de foodtrucks, y mobiliario para unos 1.000 comensales. - Zona Hospitality. Se habilitará una zona para la recepción de ponentes y autoridades, que deberá estar asistida por azafatos/as y provista de catering. - Zona para medios de comunicación. Se habilitará una zona para que los profesionales de los distintos medios de comunicación puedan desarrollar su trabajo. 4. La adjudicataria se encargará de la distribución espacial de todas las localizaciones. 5. La adjudicataria también se encargará de dotar al evento con la capacidad técnica necesaria para la emisión on-line de lo que acontezca en el escenario del auditorio, mediante streaming en la web correspondiente. En relación a lo expuesto en este apartado de Habilitación de espacios, la empresa licitadora deberá adjuntar en su propuesta una distribución espacial del evento, consignando en un plano detallado cada uno de dichos espacios. Todas las zonas descritas en este apartado, deberán cumplir con toda la normativa vigente, y además contar con las autorizaciones expresas de la Dirección del Circuito de Jerez. 3.3. Difusión del evento. Gestión y actualización de web, redes sociales, e inscripciones. Este servicio contempla los siguientes aspectos: 1. Aportación de los medios audiovisuales necesarios para la retransmisión vía streaming de las ponencias principales. 2. Realización de 2 vídeos. Uno previo para difusión del evento (disponible para formato web y Smartphone), y otro video resumen de lo acontecido en el Día de la Persona emprendedora. 3. Gestión y actualización del sitio web Día de la Persona Emprendedora (incluyendo la adaptación de la nueva imagen), así como de las inscripciones on-line y offline. 4. Difusión del evento y gestión de Redes Sociales. 5. Inscripción online y generación de código QR. 6. Gestión de accesos mediante tecnología NGC, y control de asistencia. 7. Diseño de mailing en formato HTML para difusión masiva vía email y smartphones. 8. La empresa adjudicataria se encargará de la adaptación de la nueva imagen del evento, la modificación de contenidos, y gestión de la página web: www.diadelapersonaemprendedora-andalucia.es 3.4. Contratación de ponentes y gestión de contenidos. La empresa adjudicataria será la encargada de dotar, contratar, y gestionar los contenidos de al menos 30 actividades a cargo de AL MENOS 50 PROFESIONALES de reconocido Pág. 15 de 19
prestigio, especialmente aquellos asignados a: El acto de apertura y al acto de cierre; así como el/la profesional asignado a la conducción y presentación de: 1. La bienvenida institucional y acto inaugural de la Jornada en la sala de plenario; 2. Los Premios Andalucía Emprende; 3. Acto de clausura. Las 30 actividades anteriormente referenciadas deberán contemplar al menos los siguientes formatos: (ponencias, talleres, mesas de debate, áreas de exhibición, actividades lúdicas ). Dichas actividades estarán repartidas en las diferentes temáticas expuestas a continuación: Eficiencia Energética; Innovación aplicada al medio ambiente; La movilidad en la Smart City; industria del vídeo juego y e-sports; transferencia de I+D+i Universidad Empresa; Inversión y Financiación; Internacionalización; Aeronáutica; Deportes de motor; Emprendimiento femenino en el mundo del motor; y Zonas demostrativas con últimas tendencias en diferentes sectores empresariales (Robótica; big data, ciber seguridad; impresión 3D; y otras propuestas por el licitador.). Se pretende que la conferencia inaugural se componga de 6 turnos de intervención con 2 empresas innovadoras de los referidos sectores en cada turno, que harán sus exposiciones y réplicas desde sendos atriles en el escenario. A continuación, se detallan los espacios que habrá que dotar de contenido y recursos técnicos y humanos: - Zona AUDITORIO / CONCIERTO - Zona BOOTCAMP - Zona CORNER - Zona de EXHIBICIÓN EN PIT LANE Así mismo, habrá que implementar y dotar de recursos técnicos y humanos los siguientes espacios también expuestos en el apartado anterior: - Zona de ACREDITACIONES - Zona de PHOTOCALL Y ATENCIÓN A MEDIOS - Zona HOSPITALITY - Zona FOODTRUCK - Zona para MEDIOS DE COMUNICACIÓN Pág. 16 de 19
Para cada actividad se deberá presentar una propuesta de profesionales (o grupo de profesionales en caso de mesas redondas) a elegir por este órgano de contratación. Deberá adjuntarse siempre currículum de los mismos. La empresa adjudicataria también estará encargada de toda la logística y gastos asociados a las intervenciones de todos los profesionales (entre ellos, el transporte, honorarios, dietas, un brunch para el día del evento y botellas de agua en todas las salas), así como de la coordinación y atención a los mismos. Todos estos conceptos deberán estar incluidos en el presupuesto presentado por la empresa licitadora. A continuación, se adjunta borrador de la escaleta horaria de actividades (propuesto en horario de 9:00 a 17:00 h.), el cual el licitador deberá dotar de profesionales y contenido. Este programa deberá ser depurado entre la empresa adjudicataria y Andalucía Emprende. PROGRAMA DE ACTIVIDADES 1h ZONA ACREDITACIÓN 1h ZONA AUDITORIO: CONFERENCIA 1 ZONA DE EXHIBICIÓN (PIT LANE) ZONA BOOTCAMP 1 ZONA BOOTCAMP 2 ZONA BOOTCAMP 3 ZONA DE BOXES 30' 30' 1h ZONA AUDITORIO: CONFERENCIA 2 ZONA BOOTCAMP 1 ZONA BOOTCAMP 2 ZONA BOOTCAMP 3 30' 30' 1h ZONA AUDITORIO: PREMIOS ANDALUCÍA EMPRENDE 2h ZONA AUDITORIO: CONCIERTO Además de dotar de profesionales y contenido a todas las actividades expuestas, la empresa adjudicataria deberá implementar el acto de entrega de los PREMIOS ANDALUCIA EMPRENDE. Para los cuales, el adjudicatario deberá diseñar e instalar una escenografía al efecto, así como implementar y coordinar junto con el equipo técnico de Andalucía Emprende la logística y sistemática de dichos premios. La adjudicataria deberá aportar presentador, propuesta de secuencia del acto, controlar los tiempos de intervención de los premiados para no provocar ningún desajuste en la escaleta general, propuesta de formato para la presentación de los finalistas y del posterior sistema de votación, así como la preparación y coordinación previa para con los 16 premiados, de cara a ajustarse al formato establecido. En resumen, el licitador deberá contratar, implementar, gestionar, y dinamizar la dotación de contenidos en los diferentes espacios del Día de la Persona Emprendedora. Todo ello buscando activamente posibles colaboradores y/o empresas relacionadas con las diferentes Pág. 17 de 19
temáticas, para que expongan sus servicios y productos (incluyendo vehículos y prototipos para el área de exhibición). Los detalles de todos los espacios que compondrán el día de la persona emprendedora, serán concretados y pormenorizados en futuras reuniones de trabajo entre Andalucía Emprende y la empresa adjudicataria. 3.5. Diseño, adaptación y producción de elementos. La empresa adjudicataria será la encargada del diseño de la imagen del evento, su correspondiente adaptación y producción a los elementos escenográficos y decorativos de todos los espacios descritos en el apartado 3.2 del presente pliego. La imagen del evento debe adaptarse a la imagen corporativa de Andalucía Emprende. Entre otros, comprenden este apartado los siguientes servicios: - Diseño general del evento e identidad corporativa. - Adaptación y producción de las piezas necesarias: Invitaciones, cartelería, photocall, acreditaciones, lanyards, elementos de escenografía, decoración, señalética interior y exterior, señalización, placas de reconocimiento a los ganadores de los Premios Andalucía Emprende, etc. - Todo ello adaptado a las piezas y a los espacios señalados en el apartado 3.2. Los bocetos y diseños aportados por el licitador adjudicatario en su propuesta inicial, podrán ser modificados y/o mejorados a instancias del equipo técnico de Andalucía Emprende. También este servicio implica la puesta a disposición de los medios técnicos y mobiliarios necesarios para el desarrollo del evento y adaptación a cada una de sus áreas temáticas descritas anteriormente. 3.6. Otras prescripciones técnicas 1. Todos los elementos incluidos en la oferta deberán respetar las normas establecidas en el Manual de Identidad Corporativa de la Junta de Andalucía, así como las disposiciones de aplicación sobre actividades de información y publicidad de la Comisión Europea. 2. Los distintos materiales producidos, así como los derechos de explotación y reproducción, distribución y utilización en todo o parte para uso interno y externo en cualquier formato, quedarán en propiedad exclusiva de Andalucía Emprende, Fundación Pública Andaluza y de la Consejería de Economía y Conocimiento, que podrá hacer uso legal de los mismos en la forma que estime conveniente, en orden a su difusión, exhibición o cualquier otra forma de divulgación. La empresa adjudicataria será la única responsable de cualquier posible acción o recurso que puedan ejercer terceros sobre los derechos de imagen, sonido, lemas o cualquier otro elemento de la producción que haya sido utilizado para la creatividad de la campaña. Pág. 18 de 19
3. El Área de Cultura y Competencias Emprendedoras de Andalucía Emprende, Fundación Pública Andaluza se reserva el derecho de realizar las sugerencias y/o modificaciones que estime oportuna sobre cualquiera de los elementos producidos y metodologías aplicadaspara el mejor logro de los objetivos perseguidos. 4. El presente Pliego se considera de mínimos pudiendo la empresa licitadora mejorar lo solicitado en cualquiera de los puntos descritos en el epígrafe servicios a contratar. Pág. 19 de 19