PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACION DEL PRESUPUESTO El presente documento tiene como objetivo dar a conocer los parámetros para el desarrollo y ejecución del procedimiento de Administración del presupuesto
1. OBJETIVO Administrar la información presupuestal con el propósito de informar a las áreas de la Cuenta Nacional de la Carne y Leche las ejecuciones realizadas mensualmente para la toma de decisiones, e informar al Comité Fiduciario para la aprobación del presupuesto. 2. ALCANCE La responsabilidad directa es del Coordinador Financiero y aplica para todas las áreas, el procedimiento inicia cuando se elabora el presupuesto con base en información interna y externa de La CNCL y termina con la aprobación del Comité Fiduciario y la presentación de informes a entidades internas y externas. 3. MARCO LEGAL Primero: La Ley 89 de 1993 Estableció la cuota de fomento ganadero y lechero y creó el Fondo Nacional del Ganado para el manejo de los recursos provenientes del recaudo de la parafiscalidad, el cual se ceñirá a los lineamientos del Ministerio de Agricultura para el desarrollo del sector pecuario. Segundo: El artículo séptimo (7º) de la Ley 89 de 1993 señala que El Gobierno Nacional, a través del Ministerio de Agricultura, contratará con la Federación Colombiana de Ganaderos -FEDEGAN-, la administración y recaudo final de las Cuotas de Fomento Ganadero y Lechero. Tercero: El artículo 106 de la Ley 1753 de 2015 señala que Si la entidad administradora no está en condiciones de garantizar el cumplimiento de las reglas y políticas que debe regir la ejecución de las contribuciones parafiscales, el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, por razones especiales definidas mediante reglamento, podrá asumir temporalmente, a través de un encargo fiduciario, la administración de dichas contribuciones y efectuar el recaudo. Cuarto: A través del artículo 2.10.5.1 del Decreto 2537 de 2015, el Ministerio de Agricultura definió las razones especiales para la asunción temporal de la administración de las contribuciones parafiscales por parte de la cartera ministerial en cita, dentro de las cuales se encuentra la siguiente: Artículo 2.10.5.1. Razones especiales para la asunción temporal de la administración de las contribuciones parafiscales por parte del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural. Se considerarán como razones especiales para que el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural asuma temporalmente la administración de las contribuciones parafiscales agropecuarias y pesqueras, las siguientes: ( )
2. Cuando el Fondo sea o haya sido admitido en proceso de reorganización en los términos de la Ley 1116 de 2006 y normas concordantes, así como las normas que la modifiquen, deroguen o sustituyan. Quinto: A través del Auto 400 010328 del 4 de agosto de 2015, la Superintendencia de Sociedades admitió al Fondo Nacional del Ganado, administrado por FEDEGAN, en un proceso de reorganización regulado por la Ley 1116 de 2006, ordenando la coordinación de dicho proceso con el que adelanta la sociedad FRIOGAN S.A. Sexto: Vencido el plazo de cuatro (4) meses indicado en el artículo 31 de la Ley 1116 de 2006, para que el promotor del acuerdo de reestructuración presentara ante el juez del concurso un acuerdo debidamente aprobado, con fundamento en el artículo 38 de la ley en cita, la Superintendencia de Sociedades profirió el Auto 400 008393 del 26 de mayo de 2016, en virtud del cual decretó la terminación del proceso de reorganización del Fondo Nacional del Ganado - FNG, administrado por la Sociedad Fiduciaria de Desarrollo Agropecuario S.A. Fiduagraria S.A., que actúa como mandataria del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural ; ordenó la celebración del acuerdo de adjudicación de los bienes del Fondo Nacional del Ganado con la consecuente cesación de funciones de los órganos sociales y de fiscalización, así como la separación de los administradores y advirtió al deudor la imposibilidad para realizar operaciones en desarrollo de su objeto social. Séptimo: El Ministerio de Agricultura expidió el Decreto 947 de 2016, el cual ( ) tiene por objeto reglamentar las medidas necesarias para garantizar la continuidad en el recaudo e inversión de los recursos de los fondos parafiscales del sector agropecuario y pesquero, en caso de liquidación de un fondo. Puntualmente el parágrafo del artículo segundo (2º) del Decreto en cita señala que En caso de que se ordene la liquidación de un fondo parafiscal del sector agropecuario y pesquero, el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural asumirá de manera temporal, por los términos máximos previstos en el artículo 2.10.5.3 del presente decreto, contados a partir de la fecha de la decisión de liquidación, a través de una fiduciaria contratada en las condiciones del artículo 106 de la Ley 1753 de 2015 ( ) Octavo: Con fundamento en lo dispuesto en los Decretos 2537 de 2015 y 947 de 2016, el día 8 de julio de 2016 el Ministerio de Agricultura y FIDUAGRARIA S.A., suscribieron el contrato de encargo fiduciario Nro. 20160655, denominado Cuenta Nacional de la Carne y la Leche CNCL MADR, ( ) para recibir el recaudo de la cuota de fomento ganadero y lechero, para la administración y la inversión de las mismas de acuerdo a las políticas formuladas por el Gobierno Nacional a través de EL FIDEICOMITENTE, en cumplimiento de lo previsto en la Ley 89 de 1993, el Decreto 947 de 2016 del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, y las demás normas que le sean aplicables. Noveno: En la cláusula sexta (6ª) del contrato de encargo fiduciario, las partes definieron la conformación de un Comité Fiduciario, quien ejercería las funciones señaladas en el
parágrafo tercero (3º) de la cláusula en cita, entre otras, la señalada en su numeral segundo (2º) así: SEXTA. Comité Fiduciario: El Comité Fiduciario estará conformado por: 3 representantes designados por el MINISTERIO en su condición de FIDEICOMITENTE. ( ) PARÁGRAFO TERCERO. FUNCIONES DEL COMITÉ: 1. Aprobar el Manual Operativo del contrato y sus eventuales modificaciones. El aludido Manual Operativo fue aprobado por los integrantes del Comité Fiduciario en cesión del 11 de agosto de 2016 con el objetivo es establecer procesos y procedimientos necesarios para desarrollar las actividades requeridas para dar cumplimiento al objeto contratado. 4. GLOSARIO Acuerdo: Documento por medio del cual se efectúan modificaciones al presupuesto emanado por El Comité Fiduciario. CGN: Contaduría General de la Nación. CGR: Contraloría General de la República. Convenios: Son los que la CNCL firma con otras entidades dentro de los cuales se administran recursos, que posteriormente hay que legalizar. Informe a la Contaduría: Informe trimestral sobre el estado parcial del presupuesto de ingresos y gastos de la vigencia. Informe de convenios: Informe financiero que se presenta a las entidades con las cuales se suscriben convenios de administración de recursos. Informe de Gestión: Informe Gerencial que se elabora con la ejecución presupuestal de los programas de inversión. Debe ser elaborado para el primer semestre y para la vigencia completa. Se debe enviar al Ministerio de Agricultura. Informe financiero: Informe que se presenta al Comité Fiduciario en donde se incluyen los acuerdos presupuestales, traslados internos, cuadro de modificaciones presupuestales y ejecución a la fecha presentada. Informe Rendición de Cuentas: Informe gerencial de ejecución de ingresos y gastos para efectos del control financiero sobre la cuenta parafiscal. Debe ser elaborado para el primer semestre y para la vigencia completa. Se debe enviar a la Contraloría General de la República. IPC: Índices de precios al consumidor. MADR: Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural. CNCL: Cuenta Nacional de La Carne y La Leche PR-AP01: Procedimiento Administración del presupuesto.
Plan de Inversiones y Gastos: Es el documento donde se plasma y se explica cada uno de los conceptos que comprende el presupuesto de ingresos y gastos para cada vigencia. Debe ser presentado en septiembre de cada año y se debe aprobar por El Comité Fiduciario. 5. GENERALIDADES NIVEL DE AUTORIZACION PARA SOLICITAR CDP Está facultado para solicitar CDP s, el Representante Legal o quien haga de sus veces de la CNCL, sin embargo puede delegar a los Subgerentes, Jefes de área, Coordinador Administrativo, Financiero y de Sistemas esta función. La solicitud se debe realizar a través de memorando al Profesional de Presupuesto. ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO El presupuesto anual para CNCL se elabora con base en información macroeconómica (Salario Mínimo, IPC, Proyecciones Económicas para la vigencia siguiente) e información interna (proyección de sacrificio, proyecciones de producción de leche e incrementos en precios de leche). La Coordinación Financiera efectúa el cálculo de los ingresos (con base a la información suministrada por el área de Recaudo). Y el presupuesto de gastos de funcionamiento y de inversión con los servicios personales, los gastos generales y el servicio a la deuda para la vigencia siguiente. ELABORACIÓN DE ACUERDOS De acuerdo con las necesidades presupuestales los acuerdos presupuestales deben contener las justificaciones y los movimientos de las modificaciones para que El Comité Fiduciario las apruebe. Es responsabilidad de la Coordinación Financiera elaborar los acuerdos.
ELABORACIÓN DE INFORMES PRESUPUESTALES Los informes de la Contaduría General de la Nación, de la Contraloría General de la República y el informe de gestión al Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, se deben presentar por trimestre, por semestre y por vigencia, así mismo cuando el Comité Fiduciario, las gerencias u otras entidades lo requieran. CGN: El informe de la Contaduría General de la Nación incorpora las de los estados financieros que deben presentarse en forma trimestral. El responsable de la elaboración de dicho informe es la Coordinación Financiera. CGR: El informe para la Contraloría incorpora la ejecución presupuestal de ingresos y gastos a los formatos de la rendición de cuenta por cada uno de los programas de funcionamiento e inversión. Este debe presentarse en forma semestral y por vigencia. MADR: El informe de gestión para el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural contiene la ejecución presupuestal de ingresos y gastos soportado con un reporte detallado de cada uno los programas. Este debe presentarse en forma semestral y por vigencia. Comité Fiduciario El informe para El Comité Fiduciario debe contener los proyectos de acuerdo y el informe de ejecución presupuestal. Este informe se presenta cada vez que haya sesión de Comité Fiduciario. Otras entidades: El Informe para las otras entidades con convenios debe contener la información financiera y de ejecución presupuestal. La periodicidad de presentación de cada convenio depende de lo estipulado en cada convenio. INCORPORACIÓN DE AJUSTES AL PRESUPUESTO De acuerdo con las necesidades presupuestales de la CNCL existen mecanismos para realizar ajustes al presupuesto de ingresos y gastos que son: Traslados internos. La Gerencia de la CNCL tiene la facultad de autorizar traslados entre los diferentes rubros presupuestales siempre y cuando no modifiquen los montos globales de las grandes cuentas. Los traslados internos son elaborados por la Coordinación Financiera. Se realizan cada vez que se presente la necesidad. Ajustes por medio de acuerdos: Se efectúan ajustes al presupuesto por adiciones, reducciones o modificaciones al mismo, por medio de acuerdos presupuestales que deben ser aprobados por el Comité Fiduciario. Estos ajustes son realizados por la Coordinación Financiera.
Superávit o déficit: El déficit o el superávit se determina una vez efectuado el cierre presupuestal de la vigencia mediante acuerdo aprobado por el Comité Fiduciario. 6. ACTIVIDADES N ACTIVIDADES RESPONSABLE DOCUMENTO 1. Reunir la información inicial de las diferentes áreas de la entidad y procesar la información producida al interior del área Financiera. Profesional presupuesto de Correo con los anexos necesarios para la elaboración del presupuesto 2. Efectuar el análisis de la información recibida de las diferentes áreas y de la información generada por el área. Coordinador Financiero Profesional Presupuesto y de 3. Presentar a la Subgerencia Administrativa y Financiera el plan de inversiones y gastos para su visto bueno y solicitar autorización para su presentación al Comité Fiduciario Coordinador Financiero Informe de ejecuciones presupuestales de ingresos y gastos 4. Presentar al Comité Fiduciario el presupuesto para ser discutido y aprobado. Subgerencia Administrativa Financiera. y Presupuesto de inversiones y gastos 5. Hacer seguimiento y control a la ejecución presupuestal Coordinador Financiero A través de formatos, ajustar los acuerdos trimestrales y solicitar su aprobación.
6. Consolidar, Elaborar y presentar informes de ejecución. Coordinador Financiero Plan de Inversiones y Gastos, Informes de Gestión, Rendición de Cuentas, Informes de Comité Fiduciario. Y las fichas técnicas de cada presupuesto. 7. CONTROL DE CAMBIOS El presente documento es la versión única e inicial del procedimiento de Administración del Presupuesto de La CNCL. 8. ANEXOS ANEXO N 1 Formato De Traslados Internos ANEXO N 2 Plantilla De Acuerdos Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Lyda Jazmin Daza Daza Coordinadora Administrativa José Arnulfo Amaya Profesional de Presupuesto Oscar Javier Guerrero Galvis Coordinación Financiera