MANUAL DE USUARIO PARA EL PROTOTIPO PLANTAETOSPECIFY V 1.0

MANUAL DE USUARIO PARA EL PROTOTIPO PLANTAETOSPECIFY V 1.0 Elaborado por: Juan Camilo Mojica Pisciotti Johanna Marcela Gutiérrez Meza Profesor: PhD. Henry Alberto Diosa UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS GRUPO DE INVESTIGACIÓN ARQUISOFT 2016

TABLA DE CONTENIDO REVISIONES DEL DOCUMENTO...1 INTRODUCCIÓN...2 1. CONCEPTOS BÁSICOS...3 2. GENERALIDADES...4 3. FUNCIONALIDADES ROL RECOLECTOR...8 3.1 IMPORTAR DATOS DE ESPECÍMENES...8 3.1.1 Cargar un archivo...9 3.1.2 Error de cargue de archivo...10 3.2. GESTIÓN DE ESPECÍMENES...11 3.2.1 Ver información detallada de un espécimen...11 3.2.1.1 Editar un espécimen...13 3.2.1.2 Guardar la edición de un espécimen...13 3.2.1.3 Cancelar la edición de un espécimen...14 3.2.2 Generación de etiquetas...14 3.2.2.1 Copias de etiquetas y formato de generación...15 3.2.2.2 Generación y guardado de las etiquetas...16 3.2.3 Eliminación de especímenes...18 3.2.3.1 Ejecutar eliminado de especímenes...18 3.2.3.2 Resultado de eliminación...18 3.3 ENVÍO DE SOLICITUDES DE INCLUSIÓN...19 3.3.1 Generar solicitudes...20 4. FUNCIONALIDADES ROL VALIDADOR...22 4.1 Consultar detalles de la solicitud de inclusión...23 4.2 Consultar los campos que serán migrados a Specify...23 4.3 Rechazar solicitudes de inclusión...24 4.4 Aprobar solicitudes de inclusión...26 4.4.1 Casos especiales en la aprobación de una solicitud...28 4.4.2.1 La taxonomía no existe en Specify...28 4.4.2.2 El sitio geográfico no existe en Specify...29 4.4.2.3 El recolector asociado al espécimen no existe en Specify...29 5. FUNCIONALIDADES ROL ADMINISTRADOR...30 5.1 Agregar usuario...31 5.2 Visualizar usuario...32 5.3 Edición de usuario...32 I

REVISIONES DEL DOCUMENTO REVISIONES DEL DOCUMENTO VERSIÓN 1.0 FECHA AUTORES Johanna Marcela Gutiérrez Meza Juan Camilo Mojica Pisciotti 1 REVISORES PhD. Henry Alberto Diosa

INTRODUCCIÓN INTRODUCCIÓN En este documento se describe el comportamiento y manera de uso del prototipo PlantaeToSpecify V1.0 que permite la migración de los especímenes vegetales capturados en campo con la aplicación móvil Plantae y posterior solicitud e inclusión en la base de datos del ICN Specify. Aquí se documentan todas las funcionalidades que podrá realizar cada usuario que tenga acceso al aplicativo y de acuerdo al rol que tenga asignado. 2

1. CONCEPTOS BÁSICOS 1. CONCEPTOS BÁSICOS PLANTAE: aplicativo de software para la recolección de muestras biológicas en campo para el Instituto de Ciencias Naturales de la Universidad Nacional. Es una aplicación de software que podrá ser instalada en un dispositivo móvil. SPECIFY: plataforma de base de datos para museos y herbarios. Gestiona la información sobre especies y la curaduría de colecciones, seguimiento de las transacciones de especímenes, unión de imágenes con registros de especímenes y la publicación de datos de especímenes en internet. Archivo csv: Se refiere al producto generado del aplicativo Plantae. CSV: Traducido como Valores separados por coma por sus siglas en inglés (Comma-Separated Value) es un formato de archivo para intercambiar datos entre diferentes aplicaciones. Herramienta ofimática: Herramienta que permite la edición de archivos de texto, tales como Microsoft word, LibreOffice y OpenOffice. Solicitud de inclusión: es la petición que realiza un usuario recolector a un usuario validador para que sea incluido un espécimen en la base de datos del ICN. Migración: Es el proceso que realizará el prototipo PlantaeToSpecify una vez el validador aprueba una solicitud de inclusión, incluirá o migrará esta información del aplicativo a la base de datos del ICN Specify. 3

2. GENERALIDADES 2. GENERALIDADES A continuación se describen las generalidades con las que cuenta el prototipo PlantaeToSpecify. El prototipo fue diseñado para trabajar en los navegadores Google Chrome y Mozilla Firefox y la resolución mínima recomendada es de 1280x720 pixeles, por lo que al trabajar en otros navegadores u otras resoluciones menores a la recomendada, el prototipo podría no funcionar de manera correcta. El prototipo: Evalúa el rol que con el que cuenta el usuario que ingresa y de acuerdo a este rol podrá acceder a las funcionalidades que le correspondan. Valida que el usuario que ingresa sea un usuario activo. Permite que un usuario pueda tener más de un rol. Mostrará los archivos, especímenes y solicitudes de inclusión del usuario que está accediendo al prototipo. Control de acceso. Esta página es genérica para todos los usuarios (Figura 1), aquí cada usuario deberá ingresar los valores correspondientes a Usuario y Contraseña que le corresponden o le fueron asignados al ser creado en el prototipo. Estos valores serán validados para poder ingresar al aplicativo y que se le activen las opciones de menú de acuerdo al rol que tenga asignado. Figura 1. Página de control de acceso 4

2. GENERALIDADES Si el inicio de sesión no es exitoso, en esta página se mostrará un mensaje informando la causa del fallo del ingreso, como se muestra en la Figura 2 y Figura 3. Figura 2. Credenciales de acceso incorrectas Figura 3. Usuario inactivo 5

2. GENERALIDADES Página de inicio. Una vez el usuario ingresa, se le habilitará una página donde podrá ver al lado izquierdo las opciones de menú que tiene disponibles, la zona ubicada al lado derecho es donde se desplegarán las páginas de acuerdo a la opción de menú seleccionada. Figura 4. Página de inicio Menú del usuario. En la parte superior derecha de la página de inicio, el usuario podrá ver un menú con su nombre de usuario (Figura 5), en donde podrá cambiar su contraseña (Figura 6) y cerrar su sesión. 6

2. GENERALIDADES Figura 5. Menú del usuario Figura 6. Cambiar contraseña Configuración del idioma. El prototipo cuenta con internacionalización, lo cual permite que la información se muestre en el mismo idioma en el que este configurado el navegador web, en esta versión el prototipo soporta español (predeterminado) e inglés, si el navegador está configurado en un idioma diferente, el prototipo mostrará la información en el idioma predeterminado. Migración de la información a Specify. Para esta versión del prototipo, la información que sea migrada a Specify no se eliminará del prototipo, esta permanecerá almacenada mientras se determina que se realiza con esta. 7

3. FUNCIONALIDADES ROL RECOLECTOR 3. FUNCIONALIDADES ROL RECOLECTOR El recolector es la persona que realiza el cargue del archivo que generó la aplicación móvil Plantae, como es el encargado de manipular la información del espécimen y generar las solicitudes de inclusión que requiera, debe tener en cuenta los siguientes posibles estados del espécimen. Cargado: En este estado se encuentra el espécimen una vez es cargado del archivo. Enviado: A este estado pasa un espécimen una vez el recolector solicita su inclusión. Aprobado: A este estado pasa un espécimen una vez el usuario validador aprueba la solicitud de inclusión asociada a él y este es migrado exitosamente. Pendiente: Al intentar realizar la migración del espécimen, esta no se puede realizar debido a una inconsistencia en Specify que no permite sea incluido. Rechazado: Cuando la solicitud de inclusión asociada al espécimen es rechazada. Editado: El usuario recolector edita un espécimen que se encontraba en estado rechazado. El recolector tendrá habilitadas las siguientes opciones de menú: 3.1 IMPORTAR DATOS DE ESPECÍMENES En esta página (Figura 7) el recolector, podrá seleccionar y cargar el archivo CSV generado por la aplicación móvil Plantae, para que los registros de especímenes contenidos en el archivo sean cargados en el prototipo y desde este poder hacer un tratamiento a la información previamente recolectada. Adicionalmente, el recolector podrá ver su histórico de archivos cargados, en donde se aprecia el nombre del archivo cargado, la fecha en la que realizó el cargue y la cantidad de registros (especímenes) que fueron cargados por cada archivo en el prototipo. 8

3. FUNCIONALIDADES ROL RECOLECTOR Figura 7. Opción de menú importar datos de especímenes. 3.1.1 Cargar un archivo Al usuario hacer clic en el botón de seleccionar archivo, el prototipo desplegará una ventana de selección de archivos, al seleccionar el archivo deseado, el nombre de este se verá en la región de carga de archivos, como se ve en la Figura 8. Figura 8. Archivo seleccionado para ser cargado Después de seleccionar el archivo, el usuario debe hacer clic en la opción Guardar, lo que hará que el prototipo procese cada registro del archivo y lo almacene en la base de datos. Cuando el prototipo haya terminado de procesar el archivo, mostrará al usuario un mensaje informando que la carga fue exitosa (Figura 9) y actualizará la lista de archivos del usuario (Figura 10). 9

3. FUNCIONALIDADES ROL RECOLECTOR Figura 9. Mensaje de información de cargue de archivo. Figura 10. Lista de archivos del usuario. Nota: Para evitar que el usuario cargue varias veces el mismo archivo, el prototipo solo permite cargar un mismo nombre de archivo por usuario. 3.1.2 Error de cargue de archivo Si se presenta un fallo al guardar el archivo, se generará un mensaje informando la situación y su posible causa, como se muestra en la Figura 11. Figura 11. Error al cargar un archivo. 10

3. FUNCIONALIDADES ROL RECOLECTOR 3.2. GESTIÓN DE ESPECÍMENES En el menú de gestión de especímenes, el recolector podrá visualizar todos los especímenes que ha cargado (y no ha eliminado) independientemente de su estado (Figura 12). Figura 12. Menú de gestión de especímenes. En esta página inicial, el recolector podrá filtrar los registros mediante los campos de texto que se encuentran ubicados encima de los títulos de las columnas. 3.2.1 Ver información detallada de un espécimen Para acceder a la información completa de un espécimen, el recolector podrá hacer clic sobre la opción ver detalles ubicada al lado derecho de cada registro, al hacer clic, se desplegará un formulario compuesto por diez (10) pestañas que permiten ver toda la información del espécimen (Figura 13). 11

3. FUNCIONALIDADES ROL RECOLECTOR Figura 13. Vista detallada de un espécimen. En la parte superior del formulario aparecerán los botones relacionados con la edición del espécimen. Si del espécimen se había hecho una solicitud de inclusión y esta había sido rechazada, se podrá ver el motivo de rechazo en la pestaña de datos básicos a través de un botón ubicado al lado del campo Estado (Figura 14). Figura 14. Motivo de rechazo de un espécimen Nota: Esta información solo estará disponible para especímenes en estado Rechazado 12

3. FUNCIONALIDADES ROL RECOLECTOR 3.2.1.1 Editar un espécimen Para editar un espécimen, el usuario deberá hacer clic en el botón Editar, esta acción habilitará todos los campos que pueden ser editados, para que el usuario modifique la información que desee y, adicionalmente, habilitará los botones superiores de Cancelar y Guardar (Figura 15). Los campos que no se habiliten para ser editados son aquellos que no pueden ser modificados por el usuario. Figura 15. Edición de un espécimen. Nota: Solo se podrán editar especímenes cuyo estado sea diferente a Enviado, Aprobado o Pendiente. 3.2.1.2 Guardar la edición de un espécimen Para guardar la edición de un espécimen, es necesario hacer clic en el botón de Guardar ubicado en la parte superior de la pantalla. Si el espécimen no sufrió ningún cambio, el prototipo solo deshabilitará los campos editables y volverá a dejar los botones superiores en su estado inicial. Si el espécimen si fue modificado, el prototipo lo actualizará y le mostrará al recolector un mensaje de confirmación (Figura 16). 13

3. FUNCIONALIDADES ROL RECOLECTOR Figura 16. Mensaje de confirmación de actualización. 3.2.1.3 Cancelar la edición de un espécimen Para cancelar la edición de un espécimen, el recolector debe hacer clic sobre el botón de Cancelar ubicado en la parte superior de la pantalla. Si el espécimen sufrió algún cambio, el prototipo lo deshará y al igual que en la opción de guardar deshabilitará los campos editables y volverá a dejar los botones superiores en su estado inicial. 3.2.2 Generación de etiquetas Para la generación de etiquetas, el recolector podrá generar en un único archivo la cantidad de etiquetas (y copias) que desee, para esto, desde el formulario inicial del módulo de gestión de especímenes, el recolector deberá marcar la casilla de selección de los especímenes de los cuales desee generar etiquetas, al hacerlo el prototipo habilitará el botón de generación de etiquetas (Figura 17). 14

3. FUNCIONALIDADES ROL RECOLECTOR Figura 17. Selección de especímenes y habilitación del botón de generación de etiquetas 3.2.2.1 Copias de etiquetas y formato de generación Al hacer clic en la opción Generar etiquetas, el prototipo mostrará una ventana con cada espécimen seleccionado, en el orden que será generado en el archivo, este orden está establecido por la forma en que cada usuario selecciona las etiquetas que desea generar, siendo la primera etiqueta la correspondiente al primer espécimen que el usuario seleccionó, y la última la correspondiente al último espécimen que el usuario seleccionó. Si el usuario utilizó el campo de selección de la parte superior que permite seleccionar todo, el orden quedará invertido a como lo ve el usuario, es decir, la primera etiqueta generada será la correspondiente al último espécimen de la lista, y la última generada la equivalente al primer espécimen de la lista. En la misma ventana hay un campo para seleccionar la cantidad de copias que se desean de cada etiqueta, donde la cantidad mínima es uno (1) y la máxima diez (10), adicionalmente, se puede seleccionar el formato en el que se desea que las etiquetas sean generadas, ya sea en PDF o en DOCX (Figura 18). 15

3. FUNCIONALIDADES ROL RECOLECTOR Figura 18. Ventana de configuración de etiquetas 3.2.2.2 Generación y guardado de las etiquetas Al hacer clic en la opción de Generar etiquetas, el prototipo generará un archivo en el formato seleccionado por el recolector, el nombre del archivo tendrá una codificación como la que se muestra a continuación: Si el archivo contiene solo una etiqueta, el nombre será: EtiquetaFT380-201608020932.pdf Palabra Etiqueta Código de recolección del espécimen Marca de tiempo de la generación del archivo, formato añomesdiahoraminutos Formato del archivo Si el archivo contiene más de una etiqueta, el nombre será: Número de etiquetas generadas Código de recolección del último espécimen Etiquetas2FT380-FT381-201608302131.pdf Palabra Etiquetas Código de recolección del primer espécimen Marca de tiempo de la generación del archivo, formato añomesdiahoraminutos 16 Formato del archivo

3. FUNCIONALIDADES ROL RECOLECTOR Nota: En el nombre, el número de etiquetas generadas corresponde al número de especímenes a los que se les generó la etiqueta, en el mismo no se tiene en cuenta el número de copias de etiquetas generadas. El archivo creado será manejado de acuerdo a la forma predeterminada de descarga de archivos que cada navegador Web tenga configurada. Adicionalmente, los archivos creados con extensión.docx podrán ser abiertos a través de herramientas ofimáticas, lo que permitirá realizar modificaciones a las etiquetas generadas, dichas modificaciones solo se verán reflejadas dentro del archivo. Figura 19. Etiqueta desde una herramienta ofimática. Al elaborar una etiqueta se busca que esta contenga la mayor cantidad de información posible del espécimen recolectado, es por esto que al generar la etiqueta a través de este prototipo en el cuerpo de la etiqueta, se concatenará toda la información que se tenga de este. 17

3. FUNCIONALIDADES ROL RECOLECTOR 3.2.3 Eliminación de especímenes Al igual que en la generación de etiquetas, se pueden seleccionar múltiples especímenes para ser eliminados. La eliminación de especímenes es una funcionalidad que después de ejecutada no se podrá deshacer, por lo que se recomienda que el recolector verifique cuales especímenes están seleccionados al momento de eliminar. 3.2.3.1 Ejecutar eliminado de especímenes Una vez seleccionados los especímenes que se desean eliminar, el usuario podrá hacer clic sobre la opción Eliminar ubicado en la parte superior de la pantalla, esto generará un mensaje de confirmación de la acción (Figura 20). Figura 21. Mensaje de confirmación de eliminación de especímenes Nota: Aunque el aplicativo permite seleccionar todos los especímenes de la lista, los especímenes con estado Enviado, Aprobado o Pendiente no se eliminarán. Si el usuario selecciona especímenes a los que no se les permite su eliminación debido al estado en el que se encuentran, estos no serán eliminados y quedarán seleccionados una vez finalice el proceso de eliminación. 3.2.3.2 Resultado de eliminación Al ejecutar la opción de eliminado de especímenes, el prototipo procesará la solicitud y mostrará un mensaje con el resultado de la acción (Figura 22). 18

3. FUNCIONALIDADES ROL RECOLECTOR Figura 23. Resultado de eliminación 3.3 ENVÍO DE SOLICITUDES DE INCLUSIÓN En esta opción de menú, el recolector podrá generar solicitudes para que los especímenes sean incluidos en la base de datos del ICN, también podrá ver todos los especímenes cuyo estado es válido para solicitar la inclusión, esto es, los especímenes cuyo estado es Cargado o Editado. Adicionalmente, al igual que el módulo de gestión de especímenes, el usuario podrá filtrar los especímenes que se muestran a través de las casillas ubicadas en la parte superior de la lista de especímenes (Figura 24). 19

3. FUNCIONALIDADES ROL RECOLECTOR Figura 24. Menú de envío de solicitudes de inclusión 3.3.1 Generar solicitudes Para generar solicitudes de inclusión, el recolector deberá seleccionar los especímenes de los cuales desee generar una solicitud de inclusión y hacer clic en la opción Enviar solicitud, al realizar ésta acción, el prototipo mostrará una ventana solicitando la confirmación de la acción (Figura 25). Figura 25. Ventana de confirmación de envío de solicitudes. 20

3. FUNCIONALIDADES ROL RECOLECTOR Una vez el recolector confirma la acción, el prototipo procesará los especímenes, y mostrará una ventana con el resultado de la acción (Figura 26). Figura 26. Resultado de la solicitud Las solicitudes de inclusión exitosas harán que el espécimen cambie de estado, lo cual se podrá verse reflejado en la opción de menú Gestión de especímenes (Figura 27). Figura 27. Cambio de estado del espécimen. 21

4. FUNCIONALIDADES ROL VALIDADOR 4. FUNCIONALIDADES ROL VALIDADOR Tendrá habilitada la opción de menú Solicitudes de inclusión, dentro de esta página (Figura 27) el validador podrá consultar las solicitudes de inclusión que le han enviado los recolectores, visualizar la información relacionada a la solicitud y al espécimen y aprobar o rechazar la solicitud. El validador podrá filtrar las solicitudes de inclusión a través de los campos de texto ubicados en la parte superior de la lista de solicitudes. Las solicitudes de inclusión de forma similar a los especímenes, tienen estados, estos se detallan a continuación: Enviada: Es el estado inicial de una solicitud de inclusión (cuando es creada). Aprobada: Pasa a este estado una vez el usuario validador aprueba la solicitud de inclusión de este espécimen y este es migrado exitosamente. Pendiente: Al intentar realizar la migración del espécimen a Specify se encuentra una inconsistencia para ser incluido. Rechazada: El usuario validador rechaza la solicitud de inclusión. Figura 27. Página de solicitudes de inclusión 22

4. FUNCIONALIDADES ROL VALIDADOR 4.1 Consultar detalles de la solicitud de inclusión Para acceder a la información completa de un espécimen asociado a una solicitud de inclusión, el validador podrá hacer clic sobre la opción ver detalles ubicada al lado derecho de cada registro, al hacer clic, se desplegará un formulario (similar a la que es mostrada al recolector al ver la información detallada de un espécimen desde el módulo de gestión de especímenes) compuesta por diez (10) pestañas que permiten ver toda la información del espécimen sobre el cual se realizó la solicitud de inclusión (Figura 28). Figura 28. Opción ver detalles sobre una solicitud de inclusión 4.2 Consultar los campos que serán migrados a Specify Para ver los campos que serán migrados a Specify, el validador podrá hacer clic sobre la opción Datos a Specify, ubicada al lado derecho de cada solicitud, al hacer clic sobre esta opción, el prototipo desplegará un formulario con toda la información que será migrada (Figura 29). 23

4. FUNCIONALIDADES ROL VALIDADOR Figura 29. Opción datos a Specify 4.3 Rechazar solicitudes de inclusión El validador podrá rechazar las solicitudes de inclusión que considere no son aptas para ser migradas a Specify, los rechazos se deben realizar de manera individual, es decir, solo se puede rechazar una solicitud a la vez y no de forma masiva. Para realizar un rechazo el validador deberá seleccionar la solicitud desde el formulario principal y hacer clic sobre la opción Rechazar solicitud ubicada en la parte superior del mismo, lo cual desplegará una ventana para continuar con el proceso de rechazo (Figura 30). 24

4. FUNCIONALIDADES ROL VALIDADOR Figura 30. Ventana de rechazo de solicitud de inclusión En la ventana que se despliega, el validador debe registrar el motivo de rechazo de la solicitud (el cual es de carácter obligatorio), es recomendable que este motivo sea lo más claro posible ya que el mismo será mostrado al recolector para retroalimentarlo. Finalmente, después de ingresar el motivo de rechazo el validador podrá hacer clic en el botón Aceptar y la solicitud será rechazada, lo cual se verá reflejado en un mensaje de confirmación, (Figura 31) y en el espécimen ya que su estado pasará a Rechazado (esto solo podrá ser visto por un usuario recolector). Figura 31. Mensaje de confirmación de rechazo. 25

4. FUNCIONALIDADES ROL VALIDADOR Si una solicitud de inclusión ya había sido enviada anteriormente y esta había sido rechazada, en la ventana que se despliega para rechazar la solicitud de inclusión, el validador podrá observar en la parte inferior los motivos previos de rechazo, organizados en forma descendente por fecha, es decir, desde el más reciente al más antiguo (Figura 32). Figura 32. Histórico de rechazos 4.4 Aprobar solicitudes de inclusión El validador podrá aprobar las solicitudes de inclusión que considere son aptas para ser migradas a Specify, las aprobaciones se deben realizar de manera individual, es decir, solo se puede aprobar una solicitud a la vez y no de forma masiva. Para realizar una aprobación el validador deberá seleccionar la solicitud desde el formulario principal y hacer clic sobre la opción Aprobar solicitud ubicada en la parte superior del mismo, lo cual desplegará una ventana para continuar con el proceso de aprobación (Figura 33). 26

4. FUNCIONALIDADES ROL VALIDADOR Figura 33. Ventana de aprobación de solicitud de inclusión Para aprobar una solicitud, el prototipo solicitará los códigos de barras y de colección, además de mostrar el histórico de rechazos de la solicitud como se muestra al momento de rechazar una solicitud, lo cual informa cuales problemas había tenido ese espécimen en oportunidades anteriores. Después de ingresar los códigos solicitados (esta información se obtendrá del espécimen físico ya en su respectivo montaje) y hacer clic en el botón Aceptar, el prototipo migrará la información a Specify, mostrará un mensaje de confirmación (Figura 34) y además cambiará el estado del espécimen a Aprobado Figura 34. Mensaje de aprobación del espécimen 27

4. FUNCIONALIDADES ROL VALIDADOR 4.4.1 Casos especiales en la aprobación de una solicitud Al aprobar una solicitud, pueden presentarse algunos casos especiales al tratar de migrar la información a Specify. Esto debido a que existen unos datos sensibles en Specify que solo son manipulados por personal autorizado por parte del ICN. Si alguno de los casos (los cuales se listan a continuación) se presenta, el prototipo mostrará un mensaje informando la situación y dejará al espécimen en estado Pendiente hasta que dicha situación sea socializada y resuelta con el personal del ICN encargado de Specify (Figura 35). Figura 35. Mensaje de error en la migración Nota: Un espécimen en estado pendiente puede ser rechazado por el validador. 4.4.2.1 La taxonomía no existe en Specify La taxonomía asociada al espécimen no existe en Specify, esto puede ocurrir por diversos motivos tales como: La taxonomía es correcta, pero no está almacenada en Specify. Error de sintaxis al escribir la taxonomía del espécimen. La familia, género y/o especie del espécimen no son correctas. La familia, género y especie del espécimen no pertenecen a una misma taxonomía, por ejemplo, la especie no pertenece al género ingresado, sino a otro género. Otros 28

4. FUNCIONALIDADES ROL VALIDADOR 4.4.2.2 El sitio geográfico no existe en Specify El sitio geográfico asociado al espécimen no existe en Specify, esto puede ocurrir por diversos motivos tales como: El sitio geográfico es correcto, pero no está almacenado en Specify. Error de sintaxis al escribir el sitio geográfico del espécimen. El país, departamento y/o municipio del espécimen no son correctos. El país, departamento y/o municipio del espécimen no pertenecen a una misma región geográfica, por ejemplo, el municipio no pertenece al departamento ingresado, sino a otro departamento. Otros 4.4.2.3 El recolector asociado al espécimen no existe en Specify El recolector asociado al espécimen no existe en Specify, esto puede ocurrir por diversos motivos tales como: El recolector es correcto, pero no está almacenado en Specify. El recolector está escrito de manera diferente en los dos aplicativos, haciendo que no pueda ser encontrado Error de sintaxis al escribir el recolector del espécimen. Otros 29

5. FUNCIONALIDADES ROL ADMINISTRADOR 5. FUNCIONALIDADES ROL ADMINISTRADOR El administrador tendrá habilitada la opción de menú Administración de usuarios, donde podrá: Ver un listado de todos los usuarios registrados en el prototipo y filtrar dicho listado a través de los campos de texto ubicados en la parte superior del mismo (Figura 36). Figura 36. Menú de Administración de usuarios Adicionalmente, desde este formulario, el administrador podrá acceder a las opciones de Agregar, Visualizar y Editar usuarios. En cualquiera de las tres opciones mencionadas se desplegará una ventana similar a la que se muestra en la Figura 37 con las características propias de cada caso. 30

5. FUNCIONALIDADES ROL ADMINISTRADOR Figura 37. Ventana estándar de gestión de usuarios. Nota: Los usuarios creados no podrá ser eliminados, por lo que si se desea evitar que un usuario ingrese a la aplicación solo debe ser desactivado. 5.1 Agregar usuario Se habilitará la ventana con todos sus campos vacíos y listos para edición, al finalizar la creación de un usuario, el administrador hace clic en aceptar y el prototipo guarda el usuario y muestra un mensaje de confirmación de la operación (Figura 38). Nota: Se recomienda que los nombres y apellidos de los usuarios, así como su correo electrónico sean similares o iguales a los almacenados en Specify. Figura 38. Mensaje de confirmación de creación de usuario 31

5. FUNCIONALIDADES ROL ADMINISTRADOR 5.2 Visualizar usuario Se habilitará la ventana con la información del usuario, no podrá editarse nada, para cerrar la ventana solo se debe hacer clic en el botón cerrar (Figura 39). Figura 39. Ventana de visualización de usuarios 5.3 Edición de usuario Se habilitará la ventana con la información del usuario y los campos que pueden ser editados habilitados, después de finalizar la edición, se hace clic en el botón aceptar y el mensaje mostrará un mensaje de confirmación de la operación (Figura 40). Figura 40. Mensaje de confirmación de actualización de usuario 32