CURSO DE EXCEL AVANZADO ÍNDICE

ÍNDICE Unidad I. Funciones... Pág. 1 Qué son las funciones?... Pág. 1 Cómo se utilizan?... Pág. 2 1.- Funciones Estadísticas.... Pág. 3 Contar las celdas... Pág. 3 Valores máximos y mínimos... Pág. 4 Promedio... Pág.5 Datos en grupos... Pág.5 1.2.- Funciones Condicionales.... Pág. 7 Unidad II. Macros.... Pág. 9 1.- Qué es una Macro?... Pág. 9 Cómo se hace una Macro?... Pág. 9 2.- Grabar una Macro... Pág. 9 Primer paso: Iniciar la grabación de la macro.... Pág. 10 Segundo Paso: Grabar las instrucciones que formarán la Macro... Pág. 11 Tercer paso: Detener la grabación (finalizar).... Pág. 12 Cuarto paso: Probar la macro.... Pág. 13 3.- Asignar una Macro.... Pág. 13 Asignar una Macro a una forma.... Pág. 14 Asignar una macro a un icono de las barras de herramientas.... Pág. 15 4.- Uso de las Macros.... Pág. 17 La seguridad de las macros... Pág. 17 Unidad III. Cambio de Moneda en una Macro.... Pág. 20 1.- Qué se pretende?... Pág. 20 2.- Libro de la tasa de cambio.... Pág. 20 3.- Grabar la Macro.... Pág. 20 Primer paso: Iniciar el proceso de grabación.... Pág. 20 Segundo paso: Insertar la Función Grabar la Macro... Pág. 21 Tercer paso: Detener la grabación de la macro... Pág. 23 4.- Probar y Asignar la macro.... Pág. 23 5.- El Editor de Macros (Visual Basic).... Pág. 23 Uso de los colores en el Editor.... Pág. 25 Inicio y fin de la Macro.... Pág. 26 Las referencias de las celdas en las Macros.... Pág. 26 Las instrucciones de Excel.... Pág. 26

RICARDO LÓPEZ Guardar los cambios....pág. 27 Cerrar el Editor de Visual Basic....Pág. 27 Unidad IV. Filtros....Pág. 28 1.- Excel como un gestor de base de datos....pág. 28 2.- Validación de los datos....pág. 28 Mensaje entrante....pág. 28 Mensaje de error....pág. 29 Configuración....Pág. 29 Tipo de datos....pág. 30 Tipo de validación (regla de validación)...pág. 30 Valores límites....pág. 31 Celdas en blanco....pág. 32 Validaciones con Listas....Pág. 32 3.- Ordenar los datos....pág. 33 4.- Filtrar los datos....pág. 34 Activar los filtros automáticos Autofiltro....Pág. 34 Filtrar un valor determinado...pág. 35 Filtro personalizado....pág. 35 Los datos determinados...pág. 38 Unidad V. Tablas y Gráficos Dinámicos....Pág. 39 1.- Introducción....Pág. 39 2.- Elaboración de una tabla dinámica....pág. 40 3.- Diseño de la tabla dinámica....pág. 42 El orden de los campos....pág. 43 Los campos en Página....Pág. 45 Filtrado de los datos, en columnas o filas....pág. 46 Las opciones de la tabla dinámica....pág. 46 4.- Opciones de cálculo en las tablas dinámicas....pág. 47 Las operaciones....pág. 48 Forma de mostrar los cálculos....pág. 48 5.- Cambios de los campos desde la misma tabla dinámica....pág. 50 Elementos necesarios....pág. 51 Agregar, añadir, un campo....pág. 52 Eliminar, borrar, un campo....pág. 52 6.- Gráficos dinámicos....pág. 52

UNIDAD I. FUNCIONES Qué son las funciones? Las funciones en Excel son instrucciones, procedimientos, que ya tiene programadas Excel y que facilitan el trabajo. Excel tiene clasificadas las funciones en las siguientes categorías: Financieras, Son las funciones que se utilizan en cálculos financieros, como por ejemplo cálculos de intereses, de valor presente, valor futuro, cuotas de pagos, número de pagos de una inversión o préstamo Fecha y hora, Son las funciones que permiten realizar cálculos entre fechas, tales como fecha y hora actual, el año, mes, día de mes, día de semana, hora, minuto, segundo, Matemáticas y trigonométricas, Son las funciones matemáticas y trigonométricas, todas las que puede tener una calculadora científica. Estadísticas, Son las funciones que permiten realizar cálculos estadísticos sobre los datos que se han introducido en la hoja de cálculo, como por ejemplo el promedio, el valor máximo, la moda, Búsqueda y referencia, Son funciones que permiten buscar y utilizar un dato de una lista determinada, por ejemplo permiten buscar la tasa de cambio de una fecha determinada. Base de datos, Aunque Excel es una hoja de cálculo, es decir que su máxima potencia y utilidad es la automatización de cálculos, también puede utilizarse como base de datos, y en esta categoría, clase, están las funciones de utilidad con las bases de datos. Texto, Son funciones que permiten realizar algunas funciones con celdas que tienen formato de texto. Por ejemplo permiten unir el contenido de dos celdas de texto en una sola, o extraer una parte del texto de una celda. Lógicas, Son las funciones que permiten comparaciones lógicas, básicamente el condicional y las uniones Y y O. Por ejemplo las funciones que permiten establecer diferentes cálculos o respuestas en función del valor de una o varias celdas. Información, Son funciones que nos dan información sobre el contenido o formato de una celda, por ejemplo si está vacía, si es texto o número, Ricardo López Pág. 1

UNIDAD I.- FUNCIONES Definidas por el usuario. En esta categoría se ubican las funciones que ha diseñado el propio usuario, es decir, que por ustedes mismos o por algún otro programa que es compatible con Excel. Cómo se utilizan? Para utilizar las funciones existen varias posibilidades, es decir varios caminos para llegar a ellas y utilizarlas. 1.- Desde los Menús. Tal y como muestra la imagen de la izquierda en el menú Insertar, encontramos la opción Función. Al seleccionarlo nos encontramos con la ventana que se mira a continuación, en la que se ha de seleccionar la categoría de función (la clase) y la función que se desea. 2.- Desde la propia celda. En la propia celda se puede escribir la sintaxis de la función. La sintaxis es la forma de escribir la función, tanto el nombre de la función como la forma de introducir las celdas que contienen los datos que se utilizaran en el cálculo. Por ejemplo: SUMA es la función que permite realizar la suma de los valores de las celdas () entre paréntesis se escriben los nombres de las celdas que se quieren calcular. A2:A4 los dos puntos entre los nombres de las celdas indican desde hasta Es decir desde la celda A2 hasta la celda A4. Ricardo López Pág. 2

Aunque los paréntesis y dos puntos son de uso similar en todas las funciones, la sintaxis de cada función tiene algunas particularidades, algunas diferencias. 3.- Desde la barra de fórmulas. 4.- Desde el icono de Insertar funciones. En la barra de fórmulas, que se encuentra sobre los nombres de las columnas, está un acceso directo a las funciones, tal y como se muestra en la imagen de la izquierda. Al accionarla aparece la misma ventana de las funciones mencionada anteriormente. El icono y el funcionamiento es similar a la opción anterior Se ha de tener en cuenta que las dos últimas formas de introducir una función pueden no estar visibles en todas las computadoras, depende de la configuración particular de cada máquina. 1.1.- Funciones Estadísticas. En este punto se van a trabajar las funciones estadísticas que pueden ser útiles en muchas áreas de trabajo, como por ejemplo en áreas de contabilidad o administración. Pero no se van a trabajar las funciones estrictamente útiles para cálculos estadísticos. Se trabajan los siguientes aspectos: 1. Contar el número de celdas, de datos, que cumplen una condición determinada. 2. Los valores máximos y mínimos de un grupo de datos. 3. El promedio de un grupo de datos. 4. El valor más frecuente, la moda. 5. Dividir todos los datos en grupos por ejemplo la mitad, en cuartos o en determinado porcentaje. Contar las celdas Existen varias funciones que permiten contar las celdas que cumplen una determinada condición, todas tienen el nombre de CONTAR, ejemplos de utilidad: Contar el número de facturas que han sido atendidas por determinado vendedor o vendedora Contar el número de ventas o facturas que son mayores a un valor determinado Ricardo López Pág. 3

UNIDAD I.- FUNCIONES Contar el número de celdas que están en blanco, que pueden ser las ausencias de un empleado o empleada. Contar con una condición La función se llama CONTAR.SI Rango: corresponde a las celdas que se han de contar Ejemplo A1: A8 de la celda A1 a la A8 Criterio: la condición que se impone para contar. Ejemplo que sea igual a 3. = CONTAR.SI ( A1:A8 ; 3 ) Que sea mayor que 3. = CONTAR.SI ( A1:A8 ; >3 ) En el caso de una condición con texto = CONTAR.SI ( A1:A8 ; mayo ) Cuando se utiliza el mayor o menor, o se escribe texto es necesario utilizar las comillas. No importa si es en mayúsculas o minúsculas. Contar en blanco La función se llama CONTAR.BLANCO Rango: corresponde a las celdas que se han de contar Ejemplo A1: A8 de la celda A1 a la A8 En este caso no se introduce la condición o criterio porque la criterio es que las celdas estén en blanco, vacías. En este caso no hay que confundir que tengan un valor cero con estar en blanco, no es lo mismo para Excel, el cero es un valor, es decir NO está en blanco. Valores máximos y mínimos Las funciones MAX y MIN nos permiten encontrar los valores máximos y mínimos de una serie de datos. La función MAX encuentra el valor máximo de una serie de datos, y las función MIN encuentra el valor mínimo de una serie de datos. Nos permiten encontrar por ejemplo la factura más pequeña, o el producto del que se tiene mayor cantidad que nos permite considerar la promoción más oportuna. Ricardo López Pág. 4

Se pueden escribir todas celdas en un solo rango (Número1), como por ejemplo: A3:A8 O utilizando cada opción, Número1, Número2, Número3, que van apareciendo en la ventana según se requieren. Sintaxis: = MAX ( A3:A8 ; C1) El mínimo tiene el mismo funcionamiento. = MIN ( A3:A8 ; C1) Promedio El promedio nos proporciona la media aritmética, esto significa sumar todos los datos y dividirlos entre el número de datos. La forma de trabajar con esta función es muy similar a las funciones de máximos y mínimos que se mostraron anteriormente. SINTAXIS = PROMEDIO ( D2:D17 ) Datos en grupos La mitad de los datos La función MEDIANA permite calcular en que punto se encuentra la mitad de los datos de la serie de valores. Dicho de otra manera nos permite decir que la mitad de los datos son menores (o mayores) a determinado valor. El funcionamiento es el mismo que para los valores máximos, mínimos o para el promedio. SINTAXIS = MEDIANA ( A3:A6 ) Ricardo López Pág. 5

UNIDAD I.- FUNCIONES Los datos divididos en cuartos La función CUARTIL nos permite dividir los datos en cuartos, es decir calcular hasta que valor alcanza el primer cuarto, el segundo o tercer cuarto de los datos. Una utilidad es poder determinar por ejemplo que la cuarta parte de las facturas de nuestra empresa, una de cada cuatro, son menores de determinado valor. Matriz: indicamos las celdas en las que se encuentran los datos, es lo que en las anteriores funciones se llama Rango o Número1 Cuartil: indica que cuarto se quiere calcular. 0 da el valor mínimo 1 da el primer cuarto 2 da la mitad, la mediana 3 da el tercer cuarto, el 75% 4 da el valor máximo. Datos por porcentaje La función PERCENTIL permite calcular en que valor se encuentra determinado porcentaje de los datos, por ejemplo hasta el valor que se encuentran el 60% de los datos. Se observa que el funcionamiento es muy similar a la función CUARTIL, las celdas se escriben en Matriz. K indica el porcentaje que se quiere calcular. El valor es entre 0 y 1, en tanto por uno. 0.2 es el 20% 0.03 es el 3% 0.85 es el 85% Los resultados se han de leer: el 20% (o el porcentaje seleccionado) de los datos tienen un valor menor al resultado de la función. Ricardo López Pág. 6

1.2.- Funciones Condicionales. En ocasiones se tiene un listado de datos pero solamente se quiere realizar un cálculo sobre unos registros determinados y no de todos, por ejemplo se tienen todas las facturas pero se quiere calcular la suma por municipio, por vendedor o vendedora, o por producto. Boaco C$ 1,200.00 Managua C$ 1,300.00 Jalapa C$ 800.00 Boaco C$ 450.00 Managua C$ 325.00 Jalapa C$ 1,240.00 Boaco C$ 1,220.00 Managua C$ 543.00 Jalapa C$ 2,345.00 Boaco C$ 1,209.00 Managua C$ 895.00 Jalapa C$ 1,220.00 SUBTOTALES Managua C$ 3,063.00 Jalapa C$ 5,605.00 Boaco C$ 4,079.00 En esta tabla se ha calculado el total de montos para cada uno de los municipios. Para realizar esto se puede utilizar la función SUMA.SI que permite sumar los datos que cumplen una determinada condición, en este caso que sean de determinado municipio. Rango: se indica las celdas que contienen los valores que se han de comparar, que han de cumplir la condición. En este caso el nombre del municipio. Criterio: se indica cual es la condición que han de cumplir las celdas que se han de sumar. El criterio, la condición, se puede escribir o asociarlo a otra celda. En el ejemplo se ha asociado al valor de la celda A17, pero se podría haber escrito directamente la condición, en este caso Managua. Rango_suma: se indican las celdas que contienen los datos que se han de sumar si cumplen la condición. SINTAXIS = SUMA.SI ( A4:A15 ; A17 ; B4:B15 ) Se suman las celdas desde la B4 hasta la B15 que cumplan que la celda A4 a la A15 sea igual a la celda A17 = SUMA.SI ( B4:B15 ; <1000 ) Se suman las celdas desde la B4 hasta la B15 cuyos valores sean menores de 1,000. Existen otras posibilidades por ejemplo utilizar la función SUBTOTAL, que permite realizar sumas, productos, máximo, mínimo, contar, promedio, pero que está relacionada con los FILTROS, por tanto se trabajan en el momento que se estudie la forma de filtrar los datos. Ricardo López Pág. 7

UNIDAD I.- FUNCIONES EJERCICIOS. MUNICIPIO FECHA MONTO Boaco 01/12/2007 C$ 1,200.00 Managua 01/12/2007 C$ 1,300.00 Jalapa 02/12/2007 C$ 800.00 Boaco 03/12/2007 C$ 450.00 Managua 04/12/2007 C$ 325.00 Jalapa 05/12/2007 C$ 1,240.00 Boaco 06/12/2007 C$ 1,000.00 Managua 07/12/2007 C$ 543.00 Jalapa 08/12/2007 C$ 2,345.00 Boaco 09/12/2007 C$ 1,209.00 Managua 10/12/2007 C$ 895.00 Jalapa 11/12/2007 C$ 1,220.00 Managua 12/12/2007 Managua 13/12/2007 C$ 356.00 Managua 14/12/2007 C$ 1,222.00 Jalapa 15/12/2007 C$ 322.00 Boaco 16/12/2007 Boaco 17/12/2007 C$ 0.00 Jalapa 18/12/2007 C$ 345.00 Managua 19/12/2007 C$ 2,456.00 Jalapa 20/12/2007 C$ 3,000.00 Managua 21/12/2007 C$ 1,222.00 Jalapa 22/12/2007 C$ 3,100.00 Boaco 23/12/2007 C$ 450.00 Boaco 24/12/2007 C$ 1,200.00 Boaco 25/12/2007 C$ 1,550.00 Boaco 26/12/2007 C$ 2,100.00 Managua 27/12/2007 C$ 1,200.00 Managua 28/12/2007 C$ 450.00 1) Escriban los datos que aparecen en la tabla contigua, iniciando en la celda A1 Utilizando las funciones de Excel realice los siguientes cálculos. 2) Cuenten el número de registros que no tienen monto 3) Cuenten el número de registros de Jalapa 4) Cuenten el número de registros de la primera quincena de diciembre 5) Encuentren el monto máximo 6) Encuentren el monto mínimo 7) Calculen el monto promedio 8) Calculen a que valor son mayores la mitad de los montos 9) Calculen a que valor son menores la cuarta parte de los montos 10) Calculen a que valor son menores el 60% de los montos 11) Sumen los montos del municipio de Jalapa 12) Sumen los montos del municipio de Boaco 13) Sumen los montos del municipio de Managua 14) Sumen los montos de la segunda quincena de diciembre 15) Sumen todos los registros que tengan un monto inferior a C$ 2,000 16) Sumen todos los registros que tengan un monto superior o igual a C$ 1,200 Ricardo López Pág. 8

UNIDAD II. MACROS. 1.- Qué es una Macro? Una MACRO es una serie de instrucciones, de operaciones, que se pueden realizar en Excel, realizadas de forma consecutiva. Las MACROS son pequeños programas elaborados en el lenguaje de programación denominado Visual Basic, aunque es importante recordar que no es necesario conocer este lenguaje de programación para elaborar y utilizar las MACROS. Se utilizan las MACROS cuando esta serie de instrucciones se utilizan con cierta frecuencia, y por tanto al poner estas instrucciones en una macro se automatiza, es decir se hacen de una forma más rápida y más sencilla. También son útiles las MACROS cuando automatizamos instrucciones para que sean utilizadas por personas que no dominan el uso de estas instrucciones, y las MACROS le facilitan el trabajo. Cómo se hace una Macro? Existen varias formas para elaborar una MACRO, se pueden elaborar desde el editor del lenguaje de programación, es decir programando, o simplemente realizando las instrucciones que pretendemos que estén incluidas en dicha macro. En este curso no se pretende enseñar a programar Visual Basic, aunque si se harán referencias de la programación de una forma básica para mejorar la comprensión y el uso de las macros. La forma de elaborar las macros que se trabajan se denomina GRABAR UNA MACRO, que significa tal y como indica el nombre es muy similar al hecho de realizar una grabación como si fuera con una grabadora o una cámara de video. 2.- Grabar una Macro A continuación se desarrolla un ejemplo para explicar como se elabora una macro, se inicia con un ejemplo sencillo sobre el formato de las celdas. Objetivo: Dar formato de moneda nacional a las celdas seleccionadas Dar formato de moneda nacional a las celdas seleccionadas, significa que las celdas que estén seleccionadas al ejecutar, accionar, la macro tendrán el siguiente formato: Formato de número con dos decimales y separador de miles. Insertar el símbolo C$ delante de los números, pero solamente en el formato, en la presentación, pero no en el valor de las celdas. Ricardo López Pág. 9

UNIDAD II.- MACROS Primer paso: Iniciar la grabación de la macro. En el menú HERRAMIENTAS se selecciona la opción MACRO y aparecen las siguientes opciones. Se selecciona la opción GRABAR NUEVA MACRO y aparece la siguiente ventana. NOMBRE DE LA MACRO: En este recuadro se ha de poner un nombre a la macro, se recomienda que sea relativo a las instrucciones, al proceso, que va a realizar la macro, pero abreviado. En este caso puede ser Moneda. MÉTODO ABREVIADO: CTRL + Esta opción permite que la macro se pueda ejecutar desde el teclado. Aunque facilita la ejecución no es muy recomendable porque por defecto ya existen instrucciones de Excel que tienen asignadas combinaciones del teclado. Ejemplo: CTRL + P, al presionar las teclas CTRL y P simultáneamente se accede al menú de impresión. Es recomendable para las personas que no tienen mucha experiencia no introducir ninguna tecla en esta opción. GUARDAR MACRO EN: En esta opción se ha de establecer donde se va a guardar la macro, es decir en que archivos se tendrá acceso a la macro. Existen tres opciones: LIBRO NUEVO En esta opción la macro se guardará en un libro nuevo que se abrirá, es decir, no quedará en el libro en el que se está trabajando, pero se podrá ejecutar mientras no se cierre el libro nuevo que se ha generado. Ricardo López Pág. 10

ESTE LIBRO En esta opción la macro se guardará en el libro que se está trabajando, esto implica que la macro solamente se podrá utilizar si se tiene abierto el libro. Esta opción es útil cuando la macro será utilizada solamente con el mismo libro, archivo, que se tiene abierto en este momento, independientemente de la computadora que se utilice. Esta es la mejor opción para utilizar cuando no se tiene mucha experiencia en la elaboración de macros. LIBRO DE MACROS PERSONAL Esta opción permite que la macro se guarde en los archivos propios del sistema de Excel y que se pueda ejecutar desde cualquier libro, tanto en los archivos nuevas que se abran en el futuro como en los que se grabaron anteriormente. Por supuesto que esta macro solamente se podrá utilizar en la computadora que se ha grabado la macro. Esta es la opción más útil cuando la macro se utilizará en cualquier libro, pero es recomendable utilizarla cuando se tenga experiencia. DESCRIPCIÓN: En esta opción se debe escribir una explicación de la utilidad de la macro, es decir, se explica lo que el nombre de la macro indica. Por defecto Excel pone la fecha en la que se grabó la macro y el nombre que tiene definido la copia de Excel, es decir el nombre que se puso a la copia de Excel cuando se instaló en la computadora. Al introducir todos los campos, las diferente acciones, seleccionamos la opción ACEPTAR que aparece en la esquina derecha de la ventana, y aparece la siguiente ventana sobre la hoja de cálculo. Puede suceder que esta ventana no esté visible, o que les cueste encontrarla, pero siempre a la izquierda de la esquina inferior aparece el texto GRABANDO, tal y como muestra la imagen de la derecha. Segundo Paso: Cuidado!! Grabar las instrucciones que formarán la Macro A partir de este momento cualquier cosa que se haga quedará grabado en la macro. Por ejemplo, si se escribe en una celda o se selecciona alguna celda, la macro lo repetirá tal cual. Dado que la macro pretende modificar el formato de las celdas se selecciona en el menú FORMATO la opción CELDAS tal y como se muestra en la imagen de la derecha. Ricardo López Pág. 11

UNIDAD II.- MACROS En la ventana que aparece se selecciona la pestaña (solapa) NÚMERO y la categoría PERSONALIZADA tal y como muestra imagen de la izquierda. En la opción TIPO: se escribe: C$ #,##0.00 C$ es el símbolo que aparecerá en la celda, pero no forma parte del contenido de la celda. #,## le indica al programa que se utilizará la coma como separador de miles. 0.00 le indica al programa que se mostrarán dos cifras decimales (aunque no tenga). Seleccionamos la opción ACEPTAR que aparece en la esquina derecha de la ventana. Tercer paso: Detener la grabación (finalizar). Seleccionamos (accionamos apretamos) sobre el botón de color celeste que aparece remarcado en la imagen de la izquierda. En el caso que no se encuentre esta ventana se debe seleccionar en el menú HERRAMIENTAS la opción MACRO tal y como muestra la imagen de la derecha. Tal y como muestra la imagen que aparece sobre estas líneas se selecciona la opción DETENER GRABACIÓN. En este momento la macro ya está elaborada. Ricardo López Pág. 12

Cuidado!!! Si se ha seleccionado la opción de guardar la macro EN ESTE LIBRO, y no guardamos el libro (el archivo) después de elaborarla macro, esta se perderá. Si se ha seleccionado la opción de guardar la macro LIBRO DE MACROS PERSONAL la macro está almacenada independientemente que no se guarde el libro en el que se está trabajando. Cuarto paso: Probar la macro. Tal y como haríamos en la grabación de sonido o de imagen, al finalizar la escuchamos o miramos para ver si quedó como se pretendía, en la grabación de una macro es necesario probar su funcionamiento. 1 er Paso: se seleccionan otras celdas diferentes a las seleccionadas mientras se grababa la macro. Si no se seleccionan otras celdas no se podrá observar si funciona debido a que realizará las instrucciones en celdas que ya se han realizado. Es decir, le aplicará el mismo formato que ya tienen las celdas. 2º Paso: En el menú HERRAMIENTAS y la opción MACRO seleccionamos MACROS 3.- Asignar una Macro. 3 er Paso: Seleccionamos la macro a probar. 4º Paso: Seleccionamos EJECUTAR 5º Paso: Comprobamos el resultado Este procedimiento es una de las formas de ejecutar una macro. Asignar una macro significa simplificar la forma de facilitar la ejecución de la macro. Es decir, consiste en establecer una forma de ejecutar una macro para no tener que acceder al menú HERRAMIENTAS tal y como se mostró en el punto anterior. Existen varias posibilidades de asignar las macros, por ejemplo: asignarla a un dibujo o forma, por ejemplo a un cuadrado (botón). asignarla a un icono en las barras de herramientas. Ricardo López Pág. 13

UNIDAD II.- MACROS Asignar una Macro a una forma. Las macros se pueden asignar a cualquier forma, objeto, imagen,.. en este ejemplo se utiliza una forma predefinida, seleccionando la opción AUTOFORMAS en la categoría IMAGEN del menú INSERTAR, tal y como se muestra en la imagen de la izquierda. Se selecciona la forma seleccionada en la imagen de la derecha, y se dibuja en la parte de la hoja que se considera oportuno. La forma se puede dotar del color que se prefiera e introducir texto que facilite la comprensión de la utilidad. 1º Se selecciona la forma a la que se asignará la macro. 2º Se aprieta el botón derecho del ratón, manteniendo el puntero del ratón sobre la forma. 3º En el menú contextual que aparece se selecciona la opción ASIGNAR MACRO, tal y como se muestra en la imagen a la izquierda de estas líneas. 4º Se selecciona el nombre de la macro que se pretende asignar. 5º Se selecciona el botón ACEPTAR que aparece en la esquina superior derecha de la ventana. 6º Se selecciona cualquier celda, es decir, se quita la selección de la forma. En este momento ya está asignada la macro a la forma, esto se observa al pasar el puntero del ratón sobre la forma, el puntero cambia de forma en lugar de la flecha aparece una mano con un dedo señalando la forma. Para ejecutar la macro: 1º Se seleccionan las celdas a las que se pretende aplicar la macro. 2º Se presiona sobre la forma. Ricardo López Pág. 14

Asignar una macro a un icono de las barras de herramientas. Las barras de herramientas son la serie de iconos, dibujos, que permiten acceder de forma directa a las funciones del sistema, por ejemplo el icono de disco para guardar un archivo (imagen derecha). 1º Se selecciona la flecha que aparece a la derecha de la barra de herramientas en la que se insertará el icono. 2º Se selecciona la opción AGREGAR O QUITAR BOTONES, (imagen izquierda). 3º Se selecciona la opción PERSONALIZAR (imagen derecha). 1º Se selecciona la pestaña, solapa, COMANDOS 2º Se selecciona la categoría MACROS Si no está visible esta categoría presione sobre la flechita inferior para ver el resto de las opciones. La opción MACROS es una de las últimas. Se presentan dos opciones que funcionan igual, la única diferencia es que en una el icono es de texto y en la otra de imagen. PERSONALIZAR ELEMENTO DEL MENÚ permite introducir un icono en la barra de herramientas o en un menú que se mostrará como texto, es decir, sin dibujo. PERSONALIZAR BOTÓN permite introducir un icono en la barra de herramientas que se mostrará como una imagen, un dibujo. Una vez seleccionada la opción deseada se ha de arrastrar hasta el punto en el que se quiere ubicar el icono. 1º Se señala la opción deseada, colocando el puntero (flecha) del ratón sobre la opción deseada. 2º Arrastrar: apretar el botón izquierdo del ratón y sin soltarlo se mueve el ratón hasta el punto en el que se pretende ubicar. 3º Se suelta el botón izquierdo del ratón cuando el puntero está sobre el punto deseado. En la imagen a la izquierda de estas líneas se observa el resultado tras arrastrar el icono (PERSONALIZAR BOTÓN), y a la derecha tras PERSONALIZAR ELEMENTO DEL MENÚ. En este momento se tiene el icono pero todavía no se le ha asignado la macro. Ricardo López Pág. 15

UNIDAD II.- MACROS 4º Con el puntero del ratón sobre el icono (imagen o texto) se presiona el botón derecho del ratón, accediendo al siguiente menú. En este menú contextual aparecen las diferentes opciones que presentan estos iconos. NOMBRE: Esta opción permite modificar el nombre del icono, y en el caso de trabajar con un icono de texto, es el texto que aparece en la barra de herramientas. CAMBIAR IMAGEN DEL BOTÓN Esta opción permite cambiar la imagen, el dibujo que aparece en la barra de herramientas. No se permite cualquier dibujo pero si algunos que tiene definido el propio Excel. ELIMINAR Permite eliminar el icono, útil en el caso que se ha cometido un error, por ejemplo cuando se ha ubicado en un punto que no se desea. ASIGNAR MACRO Esta es la opción que permite asignar una macro a un icono, y al seleccionar aparece una ventana como la que se muestra a la izquierda de estas líneas. Se selecciona la macro que se desea asignar. Se presiona sobre el botón ACEPTAR que aparece en la parte superior derecha de la ventana. En este momento ya se ha ubicado el icono en la barra de tareas y se ha asignado la macro. Se cierra la ventana que permite insertar nuevos iconos en las barras de herramientas o en los menús. Se presiona sobre el botón CERRAR que se encuentra en la esquina inferior derecha de la ventana PERSONALIZAR. También se puede cerrar en la equina superior derecha, como cualquier otra ventana. Ricardo López Pág. 16

4.- Uso de las Macros. El uso de las macros puede NO estar activo en todos las computadoras, esto se debe a que las macros son una vía de infección con virus. Es decir que algunos virus se esconden como una macro, y Excel tiene una opción de seguridad para inhabilitar las macros. Esto significa que impiden su funcionamiento. La seguridad de las macros Para modificar la seguridad de las macros se selecciona OPCIONES en el menú HERRAMIENTAS. Se presenta la siguiente ventana. Se selecciona la pestaña, solapa, SEGURIDAD que aparece en el extremo derecho superior. Se presiona sobre el botón SEGURIDAD DE MACROS que aparece en la parte inferior izquierda de la ventana. Se selecciona la pestaña, solapa, NIVEL DE SEGURIDAD, que se encuentra en la parte superior izquierda, tal y como muestra la imagen a la derecha de estas líneas. Aparecen cuatro diferentes opciones sobre la seguridad respecto a las macros, de las cuales se ha de seleccionar una. MUY ALTO: solamente permite utilizar las macros que trae por defecto el propio Excel. ALTO: solamente permite utilizar las macros que trae el propio Excel y las elaboradas (firmadas) por sitios autorizados. MEDIO: pregunta cada vez que se abre un archivo con macros si se desean habilitar (que se puedan ejecutar) o impedir que se utilicen. Ricardo López Pág. 17

UNIDAD II.- MACROS BAJO: permite utilizar cualquier macro sin preguntar cuando se abre el archivo. La opción más recomendable cuando se trabaja con Macros es el NIVEL MEDIO de seguridad, debido a que el propio programa avisa cuando un archivo tiene macros. Si se utiliza la opción NIVEL MEDIO de seguridad para las macros, al abrir un archivo que contiene macros aparece la siguiente ventana. Esta ventana informa que el archivo que se pretende abrir contiene macros, y se presentan dos posibilidades. DESHABILITAR MACROS Esta opción abre el archivo e impide que se utilicen las macros que contiene. HABILITAR MACROS Esta opción abre el archivo permitiendo utilizar las macros que contenga. Ricardo López Pág. 18

EJERCICIOS. 1) Elaborar una macro con las siguientes características: Nombre de la macro: TAMAÑO Guardar en: ESTE LIBRO Cambiar el formato de texto a: tamaño 16pto, color verde, subrayado, y con alineación centrada. 2) Asignar la macro TAMAÑO, a un dibujo en forma de triángulo de color rojo y con texto el nombre de la macro. 3) Asignar la macro TAMAÑO, a un icono de texto en la barra de herramientas con texto el nombre de la macro. 4) Asignar la macro TAMAÑO, a un icono en la barra de herramientas con un dibujo en forma de campana. 5) Elaborar una macro con las siguientes características: Nombre de la macro: OPCIONES Guardar en: ESTE LIBRO Cambiar las opciones de la ventana de Excel, de tal forma que no se miren las pestañas de las hojas, ni los nombres de filas y columnas. 6) Asignar la macro OPCIONES, a una imagen. 7) Asignar la macro OPCIONES, a un icono de texto en la barra de herramientas con texto el nombre de la macro. 8) Asignar la macro OPCIONES, a un icono en la barra de herramientas con un dibujo en forma de corazón. 9) Elaborar una macro con las siguientes características: Nombre de la macro: ELIMINAR Guardar en: ESTE LIBRO Eliminar las filas o columnas seleccionadas. Asignar la macro a un icono en la barra de herramientas. Ricardo López Pág. 19

UNIDAD III.- CAMBIO DE MONEDA EN UNA MACRO UNIDAD III. CAMBIO DE MONEDA EN UNA MACRO. 1.- Qué se pretende? Se pretende elaborar una macro que permita automatizar el cambio de moneda, es decir, asignarle a un botón (icono de la barra de tareas) una macro que cambie un valor en córdobas a dólares según la fecha y el tipo de cambio oficial. De la misma forma se puede elaborar otra que realice la conversión de dólares a córdobas, o con otras monedas. Para realizar esta macro se realizar el siguiente procedimiento. 1. Elaborar el libro que contendrá la tasa de cambio. 2. Grabar la macro. 3. Probar el funcionamiento de la macro 4. Asignarla a un botón. 2.- Libro de la tasa de cambio. La tasa de cambio se puede obtener a través de un banco, por ejemplo del banco con el que trabaja la institución, o de la página web del Banco Central si se quiere utilizar la tasa de cambio oficial del país. Se ha de tener en cuenta que la tasa de cambio oficial no siempre coincide con la tasa de cambio con la que trabajan todas las instituciones financieras. A los datos de la tasa de cambio es necesario darles un formato uniforme, uno muy útil es en filas. Es decir trabajar con dos columnas, en la primera se ubica la fecha y en la segunda la tasa de cambio, el valor en córdobas de un dólar. Es necesario nombrar la hoja de cálculo en la que se ubican los datos, el nombre del archivo y la ubicación en la que se guarda el archivo, debido a que después serán utilizados en la macro. Los nombres pueden ser los de su preferencia, en este caso se ha optado por los siguientes: Nombre de la hoja: CAMBIO Nombre del archivo: CAMBIO Ubicación del archivo: en el directorio raíz, en el disco C 3.- Grabar la Macro. Primer paso: Cuidado!!! Iniciar el proceso de grabación. Han de estar abiertos dos libros, el que contiene los datos de la tasa de cambio y uno en el que se elaborará la macro. Ricardo López Pág. 20

Se ha de seleccionar una celda de la columna C en adelante y cualquier fila del libro en el que se elaborará la macro. Esto se debe a que las celdas de las dos primeras columnas se utilizarán para escribir fecha y monto a calcular. Se selecciona la opción GRABAR NUEVA MACRO de la categoría MACRO en el menú HERRAMIENTAS. Como ya se estableció anteriormente, en la ventana de GRABAR MACRO, se ha de escribir el nombre y descripción de la macro, e indicar donde se guardará. En este ejemplo: Nombre: DOLARES Guardar en: ESTE LIBRO Descripción: CAMBIO DE Se presiona el botón ACEPTAR. Segundo paso: Insertar la Función Grabar la Macro Sin cambiar la celda que está seleccionada se escribe = y se selecciona la celda que se encuentra en la misma fila pero una columna a la izquierda de la seleccionada, la celda que contiene el monto. No se necesita escribir el nombre de la celda, es suficiente con moverse mediante las flechas del teclado hasta la celda que nos interesa. A continuación se escribe la barra de división, la fleca, y a continuación la función BUSCARV. Se selecciona la opción FUNCIÓN del menú INSERTAR. La función que se utiliza para localizar la tasa de cambio correspondiente se llama BUSCARV que se encuentra en la categoría BÚSQUEDA Y REFERENCIA de las funciones, y como todas permite trabajar con datos de diferentes libros. Esta función permite buscar un dato de una lista a la que Excel llama rango o matriz. En este ejemplo se utiliza para buscar la tasa de cambio de un día determinado. Es decir, en una celda escribimos una fecha y esta función permite buscar la tasa de cambio que hubo o habrá ese día, obteniendo los datos del archivo de la tasa de cambio que se ha trabajado anteriormente. Aparece la ventana que se encuentra a la izquierda de estas líneas. Primero se va a comentar el significado de cada una de las opciones y posteriormente el procedimiento que se ha de realizar. Ricardo López Pág. 21

UNIDAD III.- CAMBIO DE MONEDA EN UNA MACRO VALOR_BUSCADO En esta opción se ha de ubicar la celda que contiene el valor que se buscará de la lista de datos. En este caso es la fecha del monto que se quiere cambiar. MATRIZ_BUSCAR_EN En esta opción se han de ubicar las celdas que contienen la lista de datos en los que se buscará la coincidencia. En la primera columna han de estar los datos que se han de buscar. En este caso serán las celdas (rango o matriz) que contienen la tasa de cambio, en este caso la primera columna es la fecha y la segunda la tasa de cambio de ese día. INDICADOR_COLUMNAS En esta opción se ha de indicar el número de la columna de la que se ha de devolver el resultado. El número de la columna no es el nombre, sino numerar las columnas del rango que se ha escrito en el inciso anterior. En el ejemplo que estamos utilizando la tasa de cambio es el dato que se quiere utilizar, y como está en la segunda columna se ha de indicar un 2. ORDENADO Esta opción nos permite especificar si se busca un dato exacto o uno similar. Se escribe 0 o se omite (en blanco) si se quiere la coincidencia similar o 1 si se quiere la coincidencia exacta. En nuestro ejemplo significa que se ha de indicar si se quiere que busque la fecha exacta o una aproximada. Como se utilizará la fecha exacta se ha de escribir 0. En el ejemplo. VALOR_BUSCADO La celda de la misma fila que la seleccionada, pero dos columnas a la izquierda. Para seleccionarla se presiona sobre el botón marcado en la imagen a la derecha de estas líneas, y la celda se selecciona con el ratón. MATRIZ_BUSCAR_EN Debido a que los datos de la tasa de cambio están en un archivo diferente al que se está utilizando es necesario escribir la ruta completa, es decir el disco, la carpeta y el nombre del archivo. En el ejemplo: C:\[CAMBIO.XLS]CAMBIO!A2:B65536 Las comillas simples indican que a continuación se escribe un nombre Se indica el disco en el que se encuentra el archivo C:\ En el caso de que el archivo esté en una carpeta (fólder) C:\nombre de la carpeta\[ Entre corchetes se escribe el nombre del archivo [cambio.xls] Tras el corchete el nombre de la hoja CAMBIO Se cierran las comillas sencillas El símbolo de admiración indica que a partir de ese punto se indican las celdas, es decir que finaliza el nombre de la hoja Por último las celdas en las que se encuentran los datos A2:B65536 Ricardo López Pág. 22

Atención!!! Se recomienda utilizar todas las filas (hasta la B65536) de la hoja aunque solamente se tengan los datos de un mes o un año. De esta forma la función está preparada para cuando se amplíen actualicen los datos del cambio. INDICADOR_COLUMNAS Se escribirá un 2. ORDENADO Se escribe un 1. Se presiona sobre el botón ACEPTAR que se encuentra en la equina inferior derecha de la ventana. Tercer paso: Detener la grabación de la macro Tal y como se indico en el capitulo anterior se presiona sobre el botón de la barra de herramientas de macros o en el menú INSERTAR, y en la opción MACRO se selecciona la instrucción DETENER GRABACIÓN. 4.- Probar y Asignar la macro. Los procedimientos para probar el funcionamiento de la macro y para asignar la macro a un botón de la barra de herramientas se describieron en el capitulo anterior. 5.- El Editor de Macros (Visual Basic). Este manual no pretende ser un curso de Visual Basic, solamente se trabajan algunos aspectos introductorios. Para acceder al Editor de Visual Basic en el menú HERRAMIENTAS, en la opción MACRO hay dos opciones. EDITOR DE VISUAL BASIC que accede directamente al editor de Visual Basic MACROS en la cual se selecciona la macro que se pretende editar. En este ejemplo se utiliza la segunda opción, para editar directamente la macro que se quiere editar, modificar. En esta ventana se ha de seleccionar la macro, en este caso PRUEBA, y posteriormente se presiona sobre el botón MODIFICAR. En el Editor de Visual Basic aparecen 4 áreas de trabajo, tal y como muestra en la imagen bajo estas líneas. Ricardo López Pág. 23

UNIDAD III.- CAMBIO DE MONEDA EN UNA MACRO Primero se da una breve explicación de cada área y posteriormente se trabajará la sintaxis de la macro. Barra de menús Barra de Herramientas Ventana Explorador de Proyectos Ventana de Propiedades Ventana de Programación BARRA DE MENÚS y BARRA DE HERRAMIENTAS funcionan de la misma forma que en cualquier otro programa. La BARRA DE HERRAMIENTAS se puede ocultar y mostrar en el menú VER. EXPLORADOR DE PROYECTOS Esta ventana permite cambiar de módulos, hojas y proyectos de Visual Basic. Los PROYECTOS son los programas que están cargados en ese momento en Excel. Los MÓDULOS son los grupos de programas o macros. En cada sesión de trabajo (cada vez que se abre Excel) se genera un Módulo nuevo al elaborar una macro. Es decir que si se elaboran dos macros en la misma sesión se almacenan en el mismo módulo. Esta ventana permite cambiar de un módulo a otro, y por tanto de una macro a otra. Esta ventana se muestra en el menú VER mediante la opción EXPLORADOR DE PROYECTOS, tal y como se muestra en la imagen a la derecha de estas líneas. Ricardo López Pág. 24

VENTANA DE PROPIEDADES Esta ventana muestra las propiedades del objeto que esté seleccionado en la ventana EXPLORADOR DE PROYECTOS. Esta ventana se muestra en el menú VER mediante la opción VENTANA PROPIEDADES, tal y como se muestra en la imagen a la derecha de estas líneas. VENTANA DE PROGRAMACIÓN. Esta es la ventana propiamente del editor de Visual Basic, es decir la ventana en la que se puede modificar la macro. Uso de los colores en el Editor. En el editor se usan diferentes colores para diferenciar los tipos de instrucciones y su funcionamiento. Los colores utilizados son: Verde. Azul. En este color se escriben los comentarios, que son informaciones o comentarios que no se ejecutan. Al inicio de la línea se antepone un apóstrofe o comilla simple. Se puede escribir cualquier cosa que se quiera. Por defecto Excel escribe el nombre de la macro y la descripción que se escribió al iniciar la grabación de la macro. En este color se escriben las instrucciones (sentencias) de programación, es decir, la sintaxis que es propiamente del lenguaje de programación (Visual Basic). Cada sentencia la escribe con la primera letra en mayúsculas, y el resto en minúsculas. Esta sintaxis es similar en el funcionamiento, la estructura, que en cualquier otro lenguaje de programación. Negro En este color se escriben las instrucciones (funciones) propias de Excel y los nombres de variables que define el usuario. La diferencia de colores permite observar si el nombre de la variable que se utiliza es una sentencia de Visual Basic, porque no podemos utilizarla. Ricardo López Pág. 25

UNIDAD III.- CAMBIO DE MONEDA EN UNA MACRO Inicio y fin de la Macro. Se utiliza la sentencia Sub para indicar el inicio y fin de la macro. Inicio: Sub con el nombre de la macro a continuación y unos paréntesis al finalizar la línea. Fin: End Sub Las referencias de las celdas en las Macros. Referencias directas: ActiveCell permite trabajar en la celda que esté seleccionada en el momento de ejecutar la macro. ActiveSheet permite trabajar en la hoja que esté seleccionada en el momento de ejecutar la macro. ActiveSheet.Range("C6") permite trabajar en la celda C6 de la hoja activa. ActiveSheet.Range("C6:D9") permite trabajar en el rango de celdas C6:D9, es decir de la celda C6 a la celda D9 ambas incluidas. Referencias relativas. Se pueden utilizar referencias a partir de la celda activa, eso se realiza mediante las letras RC, la R para las filas y la C para las columnas. Después de la letra se escribe entre corchetes los movimientos que se realizan mediante el número de filas o columnas que se ha de mover. Los número positivos son movimientos a la derecha y los negativos a la izquierda de la celda activa. Ejemplos: RC[-1] se mueve una columna a la izquierda de la columna en la misma fila. R[3]C[-2] se mueve tres filas por debajo de la celda seleccionada y dos columnas a la izquierda. Las instrucciones de Excel. Pese a que la copia de Excel que está instalada en la computadora tenga las funciones en español, en las macros (en Visual Basic) todas las instrucciones están en inglés. Asignación de funciones (fórmulas) a una celda: ActiveCell.FormulaR1C1 = "=VLOOKUP(RC[-2],cambio.xls! R2C1:R65536C2,2,0)" 1º Indicar la celda: ActiveCell 2º Punto como separador de instrucciones 3º Indicador de tipo de asignación Formula para asignar fórmulas, funciones Value para asignar valores 4º Igual como indicador de asignación 5º Comillas al inicio y fin de la función. 6º La instrucción tal y como se escribe en la celda, con la función en inglés y las referencias de las celdas relativas o directas con el formato RC Ricardo López Pág. 26

Guardar los cambios. En el editor no es necesario guardar los cambios, estos se almacenan automáticamente cuando se guarda el archivo de Excel que está abierto. Cerrar el Editor de Visual Basic. El editor de Visual Basic se cierra como cualquier otra ventana en la X que aparece en la esquina superior derecha o mediante la opción CERRAR Y VOLVER A MICROSOFT EXCEL en el menú ARCHIVO. EJERCICIO. Elabore una macro que permita cambiar el valor de un monto de dólares a córdobas según la tasa de cambio del día al que corresponde el monto y asigne la macro a un botón (icono) de la barra de herramientas. Ricardo López Pág. 27

UNIDAD IV.- FILTROS UNIDAD IV. FILTROS. 1.- Excel como un gestor de base de datos. Pese a que Excel es una hoja de cálculo tiene definidas algunas funciones que permiten trabajar como una sencilla base de datos. Se ha de considerar que los datos pueden ser tanto numéricos como de texto. Esto permite realizar funciones de bases de datos con datos numéricos, como por ejemplo el presupuesto de una institución o área, que son útiles en el análisis o búsqueda de información. Antes de iniciar con los filtros en las bases de datos se va a trabajar con la función de VALIDACIÓN de los datos, debido a que facilita el proceso de elaboración, digitación, de la base de datos, y la función ORDENAR. 2.- Validación de los datos. Excel tiene una función que permite validar los datos en el momento de ser introducidos a la celda, al ser digitados. Esta función es muy útil entre otras cosas para evitar los errores de digitación y disminuir el tiempo de digitación. La función VALIDACIÓN se encuentra en el menú DATOS, tal y como muestra sombreada la imagen a la izquierda de estas líneas. Al seleccionar esta función aparece una ventana como la imagen que se muestra a la derecha de estas líneas. En esta ventana se encuentran las siguientes tres pestañas, solapas. Configuración Mensaje entrante Mensaje de error Mensaje entrante. Esta ventana permite introducir un texto, a modo de comentario, que se activa al seleccionar la celda y da información al usuario sobre el tipo de datos a introducir. Existen tres informaciones que se han de incluir en esta ventana Esta opción permite activar o desactivar el mensaje entrante. Ricardo López Pág. 28

El título es el primer mensaje que aparece en el comentario, remarcado en negrita. Esta opción se utiliza para describir el tipo de datos que se han de introducir en la celda. Al finalizar de introducir el texto se presiona sobre el botón ACEPTAR, que aparece en la esquina inferior derecha. Ejemplo: La celda B3 tiene una validación con mensaje entrante activado. Título: Salario Mensaje de entrada: Introduzca el salario en córdobas. Mensaje de error. Esta opción permite establecer una mensaje al usuario en el caso que introduzca un valor no permitido. Esta opción permite activar o desactivar el mensaje de error. Las opciones TÍTULO y MENSAJE DE ERROR funcionan de forma similar a las expuestas anteriormente, pero en lugar de aparecer como comentario se muestran como ventana. Los mensajes de error presentan tres tipos de iconos diferentes, denominados ESTILO, tal y como se muestra a la derecha de estas líneas. Configuración. En esta ventana se señala el criterio de validación a utilizar en las celdas seleccionadas. Se ha de determinar el tipo de datos y los valores que se permitirán. Ricardo López Pág. 29

UNIDAD IV.- FILTROS Tipo de datos. La primera opción, PERMITIR, determina el tipo de datos que se van a permitir, y presenta las siguientes posibilidades. CUALQUIER VALOR Esta opción no genera ningún tipo de validación, es decir, que no restringe los datos que se introduzcan en la celda. Es la opción por defecto de todas las celdas de cada hoja. NÚMERO ENTERO Tal y como indica el nombre restringe a valor numéricos enteros, es decir, no permite digitar números con decimales, aunque si números positivos y negativos. DECIMAL Indica que los datos a digitar en las celdas seleccionadas son numéricos, y permiten introducir valores enteros o decimales. No restringe el número de decimales que se pueden utilizar. FECHA Indica que los datos a digitar tienen formato de fecha, aunque también permite introducir valores numéricos pero no de texto. HORA Indica que los datos son horas, con formato ##:##, no acepta valores numéricos ni de texto. LONGITUD DE TEXTO Esta categoría limita el número de caracteres que se pueden introducir en las celdas seleccionadas, independientemente de que sean texto o números. Cuidado!!! Se cuentan los caracteres, y eso incluye tanto los puntos decimales en los números como las comas, signos de interrogación, exclamación LISTA Esta opción permite restringir el valor de la celda a una serie de datos definidas por el usuario. Por ejemplo, se puede definir una lista con las diferentes áreas de la empresa o institución, o los nombres de los diferentes bancos con los que trabaja la institución. Tipo de validación (regla de validación) El tipo o regla de validación es la restricción al tipo de datos definidos anteriormente. Por ejemplo si se ha seleccionado valores de números enteros, qué valores de números se permiten?. Todos los tipos de datos definidos anteriormente, a excepción de la LISTA, son valores numéricos lo que va a determinar la restricción. Las posibles reglas de validación son: Ricardo López Pág. 30

ENTRE Permite definir un valor mínimo y otro máximo, entre los que han de estar los valores permitidos de las celdas seleccionadas. Es decir, los valores de las celdas han de ser mayores que un valor determinado y menores que otro valor determinado. Ejemplo: se puede utilizar para una celda en la que se ha de introducir el mes en valor numérico, que sea mayor que 0 y menor que 13, con tipo de datos NÚMERO ENTERO. NO ESTÁ ENTRE Permite definir un intervalo al cual no puede pertenecer el valor que se introduzca en la celda. Es decir es la opción opuesta a la anterior. IGUAL A Esta opción determina que el valor sea igual al seleccionada. Por ejemplo es útil para determinar un número exacto de caracteres que contenga la celda, por ejemplo un código o abreviatura para que todas tengan el mismo tamaño. NO IGUAL A Esta es la opción opuesta a la anterior, eso significa que la celda puede tener cualquier valor a excepción del determinado. MAYOR QUE Esta opción determina que los valores de las celdas seleccionadas han de tener valores mayores que el determinado. Ejemplo: para celdas con tipo de fecha, se puede determinar que no se puedan introducir fechas anteriores a una determinada. MAYOR O IGUAL QUE Es similar a la anterior, pero permite valores mayores o iguales que el determinado. Es decir permite el mismo valor o mayores que el. MENOR QUE Esta opción determina que los valores de las celdas seleccionadas han de tener valores menores que el determinado. Ejemplo: para celdas con tipo de hora, se puede determinar que no se puedan introducir horas posteriores a una determinada. MENOR O IGUAL QUE Es similar a la anterior, pero permite valores menores o iguales que el determinado. Es decir permite el mismo valor o más pequeños que el. Valores límites. Los valores límites se pueden escribir directamente o relacionarlos con el valor de una celda. Ricardo López Pág. 31