ACUERDO No. 03 del 2014 POR MEDIO DEL CUAL SE APRUEBA EL MANUAL DEL LAVADO DE ACTIVOS

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1 NIT ACUERDO No. 03 del 2014 POR MEDIO DEL CUAL SE APRUEBA EL MANUAL DEL LAVADO DE ACTIVOS El Consejo de Administración de la COOPERATIVA MULTIACTIVA LOS FUNDADORES, en uso de sus atribuciones legales y estatutarias, y en concordancia con las disposiciones legales CONSIDERANDO a. Dar respuesta a la circular 006 de marzo del 2014 expedido por la Superintendencia de La Economía Solidaria, a la vez que se adopta la Circular Básica Jurídica No. 007 del 2008 en lo relativo a LA/FT (Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo) b. Mejorar los controles implementados para evitar que COOFUNDADORES sea utilizada como instrumento para el lavado de activos y la financiación del terrorismo con base al siguiente contenido: CAPITULO 1 - NORMAS GENERALES Lavado de Activos CAPITULO 2 - MECANISMOS DE CONTROL Conocimiento del Asociado Conocimiento del Mercado Identificación y análisis de operaciones inusuales Determinación y reporte de operaciones sospechosas CAPITULO 3 - CONSOLIDACIÓN DE OPERACIONES POR ASOCIADO Señales de Alerta Detección de Operaciones Inusuales y/o Sospechosas Asociados Exonerados del Registro Individual De Transacciones en efectivo Operaciones Múltiples Transacciones En Efectivo CAPITULO 4 - RESPONSABILIDADES De la Cooperativa Los Asociados La Administración de la Cooperativa La Vigilancia de la Cooperativa El Personal de la Cooperativa CAPITULO 5 - FUNCIONARIOS RESPONSABLES DEL MANEJO DE LOS FORMATOS Y REPORTES DEL CONTROL DE LAVADO DE ACTIVOS CAPITULO 6 - CAPACITACIÓN CAPITULO 7 - SANCIONES

2 NIT CAPITULO 8 - PROCEDIMIENTOS Reporte de operaciones inusuales Informe de visitas a asociados Suministro de información a entes judiciales Reporte de Operaciones en Efectivo CAPITULO 9 - OBTENCIÓN Y DILIGENCIAMIENTO DE INFORMES Y FORMATOS Reportes Internos Reportes Externos CAPITULO 10 - INFORME SOBRE LA ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL CAPITULO CÓDIGO DE CONDUCTA

3 MANUAL SOBRE MECANISMOS PARA PREVENIR Y DETECTAR LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACION DEL TERRORISMO EN LA COOPERATIVA MULTIACTIVA LOS FUNDADORES Septiembre del 2014 Contenido INTRODUCCIÓN NORMAS GENERALES LAVADO DE ACTIVOS Etapas que comprenden el (LA/FT) Lavado De Activos y la Financiación del Terrorismo Tipificación legal del llamado delito LA/FT Normas sobre el secreto bancario y conservación de documentos MECANISMOS DE CONTROL CONOCIMIENTO DEL ASOCIADO Conceptos Generales: Cómo conoce la Cooperativa al asociado o arrendatario Selección e identificación del asociado y conocimiento de sus actividades económicas Referencias Disposiciones Generales Entrevista al Asociado y demás cohabitantes del apartamento Visita CONOCIMIENTO DEL MERCADO Segmentación Del Mercado DESARROLLO TECNOLÓGICO... 18

4 3. CONSOLIDACIÓN DE OPERACIONES POR ASOCIADO SEÑALES DE ALERTA DETECCIÓN DE OPERACIONES INUSUALES Y DETERMINACIÓN DE OPERACIONES SOSPECHOSAS CONTROL DE TRANSACCIONES EN EFECTIVO IGUALES O SUPERIORES A DIEZ MILLONES DE PESOS ($ ) Transacciones múltiples en efectivo: Procedimiento para reporte de Transacciones múltiples en efectivo Reporte de transacciones individuales en efectivo: Procedimiento para reporte de Transacciones individuales en efectivo TIPOS DE OPERACIONES Reporte del Asociado y Operaciones ASOCIADOS EXONERADOS DEL REGISTRO INDIVIDUAL DE TRANSACCIONES EN EFECTIVO Criterio para la determinación de la no procedencia de exoneración de este reporte RESPONSABILIDADES LA COOPERATIVA Y LOS ASOCIADOS: LA ADMINISTRACIÓN DE LA COOPERATIVA: VIGILANCIA DE LA COOPERATIVA EL PERSONAL DE LA COOPERATIVA: FUNCIONARIOS RESPONSABLES DEL MANEJO DE LOS FORMATOS Y REPORTES DEL CONTROL DE LAVADO DE ACTIVOS TESORERO O CAJERO SECRETARIA REPRESENTANTE LEGAL Y GERENTE EL EMPLEADO DE CUMPLIMIENTO Funciones Responsabilidades... 26

5 5.5 REVISORÍA FISCAL CAPACITACIÓN SANCIONES POR PARTE DE LOS ORGANISMOS DE CONTROL DEL ESTADO SANCIONES ADMINISTRATIVAS SANCIONES PENALES POR PARTE DE LA COOPERATIVA PROCEDIMIENTOS REPORTE DE OPERACIONES INUSUALES INFORMES DE VISITA ASOCIADOS SUMINISTRO DE INFORMACIÓN A ENTES JUDICIALES: REPORTE DE OPERACIONES EN EFECTIVO OBTENCIÓN Y DILIGENCIAMIENTO DE INFORMES Y FORMATOS REPORTES INTERNOS Formato (DOMC 001) DECLARACION DE OPERACIONES DE MAYOR CUANTIA FICHA INTEGRAL Y REGISTRO ESPECIAL DE ASOCIADO. Formato (FIREA 001) REPORTE INTERNO SOBRE OPERACIONES SOSPECHOSAS Formato (RISOS 001) REPORTE INTERNO SOBRE OPERACIONES INUSUALES Formato (RISOI 001) REPORTE DE OPERACIONES RECHAZADAS (FORMATO ROI 001) Listado Mensual De TRANSACCIONES EN EFECTIVO IGUALES O SUPERIORES A $ Listados que recibirán mensualmente El Consejo de Administración para su revisión REPORTES EXTERNOS: Reporte de Transacciones en Efectivo Transacciones múltiples en efectivo... 47

6 Transacciones individuales en efectivo INFORME SOBRE LA ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL CÓDIGO DE CONDUCTA VALORES CORPORATIVOS MANEJO DE CONFLICTOS DE INTERÉS Definición Pautas Generales Prácticas Prohibidas: Prohibiciones de origen legal Prohibiciones De Origen Interno Practicas Controladas Procedimientos Internos De Control Colaboración y apoyo a las autoridades para el suministro de la información Solución de conflictos internos Procedimiento para la mediación y adopción de otros métodos CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS... 55

7 INTRODUCCIÓN El Manual para la Prevención y Detección de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, constituye una guía para el desarrollo normal de las actividades de todos los funcionarios al servicio de la Cooperativa Multiactiva Los Fundadores en adelante COOFUNDADORES. Se encuentra fundamentado en las disposiciones legales que el Gobierno Nacional ha establecido, a través de los diferentes organismos que regulan y controlan las operaciones de Lavado de dinero y Financiación del Terrorismo. El Manual debe convertirse en un medio de consulta y de permanente capacitación para los funcionarios y directivos de la Cooperativa, por consiguiente se debe dar a conocer desde el mismo momento en que se vincula nuevo personal a la entidad. El Lavado de activos, también denominado lavado de dinero, blanqueo o legitimación de capitales, constituye uno de los fenómenos ilícitos más graves, que pueden afectar al sistema financiero, la economía o la seguridad nacional. Tradicionalmente el Lavado de Dinero ha sido abordado desde la perspectiva del negocio del narcotráfico, considerándolo como el mecanismo a través del cual las ganancias ilícitas del negocio son invertidas en negocios lícitos, para darles apariencia de legalidad. Sin embargo, constituye un procedimiento que se puede extender a otras modalidades delictivas, como por ejemplo: el secuestro, el hurto, el asalto bancario, etc. Colombia por lo tanto, ha adoptado el camino de la regulación de ciertas conductas o pautas que de ser observadas, permiten razonablemente prevenir y detectar el lavado de dinero. Las cooperativas, en cumplimiento de las normas y pautas establecidas por los organismos de control externo, deben implementar un Sistema Integral Para La Prevención del Lavado de Activos Y la Financiación del Terrorismo (SIPLA/FT), que consiste en la adopción de medidas de control apropiadas y suficientes, orientadas a evitar que la realización de cualquier operación en efectivo, documentaria, de servicios o productos financieros y otras, sean utilizadas como instrumento para ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento, en cualquier forma, de dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas, o para dar apariencia de legalidad a las transacciones y fondos vinculados con las mismas. Existe una importante responsabilidad social que recae sobre todos los individuos en la lucha contra el delito, frente al lavado de dinero en sus diferentes modalidades y la financiación del terrorismo; las cooperativas en su conjunto juegan un importante papel al lado del que corresponde a las autoridades de supervisión en la valoración idónea y apropiada de los mecanismos que permiten a las entidades del sector prevenir y detectar mecanismos idóneos para el lavado de activos y la financiación del terrorismo. Con miras a perfeccionar los sistemas jurídicos contra los delitos mencionados y fortalecer la cooperación internacional, la Cooperativa debe apuntar hacia los siguientes aspectos sustanciales: 1. Conocimiento del asociado. 2. Conocimiento del mercado. 3. Control de operaciones 4. Detección de operaciones inusuales y determinación de operaciones sospechosas. 5. Control de transacciones en efectivo Teniendo en cuenta las normas legales vigentes, incluyendo las reglamentaciones

8 administrativas y particularmente las normas de naturaleza penal, lo mismo que el estatuto anti corrupción mediante la ley 190 de 1995 y las contenidas en los artículos 102 a 107 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, es de carácter obligatorio que los funcionarios vinculados a la cooperativa, apliquen las normas de conducta y procedimientos, buscando siempre la colaboración con las entidades competentes. Para evitar que COOFUNDADORES sea utilizado por la delincuencia organizada en el blanqueo de activos y la financiación del terrorismo, todos los funcionarios vinculados a ella, deben tener claro dentro de sus funciones particulares del día, cuál es su participación para evitar que se lleven a cabo operaciones que encubran actos delictivos. El incumplimiento de lo normalizado en el manual, conlleva a la aplicación de sanciones disciplinarias, administrativas y aun penales, según lo contemplado en el Reglamento Interno de Trabajo, las contempladas en el Código Penal, Circular Básica Jurídica y Financiera emitida por la SUPERSOLIDARIA y las demás normas estipuladas.

9 1. NORMAS GENERALES 1.1. LAVADO DE ACTIVOS El lavado de activos consiste en el proceso de ocultación de dineros de origen ilegal y los subsiguientes actos de simulación respecto de tal origen, para hacerlos aparecer como legítimos; Así como la financiación del terrorismo y la administración de recursos relacionados con actividades terroristas. A través del lavado de activos se reciclan, utilizando negocios de aparente o real licitud, grandes volúmenes de efectivo o bienes muebles adquiridos con recursos de origen ilícito. En virtud de lo anterior y dado que el sector solidario canaliza a diario gran parte de la totalidad de los recursos del país, las Cooperativas son especialmente vulnerables a este tipo de actividades. Para atender lo anterior, se hace necesario implementar medidas de control para la prevención de actividades delictivas no solo con respecto a las transacciones en efectivo en moneda legal o extranjera, sino también con respecto a las documentarias y frente a toda clase de servicios o productos financieros Etapas que comprenden el (LA/FT) Lavado De Activos y la Financiación del Terrorismo El lavado de dineros es un proceso que comprende varias etapas: Obtención o recolección del dinero: Consiste en la recepción física de grandes cantidades de dinero en efectivo como consecuencia de actividades ilícitas. Acumulación o colocación: Supone la inclusión de las cooperativas dentro del sistema financiero, aprovechando especialmente el de los países que son exigentes en materia de reserva bancaria o en su defecto aquellos en los que tienen debilidades respecto a la identificación y registro de sus clientes. Ejemplo: en casas de cambio, bancos, etc. Estratificación o mezcla con fondos de origen ilegal: Consiste en la realización de sucesivas operaciones financieras dirigidas a eliminar su rastro, o bien a que éste sea más complejo de encontrar, de tal suerte que se impide conocer el verdadero origen ilícito de los dineros, mediante la mezcla con dineros de origen legal. Ejemplo: diversificaciones de los fondos mediante una serie de transacciones a través de diferentes instituciones financieras, tanto en el nivel nacional como internacional. Integración o Inversión: Consiste en el proceso mediante el cual el dinero líquido se convierte en bienes muebles o inmuebles o en negocios de fachada. Esto es, traspasar los fondos blanqueados a organizaciones o empresas legales, sin vínculos aparentes con el delito organizado. Este proceso sirve a tres propósitos sustanciales: - Formar un rastro de papeles y transacciones complicado. - Hacer ambiguo el origen y propiedad del dinero. - Mezclar dineros ilegales con transacciones financieras legítimas. Ejemplo: compra venta de finca raíz, cadenas hoteleras, vehículos costosos, integración de fondos a la cadena comercial. Los dineros ilegales tienden a salir por otros conductos, especialmente a través de los giros

10 bancarios a lugares donde las transacciones financieras se vigilan menos rigurosamente, tratando de confundir muchas veces las huellas electrónicas de sus transferencias de dinero. Por ello, cada vez que se imponen más medidas de control para las transacciones en efectivo Tipificación legal del llamado delito LA/FT La tipificación del delito de lavado de activos y financiación del terrorismo constituye un imperativo para la legislación colombiana, por cuanto se asumió tal compromiso al suscribir la Convención de Viena sobre narcotráfico, de tal suerte que la elevación a norma penal de este delito, es una obligación que deviene de compromisos adquiridos en el ámbito internacional. Para tal efecto tenemos: Estatuto Anticorrupción (Ley 190 de 1995): El Estatuto Anticorrupción fue aprobado y sancionado por el Presidente de la República para erradicar la corrupción administrativa, el artículo 31 del mencionado Estatuto modificó el artículo 177 del código penal, de la siguiente manera: Quien adquiera, resguarde, invierta, transporte, transforme, custodie o administre bienes que tienen su origen mediato o inmediato en actividades ilegales, le dé legalidad o legalice, oculte, o encubra la verdadera naturaleza, origen, ubicación, destino, movimiento o derecho sobre tales bienes, o realice cualquier otro acto para ocultar o encubrir su origen ilícito incurrirá, por ese solo hecho en prisión de ocho (8) a veintidós (22) años y multa de seiscientos cincuenta (650) a cincuenta mil (50.000) salarios mínimos legales vigentes, siempre que el hecho no constituya delito sancionado con pena mayor. La misma pena se aplicará cuando las conductas descritas en el inciso anterior se realicen sobre bienes cuya extinción de dominio haya sido declarada. El LA/FT será punible aun cuando las actividades de que provinieren los bienes, o los actos penalizados en los apartados anteriores, se hubiesen realizado, total o parcialmente en el extranjero. Las penas privativas de la libertad mencionadas, se aumentarán de una tercera parte a la mitad cuando para la realización de las conductas se efectuaren operaciones de cambio o de comercio exterior, o se introdujeren mercancías de contrabando al territorio nacional. Las penas previstas sobre lavado de activos se aumentarán en la tercera parte en el mínimo y en la mitad en el máximo a partir del 1º de enero de Además, en desarrollo de lo previsto en el art. 9 de la Ley 1121 de 2006 que modifico el art. 23 de la Ley 365 de 1997, todos las cooperativas están sujetas al cumplimiento de lo previsto en circular externa 006 del 2014, expedida por la Superintendencia de Economía Solidaria y para ello deberán adoptar un Sistema Integral de Prevención y Control del Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo, en adelante SIPLA/FT El marco legal existente en Colombia sobre el tema de prevención y control del lavado de activos y de la financiación del terrorismo, tiene como base fundamental el desarrollo de sistemas que permitan a los distintos sectores de la economía prevenir que a través de las instituciones que los

11 integran, sean utilizadas directamente o a través de sus operaciones como instrumento para el lavado de activos y/o la canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas, (en adelante LA/FT) o cuando se pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades. Omisión de Control. El responsable de la Cooperativa que, con el fin de ocular o encubrir el origen ilícito del dinero, omita el cumplimiento de alguno o todos los mecanismos de control establecidos por el ordenamiento jurídico para las transacciones en efectivo incurrirá, por esa sola conducta en prisión de dos (2) a seis (6) años y multa de cien (100) a diez mil (10.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes. El mismo Estatuto en su capítulo III- Régimen Financiero, ratifica los controles establecidos en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (Decreto 663 de 1993 en sus artículos 39 a 44). ENRIQUECIMIENTO ILÍCITO: Incurre en el enriquecimiento ilícito, el empleado oficial que obtiene incremento patrimonial no justificado, por razón del cargo o de las funciones, siempre que el hecho no constituya otro delito, y la persona particular que obtiene para sí o para otro, directamente o a través de un intermediario, un incremento patrimonial no justificado, derivado en una u otra forma de actividades delictivas. TESTAFERRATO: Consiste en prestar el nombre para adquirir bienes con dineros provenientes del delito de narcotráfico y conexos. DELITO DE FAVORECIMIENTO: Comete el delito de favorecimiento quien ayuda a eludir la acción de la autoridad o a entorpecer la investigación, teniendo conocimiento de la comisión del hecho punible y sin concierto previo, o quien oculte, asegure, conserve, transforme, invierta, transfiera, transporte, administre o adquiera el objeto material o el producto de una actividad ilícita Normas sobre el secreto bancario y conservación de documentos. Se entiende por reserva bancaria, el deber jurídico que tienen, tanto las entidades financieras y aseguradoras en su calidad de personas jurídicas, como sus funcionarios (administradores, gerentes, directores, empleados, etc.) de guardar reserva, secreto y discreción sobre la información de sus clientes (saldo, cuentas, transacciones, negocios, ingresos, patrimonios, bienes declarados, etc.) o sobre aquellos datos relacionados con la situación propia de la persona o compañía, que conozca en desarrollo de su profesión u oficio. Esta obligación comprende tanto los datos que suministre directamente el cliente, como aquellos que configuren la relación entre él y la entidad y debe cumplirse durante la vigencia del vínculo comercial y aun cuando este haya terminado. La Superintendencia Financiera ha señalado que la reserva bancaria es una de las garantías más valiosas que tienen los clientes (asociados para el caso de las cooperativas) que depositan en las entidades financieras a título de secreto, parte o toda su intimidad económica. La principal característica de la reserva bancaria es que no puede ser absoluta, que no puede generar un secreto a otras personas sobre las transacciones financieras, sino que puede ser levantada, bajo ciertas y determinadas condiciones, en la búsqueda de propósitos concretos. Por lo tanto, para efectos judiciales y tributarios podrá exigirse la presentación de los libros de

12 contabilidad y demás documentos privados. De igual forma, en esta normatividad se dispone que quien tenga en su poder documentos que se requieran en un proceso penal, tiene obligación de entregarlos o permitir su conocimiento al funcionario que lo solicite. Una forma para levantar la reserva bancaria es la solicitud de la autoridad jurisdiccional en lo penal. Los funcionarios de la Fiscalía General de la Nación son funcionarios judiciales, el artículo 105 del Estatuto Orgánico del sistema financiero dispone que las instituciones financieras estén obligadas a suministrar la información que sea requerida por los directores regionales o secciónales de la fiscalía. No obstante, es recomendable establecer un conducto regular para tramitar todas las peticiones de las autoridades competentes, preferiblemente a través del departamento jurídico de cada entidad. Otra forma que existe para levantar la reserva bancaria, se encuentra contemplada en el literal d. del artículo 102 del Estatuto orgánico del Sistema Financiero en el que se establece que las instituciones sometidas al control y vigilancia de la superintendencia Financiera, están obligadas a reportar de forma inmediata y suficiente a la Fiscalía General de la Nación, o a los cuerpos especiales de Policía Judicial, cualquier información relevante sobre manejo de fondos cuya cuantía o características no guarden relación con la actividad económica de sus Asociados, o sobre transacciones de sus usuarios que por su número, por las cantidades transadas o por las características particulares de las mismas, puedan conducir razonablemente a sospechar que los mismos están usando a la entidad para transferir, manejar, aprovechar o invertir dineros o recursos provenientes de actividades Delictivas y las demás que señale el Gobierno Nacional. La Asociación Bancaria y de Instituciones Financieras de Colombia, señala: De acuerdo con la Ley Colombiana, todos los ciudadanos están obligados a comunicar a las autoridades cualquier posible violación a las normas penales. Ello podría haber sido suficiente para determinar la conducta de los administradores y directores de las instituciones financieras respecto del lavado de dinero. Es fundamentalmente destacar que la reserva bancaria en Colombia no es oponible en las investigaciones criminales. Siempre que un funcionario reporte a la Fiscalía General de la Nación, la ejecución de operaciones sospechosas por parte de un asociado, la entidad deberá abstenerse de informarle por cualquier medio a este acerca de la existencia del correspondiente reporte. El artículo 148A del Código Penal establece como delito la utilización indebida de información privilegiada señalando que: El servicio público o el particular que como empleado o directivo o miembro de una junta u órgano de administración de cualquier entidad pública o privada que haga uso indebido de información que haya conocido por razón o con ocasión de sus funciones, con el fin de obtener provecho para sí o para un tercero sea éste, persona natural o jurídica, incurrirá en prisión de dos (2) a seis (6) años e interdicción de funciones por el mismo término de la pena principal.

13 2. MECANISMOS DE CONTROL 2.1. CONOCIMIENTO DEL ASOCIADO Conceptos Generales: ASOCIADOS. Tienen el carácter de asociados de la Cooperativa los que suscribieron el acta de constitución y quienes posteriormente sean admitidos como tales, siempre que permanezcan en la Cooperativa y se encuentren inscritos en el registro social. Quienes aspiren a ser asociados deberán cumplir los siguientes requisitos: 1. Ser mayor de edad y no estar afectado de incapacidad civil. 2. Ser persona que además de mostrar solvencia moral y económica, sea profesional, técnico o tecnólogo con título expedido por una institución oficialmente reconocida, o que por su experiencia laboral acredite conocimientos equivalentes o meritorios según apreciaciones conscientes y explícitas del Consejo de Administración. Cuando se trate de los casos considerados en los Artículos 13º y 14 del Estatuto, se exime al candidato del lleno del requisito del título concedido por una institución oficialmente reconocida, o que por su experiencia laboral acredite conocimientos equivalentes o meritorios según apreciaciones conscientes y explícitas del Consejo de Administración. Para ser aceptado por el Consejo de Administración, el aspirante debe: A. Presentar solicitud de admisión, por escrito, acompañada de los documentos que exija el referido Consejo. B. Asistir a un curso de inducción sobre aspectos cooperativos, estatutos y reglamentos, servicios y funcionamiento de la Cooperativa, y firmar el compromiso de cumplirlos. C. Pagar la Cuota de Admisión D. Firmar con la Cooperativa el Contrato de Suscripción y Pago de Aportes Cooperativos. Servicios: Se entiende por servicios las actividades originadas en virtud del acto cooperativo y la relación de solidaridad que surge como vinculación entre la persona natural con COOFUNDADORES. El objeto social de Coofundadores se desarrollará cumpliendo actividades dirigidas a: A. Satisfacer las necesidades inherentes a vivienda de los asociados, su grupo familiar y de toda la comunidad residente en el Conjunto Habitacional "LOS FUNDADORES", bajo el sistema de propiedad cooperativa. B. Implantar y mantener el cooperativismo como principio orientador de las actividades de los asociados y de la comunidad residente en el Conjunto Habitacional Los Fundadores. C. Administrar y conservar el Conjunto Habitacional Los Fundadores, incluyendo todas sus áreas de vivienda, las de uso común y las de los locales comerciales. D. Fortalecer el desarrollo económico de la Cooperativa mediante la realización de operaciones financieras que permitan colocar sus excedentes de liquidez en entidades externas. E. Dirigir las actividades de la comunidad hacia la meta fundamental de la convivencia armónica, integración y mantenimiento de ideales de calidad de vida en el conjunto residencial.

14 F. Difundir el espíritu de la vivienda cooperativa. G. Atender las necesidades financieras de los asociados y administrar adecuadamente los recursos disponibles para ello. H. Prestar el servicio de administración inmobiliaria en el Conjunto Habitacional Los Fundadores y en otros inmuebles. I. Prestar el servicio de educación preescolar a los familiares de los asociados, a los familiares de los residentes y a los habitantes del área de influencia de la Cooperativa, a través de entidades o instituciones que para el efecto sean creadas o celebrando convenios con otras entidades independientes. J. Apoyar actividades de producción y comercialización entre los asociados, residentes y habitantes del área de influencia de la Cooperativa. K. Atender actividades recreativas, culturales y deportivas. L. Desarrollar actividades relacionadas con el mejoramiento del medio ambiente. M. Desarrollar todas las actividades complementarias a las anteriores o que sean afines a ellas. Para cumplir con sus objetivos, la Cooperativa podrá realizar actos y operaciones de carácter civil o comercial, siempre y cuando ellos estén orientados hacia el beneficio de la comunidad y al logro de sus objetivos. Para este efecto, podrá representar y hacerse representar, negociar, transigir, comprometer bienes muebles o inmuebles, subrogar y en general, efectuar todos los actos jurídicos necesarios para el desarrollo de su objeto, de acuerdo con la ley y el Estatuto. Relación Contractual: Se entiende por relación contractual las definidas en el estatuto con relación al Objeto Social y enmarcadas dentro de los términos del Contrato de Suscripción y Pago de Aportes Cooperativos. En principio se hallaría referido a todos los contratos que en virtud de los cuales se ejecutan las operaciones financieras autorizadas, incluyendo operaciones de tesorería. Por el contrario, no se entenderán relaciones contractuales de carácter financiero, las surgidas de los contratos que la Cooperativa celebra para la ejecución de obras o para la implementación de servicios tecnológicos o administrativos Cómo conoce la Cooperativa al asociado o arrendatario Una estricta política de Conocer bien al asociado constituye una herramienta importante y efectiva para que la Cooperativa a conozca en detalle sus Asociados y detecte cualquier acción que conlleve al lavado de dinero o la financiación del terrorismo. El conocimiento del asociado debe iniciarse desde el inicio del proceso de Admisión, en el registro de datos de la solicitud de vinculación a la Cooperativa, en el ingreso de datos al sistema y el cumplimiento de los requisitos determinados por la Cooperativa por tanto es necesario que la Cooperativa investigue, por medios que considere eficaces, los datos personales que sean relevantes. En el proceso de Admisión se debe alcanzar un conocimiento adecuado de todos los Asociados en cuanto a su identificación y la actividad económica que desarrolla. Igualmente se debe verificar la información que el aspirante suministre, con el fin de constatar la veracidad de los datos y profundizar sobre el conocimiento del mismo. Para lograr un adecuado conocimiento del asociado con los cuales se tengan transacciones en montos iguales o superiores a diez millones de pesos ($ ) en efectivo, la Cooperativa deberá abrir una carpeta que contenga el registro de todos los asociados que hayan incurrido en

15 este tipo de operaciones y la documentación soporte deberá encontrarse en la carpeta del asociado, actualizada en cuanto a su identificación, domicilio, actividad, profesión u oficio e ingresos, con el fin de establecer la actividad económica a efecto de definir su perfil financiero. La Cooperativa, con base en la identificación y selección del asociado, establece los siguientes criterios generales de análisis de las operaciones realizadas con ellos, a fin de determinar la coherencia de éstas, con su actividad económica: Selección e identificación del asociado y conocimiento de sus actividades económicas. La regla de oro en la prestación de los servicios de la Cooperativa es Conozca a su Asociado por lo tanto, debe identificarlos plenamente a partir del momento de su vinculación, mediante el diligenciamiento de un formulario de vinculación que contenga al menos la siguiente información: Asociados y arrendatarios personas naturales 1. Información del solicitante Nombre Completo, identificación y tipo, lugar y fecha de nacimiento (Depto. Y Mpio.), dirección domicilio y teléfonos fijo y móvil Empresa donde labora, cargo, dirección (Depto y Mpio), tels, No. De fax, ocupación oficio o profesión. Especificar si administra recursos públicos, tiempo laborando Actividad económica y Código CIIU Estado civil 2. Información financiera del solicitante Origen de los fondos con los cuales adquirirá el derecho de uso y habitación Ingresos mensuales derivados de su actividad principal Otros Ingresos (especificar) Egresos mensuales Total Activos: dirección, No escritura, fecha notaria, valor comercial, marca, modelo, placa, prenda, valor Total Pasivos: Compromisos y Obligaciones financieras Conyugue o cohabitante del apartamento, datos personales y actividad económica principal Cuentas en moneda extranjera. Registro de la firma del solicitante Autorización para consulta y reporte a centrales de riesgo Declaración voluntaria de origen de fondos Referencias Una persona familiar identificando nombre, parentesco, teléfonos fijo, móvil y dirección Una persona no familiar, identificando nombre, teléfonos fijo y móvil y dirección

16 Dos financieras, identificando: nombre de la entidad, sucursal, No. de cuenta, fecha de apertura. 4. Anexos: Como anexos a la información enunciada en este literal se debe obtener como mínimo: Fotocopia del documento de identificación Constancia de ingresos (honorarios, laborales, certificación de ingresos y retenciones) Declaración de Renta del último período gravable disponible Registro de la huella dactilar del solicitante Disposiciones Generales La Cooperativa debe verificar que el FORMULARIO DE SOLICITUD DE ADMISION (formato CAD 001) se llene completamente, de manera clara y precisa, también deberá confirmar toda la información dejando evidencia escrita de tal confirmación en los términos que establece el mismo formulario en el espacio para uso exclusivo de la Cooperativa. En el evento que no pueda confirmarse tal información, la operación deberá calificarse como inusual. Con el objeto de conocer los cambios en los datos del solicitante de manera cierta y oportuna, la Cooperativa deberá procurar mantener siempre actualizada la información de sus asociados Realizarlo por lo menos una vez al año), para lo cual deberá incluir como cláusula adicional en los nuevos contratos de Suscripción y Pago de Aportaciones Cooperativas y procurará adicionarla en los ya existentes, la obligación por parte del asociado de actualizar por lo menos anualmente la información aquí señalada. Lo anterior, en concordancia con la aplicación de la norma sobre LA/FT xx. En caso de ser varios los suscriptores del contrato de Suscripción y Aportes Cooperativos, todos deberán aportar la documentación exigida al solicitante. En los casos de cambio o inclusión de nuevo aportante se debe cumplir con los requisitos exigidos en los literales 1 y 2. El incumplimiento de las instrucciones impartidas sobre este particular, se considera práctica insegura y no autorizada Entrevista al Asociado y demás cohabitantes del apartamento Los miembros del Comité de Admisiones nombrados por el Consejo de Administración deberán realizar la entrevista. Uno de los principios filosóficos de la actividad cooperativa es la confianza mutua, por ello el control documental se constituye en un requisito formal pero no en el criterio concluyente para establecer el ingreso de un nuevo asociado o familia al Conjunto Habitacional. Por lo tanto, la verificación física y directa del perfil económico del solicitante y la familia es imprescindible. Así es como se define que para efectos de control deben conocer los documentos que soportan las propiedades de sus asociados y solicitar que le suministren una descripción de sus actividades.

17 Visita COOPERATIVA MULTIACT IVA LOS FUNDADORES Efectuar una revisión visual de los negocios para verificar la existencia de sus bienes. Averiguar del asociado: Qué hace? De dónde provienen sus ingresos no laborales? Qué volumen de sus ingresos proviene no laboral? Diligenciar el formato Ficha integral y registro especial de asociados formato FIREA 001 en original, como soporte de la visita efectuada y archivarla en el fólder del asociado. En todos los casos el coordinador del Comité de Admisiones antes de dar viabilidad con su firma el ingreso del nuevo asociado deberá tener un conocimiento básico del asociado y emitir un breve concepto ante el Consejo de Administración para que este órgano administrativo proceda a su aprobación CONOCIMIENTO DEL MERCADO Teniendo en cuenta que la Cooperativa tiene como misión contribuir a elevar el nivel económico, social y cultural de los asociados y sus familias, su acción se dirige a múltiples segmentos de mercados conformados por personas naturales o jurídicas de diversas actividades. La Cooperativa dirige su acción a la oferta de servicios relacionados con el mantenimiento de los edificios y la prestación de servicios de comunicación y aseguradores. En lo referente a potencialidades económicas como usuarios de la oferta de servicios de la cooperativa los asociados y residentes pertenecen a una clase media y media baja. La Cooperativa pretende trabajar con recursos propios, y en lo posible no recurrir a crédito externo ni a la fijación de cuotas de administración extraordinaria o por encima de IPC Segmentación Del Mercado Con el fin de lograr un adecuado control de las operaciones que se realizan a través de la entidad, se deben adoptar criterios de segmentación y cualquier otro instrumento de similar eficacia que nos permita identificar las operaciones inusuales como resultado de la comparabilidad con la actividad económica del asociado o arrendatario. Segmento es el rango de mercado dentro del cual se inscribe cada uno de los factores de riesgo LA/FT de acuerdo con las características particulares de cada uno de ellos. Son factores de riesgo como mínimo los siguientes: a) Asociados: actividad económica, volumen o frecuencia de sus transacciones y monto de ingresos, egresos y patrimonio. b) Productos/Servicios: naturaleza, características y nicho de mercado o destinatarios c) Canales de distribución: naturaleza y características d) Jurisdicciones: ubicación, características y naturaleza de las transacciones Los segmentos del mercado se definen así:

18 ACTIVIDAD CODIGO Rentista de capital 00 Industria 05 Asalariados 01 Servicio 06 Agricultura 02 Construcción 07 Ganadería 03 Comercio 08 Minería 04 Financiero 09 Sector Oficial 10 MERCADO DE ASALARIADOS S1 S2 S3 S4 S5 Ingresos menores a 1 S.M:M.L.V Ingresos entre más de 1 y 3 S.M:M.L.V Ingresos más de 3 y 10 S.M:M.L.V Ingresos entre más de 10 y20 S.M:M.L.V Ingresos de más de 20 S.M.M.L.V 2.3. DESARROLLO TECNOLÓGICO El aplicativo financiero de la Cooperativa, debe brindar la información necesaria con agilidad y confiabilidad y se tienen implementadas rutinas de auditoría y control para garantizar la confiabilidad y seguridad del sistema. En lo relacionado a Prevención y Control del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, el sistema debe poseer un programa que le permite revisar trimestralmente la información a la Cooperativa para detectar y generar por asociado, un listado de transacciones de todas las operaciones que acumuladas o independientemente, sean iguales o superiores a diez millones de pesos m/l ($ ) o cinco mil dólares (US$ 5.000). Además mensualmente partiendo de la información de la Cooperativa, el programa genera las transacciones en efectivo que se realicen en la oficina, durante un mes calendario, por o en beneficio de una persona, que en su conjunto igualen o superen los cincuenta millones de pesos ($ ) o cincuenta mil de dólares (US $50.000) o su equivalente. 3. CONSOLIDACIÓN DE OPERACIONES POR ASOCIADO Sin perjuicio de los reportes que en cualquier momento requiera el Gobierno Nacional a través de las entidades que ejercen las funciones de vigilancia y control, sobre operaciones en efectivo, y con el propósito de determinar las operaciones inusuales, la Cooperativa, se encargará de consolidar todos los productos de aportaciones sociales y de generar por asociados, un listado de transacciones de todas las operaciones débito y crédito que acumuladas o independientemente, sean iguales o superiores a diez millones de pesos ($ ). Este listado se remitirá al empleado de cumplimiento el cual deberá evaluar cada uno de los asociados del listado teniendo en cuenta las señales de alerta (Numeral siguiente) los parámetros de segmentación establecido y efectuar análisis de movimientos con respecto a la actividad e

19 ingresos declarados por el asociado con el propósito de determinar operaciones inusuales. En los casos que amerite debe efectuarse visita al asociado y enviar el resultado al Oficial de cumplimiento SEÑALES DE ALERTA Según la política del Gobierno Nacional en materia de control de lavado de activos y Financiación del Terrorismo, las cooperativas deben prestar especial atención a todas las transacciones efectuadas, complejas, insólitas, significativas y a todos los patrones de transacciones no habituales y a las transacciones significativas pero no periódicas, que no tengan un fundamento económico o legal evidente. Como criterio mínimo, para el análisis de las operaciones distintas a las relacionadas en el numeral anterior, se tendrá en cuenta, según la naturaleza de la operación si la misma implica un cambio sustancial, o injustificado en aspectos tales como: a) Datos proporcionados por el asociado que son insuficientes, falsos o sospechosos. b) Renuncia del asociado a proporcionar cualquier dato solicitado para la identificación apropiada. c) Fraccionamiento de transacciones para evitar requerimiento de documentación y/o presentación de Reporte de operaciones en efectivo (Pitufeo) d) Cancelación inmediata de pasivos con la entidad sin justificación razonable de fuentes de ingresos. e) El asociado se muestra renuente a seguir adelante con una transacción, una vez se le informa que se hará presentación de un informe de Reporte de operaciones en efectivo, o no proporciona los datos requeridos en la declaración. f) El asociado habla de los requerimientos del Reporte de operaciones en efectivo con la aparente intención de evadir esos requerimientos, o amenaza a un empleado para evitar que se presente declaración. Para facilitar la labor de identificación de señales de alerta, se genera un listado donde se mostrarán variables de movimiento de los asociados cuando estos se salgan de los parámetros establecidos anteriormente. Mientras se desarrolla el proceso para la generación de este listado, se debe efectuar la verificación de las señales de alerta en forma manual. Para el efecto deben efectuar análisis de movimiento y promedios a través de la terminal administrativa confrontando esta información con la suministrada por el asociado referente a sus ingresos y actividades económicas que desarrolla.

20 3.2. DETECCIÓN DE OPERACIONES INUSUALES Y DETERMINACIÓN DE OPERACIONES SOSPECHOSAS Se denominan operaciones inusuales aquellas cuya cuantía o características no guarda relación con la actividad económica del asociado o que por su número, por las cantidades transadas o por sus características particulares o especiales, se salen de los parámetros de normalidad dentro del segmento en el cual se halle ubicado o bien por la continuidad. Para la detección de operaciones inusuales es importante que los funcionarios tengan presente, además, del monto y de la frecuencia de las transacciones, las señales de alerta descritas en el punto anterior, e igualmente que conozcan los parámetros de segmentos de mercado en el cual se mantiene el asociado. Cuando se detecten operaciones inusuales, estas se deben informar debidamente soportadas (Anexar Copia de los documentos inherentes a la misma) el responsable u oficial de cumplimiento a través del Reporte de Operaciones Inusuales (Forma ROS001). La Gerencia mediante un análisis de todo lo anterior y las aplicaciones de un criterio prudente, evaluará si corresponde o no a una operación sospechosa. Si durante el mes la Administración no detecta operaciones inusuales, debe igualmente informar a El Consejo de Administración de este hecho, mediante comunicación firmada por la Gerencia CONTROL DE TRANSACCIONES EN EFECTIVO IGUALES O SUPERIORES A DIEZ MILLONES DE PESOS ($ ) Se tendrá en cuenta lo dispuesto por la superintendencia de Economía Solidaria a través de la circular externa No.006 del 2014, numeral 4.3, en la cual señala que es obligatorio para todas las entidades dejar constancia y reportar: Transacciones múltiples en efectivo: Corresponde a aquellas transacciones en el trimestre a reportar sumen CINCUENTA MILLONES DE PESOS o mas Procedimiento para reporte de Transacciones múltiples en efectivo Contabilidad genera mensualmente un listado por asociado a la Gerencia y copia para el empleado de Cumplimiento. El empleado de cumplimiento al recibir este listado debe revisar que los asociados que figuran en el mismo hayan diligenciado el formato de Reporte de transacciones en efectivo. En el evento de que no exista, deben ubicar al asociado para solicitarle su diligenciamiento y remitir éste al Empleado de Cumplimiento, quien se encargará de incluirlo dentro del reporte consolidado que trimestralmente se diligencia a través del SIREL sobre operaciones en efectivo, que se debe

21 mantener organizado por orden cronológico y a disposición de las autoridades. Con base a la revisión y análisis de este listado se podrá determinar aquellos asociados que normalmente dentro del giro de sus negocios, durante el trimestre, no manejan esta suma de dinero, dichos asociados deben reportarse al Oficial de Cumplimiento como operación inusual o sospechosa en el formato respectivo y debidamente documentado Reporte de transacciones individuales en efectivo: La cooperativa deberá reportar las transacciones individuales en efectivo cuyo valor, sea igual o superior a DIEZ MILLONES DE PESOS ($ ) en trimestre inmediatamente anterior Procedimiento para reporte de Transacciones individuales en efectivo Contabilidad genera mensualmente un listado por asociado a la Gerencia y copia para el empleado de Cumplimiento. El empleado de cumplimiento al recibir este listado debe revisar que los asociados que figuran en el mismo hayan diligenciado el formato de Reporte de transacciones en efectivo. En el evento de que no exista, deben ubicar al asociado para solicitarle su diligenciamiento y remitir éste al Empleado de Cumplimiento, quien se encargará de incluirlo dentro del reporte consolidado que trimestralmente se diligencia a través del SIREL sobre operaciones en efectivo, que se debe mantener organizado por orden cronológico y a disposición de las autoridades. Con base a la revisión y análisis de este listado se podrá determinar aquellos asociados que normalmente dentro del giro de sus negocios, durante el trimestre, no manejan esta suma de dinero, dichos asociados deben reportarse al Oficial de Cumplimiento como operación inusual o sospechosa en el formato respectivo y debidamente documentado TIPOS DE OPERACIONES Para el diligenciamiento de la forma Reporte De Operaciones En Efectivo (Formato ROE 001) las operaciones se deben agrupar de acuerdo con la siguiente clasificación: DEPÓSITOS: en moneda Nacional Aportes Pago de cartera Abonos normales o extraordinarios de cartera RETIROS: En moneda Nacional Para las operaciones en efectivo que se presenten por los siguientes conceptos: Aportes

22 COOPERATIVA MULTIACT IVA LOS FUNDADORES Cancelación de cartera Acciones a seguir en caso de que el asociado se niegue a diligenciar la forma Operaciones en Efectivo Reporte de - Si se trata de un autorizado se le avisa al titular de la cuenta para que diligencie la forma. - Si es asociado propio, el director o funcionario responsable debe efectuar la gestión pertinente con el asociado, con miras a obtener la firma del comprobante si a pesar de la gestión el asociado se niega, la Oficina debe informar al Oficial de Cumplimiento para que ésta, realice el análisis respectivo y determinen si se considera una operación inusual o sospechosa Reporte del Asociado y Operaciones Es responsabilidad de la Gerencia, revisar que todas las operaciones en efectivo iguales o superiores a $ , se encuentren debidamente soportadas con el respectivo comprobante REPORTE DE OPERACIONES EN EFECTIVO El archivo del original de este reporte estará a cargo de la Secretaria de la Oficina o funcionario responsable, quien lo llevara en orden cronológico y la copia para el gerente ASOCIADOS EXONERADOS DEL REGISTRO INDIVIDUAL DE TRANSACCIONES EN EFECTIVO Aunque la norma define que cuando el giro ordinario de los negocios de un asociado implica la realización corriente de numerosas transacciones en efectivo, habiéndose establecido que sus actividades son licitas, la Gerencia, puede excluirlo del diligenciamiento del formato Reporte de operaciones en efectivo, COOFUNDADORES no exonerará del reporte de este tipo a ningún asociado Criterio para la determinación de la no procedencia de exoneración de este reporte La naturaleza de COOFUNDADORES como Cooperativa de Vivienda no le permite la ocurrencia de operaciones cuyo efectivo supere los diez millones de pesos, puesto que la relación del asociado se define en el estatuto como la del servicio de vivienda y actividades conexas relacionadas con su calidad de vida y la de su familia.

23 4. RESPONSABILIDADES En el cumplimiento del presente manual, se fijan las siguientes responsabilidades: 4.1. LA COOPERATIVA Y LOS ASOCIADOS: La Cooperativa se hace acreedora o deudora ante terceros y ante sus Asociados por las operaciones que activa o pasivamente efectúe El Consejo de Administración, el Gerente, dentro de la órbita de sus atribuciones respectivas y responde económicamente con la totalidad de su patrimonio. LOS ASOCIADOS. La responsabilidad de los Asociados para con los acreedores de la Cooperativa se limita al monto de los aportes pagados o que estén obligados a aportar y comprende las obligaciones contraídas por ella antes de su ingreso y las existentes en la fecha de su retiro, exclusión o disolución LA ADMINISTRACIÓN DE LA COOPERATIVA: La Administración de la Cooperativa, está a cargo de la Asamblea General, Consejo de Administración y el Gerente. a) La Asamblea General: La Asamblea General es el órgano máximo de administración de la Cooperativa y sus decisiones son obligatorias para todos los asociados, siempre que se hayan adoptado de conformidad con las normas legales, reglamentarias y estatutarias. b) El Consejo de Administración: Los miembros de El Consejo de Administración y el Gerente de la Cooperativa, serán responsables por violación de la Ley, los Estatutos o los Reglamentos. Los miembros de El Consejo de Administración serán eximidos de responsabilidad mediante la prueba de no haber participado en la reunión o de haber salvado expresamente su voto. c) Gerente: El gerente es el representante legal de la Cooperativa, ejecutor de las decisiones de la Asamblea General y El Consejo de Administración y superior de todos los funcionarios. Será nombrado por El Consejo de Administración por el tiempo que lo considere conveniente, sin perjuicio de poder ser removido libremente por dicho organismo VIGILANCIA DE LA COOPERATIVA Sin perjuicio de la inspección y vigilancia que el Estado ejerce sobre la Cooperativa, éste contará para su fiscalización con la Junta de Vigilancia y la Revisoría Fiscal. a) La Junta de Vigilancia: La Junta de Vigilancia es el organismo que tiene a su cargo velar