Circular de la Gerencia de la Universidad de Sevilla, de 23 de julio, estableciendo las normas de cierre del ejercicio económico 2007
CIRCULAR DE LA GERENCIA DE LA UNIVERSIDAD DE SEVILLA, DE 23 DE JULIO, ESTABLECIENDO LAS NORMAS DE CIERRE DEL EJERCICIO ECONÓMICO DE 2007 La Ley General de la Hacienda Pública de la Comunidad Autónoma de Andalucía, Ley 5/83, de 19 de julio, determina que el ejercicio presupuestario coincidirá con el año natural y que el presupuesto se liquidará el 31 de diciembre. En cumplimiento de las prescripciones contenidas en el artículo 93 de la Ley 15/03 Andaluza de Universidades, la Gerencia debe elaborar las cuentas anuales y realizar la correspondiente auditoria externa. Posteriormente, las cuentas anuales y el informe de auditoria son, a su vez, informados por la Comisión de Asuntos Económicos, que los remite al Consejo de Gobierno. Este órgano las eleva al Consejo Social para su aprobación definitiva. Para este proceso, y a contar desde la fecha de cierre presupuestario, se dispone de seis meses. La Universidad de Sevilla, para cumplir su obligación de rendir cuentas ante la Cámara de Cuentas de Andalucía, debe enviarlas dentro del mes siguiente a la fecha de su aprobación a la Consejería de Innovación, Ciencia y Empresa. En aplicación de la Ley de Estabilidad Presupuestaria, Ley 18/01, y de las obligaciones derivadas del Convenio con la Comunidad Autónoma para el saneamiento de la situación financiera de las Universidades, se deben remitir periódicamente informes presupuestarios y financieros de la Universidad de Sevilla para realizar el seguimiento y la evaluación del cumplimiento del objetivo de estabilidad presupuestaria requerido por la Ley, y del plan de viabilidad con vistas al saneamiento, exigido por el Convenio. Esta información, referida a la liquidación del presupuesto de 2007, debe ser remitida antes del 20 de enero próximo. Por último, y como novedad respecto a ejercicios anteriores, la Universidad de Sevilla, con la finalidad de homogeneizar su proceso de cierre con la normativa aplicada por la Comunidad Autónoma de Andalucía, ha decidido incorporar al ejercicio 2008 únicamente los créditos financiados mediante transferencia de carácter finalista (créditos afectados), hasta el límite de su financiación externa. Por todo lo expuesto, se hace necesario dictar normas que regulen el cierre presupuestario para todos los gestores de gasto en su actividad económica-presupuestaria al final del ejercicio.
1. EXPEDICIÓN Y TRAMITACIÓN DE DOCUMENTOS CONTABLES. La fecha límite de entrada en el Registro General de la Universidad de Sevilla de los documentos contables serán las siguientes: Documentación Fecha límite ADO a justificar 23/11/2007 Retención de crédito (RC) 30/11/2007 Solicitud de traspaso de créditos entre orgánicas 30/11/2007 Petición de abono en formalización / recompra 30/11/2007 Petición de abono para pago en moneda extranjera 30/11/2007 Cuenta justificativa de ADO por pagos a justificar 21/12/2007 ADO (240) en firme sobre disponible y ADO (250) en firme sobre retenido, cuyos justificantes de gastos estén en posesión del centro gestor al 30 de noviembre de 2007. ADO (240) en firme sobre disponible y ADO (250) en firme sobre retenido, cuyos justificantes de gastos estén en posesión del centro gestor con posterioridad al 30 de noviembre de 2007. Cuenta justificativa y ADO de reposición por pagos de ACF, cuyos justificantes de gastos estén en posesión del centro gestor al 30 de noviembre de 2007. Cuenta justificativa y ADO de reposición por pagos de ACF, cuyos justificantes de gastos estén en posesión del centro gestor con posterioridad al 30 de noviembre de 2007 1. 30/11/2007 28/12/2007 30/11/2007 28/12/2007 Liberaciones de retenciones de crédito (RC/). 28/12/2007 1 A partir del 30 de noviembre los gastos que contengan I.R.P.F. deberán de ser justificados en cuentas independientes a las de cualquier otro gasto. 3
La tramitación de los documentos mencionados deberá cumplir las exigencias que para cada tipo de gasto contienen las Normas de Gestión del Gasto. Respecto a los Justificantes del Gasto (factura o equivalente) se recuerda que, siguiendo la limitación determinada por el artículo 41.1 de la LGHPJA, con cargo a los créditos del estado de gastos consignados en el Presupuesto, solamente podrán contraerse obligaciones derivadas de gastos que se realicen en el año natural del ejercicio presupuestario. Por tanto todos los justificantes del gasto emitidos en 2007 deben imputarse al ejercicio 2007. Respecto a las cuentas justificativas, reiterar que: Contendrán únicamente gastos devengados en el ejercicio 2007 (facturas del ejercicio actual). Incluirán necesariamente las facturas del ejercicio con IRPF, al objeto de liquidar a la Administración Tributaria las retenciones practicadas en el ejercicio. Se incluirán en las cuentas justificativas del 2007 la totalidad de justificantes de gastos pagados durante el ejercicio con cargo a ACF y a pagos a justificar, no pudiendo incluirse estos justificantes en cuentas justificativas del 2008. 2. CARGOS INTERNOS. 2.1. Emisión. Las solicitudes de emisión de cargos internos, para los centros con emisión centralizada, tendrán como fecha límite de entrada en el Registro General de la Universidad de Sevilla, el 15 de noviembre de 2007. Las solicitudes que sean recibidas con posterioridad a esta fecha serán imputadas al ejercicio 2008. 2.2. Anulación. Los cargos internos que no hayan sido cobrados a 31 de diciembre de 2007, serán anulados de oficio. El Servicio de Contabilidad comunicará a los centros emisores los cargos internos que hayan sido anulados por este motivo, pudiendo realizar nuevas solicitudes de emisión en el ejercicio siguiente. 4
3. EMISIÓN DE FACTURACIÓN EXTERNA. Las solicitudes de emisión de facturas, para los centros con emisión centralizada, como consecuencia de prestaciones de servicios o entregas de bienes, tendrán como fecha límite de entrada en el Registro General de la Universidad de Sevilla el 21 de diciembre de 2007. Las facturas de recompra deberán solicitarse con la suficiente antelación para poder cumplir con los plazos indicados en el punto 1 (expedición y tramitación de documentos contables) 4. REINTEGRO DE SOBRANTE O INGRESO DE IRPF DE PAGOS A JUSTIFICAR 2 (PJ). Modalidad de ingreso Fecha límite Hora límite Cheque a nombre de Universidad de Sevilla (*) 14:00 Transferencia / Ingreso en metálico en la Cuenta General de Ingresos. Banco Santander (nº 0049 2588 71 2114197826). 21/12/2007 (*) Fecha límite de entrega en el Servicio de Contabilidad, no en el Registro General. 4.1. Reintegros por sobrante de ADO a justificar. Este tipo de reintegros procede, única y exclusivamente, en el caso de que no haya sido gastado el total de un pago a justificar (pj) concedido a un centro de gasto. Los reintegros se realizarán, preferentemente, mediante ingreso en la cuenta del Banco Santander, con c.c.c. nº 0049 2588 71 2114197826, debiendo remitir al Servicio de Contabilidad (C/ San Fernando, 4.) copia del justificante de ingreso o traspaso, así como escrito en el que se indique el número de ADO del pago a justificar al que corresponde el reintegro. En ningún supuesto deben realizarse ingresos en otra cuenta que no sea la indicada. 2 Respecto a los ACF, no reintegrar el sobrante ni el IRPF retenido, sólo justificar los libramientos. 5
En el caso de realizar el ingreso mediante cheque, se entregará directamente en el Servicio de Contabilidad (no en el Registro General), debiendo indicar en el momento de la entrega el número de ADO del pago a justificar al que corresponde el reintegro. Los reintegros que se realicen conforme a lo indicado en este punto, y dentro del plazo indicado, repondrán crédito en el centro de gasto correspondiente. Si el reintegro (tanto por cheque como ingreso en cuenta) se realiza una vez transcurridos los plazos indicados, no podrán reponer crédito en los centros de gasto, teniendo la consideración de reintegros de ejercicios cerrados. 4.2. Ingresos por retenciones de IRPF en ADO a justificar. Este supuesto sólo puede darse en las retenciones de IRPF que tengan su origen en un pago a justificar, nunca en las que lo tienen en un anticipo de Caja Fija o en un pago directo. Los ingresos se realizarán, preferentemente, mediante ingreso en la cuenta del Banco Santander, con c.c.c. nº 0049 2588 71 2114197826, debiendo remitir al Servicio de Contabilidad (C/ San Fernando, 4) copia del justificante de ingreso o traspaso, así como escrito en el que se indique el número de ADO del pago a justificar en el que esté incluido el justificante de gasto que origina la retención de IRPF. En ningún supuesto deben realizarse ingresos en otra cuenta que no sea la indicada. En el caso de realizar el ingreso mediante cheque, se entregará directamente en la Servicio de Contabilidad (no en el Registro General), debiendo indicar en el momento de la entrega el número de ADO del pago a justificar en el que esté incluido el justificante de gasto que origina la retención de IRPF. 5. INCORPORACIÓN DE REMANENTES. 5.1. Regulación. Ley 5/1983 General de la Hacienda Pública de la Comunidad Autónoma de Andalucía. Artículo 40. 6
Normas de ejecución del presupuesto de la USE para el ejercicio 2007. Artículos 3.3, Limitación de los créditos, y 8, Incorporación de remanentes. 5.2. Condiciones Los créditos para gastos que a 31 de diciembre de 2007 no estén afectados al cumplimiento de obligaciones ya reconocidas quedarán anulados, no procediendo su incorporación al ejercicio siguiente. Se excluyen expresamente (artículo 40.2.b LGHPJA) los remanentes de créditos financiados mediante transferencias de carácter finalista hasta el límite de su financiación externa. 5.3. Objeto de incorporación. Los saldos disponible, reservado y retenido de los diferentes capítulos de gastos que hayan sido generados con créditos afectados. Corresponde a los responsables de los centros de gastos la realización de un nuevo expediente de reserva de crédito y nueva RC en el ejercicio 2008 cuando existan saldos de reserva de crédito y de RC incorporados a dicho ejercicio. En el supuesto que correspondan a gastos de personal cuyo pago se realice a través de la Unidad de Nóminas, el Servicio de Presupuesto realizará los diferentes expedientes de reserva de crédito por los saldos incorporados. 5.4. Exclusiones. No se incorporarán al ejercicio 2008 los saldos disponible, reservado y retenido de los diferentes capítulos de gastos que hayan sido generados con créditos no afectados. Los responsables de los centros de gastos deberán tramitar en el ejercicio 2008, y con cargo a los créditos que les asigne el Presupuesto de 2008, los nuevos expedientes de reserva de crédito y los nuevos documentos de Retención de Créditos, para atender los gastos que requieran de estos procedimientos de gestión (gastos de personal, becarios, procedimientos de contratación, entre otros). En el supuesto que correspondan a gastos de personal cuyo pago se realice a través de la Unidad de Nóminas, el Servicio de Presupuesto realizará los diferentes expedientes de reserva de crédito con cargo a los créditos del ejercicio. 7
6. TRANSFERENCIAS DE CRÉDITO. La fecha límite para la solicitud de las transferencias de crédito se establece en el 9 de noviembre, por lo que se modifica la fecha establecida en el Procedimiento para la modificación del Presupuesto: Transferencias de Créditos. La Gerencia resolverá aquellos supuestos que, no estando contemplados en esta Circular, se consideren necesarios para el buen funcionamiento del Servicio que presta la Universidad. EL GERENTE Fdo.: Juan Ignacio Ferraro García 8
Calendario cierre 2007 Noviembre Diciembre L M M J V S D L M M J V S D 1 2 3 4 5 6 7 8 9 12 13 14 15 16 17 18 10 11 12 13 14 15 16 19 20 21 22 23 24 25 17 18 19 20 21 22 23 26 27 28 29 30 24 25 26 27 28 29 30 31 Fecha Finaliza el plazo de 15/11/2007 Solicitud emisión de cargos internos (centros con emisión centralizada). 23/11/2007 ADO a justificar. ADO (240) en firme sobre disponible y ADO (250) en firme sobre retenido. Justificantes del gasto hasta noviembre. Cuenta justificativa y ADO de reposición por pagos de ACF. Justificantes del gasto hasta noviembre. 30/11/2007 Retención de crédito (RC). Petición de abono en formalización / recompra. Solicitud de traspaso de créditos entre orgánicas. Petición de abono para pagos en moneda extranjera. Cuenta justificativa de ADO por pagos a justificar. Solicitud emisión de facturas. Reintegro de sobrante de pagos a justificar (si ingreso con cheque, la fecha límite de entrega se refiere a 21/12/2007 la Sección de Contabilidad, no al Registro General). 28/12/2007 Ingreso de IRPF de pagos a justificar (si ingreso con cheque, la fecha límite de entrega se refiere a la Sección de Contabilidad, no al Registro General). Liberaciones de retenciones de crédito (RC/). ADO (240) en firme sobre disponible y ADO (250) en firme sobre retenido. Justificantes del gasto de diciembre. Cuenta justificativa y ADO de reposición por pagos de ACF. Justificantes del gasto de diciembre. Texto en color rojo: gestiones del presupuesto de ingresos Texto en color azul: gestiones del presupuesto de gastos