SISTEMA DE INFORMACIÓN DE Sistema de Información de la Naturaleza de Euskadi. 2015 LA NATURALEZA DE EUSKADI HERRAMIENTA ACCESS PARA LA GESTIÓN 2015 DE REFERENCIAS
DOCUMENTO: Sistema de Información de la Naturaleza de Euskadi. Access para la gestión de referencias VERSIÓN: 1.0 FECHA DE EDICIÓN: AUTOR: PROPIETARIO: VERSIÓN ELECTRÓNICA: FEBRERO 2015 Marta Iturribarria Gobierno Vasco. Departamento de Medio Ambiente y Política Territorial. http://www.ingurumena.ejgv.euskadi.net/r49- u95/es/contenidos/informacion/naturaeuskadi/es_def/adjuntos/access_referencias.pdf
CONTENIDO Requisitos de instalación... 3 Referencias... 7 Análisis de Datos... 7 Búsqueda... 8 Detalle de una Referencia... 8 Alta... 11 Completado masivo de autores... 11 Exportar... 13 1
Herramienta Access para la gestión de referencias Esta herramienta sirve para la carga masiva de información de referencias en el Sistema de Información de la Naturaleza de Euskadi [modo administrador] 1. También se puede utilizar de manera independiente para gestionar datos de referencias utilizando los diccionarios y estándares del Sistema de Información de la Naturaleza de Euskadi. La herramienta permite incorporar el Excel para la carga de referencias en un repositorio de trabajo. La importación se realiza utilizando la herramienta de importación de ficheros Excel disponible en Microsoft Access 2010. El destino de esta importación es el repositorio temporal, que se corresponde con la tabla CARGA_TEMP_REFERENCIAS. Importación de Datos externos mediante Excel Posteriormente se valida la información y, en su caso, se completa utilizando los Diccionarios del Sistema de Información de la Naturaleza de Euskadi. La información validada y normalizada puede ser exportada a un Xml que se incorpora al Sistema de Información de la Naturaleza de Euskadi a través de su intranet. La herramienta también permite exportar la información normalizada a un Excel. 2 1 En este manual no se detallan los aspectos que hacen referencia a la configuración del Access para utilizarlo en modo administrador
REQUISITOS DE INSTALACIÓN MS ACCESS 2010/2013 (32 bits) Registro del ServicePack 6 de controles OCX Actualizar componentes ActiveX para la aplicación ACCESS Se deben copiar los archivos 2 a la ruta: C:\Windows\SysWOW64 (en caso de que exista), si no existe se deben copiar en la siguiente carpeta: o C:\Windows\System32. ComDlg32.ocx (Common Dialog Control) MSCOMCT2.ocx (Common Controls) MSFlxGrd.ocx (FlexGrid Control) Para registrar los archivos se debe abrir la consola de comandos: La aplicación que se encuentra en Accesorios > Símbolo del sistema, se debe ejecutar como Administrador. Desde la consola de comandos y ubicándonos en la carpeta en la que se han copiado los archivos (C:\Windows\SysWOW64 o C:\Windows\System32) se debe ejecutar el comando regsvr32 para cada uno de los ficheros copiados: 2 Los archivos se pueden descargar en http://www.ingurumena.ejgv.euskadi.net/r49- u95/es/contenidos/informacion/naturaeuskadi/es_def/adjuntos/activex.rar 3
Herramienta Access para la gestión de referencias Se debe ejecutar: cd \Windows\SysWOW64 (para cambiar al directorio donde se han copiado los archivos) regsvr32.exe comdlg32.ocx regsvr32.exe mscomct2.ocx regsvr32.exe msflxgrd.ocx En todos los casos deberá aparecer un mensaje como este para cada uno de los componentes (con SysWOW64 en vez de System32): Abrir herramienta ACCESS para verificar la correcta instalación de los 3 controles Abrir la aplicación Herramienta Access: Menú Herramientas de Base de Datos > Visual Basic Desde Visual Basic: Menú Herramientas > Referencias Para cada uno de los controles: Microsoft Common Dialog Control 6.0 (SP6) Microsoft Windows Common Controls-2 6.0 (SP6) Microsoft FlexGrid Control 6.0 (SP6) 4
Se debe verificar: que están en las rutas donde los hemos copiado en el primer punto que lo tienen informado que su Service Pack es (SP6), en el siguiente ejemplo vemos como es SP3, para el correcto funcionamiento Service Pack 6. Deshabilitar seguridad para controles ActiveX en ACCESS Abrir la aplicación Herramienta Access Archivo > Opciones Centro de Confianza > Configuración del Centro de confianza 5
Herramienta Access para la gestión de referencias Configuración de ActiveX > Habilitar todos los controles sin restricciones y sin preguntar. 6
REFERENCIAS El proceso de preparación de referencias se realiza a través de las funcionalidades disponibles en la pestaña REFERENCIAS. Pestaña de Referencias Análisis de Datos En primer lugar es necesario ejecutar el Análisis de Datos que va a validar en un primer momento los datos importados desde el Excel. Para ello en la opción ANÁLISIS DE DATOS pulsamos el botón ACEPTAR. Pantalla de Análisis de Datos Una vez finaliza el proceso de carga, la aplicación mostrará en una ventana en forma de POPUP el resultado de la misma mediante un informe de resultados. Ejemplo de informe de resultados 7
Herramienta Access para la gestión de referencias Los registros que pasen todas las validaciones pasan a la tabla de trabajo para su preparación en la herramienta Access. Los registros que NO pasen alguna de las validaciones permanecerán en la tabla temporal hasta que se subsanen los errores y se vuelva a ejecutar el análisis de duplicidades. Búsqueda Esta funcionalidad permite acceder a las referencias ya importadas en el Access y que se encuentran en el repositorio de trabajo, a través de un formulario de filtrado de búsqueda. Filtro de búsqueda de referencias A través de este filtro de búsqueda se podrá filtrar las referencias importadas en el Access y a través del listado (haciendo doble click) acceder al detalle de cada una de las referencias. Detalle de una Referencia Desde el detalle de cada referencia se va a poder revisar y completar la información de cada una de las referencias cargadas desde el Excel. 8
Detalle de una referencia Una de las tareas que se deberá realizar es el establecimiento de un rol para cada autor asociado a la referencia. Para ello en la parte inferior del formulario se dispone de una serie de controles a través de los cuales el usuario va a poder: Definir para cada autor el correspondiente rol (del diccionario de roles) en caso de que no haya sido cargado correctamente del Excel. Asociar un nuevo autor-rol a la referencia. Eliminar un autor-rol a la referencia. Estas acciones se ejecutan a través de los controles del formulario tal y como se detalla a continuación: Eliminar un autor-rol asociado a la referencia, se debe seleccionar mediante doble click el autor-rol de la tabla (hasta que se cargue en la parte superior) y pulsar el botón con el signo - para eliminar: Paso 1 para eliminar: seleccionar mediante doble click el autor-rol de la tabla. 9
Herramienta Access para la gestión de referencias Paso 2 para eliminar:pulsar el botón -. Añadir un autor-rol asociado a la referencia, se debe seleccionar a través de los dos COMBOS de selección el autor y el rol: Paso 1 para añadir: seleccionar el autor y el rol en los respectivos combos de selección. Paso 2 para añadir:pulsar el botón +. Modificar y/o completar un autor-rol asociado a la referencia, se debe seleccionar mediante doble click el autor-rol de la tabla (hasta que se cargue en la parte superior). Una vez cargado dicho autor-rol en los combos, a través de los mismos se puede modificar su valor. Finalmente se debe pulsar el botón -/+ para actualizar dicha información: Paso 1 para modificar/completar: seleccionar mediante doble click el autor-rol de la tabla. Paso 2 para modificar/completar: modificar/completar el autor y el rol a través de los respectivos COMBOS. 10
Paso 3 para modificar/completar:pulsar el botón -/+. En el ejemplo de la imagen, aparecen autores asociados a la referencia pero sin ningún rol. Mediante el formulario se puede seleccionar cada uno de los autores y asignar el correspondiente roque correspondal. Alta A través de esta opción de la pestaña de REFERENCIAS, o a través del botón INSERTAR de la búsqueda de Referencias el usuario va a poder añadir nuevas referencias desde cero: Alta de una referencia. Completado masivo de autores Otra de las tareas previas a la exportación de la referencia en el Sistema de Información de la Naturaleza es la asignación (identificación) de cada uno de los autores importados desde el Excel con los autores del Sistema de Información de la Naturaleza. 11
Herramienta Access para la gestión de referencias Es importante tener en cuenta que aquellos autores que no sean identificados serán dados de alta en el Sistema de Información de la Naturaleza. La pantalla de asignación de códigos de autor se compone de dos COMBOS de selección. Asignación de códigos de autor. Autor, combo de selección que lista los diferentes autores cargados desde el Excel. Listado de autores importados desde el Excel. Aquellos autores que ya han sido asociados a un autor del Sistema de Información de la Naturaleza muestran el texto (ASOCIADO). El usuario debe ir seleccionando aquellos autores que todavía no hayan sido asociados y buscar en el combo inferior el autor del diccionario del Sistema de Información de la Naturaleza que le corresponde. Código de autor, segundo COMBO de selección con la lista de autores del diccionario del Sistema de Información de la naturaleza. 12
Listado de autores del Sistema de Información de la Naturaleza. Una vez que se ha seleccionado el autor del primer COMBO y el autor del segundo COMBO, para terminar la asociación es necesario pulsar la acción ACEPTAR. EXPORTAR El proceso de exportación de referencias se realiza desde la pestaña EXPORTAR > ALTA REFERENCIAS. Pestaña Exportar. Esta pestaña muestra un filtro para la búsqueda de referencias que se quiere exportar. Búsqueda de referencias para su exportación. Sobre las referencias filtradas se puede exportar a formato Excel o a formato XML para su importación en el Sistema de Información de la Naturaleza. Previo a la exportación a XML se realiza una serie de validaciones sobre los datos de las referencias. 13
Herramienta Access para la gestión de referencias Resultado de la validación previa a la exportación. Como resultado de la validación se indica el número de referencias válidas del total de referencias que se solicita exportar. El usuario podrá decidir si continúa el proceso de exportación con las referencias válidas o lo interrumpe para corregir los errores. Si el usuario no continúa, el sistema muestra un informe con el resumen de referencias no validadas. Resumen de referencias no validadas. Si el usuario decide continuar, se muestra una pantalla de resumen de las referencias y autores que se van a exportar. 14
Pantalla de resumen de exportación. Esta pantalla de resumen muestra la siguiente información: Número de referencias que van a ser exportadas. Número de autores que no han sido asociados y que por tanto van a ser dados de alta en el Sistema de Información de la Naturaleza. Mediante el botón EXPORTAR se genera el fichero XML preparado para la exportación al Sistema de Información de la Naturaleza de Euskadi. El usuario podrá elegir si desea que los registros exportados sean eliminados de la herramienta Access o por el contrario se mantengan en el sistema. 15