HOSPITAL SAN JOSÉ MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES

Transcripción

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2 REVISION Página 1

3 REVISION CONTENIDO Alcance 3 Objetivo 3 Definiciones 3 Desarrollo 3 Introducción 5 Normativa que regula el proceso de compra 6 Organización del abastecimiento en la Institución 6 Roles y unidades participantes en los procesos de adquisiciones 7 Condiciones básicas de los procesos de compra de la Institución 9 Procedimiento de la planificación de compras 13 Procedimiento de la elaboración Plan Anual de Compras 13 Proceso de Compras 16 Proceso de compra para bienes y servicios de baja complejidad 16 Compra a través de Chile Compra 16 Compra por programa mensual 16 Compras Extras autorizadas por la respectiva Subdirección 18 Compra a través de convenios de suministro vigentes de la Institución 19 Compra por programa mensual 19 Compras Extras autorizadas por la respectiva Subdirección 20 Compra a través de Trato o Contratación Directa menor 100 UTM 22 Compra por programa mensual 22 Compras Extras autorizadas por la respectiva Subdirección 24 Procesos de compra para bienes y servicios de alta complejidad 26 Formulación de bases 26 Contenidos de las Bases 27 Contenidos de los términos de referencia para Trato Directo 28 Compra por Licitación Pública 28 Compra por Licitación Privada 31 Evaluación de las Ofertas 31 Criterios de evaluación 31 Evaluación de ofertas para procesos de baja complejidad 32 Evaluación de ofertas para procesos de alta complejidad 32 Cierre de Procesos 33 Fundamentos de la decisión de Compra 33 Recepción de Bienes y Servicios 34 Procedimiento de Pago 35 Política de Manejo de Existencias 36 Gestión de Contratos y de Proveedores 40 Manejo de incidentes 42 Uso del Sistema 43 De las Garantías 43 Organigrama de la Oficina de Compras 46 Anexos 47 Página 2

4 REVISION 1. OBJETIVOS Definir la forma en común que el Hospital San José realiza los procesos de compra y contratación de bienes y servicios para su normal funcionamiento, los tiempos de los distintos procesos, coordinación y comunicación, y los responsables de cada una de las etapas del proceso de abastecimiento. 2. ALCANCE Todos los funcionarios que cumplen funciones en la Oficina de Compras y Jefes de Servicio. 3. RESPONSABLES Jefe Unidad de Logística: Responsable de la supervisión de los procesos de compra, almacenamiento y distribución y que sean realizados de forma correcta y efectiva. Además de la elaboración, publicación y control del cumplimiento del presente manual de procedimiento ante el Subdirector de Gestión Operacional y Director de la Institución. En su labor debe aplicar, y hacer aplicar, la normativa vigente de compras públicas, el presente manual y toda otra normativa que esté relacionada. Por otro lado, es el responsable de la actualización de los niveles de inventario de acuerdo a los requerimientos de abastecimiento. Encargado además, de velar por la ejecución de la ley de compras y sus modificaciones, así como las leyes, reglamentos o dictámenes que le apliquen a las compras públicas, esto en concordancia al perfil de Administrador establecido por la Dirección de Compras y Contratación Pública. Jefe de Oficina de Compras: Responsable de abastecer el HSJ de acuerdo al Plan Anual de Compras y de hacer aplicar las buenas prácticas en las actividades de los procesos de compras realizadas en la Unidad. Encargado además, de velar por la ejecución de la ley de compras y sus modificaciones, así como las leyes, reglamentos o dictámenes que le apliquen a las compras públicas, esto en concordancia al perfil de Administrador establecido por la Dirección de Compras y Contratación Pública. Ejecutivos de Compras: Funcionarios de la Oficina de Compras encargados de ingresar en el portal del mercado público los requerimientos anteriormente mencionados que les fueron entregados a través del programa de compras mensual y/o compras especiales. Les corresponde realizar todo o parte de los procesos de compra, ajustados a la normativa legal vigente, para proveer de Página 3

5 REVISION productos y servicios a todas las Unidades Requirentes, para el normal funcionamiento de la Institución. 4. DEFINICIONES Institución: Nombre que se usa, en algunas ocasiones, para referirse al Hospital San José. Unidad requirente: Sector destinado, ya sea a prestación de servicios clínicos o a la gestión o administración de la Institución. Cada Unidad requiere para su normal funcionamiento disponer de bienes y servicios en forma ya sea regular o esporádica, por lo cual solicita la compra de dichos bienes mediante una Solicitud de Requerimiento. Usuario Requirente: Se refiere a cualquier persona que trabaje en la Institución con facultades específicas para, a través de documentos internos, generar requerimientos de compra. El instrumento normalmente usado es la Solicitud de Requerimiento. Bodega central: Corresponde al espacio físico organizado destinado a almacenar los productos de uso general y consumo frecuente adquiridos con la finalidad de mantener niveles de inventarios necesarios para evitar quiebres de stock en la gestión de abastecimiento periódica. Forma parte de la Oficina de Distribución y Depende de la Unidad de Logística, siendo ésta parte de Subdirección de Gestión Operacional. Documento en Garantía: Documento mercantil de orden administrativo y/o legal, que puede ser una Boleta de Garantía pagadera a la vista, Vale Vista, Depósito a Plazo, Póliza de Seguro y/o certificado de Fianza, emitido por un Banco de la plaza, a la vista, con carácter irrevocable. Cualquiera de los mencionados documentos tiene como función responder por las obligaciones del Proponente o Contratante, que en virtud de las Bases o del Contrato, deban ser garantizadas. Sin perjuicio de lo establecido en el Reglamento de la Ley de , en su artículo 31, el establecimiento para todos sus efectos solicitara boletas de garantía, pagaderas a la vista con carácter de irrevocable, salvo que expresamente se señale en las bases otro tipo de documento. En casos en que el monto de la contratación sea superior a 00 UTM será siempre exigible. Factura: Documento tributario que respalda el pago, respecto de la solicitud final de productos o servicios, está asociado a una orden de compra y refleja la entrega de un producto o la provisión de un servicio, además, debe indicar la cantidad a pagar como contraprestación. Guía de Despacho: Documento tributario, de registro interno cuyo tratamiento respalda la recepción de mercadería en el establecimiento (Bodega de Farmacia Página 4

6 REVISION y/o Bodega de Insumos), que es emitido por los proveedores para el traslado de mercaderías. Orden de compra: Documento de orden administrativo y legal que determina el compromiso entre el Hospital San José y el Proveedor respectivo. Estos documentos tienen como función respaldar los actos de compras o contratación respecto de la solicitud final de productos o servicios, los cuales son validados con la visación en referencia los siguientes montos de la Jefatura o quien lo subrogue: Hasta 20 UTM: Oficina de Compras, Unidad de Finanzas y Unidad de Contabilidad. Desde 20 hasta 500 UTM: Unidad de Contabilidad, Unidad Logística y Subdirección Gestión Financiera. Sobre 500 UTM: Unidad de Contabilidad, Unidad Logística, Subdirección Gestión Financiera y Director. Plan Anual de Compras: Los Procesos y modalidades de compras y contratación deberán formularse de conformidad y en la oportunidad determinada en el Plan Anual de Compras elaborado por la Oficina de Compras del Hospital San José, previa disposición del Programa de Compras elaborado por la Subdirección de Gestión Presupuestaria. Bajo ninguna circunstancia el Plan Anual de Compras obliga a la Institución a efectuar los Procesos de Compras en conformidad a él. Portal del Sistema: Sistema de Información de Compras y Contrataciones de la Administración, a cargo de la Dirección de Compras y Contratación Pública i, utilizado por la Oficina de Compras y Licitaciones del Hospital San José para realizar los procesos de Publicación y Contratación, en el desarrollo de los procesos de adquisición de sus Bienes y/o Servicios. El portal es: Requerimiento: Manifestación formal de la necesidad de un producto o servicio que el Usuario Requirente solicita a la Unidad de Gestión Presupuestaria, efectuada mediante la programación mensual de compra. Resolución: Acto administrativo dictado por la autoridad competente, en el cual se contiene una declaración de voluntad realizada en el ejercicio de una potestad pública. AG: Administración General. ADQ: Adquisición. CM: Convenio Marco. Chile Compra: Dirección de Compras y Contratación Pública. LP: Licitación Pública Mayor a 00 UTM. LE: Licitación Pública entre 100 y 00 UTM. L1: Licitación Pública Menor a 100 UTM. i Artículo 19 ley de Compras Públicas Página 5

7 REVISION SP: Servicio Público. TDR: Términos de Referencia. OC: Orden de Compra. UTM: Unidad Tributaria Mensual. HSJ: Hospital San José. SSMN: Servicio de Salud Metropolitano Norte. SDGO: Subdirección Gestión Operacional. SDGF: Subdirección Gestión Financiera. CENABAST: Central Nacional de Abastecimiento. 5. DESARROLLO Introducción El manual de procedimiento de adquisiciones se dicta en cumplimiento de lo establecido en Decreto N 250 del Ministerio de Hacienda, de 27 de diciembre de 2011, que modifica Reglamento de la Ley Nº , de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios. El manual se refiere a todos los procedimientos relativos a la contratación, a título oneroso, de bienes o servicios para el desarrollo de las funciones del Complejo Hospitalario San José (HSJ), es decir, a todas las adquisiciones y contrataciones reguladas por la Ley Normativa que regula el proceso de compra: Ley N , de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministros y Prestación de Servicios, en adelante Ley de Compras y sus modificaciones. Decreto N 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que aprueba el Reglamento de la Ley N , en adelante el Reglamento, y sus modificaciones. DFL que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado. Ley Nº , que establece Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los Actos de los Órganos de la Administración del Estado. Resolución N del 2008, de la Contraloría General de la República, que fija normas sobre exención del trámite de Toma de Razón. Ley de Presupuesto del Sector Público que se dicta cada año. Normas e Instrucciones para la ejecución del Presupuesto y sobre materias específicas, sancionadas por Resolución y/ó Circular del Ministerio de Hacienda, Página 6

8 REVISION documentos los cuales son prácticos y dictados año a año, en virtud a los contenidos que incorpore la Ley de Presupuesto. Ley de Probidad Nº Ley sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma N Políticas y condiciones de uso del Sistema de Información, instrucción que la Dirección de Compras Públicas emite para uniformar la operatoria en el Portal del Sistema. Directivas de la Dirección de Compras y Contratación Pública. DFL N 1, de 2005, que fijó el texto refundido y sistematizado del DL N 2.763, de 1979 y las Leyes N y N Decreto de Salud N 140, de 2004, Reglamento de los Servicios de Salud. Decreto de Salud N 38, de 2005, Reglamento Orgánico de los establecimientos de Salud de menor complejidad y de los establecimientos de autogestión en red. Decreto de Salud N 3, de 2006, que modifica el decreto N 38, de Organización del abastecimiento en la Institución: A continuación se establecen los roles de distintas entidades de la Institución en los distintos procesos de compras y contrataciones públicas. Y además se presentan las condiciones básicas para poder ejercer, basándose en las políticas de la ley de compras y acuerdos contractuales. Roles y unidades participantes en los procesos de adquisiciones: Director: Responsable de generar condiciones para que las áreas de la organización realicen los procesos de compra y contratación de acuerdo a la normativa vigente, preservando máxima eficiencia y transparencia, y que las decisiones adoptadas en los procesos de compra, sean directas o delegadas. Así también es responsable de la aprobación, publicación y control del cumplimiento del presente manual. Subdirector Gestión Operacional (SDGO): Responsable de generar condiciones para que las áreas de la organización realicen los procesos de compra y contratación de acuerdo a la normativa vigente, preservando máxima eficiencia y transparencia, y que las decisiones adoptadas en los procesos de compra, sean directas o delegadas. Subdirector Gestión Financiera (SDGF): Responsable de evaluar presupuestariamente cualquier solicitud de compra de las distintas Unidades Página 7

9 REVISION Requirentes del HSJ y con ello autorizar o rechazar financieramente requerimientos de compra. Jefe Unidad de Logística: Responsable de la supervisión de los procesos de compra, almacenamiento y distribución y que sean realizados de forma correcta y efectiva. Además de la elaboración, publicación y control del cumplimiento del presente manual de procedimiento ante el Subdirector de Gestión Operacional y Director de la Institución. En su labor debe aplicar, y hacer aplicar, la normativa vigente de compras públicas, el presente manual y toda otra normativa que esté relacionada. Por otro lado, es el responsable de la actualización de los niveles de inventario de acuerdo a los requerimientos de abastecimiento. Encargado además, de velar por la ejecución de la ley de compras y sus modificaciones, así como las leyes, reglamentos o dictámenes que le apliquen a las compras públicas, esto en concordancia al perfil de Administrador establecido por la Dirección de Compras y Contratación Pública. Jefe Unidad Gestión Presupuestaria: Encargado de aprobar o rechazar presupuestariamente los requerimientos por los Usuarios Requirentes de manera de asegurar eficiencia y eficacia en el abastecimiento institucional programando los productos para posterior compra. Jefe de Oficina de Compras: Responsable de abastecer el HSJ de acuerdo al Plan Anual de Compras y de hacer aplicar las buenas prácticas en las actividades de los procesos de compras realizadas en la Unidad. Encargado además, de velar por la ejecución de la ley de compras y sus modificaciones, así como las leyes, reglamentos o dictámenes que le apliquen a las compras públicas, esto en concordancia al perfil de Administrador establecido por la Dirección de Compras y Contratación Pública. Encargado de Licitaciones: Encargado de gestionar las labores administrativas y técnicas del proceso de Licitaciones, tomando en cuenta la legislación vigente aplicable a compras públicas. Encargado además, de velar por la ejecución de la ley de compras y sus modificaciones, así como las leyes, reglamentos o dictámenes que le apliquen a las compras públicas, esto en concordancia al perfil de Administrador establecido por la Dirección de Compras y Contratación Pública. Usuario Requirente: Todos los funcionarios de la institución con facultades específicas para, a través de documentos internos, generar requerimientos de compra. Unidad Requirente: Unidad que solicita la compra del bien o servicio (requerimiento). Página 8

10 REVISION Unidad de Logística: Unidad dependiente de la Subdirección Gestión Operacional encargada del buen funcionamiento y operación de la gestión de licitaciones, compras, recepción, almacenaje y distribución, como así también de las operaciones de mantenimiento de equipamientos médicos. Oficina de Compras: Subunidad dependiente de la Unidad de Logística de la Institución. Encargada de coordinar la gestión de compras y la ejecución de los requerimientos de compras aprobados por la Subdirección de Gestión Presupuestaria que generen las Unidades Requirentes. En su labor debe aplicar la normativa vigente de compras públicas, el presente manual y toda otra normativa relacionada. Oficina de Distribución: Subunidad dependiente de la Unidad de Logística, encargada de la recepción, almacenamiento, valor agregado, registro, control y distribución de la mercadería que ingresa a la Institución y que se requiere para el normal funcionamiento de las distintas Unidades. Ejecutivos de Compras: Funcionarios de la Oficina de Compras encargados de ingresar en el portal del mercado público los requerimientos anteriormente mencionados que les fueron entregados a través del programa de compras mensual y/o compras especiales. Les corresponde realizar todo o parte de los procesos de compra, ajustados a la normativa legal vigente, para proveer de productos y servicios a todas las Unidades Requirentes, para el normal funcionamiento de la Institución. Comisión de Evaluación: Equipo multidisciplinario de a los menos 3 funcionarios públicos, internos o externos al HSJ que se reúne para evaluar ofertas y proponer el resultado de un llamado a Licitación pública o privada para ofertas superiores a las 00 UTM o de gran complejidad (El Jefe de Logística, el Jefe de Oficina de Compras, y el Encargado de Licitaciones están facultados para declarar el grado de complejidad de las ofertas). Por lo general, sus atribuciones estarán consignadas en las respectivas Bases de Licitación y será nombrada por la Resolución respectiva. Condiciones básicas de los procesos de compra de la Institución: Cada año, en el mes de octubre, los Usuarios Requirentes, de las distintas Unidades de la Institución solicitarán la aprobación de su programación anual de compras a la Subdirección de Gestión Financiera. Dicha propuesta de programación contempla todas las necesidades de bienes y/o servicios que serán requeridas para el año siguiente, en cantidad estimada y separada por mes. Página 9

11 REVISION Las compras extras o programas especiales que soliciten las Unidades Requirentes, deberán ser enviadas a Subdirección de Gestión Financiera, para definir las respectivas autorizaciones. Las referidas compras se clasificarán en: Tipo de Compra: Normal: Extraordinaria: Auxilio Extraordinario: Chile Crece Contigo: Descripción: Cuando corresponda a una compra dentro del programa de compras. Compra fuera del programa de compras. Compra con financiamiento especial, sujeto a rendición. Financiamiento especial, sujeto a rendición. Respecto del monto asociado a la adquisición de un producto, éste se calculará conforme al valor total de los productos requeridos, y para la contratación de un servicio, por el valor total de los servicios por el período requerido. La Solicitudes de Requerimiento de solicitudes extraordinarias por parte de las Unidades debe contener al menos: Individualización del producto o servicio a contratar (Código interno y descripción). Si se requiere de adjudicación múltiple o simple. Cantidad requerida. Monto total estimado para la contratación. Fecha estimativa en que se requiere el bien o servicio y plazo por el cual se requiere. Criterios, ponderaciones y puntajes para seleccionar las ofertas que se presenten. Bases Técnicas y formularios. Toda adquisición de bienes o contratación de servicios, que requiera la Institución, deberá realizarse a través del portal Este será el medio oficial para la publicidad de los llamados a licitaciones o trato directo. Las excepciones a este proceder se encuentran claramente reguladas en el Art. 62 del Reglamento de la Ley Artículo 62º. Licitaciones en soporte papel: Página 10

12 REVISION Las Entidades podrán efectuar los Procesos de Compras y la recepción total o parcial de ofertas fuera del Sistema de Información, en las siguientes circunstancias: 1. Cuando existan antecedentes que permitan presumir que los posibles proveedores no cuentan con los medios tecnológicos para utilizar los sistemas electrónicos o digitales establecidos de acuerdo al Reglamento, todo lo cual deberá ser justificado por la Entidad Licitante en la misma resolución que aprueba el llamado a licitación. 2. Cuando haya indisponibilidad técnica del Sistema de Información, circunstancia que deberá ser ratificada por la Dirección. 3. Cuando en razón de caso fortuito o fuerza mayor no es posible efectuar los Procesos de Compras a través del Sistema de Información. 4. Cuando no exista de manera alguna conectividad en la comuna correspondiente a la Entidad Licitante para acceder u operar a través del Sistema de Información. 5. Tratándose de contrataciones relativas a materias calificadas por disposición legal o por decreto supremo como de naturaleza secreta, reservada o confidencial. En el caso de las garantías, planos, antecedentes legales, muestras y demás antecedentes que no estén disponibles en formato digital o electrónico, podrán enviarse a la Entidad Licitante de manera física, de acuerdo a lo que establezcan en cada caso las Bases. El Ejecutivo de Compras puede realizar el procedimiento de contratación correspondiente, en función de los siguientes criterios: a. Compras y Contrataciones inferiores a 3 UTM (IMPUESTOS INCLUIDOS): En estos casos, el ejecutivo de compra respectivo, resolverá, de acuerdo a las siguientes reglas: Compra por programa mensual. Compras Extras. b. Compras y Contrataciones superiores a 3 UTM e inferiores a 100 UTM (IMPUESTOS INCLUIDOS): El ejecutivo de compra respectivo determinará la compra en estos montos. En caso de ausencia de éste, por el Jefe de Oficina de compra. En estas contrataciones se procederá de acuerdo a las siguientes reglas: Página 11

13 REVISION Compra por programa mensual. Compras Extras autorizadas por el respectiva Subdirección Médica (en el caso que aplique), Subdirección Gestión Financiera y Subdirección Gestión Operacional. Se deberán publicar los llamados a licitación o cotizaciones a través del Sistema de Información salvo los casos de indisponibilidad señalados en el Reglamento de la Ley N Los términos de referencia contendrán la información necesaria para el o los requerimientos y condiciones para la licitación respectiva. La resolución que declara el proceso de contratación desierto, o inadmisibles las ofertas, deberá ser suscrita por la autoridad competente, en caso de ausencia de este quien lo subrogue. En ella se establecerá de manera clara y precisa el fundamento de la decisión que se adopta. c. Compras y Contrataciones Superiores a 100 UTM (IMPUESTOS INCLUIDOS): La SDGO, según propuesta de Jefe de Logística y Jefe de Compras definirán las modalidades de las compras y contrataciones. En caso de ausencia de ellos, resolverán los subrogantes respectivos. En estas contrataciones se procederá de acuerdo a las siguientes reglas: Compra por programa mensual. Compras Extras autorizadas por el respectiva Subdirección. La unidad Requirente deberá redactar los contenidos básicos de términos de referencia, o bases de licitación, según sea el caso, en las que se establezcan los aspectos técnicos más fundamentales, tales como: definición técnica del bien o servicio, plazo de entrega, garantía de fabricación y todas las características necesarias para individualizar el bien o servicio y las condiciones de prestación. Las bases administrativas de los procesos de licitación deberán ser elaboradas por la Oficina de Compras y revisadas por la Unidad Jurídica. o Se deberán publicar los llamados a licitación o cotizaciones a través del Sistema de Información salvo los casos de indisponibilidad señalados en el Reglamento de la Ley N Las resoluciones que aprueben las bases administrativas y técnicas respectivas, que las modifiquen o aclaren, y todos los demás actos administrativos que se realicen durante los procesos de contratación serán suscritos por la autoridad competente o quien lo subrogue, en atención a lo dispuesto en la Resolución sobre delegación de facultades vigente. Los cuadros comparativos que se elaboren sobre la base de la información recibida a través del Sistema, deben ser acompañados a los demás Página 12

14 REVISION antecedentes de la licitación y entregados a la Comisión de evaluación, la que en el Acta o Informe respectivo, consignará su entrega y contenido, conjuntamente con evaluar las propuestas según los criterios de evaluación definidos. La resolución de adjudicación o la resolución que declara el proceso de contratación desierto, o inadmisibles las ofertas, deberá ser suscrita por la autoridad competente, en caso de ausencia de este quien lo subrogue. En ella se establecerá de manera clara y precisa el fundamento de la decisión que se adopta. Los contratos que se celebren serán suscritos por la autoridad competente en forma obligatoria para montos mayores a 00 UTM, y en caso de ausencia por quien lo subrogue, siendo redactados por la Unidad Jurídica, al igual que la Resolución que los aprueba. Asimismo, las resoluciones que aprueben las bases respectivas, que las modifiquen o aclaren, y todos los demás actos administrativos que se realicen durante los procesos de contratación serán suscritas por la autoridad competente. La Resolución de Adjudicación o la resolución que declara el proceso de contratación desierto o inadmisible de las ofertas, será suscrita por la autoridad competente. Una vez ejecutado el proceso de contratación seleccionado, los productos o servicios requeridos son entregados, según las condiciones establecidas en las Bases. Página 13

15 REVISION Procedimiento de la planificación de compras: A Oficina de Compras de la Institución le corresponde elaborar un Plan Anual de Compras que debe contener los procesos de compra de bienes y/o servicios, en base a programa de compras informado y validado por la Subdirección de Gestión Financiera. El plan anual se informará a través del sistema el cual será publicado en forma resumida en el portal por el Administrador del HSJ en la fecha que indica cada año la Dirección de Compra y Contratación Pública. Procedimiento de la elaboración Plan Anual de Compras I. El procedimiento de la elaboración del Plan Anual de Compras consta de los siguientes pasos: La Unidad de Gestión Presupuestaria (UGP) envía instrucciones a todas las Unidades Requirentes acerca de la formulación del Anteproyecto Presupuestario. Posteriormente la UGP recupera esta información. El Jefe de la UGP, durante el mes de octubre, solicita los requerimientos de bienes y servicios a contratar el año siguiente a todas las Unidades Requirentes de la Institución. Las Unidades Requirentes realizan solicitudes de bienes y servicios a contratar el año siguiente y lo envían a la UGP. Para lograr una mejor planificación de las compras referidas a material común y fungible, se debe considerar a lo menos las siguientes variables: N de personas que componen la unidad. La cantidad de producto que ocupa cada persona. La frecuencia del uso del producto. La información histórica de consumo de bienes y servicios. Proyectos nuevos planificados durante el periodo a detallar. Disponibilidad Presupuestaria. Para el caso de material estratégico, se deben considerar las siguientes variables: Consumos históricos. Stock de reserva. Disponibilidad Presupuestaria. Página 14

16 REVISION Para la contratación de servicios y proyectos, se deben considerar las siguientes variables: Proyectos planificados a ejecutar en el período. Carta Gantt de Proyectos. Cuantificación de Servicios de apoyo en función de Proyectos. La UGP durante el mes de Octubre, recepciona información de requerimientos y la analiza a través de la evaluación de las siguientes variables: Análisis histórico de consumo, por tipo de materiales de uso habitual. Análisis histórico de consumo, por tipo de materiales de uso contingencial y excepcional. Unidades que comprometan en su gestión nuevos consumos, productos, etc. Está información es relevante para la planificación correcta de los insumos a comprar el año siguiente. Posteriormente se presenta consolidada a la Subdirección de Gestión Financiera que debe validarla y visar o hacer modificaciones según presupuesto disponible. La UGP, durante el mes de noviembre, con los datos obtenidos, recopilados y analizados procede a: Consolidar la información para construir el Programa de Compras exploratorio del siguiente año. Se recepciona la información, y evalúa el contenido respecto a cantidades, montos y tiempos expuestos en el informe. Solicita la autorización del Director del HSJ a través de resolución del Programa de Compras del año siguiente, adjuntando el resumen de ítems a considerar. La SDGF informa a las unidades requirentes y a la Unidad de Logística el Programa de Compras detallado por Unidad, por consumo mensual e ítem presupuestario en base a Dirección de Presupuestos. Unidad de Logística, es encargada de nformar al portal del mercado público de acuerdo a formatos entregados por la Dirección de Compras y Contratación Pública cada año. La misma Unidad se encargará de revisar, ingresar, modificar, enviar a aprobar el Plan anual de Compras. El Administrador del Sistema en la Institución aprueba el Plan de Compras y lo publica en el Sistema de Compras y Contratación Pública, el que genera un Certificado que acredita el ingreso y publicación. La aprobación del Plan en el sistema se realiza sólo una vez, sin perjuicio de las posteriores modificaciones que se pudieran informar a través del sistema en otra ocasión, oportunidad y modalidad que son informadas por la Dirección de Compras y Contratación Pública. Página 15

17 REVISION En el caso que el Administrador del Sistema no apruebe el Plan de Compras, éste se devuelve a la Unidad que esté encargada del ingreso, para que se proceda a modificar sobre la base de los reparos realizados por el Administrador. II. Difusión del plan de compras al interior de la Institución: Se realizará mediante la distribución a cada Subdirección la Resolución aprobatoria de Plan de compras, con el objetivo de que sea conocido por todo el HSJ. III. Ejecución del Plan de Compras: La Oficina de Compras gestionará la compra del Plan de compras durante el año respectivo, con compras mensuales y despachos parcializados. IV. Compra por programa mensual: Se realiza el procedimiento según consolidados de compra mensual, por rubro de compra y por ejecutivo de compras. El despacho se realiza mensualmente, según calendario de entrega a Servicios y en base a consumo de la Unidad. V. Compras Extras autorizadas por la respectiva Subdirección: Una vez recibido el Requerimiento por parte de la Oficina de Compras, se procederá a gestionar la adquisición, una vez identificadas claramente las especificaciones técnicas. La Unidad Logística, semestralmente realizará informe del seguimiento del Plan de Compras, comparándolo con las compras realizadas por cada partida, ítem, e informará las desviaciones existentes al Subdirector de Gestión Operacional, quien será responsable de sugerir mecanismos de control para efectuar mejoramiento continuo del proceso de planificación anual para el próximo año calendario. VI. Modificaciones y Actualizaciones: El Plan de Compras podrá ser modificado cuando la Institución lo determine, lo cual podrá ser informado en el Sistema en la oportunidad y modalidad que la Dirección de Compras determine. En estos casos se procederá según lo dispuesto anteriormente. Página 16

18 REVISION Proceso de Compras: Las compras pueden darse por programa mensual y compras Extras autorizadas por la respectiva Subdirección. Proceso de compra para bienes y servicios de baja complejidad: Para la contratación de bienes y servicios, cuya definición no requiera de competencias técnicas mayores con monto menor a 100 UTM. En caso que los productos o servicios requeridos no se encuentren disponibles en el catálogo Chile Compra Express, se debe verificar si la institución cuenta con convenios de suministro vigentes para la adquisición de los productos o servicios requeridos. De existir convenios de suministro vigentes, el Ejecutivo de Compras, contando con la autorización ya sea para Compras Programadas o Compras Extras, enviará la correspondiente OC. En caso de no contar con convenios de suministro vigentes, el Ejecutivo de Compras evaluará la pertinencia de generar un nuevo convenio, considerando la periodicidad con que se requieren los productos o servicios respectivos, la posibilidad de agregar compras y de obtener descuentos por Volumen. En ciertas instancias debidamente justificadas y ajustándose a lo indicado en el art. 8 de la Ley de Compras y art.10 del reglamento de la mencionada ley, se procederá a realizar una contratación a través de Trato Directo, previa Resolución Fundada que autorice la procedencia de éste. Compra a través de Chile Compra: Compra por programa mensual: La compra mensual se elabora a partir de los siguientes pasos: Paso 1: Propuesta de Compra Mensual: La Unidad de Logística, consolida información en relación al Programa Mensual, el stock y consumos, y con esta información elabora una Propuesta de Compra Mensual. Paso 2: Generar Orden de Compra: El Ejecutivo de Compras revisa la Propuesta de Compra Mensual y además está facultado para corregir según factor de empaque e información de disponibilidad de proveedor. Finalmente genera la respectiva OC a través del catálogo Chile Compra Express. Paso 3: Clasificar y/o justificar OC: El Ejecutivo de Compra clasifica la OC y si se requiere la justifica con una observación cuando la cantidad no corresponde a lo sugerido en la Propuesta de Compra Mensual. Página 17

19 REVISION Paso 4: Paso 5: Paso 6: Paso 7: Autorizar OC: El Ejecutivo de Control Presupuestario autoriza o rechaza la OC acorde a la aprobación definidas en la Unidad de Gestión Presupuestaria. De no ser autorizada se debe informar el motivo al Ejecutivo de Compras para su corrección, ajuste respectivo o fundamento. Enviar OC al Proveedor: El Ejecutivo de Compras envía la OC al proveedor. Aceptación de OC y despacho de bienes y/o servicios: El proveedor acepta la OC y envía los bienes o procede a generar el servicio. En caso de no aceptar la OC, el Ejecutivo de Compras, busca otra solución. Monitorear recepción de bienes y/o servicios: El Ejecutivo de Compras inspecciona en los sistemas informáticos de la Institución el estado de la recepción o no recepción de los bienes y/o servicios. De no haber normalidad, procede a investigar el problema y buscar una rápida solución. Una vez que se reciben los bienes y/o servicios solicitados, se debe emitir una recepción conforme, que funda el pago. Esta recepción dependerá de lo siguiente: Bien tangible: Recepción de Bodega Central de la Institución. Servicio o intangible: Recepción conforme del referente técnico. Estas recepciones se deben adjuntar a la copia de la factura enviada a la Unidad de Contabilidad. Una vez generado, se debe hacer el respectivo registro y posterior pago. Paso 8: Calificación a Proveedor(es) Adjudicados: La Oficina de Compras califica en al proveedor, a través de funcionalidad correspondiente. Observaciones Respecto del Proceso de Compra a través de Chile Compra Express: En caso que el ejecutivo de Compra, considerando todos los costos y beneficios asociados a la compra o contratación del producto o servicio motivo del requerimiento, identifique condiciones objetivas, demostrables y substanciales, que configuren una oferta más ventajosa que la existente en Chile Compra para el producto o servicio en cuestión, debe informar esta situación a Chile Compra, a través Página 18

20 REVISION del formulario web disponible al efecto en Además, el ejecutivo de compra deberá respaldar la información en virtud de una posible auditoría. Compras Extras autorizadas por la respectiva Subdirección: Paso 1: Paso 2: Paso 3: Paso 4: Paso 5: Paso 6: Paso 7: Solicitar Requerimiento: Todo Servicio o Unidad que requiera un producto o servicio no incluido en el Programa Anual de Compras, deben solicitarlo directamente a la respectiva Subdirección que una vez aprobada la solicitud, debe enviarla al Subdirector de Gestión Financiera, para su visación y posterior envío a la Oficina de Compras a través del Formulario tipo (ver anexo). Autorizar Requerimiento: El Subdirector de Gestión Financiera con la autorización de la respectiva Subdirección, que define si acepta la compra o no. De ser aceptada la deriva a la Subdirección Gestión Operacional para proceder con trámites pertinentes. De no ser aceptada, debe devolverla a la respectiva Subdirección solicitante, informando el motivo del rechazo. Revisión y Aprobación del requerimiento: Una vez acepada la solicitud, Unidad de Logística recibe la solicitud aprobada por parte del Subdirector de Gestión Financiera y Operacional, verificando que no falten datos y deriva a Oficina de compra. Emisión Orden de Compra: Una vez revisada y aceptada la solicitud, la Oficina de Compras asigna el requerimiento a Ejecutivo de Compra para que genere el respectivo proceso de compra verificando si tiene ventajas competitivas a través del catálogo Chile Compra, en el caso de encontrar requerimiento, como primera instancia. De no estar el producto o servicio solicitado en catálogo Chile Compra, se podrá recurrir a la Licitación Pública o en su defecto a alguno de los procedimientos de excepción que la ley de compras establece. Envío OC al proveedor: El Ejecutivo de Compra solicita aprobación presupuestaria UGP y posteriormente, si procede se envía la OC al proveedor. Aceptación OC por el proveedor y despacho de bienes y/o servicios: El proveedor acepta la OC y envía los bienes o procede a generar el servicio. Monitorear recepción de bienes y/o servicios: El Ejecutivo de Compra inspecciona en los sistemas informáticos de la Institución el estado de la recepción o no recepción de los bienes y/o servicios. De no haber normalidad, procede a investigar el problema y buscar una rápida solución. Página 19

21 REVISION Una vez que se reciben los bienes y/o servicios solicitados, se debe emitir una recepción conforme, que funda el pago. Esta recepción dependerá de lo siguiente: Bien tangible: Recepción de Bodega Central de la Institución. Servicio o intangible: Recepción conforme del referente técnico. Estas recepciones se deben adjuntar a la copia de la factura enviada a la Unidad de Contabilidad. Una vez generado, se debe hacer el respectivo registro y posterior pago. Paso 8: Calificación a Proveedor(es) Adjudicados: La Oficina de Compras califica en al proveedor, a través de funcionalidad correspondiente. Observaciones Respecto del Proceso de Compra a través de Chile Compra: En caso que el ejecutivo de Compra, considerando todos los costos y beneficios asociados a la compra o contratación del producto o servicio motivo del requerimiento, identifique condiciones objetivas, demostrables y substanciales, que configuren una oferta más ventajosa que la existente en Chile Compra para el producto o servicio en cuestión, debe informar esta situación a Chile Compra, a través del formulario web disponible al efecto en Además, el operador de compra deberá respaldar la información en virtud de una posible auditoría. Compra a través de convenios de suministro vigentes de la Institución: Todo Servicio o unidad que requiera un producto o servicio contenido en un convenio de suministro vigente en la institución, debe formalizar solicitud a través de lo siguiente: Compra por programa mensual: Paso 1: Paso 2: Solicitar el Requerimiento: Consolidado el Programas de compras, la Subdirección de Gestión Operacional consolida las programaciones de las diferentes Unidades que forman parte del HSJ. Estos realizan su programación según se señala en punto 3 de este manual. Autorización del Requerimiento: Cada Unidad, tiene un presupuesto mensual asignado, para compras de sus insumos, fármacos, etc., para su producción. Página 20

22 REVISION Paso 3: Paso 4: Paso 5: Paso 6: Paso 7: Revisión y Aprobación del requerimiento: Una vez realizados los ajustes respectivos, a la programación mensual de compras, Oficina de compras una vez determinada el mecanismo de compra genera orden de compra en base a programación, stock y consumo de las Unidades del HSJ. Emisión orden de compra: El Ejecutivo de Compras designado genera la respectiva orden de compra, la cual deberá ser visada por la UGP, según el convenio vigente, además debe rebajar la orden de compras del monto adjudicado en el contrato. Envío OC al proveedor: El Ejecutivo de Compras envía la OC al proveedor. Aceptación OC por el proveedor y despacho de bienes y/o servicios: El proveedor acepta la OC y envía los bienes o procede a generar el servicio. Monitorear recepción de bienes y/o servicios: El Ejecutivo de Compras inspecciona en los sistemas informáticos de la Institución el estado de la recepción o no recepción de los bienes y/o servicios. De no haber normalidad, procede a investigar el problema y buscar una rápida solución. Una vez que se reciben los bienes y/o servicios solicitados, se debe emitir una recepción conforme, que funda el pago. Esta recepción dependerá de lo siguiente: Bien tangible: Recepción de Bodega Central de la Institución. Servicio o intangible: Recepción conforme del referente técnico. Estas recepciones se deben adjuntar a la copia de la factura enviada a la Unidad de Contabilidad. Una vez generado, se debe hacer el respectivo registro y posterior pago. Paso 8: Calificación a Proveedor(es) Adjudicados: La Oficina de Compras califica en al proveedor, a través de funcionalidad correspondiente. Compras Extras autorizadas por la respectiva Subdirección: Paso 1: Solicitar requerimiento: Todo Unidad que requiera un producto o servicio no incluido en el plan anual de compras, pero contenido en un convenio de suministro vigente en la institución, debe formalizar solicitud a través de su respectiva Subdirección, quien una vez aprobado, debe Página 21

23 REVISION Paso 2: Paso 3: Paso 4: Paso 5: Paso 6: Paso 7: enviarlo a visación del Subdirector de Gestión Financiera para aprobación presupuestaria y financiera. Autorizar requerimiento: El Subdirector de Gestión Financiera con la autorización respectiva define si acepta la compra o no. De ser aceptada la deriva a la Subdirección de Gestión Operacional para proceder con trámites pertinentes. De no ser aceptada, debe devolver la Subdirección requirente, informando el motivo del rechazo. Revisión y Aprobación del requerimiento: La Unidad de Logística vez que recibe aprobada la solicitud por parte del Subdirector de Gestión Financiera y Operacional, verifica que no tenga errores ni les falten datos, para luego enviar a Oficina de compras el requerimiento. Emisión orden de compra: El Ejecutivo de Compras designado genera la respectiva orden de compra, según el convenio vigente. El respectivo Ejecutivo de Compra designado, debe rebajar la orden de compras del monto adjudicado en el contrato. Envío de OC al proveedor: El Ejecutivo de compra envía la OC al proveedor previa visación de UGP. Aceptación de OC por el proveedor: El proveedor acepta la OC y envía los bienes o servicios. Monitorear recepción de bienes y/o servicios: El Ejecutivo de Compras inspecciona en los sistemas informáticos de la Institución el estado de la recepción o no recepción de los bienes y/o servicios. De no haber normalidad, procede a investigar el problema y buscar una rápida solución. Una vez que se reciben los bienes y/o servicios solicitados, se debe emitir una recepción conforme, que funda el pago. Esta recepción dependerá de lo siguiente: Bien tangible: Recepción de Bodega Central de la Institución. Servicio o intangible: Recepción conforme del referente técnico. Estas recepciones se deben adjuntar a la copia de la factura enviada a la Unidad de Contabilidad. Una vez generado, se debe hacer el respectivo registro y posterior pago. Paso 8: Calificación a Proveedor(es) Adjudicados: La Oficina de Compras califica en al proveedor, a través de funcionalidad correspondiente. Página 22

24 REVISION Compra a través de Trato o Contratación Directa menor 100 UTM: Compra por programa mensual: La compra a través de compra directa menor a 100 UTM conlleva los mismos pasos de 1 a 3 indicados en punto Nº compra por programa mensual. Paso 1: Se asigna Operador Responsable: La Oficina de Compras asigna el requerimiento a un Ejecutivo de Compras para que complete el formulario de Términos de Referencia en y lo publique, con apoyo de la unidad requirente si así lo amerita. La Unidad Requirente o la Oficina de Compras, deberá proponer los Términos de Referencia, considerando al menos los siguientes parámetros: La descripción y requisitos mínimos de los productos/servicios requeridos. Objeto o motivo del contrato o compra. Requisitos que deben cumplir los oferentes. Criterios de evaluación. Entrega y Apertura de las ofertas (Modalidades). Formas y Modalidad de Pago. Indicación del Precio o valor de parte de los oferentes de los servicios que prestarán. Plazos de entrega del Bien y/o Servicio. Nombre y Medio del Contacto en la Institución. Garantías que se exigirán, si fuere necesario. Etapas de preguntas y respuestas cuando el tiempo lo permite. Paso 2: Paso 3: Paso 4: Elaborar Cuadro Comparativo: Con las ofertas presentadas en el sistema de información y una vez cumplidos los plazos de publicación establecidos, el encargado de la publicación deberá elaborar el cuadro comparativo correspondiente al proceso. Evaluación: realiza la evaluación técnica el referente de la Unidad más relevante que tenga programado el producto o servicio, el cual deberá firmar la preferencia técnica y especificar las razones de los proveedores que no cumplan con lo solicitado. Adjudicación: La Oficina de Compras adjudica la compra en la que, además, establece la procedencia de la contratación directa en función del monto del proceso. Esta adjudicación debe estar basada en los criterios de evaluación que se definieron por parte de la Unidad Requirente. Página 23

25 REVISION Paso 5: Paso 6: Paso 7: Aprobación Adjudicación y Publicación en La adjudicación es publicada la decisión de contratación en Emisión OC al proveedor: Una vez dictada realizada la Adjudicación, el Ejecutivo de Compras designado genera la OC y solicita visación a través del sistema interno la aprobación a la UGP para, si se ajusta a lo contemplado en el programa e ítem presupuestario disponible autorice el envío de la OC al proveedor. Monitorear recepción de bienes y/o servicios: El Ejecutivo de Compras inspecciona en los sistemas informáticos de la Institución el estado de la recepción o no recepción de los bienes y/o servicios. De no haber normalidad, procede a investigar el problema y buscar una rápida solución. Una vez que se reciben los bienes y/o servicios solicitados, se debe emitir una recepción conforme, que funda el pago. Esta recepción dependerá de lo siguiente: Bien tangible: Recepción de Bodega Central de la Institución. Servicio o intangible: Recepción conforme del referente técnico. Estas recepciones se deben adjuntar a la copia de la factura enviada a la Unidad de Contabilidad. Una vez generado, se debe hacer el respectivo registro y posterior pago. Paso 8: Calificación a proveedor: La Oficina de Compras califica en al proveedor, a través de funcionalidad correspondiente. Paso 9: Gestión de Contrato: La Oficina de Compras o la Unidad designada por Subdirección de Gestión Operacional, realiza seguimiento, del contrato, para analizar el grado de cumplimiento de lo comprometido por el proveedor. Paso 10: Gestión de Reclamos: En caso de que se presente un reclamo relacionado al proceso, el Jefe de la Oficina de Compras debe derivar este reclamo a quien corresponda, para que en un plazo no superior a 24 horas, envíe respuesta vía correo electrónico a dicha jefatura, quien es el responsable de subir respuesta a Portal de Compras Públicas. Página 24

26 REVISION Compras Extras autorizadas por la respectiva Subdirección: Paso 1: Paso 2: Paso 3: Paso 4: Realizar solicitud de requerimiento: Toda Unidad que requiera un producto o servicio no incluido en el plan anual de compras, que no se encuentra disponible en el catálogo Chile Compra Express ni a través de un Convenio de Suministro vigente en la institución, debe formalizar solicitud a través de la respectiva Subdirección, que una vez aprobado, debe enviarlo a visación del Subdirector de Gestión Financiera. Asignación y Aprobación Requerimiento: El Subdirector de Gestión Financiera con la autorización del respectiva Subdirección define si acepta la compra o no. De ser aceptada la deriva a la Subdirección Gestión Operacional para proceder con trámites pertinentes. De no ser aceptada, debe devolverla a la Subdirección solicitante, informando el motivo del rechazo. Revisión y Aprobación del requerimiento: La Unidad de Logística vez que recibe aprobada la solicitud por parte del Subdirector de Gestión Financiera y Operacional, verifica que no tenga errores ni les falten datos, para luego enviar a Oficina de compras el requerimiento. Se asigna Ejecutivo Responsable: La Oficina de Compras asigna el requerimiento a un Ejecutivo de Compras para que complete el formulario de Términos de Referencia en y lo publique, con apoyo de la unidad requirente si así lo amerita. La Unidad Requirente o la Oficina de Compras deberán proponer los Términos de Referencia, considerando al menos los siguientes parámetros: La descripción y requisitos mínimos de los productos/servicios requeridos. Objeto o motivo del contrato o compra. Requisitos que deben cumplir los oferentes. Criterios de evaluación. Entrega y Apertura de las ofertas (Modalidades). Formas y Modalidad de Pago. Indicación del Precio o valor de parte de los oferentes de los servicios que prestarán. Plazos de entrega del Bien y/ó Servicio. Nombre y Medio del Contacto en el HSJ. Garantías que se exigirán, si fuere necesario. Etapas de preguntas y respuestas cuando el tiempo lo permite. Página 25

27 REVISION Paso 5: Paso 6: Paso 7: Paso 8: Paso 9: Elaborar Cuadro Comparativo: Con las ofertas presentadas en el sistema de información y una vez cumplidos los plazos de publicación establecidos, el encargado de la publicación deberá elaborar el cuadro comparativo correspondiente al proceso. Evaluación: realiza la evaluación técnica el referente de la Unidad más relevante que tenga programado el producto o servicio, el cual deberá firmar la preferencia técnica y especificar las razones de los proveedores que no cumplan con lo solicitado. Creación Resolución Adjudicación: La Oficina de Compras genera la Resolución que adjudica la compra en la que, además, establece la procedencia de la contratación directa en función del monto del proceso. Esta resolución debe estar basada en los criterios de evaluación que se definieron por parte de la Unidad Requirente. Adjudicación: La Oficina de Compras adjudica la compra en la que, además, establece la procedencia de la contratación directa en función del monto del proceso. Esta adjudicación debe estar basada en los criterios de evaluación que se definieron por parte de la Unidad Requirente. Aprobación Adjudicación y Publicación en La adjudicación es publicada la decisión de contratación en Paso 10: Emisión OC al proveedor: Una vez dictada realizada la Adjudicación, el Ejecutivo de Compras designado genera la OC y solicita visación a través del sistema interno la aprobación a la UGP para, si se ajusta a lo contemplado en el programa e ítem presupuestario disponible autorice el envío de la OC al proveedor. Paso 11: Monitorear recepción de bienes y/o servicios: El Ejecutivo de Compras inspecciona en los sistemas informáticos de la Institución el estado de la recepción o no recepción de los bienes y/o servicios. De no haber normalidad, procede a investigar el problema y buscar una rápida solución. Una vez que se reciben los bienes y/o servicios solicitados, se debe emitir una recepción conforme, que funda el pago. Esta recepción dependerá de lo siguiente: Bien tangible: Recepción de Bodega Central de la Institución. Servicio o intangible: Recepción conforme del referente técnico. Estas recepciones se deben adjuntar a la copia de la factura enviada a la Unidad de Contabilidad. Una vez generado, se debe hacer el respectivo registro y posterior pago. Página 26

28 REVISION Paso 12: Calificación a proveedor: La Oficina de Compras califica en al proveedor, a través de funcionalidad correspondiente. Paso 12: Gestión de Contrato: La Oficina de Compras o Unidad designada por Subdirección Gestión Operacional realiza seguimiento, del contrato, para analizar el grado de cumplimiento de lo comprometido por el proveedor. Paso 13: Gestión de Reclamos: En caso de que se presente un reclamo relacionado al proceso, el Jefe de la Oficina de Compras debe derivar este reclamo a quien corresponda, para que en un plazo no superior a 24 horas, envíe respuesta vía correo electrónico a dicha jefatura, quien es el responsable de subir respuesta a Portal de Compras Públicas. Procesos de compra para bienes y servicios de alta complejidad: La contratación de bienes y servicios, cuya definición requiera de competencias técnicas mayores y con superior a 100 UTM, se realizará mediante Bases Administrativas o términos de referencia para trato directo. En caso que los productos o servicios requeridos no se encuentren disponibles en el catálogo Chile Compra Express, se debe verificar si la institución cuenta con convenios de suministro vigentes para la adquisición de los productos o servicios requeridos. De existir convenios de suministro vigentes, el Ejecutivo de Compras, contando con la autorización ya sea para Compras Programadas o Compras Extras, enviará la correspondiente OC. En caso de no contar con convenios de suministro vigentes, el Ejecutivo de Compras evaluará la pertinencia de generar un nuevo convenio, considerando la periodicidad con que se requieren los productos o servicios respectivos, la posibilidad de agregar compras y de obtener descuentos por Volumen. En ciertas instancias debidamente justificadas y ajustándose a lo indicado en el art. 8 de la Ley de Compras y art.10 del reglamento de la mencionada ley, se procederá a realizar una contratación a través de Trato Directo, previa Resolución Fundada que autorice la procedencia de éste. Formulación de bases: Para determinar el contenido de las Bases o términos de referencia se debe considerar la siguiente información: Lo dispuesto en la Ley Nº Lo señalado en los artículos 9, 19 al 43 y 57 letra b), del Reglamento de la Ley Nº Lo indicado en las normas comunes de esta normativa, junto con la responsabilidad de cada actor dentro del proceso. Página 27

29 REVISION Contenidos de las Bases: Introducción. Objetivos de la Licitación. Perfil y requisitos de los participantes. Etapas y Plazos de la Licitación. Calificación e idoneidad de los participantes. (Este punto será validado con los antecedentes legales y administrativos que los oferentes en forma física presenten o que estén disponibles en el portal Chile Proveedores). Entrega y Apertura de las ofertas (Modalidades). Definición de criterios y evaluación de las Ofertas (Nombramiento de Comisión, si corresponde). Contenido del Contrato: objeto del contrato, plazo y duración, término anticipado, etc. Modalidad de Pago. Naturaleza y monto de las garantías de seriedad de la oferta, de fiel cumplimiento y de anticipo cuando corresponda. Montos de las garantías, forma y oportunidad de restitución. Multas y Sanciones. Nombre y Medio de contacto en la Institución. En cuanto a las especificaciones técnicas de los bienes y servicios a contratar, se requiere de lo mínimo: Descripción de los Productos/Servicios. Requisitos mínimos de los Productos. Plazos de entrega del Bien y/o Servicio. Estas condiciones deben ser expresadas en forma genérica. De ser necesario hacer referencia a marcas específicas, debe agregarse a la marca sugerida la frase o equivalente (Artículo 22 del Reglamento). Las Bases podrán contener otros elementos que se relacionen con el llamado a Licitación, con el objeto de precisar la materia de la compra del bien y/o servicio, siempre que no contradigan las disposiciones de la Ley de Compras y su Reglamento. Se deberá adjuntar formulario de requerimiento. Página 28

30 REVISION Contenidos de los términos de referencia para Trato Directo: Estos serán establecidos en el contrato, los cuales serán descritos mediantes cláusulas contiendo a lo menos lo siguiente: Motivo de contratación Plazo de duración del contrato Pago Condiciones contractuales Compra por Licitación Pública: En caso de que los productos o servicios requeridos no se encuentren disponibles en el catálogo Chile Compra ó esta no sea conveniente por calidad, precio, tiempo de despacho, etc. Al HSJ y que la institución no cuente con convenios de suministro vigentes para la adquisición de los productos o servicios requeridos, deberá realizar una Licitación Pública, la cual estará identificadas por las siguientes siglas de acuerdo a monto: LE: Para contrataciones superiores a 100 e inferiores a 00 UTM. Su publicación será mínimo 10 días en el portal mercado público. Deberá tener resolución que autorice las bases administrativas adjudicación. El contrato y su resolución dependerán de lo establecido en las bases. LP: Para contrataciones iguales o superiores a 00 UTM. Su publicación será mínimo 20 días en el portal mercado público. Deberá tener resolución que autorice las bases administrativas, adjudicación y de contrato. Lo anterior sin perjuicio de la tramitación especial que requieren aquellas adquisiciones sujetas a trámite de Toma de Razón, es decir, adquisiciones que sobrepasen las UTM. Paso 1: Solicitud de Requerimiento: Toda Unidad que requiera un producto o servicio que no se encuentra disponible en el catálogo Chile Compra Express ni a través de un Convenio de Suministro vigente en la Institución, debe realizar solicitud de requerimiento según corresponda al Programa mensual de compras o Compras Extras autorizadas por la respectiva Subdirección y enviar a Subdirección Gestión Financiera. Paso 2: Autorizar Requerimiento: El Subdirector de Gestión Financiera, dependiendo si se trata de Compra por programa mensual o Compra Extra autorizada por la respectiva Subdirección, revisa el requerimiento. Si lo Página 29

31 REVISION Paso 3: Paso 4: autoriza lo envía Subdirección de Gestión Operacional y posterior a Unidad de Logística, para trámites correspondientes. Si no lo autoriza, lo devuelve Subdirección requirente. Revisión y Autorización del Requerimiento: La Unidad de Logística revisa el requerimiento, para verificar que no tenga errores ni le falten datos. El referente técnico debe generar las Bases Técnicas del proceso y la Oficina de Compras genera las Bases Administrativas que regularan el proceso. La Unidad de Asesoría Jurídica genera la Resolución que autoriza las bases administrativas y técnicas, la que debe ser enviada a la autoridad competente, para dar curso a su tramitación respectiva. Publicación de Bases: La autoridad competente, a través de la dictación de la Resolución respectiva aprueba las bases y sus antecedentes y ordena la publicación, enviando a la Unidad de Asesoría Jurídica la que se encargara de despachar a través de Oficina de Partes dicha Resolución a la Oficina de Compras. Paso 5: Asignación Requerimiento: La Oficina de Compras asigna el requerimiento a un Ejecutivo de Compras para que complete el formulario de bases en Portal de Compras Públicas y publique resolución que autoriza las bases administrativas y técnicas. Paso 6: Paso 7: Paso 8: Paso 9: Evaluación de las Ofertas: Al cumplirse la fecha de cierre, la Oficina de Compras, habiendo realizado los correspondientes procesos de apertura, archivara electrónicamente las ofertas presentadas, con las que se realizará el proceso evaluación de ofertas en función de los criterios de evaluación y todos los parámetros definidos en las bases de licitación. Recepción de garantías de seriedad de la oferta: Sera siempre exigible para los montos a contratar mayores a 00 UTM. Se recepcionarán antes del cierre de las ofertas, paso que estará definido en las bases respectivas. Informe Técnico o Análisis de Ofertas: La comisión evaluadora será la que evalué y proponga a la autoridad competente la alternativa más conveniente, será esta quien determine el (o los) adjudicado(s), considerando los criterios de evaluación definidos para el proceso y la revisión de los documentos solicitados en las bases y presentados en la oferta. La Oficina de Compras genera el Informe Técnico o Análisis de Ofertas, en virtud de lo definido por la Comisión evaluadora. Este informe debe ser firmado por toda la Comisión en conjunto, con acta de asistencia y declaración jurada de no parentesco con los oferentes. Generación Resolución Adjudicación: La Unidad de Asesoría Jurídica procederá a generar la Resolución de Adjudicación y la envía para V B de la Autoridad Competente. Página 30

32 REVISION Paso 10: Aprobación Resolución de Adjudicación y publicación en La Resolución de Adjudicación con los V B correspondientes es enviada a la autoridad competente quien, en caso de estar de acuerdo con la propuesta de adjudicación firma la resolución y la deriva a la Oficina de Compras, quien procederá a realizar el proceso de adjudicación en Paso 11: Solicitud de garantía fiel cumplimiento de contrato: Sera siempre exigible para las contrataciones mayores a 00 UTM. Sera solicitada una vez publicada la resolución de adjudicación. Los montos, plazos y resguardo estarán definidos en las bases respectivas. Paso 12: Elaboración Contrato: La Unidad de Asesoría Jurídica elabora el respectivo contrato y gestiona en conjunto con la Oficina de Compras que sea suscrito por las partes involucradas. Paso 13 Creación de resolución que aprueba contrato: La Unidad Asesoría Jurídica, una vez suscrito el contrato por el proveedor y el Director del HSJ, genera la resolución que apruebe el contrato. Paso 14: Anexar contrato a El contrato suscrito por ambas partes y la resolución que aprueba contrato son anexados en la ficha del proceso publicado en Paso 15: Envío de OC: Se envía la OC al proveedor previa autorización presupuestaria de UGP por sistema interno, dando inicio al suministro de bienes a bodega central del HSJ. Paso 16: Recepción: Si corresponde a un servicio o intangible, la recepción deberá ser conforme del referente técnico. Estas recepciones deberán será adjuntadas a la factura enviada a Unidad de Contabilidad. Una vez generado, se debe hacer el respectivo registro y posterior pago. Si corresponde a un bien, la recepción deberá ser registrada por bodega central y enviada posterior a Unidad de Contabilidad. Paso 17: Enviar Factura: El Proveedor debe enviar la factura a Unidad de Contabilidad haciendo mención de orden de compra. Paso 18: Calificación del proveedor: Oficina de compras califica en al proveedor, a través de la funcionalidad correspondiente. Paso 19: Gestión de Contrato: Oficina de Compras ó Unidad designada por Subdirección de Gestión Operacional, realiza seguimiento, del contrato, para analizar el grado de cumplimiento de lo comprometido por el proveedor. Paso 20: Gestión de Reclamos: En caso de que se presente un reclamo relacionado al proceso, el Jefe de Compras o encargado de licitaciones debe derivar este reclamo a quien corresponda, para que en un plazo no Página 31

33 REVISION superior a 24 horas, envíe respuesta vía correo electrónico a dicha jefatura, quien es el responsable de subir respuesta a Portal de Compras Públicas. Compra por Licitación Privada: Los pasos a seguir para el procedimiento de compra a través de Licitación Privada deben ser los mismos que en el de la Licitación Pública, exceptuando lo indicado en el art. 8 de la Ley de compras y el art. 10 del Reglamento de la Ley de Bases sobre contratos administrativos de suministro y prestación de servicios. Se procederá a realizar una contratación a través de Licitación Privada, previa resolución fundada que autorice la procedencia de éste, así también el tipo de convocatoria será diferente, ya que en este caso será cerrada, por lo cual se invitara al menos a 3 proveedores a participar del proceso licitatorio. Evaluación de las Ofertas Criterios de evaluación: Los criterios de evaluación son parámetros cuantitativos y objetivos que siempre serán considerados para decidir la adjudicación, atendiendo a la naturaleza de los bienes y servicios que se licitan, la idoneidad y calificación de los oferentes y cualquier otro antecedente que sea relevante para efectos de la Adjudicación. Es obligatorio que todos los procesos de contratación cuenten con criterios de evaluación. Los criterios de evaluación se pueden clasificar en: a. Criterios Económicos: Por ejemplo, precio final del producto o servicio. b. Criterios Técnicos: Tales como: garantía post venta de los productos, experiencia del oferente y del equipo de trabajo, plazos de entrega, infraestructura, solidez financiera, calidad técnica de la solución propuesta, cobertura, etc. c. Criterios Administrativos: que tienen mayor relación con los antecedentes administrativos del oferente como constitución de la empresa, declaración jurada, etc. Los antecedentes se pueden encontrar vigentes en ChileProveedores, no deben ser solicitados por papel adicionalmente. (Exceptuando certificados que hayan pasado el tiempo de vigencia del mismo). Página 32

34 REVISION La aplicación de los criterios debe ser realizada únicamente en función de los parámetros y ponderaciones debidamente establecidos en las respectivas Bases o TDR, según corresponda. Para determinar los Criterios Evaluación es necesario tener claridad respecto de los objetivos de la contratación (qué se quiere obtener), los que deben estar asociados a variables cuantificables (Variables observables que permitan medir el cumplimiento de los objetivos). Estas variables deben estar asociadas a ponderadores, en función de la relevancia de cada una de las ellas para el proceso de contratación. Las Variables a medir deben tener asociadas una Meta o estándar (Valor deseado o ideal para cada indicador, incluyendo su tolerancia) con sus respectivos Tramos de Evaluación (Valoración de las diferencias en relación a la meta) y Método de medición. Cada proceso de evaluación debe constar de al menos dos criterios de evaluación. Evaluación de ofertas para procesos de baja complejidad Para contrataciones de baja complejidad, la evaluación de las ofertas presentadas por los proveedores debe ser realizada por la Oficina de Compras y/o la Unidad que realizó el requerimiento, quien debe levantar la información de las ofertas, y aplicar a éstas los criterios de evaluación previamente definidos en las respectivas Bases o TDR, según corresponda. Con la información de las ofertas recibidas, el Ejecutivo de Compras, debe generar el Cuadro Comparativo de Ofertas, documento que registra la información de los distintos parámetros a considerar en la evaluación de las ofertas donde firma junto a referente técnico y encargado de productos según organigrama de Oficina de Compras A partir del Cuadro Comparativo de Ofertas, el Ejecutivo de Compras o la Comisión de evaluación aplica los Criterios de Evaluación y genera el Informe respectivo, documento que registra el puntaje final obtenido por cada una de la ofertas en función de los Criterios de Evaluación, y que debe estar anexado a la Resolución que da cuenta del resultado final del proceso de contratación. Evaluación de ofertas para procesos de alta complejidad: En los casos de contrataciones de alta complejidad, la evaluación de las ofertas presentadas por los proveedores será realizada por una Comisión de Evaluación. Podrán integrar la Comisión de Evaluación una o más personas de la Unidad al que pertenece el Usuario Requirente, una o más personas de la Subdirección de Gestión Financiera, una o más personas de la Subdirección de Gestión Operacional, expertos, unidades técnicas especiales, u otras personas, según lo determine la autoridad competente. Página 33

35 REVISION Oficina de Compras entregará a la Comisión de Evaluación la información completa de las ofertas recibidas, información con que la Comisión de Evaluación procederá a iniciar su trabajo mediante reunión de la referida comisión, donde su participación es obligatoria, de no hacerlo se deberá justificar en el acta. La Comisión de Evaluación, a través de metodología de panel de expertos u otra que defina al efecto, procederá a aplicar los Criterios de Evaluación y generar el Acta de Evaluación, documento que deja constancia, entre otros aspectos, de: Los integrantes que participaron en el proceso de evaluación. Las ofertas evaluadas. Los criterios, ponderaciones y puntajes establecidos en las bases y que fueron utilizados para la evaluación. Las solicitudes de aclaraciones, pruebas y rectificaciones de defectos formales y las respuestas a dichas solicitudes. Las evaluaciones de cada oferta, el puntaje final obtenido por cada una de las ofertas en función de los Criterios de Evaluación y la recomendación de adjudicación. Deserción o declaración de inadmisibilidad y su justificación. El resultado del trabajo realizado por la Comisión de Evaluación quedará registrado en el Acta de Evaluación firmada por todos los miembros de la comisión evaluadora y debe anexarse a la Resolución que da cuenta del resultado final del proceso de contratación en el portal mercado público. Los integrantes de la Comisión deberán firmar una Declaración Jurada al momento de la reunión de la Comisión junto con el Acta de Asistencia, documento que se archivara en Oficina de compras ante una auditoria del proceso. Cierre de Procesos: Terminado el proceso de evaluación de ofertas de las licitaciones y generado el Acta de Evaluación, y firmado por toda la Comisión, este debe ser presentado al Director del HSJ. Posteriormente la Oficina de Compras, debe realizar el cierre del proceso. Fundamentos de la decisión de Compra: Cada decisión de compra debe ser fundamentada en el Informe o Acta de Evaluación según corresponda, documento que debe dar cuenta, en forma clara y ajustándose a los criterios previamente establecidos en las respectivas Bases o TDR, del resultado final del procesos y de la decisión final de la Institución, y que debe ser anexado a la Resolución que establece la decisión final del proceso. Página 34

36 REVISION La Resolución que da cuenta del resultado final del proceso debe estar en concordancia con el Informe o Acta de Evaluación, y establecer claramente las condiciones en las cuales se contratará con los proveedores adjudicados. Resolución de inquietudes: Las inquietudes que los proveedores manifiesten, respecto de los procesos de adquisición que la Institución realice, serán recibidas vía Portal de Compras Públicas, dentro del plazo establecido en las bases o TDR. Dentro del plazo establecido, el Ejecutivo de Compras debe subir las respuestas u observaciones. En caso de que se reciban reclamos de proveedores en forma directa o a través de la plataforma Probidad Activa de Chile Compra, respecto de algún proceso de adquisición de la Institución, el Encargado de Licitaciones debe derivar este reclamo a quien corresponda, para que en un plazo no superior a 24 horas, envíe respuesta vía correo electrónico a dicha jefatura, quien es el responsable de subir respuesta a Portal de Compras Públicas. Sin perjuicio de lo establecido en las respectivas Bases o TDR, el encargado de la licitación, dentro de los días posteriores a la adjudicación, indicados en las bases, podrá recibir mediante correo electrónico las consultas del proceso, cuyas respuestas serán publicadas posteriormente en el portal mercado público. Recepción de Bienes y Servicios: Se define como las actividades que se requieren para recibir, comprobar e informar la entrega de los Bienes y Servicios que se han requerido y adquirido. Para esto el procedimiento es el siguiente: Paso 1: Definir la Unidad encargada de la recepción de los insumos entregados por el proveedor. Para efectos de este manual esta Unidad es la Oficina de Distribución (Bodega). Paso 2: Verificar que los artículos corresponden a lo solicitado en la OC y generar recepción conforme. Paso 3: Si existe conformidad, Bodega genera la recepción computacional denominado ANITA y envía a la Unidad de Contabilidad y esta adjunta la factura correspondiente. Si no hay conformidad con los productos o servicios requeridos, no se reciben los productos y se devuelve la documentación a proveedor, para su corrección y notifica a Jefe de compras, quien determina si ingresa reclamo en portal. Paso 4: Realizar recepción computacional (original y dos copias) del producto recibido. Página 35

37 REVISION Paso 5: Paso 6: Paso 7: Generar despachos computacionales (original y dos copias) de los productos de acuerdo a las solicitudes efectuadas, sea por Programación mensual o por Compras Extras. Preparar los productos a despachar. Despachar los productos solicitados a los requirentes. El funcionario habilitado para retirar productos de bodega, debe recibir conforme los productos entregados, sea en calidad y en cantidad. Debe firmar despacho computacional, certificando que se lleva conforme los productos. Procedimiento de Pago: Todo el procedimiento debe adecuarse a lo establecido en la Ley de Presupuestos del Ministerio de Hacienda, que establece que los pagos deben ser realizados dentro de los 45 días desde la recepción conforme de la factura. Previo al pago la Unidad de Contabilidad, genera una nómina para pago. Las personas autorizadas para hacer pago son: Jefe de la Unidad de Contabilidad y/o Subdirector de Gestión Financiera. En su ausencia los subrogantes. El Jefe de la Unidad de Contabilidad, deberá preparar la información contable y la planilla de pago correspondiente. Página 36

38 REVISION Política de Manejo de Existencias Objetivo Principal: El objetivo principal comprende las actividades de control de entradas y salidas de las existencias de bodega. Objetivos específicos: Realizar control de inventarios, reside en un adecuado control para la óptima utilización de los productos que se guardan en bodega. Identificar los puntos del proceso asociado al manejo de existencias, definiendo mecanismos de registro y control del mismo, que permitan asegurar y efectuar el adecuado control y seguimiento, y disponer de elementos que apoyen la gestión del mismo. Alcance: El alcance de la política de manejo de existencias estará acotado a los productos que se utilizan para el normal funcionamiento y que son administrados por el encargado de control de existencia, dependiente de la Unidad de Contabilidad. Proceso de manejo de existencias: Preparación de existencias: Las fases principales del proceso de existencias son las siguientes: Conservación: Localización y distribución correcta de los materiales para que puedan ser fácilmente inventariados. Identificación: Exactitud de la identificación de los componentes y solamente un número restringido de personas puede identificarlos correctamente. Instrucción: Debe estar bien definida la función de cada actor en el proceso de inventario. Formación: Es necesario formar y recordar a los actores del proceso en el procedimiento óptimo de control de existencias. El proceso de manejo de existencias debe determinar cuáles son las potencialidades y falencias del inventario, considerando lo siguiente para tomar acciones correctivas: Exceso de existencias Insuficiencia de existencias Robo Mermas Desorden En el proceso de manejo existencias participan fundamentalmente 5 actores: 1. Los usuarios. 2. El (los) encargado(s) de secciones de bodega. 3. La Unidad de Logística. Página 37

39 REVISION 4. La Unidad de Contabilidad. 5. Los proveedores. Inventario Selectivo: Todos los meses se realiza un inventario selectivo tomando una muestra de los productos almacenados en bodega. Inventario General: Una vez al año se realiza el inventario general por bodega con el fin de corroborar que los archivos de stock representan lo que se encuentra en bodega. Además de cuantificar los montos que se encuentran en resguardo. La Unidad de Logística utiliza un sistema computacional para mantener el control de las existencias y de bodegas en general, denominado ANITA: 1. Solicitud y recepción de formulario (Programas Mensuales) Página 38

40 REVISION 2. Despachos 3. Saldos Página 39

41 REVISION Bodega de materiales: El acceso a la bodega está restringido al personal encargado (Unidad de Logística) y a los usuarios autorizados, por cada Jefe de Unidad, para retirar materiales. Las mercaderías deben estar ordenadas, ya que el acomodo de las mercaderías ayuda a tener un mejor control, facilita el conteo y localización inmediata. Con respecto al control de mermas, se debe siempre tener la documentación que registre esto, con el fin de determinar las causas y buscar correcciones. Toda merma o vencimiento se solicita su baja a través de una Resolución, autorizada, previamente por Subdirección de Gestión Operacional. De existir diferencias de las que no se encuentre justificación, se debe solicitar a Subdirección de Gestión Operacional, la autorización para realizar un ajuste de bodega, junto con la solicitud de un Sumario Administrativo, para identificar al o los responsables. Mermas, Productos vencidos: Procedimiento para baja/eliminación de productos: En bodega en forma sistemática y habitual se revisan los productos que aparecen almacenados, principalmente en el tema de la fechas de vencimiento, pues no se cuenta con un sistema informático, que permita ingresar la fecha de vencimiento, número de lote o serie y otros datos relacionados con la obsolescencia del producto. Manualmente los ejecutivos de bodega se encargan de revisar esto en cuanto a productos próximos a vencer, sin movimiento o vencido. Semestralmente el Jefe de Oficina de Distribución debe generar un informe con productos próximos a vencer, sin movimiento o vencido, este informe debe ser enviado al Jefe de Logística, quien debe remitirlo a la Subdirección de Gestión Operacional. Paso 1: Constantemente los ejecutivos de bodega deben revisar sus productos, para detectar con tiempo posibles vencimientos. En el caso de que se encontrara algún producto con fecha de vencimiento próximo se debe: Informar al Jefe de Logística. Informar al o los usuarios frecuentes, para que utilicen el producto antes de que expire. Consultar a otros integrantes de la Red Asistencial, para que a través de canje se pueda utilizar el producto. Consultar canje con el laboratorio y/o proveedor que lo comercializa. Página 40

42 REVISION Paso 2: En el caso de que el producto no pueda ser utilizado y, finalmente, se cumpla la fecha de vencimiento del producto se debe: Sacar el producto del lugar habitual de almacenamiento en bodega. Almacenar en un lugar donde quede explícitamente y en forma visible que se trata de un medicamento o insumo vencido y que no se podrá utilizar. Proceder a informar, mediante un memorando, al Jefe de Logística, que se produjo el vencimiento de los productos en bodega. Detallar el código, nombre, factor de empaque y valorización. En este manual se debe solicitar la Resolución para dar de baja los productos vencidos. Una vez tramitada la Resolución para eliminación de productos vencidos, se informa a la Unidad de Inventario, para solicitar un ministro de fe para la eliminación de los productos a la basura, de empresa corriente, siempre y cuando estos productos no sean medicamentos oncológicos, pues estos no se pueden eliminar por esa vía. Los medicamentos oncológicos deben ser retirados por empresas especiales en el rubro. Realizar los ajustes de existencias de productos autorizados por Resolución para la eliminación. Revisar el movimiento, rotación y protocolo para evaluar uso y/o desuso de dichos productos Gestión de Contratos y de Proveedores: La Gestión de contratos significa definir las reglas de negocio entre la entidad compradora y los proveedores - minimizando los riesgos del proceso - y manejar eficaz y eficientemente su cumplimiento. Comprende la creación del contrato, su ejecución, la gestión de las entregas de los productos o servicios y la relación con los proveedores. Una visión integral incluye además la gestión post entrega (o post venta), la evaluación de los contratos, el registro y uso de la información generada en cada adquisición para planificar las compras y tomar mejores decisiones. La comisión de convenios, llevará registro y actualización semestral de todos los contratos vigentes de la Institución. Esto, de acuerdo a familias clasificadas de la siguiente manera: Inmobiliarios (arriendos). Telecomunicaciones (telefonía fija y móvil, Internet, entre otros). Mantención y Servicios Generales (aseo, vigilancia, mantención de infraestructura, entre otros). Mantención vehículos y equipamiento. Página 41

43 REVISION Servicios de Apoyo. Otros servicios. Cada registro debe contener los siguientes datos: Todas las contrataciones reguladas por contrato. Fecha de inicio de contrato. Antigüedad del Contrato (en años y meses). Monto anual de contrato. Si tiene cláusula de renovación automática. Si tiene cláusula de término anticipado. Fecha de entrega de productos o cumplimiento de hitos. Fecha de pago. Funcionario de la entidad responsable o coordinador de ese contrato. Garantías. Multas. Calificación al Proveedor. La Oficina de Compras o el Administrador que designe el Jefe de Logística, actualizará la base de datos, de manera que contenga la información completa de cada contrato. Esta información debe ser utilizada para verificar mensualmente si proceden pagos renovación, término u otros hitos. La evaluación de los contratos debe ser realizada antes de la fecha de término o renovación establecida en los mismos. Se debe considerar los plazos de avisos anticipados establecidos en los contratos. Criterios a evaluar, cuando corresponda: Antigüedad. Especificidad. Complejidad de licitarlo. Cláusulas de término de contrato. Cumplimiento del contrato por parte del proveedor. Los funcionarios de la institución designados administradores de contratos y los que estén a cargo de los pagos tienen la obligación de entregar al funcionario encargado de gestionar los contratos toda la información que éste requiera en forma oportuna, con el fin de evitar posibles reclamos de parte del proveedor o incumplimiento de contrato por parte de éste. Página 42

44 REVISION Plazo para la suscripción de los contratos: El plazo para la suscripción del contrato será aquel que se contemple en las cláusulas del contrato del trato directo o en las bases respectivas; si nada se dice, deberá ser suscrito en un plazo no superior a 30 días corridos a partir de la fecha de la notificación de la adjudicación. Manejo de incidentes: La Institución dará solución a todos los problemas que se pudieran generar producto de los procesos de adquisición que realiza. Estos problemas serán analizados según se trate de situaciones o incidentes internos o externos. Incidentes internos: Los incidentes internos son todas las situaciones irregulares, que involucren sólo a funcionarios de la Institución, no contenidas en el presente manual, que afecten la transparencia y eficiencia de los procesos de compra o contratación. En el caso de reclamos de calidad de los productos diferentes a lo adjudicado, esto se debe revisar con la Jefatura de la Unidad Requirente para evaluar la solicitud. Se debe solicitar a proveedor cambio del producto. Para dar respuesta a un incidente interno, si corresponde a medicamentos, es el Químico Farmacéutico de la Of. de Compras y si es un insumo, la Enfermera de la referida Unidad, quien deberá reunir toda la información relacionada con la adquisición y dar respuesta al incidente ocasionado. Incidentes externos: Los incidentes externos son todas las situaciones irregulares, que involucren a funcionarios de la Institución, proveedores o ciudadanos, no contenidas en el presente manual, que afecten la transparencia y eficiencia de los procesos de compra o contratación. Para dar respuesta a un incidente externo, el Jefe de Compras deberá reunir toda la información relacionada con la adquisición y dar respuesta al incidente ocasionado. Si reunido los antecedentes, se hace imposible dar respuesta debe solicitar al Jefe de Logística resolución a la situación presentada. Comité de adquisiciones: Cualquier conducta apartada de las buenas prácticas de abastecimiento, que atente contra los principios y valores de la Institución, será sometida a la evaluación del Comité de Adquisiciones de la Institución. Página 43

45 REVISION El Comité de Adquisiciones estará conformado por el Subdirector de Gestión Operacional, Subdirector de Gestión Financiera, Jefe Unidad Gestión Presupuestaria, Jefe de Unidad de Logística, Jefe Oficina de Compras, Enfermera de Of. de Compras, Encargado de Licitaciones, Jefe de Farmacia y otro ente interno o externo que para cada caso especial a revisar sugiera el Subdirector de Gestión Operacional. Tendrá como objetivo revisar adquisiciones de alta complejidad, someter a evaluación los casos que le sean presentados y determinar si corresponde ejecutar acciones. El Comité de adquisiciones sesionará mensualmente y podrá ser convocado en forma excepcional por el Subdirector de Gestión Operacional para tratar algún tema extraordinario. Las decisiones adoptadas por el Comité de Adquisiciones se formalizarán a través de las actas que se levantarán cada vez que el comité sesione. Uso del Sistema: Las compras (a excepción de las realizadas por fondo fijo menor a 3 UTM) se deben realizar por el portal del mercado público en la página web: Referirse al Manual del Comprador contenido en formato PDF en la página web en el link de manuales y guías. De las Garantías: Los documentos en garantías son instrumentos bancarios de carácter financiero a través del cual las Instituciones Públicas respaldan la seriedad de la oferta, fiel cumplimiento y otras garantías que la institución licitante estime pertinente resguardar en un proceso licitatorio por la compra de productos (fármacos, insumos, artículos de escritorio, etc.) o por la prestación de servicios. Dichos documentos pueden ser pólizas de Seguros, Depósito a plazos, Vale Vista y/o Boletas de Garantía. Este documento en garantía debe ser pagadera a la vista con carácter de irrevocable, que cite el N de ID de la Propuesta y nombre de la Licitación. Para procesos menores a 100 UTM, no existe obligatoriedad de la presentación de dicho documento. Para procesos entre 100 y menor a 00 UTM, la entrega del documento en garantía será obligatorio sólo si las bases que regulan el procedimiento lo exigen. Para procesos mayores o igual a las 00 UTM es obligatorio la presentación del Documento en Garantía. Página 44

46 REVISION a. De la recepción de las garantías: De Seriedad de la oferta: El Encargado de licitaciones en Oficina de compras recepciona los sobres de los oferentes conforme lo señalan las bases que regulan los procesos licitatorios (y para los casos de trato directo, el requerimiento inicial), dichos documentos son entregados, en sobre cerrado indicando nombre de la propuesta, Nº de ID y Razón social de esta y luego se envían a la custodia de la Unidad de Contabilidad. Si las garantías cumplen con los requisitos señalados en las bases que regulan el proceso licitatorio se procede al envió de estos para custodia a la Unidad de Contabilidad indicando los siguientes antecedentes a través de memorándum interno de la Oficina de Compras: Número de Propuesta. Motivo que cauciona el documento (Seriedad de la Oferta). Rut del oferente. Razón Social. Monto. Institución Financiera. La unidad de Contabilidad y Finanzas las registra los antecedentes antes señalados en una planilla de control destinada para ello. De la apertura de los sobres de Garantía de Seriedad de la oferta: Una vez cumplido el plazo de publicación y habilitado el plazo para la apertura de ofertas se procede a revisar y definir los proveedores que presentaron sus ofertas debidamente respaldada con las garantías de seriedad de la oferta siempre y cuando el proceso lo explicite. Si el proceso licitatorio exige presentación de Garantía de Seriedad de la Oferta se procede a la apertura de los sobres y revisión de las Garantías, es decir se revisa: Razón social de la empresa emisora (oferente). Rut de la empresa y/o persona natural emisora del documento en garantía. Razón social del Beneficiario. Rut del Beneficiario. Plazo de Vigencia del documento que esté acorde al plazo de vigencia solicitado en las bases. Nombre de la propuesta. Número de ID. Glosa del Documento Garantizar la Seriedad de la oferta del XXXX. Monto del documento en garantía que se ajuste a lo solicitado en las bases. Si el oferente, ya sea persona natural o jurídica, omitiera cualquiera de estos antecedentes o no cumpliere con los requisitos señalados en las bases será razón de Página 45

47 REVISION declarar inadmisible la oferta recibida, solicitándose inmediatamente a la Unidad de Contabilidad, el endoso y devolución del documento al oferente. De fiel cumplimiento del contrato: Si el proceso licitatorio exige la emisión de un documento para garantizar el fiel cumplimiento del contrato, el contratista deberá entregar al momento de la entrega del contrato un documento en Garantía por Fiel Cumplimiento del Contrato, con carácter de irrevocable, pagadera a la vista. En este documento se procede a la revisión de los siguientes antecedentes: Razón social de la empresa emisora. Rut de la empresa emisora del documento. Razón social del Beneficiario. Rut del Beneficiario. Plazo de Vigencia del documento que esté acorde al plazo de vigencia solicitado en las bases. Nombre de la propuesta. Número de ID. Glosa del Documento Garantizar el Fiel Cumplimiento del Contrato del ID XXXX. Monto del documento en garantía que se ajuste a lo solicitado en las bases. Recibido de conformidad el documento se procede al envió para custodia de este a la Unidad de Contabilidad indicando los siguientes antecedentes: Número de Propuesta. Motivo que cauciona el documento (Fiel cumplimiento del Contrato). Rut del Contratista. Razón Social del contratista. Monto. Fecha de Vigencia del documento. Institución Financiera. b. Endoso y Devolución: Terminado cada proceso de licitación se solicita el endoso y devolución de los documentos que se mantienen en custodia así como también la Unidad de Contabilidad envía en forma mensual el listado de las garantías que mantiene en custodia por Fiel Cumplimiento del Contrato y/o Garantía de Seriedad de la Oferta, para que se soliciten los endosos respectivos. La solicitud de devolución se realiza mediante requerimiento de Jefe de compras o quien le subrogue a la Unidad de Contabilidad a través del MM respectivo, según lo especificado en las bases. Página 46

48 REVISION Organigrama de la Oficina de Compras Página 47