CENTRO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGI A Y ARTE DIGITAL Calle Playa de Liencres, 2 Complejo Europa Empresarial 28290 Las Rozas, Madrid Tel. 900 373 379 Correo. info@u-tad.com http:/www.u-tad.com MANUAL DE USO ONEDRIVE CURSO 18/19 D. Sistemas e infraestructuras U-tad 1
Índice 1. Descripción... 3 2. Acceso... 3 3. Operaciones con ficheros... 5 3.1 Subir ficheros... 5 3.2 Descarga de ficheros... 6 3.3 Crear carpetas... 6 3.4 Compartir ficheros o carpetas... 7 3.5 Observaciones... 8 4. Aplicación de escritorio... 9 4.1 Descripción... 9 4.2 Instalación... 10 4.3 Sincronizar una carpeta... 10 2
1. Descripción OneDrive es el sitio que provee U-tad para subir ficheros y poder acceder a ellos desde cualquier dispositivo y lugar, incluyendo ordenadores, tabletas y teléfonos móviles. Forma parte de Office 365, que es el servicio de Microsoft sobre el que también corren el correo (Outlook) y la mensajería instantánea (Skype for Business). Así mismo, OneDrive forma parte de SharePoint, que es la plataforma de colaboración de Office 365, desde la que puedes crearte tu propio blog, calendarios, listas de tareas y muchas más aplicaciones. Existen dos versiones de OneDrive, una que va asociada a las cuentas gratuitas de Microsoft, y otra que es la que usamos en U-tad, que viene incluida en Office 365. Aunque ambas tienen funcionalidades similares, son dos productos distintos, y generalmente usan aplicaciones diferentes para sincronizar los ficheros o acceder desde dispositivos móviles. El nombre completo del OneDrive de Office 365 es OneDrive para la Empresa. Para abreviar, en el documento usaremos el nombre OneDrive para referirnos a OneDrive para la Empresa. 2. Acceso Para acceder a OneDrive necesitas las credenciales de Office 365 que te proporcionó U-tad al inicio de curso. Si no estás seguro, son las mismas credenciales que usas para el correo. Para acceder vía web navega a http://portal.office.com usando un navegador soportado y pincha en Iniciar Sesión. 3
OneDrive Introduce tu dirección de correo, y después tu contraseña. Después pincha en Si es la primera vez que accedes a OneDrive tardará unos pocos minutos en crearte el sitio. Una vez listo deberías ver una pantalla similar a esta. 4
También puedes acceder a OneDrive desde el correo, ya que comparten la misma barra superior. Si dispones de un Smartphone o Tablet también puedes acceder usando las aplicaciones que hay en las tiendas de Apple, Android y Windows Phone. Busca la aplicación Microsoft OneDrive. También puedes acceder desde otras aplicaciones como Office Suite para Apple, Android y Windows Phone, Word Mobile, Excel Mobile o PowerPoint Mobile. 3. Operaciones con ficheros 3.1 Subir ficheros aquí Basta con arrastrar el fichero al navegador, y aparecerá un rectángulo que pone Soltar También podremos subir ficheros desde la opción Upload donde elegiremos si subir una carpeta o un fichero. 5
3.2 Descarga de ficheros Pinchando en el nombre del fichero con botón derecho, nos aparecerá un desplegable en el cuál podremos descargar, visualizar, eliminar 3.3 Crear carpetas Selecciona en la pantalla con el botón derecho New > Folder 6
3.4 Compartir ficheros o carpetas Pulsa botón derecho sobre el archivo a compartir y selecciona Share. Indica la dirección de correo de las personas con las que quieras compartir el fichero o carpeta También puedes hacerlo seleccionando el archivo o carpeta y pulsando sobre el campo que aparece en Sharing y Grant Access Si vas a invitar a otros alumnos o profesores utiliza la opción Invitar a personas e introduce los nombres de las personas. A medida que escribes el nombre te sugerirá la persona 7
adecuada. Si aparece el nombre subrayado quiere decir que está escrito correctamente. Puedes elegir si quieres que puedan escribir o solo leer. Si quieres compartir el fichero con gente de fuera de U-tad, desactiva la casilla Requerir inicio de sesión e introduce los correos de la gente. Se creará un vínculo con el que se puede acceder sin identificarse. Recuerda que cualquier persona que tenga este vínculo puede compartirlo con otras personas, y todas ellas podrán acceder al fichero o carpeta. Puedes deshabilitar estos vínculos, o crear uno nuevo desde la opción Obtener un vínculo. Cuando compartes mediante un vínculo no aparecerán las personas con las que lo has compartido en la opción Compartido con. Si quieres asegurarte de compartir tus datos solo con la gente que te interesa utiliza siempre la opción Requerir inicio de sesión. 3.5 Observaciones Recuerda que OneDrive es un servicio alojado en Internet, y el tiempo de carga o descarga dependerá de la velocidad de la conexión, y del uso que se esté dando en ese momento. Si la conexión es inestable porque es inalámbrica, o porque se le está dando un uso excesivo en ese momento, es posible que se interrumpan las operaciones. Si vas a subir archivos muy grandes (más de 50 MB) es recomendable usar la Aplicación de Escritorio para subir o descargar los ficheros, ya que gestiona mejor el ancho de banda, y funciona en segundo plano. Tu cuenta de Office 365 incluye 1 TB de almacenamiento, pero los ficheros no pueden superar los 15GB de tamaño. Además, algunos tipos de ficheros no están soportados (https://support.microsoft.com/en-us/help/3125202/restrictions-and-limitations-when-yousyncfiles-and-folders) 8
4. Aplicación de escritorio 4.1 Descripción La aplicación de escritorio de OneDrive permite sincronizar el contenido de tu cuenta en varios ordenadores. Esto permite trabajar con ficheros a la velocidad de tu disco duro. Periódicamente, la aplicación sincroniza los cambios con el servidor. Para entender mejor esto vamos a poner un ejemplo práctico. Supongamos que en tu cuenta de OneDrive tienes los ficheros azul.jpg y rojo.jpg. Instalas la aplicación de escritorio en dos ordenadores distintos. Una vez sincronizados ambos ordenadores tendrán los dos ficheros descargados en la carpeta de OneDrive. Ahora, desde el primer ordenador copias un fichero llamado verde.jpg a la carpeta sincronizada. Inicialmente el fichero solo lo veras en ese ordenador. En pocos segundos, la aplicación intentará sincronizar el fichero con el servidor de Microsoft. Si no hay ningún problema de sincronización, cuando el fichero este subido en el servidor, el segundo ordenador se bajará el nuevo fichero. El resultado final es que tendrás el mismo contenido en cualquier dispositivo. Existen casos en que la sincronización falla. Si intentas subir un fichero no permitido, o de tamaño superior a 15GB la sincronización fallará. También puede fallar si intentas subir un fichero con el mismo nombre desde varios ordenadores de forma simultánea. Recuerda que dependiendo del tamaño del fichero puede pasar un tiempo hasta que se suba el fichero al servidor, y hasta que esto ocurra puede que no tengas los mismos ficheros en distintos dispositivos. En el explorador aparecen unos íconos que indican el estado del fichero. 9
4.2 Instalación En Windows 10 podemos usar la aplicación que viene con el propio SO, en caso contrario Onedrive para la empresa viene incluido en la licencia de Office que proporciona U-tad a los alumnos. Para instalarnos office 2016 en nuestro equipo deberemos seguir los siguientes pasos: Accederemos a office.com e introduciremos nuestro usuario y clave. Una vez dentro nos aparecerá la opción Install Office 2016. Pincharemos dicha opción y nos descargará un ejecutable. Realizaremos la instalación y deberá activarse introduciendo su cuenta de correo de U-tad. 4.3 Sincronizar una carpeta Desde la página de OneDrive presiona Sync 10
Confirma que quieres sincronizar la carpeta. Te indicará la ruta donde se sincroniza. Una vez hecho podrás usar OneDrive como si se tratará de una carpeta normal de tu ordenador. Cuando haces cambios en los ficheros, o copias nuevos ficheros a esta carpeta, los ficheros pasan por 3 estados: 1. Inicialmente solo se encuentran en tu ordenador OneDrive 2. En pocos segundos empieza a copiarse al servidor de 3. Cuando ha terminado el fichero está en el servidor. Si usas aplicaciones de Office 2013 como Word, o PowerPoint, y abres ficheros que se encuentren en esta carpeta se comportarán de forma idéntica que si los abres desde la web y podrás hacer uso de la co-edición. 11