INFORME ESTANDARIZACIÓN DE LOS SOFTWARES PARA LA GESTIÓN DEL SISTEMA ERP DE MARCA SAP I-GSTI-13-2016 1. Nombre del Área : Gerencia de Sistemas y Tecnologías de la Información 2. Responsables de la Evaluación : Hernán Berrospi Durand Ronald Mallqui Meza 3. Cargos : Gerente de Sistemas Analista de Sistemas - Gestor de Proyectos 4. Fecha : 11 de marzo de 2016 5. Objetivo Estandarizar el uso de los softwares para la gestión del Sistema de Información ERP (Enterprise Resource Planning, en español Planificación de los Recursos de la Empresa) de marca SAP. 6. Antecedentes El Osinergmin adquirió en enero 2014 las licencias de los softwares ERP de marca SAP, así como los servicios de consultoría especializada para la implantación de dichos softwares. Tipo de Licencia Métrica Cantidad Enterprise foundation package (previus ERP package) 05 SAP Application 01 Professional User SAP Application Professional User Usuario 35 SAP Application Limited Professional User Usuario 40 SAP Application Employee Self-Service Core User Usuario 1145 SAP Application Business Expert User Usuario 01 SAP Application Developer User Usuario 01 SAP SuccessFactors Align & Perform Enterprise SaaS 24 meses SAP Business Planning & Cons, Edge edition (BPC) Usuario 20 SAP Netweaver Process Integration for midsize companies Core 01 SAP mobile platform, option for productivity apps Usuario 35 Sybase Unwired Platform Enterprise Developer Usuario 01 SAP Sybase SQL Anywhere, Workgroup Edition (user) 05 usuarios 07 BA&T SAP Business Objects BI Suite (user) Usuario 20 BA&T SAP Access Control 100 usuarios 01 SAP Workforce Performance Builder Producer Usuario 01 SAP Workforce Performance Builder Navigator Usuario 80 SAP Workforce Performance Builder Enterprise Edition Usuario 80 El Sistema de Información ERP (en adelante, Sistema ERP) salió en vivo en agosto 2015 con la finalidad de integrar y optimizar los procesos de la Gerencia de Administración y Finanzas, así como de la Gerencia de Planeamiento, Presupuesto y Modernización. El Sistema ERP incorpora las mejores prácticas respecto a la planificación de los recursos empresariales y soporta normativas como la Ley de Contrataciones del Estado, la Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad, la Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, entre otras aplicables al sector público. 1
El Sistema ERP del Osinergmin reemplaza a los sistemas legacy que operaban de manera independiente (Sistema de Administración Presupuestal-SAP, Sistema de Adquisición y Contrataciones-SAC y el Sistema de Integración Administrativa-SIGA). 7. Descripción del equipamiento pre existente El equipamiento preexistente es el Sistema ERP, el cual tiene las siguientes características: Soporta los procesos del back-office del Osinergmin (Presupuesto, Gestión Logística, Contabilidad y Tesorería) proporcionando niveles de integración entre ellos. Intercambia información con sistemas internos y externos, con el objeto de evitar duplicidad de registros, logrando así una mayor calidad de la información y eficiencia operativa. Automatiza la entrega de la información de índole operativa y financiera de las áreas, para utilizarla como instrumento de apoyo para la mejora de la gestión interna. Simplifica los procesos de análisis, incorporando técnicas más rápidas y confiables que permiten contar con información oportuna y de calidad. 8. Descripción del bien requerido El Osinergmin requiere contratar las licencias y el soporte de los siguientes softwares: 8.1. Gestión de los Recursos de la Empresa Motor Software para la implementación del ERP. Softwares: Enterprise foundation package (previous ERP Package), SAP S/4 HANA Usuarios Softwares para los usuarios del ERP. Usuario profesional es un usuario nombrado autorizado para desempeñar funciones de gestión, administración o soporte de las operaciones del SAP ERP. Software: SAP Application Professional User Usuario limitado es un usuario nombrado autorizado para desempeñar funciones operacionales limitadas en el SAP ERP según contrato de licenciamiento. Software: SAP Application Limited Professional User Usuario autoservicio es un usuario nombrado autorizado para desempeñar funciones de autoservicio de RR. HH. en el SAP ERP, tales como, mantenimiento de registros de empleados, directorio de empleados, servicios de beneficios y pago, y gestión de absentismos. Software: SAP Application Employee Self-Service Core User 2
Usuario experto de negocio es un usuario nombrado autorizado para realizar las funciones admitidas por el BA&T SAP BusinessObjects BI. Software: SAP Application Business Expert User Usuario desarrollador es un usuario nombrado autorizado a usar las herramientas de desarrollo proporcionadas con el SAP ERP para realizar modificaciones y/o crear add-ons. Software: SAP Application Developer User Usuario especializado Son usuarios autorizados a realizar determinadas funciones en el SAP ERP. El alcance de la autorización está determinado por los atributos que otorgue la licencia del software específico. Softwares: - SAP Application Employee User, SAP Application Employee Self-Service (ESS) User, SAP Application Business Information User - SAP Platform Employee Self-Service (ESS) User, SAP Platform Advanced User, SAP Platform Extended User, SAP Platform Standard User, SAP Platform User - SAP Human Capital Performance Management User, SAP Manager Self-Service User, SAP Maintenance Worker User, SAP Procurement Self-Service and Collaborator User, SAP Partner Channel User, SAP Logistics User, SAP Shop Floor User, SAP Project User, SAP Worker User, SAP Business Partner User - SAP NetWeaver Administrator User (SAP NetWeaver Professional user), SAP NetWeaver Developer User, SAP NetWeaver User Administración del Desempeño Software para recompensar, medir y relacionar el desempeño del personal a los resultados del negocio, llevar el control del proceso de evaluación y entregar retroalimentación. Software: SAP SuccessFactors Align & Perform 8.2. Planificación y Consolidación Este software se integra con el SAP ERP para automatizar y simplificar las actividades de planificación, presupuestos, previsiones y actividades de consolidación, acortando los ciclos de presupuesto, cierres y mejorando el cumplimiento normativo. Software: BA&T SAP Business Planning & Cons 8.3. Integración de Procesos 3
Estos softwares permiten conectar aplicaciones como el SAP ERP con otros SAP o no SAP, a través de tecnologías de integración abiertas que facilitan una colaboración orientada a procesos. 8.4. Móvil Software: SAP NetWeaver Process Orchestration, SAP Netweaver Process Integration, SAP NetWeaver Business Process Management, SAP NetWeaver Business Rules Management Estos softwares proporcionan una plataforma móvil al SAP ERP. Softwares: SAP mobile platform, Sybase Unwired Platform, SAP Sybase SQL Anywhere 8.5. Inteligencia de Negocios Este software es requerido para la generación de reportes, consultas ad hoc, análisis flexibles, dashboards, integración con Ms Office y SharePoint, así como para la integración y control de calidad de los datos del SAP ERP. Softwares: BA&T SAP BusinessObjects BI 8.6. Gobierno, Riesgo y Cumplimiento Son softwares para aplicar GRC (Governance, Risk & Compliance, en español Gobierno, Riesgo y Cumplimiento) en el SAP ERP. Softwares: BA&T SAP Access Control, BA&T SAP Risk Management, SAP Fraud Management, BA&T SAP Process Control, SAP NetWeaver Identity Management 8.7. Entrenamiento Son softwares que permiten dotar de entrenamiento a los usuarios del SAP ERP. Softwares: SAP Workforce Performance Builder (Enterprise/Desktop), SAP Workforce Performance Builder Producer, SAP Workforce Performance Builder Navigator, SAP Workforce Performance Builder Manager 9. Uso del bien requerido El uso de los softwares para la gestión del Sistema ERP permite soportar e integrar tecnológicamente los procesos del back-office (Presupuesto, Gestión Logística, Contabilidad y Tesorería) del Osinergmin. Los softwares serán utilizados para el cumplimiento de las siguientes funciones: SOFTWARE REQUERIDO Enterprise foundation package (previous ERP Package) SAP Application Professional User SAP Application Limited Professional User USO Permite la operación del Sistema ERP. Permiten realizar transacciones en el Sistema ERP, así como la visualización de las partidas presupuestarias para el traslado del presupuesto. 4
SOFTWARE REQUERIDO SAP Application Employee Self-Service Core User SAP Application Business Expert User, BA&T SAP BusinessObjects BI SAP Application Developer User -SAP Application Employee User, SAP Application Employee Self-Service (ESS) User, SAP Application Business Information User -SAP Platform Employee Self-Service (ESS) User, SAP Platform Advanced User, SAP Platform Extended User, SAP Platform Standard User, SAP Platform User -SAP Human Capital Performance Management User, SAP Manager Self- Service User, SAP Maintenance Worker User, SAP Procurement Self-Service and Collaborator User, SAP Partner Channel User, SAP Logistics User, SAP Shop Floor User, SAP Project User, SAP Worker User, SAP Business Partner User -SAP NetWeaver Administrator User (SAP NetWeaver Professional user), SAP NetWeaver Developer User, SAP NetWeaver User SAP SuccessFactors Align & Perform SAP Business Planning & Cons SAP NetWeaver Process Orchestration, SAP Netweaver Process Integration, SAP NetWeaver Business Process Management, SAP NetWeaver Business Rules Management SAP mobile platform, Sybase Unwired Platform, SAP Sybase SQL Anywhere BA&T SAP Access Control, BA&T SAP Risk Management, SAP Fraud Management, BA&T SAP Process Control, SAP NetWeaver Identity Management USO Permite iniciar o participar en flujos de trabajo (workflows) del Sistema ERP, ingresar información, cargar archivos, realizar aprobaciones o generar reportes de estado de los workflows. Permite realizar inteligencia de negocios sobre la información generada por el Sistema ERP. Permite realizar adecuaciones o desarrollos a medida en el Sistema ERP. Permiten realizar tareas funcionales o técnicas segmentadas según segregación de funciones en el Sistema ERP Permite medir y relacionar el desempeño del personal a los resultados del negocio. Permite realizar actividades de planificación financiera y presupuestal integradas al Sistema ERP. Soporta la interfaz del Sistema ERP con otros sistemas de información, tales como: SIGED, KACTUS, SYM, SPSI, SUNAT, SBS, entre otros. Forman parte de la arquitectura móvil del Sistema ERP. Permiten realizar a través de dispositivos móviles: aprobaciones de solicitudes de pedido, pedidos de compra, hojas de entrada de servicio y aprobaciones de solicitudes de viáticos. Permiten la gobernanza, gestión de riesgos, cumplimiento y control de accesos en el Sistema ERP. 5
SOFTWARE REQUERIDO SAP Workforce Performance Builder (Enterprise/Desktop), SAP Workforce Performance Builder Producer, SAP Workforce Performance Builder Navigator, SAP Workforce Performance Builder Manager USO Permiten la gestión del material de entrenamiento del Sistema ERP. 10. Justificación En cumplimiento con la Directiva N 004-2016-OSCE/CD, a continuación se sustentan los requisitos que deben cumplirse para proceder a la estandarización. a) La entidad posee determinado equipamiento o infraestructura pudiendo ser maquinarias, equipos, vehículos u otros bienes, así como ciertos servicios especializados. El equipo preexistente es el Sistema ERP descrito en el numeral 7 del presente informe. b) Los bienes o servicios que se requiere contratar son accesorios o complementarios al equipamiento o infraestructura preexistente, e imprescindibles para garantizar la funcionalidad, operatividad o valor económico de dicho equipamiento o infraestructura Los softwares indicados en el punto 8 son un complemento para el Sistema ERP, toda vez que automatizan el acceso, captura, procesamiento, gestión, administración y explotación de la información de dicho sistema, facilitando la toma de decisiones y generación de reportes fiscales, regulatorios, operativos, entre otros de carácter táctico y estratégico. c) Los bienes o servicios que se requiere contratar son imprescindibles para garantizar la funcionalidad, operatividad o valor económico del equipamiento o infraestructura preexistente. El uso de las licencias de los softwares indicados en el punto 9 del presente informe, son imprescindibles para garantizar la operatividad del citado equipamiento preexistente, toda vez que dichas licencias permiten al Sistema ERP, soportar e integrar los procesos del backoffice (Presupuesto, Gestión Logística, Contabilidad y Tesorería) del Osinergmin. Asimismo, dichas licencias coadyuvan en las actividades de cumplimiento normativo en materia administrativa, financiera y presupuestal. 11. Vigencia Cabe agregar que se ha realizado una inversión previa en la adquisición de estas licencias de softwares para la gestión del Sistema ERP de marca SAP, por lo que reemplazar dichas licencias trae como consecuencia la pérdida de la inversión realizada. La presente estandarización deberá tener una vigencia de diez (10) años, contados a partir de la fecha de aprobación. 12. Excepción de vigencia El plazo de la vigencia culminará siempre que varíen las condiciones que determinaron la estandarización, previo informe sustentado por la Gerencia de Sistemas y Tecnologías de Información. 6
13. Conclusiones Por lo expuesto en los párrafos precedentes, es necesaria la estandarización de los softwares para la gestión del Sistema ERP de marca SAP. Los referidos softwares son los siguientes: Enterprise foundation package (previous ERP Package), SAP S/4 HANA SAP Application Professional User, SAP Application Limited Professional User, SAP Application Employee Self-Service Core User, SAP Application Business Expert User, SAP Application Developer User; SAP Application Employee User, SAP Application Employee Self-Service (ESS) User, SAP Application Business Information User; SAP Platform Employee Self-Service (ESS) User, SAP Platform Advanced User, SAP Platform Extended User, SAP Platform Standard User, SAP Platform User; SAP Human Capital Performance Management User, SAP Manager Self-Service User, SAP Maintenance Worker User, SAP Procurement Self-Service and Collaborator User, SAP Partner Channel User, SAP Logistics User, SAP Shop Floor User, SAP Project User, SAP Worker User, SAP Business Partner User; SAP NetWeaver Administrator User (SAP NetWeaver Professional user), SAP NetWeaver Developer User, SAP NetWeaver User SAP SuccessFactors Align & Perform SAP Business Planning & Cons SAP NetWeaver Process Orchestration, SAP Netweaver Process Integration, SAP NetWeaver Business Process Management, SAP NetWeaver Business Rules Management SAP mobile platform, Sybase Unwired Platform, SAP Sybase SQL Anywhere BA&T SAP BusinessObjects BI BA&T SAP Access Control, BA&T SAP Risk Management, SAP Fraud Management, BA&T SAP Process Control, SAP NetWeaver Identity Management SAP Workforce Performance Builder (Enterprise/Desktop), SAP Workforce Performance Builder Producer, SAP Workforce Performance Builder Navigator, SAP Workforce Performance Builder Manager 14. Anexos Especificaciones técnicas de los softwares para la gestión del Sistema ERP de marca SAP. Sin otro particular por el momento, quedo de usted. Atentamente, Hernán Berrospi Durand Gerente de Sistemas Ronald Mallqui Meza Analista de Sistemas Gestor de Proyectos 7