WEB FRONT-END de CC-CONGRESS INTRODUCCION Esta es la parte visible en la web por todos los usuarios de un evento organizado con CC-CONGRESS. Constituye de por sí la web del evento y puede ser llamada con dominio propio (ej. www.congresoenfermeria2015.com) o bien enlazada desde una web ya existente. Aunque la web Front-End del sistema CC-CONGRESS es totalmente personalizable para cada evento, pasamos a describir los contenidos de una web prototipo para un evento organizado don CC-CONGRESS. Reiteramos que tanto la plantilla, como el tipo de letra, logos, disposición de menús, puede variar de un evento a otro y nos centraremos, principalmente en las opciones de menú y su funcionalidad. Todas las pantallas de la web son ampliables en tamaño hasta el límite que se desee por parte del usuario de la web, para caso de personas con dificultades de visión. Opcionalmente, todas las pantallas pueden incluir sonido o descripción por voz, así mismo todas las pantallas pueden ofrecerse en varios idiomas. PANTALLA DE INICIO Dividida en tres partes, cabecera, cuerpo de contenidos y pie de página. En la cabecera se puede situar una composición gráfica fija con el logo de la entidad organizadora y/o el cartel del evento. O bien un banner con diversos elementos gráficos y fotos relativos al evento. También en la cabecera y debajo de la parte gráfica aparece el menú principal, que da acceso a los distintos contenidos de la web. En la parte central se dispone el cuerpo de contenidos, que puede ir enmarcado o no, con el tipo de letra que solicite el cliente y los colores corporativos. En este cuerpo central, aparecerán, tanto las noticias y pantallas de información, como las pantallas de recogida de datos de los usuarios de la web (inscripción, reserva de hotel, comunicaciones, ). El contenido que aparece de inicio en esta parte, suele ser la carta de presentación del evento, el comité organizador, el programa, En el pie de página suele ir un banner desplazable horizontalmente con los logos de los patrocinadores del evento con enlaces a sus webs respectivas, o bien una botonera en la que cada botón da acceso a una de las partes más importantes de la web, disponiendo entonces los logos-enlaces de patrocinadores de manera vertical en la parte izquierda o derecha del cuerpo central. También se suele poner más abajo, opcionalmente, el mapa completo de la web. OPCIONES DEL MENU PRINCIPAL Inicio: Devuelve a la pantalla inicial que vemos al entrar en la web. Información: Con un submenú desplegable con opciones que enlazan con las pantallas informativas necesarias. Puede haber tantas sub-opciones como se requieran. Alguna de las sub-opciones que suelen ir este apartado, pueden establecerse en el primer
nivel del menú principal para resaltar su importancia, por ejemplo Comité, Sede, Localización, Programa Inscripción: Nos lleva a una pantalla de instrucciones para la inscripción de asistentes, donde se suele poner el coste de la cuota de inscripción en función de los rangos de fechas en que se realice, lo que incluye la cuota, forma de pago, cancelación, En lugar bien visible de esta pantalla aparece un botón que da acceso al formulario de inscripción. Cuando accede a este, el asistente puede completar los campos que se solicitan, muchos de ellos con desplegables normalizados. Pueden establecerse distintas cuotas de inscripción en función de diversos factores, como la cercanía en fechas a la celebración de evento. Y una vez completos y validados los datos, el aspirante a asistente recibe un e-mail automático de confirmación de solicitud de inscripción, a la vez que los datos son registrados en la base de datos del Back-End de CC-CONGRESS para que la Secretaría Técnica los acepte o rechace. En ambos casos, el aspirante recibe un e-mail con la información de inscripción definitiva o motivos de rechazo de solicitud.
Alojamiento: Esta opción de menú nos lleva a una pantalla informativa previa donde se facilita la información necesaria para la elección de alojamiento por parte del asistente. Habrá un botón bien visible de acceso al formulario de reserva de alojamiento. Previamente, desde el Back-End, se habrá introducido por parte de la Secretaría Técnica, la disposición de habitaciones en los distintos hoteles disponibles y por los días que se acuerden. Cuando un asistente reserva un alojamiento, este se descuenta del total de hoteles/habitaciones/días disponibles. De forma que dispone de un mayor espectro de posibilidades el asistente que reserve con anterioridad. Lo mismo que en inscripciones, cuando un asistente ya inscrito reserve habitación, recibirá un e-mail de confirmación. Para reservar habitación, el asistente necesita estar inscrito y confirmado en el evento, previamente. Desde el Back-End, en cualquier momento se puede listar el rooming compuesto hasta ese instante con las reservas realizadas por los asistentes.
Comunicaciones: Esta opción da acceso a una pantalla descriptiva de como un ponente debe ingresar el resumen de su comunicación. Una vez leídas y aceptadas las bases y requisitos, existe un botón bien visible que da acceso al formulario de comunicaciones. A través de este formulario se puede describir la comunicación en un máximo de palabras que se establezca desde el Back-End, así como los datos de autor/es, Universidad/Departamento,...y además es posible, enviar como fichero adjunto de este formulario, la comunicación completa, en el formato que se fije desde el Back-End de CC-CONGRESS. Paralelamente, desde el Back-End, se nombran las personas evaluadoras de las comunicaciones, si fuera necesario y, desde la zona privada de esta web, mediante usuario y contraseña específicos, estas personas tienen acceso a todas las comunicaciones enviadas y pueden emitir su evaluación de las mismas, que será recogida por la Secretaría Técnica desde el Back-End de la aplicación. Area Privada: Esta opción de menú es accesible mediante usuario y clave que se le comunica al asistente en el e-mail automático de confirmación de inscripción definitiva. Una vez ingresado, el usuario puede imprimirse la factura (cuando esta la haya realizado la Secretaría Técnica desde el Back-End), rellenar la Encuesta de Satisfacción (que previamente se ha confeccionado desde el Back-End con las preguntas específicas
que se acuerden y las posibilidades de respuesta tipo test para las mismas), así como acceder a cualquier otro documento que se considere oportuno mostrar sólo de forma privada a cada usuario. EPILOGO Las opciones descritas anteriormente son las correspondientes a un evento prototipo, aunque la web del Front-End de CC-CONGRESS puede contener otras opciones y formularios con funcionamiento similar a los ya descritos, como puede ser el formulario de reserva de stands y mobiliario, en el caso de que el evento sea una feria-exposición, o el de solicitud de billetes de tren o avión, así como mostrar fotos e información de las sedes y hoteles, enlazar con mapas de google. En definitiva, puede interactuar con toda la información contenida en la base de datos del Back-End, que es sumamente amplia y basada en la experiencia de cientos de eventos organizados con la herramienta. La web Front-End puede interactuar con las redes sociales más habituales (Facebook, Twitter.) El Back-End de la aplicación dispone de un potente Generador de Informes con exportación a Excel, mediante el cual, la Secretaría Técnica puede seleccionar, filtrar, ordenar y exportar cualquier información contenida en las tablas de la Base de Datos de CC-CONGRESS, como pueda ser datos de asistentes, de encuesta de satisfacción, de facturación.tambien estamos abiertos a añadir a la base de datos tablas nuevas que recojan algún tipo adicional de información, así como sus correspondientes formularios de recogida de datos desde el Front- End y proceso de los mismos desde el Back-End. NOTA: Como ejemplo práctico, puede visitar la web de este congreso en activo a fecha de hoy, organizado con cc-congress: http://www.congresoenfermerasgestorasdecasos2015.com Fecha: 29-7-2015.