Página: 1 de 5 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS DEL CONTRATO SUMINISTRO DE MATERIAL AUDIOVISUAL Y MULTIMEDIA CON DESTINO A LAS BIBLIOTECAS DEL AYUNTAMIENTO DE MADRID A ADJUDICAR POR PROCEDIMIENTO ABIERTO Expediente 300/2012/00856 1.- OBJETO DEL CONTRATO Adquisición de documentos audiovisuales y multimedia en un numero estimado de 3001 DVD, 1488 CD-DA y 419 CD-ROM para la creación, actualización y mantenimiento de fondos de las bibliotecas municipales. Serán objeto del presente contrato los documentos en soporte óptico y magnético que contengan imágenes y sonido, registrados por técnicas digitales, así como los documentos electrónicos que contienen información grabada por procedimientos ópticos que integran texto, imagen fija y/o móvil y sonido. Los documentos pertenecerán a cualquiera de las editoriales con vigencia en el mercado, pueden estar comercializados en España o únicamente fuera de España, ser en uno o varios volúmenes, originales o remasterizados, actuales o retrospectivos. Los documentos tendrán un contenido cultural, artístico, didáctico o científico siempre teniendo en cuenta las necesidades y demandas que son propias de los objetivos de las bibliotecas públicas y de sus usuarios tanto adultos como infantiles y juveniles. La empresa que resulte adjudicataria suministrará los ejemplares que la Unidad Técnica de Bibliotecas Publicas sita en C/ Príncipe de Vergara 140-bis, 28002 y la Biblioteca Víctor Espinos en C/ Conde Duque 9-11, 28015 soliciten hasta un máximo de 35 ejemplares de cada título solicitado, con el descuento que haya presentado en su oferta 2.- DURACION DEL CONTRATO La duración del contrato será desde el día siguiente a su formalización hasta el 10 diciembre 2012.La fecha prevista para el inicio será el 1 de octubre de 2012. 3.- LUGAR DE ENTREGA DEL SUMINISTRO Los suministros serán entregados en las condiciones que se detallan en este Pliego de Prescripciones Técnicas en las siguientes dependencias del Ayuntamiento de Madrid:
Página: 2 de 5 Biblioteca Víctor Espinos C/ Conde Duque 9-11, 28015 Madrid Unidad Técnica de Bibliotecas Públicas C/ Príncipe de Vergara 140-bis, 28002 Madrid 4.- IMPORTE MÁXIMO DEL CONTRATO El presupuesto base de licitación para este contrato asciende a 101.238 (IVA no incluido), al que corresponde un IVA ( 18% ) 18.222,84 lo que supone un total de 119.460,84 (IVA incluido) 5.- CARACTERISTICAS TECNICAS 5.1) Cuestiones generales 5.1.1. La empresa adjudicataria realizará el suministro con arreglo a lo estipulado en el presente Pliego de Prescripciones Técnicas, estando obligada a entregar los bienes objeto del suministro en el plazo que oferte la empresa adjudicataria o en su defecto el que figura en el punto 5.3.3 y en los lugares señalados en el presente Pliego 5.1.2. La empresa adjudicataria no tendrá derecho a indemnización por causas de pérdidas o deterioros o cualquier clase de perjuicio ocasionados a los bienes anteriormente a la efectiva entrega de los mismos con arreglo a lo estipulado en el presente Pliego de Prescripciones Técnicas. 5.1.3. El Departamento de Archivos y Bibliotecas tendrá la potestad de efectuar las comprobaciones respecto a la calidad de los materiales suministrados que considere necesarias para garantizar la misma, independientemente de los medios que posea o acredite la empresa adjudicataria. 5.1.4.Se atenderán las instrucciones que en cualquier momento emitan los Servicios Técnicos de las Bibliotecas con relación a las entregas, encargos, deficiencias en el suministro o cualquier otro aspecto derivado de la ejecución de contrato. 5.2) Solicitudes de suministro 5.2.1. Cada solicitud de suministro se inicia al envío de una relación de títulos contenidos en un formulario con todos los datos necesarios para la perfecta comprensión e identificación del suministro a realizar y para garantizar el posterior seguimiento, desarrollo y evolución del suministro. Los pedidos de suministros podrán hacerlos dos bibliotecas: la Biblioteca Víctor Espinos y/o la Unidad Técnica de Bibliotecas Públicas Municipales
Página: 3 de 5 indistintamente. El formulario de pedidos será enviado por fax o correo electrónico a la empresa adjudicataria, un modelo del mismo se adjunta como ANEXO I 5.2.2. La empresa adjudicataria garantizará la atención de las peticiones de suministros con todas las características y especificaciones técnicas (editoriales, características de edición, reimpresiones, fechas de publicación, etc.) recogidas en las solicitudes de suministros. Cada titulo solicitado deberá poder ser suministrado hasta un máximo de 35 ejemplares iguales. Si no le fuera posible al adjudicatario suministrar alguno o algunos de los títulos solicitados o completar el número de ejemplares solicitado de cada titulo o el titulo se comercializa únicamente fuera de España, informara al Servicio Técnico de la biblioteca que le remitió la solicitud con tiempo suficiente para gestionar la sustitución de los títulos antes de la entrega del pedido proponiendo posibles sustituciones. En todo caso serán las bibliotecas peticionarias quienes valorarán, si aceptan un fraccionamiento, la sustitución por un nuevo titulo propuesto por el adjudicatario, se mantiene el titulo comercializado únicamente fuera de España o se anula el titulo pedido 5.2.3. La empresa adjudicataria garantizará la atención de las peticiones de suministros dentro del horario comercial que figure expresamente en la petición que se le curse, en todo caso y como norma general entre las 10,00 y las 14,00 horas y entre las 16,00 y las 20,00 horas de lunes a viernes en jornadas laborables 5.3) Entrega y recepción de los suministros 5.3.1. Los destinatarios de los suministros objeto de este contrato son las bibliotecas peticionarias de suministros y se indican en el apartado 3 Lugar del contrato, de este Pliego de Prescripciones Técnicas 5.3.2. Los pedidos se entregaran con: el formulario del pedido cursado, el albarán de entrega con el material que contiene ordenado alfabéticamente y los suministros en cajas independientes para cada material. En cada caja se especificara el número de pedido, de albaran y el tipo de material que contiene : CD-DA, DVD o CD-ROM. Cada albarán irá asociado a una única factura. 5.3.3.La entrega del material se realizará según las especificaciones establecidas por los Servicios técnicos de las bibliotecas peticionarias indicadas en 5.3.1. El plazo máximo de entrega, no será superior a 20 días naturales para títulos comercializados en España y de 35 días si únicamente se comercializan fuera de España, y en este ultimo supuesto se informara a la biblioteca peticionaria inmediatamente para saber si lo mantienen, lo sustituyen por otro nuevo o anulan de la petición.como norma general no se fraccionarán pedidos es decir no se enviará un número menor de los ejemplares solicitados de cada titulo. En caso de
Página: 4 de 5 que la empresa adjudicataria no disponga del número de ejemplares solicitado informará a los Servicios técnicos de las bibliotecas peticionarias. En todo caso serán las bibliotecas peticionarias quienes valorarán, si aceptan un fraccionamiento, la sustitución por un nuevo titulo propuesto por el adjudicatario, se mantiene el titulo comercializado únicamente fuera de España o se anula el titulo pedido. 5.3.4 El plazo de entrega empezará a contarse a partir de las 9,00 horas del día siguiente al de recepción del pedido en firme por el adjudicatario. A efectos de inicio del cómputo del plazo para la/las entrega/s se tendrá en cuenta la fecha de envió del FAX con su OK de transmisión o bien la fecha del correo electrónico enviado efectivamente. Pasados 4 días hábiles desde el envió efectivo de la solicitud( vía Fax o correo electrónico) sin que el adjudicatario manifieste imposibilidad de servir los suministros, se considerara aceptada la solicitud en su totalidad 5.3.5 En el caso de títulos agotados o por imposibilidad de suministrar algún o algunos de los materiales solicitados el adjudicatario informara en un periodo no superior a 4 días hábiles posteriores a la recepción del pedido al Servicio Técnico peticionario justificando la imposibilidad y proponiendo posibles sustituciones por otras obras de similares características y de igual valoración. La selección de los nuevos títulos será siempre realizada por la biblioteca peticionaria. En estos casos el cómputo para el plazo de entrega de las sustituciones empezara a contarse desde las 9,00 horas del día siguiente al de la recepción por parte del adjudicatario del nuevo pedido parcial en firme, contabilizándose normalmente el plazo de entrega del resto del pedido. 5.3.6 Cuando los bienes suministrados y recibidos con conformidad y firma del albaran de entrega, presenten defectos ocultos o no detectables a su recepción, el adjudicatario deberá solventar los defectos que hubieren, retirar el material defectuoso y realizar una nueva entrega de los mismos títulos o si no estuvieran disponibles suministrar nuevos títulos y materiales en cuyo caso serán determinados por la biblioteca peticionaria considerándose no finalizado el contrato hasta la total recepción satisfactoria del suministro. El plazo por parte de las bibliotecas receptoras para detectar defectos ocultos e informar al adjudicatario será de tres meses desde la efectiva recepción del suministro y el nuevo plazo del adjudicatario para solventar los defectos ocultos empezara a contabilizarse desde la fecha de la comunicación del defecto por FAX o correo electrónico y será el recogido en su oferta para la entrega de los suministros. Teniendo en cuenta que el contrato finaliza el 10 diciembre 2012, las bibliotecas pueden reportar defectos ocultos desde la última recepción efectiva de suministros hasta tres meses después, el adjudicatario procederá a su subsanación cumpliendo los plazos recogidos
Página: 5 de 5 en su oferta económica los días naturales subsiguientes y por el mismo importe facturado en 2012. Por este motivo se establece un plazo de garantía de tres meses. 5.3.7. Cuando los bienes suministrados no se hallen en estado de ser aceptados, las bibliotecas peticionarias y/o receptoras rechazarán la entrega y lo harán constar en el albarán, indicando la causa del rechazo. Si el rechazo se produce en la primera entrega el adjudicatario deberá, en el plazo establecido en su oferta para la entrega de los suministros, solventar los defectos que hubieren causado su rechazo y realizar una nueva entrega, o bien suministrar en el mismo plazo nuevos materiales que se correspondan con las condiciones exigibles de conformidad con la petición inicial. Si el rechazo se produce en la 2ª y última entrega del contrato el plazo de subsanación será exclusivamente de 7 días naturales. En ambos casos se considerará no finalizado el contrato hasta la total recepción satisfactoria del pedido. 5.3.8 La entrega de los bienes objeto del suministro se entenderá realizada cuando hayan sido efectivamente recibidos todos y cada uno de los solicitados en un mismo pedido por las bibliotecas peticionarias y/o receptoras, que deberán dar conformidad expresa mediante la firma del albarán de entrega. LA JEFA DEL