INSTRUCTIVO PARA LA ORGANIZACIOÓ N DE DOCUMENTOS ELECTROÓ NICOS EN OUTLOOK

Transcripción

1 INSTRUCTIVO PARA LA ORGANIZACIOÓ N DE DOCUMENTOS ELECTROÓ NICOS EN OUTLOOK IMPORTAR Y EXPORTAR DOCUMENTOS Proporciona al personal Académico y Administrativo de la Universidad de los Andes una herramienta que les permite tener una adecuado manejo de los electrónicos gestionados en Outlook.

2 electrónicos exportar Pág. 1 de 8 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO ALCANCE RESPONSABLES... 2 Unidades Académicas y Administrativas TERMINOS Y DEFINICIONES NORMAS Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA PROCEDIMIENTO EXPORTAR INFORMACIÓN IMPORTAR INFORMACIÓN CONTROL DE CAMBIOS ANEXOS... 11

3 electrónicos exportar Pág. 2 de OBJETIVO Proporcionar al personal Académico y Administrativo de la Universidad de los Andes una herramienta que les permita tener una adecuado manejo de electrónicos gestionados en Outlook, utilizando y conociendo las opciones de EXPORTACIÓN e IMPORTACIÓN de correos electrónicos, facilitando así, la preservación de la información institucional originada en el ejercicio de las funciones propias de su cargo. 2. ALCANCE Este instructivo es aplicable a todo el personal de la Universidad que tenga cuenta de correo en el programa Microsoft Outlook En él se presentan los pasos a seguir para exportar e importar los archivos de datos (.pst) estableciendo parámetros para la preservación de la información relevante para la memoria institucional. 3. RESPONSABLES Unidades Académicas y Administrativas. Colaborador: Personal académico, administrativo, temporal vinculado a través de contrato laboral o de prestación de servicios. 4. TERMINOS Y DEFINICIONES.pst: Es un tipo de archivo de datos utilizado por Outlook en el que se almacenan mensajes y otros elementos del equipo. Estos archivos de datos se pueden archivar o mover, puesto que el archivo.pst se conserva en el equipo, no está sujeto a los límites de tamaño del buzón en el servidor de correo y puede liberar espacio de almacenamiento en el buzón. 1 Archivo: Conjunto de, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. 2 Correo institucional: Servicio que permite el intercambio de mensajes dentro de las distintas unidades a través de sistemas de comunicación electrónicos, donde los mensajes se envían y reciben a través de un servidor web diseñado especialmente para ello. 1 Extraído el 25 de Febrero 2014 de: 2 Extraído el 25 de Febrero 2014 de:

4 electrónicos exportar Pág. 3 de 12 Exportación: Proceso mediante el cual se crea un Archivo de datos de Outlook (.pst) y se envía a un espacio (otro equipo, servidor o disco duro) dispuesto para tal fin; realizando una copia de seguridad que permitirá preservar la información institucional. Importación: Migrar mensajes, contactos, elementos del calendario, tareas y notas de Outlook de un equipo a otro o restaurar una copia de seguridad de sus datos de Outlook. Outlook: Es un software de ofimática y cliente de correo electrónico que forma parte del paquete Microsoft Office. 3 Unidad de almacenamiento: Son dispositivos que actúan como medio de soporte para la grabación de programas de usuario, así como de datos y ficheros que son manejados por las aplicaciones que se ejecutan en estos sistemas NORMAS Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA Lineamientos para la gestión de electrónicos. 6. PROCEDIMIENTO Tener en cuenta: La exportación de archivos debe realizarse con una periodicidad definida que asegure la salvaguarda de la información institucional. Al exportar a un Archivo de datos de Outlook (.pst), solamente se exporta el contenido, es decir, algunas características físicas propias del correo pueden cambiar EXPORTAR INFORMACIÓN A. Dentro de Outlook haga clic en la pestaña Archivo 3 Extraído el 25 de Febrero 2014 de: 4 Extraído el 25 de Febrero 2014 de:

5 electrónicos exportar Pág. 4 de 12 B. Haga clic en la pestaña Opciones y elija Avanzado C. Elija la opción Exporta información de Outlook a un archivo para utilizarla en otros programas

6 electrónicos exportar Pág. 5 de 12 D. Elija la opción Exportar a un Archivo y haga clic en siguiente. E. Seleccione la opción Archivo de datos de Outlook (.pst) y haga clic en siguiente.

7 electrónicos exportar Pág. 6 de 12 F. En la siguiente ventana, elija la carpeta que será exportada, seleccionando la opción Incluir subcarpetas si el cuadro está sin marcar, como aparece en el ejemplo. Haga clic en siguiente. G. Indique la ruta donde se guardará la carpeta seleccionada, escoja la opción Examinar, asigne un nombre al archivo que se va a exportar y haga clic en aceptar.

8 electrónicos exportar Pág. 7 de 12 H. El proceso de exportación culmina al hacer clic en la opción Finalizar IMPORTAR INFORMACIÓN A. Dentro de Outlook haga clic en Archivo, Abrir y escoja la opción Importar. B. Elija la opción Importar de Otro Programa o Archivo y de clic en siguiente.

9 electrónicos exportar Pág. 8 de 12 C. Elija la opción Archivo de datos de Outlook (.pst) y de clic en siguiente.

10 electrónicos exportar Pág. 9 de 12 D. Indique la ruta de la carpeta donde hará la importación, para esto escoja la opción Examinar, seleccione el archivo de datos (.pst) que se va a importar y haga clic en abrir. E. Una vez elegido el archivo a importar, haga clic en siguiente.

11 electrónicos exportar Pág. 10 de 12 F. Elija la carpeta que desea importar y termine con el proceso haciendo clic en aceptar. G. Una vez se haya importado el Archivo de Datos, éste aparecerá en la parte izquierda de Outlook como se muestra a continuación. Archivo de Datos Importado

12 electrónicos exportar Pág. 11 de CONTROL DE CAMBIOS Versión Sección Descripción Fecha de Modificación 1 Elaboración Actualización ANEXOS A. Lineamientos para la gestión de electrónicos (Ver) B. electrónicos ofimáticos (Ver)