11.- DIVISION DE ABASTECIMIENTO. Servicio: División de Abastecimiento Jefatura: Alejandra Carreño. Dependencia: Subdirección Administrativa.

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Juan Luis Aguirre Cabrera
hace 5 años
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1 11.- DIVISION DE ABASTECIMIENTO Servicio: División de Abastecimiento Jefatura: Alejandra Carreño. Dependencia: Subdirección Administrativa La División Abastecimiento tiene por función entregar apoyo logístico a la gestión hospitalaria, velando por mantener adecuados niveles de existencia; almacenar, distribuir, mantener y controlar su adecuado uso y propender a un resguardo de los intereses patrimoniales y financieros de la Institución. Mantener una adecuada existencia de artículos o productos que permitan el funcionamiento de todas las dependencias del Hospital en forma óptima. Controlar su adecuado uso, velando por el resguardo de los interes patrimoniales y financieros de la Institución. Definir, organizar y controlar la puesta en práctica de los sistemas de mantención de artículos, su adecuada distribución a los usuarios. Programar y organizar las adquisiciones de articulos y productos necesarios para el funcionamiento de establecimiento, determinando los procedimientos que permiten seleccionar proveedores, calidades y precios. Presentar al comité de abastecimiento para decidir su compra de articulos que son necesarios incorporar a las existencias del establecimiento. Controlar los stock de insumos y elementos que requieren las dependencias del establecimiento, manteniendo antecedentes históricos

2 de volúmenes de consumo que faciliten su reposición para hacer más eficiente la prestación de servicios en el Hospital. Confeccionar y enviar Informes Presupuestarios a la Subdirección Administrativa Mantener coordinación con la División de Finanzas respecto a Proveedores Asesorar al Subdirector Administrativo en materias de Abastecimiento Resolver reclamos formulados por los Servicios Clínicos

3 SECCION ADQUISICIONES Facultades y funciones Unidades de la Estructura Orgánica del Servicio: Sección Adquisiciones Jefatura: Claudia Abufhele Bórquez. Dependencia: División de Abastecimiento Efectuar compras a nivel nacional e internacional, insumos desechables, instrumental quirúrgico, artículos de oficina, computación, aseo, equipos, maquinarias, vehiculos, repuestos y combustibles. Adquirir insumos médicos, fármacos, equipos médicos, accesorios, repuestos, materiales de construcción como eléctricos, a través de la colaboración del personal a su cargo. Efectuar la reposición de los productos programados para mantención de niveles adecuados de stock en almacenamiento. Enviar las cotizaciones solicitadas para las distintas necesidades de bienes de consumos del área médica como administrativa Revisión de contratos e ingreso de nuevos Proveedores al Registro del Hospital, controlar actualización de Carpetas de cada proveedor. Recopilación y gestión de proveedores que bloquean los despachos al Hospital. Revisión, Visación y firma de las Órdenes de Compra. Emisión y envío de solicitud de resolución para cada compra directa a través del portal Chile Compra. Control de las resoluciones llegadas a la Sección versus las pendientes. Publicación en el portal Chile Compra de cada uno de los productos que se requiera adquirir para el abastecimiento del Hospital

4 Evaluación de las ofertas recibidas para la adquisición y posterior adjudicación del proveedor. Confeccionar Trámites internos con Cuadros Comparativos de precios, enviados al Jefe de División para autorización de compra. Atención de Proveedores. Revisión y firma de Anexos a las Órdenes de Compra. Atender solicitudes de compras urgentes y requerimientos del Jefe de Compras SECCION ALMACENAMIENTO Servicio: Sección Almacenamiento Jefatura: Jaime Romero Morales Dependencia: División de Abastecimiento Efectuar la recepción, almacenamiento adecuado y proveer a todas las dependencias del Hospital de los artículos o productos que estas soliciten, contribuyendo con ello a su mejor eficiencia técnica y administrativa. Planificar, organizar, coordinar, dirigir y controlar las funciones de Recepción, Almacenamiento y Distribución de todos los bienes, insumos y fármacos Adquiridos por Adquisiciones. Planificar, organizar, dirigir y controlar las funciones, actividades y tareas de los funcionarios de la Sección. Mantener los registros de existencias en el sistema informático, actualizados y cuadrados con los saldos físicos de artículos en bodega con la finalidad de apoyar la gestión de la cadena de Abastecimientos.

5 Programar, revisar y aprobar todas las Actas de recepción emitidas en la Sección Almacenamiento y enviarlas diariamente en una nomina, a la División de Finanzas, para el pago de facturas a proveedores. Gestionar los canjes y devoluciones de artículos con proveedores, haciendo seguimiento de estas gestiones hasta cerrar cada proceso. Revisar la confección de Ordenes de compra por Regularización de Facturas y Canjes, emitidas en Operaciones de Bodega y remitirlas a la Sección Adquisiciones, para el proceso de firmas. Procurar condiciones de almacenamiento adecuadas a todos los artículos que permanecen en existencia en las Bodegas de la Sección: refrigerados, inflamables, tóxicos, etc. Desempeñar Funciones y Tareas que la Jefatura le encomiende, en las materias de su competencia.

6 SECCION DISTRIBUCION Servicio: Sección Distribución Jefatura: Maria del Carmen Sánchez González. Dependencia: División de Abastecimiento Llevar el control computacional, registrando adecuada y oportunamente los ingresos y salidas de los artículos que componen la existencias de bodega. También incorporar las ordenes de compra a sistema computacional. Planificar y programar todas las actividades relacionadas con la distribución de insumos desechables cobrables a paciente. Organizar los recursos disponibles para el cumplimiento de las actividades programadas Dirigir y liderar equipo humano que integra la sección Coordinar con clientes internos del área médica, administrativa, de la división abastecimiento, proveedores en lo relacionado a distribución de insumos. Evaluar, controlar y supervisar el cumplimiento de las actividades Brindar apoyo técnico a clientes internos de las otras secciones de la división y de los servicios del área medica cuando lo solicitan Participar en equipos de trabajo en los que se me asigne Evaluar, jerarquizar situaciones imprevistas que afectan la distribución de insumos. Readecuación de lo programado y establecer planes de contingencia Reasignar tareas delegar e impartir instrucciones al personal

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