PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN DE GASTOS PARA EL INTERCICLO O CICLO DE VACUNACIÓN CONTRA LA FIEBRE AFTOSA Y BRUCELOSIS BOVINA (CNCL)

Transcripción

1 PARA LA REVISIÓN DE GASTOS PARA EL INTERCICLO O CICLO DE VACUNACIÓN CONTRA LA FIEBRE AFTOSA Y BRUCELOSIS BOVINA (CNCL) El presente documento tiene como objetivo verificar la ejecución presupuestal de los recursos girados a cada una de las Organizaciones Ejecutoras ganaderas Autorizadas para el desarrollo del Interciclo o Ciclo de vacunación contra la fiebre aftosa y brucelosis bovina. Fecha de elaboración: 12 de mayo de 2017

2 00 1. OBJETIVO Verificar la correcta ejecución presupuestal de los recursos girados por la Cuenta Nacional de la Carne y la Leche a cada una de las Organizaciones Ejecutoras Ganaderas Autorizadas, para el desarrollo del Interciclo o Ciclo de vacunación sobre la erradicación de la fiebre Aftosa y Brucelosis Bovina. 2. ALCANCE La revisión de gastos comienza al momento que finaliza el Interciclo o Ciclos de vacunación, teniendo en cuenta que la Organización Ejecutora Ganadera Autorizada debe hacer el envío completo y oportuno de toda la información dentro de los 15(días) calendario siguientes a la finalización del plazo de ejecución pactado. 3. MARCO LEGAL Primero: La Ley 89 de 1993 Estableció la cuota de fomento ganadero y lechero y creó el Fondo Nacional del Ganado para el manejo de los recursos provenientes del recaudo de la parafiscalidad, el cual se ceñirá a los lineamientos del Ministerio de Agricultura para el desarrollo del sector pecuario. Segundo: El artículo séptimo (7º) de la Ley 89 de 1993 señala que El Gobierno Nacional, a través del Ministerio de Agricultura, contratará con la Federación Colombiana de Ganaderos -FEDEGAN-, la administración y recaudo final de las Cuotas de Fomento Ganadero y Lechero. Tercero: El artículo 106 de la Ley 1753 de 2015 señala que Si la entidad administradora no está en condiciones de garantizar el cumplimiento de las reglas y políticas que debe regir la ejecución de las contribuciones parafiscales, el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, por razones especiales definidas mediante reglamento, podrá asumir temporalmente, a través de un encargo fiduciario, la administración de dichas contribuciones y efectuar el recaudo. Cuarto: A través del artículo del Decreto 2537 de 2015, el Ministerio de Agricultura definió las razones especiales para la asunción temporal de la administración de las contribuciones parafiscales por parte de la cartera ministerial en cita, dentro de las cuales se encuentra la siguiente: Artículo Razones especiales para la asunción temporal de la administración de las contribuciones parafiscales por parte del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural. Se considerarán como razones especiales para que el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural asuma temporalmente la administración de las contribuciones parafiscales agropecuarias y pesqueras, las siguientes: ( )

3 2. Cuando el Fondo sea o haya sido admitido en proceso de reorganización en los términos de la Ley 1116 de 2006 y normas concordantes, así como las normas que la modifiquen, deroguen o sustituyan. Quinto: A través del Auto del 4 de agosto de 2015, la Superintendencia de Sociedades admitió al Fondo Nacional del Ganado, administrado por FEDEGAN, en un proceso de reorganización regulado por la Ley 1116 de 2006, ordenando la coordinación de dicho proceso con el que adelanta la sociedad FRIOGAN S.A. Sexto: Vencido el plazo de cuatro (4) meses indicado en el artículo 31 de la Ley 1116 de 2006, para que el promotor del acuerdo de reestructuración presentara ante el juez del concurso un acuerdo debidamente aprobado, con fundamento en el artículo 38 de la ley en cita, la Superintendencia de Sociedades profirió el Auto del 26 de mayo de 2016, en virtud del cual decretó la terminación del proceso de reorganización del Fondo Nacional del Ganado - FNG, administrado por la Sociedad Fiduciaria de Desarrollo Agropecuario S.A. FIDUAGRARIA S.A., que actúa como mandataria del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural ; ordenó la celebración del acuerdo de adjudicación de los bienes del Fondo Nacional del Ganado con la consecuente cesación de funciones de los órganos sociales y de fiscalización, así como la separación de los administradores y advirtió al deudor la imposibilidad para realizar operaciones en desarrollo de su objeto social. Séptimo: El Ministerio de Agricultura expidió el Decreto 947 de 2016, el cual ( ) tiene por objeto reglamentar las medidas necesarias para garantizar la continuidad en el recaudo e inversión de los recursos de los fondos parafiscales del sector agropecuario y pesquero, en caso de liquidación de un fondo. Puntualmente el parágrafo del artículo segundo (2º) del Decreto en cita señala que En caso de que se ordene la liquidación de un fondo parafiscal del sector agropecuario y pesquero, el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural asumirá de manera temporal, por los términos máximos previstos en el artículo del presente decreto, contados a partir de la fecha de la decisión de liquidación, a través de una fiduciaria contratada en las condiciones del artículo 106 de la Ley 1753 de 2015 ( ) Octavo: Con fundamento en lo dispuesto en los Decretos 2537 de 2015 y 947 de 2016, el día 8 de julio de 2016 el Ministerio de Agricultura y FIDUAGRARIA S.A., suscribieron el contrato de encargo fiduciario Nro , denominado Cuenta Nacional de la Carne y la Leche CNCL MADR, ( ) para recibir el recaudo de la cuota de fomento ganadero y lechero, para la administración y la inversión de las mismas de acuerdo a las políticas formuladas por el Gobierno Nacional a través de EL FIDEICOMITENTE, en cumplimiento de lo previsto en la Ley 89 de 1993, el Decreto 947 de 2016 del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, y las demás normas que le sean aplicables. Noveno: En la cláusula sexta (6ª) del contrato de encargo fiduciario, las partes definieron la conformación de un Comité Fiduciario, quien ejercería las funciones señaladas en el

4 parágrafo tercero (3º) de la cláusula en cita, entre otras, la señalada en su numeral segundo (2º) así: SEXTA. Comité Fiduciario: El Comité Fiduciario estará conformado por: 3 representantes designados por el MINISTERIO en su condición de FIDEICOMITENTE. ( ) PARÁGRAFO TERCERO. FUNCIONES DEL COMITÉ: 1. Aprobar el Manual Operativo del contrato y sus eventuales modificaciones. El aludido Manual Operativo fue aprobado por los integrantes del Comité Fiduciario en cesión del 11 de agosto de 2016 con el objetivo es establecer procesos y procedimientos necesarios para desarrollar las actividades requeridas para dar cumplimiento al objeto contratado. 4. GLOSARIO Brucelosis Bovina: Enfermedad infectocontagiosa producida por la bacteria Brucella Abortus y que afecta principalmente a las hembras bovinas. Interciclo de vacunación: Ejecutar todas las actividades necesarias para apoyar todas las actividades encaminadas a mejorar la competitividad de las cadenas cárnicas y/o láctea bovina y apoyar las actividades de la planeación del ciclo de vacunación contra fiebre aftosa y brucelosis. Ciclo de vacunación: Se realiza con el fin de mantener el estatus sanitario del territorio nacional como país libre de fiebre aftosa. CNCL: Cuenta Nacional de Carne y Leche. Organizaciones Ejecutoras Ganaderas Autorizadas-OEGA: Son los responsables de administrar los recursos suministrados por la CNCL para los ciclos de vacunación. Fiebre aftosa: Enfermedad viral y contagiosa que afecta al ganado. Costos Fijos: Costo que no varía independientemente de la actividad a desarrollar. Costos Variables: Costo que varían dependiendo de la actividad a desarrollar. Presupuesto de gastos: Plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros. PR-RGIC01: Código asignado para el procedimiento de la Revisión de Gastos para el Interciclo o Ciclo de vacunación.

5 5. ACTIVIDADES N ACTIVIDADES RESPONSABLE DOCUMENTO 1. Solicitar, recepcionar y revisar las copias de los contratos y de los anexos (centro Enviados por Jurídica: Contratos. de costos, formato ejecución Centro de costos. presupuestal, acta de entrega de bienes Formato ejecución y muebles) de cada uno de los contratos de los proyectos de Aftosa expedidos presupuestal. Acta de entrega de por la oficina jurídica sobre la bienes y muebles. autorización de costos fijos (para Interciclo) costos fijos y variables (para Ciclo) a ejecutar. 2. Solicitar a la Subdirección Técnica la copia del presupuesto de gastos aprobado para el desarrollo y ejecución de cada Interciclo o Ciclo y tenerlo en cuenta en la revisión de giros del mismo. Para Interciclo: FR-CGA-SCFI01 Para Ciclo: FR-CGA-SCFVC01 3. Elaborar un cuadro de control de contratos y Giros por cada contrato y por cada Interciclo o Ciclo, en el cual se debe registrar los valores de los contratos y de los giros efectuados por la coordinación financiera a cada una de las OEGA, teniendo en cuenta que el cuadro debe contener la siguiente información: a) Nombre de la OEGA, b) Número del contrato, c) Valor del contrato d) Fecha de inicio y terminación del Interciclo o Ciclo, e) Concepto, fecha y valor de cada uno de los giros. 4. Solicitar a la Coordinación Financiera un listado detallado de los giros ejecutados que se realizaron por cada contrato durante el Interciclo o Ciclo y comparar la información suministrada con los registros del cuadro de control y aclarar si hay alguna diferencia. 5. Al finalizar el Interciclo o Ciclo, diligenciar el cuadro de control de presupuesto de gastos por cada FR-AUD-RGICA01 FR-AUD-RGICA01 Listado de giros ejecutados

6 proyecto, en el cual se debe registrar el total de los valores y pólizas, distribuidos en los siguiente conceptos: Interciclo: Ciclo: a) Gastos de funcionamiento b) Gastos servicio de Internet a) Gastos de funcionamiento b) Gastos servicio de Internet c) Gastos de publicidad d) Transporte de programadores e) Transporte de vacunadores f) Otros gastos de transporte FR-AUD-RGICA02 6. Enviar los cuadros de control de presupuesto de gastos a cada una de las OEGAS de los proyectos, incluyendo una carta remisoria firmada por el Auditor, requiriendo los soportes de gastos, el presupuesto ejecutado y saldo disponible; asimismo indicar la fecha límite en que deben enviar los documentos al área de auditoria de la CNCL. 7. Al momento de recibir los soportes de los gastos, se debe separar por regiones e incluir las copias de los contratos, la carta remisoria y los cuadros de control de presupuesto de gastos. 8. Revisar los soportes del gasto de cada proyecto teniendo en cuenta el siguiente procedimiento: FR-AUD-RGICA02 Carta remisoria. Soportes de gastos. Anexos del contrato. Carta remisoria. FR-AUD-RGICA02 Verificar que los soportes estén separados en carpetas, conceptos y

7 tengan los cuadros de los gastos ejecutados. Cruzar los valores registrados con los soportes enviados por la OEGA del proyecto y determinar si hay alguna diferencia. Verificar en cada uno de los gastos si hay retención en la fuente, teniendo en cuenta que los porcentajes aplicados sean los establecidos en la normatividad vigente para cada concepto. Diligenciar la hoja de trabajo sobre el presupuesto ejecutado según auditoria, en donde registre en cada columna según los conceptos los valores determinados y establecer los saldos a favor o en contra de la CNCL para ser consignados. Trasladar los valores totales ejecutados por cada concepto del anterior punto a la columna de ejecutado de presupuesto que se envió a la OEGA y determinar el saldo a favor o en contra de la CNCL. Confirmar por teléfono el resultado definitivo de la revisión de gastos con un colaborador de la OEGA. Preparar un informe final acerca de las diferencias encontradas en la revisión de los gastos y adjuntar el cuadro definitivo del presupuesto ejecutado para Interciclo o Ciclo, según corresponda, documento que hay que enviar al representante legal de la OEGA con copia a la Subdirección Técnica y a la Subdirección Administrativa y Financiera. FR-AUD-RGIC03 Soportes de gastos. Informe final

8 6. CONTROL DE CAMBIOS Esta es la versión única e inicial del procedimiento para la revisión de los gastos para el Interciclo o Ciclo de vacunación. 7. ANEXOS FR-AUD-RGIC01. Cuadro Control de Contratos y Giros. FR-AUD-RGIC02. Cuadro Control Presupuesto Gastos. FR-AUD-RGIC03. Hoja de Trabajo. DF-AUD-RGIC01. Diagrama de flujo Elabora por: Revisado por: Aprobado por: Lida Ariza Puentes Ángela Vanessa Sánchez Profesionales de Gestión Vilma Pinto de Flórez Coordinador Grupo Supervisión Luz Edith Rodríguez Rojas Auditora