Servicio para el Control de Horarios del Personal
Índice de contenido 1. Módulo de Empleados y Responsables de Validación y Resolución...4 1.1. Acceso a la aplicación...4 1.2. Pantalla principal de la aplicación...4 1.2.1. Pantalla principal para empleados...5 1.3. Pestaña "Mis Datos"...5 1.3.1. Pestaña "Datos Personales"...5 1.4. Pestaña "Mis Solicitudes"...6 1.4.1. Pestaña Solicitar...7 1.4.1.1. Tabla de solicitudes...9 1.4.1.2. Creación de solicitudes...10 1.4.1.3. Eliminación de solicitudes...12 1.4.1.4. Modificación de solicitudes...12 1.4.1.5. Sistema de notas de las solicitudes...12 1.4.1.6. Estado de las solicitudes...13 1.4.2. Pestaña Saldos...14 1.5. Pestaña "Mis Fichajes"...14 17. Pestaña "Mis Permisos e Incidencias"...17 1.7.1. Pantalla de "Mis Permisos e Incidencias"...18 1.7.1.1. Tabla de incidencias...21 1.7.2. Creación de incidencias...23 1.7.2.1. Incidencias de creación de fichajes o solicitud de permisos...23 1.7.2.2. Incidencias de anulación de fichajes...24 1.7.3. Eliminación de incidencias...25 1.7.4. Modificación de incidencias...25 1.7.5. Sistema de notas de las incidencias...25 1.7.6. Estado de las incidencias...25
1. Módulo de Empleados y Responsables de Validación y Resolución El Sistema de Control de Presencia y de acceso propuesto por MHP incluye una aplicación web de Vacaciones, Permisos, Licencias y Fichajes desarrollada para la consulta y gestión diaria del control de horarios, periodos de ausencia y procedimientos de vacaciones, permisos y licencias. 1.1. Acceso a la aplicación La aplicación es de fácil acceso para cualquier usuario desde Internet. Puede ejecutarse directamente desde cualquier navegador de Internet, sin necesidad de ningún tipo de instalación. El resultado es la página de acceso a la aplicación web de Vacaciones, Permisos, Licencias y Fichajes, en la que debe especificarse un usuario y contraseña, previamente proporcionados al personal al ser dados de alta en el sistema. Para facilitar el primer acceso, el sistema inicializa a todos los usuarios dados de alta con una contraseña sencilla. Después, la aplicación obliga a modificarla por una más segura que sólo conozca el usuario. En principio, el texto del campo Usuario es fijo. Modificada la contraseña inicial, los usuarios pueden volver a cambiar su contraseña cuando lo deseen. 1.2. Pantalla principal de la aplicación Cuando una persona se ha validado correctamente, accede a la pantalla principal de la aplicación, cuyas funciones están distribuidas en pestañas. Dependiendo del perfil de usuario y los permisos asignados, aparecen unas pestañas u otras.
1.2.1. Pantalla principal para empleados Actualmente, para los empleados que únicamente gestionan sus propias solicitudes e incidencias, están operativas las siguientes pestañas: Mis Datos Mis Solicitudes Mis Fichajes Mis Permisos e Incidencias Si además el usuario supervisor también tiene permisos para gestionar sus propios datos, junto a las pestañas anteriores aparecerían las pestañas personales Mis Solicitudes, Mis Fichajes y Mis Permisos e Incidencias. 1.3. Pestaña "Mis Datos" La Pestaña Mis Datos se incluye para cualquier perfil de usuario y es la que se muestra por defecto al entrar en la aplicación. Presenta algunos datos personales del usuario y permite actualizar algunos de ellos como la contraseña. Dentro de esta pestaña nos encontramos con otra, Datos Personales. 1.3.1. Pestaña "Datos Personales" Esta pestaña presenta información personal del usuario disponible en el sistema de control horario. Como se puede ver en las ilustraciones anteriores esta información corresponde a: su nombre, el órgano o departamento al que se encuentra adscrito, el código asignado para fichar en las máquinas ya sea de huella dactilar o tarjeta, siempre y cuando la persona esté obligada a fichar, DNI.
Asimismo, si se ha asignado el permiso correspondiente, se incluye un botón para que el usuario cambie su contraseña cuando lo desee. 1.4. Pestaña "Mis Solicitudes" La pestaña de "Mis Solicitudes" incluye todo lo necesario para que el usuario pueda gestionar los procedimientos de vacaciones, permisos y licencias. En concreto, en esta pestaña se realiza la Fase de grabación-solicitud. La aplicación presenta varios grupos de conceptos sobre los que el usuario puede crear sus solicitudes, informándole en todo momento de los días disfrutados y los que restan por disfrutar, así como aquellas circunstancias que minoran dichos días. En caso de otro tipo de permisos se le indicará los días que le corresponde. En función del concepto solicitado el sistema puede requerir al usuario que haga constar la motivación de esa solicitud. Sea obligatorio o no indicar una motivación, la aplicación incluye un sistema de notas en el que tanto los usuario como los supervisores pueden exponer sus observaciones y motivaciones. Las solicitudes pueden modificarse o anularse libremente siempre que no hayan sido evaluadas por un responsable de validación o un órgano resolutorio. Si la evaluación ya ha tenido lugar, el solicitante puede pedir al responsable que se modifiquen o se anulen. Las solicitudes creadas deben ser aprobadas para que sean válidas. Por esta razón la aplicación informa de su estado de tramitación, indicando con claridad si han sido supervisadas o finalmente resueltas favorable o desfavorablemente. Estas y otras características se explican en detalle en los siguientes apartados. 1.4.1. Pestaña Solicitar En la pantalla podemos distinguir cuatro áreas principales:
1. Cuadro de selección de los conceptos de solicitudes y del periodo de tiempo de consulta 2. Campos de información de las selecciones realizadas en las otras áreas de la pantalla 3. Calendario para la selección de las fechas a solicitar 4. Tabla de solicitudes La operativa de esta pantalla comienza normalmente en el cuadro de selección, especificando, por ejemplo, el periodo de tiempo que se va a consultar, que por defecto es de 3 meses incluyendo el mes actual. Seleccionado un mes y un año, después hay que indicar el número de meses que se mostrarán a partir de dicho mes y año, pudiendo elegir entre 3, 6, 12 y 13. Tanto el calendario como la tabla central de solicitudes actualizarán su información acorde al periodo de tiempo seleccionado. Por otra parte se pueden filtrar las solicitudes de la tabla central por un determinado concepto o grupo de conceptos seleccionándolo del menú desplegable Solicitudes. Los grupos de conceptos se indican en blanco y los conceptos solicitables se resaltan con un color, que ayuda a identificar rápidamente el tipo de solicitud de que se trata en el listado de solicitudes, en el calendario o también en la pantalla de Mis Fichajes. Siempre que se escoge un concepto solicitable, se cargan los saldos de los días de dicho concepto en los correspondientes campos de información: De: indica el total de días que corresponde según el concepto utilizado
disponibles: son los días que todavía no se han solicitado y aquellos que, habiéndolos solicitado, no han sido revisados ni aprobados pendientes: muestra los días solicitados y que aún están en espera de ser revisados o directamente resueltos favorables: son aquellos días que han sido revisados favorablemente aprobados: indica todos aquellos días solicitados y que están aprobados Total: es la suma de los campos disponibles, favorables y aprobados Los saldos son siempre calculados en función de la fecha de alta del personal y en proporción al tiempo trabajado en el correspondiente año natural. Cuando los días solicitados superan al máximo de días del permiso seleccionado, los números cambian al color rojo. En cuanto al calendario lateral izquierdo, se utiliza principalmente para seleccionar una fecha o un rango continuo de fechas para las solicitudes que se van a crear, pero además presenta otra serie de características: muestra los días festivos con un marco rojo y al situar el ratón encima unos segundos, una ayuda contextual especifica de qué festivo se trata. La aplicación permite especificar diferentes calendarios laborales con el fin de poder reflejar los días festivos de los distintos municipios los días solicitados se resaltan con un fondo de color según el concepto solicitado Si sólo se quieren resaltados los días de las solicitudes aprobadas, se debe marcar el campo Sólo aprobadas que se encuentra encima del calendario Hecha la selección de fechas en el calendario se actualizan los campos de información sobre el periodo de tiempo seleccionado, indicando el número total de días naturales seleccionados y la fecha inicial y final. Por último, el área central muestra la tabla con las solicitudes creadas por el usuario. Cada solicitud proporciona información varia que merece un apartado completo incluido a continuación. 1.4.1.1. Tabla de solicitudes Todas las solicitudes que se listan en la tabla de la pestaña Mis Solicitudes incluyen no sólo
información sino también diferentes iconos que permiten realizar algunas funciones sobre ellas. A primera vista, los datos que muestra cada columna de la tabla son: Columnas de la Tabla de Solicitudes Identificación rápida del concepto solicitado a través del color asociado al mismo El número asignado a la solicitud cuando es creada El estado de tramitación de la solicitud que puede variar entre: PENDIENTE EN TRÁMITE (SUPERVISADA) RESUELTA (APROBADA) RESUELTA (RECHAZADA) El concepto solicitado Número de días que abarca la solicitud, con indicación mediante color rojo si el saldo es negativo Fecha inicial del permiso Fecha final del permiso Estado de la revisión de la solicitud pudiendo ser favorable o desfavorable Estado de la resolución de la solicitud indicando si queda aprobada o rechazada Icono (indica que no hay notas) o o leer las que existen (indica que hay notas) para agregar nuevas notas Icono que crea un documento oficial en formato pdf con el contenido de la solicitud para el archivo personal Icono para eliminar las solicitudes que no estén ni revisadas ni resueltas
Icono para ver información más detallada de las solicitudes: Número de la solicitud Fecha y hora en que fue creada Persona que solicita (solicitante) Concepto solicitado Número de días solicitados (con indicación mediante color de saldos negativos) Fecha inicial y final de la solicitud Resultado de la revisión Fecha y hora de la revisión Resultado de la aprobación Fecha y hora de la aprobación 1.4.1.2. Creación de solicitudes Crear una solicitud es tan sencillo como seleccionar: el día o rango continuo de días en el calendario el concepto a solicitar en el menú desplegable Solicitudes pulsar el botón Solicitar Al seleccionar los días en el calendario se calcula el número total de días seleccionados y se muestra en el campo días junto con la fecha inicial y la final. Mientras no se haya seleccionado un concepto la cantidad de días se resalta con el color rojo. Una vez seleccionado el concepto que se va a pedir, se actualizan los saldos de días disponibles para dicho concepto, ayudando al usuario a seleccionar el número correcto de días. El campo que indica el total de días seleccionados en el calendario se sigue mostrando en rojo si se han seleccionado más días de los disponibles. De otra forma se muestra en negro.
Además, si el permiso seleccionado se contabiliza por días hábiles, el campo del total de días calcula sólo los días hábiles, aunque se haya seleccionado sábados, domingos y festivos. Por otra parte, si las solicitudes del permiso seleccionado deben ser motivadas, la aplicación requiere dicha motivación antes de continuar con la creación de la solicitud. Las solicitudes creadas se cargan inmediatamente en la tabla central y desde este momento también están disponibles para los responsables encargados de supervisarlas y resolverlas.
1.4.1.3. Eliminación de solicitudes Una solicitud puede eliminarse desde la tabla de solicitudes pulsando el icono cuando no esté revisada ni resuelta., siempre y 1.4.1.4. Modificación de solicitudes No es posible modificar una solicitud ya creada. Debe eliminarse según se explica en el apartado anterior, si todavía es posible, y después crear una nueva. En cualquier caso, la aplicación permite crear solicitudes aunque coincidan en el tiempo con otras solicitudes e incluso aunque el saldo de días de las vacaciones, el permiso o la licencia seleccionada sea ya negativo. En estos casos es aconsejable agregar una nota para indicar qué otra solicitud debe ser anulada por el personal responsable de supervisarlas. 1.4.1.5. Sistema de notas de las solicitudes La aplicación permite añadir comentarios a cada una de las solicitudes. Una solicitud recién creada muestra el icono que indica que no hay notas agregadas a la correspondiente solicitud. Cuando existe alguna nota el icono cambia a y situando el ratón encima, la aplicación nos indica el número de notas que hay. Al pulsar sobre cualquiera de los iconos de notas, se abre una ventana con el listado de todas las notas añadidas, si existieran. Al seleccionar alguna nota con el ratón se muestra el texto completo.
Se pueden agregar dos tipos de notas: comentarios libres, usando el botón Añadir Nota motivaciones que pueden o deben acompañar a las solicitudes, por ejemplo al ser creadas, para las que deben usarse el botón Motivar 1.4.1.6. Estado de las solicitudes En la pestaña de Mis Solicitudes cada una de las solicitudes que se cargan en la tabla central de la pestaña, muestran la información correspondiente a su estado de tramitación en varias columnas: Estado, Revisado y Aprobado. Mientras la solicitud no se haya revisado ni resuelto, las columnas mencionadas permanecen vacías. Las solicitudes que hayan sido revisadas por el personal con competencia para informar de la solicitud, muestran en la columna Revisado el resultado FAVORABLE o DESFAVORABLE. La columna Estado indica que todavía está EN TRÁMITE (SUPERVISADA). Cuando las solicitudes finalmente sean resueltas se indica en la columna de Aprobado si ha sido APROBADA o RECHAZADA y en la columna Estado se indica que ya está RESUELTA (APROBADA) o RESUELTA (RECHAZADA). Obsérvese que una vez la solicitud está revisada y/o resuelta, desaparece el icono para eliminarla.
1.4.2. Pestaña Saldos En la pestaña Saldos podemos encontrar una descripción detallada de todas las solicitudes disponibles. Para el caso de vacaciones y asuntos propios, en la columna 'Total' vienen los días que corresponden por año, en la columna 'Disponibles' cuantos días podemos solicitar, en la columna 'Pendientes' el número de días solicitados pendientes de aprobar, la columna 'Favorables' indica que días están revisados de forma favorable y la columna 'Aprobados' cuántos días de los solicitados han sido aprobados para su disfrute. La columna 'Apunte' indica las modificaciones realizadas sobre los totales, por ejemplo, si no se han disfrutado todas las vacaciones correspondientes al año anterior, éstas se añadirían al año en curso, modificándose el total de días correspondientes al año actual. En el resto de solicitudes, la columna 'Total' indica el número total de días solicitados por cada uno de los diferentes permisos y licencias. Las columnas 'Pendientes', 'Favorable' y 'Aprobados' tienen el mismo significado que el descrito en el párrafo anterior. 1.5. Pestaña "Mis Fichajes" Los fichajes horarios realizados diariamente en los terminales de fichar se pueden consultar en la pestaña Mis Fichajes. En esta pantalla se trabaja con los fichajes de un mes en concreto, que se determina a través de los desplegables del mes y el año. Por defecto muestra el mes en curso. Seleccionado el mes, se puede elegir si se quieren mostrar los fichajes de todo el mes o de alguna semana en concreto.
La tabla que muestra los fichajes presenta básicamente tres columnas: día: indica la fecha en que se hicieron los fichajes. Si se trata de un día festivo, el fondo es de color rojo y al situarse encima con el ratón, muestra de qué festivo se trata. fichaje: indica la hora en que se realizó el fichaje, el motivo seleccionado en el terminal total del tiempo transcurrido entre un fichaje de entrada y uno de salida descripción del terminal donde se han realizado los fichajes, y si hay varias máquinas en el mismo lugar, se indica entre paréntesis cuál se ha utilizado. Para evitar que se muestre demasiada información, que dificultaría la lectura de la tabla, mientras se fiche en el mismo terminal, se indica su nombre la primera vez y después se continua con comillas dobles. totales: a diferencia del total calculado en la columna de fichajes, esta columna indica los totales respecto del horario que se debe cumplir. Además de los fichajes y los días festivos, la tabla muestra: los permisos y licencias solicitados por el usuario y aprobados por el personal responsable, indicando de qué permiso se trata y con el color de fondo asociado al permiso los fichajes afectados por una incidencia, señalados con un cuadrado de color según el estado de tramitación, que veremos en detalle en la siguiente sección.
Por otra parte, en la parte inferior de la pantalla de fichajes, se muestran los saldos de horas trabajadas en todo el periodo que se está visualizando, esto es, un mes o una semana. Bajo los saldos de horas trabajadas, también se incluye una tabla con la fecha y la hora de la última vez que se han actualizado los fichajes procedentes de cada uno de los terminales en los que el empleado ha fichado durante el periodo que se está visualizando. Por último, el botón Documento en la parte superior de la pantalla, crea un documento en formato pdf con la tabla de fichajes que se está mostrando para que el empleado pueda imprimir o disponer de una copia digital de sus fichajes. 1.6. Pestaña "Mis Permisos e Incidencias" La pestaña de Mis Permisos e Incidencias está destinada a la gestión de incidencias que le surjan al usuario en relación con el cumplimiento de su horario. Por una parte, se pueden generar incidencias para solicitar aquellos fichajes que por alguna causa no se han podido hacer en el terminal o, al contrario, para eliminar fichajes que se han realizado de forma incorrecta. En todos los casos deben exponerse los motivos como por ejemplo, avería del terminal, olvido o equivocación en el fichaje.
Como es lógico estas incidencias necesitan estar aprobadas para que puedan ser válidas. 1.6.1. Pantalla de "Mis Permisos e Incidencias" La pantalla de gestión de los permisos e incidencias presenta cinco áreas principales: 1. Cuadro de selección del estado de las incidencias que se quieren mostrar y del periodo de tiempo
2. Campos de selección de los datos para crear las incidencias 3. Calendario para la selección de las fechas a solicitar 4. Tabla de incidencias 5. Tabla de fichajes Para empezar a trabajar en esta pestaña se debe elegir en el cuadro de selección el periodo de
tiempo con el que se va a operar, que por defecto es de un mes a partir del mes en curso. Después de seleccionar un mes y un año, podemos especificar el número de meses, 1, 2 ó 3, que se quiere mostrar. El calendario, la tabla de incidencias y la tabla de fichajes actualizan su contenido según el periodo de tiempo elegido. Se pueden filtrar las incidencias que aparecen en la tabla central en función del estado de tramitación en que se encuentre: Todas Pendientes de revisar Pendientes de aprobar Resueltas Supervisadas A la misma altura de la pantalla, se encuentra el cuadro con los campos para seleccionar los datos de la incidencia que se quiere crear. Por un lado tenemos un menú desplegable con los conceptos sobre los que se pueden crear incidencias. Normalmente se corresponden con los motivos que se pueden fichar en los terminales de huella. Pero también puede proporcionar otro tipo de conceptos como permisos de visita médica, rehabilitación médica. Por otro lado, en el mismo área, tenemos un campo para especificar la fecha de la incidencia, pero ésta debe seleccionarse a través del calendario. En función del concepto elegido, el calendario permite seleccionar un solo día o un rango continuo de días. Seleccionada la o las fechas, también se actualiza el cuadro para indicar el o los días de la semana. Por último tenemos los campos para determinar la hora de la incidencia. Al igual que ocurre con los campos de la fecha, en función del concepto elegido, se puede especificar una hora inicial y una hora final. El calendario lateral izquierdo además de servir para seleccionar una fecha o un rango continuo
de fechas, como ocurre en otras pestañas, indica la siguiente información: muestra los días festivos con un marco rojo y al situar el ratón encima unos segundos, una ayuda contextual especifica de qué festivo se trata. La aplicación permite especificar diferentes calendarios laborales con el fin de poder reflejar los días festivos de los distintos municipios indica los días de jornada reducida con un marco de color gris y la ayuda contextual correspondiente señala los días fuera de servicio, es decir, los días del año en los que el usuario no ha estado al servicio de la Administración Pública se muestran con un marco de color negro. los días solicitados se resaltan con un fondo de color según el concepto solicitado si sólo se quieren resaltados los días de las solicitudes aprobadas, se debe marcar el campo Sólo aprobadas que se encuentra encima del calendario En el área central se encuentra la tabla con las incidencias del usuario, en la que se muestran los detalles de cada una de las incidencias. La descripción de la tabla se explica en el siguiente apartado. Además, en esta pantalla se incluye un panel en la parte inferior, donde se pueden consultar los fichajes ya que sobre éstos se crean todas las incidencias. Inicialmente el área de fichajes está oculto. Es necesario marcar una de las casillas Grande o Pequeño para desplegarla. La tabla de fichajes que se muestra es idéntica a la descrita en el apartado 3.6. En la tabla de fichajes podemos observar que: los fichajes afectados por una incidencia, tanto de anulación como de creación, se dibujan con un cuadrado de color a la izquierda. Si el cuadro es de color: amarillo, la incidencia está pendiente de ser tramitada o ya ha sido revisada (en trámite). verde, la incidencia ha sido aprobada. rojo, la incidencia ha sido rechazada. los fichajes anulados o pendientes de anular aparecen tachados con una línea. Una vez que se están mostrando los fichajes, podemos utilizar los controles Contabilizar para indicar qué incidencias, de las que se encuentran pendientes de resolver ( ) se tienen en cuenta al calcular el saldo de horas trabajadas cada día. Como es lógico, las incidencias resueltas se van a tener en cuenta siempre al calcular el saldo diario. En la figura siguiente se puede ver el resultado de contabilizar los Aprobados. La contabilización de las incidencias podría considerarse como un filtro o un simulador. En el apartado 3.8.5.1.2 de este documento se describe en detalle el funcionamiento de este control. 1.6.1.1. Tabla de incidencias La tabla de incidencias de la pestaña Mis Permisos e Incidencias muestra información de cada
una de las incidencias y diferentes iconos que permiten realizar algunas funciones sobre ellas. A primera vista, los datos que muestra cada columna de la tabla son: Columnas de la Tabla de Incidencias El número asignado a la incidencia cuando es creada El estado de tramitación de la incidencia que puede variar entre: PENDIENTE EN TRÁMITE (SUPERVISADA) RESUELTA (APROBADA) RESUELTA (RECHAZADA) El concepto y, en su caso, la causa seleccionada en el momento de crearse Número de días que abarca la incidencia Fecha inicial y, en su caso, fecha final de la incidencia Hora inicial y, en su caso, hora final de la incidencia Día o días de la semana que abarca la incidencia Estado de la revisión de la incidencia pudiendo ser favorable o desfavorable Estado de la resolución de la incidencia indicando si queda aprobada o rechazada Icono (indica que no hay notas) o o leer las que existen Icono (indica que hay notas) para agregar nuevas notas para eliminar las incidencias que no estén ni revisadas ni resueltas
Icono para ver información más detallada de las incidencias: Número de la incidencia Fecha y hora en que fue creada Persona que solicita (solicitante) Concepto solicitado Motivo especificado al crear la incidencia Número de días solicitados Fecha inicial y final de la incidencia Hora inicial y final de la incidencia Día o días de la semana que abarca la incidencia Resultado de la revisión Fecha y hora de la revisión Resultado de la aprobación Fecha y hora de la aprobación 1.6.2. Creación de incidencias Como se ha mencionado anteriormente en el documento, se pueden generar incidencias para la creación de fichajes que no se hayan realizado, para la solicitud de permisos que por su naturaleza no se incluyen en la pestaña de Mis Solicitudes o para la anulación de fichajes realizados. 1.6.2.1. Incidencias de creación de fichajes o solicitud de permisos Para generar incidencias de creación de fichajes que por alguna causa no se han podido hacer en el terminal o de solicitud de permisos, se debe seleccionar: el día o rango continuo de días en el calendario el concepto de la incidencia en el menú desplegable la hora u horas inicial y final de la incidencia pulsar el botón Solicitar Seleccionada la fecha en el calendario, se actualiza el campo de la fecha en el cuadro de selección de los datos de la incidencia a crear. Al seleccionar el concepto de la incidencia, si corresponde, se muestra el campo de la fecha final y el campo de la hora final. Se debe especificar la hora de la incidencia con los menús desplegables Hora, indicando en el primer menú la hora y en el segundo los minutos. Después de pulsar el botón Solicitar, si la incidencia requiere motivación, la aplicación abre una ventana para que el usuario pueda agregarla. Dicha motivación queda disponible para ser consultada en la propia incidencia a través del icono.
Una vez creadas, las incidencias se pueden consultar en la tabla central. En la tabla de fichajes se verá reflejado como un nuevo fichaje. El fichaje creado por la incidencia se contabiliza inmediatamente, incluyéndose en el cálculo de las horas trabajadas. Si queremos ver los fichajes sin contabilizar las incidencias pendientes de tramitar, se debe seleccionar el control Aprobados en la sección Contabilizar. Si el concepto de la incidencia generada corresponde a una ausencia que debe ser justificada presentando alguna documentación, la incidencia muestra el icono que debe utilizarse para enviar dicha documentación a través de fax, tal y como se describe en el apartado 3.10. 1.7.2.2. Incidencias de anulación de fichajes Para anular un fichaje que se haya realizado es preciso: desplegar la tabla inferior de los fichajes marcando el control Grande o Pequeño en la sección inferior Mostrar seleccionar el fichaje que se vaya a anular pulsar el aspa que aparece a la derecha en el propio fichaje seleccionado
La aplicación requiere al usuario la causa de la incidencia de anulación que se está creando. La nueva incidencia, que se puede consultar inmediatamente en la tabla central, muestra el término Anular para diferenciarla de las incidencias de creación de fichajes o permisos. En la tabla de fichajes, a ser una anulación, el fichaje aparece tachado. 1.6.3. Eliminación de incidencias Una incidencia puede eliminarse desde la tabla de incidencias pulsando el icono, a menos que esté revisada o resuelta, en cuyo caso sería necesario deshacer la revisión o resolución para poder borrarla. 1.6.4. Modificación de incidencias No es posible modificar una incidencia ya creada. Se debe eliminar, según se explica en el apartado anterior, y seguidamente crear una nueva incidencia. Si no fuera posible eliminarla porque ya está revisada o aprobada, igualmente se puede crear la incidencia aunque coincida en el tiempo con otras incidencias. En estos casos es aconsejable agregar una nota para indicar qué otra incidencia debe ser rechazada o eliminada por el personal responsable de supervisarlas o aprobarlas. 1.6.5. Sistema de notas de las incidencias Al igual que con las solicitudes de vacaciones, permisos o licencias, la aplicación permite añadir comentarios a cada una de las incidencias. Una incidencia sin notas agregadas muestra el icono. Cuando existe alguna nota el icono cambia a y situando el ratón encima, la aplicación nos indica el número de notas que hay. Información más detallada sobre las notas puede ser consultada en el apartado 3.5.6. 1.6.6. Estado de las incidencias El estado de las incidencias y anulaciones se puede consultar directamente en la tabla central de la ventana de Mis Permisos e Incidencias. Para cada incidencia se indica el estado, el resultado de la revisión y el resultado de la resolución en las columnas Estado, Revisado y Aprobado. Además, en el panel de los fichajes, al lado del fichaje anulado o creado con la incidencia se muestra un pequeño cuadrado que indica que existe una incidencia y, dependiendo del color, indica el estado en que se encuentra: AMARILLO PENDIENTE o EN TRÁMITE (SUPERVISADA) VERDE RESUELTA (APROBADA)
ROJO RESUELTA (RECHAZADA) Según el estado de la incidencia, ésta será tenida en cuenta en el cómputo del saldo de horas trabajadas. A modo de ejemplo, se puede comprobar en la figura siguiente que no se ha fichado correctamente el día 1 de abril, y por tanto se indica que NO CUMPLE. Al crear las incidencias correspondientes para corregir este fichaje, en la tabla central, las columnas que indican el estado, la revisión y la resolución aparecen vacías. Cuando han sido revidadas, en la columna Estado se indica que están EN TRÁMITE (SUPERVISADA) y en la columna Revisado señala si la revisión ha sido FAVORABLE o DESFAVORABLE. En los estados de PENDIENTE o EN TRÁMITE (SUPERVISADA), la tabla de fichajes muestra el fichaje anulado y el creado con el cuadrado de color amarillo ( ). Mientras estén en dichos estados, los fichajes se tienen en cuenta al calcular el saldo de horas, siempre y cuando se tenga seleccionado el control Contabilizar: Pendientes.
Las incidencias resueltas, indican en la columna Aprobado si ésta ha sido finalmente APROBADA o RECHAZADA y la columna Estado muestra RESUELTA (APROBADA) o RESUELTA (RECHAZADA) respectivamente. La tabla de fichajes muestra las incidencias con el cuadrado de color verde ( ) si han sido aprobadas y de color rojo ( ) si han sido rechazadas. Puesto que se ha dictaminado la resolución, los fichajes son contabilizados o no según el sentido de la misma, independientemente de si se tiene seleccionado el control Contabilizar: Pendientes o Aprobadas.