. Información de Gestión por Procesos del Ministerio de Finanzas Quito, 09 de enero de 2015.
ANTECEDENTES: El objetivo principal que persigue el Estado ecuatoriano sobre la gestión pública es la creación de una administración eficiente y eficaz, que satisfaga las necesidades actuales de los ciudadanos ecuatorianos optimizando recursos y promoviendo el desarrollo de servicios de calidad, fundamentado en una gestión por procesos y garantizando la participación ciudadana. Para lo cual, se emitió el Decreto Ejecutivo N 726, publicado en el Registro Oficial Nro. 33 del 25 de abril de 2011 que dispone en su Artículo 3 lo siguiente "... Se dispone que todos los Ministerios Sectoriales con sus instituciones adscritas y dependientes, las Subsecretarías Nacionales con sus instituciones adscritas y dependientes, la Banca Pública y las Empresas Públicas creadas mediante decreto ejecutivo, cuenten en su estructura orgánica con una Coordinación General de Gestión Estratégica, la misma que estará conformada por las siguientes unidades: Administración de Procesos, Tecnología de la Información y Gestión del cambio de Cultura Organizacional..." y en su Artículo "Las Coordinaciones Generales de Gestión Estratégica son competentes para ejecutar los proyectos, procesos, planes de mejora de eficiencia, eficacia, calidad, tecnología de información y comunicación, cultura organizacional, desarrollo institucional e innovación del Estado en las entidades de acuerdo a las políticas y herramientas emitidas por la Secretaría Nacional de Administración Pública". En este sentido, el Ministerio de Finanzas inició el proceso de transformación institucional, orientado a brindar servicios de calidad, mediante la implementación de una gestión por procesos y calidad, a través de la creación de la Coordinación General de Gestión Estratégica en el mes de enero de 2012, cuya misión es: "Coordinar los proyectos de mejoramiento de procesos, planes de mejora de eficiencia, eficacia, calidad, tecnología de la información y comunicación, cultura organizacional, desarrollo institucional e innovación, según lo establecido en el Acuerdo Ministerial 25 publicado en el Registro Oficial 219 del 1 diciembre de 2011. DESARROLLO: Actualmente, el Ministerio de Finanzas, a través de su Dirección de Procesos y Mejora Continua y en cumplimiento a la normativa legal vigente, ha iniciado la implementación de la gestión por procesos y calidad dentro de la institución, liderada por la máxima autoridad. Se ha coordinado esfuerzos con las diferentes áreas promoviendo una cultura organizacional orientada a una gestión por procesos. Para lo cual la Dirección de Procesos y Mejora Continua en el ejercicio de una de sus atribuciones y responsabilidades, administra el Catálogo de Procesos institucional, que a partir de una arquitectura de procesos aprobada permitirá identificar, registrar y clasificar los
procesos de las diferentes unidades con información estructurada y estándar; y procesos actualizados y evaluados; para controlar y gestionar los procesos institucionales orientándolos hacia su mejora continua. RESULTADOS ALCANZADOS: A continuación se detallan los proyectos planificados de gestión por procesos para el año 201: Proyecto por Subsecretarías/Coordinaciones/Direcciones Dirección de Comunicación Social Dirección de Calidad del Gasto Público Coordinación de Gestión Estratégica Coordinación de Planificación Coordinación Administrativa Financiera Coordinación Jurídica Subsecretaría de Financiamiento Público Subsecretaría de Relaciones Fiscales Subsecretaría de Presupuesto Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental Subsecretaría de Innovación de las Finanzas Públicas Subsecretaría de Política Fiscal Subsecretaría de Tesoro de la Nación 1 1 2 2 3 3 5 6 10 0 2 6 8 10 12 GRÁFICO 1: PROYECTOS PLANIFICADOS DE GESTIÓN POR PROCESOS 201 En relación con el Gráfico Nro. 1, se observa el número de proyectos que se han planificado para el año 201 con las Subsecretarías, Coordinaciones, Dirección Nacional de Calidad del Gasto y Dirección de Comunicación Social, por lo que se puede evidenciar que la Dirección de Procesos y Mejora Continua está trabajando con todas las unidades involucradas del Ministerio de Finanzas, en una gestión por procesos, como fase inicial.
PROYECTOS POR SUBSECRETARÍAS/ COORDINACIONES POR RECOMENDACIÓN DE AUDITORÍA Coordinación Administrativa Financiera 1 0 0,2 0, 0,6 0,8 1 1,2 GRÁFICO 2: PROYECTOS EJECUTADOS POR RECOMENDACIÓN DE AUDITORÍA 201 En relación con el Gráfico Nro. 2, se observa el número de proyectos que se han ejecutado por recomendación de Auditoría en el segundo cuatrimestre, con la Dirección de Logística Institucional en el proyecto de documentación I011 Toma física de inventarios del almacén, en cumplimiento con el Memorando No. MINFIN-CGAF-201-0297 del 23 de abril de 201 remitido por la Coordinación Administrativa Financiera. % de Proyectos Vs Proyectos en ejecución 201 1% 86% Proyectos Completados Proyectos en Ejecución GRÁFICO 3: PORCENTAJE DE PROYECTOS EN EJECUCIÓN En relación con el Gráfico Nro. 3, se observa que el 86% corresponde a los proyectos completados según lo planificado para el 201, que representa 51 proyectos de acuerdo al tipo de intervención requerida, con relación a 59 proyectos planificados, el 1% representa a 8 proyectos que se han reprogramado en fechas de ejecución y finalización para el 2015.
Tipo de proyectos completados según GPR Gestión - Procesos Implementación de herramienta informática 1 Direccionamiento 2 Diseño 9 Documentación 30 Mejora 5 0 5 10 15 20 25 30 35 GRÁFICO : TIPO DE PROYECTOS COMPLETADOS SEGÚN GPR PRIMERO, SEGUNDO Y TERCER CUATRIMESTRE En relación con el Gráfico Nro., se observa que se han completado nueve proyectos de diseño, treinta de documentación, cinco de mejora, dos de direccionamiento, uno de Implementación de herramienta informática y cuatro de gestión-procesos según lo planificado.
Nro. 1 2 3 Subsecretaría/ Coordinación Coordinación General de Gestión Estratégica MINISTERIO DE FINANZAS PROCESOS DOCUMENTADOS 201 Dirección Dirección de Procesos y Mejora Continua Nombre del Proceso P006 Control de procesos P01 Evaluación de la gestión por procesos y calidad. P019 Difusión y comunicación de la gestión: procesos, calidad, servicios y cambio. P001 Desarrollo y mantenimiento de Aplicaciones Informáticas Institucionales. Dirección de Tecnologías y 5 P002 Gestión de Soporte a Usuarios. Comunicación 6 7 8 9 10 11 12 13 1 15 Coordinación General de Planificación Coordinación General Jurídica Dirección de Información, Seguimiento y Evaluación Dirección de Planificación e Inversión Dirección Jurídica de Financiamiento Público Dirección Jurídica de Contratación Pública Administrativa y Laboral Dirección Jurídica de Administración Financiera. P003 Gestión de la Infraestructura Tecnológica. P001 Seguimiento y evaluación a los planes aprobados y priorizados del MINFIN P002 Seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones contenidas en los informes aprobados por la CGE. P003 Seguimiento de los compromisos y disposiciones emitidas por la Presidencia de la República. P001 Elaboración del Plan Estratégico Institucional. P002 Asesorar en la formulación para la elaboración de Planes Especializados. P007 Gestión de Riesgos y Seguridad Integral. P00 Participación y asesoramiento en negociaciones de endeudamiento público interno y externo. P001 Elaboración de informes jurídicos de contratación. P00 Elaboración de informes de compensación de obligaciones. 16 Dirección Jurídica de Patrocinio P003 Patrocinio en juicios penales
17 18 19 20 21 22 23 2 Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental Subsecretaría de Política Fiscal Dirección Nacional de Activos Públicos Dirección Nacional de Estados Financieros Dirección Nacional de Programación Fiscal Dirección Nacional de Estadística Fiscal Dirección Nacional de Estudios Fiscales 25 Dirección Nacional de Equidad Fiscal 26 Subsecretaría de Presupuesto Dirección Nacional de Egresos Permanentes 27 Dirección Nacional de Ingresos 28 Dirección Nacional de Consistencia Presupuestaria P001 Análisis trimestral de la información de Bienes y Existencias de las entidades del Sector Público. P002 Asistencia técnica en materia de administración de Bienes y Existencias y funcionalidad del sistema. P00 Monitoreo del Sistema de Bienes y Existencias. P00 Análisis de la información financiera del sector público no financiero P009 Actualización de la Normativa Contable, Plan General de Cuentas y directrices para el Sector Público No Financiero. P001 Elaboración de la Base Fiscal sobre la línea. P001 Elaboración de estadísticas fiscales P003 Elaboración de análisis económico P002 Análisis y elaboración de estadísticas e indicadores de equidad fiscal de los ejes género, generacional, intercultural, movilidad humana, ambiente, discapacidades P005 Análisis y Elaboración de Estudios de Impacto Presupuestario y Normativa de egresos permanentes. P005 Elaboración de informes y pronunciamientos sobre reformas legales que inciden en los ingresos del PGE P001 Consolidación de Informes de Seguimiento y Evaluación del PGE semestral y anual y elaboración de informe ejecutivo. 29 Dirección Nacional de Egresos No Permanentes/Dirección Nacional de Egresos Permanentes P011 Certificación plurianual y seguimiento de la ejecución presupuestaria de los proyectos que disponen de la misma.
30 31 Subsecretaría de Relaciones Fiscales Dirección Nacional del Resto del Sector Público Dirección Nacional de Gobiernos Autónomos Descentralizados P003 Realización de Estadísticas Financieras de instituciones del Resto del Sector Público. P003 Realización de informes habilitantes por descentralización de competencias 32 Dirección Nacional de Empresas Públicas P002 Recopilación y análisis de la información de las empresas. 33 Dirección Nacional de la Caja Fiscal P001 Programación de caja. 3 35 36 37 Subsecretaría del Tesoro Nacional Dirección Nacional de Presupuestos del Tesoro Dirección Nacional del Sistema Único de Cuentas Dirección Financiera P00 Registro Contable de CETES P00 Análisis de Instrumentos financieros que afectan el Sistema Único de Cuentas - SUC: Autorización de Fideicomisos. P005 Aprobación de Fondos rotativos y a rendir cuentas P011 Ejecución del Control Previo. 38 Dirección de Logística Institucional P019 Constatación Física de Bienes 39 Coordinación General Dirección de Certificación y Administrativa Financiera Documentación P00 Registro y Control Documental. 0 1 2 3 Subsecretaría de Innovación de las Finanzas Públicas Dirección de Administración de Talento Humano Dirección Nacional de Innovación Conceptual y Normativa Dirección Nacional de Sistemas de Información de las Finanzas Públicas P013 Gestión de formación y capacitación. P001 Elaboración de modelos conceptuales y de información, metodologías, procedimientos para cada uno de los Componentes del SINFIP. P003 Diseño conceptual de nuevas funcionalidades y mantenimiento de los sistemas de información del SINFIP. P001 Implementación y mantenimiento de los requerimientos técnicos y funcionales de negocio de los aplicativos del SNFP. Dirección Nacional de Operaciones de los Sistemas de Finanzas Públicas P006 Gestión del despliegue de actualización de datos a producción. 5 6 Subsecretaría de Financiamiento Público Dirección Nacional Negociación de Financiamiento público Dirección Nacional de Seguimiento y evaluación del financiamiento público P003 Otorgamiento de Garantía Soberana instituciones fuera del PGE. P001 Gestión y control de financiamiento público
7 - Dirección Nacional de Calidad de Gasto 8 - Dirección de Comunicación Social P002 Generación de estudios y análisis de información relacionada a la calidad de gasto publico proceso. P001 Preparación de Informe Sobre Cumplimiento de la LOTAIP para Defensoría del Pueblo y monitoreo de cumplimiento del Art. 7 de dicha Ley TABLA Nro. 1: LISTADO DE PROCESOS DOCUMENTADOS 201 En relación con la Tabla Nro. 1, se observa el detalle de los procesos documentados teniendo un total de 8 procesos de acuerdo a los diferentes tipos de proyectos ejecutados (diseño, documentación, mejora, implementación de herramienta informática, gestión-procesos) según lo planificado para el 201. NOTAS: Los procesos: "P001 Desarrollo y mantenimiento de Aplicaciones Informáticas Institucionales", "P002 Gestión de Soporte a Usuarios", "P003 Gestión de la Infraestructura Tecnológica" de la Dirección de Tecnologías y Comunicación se disgregarán en la herramienta GPR debido que actualmente su detalle está a nivel macro, con base en los proyectos trabajados en el 201. En relación con el proyecto: "I007 Documentación del proceso del Ciclo de Desarrollo" se verificó según actas: ARP-GE-PMC-PO-09, ARP-GE-PMC-PO-10 que los procesos documentados de la Subsecretaría de Innovación de las Finanzas Públicas por Dirección, son: Dirección Nacional de Innovación Conceptual y Normativa: - "P001 Elaboración de modelos conceptuales y de información, metodologías, procedimientos para cada uno de los Componentes del SINFIP". - "P003 Diseño conceptual de nuevas funcionalidades y mantenimiento de los sistemas de información del SINFIP". Dirección Nacional de Sistemas de Información de las Finanzas Públicas: - "P001 Implementación y mantenimiento de los requerimientos técnicos y funcionales de negocio de los aplicativos del SNFP". Dirección Nacional de Operaciones de los Sistemas de Finanzas Públicas: - "P006 Gestión del despliegue de actualización de datos a producción".
Razón por lo cual se procede a modificar la Tabla Nro. 1 "Listado de Procesos Documentados 201" publicada en el mes de diciembre 201, eliminando el proceso: "P003 Generación de ambientes de bases de datos" debido a que el proyecto "I007 Documentación del proceso del Ciclo de Desarrollo" no cubre el alcance del proceso.