DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA Señor José Martín Zamora Vargas Presidente de la Junta Administrativa Colegio Técnico Profesional Mercedes Norte Estimado Señor: 11 de septiembre del 2012 DCA-2119 Al contestar refiérase al oficio No. 09241 Asunto: Se otorga autorización para modificar el contrato derivado del procedimiento de contratación directa concursada autorizado mediante el oficio DIEE-DC-A-337-2011; para realizar las obras descritas en el apartado de antecedentes del presente oficio por la suma de 732.287.669,30. Nos referimos a su nota fechada 01 de agosto de 2012, mediante la cual requiere autorización para modificar el contrato derivado del procedimiento de contratación directa concursada autorizado mediante el oficio DIEE-DC-A-337-2011; con la finalidad de realizar las obras descritas en el oficio DIEE-2873-12. Mediante oficio No. DCA-1949 del 22 de agosto de 2012, este órgano contralor requirió información adicional la cual fue atendida según nota fechada recibida en este órgano contralor el día 27 de agosto de 2012, con la que se adjuntó el oficio DIEE-3261-11. I.- Antecedentes En virtud de la autorización otorgada por la Dirección de Infraestructura y Educativo, del MEP (DIEE), mediante el oficio No. DIEE-DC-A-337-2011 del 22 de noviembre de 2011, se celebró un contrato con la empresa Ingeniería Contemporánea S. A. por la suma de 463.222.470,00, para realizar las obras detalladas en el respectivo contrato (ver folios 166, 167, 1089 a 1091 del expediente administrativo). La Administración solicita autorización para suscribir una adenda al contrato antes indicado, en vista que actualmente el colegio está funcionado en un salón comunal en los niveles de décimo y séptimo. Añade que la primera etapa que está en construcción cubriría esta población, pero para el año 2013 la cantidad de grupos se duplicaría por el incremento normal y para cubrir está demanda se requeriría una segunda etapa. Ante esto, se requiere que la primera y segunda etapa estén terminadas en el mes de enero de 2013, para así contar con los espacios requeridos al inicio del curso lectivo y no usar de nuevo el salón comunal. La Administración considera incompatible celebración de un procedimiento de contratación directa concursada con la consecución del interés público; siendo el factor tiempo un aspecto importante a
2 considerar en vista de la proximidad del curso lectivo y dado que, el crecimiento normal de la población estudiantil impediría ubicar al estudiantado. En el oficio DIEE-DEC-1522-2012 del 20 de julio de 2012, sucrito por el Ingeniero Erick Ramírez Vega, inspector del Departamento de Ejecución y Control de la DIEE, se indica que no resulta razonable realizar las obras requeridas mediante una contratación independiente (1147 a 1149 del expediente administrativo del derivado de la autorización otorgada mediante el oficio No. DIEE-DC-A- 337-2011 del 22 de octubre de 2011). En el referido informe se consigna que las obras que se construirán en la segunda etapa no alteran la naturaleza del objeto de la contratación inicial se trata de obras de infraestructura educativa similares a lo construido y que complementan las obras realizadas. Asimismo, se indica que las obras a construir no impiden el normal ni correcto funcionamiento de la infraestructura construida en la primer etapa, ya que se trata de obras complementarias y la naturaleza de los trabajos, en especial la ampliación adyacente obliga de conformidad con las buenas prácticas constructivas, a que es más conveniente que sean realizadas por un solo constructor, de forma que no altere la uniformidad, secuencia o coordinación de los trabajos. Aunado a lo anterior, la Administración indica que de acuerdo a la configuración del terreno ancho-fondo de existir dos empresas constructoras trabajado la primera y segunda etapa, provocaría problemas de logística, ya que la calle sería el único ingreso de materiales y controles para cada empresa, así como espacios físicos dobles para las empresas durante la ejecución del proyecto. Según lo indicado en el oficio DIEE-2873-12 del 01 de agosto de 2012 (ver folio 1161 a 1163 del expediente administrativo), y de la respuesta a solicitud de información adicional formulada por este órgano contralor se desprende que las obras a realizar son: Pabellón 2: Módulo edificio de dos niveles (Primer Nivel: 4 aulas segundo nivel: 4 aulas (4 aulas técnicas y 2 Lab. De inglés y 2 aulas de redes), incluyendo bebederos, piletas de limpieza, cajas de registro, hojalatería y bajantes. Pabellón 3: Módulo edificio de 2 niveles, primer nivel: 3 aulas y una batería sanitaria, segundo nivel: 3 aulas y una batería sanitaria (5 aulas técnicas y 1 aula de laboratorio); incluye bebederos, piletas de limpieza, cajas de registro, hojalatería, y bajantes. Pabellón 6: Módulo edificio de dos niveles (primer nivel 4 aulas, segundo nivel 4 aulas (8 aulas técnicas, incluye bebedero, piletas de limpieza, cajas de registro, hojalería y bajantes. Obras exteriores: Movimiento de tierras, Terrazas, Sistemas aguas pluviales: Tuberías, Cajas de registro pluviales, pozo pluvial, tanques de retardo pluvial, Sistemas de Aguas negras: Tubos, Cajas de registro, tanque séptico, drenaje, Sistema potable: tuberías de agua potable, llave de paso VB-13 MM en caja de registro de concreto, llave de chorro con pedestales de concreto, sistema eléctrico, Bloque II, tableros, Bloque III: alimentación transformador Seco III, desconectador, transformador TR F3 y tablero TP3), tableros iluminación exterior de bloque III (incluye pasillos y luminarias exteriores), sistema eléctrico interno de aulas; cuarto telecom, bodega y archivos, 4 aulas batería sanitaria, sistema telefónico: Acometida telefónica hasta cuarto de telecom (incluye prevista en aeroducto metálico para sistemas especiales), Sistemas de alarmas contra incendio: Sistema alarma contradiciendo, obras civiles: Muros accesos a módulos de edificio en dos niveles, gradas y acceso a módulo de edifico en dos niveles, ubicación de extintores: Extintores ABC, gabinetes y rotulación, Rótulo del colegio: Pedestal y placa de aluminio, anexo a comedor: Anexo a comedor piso lujado, pedestales, columnas, estructura de techos y techos, incluye cunetas, hojalatería y bajantes, cuarto de telecomunicaciones, bodega y archivos pasivos: Cuarto de telecomunicaciones, bodega y archivos pasivos, piso terrazo paredes, ventanearía, columnas,
3 estructura de techos y techos, incluye hojalatería, bajantes y cajas de registro. El cuarto de telecomunicaciones incluye aire acondicionado. De conformidad con el oficio DIEE-2873-12, el plazo de la contratación sería de 210 días naturales y por la suma de 732.287.669,30. (folio 1161 a 1163 del expediente administrativo). Aunado a lo anterior, mediante el oficio No. DIEE-3261-11 del 20 de agosto del 2012, el Ing. Carlos Villalobos Arguello, en calidad de Director de la DIEE, informa que desde el aspecto técnico si bien es cierto las obras se denominan como etapa uno y dos, técnicamente la construcción de las obras a realizar es una sola unidad constructiva, porque los sistemas eléctricos de trasmisión de datos de agua potable y aguas de lluvias y aguas negras deben funcionar como una sola unidad y al tener un solo contratista se garantiza que la interconexión de un módulo a otro se realice de forma efectiva y eficiente y que se estará garantizando una compatibilidad absoluta en los sistemas constructivos utilizados. II.-Criterio de la División: La solicitud que aquí se atiende se plantea con sustento en el artículo 200 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa (RLCA), norma que habilita a la Administración para modificar unilateralmente sus contratos tan pronto éstos se perfeccionen, aún antes de iniciar su ejecución y durante ésta; siempre y cuando se cumpla con los supuestos contemplados en la norma, los cuales son: a) Que la modificación, aumento o disminución del objeto, no le cambie su naturaleza, ni tampoco le impida cumplir con su funcionalidad o fin inicialmente propuesto.b) Que en caso de aumento se trate de bienes o servicios similares. c) Que no exceda el 50% del monto del contrato original, incluyendo reajustes o revisiones, según corresponda. d) Que se trate de causas imprevisibles al momento de iniciar el procedimiento, sea que la entidad no pudo conocerlas pese a haber adoptado las medidas técnicas y de planificación mínimas cuando definió el objeto. e) Que sea la mejor forma de satisfacer el interés público. f) Que la suma de la contratación original, incluyendo reajustes o revisiones de precio, y el incremento adicional no superen el límite previsto para el tipo de procedimiento tramitado. No obstante, ese mismo numeral prevé la posibilidad de que ante el incumplimiento de alguno de los referidos supuestos, se requiera a este órgano contralor autorización para proceder con la modificación contractual respectiva. En este sentido, esta norma en lo que interesa dispone: Modificaciones que no se ajusten a las condiciones previstas en este artículo, sólo serán posibles con la autorización de la Contraloría General de la República, la cual resolverá dentro del décimo día hábil posterior a la gestión, basada, entre otras cosas, en la naturaleza de la modificación, estado de ejecución y el interés público. En el presente caso la Administración requiere autorización a este órgano contralor, visto que monto de las obras que a realizar mismas que se detallan en el aparte de antecedentes del presente oficiode conformidad con lo consignado en el oficio DIEE-2873-12, superan el 50% de la contratación original. Por otra parte, en el caso particular se tiene que la Administración lo que requiere es ampliar el contrato de obra celebrado con la empresa Ingeniería Contemporánea S. A., para que realice las obras
4 consignadas en el aparte de antecedentes del presente oficio, por lo que resulta de interés precisar que respecto de los contratos de obra, el artículo 200 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, establece que: ( ) podrán ser objeto de incremento solo aspectos que no sean susceptibles de una contratación independiente sin alterar, perjudicar o entorpecer la uniformidad, la secuencia, la coordinación y otros intereses igualmente importantes. Sobre el particular, resulta importante destacar que según oficio DIEE-DEC-1522-2012 del 20 de julio de 2012, el Ing. Erick Ramírez Vega, en calidad de Inspector del Departamento de Ejecución y Control de la DIEE, señala que de acuerdo con las buenas prácticas constructiva y a la naturaleza de los trabajos, en especial la ampliación adyacente, es más conveniente que sean realizadas por un mismo constructor, de forma que no se altere la uniformidad, secuencia o coordinación de los trabajos. Asimismo, el Ingeniero Ramírez Vega agrega que existe una alta probabilidad del entorpecimiento de los trabajos por parte de dos constructores distintos, ya que las áreas de trabajo son muy cercanas y se posee un mismo acceso para la entrada de los materiales y equipos. Además, en el oficio No. DIEE-3261-11 el Ing. Carlos Villalobos Arguello, en calidad de Director de la DIEE, informa que desde el aspecto técnico si bien es cierto las obras se denominan como etapa uno y dos, técnicamente la construcción de las obras a realizar es una sola unidad constructiva, porque los sistemas eléctricos de trasmisión de datos de agua potable y aguas de lluvias y aguas negras deben funcionar como una sola unidad y al tener un solo contratista se garantiza que la interconexión de un módulo a otro se realice de forma efectiva y eficiente y que se estará garantizando una compatibilidad absoluta en los sistemas constructivos utilizados. Asimismo, el Director de la DIEE, señala que desde el punto de vista mecánico, en cuanto al sistema de agua pluvial se indicó que en la primera etapa que se dejaran tuberías previstas para realizar las conexiones en la segunda etapa y el inconveniente que se daría desde el punto de vista técnico, es que otra empresa no pueda realizar la conexión en forma correcta, pudiendo ocasionar un gasto económico desmedido. Además, señala que tomando en consideración el espacio físico se presentaría el inconveniente para el desarrollo de las obras por parte de dos empresas distintas, ya que si hubieran dos empresas cada una con sus respectivos equipos (bodegas, herramientas, materiales, entre otros), en el espacio que se va a construir, se puede ocasionar que entre ellas se obstruyan su labor, pudiendo producir atrasos en la entrega de la obra y accidentes; así como, el impedir que se concluyan las obras antes del inicio del curso lectivo de 2013. De frente a lo que viene dicho y considerando la información que ha sido suministrada, estima este órgano contralor que existen motivos suficientes para otorgar la autorización solicitada, ya que hay razones técnicas que así lo aconsejan así como que de esta manera se propicia que las obras puedan estar concluidas antes del inicio del curso lectivo del 2013, con lo que el interés público se verá mejor servido. En virtud de las anteriores consideraciones, y con sustento en los criterios técnicos vertidos mediante los oficios DIEE-DEC-1522-2012 y DIEE-3261-11 -valoraciones técnicas que en su totalidad quedan a entera responsabilidad de la Administración-; con fundamento en lo dispuesto en el artículo 200 del RLCA, se autoriza la modificación del contrato derivado de la autorización otorgada mediante el oficio DIEE-DC-A-337-2011; con la finalidad de que se realicen única y exclusivamente las obras detalladas en el aparte de antecedentes del presente oficio, por una suma máxima de 732.287.669,30; y con ello puedan solventarse a la brevedad posible las necesidades de espacio que se presentan frente a la matrícula del año 2013.
5 III. Condiciones bajo las que se otorga la presente autorización 1. Se otorga autorización para que la Administración amplié el contrato de obra derivado de la autorización otorgada por la DIEE, mediante el oficio DIEE-DC-A-337-2011, para que por la suma de 732.287.669,30, realice única y exclusivamente las obras señaladas en el aparte de antecedentes del presente oficio, en el plazo de 210 días naturales. 2. La Administración deberá contar con el contenido presupuestario suficiente y disponible para atender las erogaciones producto de la autorización que aquí se brinda. 3. Esta autorización se otorga bajo el en entendido que el incremento en la remuneración se calculará de manera proporcional a las condiciones establecidas en el contrato original y que el contrato cuya ampliación se solicita se encuentra vigente, ya que de no ser así no procede ampliación alguna, lo cual se advierte. 4. Corre bajo responsabilidad de esa Junta verificar, antes de suscribir la adenda para ampliar el contrato, que se observen las formalidades y disposiciones propias del Ministerio de Educación, en materia de infraestructura. De igual forma, deberá verificar que válidamente pueda invertir recursos públicos en el inmueble en el cual se pretenden realizar las obras. 5. Se deberá suscribir una adenda al contrato en la que queden claramente definidos los derechos y obligaciones de las partes, la cual deberá contar con la autorización interna. De igual forma, se deberá actualizar el monto de las garantías rendidas a efectos que respondan adecuadamente al aumento contractual. 6. La Administración deberá velar que la empresa Ingeniería Contemporánea S. A., cumpla con sus obligaciones con la seguridad social y obrero patronales de conformidad con lo dispuesto en el artículo 74 de la Ley Constitutita de la Caja Costarricense del Seguro Social, así como con FODESAF. 7. El régimen de prohibiciones y sanciones para contratar con la Administración deberá ser respetado por la empresa Ingeniería Contemporánea S. A. Aspecto cuya verificación queda a entera responsabilidad de la Administración. La verificación del cumplimiento de las condiciones antes indicadas será responsabilidad del señor José Martín Zamora Vargas, en su calidad de Presidente de la Junta Administrativa del Colegio Técnico Profesional Mercedes Norte. En caso de que tal verificación no recaiga dentro del ámbito de su competencia, será su responsabilidad instruir la persona que corresponda ejercer el control sobre los condicionamientos señalados anteriormente. Atentamente, Anexo: Expediente administrativo OSR/ymu Ci: Archivo Central Ni: 14606-16046 G: 2012002047-1 Marlene Chinchilla Carmiol Gerente Asociada Olga Salazar Rodríguez Fiscalizadora Asociada