BORRADOR Guía para la Elaboración de Memorias de Sostenibilidad

BORRADOR Guía para la Elaboración de Memorias de Sostenibilidad Versión G3 para la opinión pública 2 de enero de 2006-31 de marzo de 2006 2 de enero de 2006 1

Responsabilidad Legal Este documento, diseñado para promover la realización de memorias de sostenibilidad, ha sido desarrollado a través de un singular proceso consultivo en el que han participado distintos grupos de interés, representantes de organizaciones informantes y usuarios de estas memorias en todo el mundo. Si bien el Directorio y el Secretariado de GRI animan a entidades y organizaciones a que utilicen la Guía de GRI, la preparación y publicación de memorias ya sea parcial o totalmente basadas en la Guía de GRI será completa responsabilidad de quienes las elaboren. Ni el Directorio de GRI ni Global Repoting Initiative asumirán ninguna responsabilidad por los daños que pudieran ocasionarse como resultado directo o indirecto del uso de la Guía de GRI en la preparación de memorias o del uso de los informes basados en las pautas de GRI. Utilización de las pautas del borrador G3 como base de la elaboración de memorias Las organizaciones que deseen utilizar las pautas del borrador G3 ( este documento ) como base para la elaboración de memorias a partir de la próxima publicación del borrador 2 de enero de 2006, podrán hacerlo bajo su propia responsabilidad. El borrador de esta guía está sujeto a cambios, que podrán efectuarse como resultado de las opiniones recibidas durante el periodo de circulación pública (2 de enero-31 de marzo de 2006) y durante el proceso de aprobación del Gobierno de GRI (mayo-agosto de 2006). Las organizaciones deberán exponer con claridad en sus memorias que éstas se han basado en el borrador G3 de la Guía de GRI. La publicación de la versión final de la Guía G3 de GRI está prevista para octubre de 2006. Nota sobre el copyright y la marca Este documento está protegido a efectos de copyright por Global Reporting Initiative (GRI). La reproducción y distribución de este documento para su circulación pública y/o uso en la elaboración de una memoria está permitida sin autorización previa de GRI. No obstante, este documento no puede ser reproducido, almacenado o transferido, total o parcialmente, en ningún tipo de formato, para ningún otro propósito sin previa autorización por escrito de GRI. Global Reporting Initiative, el logotipo de Global Reporting Initiative, Sustainability Reporting Guidelines y GRI son marcas registradas de Global Reporting Initiative. Puede obtener más información sobre GRI y la Guía para la Elaboración de Memorias de Sostenibilidad en: www.grig3.org www.globalreporting.org info@globalreporting.org Global Reporting Initiative PO Box 10039 1001 EA Amsterdam Países Bajos Tel: +31 (0) 20 531 00 00 Fax: +31 (0) 20 531 00 31 2006 Global Reporting Initiative La traducción ha sido dirigida por José Luis Blasco, Director de KPMG Global Sustainability Services con la participación de Marlies Sikken (KPMG) y de Santiago Madriñan (Cecodes Colombia). Global Reporting Initiative agradece a KPMG España su colaboración en esta traducción y anima a los lectores de la presente guía a enviar sus comentarios y sugerencias con el fin de facilitar la comprensión de la guía en español. 2 de enero de 2006 2

Índice Visión general de la Elaboración de Memorias de Sostenibilidad...4 Desarrollo sostenible y el imperativo de transparencia...4 Propósito de la memoria de sostenibilidad...5 Orientación sobre el marco de la elaboración de memorias del GRI...6 Orientación sobre la Guía de GRI...7 Parte 1: Contenido de la memoria, límites y calidad...9 Definición del contenido de la memoria...9 Directrices para la definición del contenido de la memoria...10 Principios para la definición del contenido de la memoria...11 Fijación de límites de la memoria...17 Calidad de la información declarada...20 Principios para garantizar la calidad de la memoria...20 Parte 2: Secciones estándar... 26 Información general...26 1: Estrategia y análisis...26 2: Perfil de la organización...28 3. Parámetros de la memoria...29 4: Gobierno y compromisos de participación de los stakeholders...31 5: Información sobre el enfoque directivo e indicadores de desempeño...34 Indicadores de desempeño económico...35 Indicadores de desempeño ambiental...38 Indicadores de desempeño social...42 Parte 3: Guía para el uso y la confección de informes...52 Glosario...55 2 de enero de 2006 3

Visión general de la elaboración de memorias de sostenibilidad 1 Desarrollo sostenible y el imperativo de transparencia El objetivo del desarrollo sostenible es satisfacer las necesidades del presente sin poner en peligro la capacidad de las generaciones futuras para satisfacer sus propias necesidades. Como principales agentes de la sociedad, las organizaciones de todo tipo tienen una función importante que desempeñar de cara a la consecución de este objetivo. En esta época de crecimiento sin precedentes, la consecución de este objetivo puede parecer más una aspiración que una realidad. Mientras la economía política se globaliza cada vez más, aparecen oportunidades nuevas que tratan de acelerar la generación de riqueza a través del acceso a la tecnología y a la puesta en común de conocimientos. Pero junto a estas oportunidades aparecen riesgos relativos a la sostenibilidad del entorno natural como principal fuente de desarrollo económico, y las tensiones derivadas de un crecimiento desconocido hasta el momento de la población mundial, con oportunidades claras de participación en la economía global. Sin bien los avances en conocimiento y tecnologías contribuyen al crecimiento, también pueden contribuir a solucionar los riesgos colaterales y las amenazas que dicho crecimiento acarrea. Las innovaciones en tecnología, gestión y política pública brindan cada vez en mayor medida nuevas oportunidades a las organizaciones en relación con el modo en que sus operaciones, productos, servicios y demás actividades influyen en el planeta, en la población y en las economías. De una parte, la urgencia y magnitud que estos riesgos y amenazas presentan sobre nuestra sostenibilidad colectiva, y el incremento de la gama de posibilidades y oportunidades por otro, inevitablemente harán de la transparencia de las organizaciones en cuanto a la información sobre su impacto en la sostenibilidad global, la norma habitual que cabrá esperar en toda interacción con partes interesadas, con decisiones de inversión y con la relación con los mercados. Para apoyar estas expectativas se necesita un marco de trabajo común a nivel mundial, con un lenguaje uniforme y unos parámetros comunes que sirvan para comunicar de una forma clara y transparente las cuestiones relacionadas con la sostenibilidad. La misión de Global Reporting Initiative es satisfacer esta necesidad proporcionando un marco fiable y creíble para la elaboración de memorias de sostenibilidad. La transparencia de la sostenibilidad de las actividades de las organizaciones constituye un interés prioritario para una amplia gama de partes interesadas en las organizaciones informantes, entre las que se incluyen organizaciones empresariales, laborales, ONGs, inversores y firmas contables, entre otros. GRI ha confiado en la colaboración voluntaria de una amplia red de expertos 1 NT: El término Sustainability Reporting ha sido traducido como Memorias de Sostenibilidad. 2 de enero de 2006 4

procedentes de los grupos de interés anteriormente citados a través de consultas para la búsqueda de consenso, lo que ha derivado en la creación y mejora continua del marco de elaboración de memorias de sostenibilidad que se vienen generando desde la fundación del GRI en 1997. Este enfoque participativo en el que concurren múltiples partes interesadas ha pasado a engrosar el marco de elaboración de las memorias de sostenibilidad: Una amplia credibilidad de cara a las distintas partes interesadas Conocimientos avanzados sobre las necesidades de información, obtenidos a través del feedback recibido con el paso del tiempo y a través de la aplicación práctica de nuestro marco de trabajo. El presente documento es un borrador de la tercera generación de la Guía para la Elaboración de Memorias de Sostenibilidad (denominado G3). Es el resultado de la participación activa de múltiples partes interesadas que se ha desarrollado entre 2004 y 2005. Se ha previsto su exposición pública durante 90 días con el propósito de que sea objeto de comentarios por parte de la opinión pública. Posteriormente se modificarán en función de los comentarios recibidos y más tarde se llevará a cabo un proceso de aprobación por parte del sistema de gobierno de GRI. La publicación de la Guía está prevista en su formato definitivo para octubre de 2006. Propósito de la memoria de sostenibilidad La elaboración de una memoria de sostenibilidad comprende la medición, divulgación y rendición de cuentas 2 en materia del desempeño de las organizaciones con respecto al objetivo del desarrollo sostenible. La elaboración de memorias de sostenibilidad es un término muy amplio que se considera sinónimo de otros términos también utilizados para describir la asunción de responsabilidades en relación con el impacto económico, medioambiental y social (por ejemplo, triple cuenta de resultados, informes de responsabilidad corporativa, etc.). Una memoria de sostenibilidad deberá proporcionar una declaración equilibrada y razonable del desempeño en materia de sostenibilidad por parte de la organización informante, e incluirá tanto contribuciones positivas como negativas. Las memorias de sostenibilidad que se basan en el marco de creación de memorias de GRI comunican los resultados que se han producido dentro del periodo de presentación de dicha información, en el marco de los compromisos, de la estrategia y del enfoque directivo adoptado por la organización. Las memorias se pueden utilizar, entre otros, para los siguientes propósitos: Estudio comparativo y valoración del desempeño en materia de sostenibilidad con respecto a las leyes, normas, códigos, pautas de desempeño e iniciativas voluntarias. 2 NT: El término accountability se ha traducido como rendición de cuentas. 2 de enero de 2006 5

Demostración de cómo una organización influye y es influida por las expectativas creadas en materia de desarrollo sostenible. Comparación del desempeño dentro de una organización y entre organizaciones distintas a lo largo del tiempo. Orientación sobre el marco de la elaboración de memorias del GRI Se espera que el Marco de Elaboración de la Memoria GRI sirva como un marco generalmente aceptado para informar acerca del desempeño económico, ambiental y social. Se ha creado para que las organizaciones, independientemente del tamaño, sector o emplazamiento, lo utilicen y tengan en cuenta las consideraciones prácticas a las que se enfrenta una amplia gama de organizaciones, desde las pequeñas empresas hasta aquéllas que operan de forma extensiva y en varias áreas geográficas al mismo tiempo. El Marco del GRI describe el contenido general y sectorial que una amplia variedad de partes interesadas ha identificado en todo el mundo como generalmente aplicable para la descripción del desempeño de sostenibilidad de una organización. La Guía consta de un conjunto de principios que tienen como finalidad definir el contenido de la memoria y garantizar la calidad de la información divulgada, así como las informaciones habituales que incluyen los indicadores de desempeño y otros apartados. La Guía también incluye consejo sobre temas técnicos relacionados con la creación de informes. Existen Protocolos Técnicos para cada uno de los indicadores de contenidos en la Guía. Estos Protocolos Técnicos proporcionan definiciones, asesoramiento para la recogida de información y otras sugerencias para ayudar a la redacción de los borradores y garantizar la consistencia de la interpretación de los indicadores de desempeño. Los usuarios de la Guía deberán, del mismo modo, utilizar los Protocolos Técnicos. (Véase www.globalreporting.org/protocols). Los Suplementos Sectoriales funcionan como complemento para la Guía aportando interpretaciones y asesoramiento acerca del modo en el que aplicar la Guía en el entorno de un sector en concreto e incluir los indicadores de desempeño de dicho sector específico. Los suplementos aplicables deberán ser usados en conjunto con la Guía y no en su lugar. Proceso de desarrollo Todos los documentos dentro del marco de la elaboración de memorias de GRI se desarrollan utilizando un proceso de búsqueda de consenso a través del diálogo entre los grupos de interés del negocio, inversores, organizaciones laborales, sociedad civil, organizaciones contables y académicas, entre otros. Todos los documentos enmarcados en la elaboración de memorias están sujetos a evaluación y mejora continua. 2 de enero de 2006 6

Orientación sobre la Guía de GRI La guía para la elaboración de memorias de sostenibilidad se compone de principios, información normativa y directrices específicas sobre asuntos técnicos que aparecen a lo largo del proceso de preparación de dichas memorias. La Guía describe el modo y los casos en los que deberá aplicarse cada uno de estos elementos en decisiones como la identificación de los grupos de interés, selección de asuntos e indicadores sobre los que informar, establecimiento de los límites informativos, verificación de la calidad de la información, e indicadores, frecuencia y medio de información y verificación. Los principios, indicadores de desempeño y otras informaciones normativas poseen el mismo peso e importancia. El éxito en el proceso de información se produce cuando las recomendaciones sobre los aspectos técnicos se utilizan de forma combinada Supervisión ejecutiva de las directrices contenidas en la Guía Parte 1 Contenido de la memoria, límites y calidad La parte 1 presenta los principios de la elaboración de memorias de sostenibilidad relativos a la inclusión, relevancia y materialidad, contexto de sostenibilidad y la exhaustividad, junto con un programa resumen de prueba para cada principio. La aplicación de estos principios (que incluye la utilización de información normalizada) determina los asuntos y los indicadores sobre los que se debe informar. De la misma forma se define el rango de entidades que deben estar representadas en el informe (también conocido como alcance del informe ). Esta sección concluye con la presentación de los principios de verificación, equilibrio, comparación, precisión, periodicidad y claridad, así como con las evaluaciones que pueden utilizarse para ayudar a que la información divulgada tenga la calidad deseada. Parte 2 Informaciones normativas La parte 2 presenta la información estándar a incluir en los informes de sostenibilidad. La Guía presenta la información pertinente y material para la mayoría de las organizaciones y de interés para la mayoría de los stakeholders en tres tipos de informaciones estandarizadas: Información que permite comprender el contexto general del informe y del comportamiento de la organización, como son su estrategia, perfil, gobierno y sistemas de gestión. Información sobre el estilo de gestión a través del cual una organización tiene en cuenta aspectos concretos y describe el contexto que permite comprender el comportamiento. Indicadores que permiten disponer de información comparable respecto al desempeño económico, ambiental y social de la organización. 2 de enero de 2006 7

Parte 3 Uso de la Guía y recopilación de información La parte 3 proporciona las directrices sobre el modo de aplicación de la Guía, frecuencia y manera de informar, verificación y otros temas. El apartado concluye con un comentario sobre la importancia de la elaboración de memorias para mejorar de forma continua el desempeño de la sostenibilidad. Componentes del marco de información complementaria Los Suplementos sectoriales proporcionan interpretaciones, orientación e indicadores que sirven de complemento para la Guía www.globalreporting.org/supplements Los Protocolos Técnicos deberán usarse a la hora de responder a los indicadores www.globalreporting.org/protocols 2 de enero de 2006 8

Parte I: Contenido de la memoria, límites y calidad Esta sección describe los principios en la elaboración de memorias y orientación para: - Definir el contenido de la memoria. - Establecer el ámbito de la información. - Garantizar la calidad de la información divulgada. Definición del contenido de la memoria Con el fin de garantizar una presentación equilibrada y razonable del desempeño de la organización, se debe determinar la cobertura del contenido de la memoria. La identificación de los stakeholders 3 y la consideración de sus necesidades son aspectos de suma importancia dentro del proceso de definición del contenido de una memoria, debido a que los stakeholders, de quienes se espera que utilicen la memoria, se convertirán en el punto de referencia para muchas decisiones relativas a la preparación de la memoria. Los stakeholders se definen en términos generales como aquellos grupos o individuos: a) que pueden resultar en gran medida afectados por las actividades de la organización, productos o servicios; o b) cuyas acciones pueden afectar a la capacidad de la organización para implantar con éxito sus estrategias y alcanzar sus objetivos. Participación de los grupos de interés La participación de los grupos de interés constituye un aspecto importante dentro de la elaboración de memorias de sostenibilidad. Las directrices relacionadas con esta participación aparecen contenidas dentro del principio de inclusividad. Los artículos sobre información normativa comprendidos entre el 4.15 y el 4.18 de la parte 2 definen la información a incluir sobre la participación de los grupos de interés, y los comprendidos entre el 3.10 y el 3.11, la información a incluir sobre la participación específicamente relacionada con la memoria. Principios de la elaboración de memorias Los principios de la elaboración de memorias describen los resultados que una memoria deberá lograr y las decisiones clave a tomar en el proceso de creación de la misma, así como los asuntos e indicadores que se deben adjuntar y el modo de llevarlos a cabo. En la parte 1, cada principio se presenta con un breve programa de pruebas para ayudar a la organización informadora a valorar si los principios se han aplicado con éxito. Los principios, a su vez se reúnen en dos subgrupos: principios para determinar los asuntos e indicadores sobre los que la organización deberá informar y los principios para garantizar la calidad y presentación de la información divulgada. 3 NT: Se ha optado por mantener la palabra Stakeholder en algunos casos, así como traducirla en otros como grupos de interés. 2 de enero de 2006 9

Directrices para la definición del contenido de la memoria El siguiente método deberá dirigir la utilización de la información del GRI para la elaboración de memorias de sostenibilidad. Proceso global para la definición del contenido de la memoria: o Identificar los asuntos e indicadores relacionados que sean pertinentes para la organización y que, de este modo, podrían resultar apropiados para la memoria mediante la utilización de inclusividad, relevancia y materialidad, contexto de sostenibilidad y las directrices para establecer los límites. o Aplicar los principios siguientes utilizando métodos o procesos específicos para valorar qué asuntos e indicadores son materiales y, a partir de esto, deberán ser añadidos a la memoria 4. Se entiende que los indicadores más importantes son materiales a menos que se demuestre lo contrario en base a la elaboración de memorias de GRI. Los indicadores adicionales de GRI también serán materiales en algunos casos. Los indicadores de las versiones finales de los Suplementos sectoriales consideran indicadores clave y se deberán aplicar utilizando el mismo método que con los indicadores clave de la Guía. Además de la información normativa de la GRI, los indicadores específicos de la organización y otras informaciones podrían resultar útiles para explicar el desempeño de sostenibilidad de la organización. Esta información deberá estar sujeta a los mismos principios y rigor técnico que la información normativa de la GRI. o Confirmar que el alcance de la información incluida en la memoria es apropiado, aplicando el principio de exhaustividad. Métodos o procesos específicos utilizados para cuantificar la materialidad 5 : o Varían dependiendo de la organización, que puede definirlos. o Deben tener siempre en cuenta la orientación y evaluaciones incluidas en los principios para la elaboración de memorias de la GRI. o Deberán revelarse en su totalidad. Utilización de los principios: o Deberá decidirse si se incluyen, omiten, enfatizan ciertos asuntos e indicadores específicos, y si se adjunta información complementaria a las informaciones normativas. 4 Los artículos de divulgación de GRI hacen referencia a todas las organizaciones informadoras. 5 La materialidad se utiliza con frecuencia en las guías de la GRI y deberá interpretarse como se define en los principios de elaboración de memorias para la creación de informes sobre la sostenibilidad dentro del marco de la GRI. 2 de enero de 2006 10

Principios para la definición del contenido de la memoria Cada uno de los principios posee una definición, una explicación y una serie de pruebas dirigidas a la organización informadora para que las lleve a la práctica a la hora de valorar la utilización de los principios. Las pruebas están concebidas para actuar como herramientas de autodiagnóstico, no como asuntos concretos sobre los que informar. Pueden, sin embargo, servir de referencia para las decisiones explicativas sobre la aplicación de los principios. Inclusividad La organización informante deberá identificar sus partes interesadas y explicar el modo en que ha dado respuesta a sus asuntos en la memoria. Explicación: Los resultados de la participación de los grupos de interés informarán acerca de un conjunto de decisiones en lo referente a una memoria, incluyendo, pero no únicamente, los asuntos que se deben adjuntar en ella, la selección y priorización de los indicadores de desempeño y otras informaciones, la definición del límite de memoria, el formato y los métodos utilizados para reforzar la credibilidad de la información divulgada. Las organizaciones inician diferentes tipos de participación de los grupos de interés con el propósito de informar sobre los procesos continuos de negocio u organizativos, del mismo modo que la involucración que se realiza exclusivamente para la preparación de la memoria de la organización. Los grupos de interés hacen referencia a los internos (empleados) y externos (comunidades) de la organización. Una organización podrá utilizar un método normalizado para participación de los grupos de interés o diseñar su propio método. El proceso de participación deberá ser lo suficientemente sistemático como para asegurar que la opinión de la parte interesada se comprende de una manera adecuada. Para que se pueda verificar una memoria, el proceso de participación de los grupos de interés deberá ir acompañado de los documentos pertinentes. La organización informadora deberá explicar clara y abiertamente su método para definir con qué partes interesadas han establecido dicha participación, el modo y la fecha en la que se produjo dicha participación, y en qué medida este acuerdo ha influenciado el contenido de la memoria y las actividades de sostenibilidad de la organización. Una organización deseará mantener relaciones o ejercitar la transparencia con una amplia gama de stakeholders. No obstante, probablemente no todos ellos serán usuarios de la memoria de sostenibilidad de la organización. En particular, cuando los grupos de interés de una organización tienen intereses muy amplios o muy distintos, lo más probable es que no resulte posible satisfacer todas las necesidades de información de todos los grupos sirviéndose tan sólo de las memorias de sostenibilidad. Por ello, las suposiciones que haga una organización sobre qué stakeholders pueden ser usuarios de la memoria es una información importante a la hora de comprender el contexto de la misma y las decisiones que subyacen bajo sus preparativos. 2 de enero de 2006 11

En el apartado 3.7 de la declaración, la organización puede declarar qué stakeholders prevé que utilicen la memoria. Si no se identifica e involucra a los stakeholders, es menos probable que las memorias se adecuen a sus necesidades, lo que a su vez provocará que sean menos creíbles para todas las partes implicadas. Por contra, una participación sistemática de los distintos grupos de interés aumentará su receptividad y la utilidad de la memoria. Si este procedimiento se ejecuta adecuadamente, probablemente genere un proceso de aprendizaje continuo dentro y fuera de la organización y refuerce la confianza entre la organización informante y sus stakeholders. A cambio, la confianza fortalecerá la credibilidad de la memoria. Pruebas: La organización podrá describir a aquellos stakeholders ante quienes se considera responsable e identificar qué stakeholders espera que utilicen la memoria. El contenido de la memoria aprovechará los resultados de los procesos de participación de los stakeholders utilizados por la organización para gestionar sus actividades. El contenido de la memoria aprovechará los resultados de todos los procesos de participación de stakeholders que se han llevado a cabo específicamente para la memoria. Los procesos de participación de stakeholders que informan decisiones acerca de la memoria serán consistentes con el enfoque y límite del informe. Relevancia y Materialidad 6 En una memoria, la información debe cubrir aquellas cuestiones e indicadores que podrían ejercer una influencia sustancial sobre las decisiones de los stakeholders que utilicen esa memoria. Explicación: Relevancia y materialidad son conceptos que contribuyen a definir el contenido de un informe. Una organización puede informar sobre muy distintas cuestiones. Las cuestiones e indicadores relevantes son aquéllos que se puede considerar razonablemente que serán importantes a la hora de influenciar las decisiones de la organización y de los stakeholders que utilicen el informe en cuestión, por lo que potencialmente merecen ser incluidos en el mismo. La materialidad es el umbral a partir del cual una cuestión o indicador pasa a ser suficientemente importante como para ser incluido en el informe. También se 6 El uso de la materialidad en el texto de las Directrices debe entenderse como referido a la definición y explicación y acompaña a las pruebas empleadas para explicar este principio de elaboración de memorias de sostenibilidad. En determinadas circunstancias, puede diferir del uso que se hace del término en otros contextos. 2 de enero de 2006 12

utiliza para evaluar la prioridad relativa de las distintas cuestiones e indicadores. La relevancia y materialidad de la información sobre sostenibilidad se determina analizando la combinación de prioridades de gestión u organizativas, los impactos sobre la sostenibilidad de la organización y los intereses de los stakeholders en las actividades presentes y futuras de la organización. Factores tales como la misión de conjunto de la organización o su estrategia competitiva, las cuestiones de interés que hayan formulado los stakeholders o el ámbito de influencia de la organización en su cadena de valor, son todos ellos factores que afectan a la evaluación de qué elementos son los más importantes para la memoria. Las memorias de sostenibilidad y toda la información que contienen deben servir de base a las evaluaciones del desempeño y la toma de decisiones de los stakeholders en lo relativo a la organización de que se trate. Esto puede incluir la divulgación de información para uso de stakeholders externos en un formato distinto al que se emplee para divulgar información internamente a efectos de gestión ordinaria. No obstante, dicha información estará incluida en una memoria que puede informar la toma de decisiones o puede servir de base para intercambios entre la organización y los stakeholders, lo que puede resultar en acciones que podrían ejercer una influencia significativa o abordar cuestiones de la máxima importancia para los stakeholders. La memoria debe dedicar la mayor parte de su espacio a informar y explicar su desempeño en lo referente a aquellas cuestiones de mayor importancia para sus usuarios, y a aquellas otras sobre las que la organización tenga mayores impactos en materia de sostenibilidad. También se deben incluir otros temas importantes, pero dedicándoles una menor prominencia. La organización debe explicar qué procesos ha utilizado para establecer la prioridad relativa de las cuestiones que aborda su memoria. En el contexto de las memorias de sostenibilidad, la materialidad no es un mero umbral a partir del cual todas las informaciones tienen la misma importancia, sino que refleja también la prioridad relativa y el nivel de interés que suscita una cuestión. Pruebas: Factores externos A la hora de definir qué cuestiones son las importantes, la organización informante debe tener en cuenta algunos factores externos, como: Intereses y cuestiones de importancia relativas a la sostenibilidad suscitadas por los stakeholders. Principales problemas del sector, tal como informan las empresas similares y los competidores. Normativas locales, regionales, nacionales e internacionales, incluyendo aquellos reglamentos, leyes y acuerdos voluntarios que tengan importancia estratégica para la organización. 2 de enero de 2006 13

Riesgos y oportunidades que afecten a la sostenibilidad y que se puedan estimar razonablemente (por ejemplo, el calentamiento global, el HIV-SIDA, la pobreza), identificados a través de sólidas investigaciones llevadas a cabo por personal con capacitación reconocida o por organismos expertos con credenciales reconocidas en ese campo. Factores internos Para definir las cuestiones más importantes, la organización informante deberá tener en cuenta factores internos como: Principales valores organizativos, políticas, estrategias, sistemas de gestión operativa, objetivos y metas. Principales riesgos para la organización. Factores críticos para el éxito de la organización. Principales competencias de la organización y en qué forma contribuyen al desarrollo sostenible. Establecimiento de prioridades La memoria establece prioridades entre las cuestiones e indicadores de mayor importancia. (Cuadro lateral) Transparencia La transparencia es un valor y un objetivo que subyace bajo todos los aspectos de la elaboración de memorias de sostenibilidad. La transparencia se define como la divulgación completa y equilibrada de información sobre aquellas cuestiones e indicadores que necesitan los stakeholders para tomar decisiones, así como sobre los procesos, procedimientos y presunciones empleadas para preparar dichas declaraciones. Contexto de sostenibilidad La organización informante debe presentar su desempeño dentro del contexto más amplio de la sostenibilidad, donde dicho contexto posea un valor interpretativo significativo. Explicación: La información sobre desempeño debe situarse dentro de su contexto. La cuestión que subyace bajo una memoria de sostenibilidad es cómo contribuye la organización a la mejora o al deterioro de las condiciones económicas, ambientales y sociales, a nivel local, regional o global. El mero informe sobre las tendencias del desempeño individual (o sobre la eficiencia de la organización) no responderá a esta pregunta básica. Las organizaciones informantes deben, por tanto, buscar formas para expresar su desempeño individual en relación con la sostenibilidad ambiental y social, a escala más amplia. Esto incluye el análisis del desempeño de la organización dentro del 2 de enero de 2006 14

contexto de los límites y demandas aplicados a los recursos ambientales o sociales a nivel local, regional o global. Así, por ejemplo, esto puede suponer que, además de informar sobre las tendencias en ecoeficiencia, una organización puede presentar su carga absoluta de contaminación dentro del contexto de la capacidad del ecosistema regional para absorber contaminantes. Este concepto se articula de forma más clara en el área ambiental, en términos de límites globales al uso de los recursos y a los niveles de contaminación, pero también puede ser relevante en lo referente a los objetivos sociales y económicos, tales como objetivos de desarrollo sostenible y socioeconómicos, a escala nacional o internacional. La propia estrategia de la organización en materia comercial y de sostenibilidad constituye un importante contexto para analizar el desempeño. Debe estar clara la relación entre contexto de sostenibilidad y estrategia organizativa, así como el contexto dentro del cual se informa sobre el desempeño. Pruebas: La organización presentará su concepto de desarrollo sostenible, utilizando para ello la mejor información disponible y las medidas de desarrollo sostenible para las cuestiones que cubre la memoria. La organización presentará su desempeño dentro de un contexto más amplio en cuanto a condiciones y objetivos de desarrollo sostenible, tal como queda reflejado en publicaciones de reconocido prestigio de nivel local, regional o global. La organización presentará su desempeño de manera que intente comunicar la magnitud de su impacto y su contribución, dentro de los correspondientes contextos geográficos. La memoria describirá la relación existente entre las grandes cuestiones de la sostenibilidad y la estrategia, los riesgos y oportunidades a largo plazo, incluyendo temas referentes a la cadena de suministros. Exhaustividad La cobertura de las cuestiones e indicadores relevantes y de importancia material, junto a la definición de los límites del informe, deben ser suficientes para que los stakeholders puedan evaluar el desempeño económico, ambiental y social de la organización informante durante el periodo que cubre el informe. Explicación: Una organización debe hacer público su desempeño con suficiente detalle como para permitir a los stakeholders realizar valoraciones. La exhaustividad abarca principalmente su alcance, límites y horizonte temporal. Dimensiones del alcance: Por alcance se entiende el rango de cuestiones sobre sostenibilidad que cubre un informe; este rango debe cubrir las expectativas del principio de relevancia y 2 de enero de 2006 15

de materialidad. La suma de las cuestiones e indicadores declarados debe ser suficiente para que los stakeholders que previsiblemente van a utilizar este informe, puedan valorar el desempeño de la organización. Para determinar si dicha información es suficiente para los stakeholders, se deberán utilizar como base los procesos de participación de los stakeholders y los principales problemas sociales de amplia base que pueden no haber salido a la luz a lo largo del proceso de participación del stakeholder. Dimensión de los límites: Por límite se entiende el desempeño del conjunto de entidades (como filiales, empresas conjuntas, etc.) que se recoge en la memoria. Para establecer los límites de una memoria, la organización debe considerar el conjunto de entidades sobre las que posee control (al se suele aludir como límite organizativo y que suele guardar relación con las definiciones empleadas en los informes financieros). El límite puede variar en función del problema específico o del tipo de información sobre el que se informa. Cuadro lateral: Fijación de los límites Para más información sobre la fijación de los límites, léase la siguiente sección, Fijación de los límites de la memoria, así como el Protocolo Técnico de Límites. www.globalreporting.org/boundary Dimensión temporal: La información seleccionada debe ser completa en cuanto al periodo de tiempo que abarca la declaración de la organización informante. Siempre que sea factible, se presentarán todas las actividades, eventos e impactos correspondientes al periodo sobre el que se informe. Esto incluye informar sobre aquellas actividades que producen un impacto mínimo a corto plazo pero que tienen un efecto acumulativo significativo y razonablemente previsible, que puede convertirse en inevitable o irreversible a largo plazo (por ejemplo, contaminantes bio-acumulativos o persistentes). Para calcular los impactos futuros (tanto positivos como negativos), la organización informante debe realizar unas estimaciones bien razonadas que reflejen su mejor entendimiento sobre el tamaño, naturaleza y alcance más probable de dichos impactos. Aunque estas estimaciones están, por naturaleza, sujetas a incertidumbres, pueden proporcionar información útil para la toma de decisiones, siempre que se expongan claramente cuáles han sido las bases para las estimaciones y queden nítidamente establecidas las limitaciones de dichas estimaciones. La declaración de la naturaleza y probabilidad de estos impactos, incluso si sólo pueden materializarse en un futuro, debe ser consistente con el objetivo de proporcionar una declaración equilibrada y razonable del desempeño económico, ambiental y social de la organización. 2 de enero de 2006 16

Pruebas: La memoria cubrirá cuestiones e indicadores ordenados por prioridades en función de su materialidad, contexto de sostenibilidad y participación de los stakeholders, y habrá sido desarrollada teniendo en cuenta la cadena de valor completa. La memoria incluirá todas las entidades controladas o influenciadas significativamente por la organización, a no ser que se declare otra cosa. La información contenida en la memoria incluirá todas las acciones o eventos significativos que hayan tenido lugar en el periodo sobre el que se informa, así como estimaciones razonables de los futuros impactos de importancia de acontecimientos pasados, siempre que tales impactos sean razonablemente previsibles y puedan convertirse en inevitables o en irreversibles. La memoria no omitirá ninguna información relevante que pueda influenciar las decisiones de los stakeholders. (Cuadro lateral) Exhaustividad y calidad La exhaustividad puede referirse a prácticas en la recopilación de información (por ejemplo, garantizar que los datos compilados incluyen resultados de todas las sedes contempladas dentro de los límites del informe) y a si la presentación de la información es razonable y adecuada para los usuarios. Estas cuestiones guardan relación con la calidad de la memoria y se estudiarán con mayor detalle, aplicando los principios de precisión y equilibrio, en la Parte 1. Fijación de los límites de la memoria De forma paralela a la definición del contenido de una memoria, la organización debe determinar de qué entidades (ej.: filiales, empresas conjuntas) va a declarar su desempeño en el informe. Los límites de una memoria de sostenibilidad deben incluir a aquellas entidades sobre las que la organización informante ejerza el control o una influencia significativa. La significación estratégica de una determinada entidad en cuanto a la recopilación de información depende de la escala de sus impactos sobre la sostenibilidad. Normalmente, las entidades con impactos de importancia suelen generar los mayores riesgos de oportunidad para una organización y sus stakeholders, por lo que son las entidades sobre las que hay más probabilidades de que la organización sea considerada responsable. También son las que más probablemente afectarán al desempeño percibido de una organización en materia de sostenibilidad. La Figura 1 es un instrumento visual que se puede utilizar para analizar si una entidad cae dentro de los límites de la memoria, utilizando como ejemplos las entidades A-E. 2 de enero de 2006 17

*Las posiciones de las entidades podrán variar según las distintas cuestiones. Alto Entidad D Entidad C Entidad A Nivel de Significación de la entidad en relación con los impactos de sostenibilidad. Entidad E Entidad B Bajo Influencia significativa Influencia Control Grado de Control o Influencia ejercido por la organización informante sobre la entidad. Figura 1: Evaluación de Control/Influencia e Impactos Dentro de los límites de la memoria, no se informará sobre todas las entidades de la misma forma. La manera en que se incluya una entidad dentro de los límites dependerá de la naturaleza del control o influencia que ejerce la organización informante y de si la declaración se refiere al desempeño operativo, al desempeño de gestión o a la información narrativa/descriptiva. Así, por ejemplo, información operativa, como datos sobre emisiones, puede recopilarse de forma fiable de las entidades sujetas a control por parte de la organización, pero posiblemente no se pueda conseguir de una empresa conjunta (joint venture) ni de los proveedores. Las directrices sobre la fijación de límites tienen como fin reconocer que el tipo de información disponible sobre las entidades puede variar en virtud de la naturaleza de la relación que mantengan con la organización informante. (Cuadro lateral) Relación entre principios y fijación de límites Los límites de la memoria son, en esencia, una dimensión del principio de exhaustividad. No obstante, el proceso de fijación de límites guarda también una estrecha relación con la aplicación de los principios de inclusividad, materialidad y del contexto de sostenibilidad. El propio límite influye la aplicación de los principios de verificación, equilibrio, comparabilidad, precisión, periodicidad y claridad. 2 de enero de 2006 18

Guía para la fijación de los límites de la memoria: Un informe de sostenibilidad debe incluir dentro de sus límites todas aquellas entidades que generen impactos significativos sobre la sostenibilidad (actual y potencial), y/o sobre las que la organización informante ejerza el control o una influencia significativa sobre sus políticas y prácticas financieras y operativas. Estas entidades se pueden incluir, bien mediante indicadores del desempeño operativo, mediante indicadores del desempeño de gestión o mediante descripciones narrativas. En su memoria, la organización informante debe cubrir como mínimo las siguientes entidades, de las formas que se detallan: o Las entidades sobre las que la organización ejerza el control deben cubrirse mediante indicadores del desempeño operativo. o Las entidades sobre las que la organización ejerza una influencia significativa, deberán ser cubiertas por indicadores del desempeño de gestión. Los límites de las declaraciones narrativas incluirán aquellas entidades sobre las que la organización no ejerce el control ni una influencia significativa, pero que guardan relación con los principales desafíos para la organización debido a que sus impactos son importantes. La organización informante puede decidir no recopilar datos relativos a una determinada entidad o grupo de entidades comprendidas dentro de los límites establecidos, basándose en que no van a modificar significativamente el resultado final de la declaración. No obstante, será responsable de la presentación de una imagen razonable y equilibrada de su desempeño, considerando la suma de todas las entidades comprendidas dentro de sus límites. Cuadro lateral: Fijación de límites Para más información, véase el Protocolo Técnico de Límites. www.globalreporting.org/boundary 2 de enero de 2006 19

Calidad de la información declarada Esta sección contiene los principios que guían las elecciones cuando se trata de asegurar la calidad de la información declarada, incluyendo su correcta presentación. Las decisiones relacionadas con los procesos de preparación de la información de una memoria, deben ser consistentes con estos principios. Principios para garantizar la calidad de la memoria Equilibrio La memoria debe realizar una presentación equilibrada y razonable del desempeño de la organización informante. Explicación: La presentación de los contenidos en su conjunto, así como la información sobre materias concretas deben trazar una imagen no sesgada del desempeño de la organización informante, evitando las selecciones, omisiones y formatos de presentación que, con una probabilidad razonable, puedan ejercer una influencia indebida o inadecuada sobre una decisión o un juicio por parte del lector de la memoria. La memoria debe incluir los resultados, tanto favorables como desfavorables, y cubrir aquellas cuestiones de importancia que puedan influir sobre las decisiones de los stakeholders en proporción a su materialidad. Las memorias deben distinguir claramente entre la presentación de los hechos y la interpretación que realice la organización sobre aquella información Pruebas: La memoria incluirá tanto los resultados y cuestiones favorables como los desfavorables. La información de la memoria se presentará en un formato que permita al usuario ver las tendencias positivas y negativas del desempeño. El énfasis sobre los diferentes contenidos de la memoria será proporcional a la materialidad relativa de las cuestiones o informaciones. (Cuadro lateral) Cómo utilizar los principios Cada uno de los principios de elaboración de la memoria consta de una definición, una explicación y un conjunto de pruebas que puede utilizar la organización informante para evaluar su utilización de los principios. Las pruebas están pensadas para servir como herramientas de autodiagnóstico, no como conceptos concretos sobre los que informar. No obstante, pueden servir de referencia a la hora de explicar decisiones sobre la aplicación de los principios. 2 de enero de 2006 20

Comparabilidad La información declarada debe ser siempre consistente y debe ser recopilada y presentada de tal forma que permita a los stakeholders utilizar la memoria para analizar los cambios acaecidos en el desempeño de la organización a lo largo del tiempo, así como los relativos a otras organizaciones. Explicación: La comparabilidad es la base para interpretar el desempeño. Los stakeholders que utilicen la memoria deben poder comparar información sobre el desempeño económico, ambiental y social de la organización, en relación con su desempeño anterior, con sus objetivos, así como con el desempeño de otras organizaciones. La comparabilidad viene favorecida por la consistencia en los cálculos de los datos y la estructura interanual de la memoria, junto con la explicación de métodos y presunciones utilizados para preparar la información. La consistencia permite que las partes externas e internas puedan realizar análisis comparativos del desempeño y evaluar los progresos como parte del apoyo a las actividades de clasificación, decisiones de inversión, programas de asesoramiento y otras actividades. Una organización debe incluir datos absolutos junto a datos normalizados para asegurarse de que los usuarios pueden realizar las comparaciones analíticas oportunas. Si se producen cambios en los límites, alcance y contenido del periodo sobre el que se informa o sobre el contenido (incluyendo el diseño, las definiciones y el uso de indicadores en la memoria), las organizaciones informantes, en la medida de lo posible, deben volver a presentar los datos actuales junto con los datos históricos (o viceversa) para garantizar que la información cronológica y las comparaciones entre organizaciones son fiables y significativas. Si no se facilitan estas nuevas exposiciones, la organización informante debe explicar las razones para ello y comentar las implicaciones de la interpretación de los datos actuales. Pruebas: La memoria y la información que contiene deben poderse comparar con la de ejercicios anteriores. El desempeño de la organización debe poderse comparar con los benchmarks que corresponda (análisis comparativo). Toda variación significativa en los contenidos básicos de la memoria con respecto a los límites, alcance y duración del periodo sobre el que se informa, o sobre la información tratada interanualmente 7 deberá ser identificada y explicada. 7 Estas y otras pruebas hacen referencia a la comparación entre periodos informativos. Estas pruebas se han escrito basándose en la presunción de un ciclo de informes anuales, pero las organizaciones pueden optar por hacer informes con mayor o menor frecuencia. El punto clave es mantener la comparabilidad entre periodos. 2 de enero de 2006 21

Siempre que se encuentren disponibles, la organización informante aplicará protocolos de recopilación de información generalmente aceptados, incluyendo los Protocolos Técnicos de GRI para los indicadores contenidos en la Guía. La memoria utilizará, siempre que estén disponibles, los Suplementos Sectoriales de GRI. Precisión La información que contiene la memoria debe ser precisa y suficientemente detallada como para que los stakeholders puedan utilizarla en la toma de decisiones, con un alto grado de confianza. Explicación: Se puede dar respuesta a las cuestiones e indicadores económicos, ambientales y sociales de distintas formas, desde respuestas cualitativas hasta mediciones cuantitativas detalladas. Las características que determinan el grado de precisión varían según la naturaleza de la información y el usuario de la misma. Así, por ejemplo, la precisión de una información cualitativa viene determinada en gran medida por el grado de claridad, detalle y equilibrio en la presentación, dentro de los límites adecuados para el informe. La precisión de la información cuantitativa, por otra parte, puede depender de los métodos concretos utilizados para recoger, compilar y analizar los datos. El umbral específico de precisión necesario dependerá, en parte, del uso previsto para esa información. Ciertas decisiones requieren unos niveles más elevados de precisión que otros en la información expuesta. Pruebas: La memoria indicará qué datos se han medido. Se describirán adecuadamente las técnicas de medición de datos y las bases de los cálculos, y se podrán repetir con resultados similares. El margen de error de los datos cuantitativos no será suficiente como para influir de manera sustancial en las conclusiones sobre el desempeño. La memoria indicará qué datos se han estimado y qué asunciones y técnicas se han empleado para generar las estimaciones. Las declaraciones cualitativas de la memoria se podrán validar basándose en otras informaciones expuestas y otras evidencias disponibles. Periodicidad La información se presentará a tiempo, siguiendo un programa regular, para que los grupos de interés que hagan uso de la memoria puedan tomar decisiones informadas. 2 de enero de 2006 22