Señores Personas Naturales y Jurídicas Proveedores en General Ciudad Cordialmente les solicitamos cotizar con destino al SENA los siguientes equipos, con las especificaciones técnicas y cantidades descritas a continuación, y enviarlos a la Oficina de correspondencia de la, ubicada en la carrera 24 Nº 7-10 barrio 20 de julio, en la ciudad San José del Guaviare, a partir de las ocho (08:00) horas del día 22 de Noviembre de 2010 hasta las 08:00 horas del día 25 de Noviembre de 2010. No podrán participar como oferentes las personas que estén incursas en causales de inhabilidad o incompatibilidad para contratar; declaración que se entenderá prestada bajo la gravedad del juramento con la presentación de la cotización. Objeto Contratar la compra de Bicicletas Todoterreno como equipo de transporte para los aprendices para su desplazamiento a las actividades de practica en la formación en las diferentes fincas, aéreas de trabajo en zonas rurales y para sus actividades de bienestar que programan el Sena Centro de Desarrollo Agroindustrial Turístico y Tecnológico del Guaviare., que se señalan en el numeral 1 de esta invitación. 1. Especificaciones esenciales: Obligaciones específicas del contratista serán las siguientes: Adquisición de bienes: CANTIDAD DESCRIPCION OBSERVACIONES Bicicletas Todoterreno No 26 Con cambios de marca reconocida, Pacha, Cadenilla, Frenos V Brake, Manzana C/P, Rines Aerodinámicos, Radio Entorchado 25 Negro, Cabrilla y Codo, Triple Plato, Pedales con Luz Advertencia y Pata de Soporte, Stop Todos estos accesorios son en aluminio con mínimo un 1 año de garantía. Incluido todos los accesorios para un correcto funcionamiento y los de seguridad Chaleco Reflectivo y Casco. Entregarse pintadas con los colores de la entidad y calcomanías con logo SENA que identifique el vehículo. 2. Presupuesto oficial o valor estimado: El valor del contrato resultante de esta convocatoria será hasta por la suma de Diez millones cuarenta mil pesos ($10.040.000) incluido IVA, y el gravamen financiero del 4x1000 con cargo al Certificado de Disponibilidad Presupuestal número 206 del 19 de Noviembre de 2010 que para tal efecto expidió el jefe de Presupuesto. El valor correspondiente al gravamen a los movimientos financieros (GMF) será cancelado directamente por el SENA a la Entidad Financiera. 3 Identificación del Objeto y Fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección: El objeto que se requiere contratar corresponde a una adquisición de bienes en la modalidad de Compraventa. La modalidad de selección es la de Selección Abreviada para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización Inferior al 10% de la menor cuantía de la entidad por subasta inversa, de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 1º del Decreto 3576 del 17 de septiembre de 2009. 4. Contenido de la propuesta: 1.1. Oferta Económica: En la cual deberá describirse el valor unitario y el IVA (en porcentaje y valor por cada elemento) y el valor total, así mismo señalar si pertenece al régimen común o simplificado. 1.1.1. Aspectos a tener en cuenta para la presentación de la oferta económica: 1
1.1.1.1. El PROPONENTE deberá presentar su oferta por el sistema de precios unitarios, conforme al cual en dicho precio se encuentran comprendidos todos los costos directos e indirectos. 1.1.1.2. El PROPONENTE deberá cotizar los ítems ofertados en la unidad de medida y cantidades requeridas por la entidad. 1.1.1.3. Al formular la propuesta, el PROPONENTE deberá tener en cuenta que todos los impuestos, retenciones y gastos que se causen por razón de la legalización y ejecución del contrato, incluidas la Constitución De La Garantía Única De Cumplimiento en caso de que se le requiera, son de cargo exclusivo del CONTRATISTA. Por lo tanto, los precios que se propongan deberán considerar tales conceptos. 1.1.1.4. El SENA solo pagará los precios contratados y por tanto, no reconocerá suma alguna por impuestos ni reajustes a los precios ofertados, a menos que el reajuste se deba efectuar como consecuencia de una acción directa de la entidad previamente formalizada de acuerdo a los procedimientos legales y presupuéstales que corresponda. 1.1.1.5. El SENA efectuará al PROPONENTE las retenciones que, en materia tributaria tenga establecida la Ley y respecto de las cuales sea su obligación efectuar la retención. En los demás casos, el contratista deberá cumplir con el pago de los impuestos, tasas o contribuciones que se deriven de la presente contratación. 1.1.1.6. Las devoluciones o exenciones a que crea tener derecho el PROPONENTE deberán ser tramitadas por éste ante la respectiva Administración de Impuestos, sin responsabilidad alguna por parte del SENA o costo para ella. 1.1.1.7. Con relación al IVA, el PROPONENTE deberá discriminar en la cotización este impuesto, si pertenece al régimen común. En caso de no indicarlo, este nuevo valor no podrá ser reconocido por el SENA y el PROPONENTE deberá asumir el costo del impuesto. 5.2 Documentos Mínimos Habilitantes: Los interesados deberán presentar con su propuesta: 1.2.1. De orden Técnico: El proponente deberá cumplir con todas los Especificaciones y Condiciones Técnicas descritas en esta invitación por cuanto de su verificación por parte del SENA se determinará si el proponente tiene la capacidad técnica y es habilitado. 5.2.2 De orden Jurídico: Respecto a Personas Jurídicas Certificado de Existencia y representación legal, con fecha no mayor a un mes de expedición Copia del documento de Identidad del Representante Legal Copia del RUT, en el cual se pueda verificar el NIT y que la actividad económica esté directamente relacionada con el objeto contractual. Declaración Juramentada suscrita por el Representante Legal o Revisor Fiscal, acreditando el cumplimiento de los aportes al sistema de salud, riesgos profesionales, pensiones, y aportes a las cajas de compensación familiar, ICBF, y SENA, contratación de aprendices, cuando a ello haya lugar, mediante certificación expedida por el representante legal o por el revisor fiscal. Copia de la Planilla correspondiente al Último pago de seguridad social y aportes parafiscales. Certificados de antecedentes fiscales (Contraloría) Certificado de antecedentes disciplinarios (procuraduría), del representante legal y la persona jurídica. Certificado de antecedentes judiciales (Departamento administrativo de seguridad) del representante legal Documento que defina la situación militar (para le caso del sexo masculino) del representante legal Respecto a Personas Naturales Copia del documento de Identidad Copia del RUT, en el cual se pueda verificar el NIT y que la actividad económica esté directamente relacionada con el objeto contractual Carta juramentada ante notaria que certifique que se encuentra al día en el pago de seguridad social (Salud y Pensión) así mismo que no se encuentra obligado al pago de aportes parafiscales. 2
Copia de la Planilla correspondiente al Último pago de seguridad social y aportes parafiscales. Copia de certificado de cámara y comercio, si es propietario de establecimiento comercial, con una vigencia no superior a dos meses. Certificados de antecedentes fiscales (Contraloría) Certificado de antecedentes disciplinarios (procuraduría) Certificado de antecedentes judiciales (Departamento administrativo de seguridad) Documento que defina la situación militar (para le caso del sexo masculino) La entidad verificará en la evaluación - y dejará evidenciado a través de la impresión de los certificados - si el futuro contratista se encuentra reportado o no en el Boletín de Deudores Morosos de la Contaduría General de la Nación (http://jupiter.contaduria.gov.co/bdme/tconsulta_morosos2.htm) o en el Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República (http://www.contraloriagen.gov.co/html/responsabilidad_fiscal/responsabilidad_boletin.asp) consultando los mismos en las páginas web de las respectivas entidades. Nota: Solamente se recibe la presentación de una (1) oferta por PROPONENTE. No se acepta la presentación de ofertas parciales ni alternativas. 6. Causales de Rechazo de las propuestas 1.3. El proponente está incurso en causal de inhabilidad y/o incompatibilidad. 1.4. El proponente se encuentra registrado en el Boletín expedido por la Contraloría General de la República como responsable fiscal, situación que la Entidad verificará. 1.5. Cuando el objeto social del proponente que sea persona jurídica, no guarde relación con el objeto a contratar. 1.6. Cuando el Representante Legal de la persona jurídica tenga limitaciones para contratar y no tenga la autorización expresa del órgano social competente para presentar propuesta y/o celebrar el Contrato. 1.7. Cuando establecida la mejor postura económica el proponente no cumpla con los requisitos exigidos, de carácter jurídico y sucesivamente a los demás. 1.8. Cuando se compruebe que la información contenida en los documentos que componen la oferta no es veraz o no corresponde con la realidad. 2. Requisitos para la ejecución del contrato en caso de ser adjudicado: 2.1. Mecanismos de Cobertura del Riesgo: El contratista deberá constituir a su costa y a favor del SENA, una garantía de las descritas en el artículo 3º del Decreto 4828 de 2008 para amparar el cumplimiento de las obligaciones surgidas en el contrato, la cual se mantendrá vigente durante el plazo de la ejecución del contrato y liquidación del mismo y se ajustará a los limites, existencia y extensión de los siguientes amparos: a). Cumplimiento: Por medio de este amparo la Entidad se precave contra los perjuicios derivados del incumplimiento imputable al contratista, de las obligaciones contraídas. En valor equivalente al diez por ciento (10%) del valor del contrato y con un término de vigencia igual a la duración del contrato y cuatro (4) meses más. b). Calidad de los bienes suministrados: Por medio de este amparo la Entidad asegura la calidad y correcto funcionamiento de los materiales adquiridos. En un valor equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato y con un término de vigencia igual a la duración del contrato y cuatro (4) meses más, a la cual podrá imputarse tanto el valor de la cláusula penal pecuniaria como las multas o los perjuicios derivados de la declaratoria de caducidad. En todo caso las garantías y sus efectos se regirán por lo establecido en el Decreto 4828 de diciembre 24 de 2008. Tal garantía deberá constituirse dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al registro presupuestal del contrato. En caso de prórroga el contrato, el CONTRATISTA deberá a su vez prorrogar la vigencia de la garantía. EL CONTRATISTA se compromete a reponer las garantías aquí previstas, cuando por razón de las modificaciones, multas impuestas o siniestros ocurridos, éstas se disminuyeren o agotaren. Para tal efecto, EL CONTRATISTA deberá solicitar a la compañía aseguradora el certificado de modificación respectivo y entregarlo al SENA dentro de los tres (3) días calendario, siguientes a la firma del acta. 3
2.2. Plazo de ejecución: Quince (15) días contados a partir de la fecha del cumplimiento de los requisitos de legalización. 2.3. Lugar de ejecución o sitio de entrega: El proveedor deberá hacer la entrega de los bienes en el Centro de Desarrollo Agroindustrial, Turístico y Tecnológico del Guaviare, carrera 24 No. 7-10 barrió Centro San José del Guaviare (Guaviare), y ponerse a disposición del supervisor para la instalación. 2.4. Valor del Contrato: El valor total del Contrato será por el valor de la oferta ganadora. 2.5. Forma de pago: Pagadero Una vez se entregue e instale la totalidad de los elementos contratados, con la presentación de la factura de venta con los requisitos de ley, y se certifique por parte del supervisor del contrato el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, y la verificación de pago de los aportes parafiscales, y seguridad social, esto en cumplimiento de la Ley 789 de 2002 y el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007. El SENA efectuará al CONTRATISTA las retenciones que, en materia tributaria tenga establecida la Ley y respecto de las cuales sea su obligación efectuar la retención. En los demás casos, el contratista deberá cumplir con el pago de los impuestos, tasas o contribuciones que se deriven de la presente contratación. 2.6. Obligaciones generales: 2.6.1. Ejecutar el objeto contractual en condiciones de eficiencia, oportunidad y calidad de conformidad a los parámetros establecidos en el SENA. 2.6.2. Avisar al SENA dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes al conocimiento del hecho o circunstancias que puedan incidir en la no oportuna o debida ejecución del contrato o que puedan poner en peligro los intereses legítimos del SENA. 2.6.3. Ejecutar el objeto del contrato en los plazos establecidos, bajo las condiciones económicas, técnicas y financieras estipuladas en las cláusulas correspondientes y de acuerdo con su propuesta y la solicitud de cotización los cuales hacen parte vinculante del contrato. 2.6.4. Proveer bienes, productos o elementos de óptima calidad. 2.6.5. Reemplazar los materiales, productos o elementos que resulten defectuosos o de mala calidad. Igualmente deberá restituir a su costa, sin que implique modificación al plazo de entrega, los bienes, productos o elementos defectuosos o de especificaciones diferentes o inferiores a los requeridos. Si el PROVEEDOR no restituye los bienes, productos o elementos defectuosos dentro del término señalado por el SENA, éste podrá proceder a declarar el siniestro de incumplimiento y/o a solicitar el pago de las multas señaladas en el contrato. 2.6.6. Avisar al SENA, dentro del día hábil siguiente a conocida su existencia, la causal de incompatibilidad o inhabilidad sobreviniente. 2.6.7. El CONTRATISTA es el único responsable por la vinculación de su personal y la celebración de subcontratos todo lo cual debe realizar en su propio nombre y por su propia cuenta y riesgo sin que el SENA adquiera responsabilidad ni solidaridad alguna por dichos actos. 2.6.8. Permanecer a paz y salvo en el pago de aportes al sistema de seguridad social integral, parafiscales y contratación de aprendices, durante todo el tiempo de ejecución del contrato y acreditar ese paz y salvo actualizado cada vez que se lo requiera el SENA, por cuanto es un requisito previo para los pagos de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007. 2.6.9. El transporte, cargue, descargue entrega de los bienes, e instalación de productos o elementos requeridos por el SENA, serán asumidos por el PROVEEDOR. 2.6.10. El riesgo y propiedad de los bienes, productos o elementos serán asumidos por parte del PROVEEDOR hasta que se realice la entrega total a satisfacción en el lugar indicado. 2.6.11. Las demás contempladas en el artículo 5 de la Ley 80 de 1993 y las que se deriven directamente del objeto contractual. 2.7. Asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato: ASIGNACIÓN DEL RIESGO N o. DESCRIPCIÓN (TIPIFICACIÓN) OBSERVACIONES SENA CONTRATISTA 4
N o. DESCRIPCIÓN (TIPIFICACIÓN) 1 RIESGO JURÍDICO 2 PERSONAL Y EQUIPO 3 RIESGO ECONÓMICO 4 5 6 RIESGO ALTERACION DE CONDICIONES DEL CONTRATO RIESGOS ASOCIADOS AL TRANSPORTE y ASEGURAMIEN TO DE LOS ALIMENTOS CAMBIOS EN LUGAR DE ENTREGA OBSERVACIONES Incluirán aquellos eventos relacionados con variaciones normativas de obligatorio cumplimiento para una o ambas partes, que incidan en el costo directo o indirecto hasta el punto de afectar el equilibrio económico del contrato. Vinculación de personal y la celebración de subcontratos para la ejecución del objeto contratado. No discriminación del IVA, si pertenece al régimen común. En caso de no indicarlo, este nuevo valor no podrá ser reconocido por el SENA y el PROPONENTE deberá asumir el costo del impuesto. Hechos o circunstancias que puedan incidir en la no oportuna o debida ejecución del contrato o que puedan poner en peligro los intereses legítimo del SENA y que no se pongan en conocimiento del SENA. Bienes, productos o elementos que resulten defectuosos o de mala calidad o de especificaciones diferentes o inferiores a los requeridos. Los valores de transporte, cargue, descargue y entrega de los bienes, productos o elementos requeridos por el SENA, serán asumidos por el PROVEEDOR. El riesgo y propiedad de los mismos será asumido por parte del PROVEEDOR hasta que se realice la entrega total a satisfacción en el lugar indicado. Cambios de acuerdo con sus necesidades la fecha, sitio (dentro de la ciudad) y horario que haya establecido para la entrega y el proveedor se obliga de conformidad con dichos cambios. Previamente, y con mínimo dos (2) días de anticipación a la fecha prevista para la entrega, el SENA notificará por escrito o telefónicamente los cambios mencionados. ASIGNACIÓN DEL RIESGO SENA CONTRATISTA 3. Evaluación: 3.1. Procedimiento: Para identificar la oferta más favorable de acuerdo a lo dispuesto en el Artículo 1 del Decreto 3576 del 17 de Septiembre de 2009, se tendrán en cuenta los siguientes criterios: 3.1.1. El SENA establecerá el orden de escogencia de propuestas teniendo como base el precio más bajo, siempre que se encuentre en condiciones de mercado, no supere el presupuesto oficial y no tenga un precio artificialmente bajo. 3.1.2. Establecido este orden, se verificará el cumplimiento de los requisitos mínimos habilitantes para el oferente que tenga el precio más bajo. 3.1.3. En caso que este (1 ) no cumpla con los requisitos habilitantes exigidos, se podrá contratar con el oferente que haya presentado el segundo menor precio previa verificación de sus calidades habilitantes. 5
3.1.4. En caso de que este (2 ) tampoco cumpla con los requisitos habilitantes, se verificarán las de quien presentó el tercer (3 ) menor precio y así sucesivamente hasta obtener un oferente habilitado. En todo caso, la oferta deberá encontrarse en condiciones del mercado y satisfacer las necesidades de la entidad. 3.1.5. De no lograrse lo anterior, se repetirá el proceso de selección. (NOTA: en el segundo proceso podrían presentarse todos, otra vez y someterse nuevamente a las reglas de selección). 3.1.6. Si sólo se presenta una oferta, esta se aceptará siempre que se encuentre en condiciones de mercado, satisfaga las necesidades de la entidad y provenga de un oferente habilitado, de lo contrario se realizará nuevamente el proceso de selección. 3.1.7. En caso de empate la entidad requerirá a los empatados a presentar nueva oferta económica. 3.2. Factores de Escogencia y Calificación FACTOR DEFINICIÓN RESULTADO OFERTA ECONÓMICA Se verificarán los valores de los ítems contenidos en las propuestas, teniendo en cuenta los precios del mercado. El valor global de la propuesta, incluyendo todos los costos directos e indirectos que se deriven de la contratación (de legalización y ejecución del contrato) incluyendo IVA y GMF (que cancela el SENA a la Entidad Financiera), no podrá superar el presupuesto oficial. La propuesta económica debe ser clara y verificable matemáticamente, en ella se deben establecer por separado los precios para cada ítem ofrecido, discriminando IVA y 4mil. Establecer el mejor postor y sucesivamente los demás oferentes, que cumplan con el numeral 8.1.1 de esta invitación REQUISITOS MINIMOS HABILITANTES DE ORDEN TECNICO REQUISITOS MINIMOS HABILITANTES DE ORDEN JURIDICO Se verificará que los bienes cotizados contengan y cumplan las especificaciones técnicas solicitadas en la invitación pública en cada uno de los ítems allí estipulados, en las calidades y cantidades señaladas, y se ajuste a las necesidades de la entidad, de tal manera que la propuesta que contenga los requerimientos mínimos señalados será ADMITIDA y las que no cumplan con las especificaciones técnicas serán RECHAZADAS. Para la verificación jurídica se tendrá en cuenta el cumplimiento de los requisitos el resultado es de admisión o rechazo (hábil o no hábil) legales establecidos en la invitación pública, y el cumplimiento de la presentación de los documentos y acreditaciones exigidas; su incumplimiento acarreará el RECHAZO de la propuesta. Igualmente, se evaluará la información aportada con la oferta en su coherencia legal y reglamentaria. Se verificará que no esté incursa en las causales de rechazo contenidas en la invitación pública. Será HABILITADA aquella propuesta que cumpla con dichos requisitos. Establecer que el proponente con el precio más bajo cumple con la totalidad de los requisitos mínimos habilitantes requeridos en esta invitación Establecer que el proponente con el precio más bajo cumple con la totalidad de los requisitos mínimos habilitantes requeridos en esta invitación RESULTADO FINAL: La adjudicación se hará a la propuesta con el precio más bajo, siempre que se encuentre en condiciones de mercado, satisfaga las Necesidades de la entidad, y resulte habilitada. No se hará adjudicación parcial. 4. Cronograma del proceso de selección: 6
ACTIVIDAD Consulta de Estudios Previos Publicación de la Invitación a presentar propuestas FECHA S LUGAR Grupo de Bienes, Servicios y Logística del SENA Grupo de Bienes, Servicios y Logística del SENA Centro de Desarrollo Agroindustrial Turístico y Tecnológico del Guaviare, ubicado en la Carrera 24 No 7-10 Centro, San José del Guaviare (Guaviare), SECOP, o en la página web www.sena.edu.co/portal/contratacion/contratación+directa+y+menor+ Cuantía/ Página web www.sena.edu.co/portal/contratacion/contratación+directa+y+menor+ Cuantía/, en la Cartelera del Centro de Desarrollo Agroindustrial Turístico y Tecnológico del Guaviare, ubicado en la Carrera 24 No 7-10 Centro, San José del Guaviare, Guaviare. Plazo para presentar propuestas Cierre del plazo Establecimien to del orden de elegibilidad en función del menor precio y Verificación de requisitos mínimos habilitantes Acto Administrativ o de Adjudicación Suscripción y Legalización del Contrato Las ofertas deberán entregarse en la Oficina de Correspondencia de la, ubicada en la carrera 24 Nº 7-10 barrio 20 de julio, en la ciudad San José del Guaviare, a partir de las ocho (08:00) horas del día 22 de Noviembre de 2010 hasta las 08:00 horas del día 25 de Noviembre de 2010. 08:00 horas del día 25 de Noviembre de 2010. Por parte del Comité de selección de contratista de los procesos de contratación del Centro de Desarrollo Agroindustrial, Turístico y Tecnológico del Guaviare. Fecha: 25 de Noviembre de 2010., 09:30 horas. Del 25 al 26 de Noviembre de 2010. Del 25 al 26 de Noviembre de 2010 Para el desarrollo de la presente contratación, los proponentes podrán comunicarse con el SENA e informarse de todos los aspectos relacionados con ella o solicitar aclaraciones al buzón de correo electrónico jccastillo@sena.edu.co (Original Firmado) MARTHA LUCIA CAMPIÑO BARRERA Subdirectora Centro de Desarrollo Agroindustrial, Turístico y Tecnológico del Guaviare 7
Anexo 1 Ciudad y Fecha Señores SENA REGIONAL GUAVIARE Carrera 24 Nro 7-10 SAN JOSE DEL GUAVIARE Asunto: Invitación a cotizar Nº RG/2010 La presente tiene por objeto presentar cotización de la invitación Nº RG/2010, para el Servicio Nacional de Aprendizaje "SENA" Centro de Desarrollo Agroindustrial Turístico y Tecnológico del Guaviare, de acuerdo con las condiciones y de conformidad con lo establecido en este documento. Declaro así mismo: Que conozco y acepto los documentos, especificaciones y demás condiciones que rigen esta Contratación y acepto todos los requisitos exigidos. Que no me hallo incurso en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad señaladas en la Ley 80 de 1993. Que me comprometo a otorgar las finanzas requeridas y a suscribir éstas y el contrato dentro de los términos señalados para ello. Que conozco las leyes de la República de Colombia que rigen el presente proceso de contratación. Que he tomado nota de las especificaciones y condiciones de la presente propuesta y acepto todos los requerimientos y especificaciones técnicas de la misma. Atentamente, Nombre Representante Legal Razón Social NIT ó cédula Dirección Comercial 8